Шляхи вдосконалення обліку нематеріальних активів

Удосконалення первинного обліку нематеріальних активів

Бухгалтерський облік як упорядкована система узагальнення інформації про діяльність підприємств ґрунтується на суцільному та безперервному документуванні всіх господарських операцій, що відбуваються.

Первинна інформація про наявність, стан та рух нематеріальних активів повинна відображатись у спеціалізованих регістрах бухгалтерського обліку, які є юридичним доказом здійснення операцій та використовуються для проведення економічного аналізу і прийняття управлінських рішень.

Тільки та інформація, що міститься в первинних документах, знаходить відображення в облікових регістрах та систематизується на рахунках бухгалтерського обліку. Саме тому правильне та своєчасне складання цих документів є необхідною умовою для впевненості бухгалтера в тому, що ті, хто перевірятиме, не зможуть висунути претензії до його роботи.

Важливою проблемою, яку необхідно вирішити в процесі організації обліку нематеріальних активів, є вибір бланків форм первинних документів. На сьогодні наказом Мінфіну України від 22.11.2004 р. затверджено типові форми первинного обліку об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (акт введення в господарський оборот, інвентарна картка обліку, акт вибуття (ліквідації), інвентаризаційний опис), але зазначені об'єкти є лише частиною прав, які становлять нематеріальні активи, тому цей наказ не вирішив питання бухгалтерського обліку нематеріальних цінностей у цілому.

Відсутність типових форм первинних документів, розроблених для нематеріальних активів, як облікової групи активів підприємства, невідповідає вимогам сучасності, які сьогодні все ширше залучаються в господарський обіг.

Проблема документальною оформлення операцій з нематеріальними активами розглядалася в роботах учених-економістів: І. Бігдан, А. Грінько, Л. Крятової, І. Лазарішиної, В. Пастушкової, В. Рудницького, С. Сажинця, М. Сови, Л. Янчевої та С. Яремчука. Однак не всі зазначені автори мають спільний погляд на це питання. Значна група економістів акцентує увагу на доцільності використання для документального оформлення руху нематеріальних активів форм первинного обліку основних засобів, затверджених наказом Мінстату України від 29.12.95 р. Окремі автори рекомендують використовувати форми цих документів максимально пристосовані для обліку невідчутних цінностей. Інша група — пропонує застосовувати для документування господарських операцій з нематеріальними активами самостійно розроблені бланки [23].

Аналіз рекомендацій вищезазначених авторів дозволяє зробити висновок, що кількість облікових форм є достатньо великою (від семи до дев’яти). На нашу думку, використання такої кількості документів для обліку нематеріальних активів є нераціональною. По-перше, застосування типових форм з обліку основних засобів для нематеріальних активів робить неможливим всебічне відображення господарських операцій та не дозволяє повною мірою охарактеризувати даний об'єкт обліку. По-друге, первинна інформація в численних запропонованих документах дублюється, що не на користь їх інформативності та аналітичності.

Знаходження та оприбуткування об'єктів нематеріальних активів потребують підтвердження відповідними первинними документами. Ми пропонуємо використовувати для первинного обліку нематеріальних активів наступний розроблений документ: «Комплексний документ обліку надходження, наявності та вибуття нематеріальних активів». Також необхідно вести «Акт інвентаризації нематеріальних активів», Відомість 4.3 аналітичного обліку та регістр синтетичного обліку — Журнал 4.

З метою підвищення інформативності та аналітичності первинних документів з обліку нематеріальних активів пропонується використовувати форму «Комплексний документ обліку надходження, наявності та вибуття нематеріальних активів» (Додаток Б, Додаток В). Цей документ містить оптимальну кількість показників та є універсальним джерелом інформації про окремі об'єкти нематеріальних актинів, бо охоплює операції з першої - оприбуткування, до останньої - вибуття з підприємства.

Комплексний документ обліку надходження, наявності та вибуття нематеріальних активів заступає типові форми НА-1, НА-2, НА-3, акт приймання-здачі удосконалених об'єктів нематеріальних активів та опис за місцем їхнього використання. Документ складається у трьох примірниках на кожен обліковий об'єкт, підписується головою та членами комісії, особою, відповідальною за збереження нематеріальних активів, затверджується керівником підприємства чи уповноваженою на це особою.

Перший примірник «Комплексного документа обліку надходження, наявності та вибуття нематеріальних активів» передається до бухгалтерії, другий — залишається у підрозділі, який відповідає за використання коштів на капітальні інвестиції, а третій передається особі, що відповідає за збереження об'єкта.

Під час оформлення комплексного документа у графі «Документ, що підтверджує майнові права на об'єкт» зазначається номер патенту на винахід, свідоцтва на знак для товарів та послуг, авторського свідоцтва тощо, а в графі «Дата виникнення права» фіксується дата підписання договору, дата пріоритету, дата створення твору. Графа «Документація, що є підставою для введення об'єкта в оборот» містить номер договору на використання майнових прав інтелектуальної власності, ліцензійного договору тощо. У графі «Обліковий номер об'єкта нематеріальних активів» відображається інформація про облікову групу активів підприємства, номер субрахунку бухгалтерського обліку, номер відповідного класунематеріальних активів та порядковий номер певного об'єкта всередині класу.

За наказом Мінфіну України — аналітичний облік об'єктів права інтелектуальної власності потрібно вести за інвентарними картками (форма НА-2). Окремі автори також рекомендують застосовувати інвентарні картки обліку нематеріальних активів, у яких об'єкти фіксуються за інвентарним номером. Показник «номер інвентарної одиниці» також присутній у регістрах аналітичного обліку (форма НА-1, Відомість 4.3). На нашу думку, говорити про нематеріальні активи як інвентарні об'єкти не є коректним, бо, по-перше, латинське слово «inventarium» вживається стосовно предметів господарського побуту та речей, а нематеріальні активи не мають матеріально-речовинного змісту; по-друге, інвентарна картка, як типова форма первинного обліку, первісно призначалась для пооб'єктного обліку основних засобів та, оскільки нематеріальні активи тривалий час розглядали лише як частину необоротних, то, за відсутності повного комплекту спеціально розробленої документації з урахуванням специфіки даних об'єктів обліку, на них автоматично переносять характеристики матеріальних цінностей.

У графу «Документ, який підтверджує вартість об'єкта» вписують номер та дату складання «Комплексного документа оцінки та переоцінки нематеріальних активів», на основі даних якого у графах 18−20 фіксують первісну та ліквідаційну вартість, строк корисного використання об'єкта. У графі 21 фіксується норма амортизації, встановлена на підставі вартості об'єкта та визначення строку його корисного використання. Показник «Норма амортизації» доцільно також передбачити у типовій формі НА-2 (між 7 та 8 графами), бо він застосовується під час розрахунку річної суми амортизації.

Під час тривалого використання деяких видів нематеріальних активів може виникнути необхідність їх удосконалення (розширення бази даних, запровадження додаткових комп’ютерних підпрограм, зміна дизайну товарних знаків). У цьому випадку в графи 26−28 проставляють дату та суму удосконалення, вартість об'єкта після удосконалення.

У графах «Вибуття об'єкта» зазначають причини вибуття нематеріальних активів (завершення терміну дії майнових прав інтелектуальної власності, ліцензійного договору, припинення виробництва продукції із використанням нематеріальних активів, моральне застаріння об'єктів та ін.).

У випадку вибуття об'єкта внаслідок реалізації в графі «Сума виручки від реалізації об'єкта» фіксується сума доходу від цієї операції, а в графах 36−41 вказується розрахунок результатів списання об'єкта (витрати чи доходи) з проведенням відповідних сум на рахунках бухгалтерського обліку. Інформація графи «Залишкова (переоцінена) вартість» визначається за даними бухгалтерського обліку на останнє число місяця вибуття такого об'єкта, як різниця між первісною (переоціненою) вартістю та переоціненою сумою амортизації, що накопичена за період корисного використання.

Ми вважаємо, що з метою контролю необхідно вести журнал реєстрації розроблених та оформлених комплексних документів за визначений період часу. За ним буде здійснюватися звірення підсумкових даних про кількість та вартість об'єктів обліку, що наявні на рахунку 12 «Нематеріальні активи». Для кожної групи нематеріальних активів у журналі повинна відводитись необхідна кількість сторінок. Застосування цього документа виключає необхідність ведення опису реєстраційних карток обліку нематеріальних активів.

Отже, впровадження запропонованого комплексного документа, дозволяє, по-перше, значно полегшити роботу працівників, зайнятих складанням документів, та економити на друкарських витратах, по-друге, зберігати всю необхідну інформацію, носіями якої є замінені документи, по-третє, забезпечити контроль за збереженням об'єктів нематеріальних активів та аналіз їхнього стану й ефективності в використання.