Календарний графік проекту

Основні зусилля при роботі над проектом спрямовують саме на забезпечення його завершення у визначений час. Запорукою успішної реалізації проекту є оптимальний розподіл зусиль і ресурсів у часі, що забезпечується впорядкуванням послідовності виконання робіт і заходів у межах проектної діяльності. Для цього розробляють спеціальні графіки, де зазначають час початку і завершення дій, необхідних для виконання проекту. Час є одним з визначальних факторів в оцінці успіху проекту.

Функція управління часом передбачає визначення робіт та їх тривалості, термінів початку і завершення проекту, його частин, найважливіших (контрольних) подій і кожної з робіт, що виконується, мінімізацію (оптимізацію) часових характеристик, раціональне використання резервів часу, контроль за розвитком проекту по його часових характеристиках, прогнозування термінів завершення робіт, етапів і проекту в цілому, прийняття рішень по ліквідації небажаних часових відхилень. Дана функція реалізується за допомогою процесів часового аналізу проекту і його частин, календарного планування робіт, контролю графіків виконання робіт, їх актуалізації і коректування.

Центральне місце у плануванні проекту посідають завдання календарного планування — складання й коригування розкладу виконання робіт, згідно з яким роботи, які виконуватимуть різні організації, взаємоузгоджуються в часі з урахуванням можливостей їх забезпечення матеріально-технічними та трудовими ресурсами [9]. Тобто календарне планування — це вибір і призначення задовільних строків реалізації послідовності робіт таким чином, щоб ключові дати та цілі проекту були досягнуті.

Параметром календарного плану проекту створення «Бізнес-інкубатору», як елементу інфраструктури підтримки та розвитку підприємництва в районі є дата старту проекту. Дату старту визначено 29 червня 2009 року, оскільки в такий період є можливість робочої групи проекту плідно працювати. В цей період (а саме з 1 липня) керівник та спеціаліст проекту будуть знаходитись у черговій щорічній відпустці, що надасть можливість розробити всю необхідну документацію для створення продукту проекту, адже проект повинен затверджуватися рішенням районної сесії, яка проходить приблизно один раз на місяць. Протягом серпня відсутнє навантаження на фахівців з управління економіки райдержадміністрації (адже в такий період зменшується кількість надання звітів).

Календарний графік проекту розроблено за допомогою програмного продукту SureTrak 1.5 та представлений у формі діаграми Гантта. Діаграма Гантта — горизонтальна лінійна діаграма, на якій завдання проекту представляються протяжними в часі відрізками, що характеризуються датами початку й закінчення, затримками й, можливо, іншими тимчасовими параметрами [8].

Календарний графік візуально показує передування пакетів робіт та їх початок і закінчення. Відповідно до календарного графіку проект розпочинається з 29 червня 2009 року виконанням однієї роботи, яка є послідовною, а саме — ознайомлення з законодавством. Останньою роботою проекту є підготовка та проведення презентації, відкриття КРГО «Бізнес-інкубатор», при завершенні якої відбувається закриття всього проекту, а саме — 27 серпня 2008 року.

Проект має свій життєвий цикл. Життєвий цикл проекту — це проміжок часу між моментом появи, зародження проекту й моментом його ліквідації, завершення) є вихідним поняттям для дослідження проблем фінансування робіт із проекту й прийняття відповідних рішень. Стани, через які проходить проект, називають фазами (етапами, стадіями) [8].

Життєвий цикл проекту створення «Бізнес-інкубатору», як елементу інфраструктури підтримки та розвитку підприємництва в районі складає 2 (два) місяці. Зміст фаз життєвого циклу проекту має наступний вигляд.

• 1) Етап обґрунтування (передінвестиційна фаза) — початок. Він включає в себе один пакет робіт. Даний пакет робіт містить у собі ще окремі роботи, а саме — дві. Загальна тривалість даного етапу прирівнює половині місяцю, а саме — п’ятнадцяти робочим дням, тобто з 29 червня по 16 липня 2009 року. Слід зауважити, що роботи даного етапу виконуватимуться послідовно.
• 2) Етап розробки проекту (інвестиційна фаза) — реалізація. Зазначена фаза включає в себе чотири пакети робіт. Тривалість даної фази складає майже місяць. Роботи зазначеного періоду виконуються як послідовно, так і паралельно, у зв’язку з чим на двох роботах є резерв часу (по 2 дні). Оскільки за ввесь період створення проекту лише п’ять робіт будуть паралельні (вони припадають на другий етап розробки проекту), у зв’язку з тим, що тривалість таких паралельних робіт є різною, то на даному етапі створення проекту виникає резерв часу, тобто додатковий час, у кількості двох днів. Даний резерв допоможе у майбутньому, в разі необхідності, вирішити конфлікт ресурсів. Слід зауважити на тому, що такі паралельні роботи, як 1060 та 1070 є паралельними, але резерв часу на них відсутній, адже їх тривалість однакова і складає по 1 робочому дню.
• 3) Етап підготовки до впровадження (фаза експлуатації) — закінчення — включає в себе два пакети робіт. Третя фаза триватиме 7 (сім) днів. На даному етапі, як і на першому, також відсутні паралельні роботи. Дана фаза містить у собі чотири послідовні роботи. Роботи 1170 та 1190 є останніми у проекті. Вони є також послідовними. Остання робота триває один день та визначена на 27 серпня 2009 року.

Слід зазначити, що 14 з 19 робіт по проекту створення «Бізнес-інкубатору», як елементу інфраструктури підтримки та розвитку підприємництва в районі є послідовними. Лише п’ять робіт другої фази є паралельними. Таке пов’язано з тим, що запропоновані роботи не можуть бути розпочатими, доки попередня робота не буде завершеною.

Критична тривалість роботи — це мінімальний проміжок часу, за який може бути виконаний увесь комплекс робіт, пов’язаних з проектом. Шлях у сітковій моделі називають критичним, якщо його тривалість дорівнює критичній тривалості роботи. Робота, яку виконують на критичному шляху, так само називається критичною. Як правило, ця робота займає невелику частку всіх робіт, але вона визначає тривалість реалізації проекту загалом [9]. Саме вони і визначають тривалість реалізації проекту. Таким чином, проект створення «Бізнес-інкубатору», як елементу інфраструктури підтримки та розвитку підприємництва в районі буде реалізований протягом двох місяців. До того ж планова реалізація проекту надасть змогу вчасно отримати якісний продукт проекту, що є головною метою розробки запропонованого проекту.