Визначення організаційної структури Центру «Торгпреса»

Згідно класичної теорії організації, структура організації повинна бути розроблена зверху вниз. Послідовність проектування організаційної структури схожа з послідовністю елементів процесу планування.

Спочатку керівники — генеральний директор ОППЗ «Черкасипошта» та директори інших філій цього підприємства здійснили розподіл організації на широкі сфери, потім були поставлені конкретні завдання і тоді була виявлена необхідність у створенні такого структурного підрозділу як Центр «Торгпреса». Таким чином, був проведений поділ організації по горизонталі на блоки, що відповідали найважливішим напрямкам діяльності по реалізації стратегії:

• — встановити співвідношення повноважень різних посад (що було передбачено посадовими інструкціями). При цьому керівник встановлює ціль команд, або регламентує діяльність кожного відділу, що передбачено в положеннях про відділи, проводить подальший поділ на дрібніші організаційні підрозділи, щоб ефективніше використовувати спеціалізацію і уникати перевантаження керівництва;
• — визначені посадові обов’язки як сукупність певних завдань і функцій, які також передбачені посадовою інструкцією, розробленою на кожну посадову особу.

Таким чином, була сформована організаційна структура бюрократичного типу.

Слово «бюрократія» виникає асоціації з канцелярською волокітою, поганою роботою, багатогодинним очікуванням для одержання довідок і форм. Все це дійсно буває, однак не притаманне діяльності Центру «Торгпреса», так як організація невелика за розміром і ії діяльність досить спеціалізована, а поведінка співробітників відповідає правилам і задачам організації.

На основі аналізу Центру «Торгпреса», який детально проведено у третій частині роботи можна виділити характерні риси цієї організації, що підтверджують ії приналежність до бюрократичного типу.

По-перше, ієрархія управління для такої невеликої організації є досить розгалуженою, ії ієрархічність визначається одним принципів побудови структури організації - визначенням ліній влади. При дослідженні ієрархії влади, було встановлено, що в даній організації існує три рівні управління, які детально розглядаються в третій частині роботи.

В організації також існують правила і норми поведінки персоналу, але вони нечисленні і скоріш за все негласні, та професійні відносини в організації встановлені цими правилами та інструкціями. Статус кожної посадової особи є чітко визначеним посадовими інструкціями де передбачені функціональні обов’язки, права та відповідальність, а також порядок підпорядкування. Кожна посадова особа приймає рішення в межах своєї компетенції і функціональних обов’язків, але вона може проявити ініціативу, хоча напрямок ініціативи теж визначений посадовою інструкцією. Дана організація прагне стабільності, але все більше приходе розуміння того, що зміни є необхідним атрибутом кожної організації в сучасних ринкових умовах. Методика проведення роботи і правила також стабільні, але їх зміна цілком допустима, оскільки організації приходиться адаптуватися до зміни зовнішніх та внутрішніх факторів, що постійно впливають на її діяльність. Підбір кадрів до персоналу адміністративного управління здійснюється за професійними якостями, досвідом роботи на протязі якого людина набуває ділових якостей.

Організаційна структура стає більш міцною і життєздатною тільки втому випадку, коли в організації встановлюється чітка ієрархічна взаємодія між порученнями керівництва, тобто коли власний прояв управлінських дій головного керівника здійснюється по всій вертикалі. Саме при таких умовах в організації формується неперервний ланцюг командування, який забезпечує підпорядкування будь-якого суб'єкта діяльності тільки одній особі - вищому керівникові (комерційному директорові).

Отже, це є основною перевагою організації бюрократичного типу. Але даний принцип, при деяких умовах може перетворюватись у свою протилежність, якщо «дати йому волю», він починає наштовхувати керівника на розширення своїх власних повноважень за рахунок утримання свого контролю над усіма, навіть мілкими структурами управління. Однак можливості людини небезмежні. Людина може керувати успішно лише обмеженою кількістю підлеглих. Вона повинна брати до уваги реальний діапазон управління, або як цей феномен ще називають, діапазон контролю. Одержала розповсюдження точка зору про два типи діапазонів управління — оперативного і штабного. Перший може включати до тридцяти підлеглих, а другий — від трьох до дев’яти.

Діапазони контролю впливають на багато факторів організації. Якщо він звужений, то структура організації має високу концентрацію, якщо ж розширений — плоску. Висока конфігурація обумовлює багаторівневий менеджмент, більше трьох рівнів управління, а плоска — до трьох рівнів. Перша структура, витратна, негнучка, має утруднення в сфері ділової комунікації.

Центр «Торгпреса» належить до структури плоскої конфігурації, що має певні переваги там, де структура високої конфігурації має недоліки, але вона менш демократична. В центрі керівники використовують в роботі стандартні процедури і приписи. В задачах підлеглих окремих відділів багато спільного, введення нових задач для підлеглих майже відсутнє. Ці ознаки свідчать про широкий діапазон контролю в організації. Але розгалуження торговельної мережі по м. Черкаси, а також існування торгових точок в м. Сміла і м. Золотоноша звужує діапазон контролю.

Хоча бюрократія являє собою розповсюджену модель формування організації, вона має певні недоліки. В бюрократичних структурах виникають труднощі, що пов’язані з наданням великого значення стандартизованим правилам, процедурам і нормам, що забезпечують належне виконання співробітниками своїх завдань, виконанню запитів інших підрозділів, а також взаємодію з клієнтами та державними установами. Це призводить до того, що організація втрачає гнучкість поведінки, оскільки всі проблеми і питання що тут виникають вирішуються тільки виходячи з прецедентів. Відсутність гнучкості може виникати і у взаємовідносинах працівників в межах організації. Строге слідування встановленим правилам може породжувати нові проблеми в ході взаємодії, обміну інформацією і координації діяльності різних частин організації. Також це призводить до негнучкості і повному порушенню здатності організації породжувати і вводити нові елементи в процес своєї діяльності. Особливо це стосується тих організацій, яким необхідно по-новому реагувати на швидкі зміни умов ринку і технології, а Центр відносить саме до таких організацій. Та всі недоліки бюрократичного типу даної організації виражені не так яскраво. Дійсно, деяким відділам, в силу їх функціональних обов’язків, приходиться діяти в межах певних правил і норм, але в цілому організація намагається зберігати гнучкість поведінки, що надто важливо в сучасних ринкових умовах.

Необхідно розуміти, що організаційна структура — це не застигла форма. Оскільки організаційні структури застосовуються на планах, то суттєві зміни в планах можуть викликати відповідні зміни в структурі. В діючих організаціях до процесу зміни організаційної структури слід ставитися як до реорганізації, так як цей процес, як і всі функції організації, нескінченний. На сьогоднішній день організації, що успішно функціонують регулярно оцінюють міру адекватності своїх організаційних структур, і змінюють їх так, як цього вимагають зовнішні умови. Вплив зовнішнього середовища на структуру організації буде розглянутий нижче. Вимоги зовнішнього середовища, в свою чергу, визначаються в ході планування і контролю. Кожен з варіантів організаційної структури придатний тільки для певних ситуацій і досягнення відповідних цілей. В «Положенні про Центр «Торгпреса» визначається, що ліквідація та реорганізація (злиття, приєднання, поділ, виділення, перетворення) філій здійснюється ОППЗ «Черкасипошта» .

Організаційна структура Центру «Торгпреса» має наступний вигляд (рис. 2.2.1), а нижче наведена організаційна структура управління (рис. 2.2.2).

Бюрократична структура управління залишається основною і домінуючою формою організаційної структури. Але в чистому вигляді не існує жодного типу організації. Як правило, організаційна структура має ознаки декількох типів організаційних структур. І в прикладі з Центром це підтверджується.

Комерційний директор Центру має велику кількість різних обов’язків і відповідає за їх виконання, тобто його робота заснована на виконанні ряду завдань які детально будуть розглянуті в третій частині роботи. Іноді виникає необхідність в тому, щоб сконцентрувати всі зусилля на вирішенні однієї задачі. Тому в комерційного директора виникає необхідність в тому, щоб призначити певну особу, яка була б відповідальною за виконання даного завдання, а отже самостійно приймала рішення, визначала виконавців і шляхи вирішення поставленої задачі. Наприклад, виникає необхідність знайти постачальника якого-небудь ексклюзивного товару за найнижчими цінами. Це завдання комерційний директор може доручити торговому відділу та відділу експедитування і чекати його виконання, як правило встановлюються конкретні строки.

Отже, спостерігаємо прояв рис проектної організації:

• — невеликий стабільний склад робітників та службовців;
• — мобільність персоналу (переміщення з виконання одного завдання на інше);
• — невелика ієрархія, заохочення неформальних стосунків, бо успішна діяльність в єдиній команді, і виконання завдання у встановлений термін, і з дотриманням певних вимог навряд чи може відбуватися за строго формалізованих стосунків між співробітниками;

Рис. 2.2.1. Організаційна структура Центру «Торгпреса»

Рис. 2.2.2. Організаційна структура управління Центру «Торгпреса»

• — ініціатива з боку членів організації. Це сприяє розвитку гнучкості, вмінню адаптуватися, здатності швидко реагувати;
• — стимулює співробітництво на високому рівні між різними підрозділами та налагодженню різносторонніх зв’язків.

Отже, бюрократична модель управління має свої позитивні властивості, але її не можна застосовувати без детальної обробки і вдосконалення всіх складових.

Для того, щоб враховувати різницю в задачах, стратегічних і оперативних планах організації, керівники використовують різні системи департаменталізації. Це поняття означає процес поділу організації на окремі блоки, котрі можуть називатися відділами, дільницями або секторами.

Функціонаційну організаційну структуру іноді називають традиційною або класичною, оскільки вона була першою структурою, яку вивчили і опрацювали. Функціональна схема організаційної діяльності широко застосовується в компаніях середнього розміру, а також в організації нашого прикладу — Центру «Торгпреса». Функціональна департаменталізація — це процес поділу організації на окремі елементи, кожний з яких має свою чітко визначену, конкретну задачу і обов’язки. В принципі, утворення функціональної структури зводиться до групування персоналу по тим задачам, які вони виконують. Тому дуже важливо і необхідно правильно зрозуміти функцію, ії взаємозв'язки з іншими функціями, з якими вона може бути згрупована або від яких вона повинна бути відокремлена. Вже потім вся система інтегрується і віддається в управління одному підрозділу.

В побудові системи управління важливу роль відіграє не тільки об'єднання функцій, але й розподіл повноважень, тобто прав на прийняття управлінських рішень. При визначенні повноважень часто приходиться коректувати початкові варіанти об'єднання функцій. Тут можуть виникнути проблеми ієрархії системи управління, децентралізації, гнучкості і т.д.

Функціональна структура організації має свої переваги і недоліки.

До переваг належать:

• — високий професіоналізм персоналу;
• — чітка кар'єрна перспектива;
• — здатність персоналу працювати над складними спеціальними проектами;
• — масштабність поглядів з питань спеціалізації;
• — простота координації працівників;
• — здатність конкурувати з проблем спеціалізації.

До недоліків даної структура організації належать:

• — вузька спеціалізація персоналу;
• — проблеми утруднення з кар'єрою;
• — складність переключення на нові задачі;
• — обмеженість поглядів на загальні спеціалізації;
• — проблеми в оцінці діяльності персоналу;
• — вузька база підготовки до роботи в якості менеджера;
• — відділи можуть бути більш зацікавлені в реалізації цілей і завдань своїх підрозділів, ніж загальних цілей всієї організації. Це підвищує можливість конфліктів між функціональними областями;
• — в великій організації ланцюг команд від керівника до безпосереднього виконавці стає надто довгим.

Досвід говорить про те, що функціональну структуру треба використати в тих організаціях, які випускають обмежену номенклатуру продукції, або надають обмежену кількість послуг, діють в стабільних зовнішніх умовах і для забезпечення свого функціонування вимагають вирішення стандартних управлінських задач.

Але оскільки торгові точки організації охоплюють три міста Черкаської області, то поділ організації на елементи і блоки відбувається за територіальним принципом, тобто за місцем розміщення її підрозділів. Організація в даному випадку побудована на не повністю за територіальним принципом, так як вона не включає інших процесів, окрім збуту. В даному випадку чисто функціональна структура виявляється не досить ефективною, тому організація переходить до використання дивізіональних структур, що орієнтовані або на різні види продукції, або на різні групи споживачів, або на різні регіони. Вибір на користь тої чи іншої структури визначається важливістю цього елементу в стратегічних планах організації.

Дивізіональна структура теж має свої переваги та недоліки.

До переваг слід віднести:

• — швидке реагування на зовнішні зміни;
• — спрощена практика горизонтальних зв’язків між працівниками;
• — сумісні дії в досягненні цілей організації;
• — чітка оцінка діяльності структурних підрозділів.

До недоліків відносимо:

• — збільшення витрат внаслідок дублювання одних і тих же видів робіт;
• — низький рівень спеціалізації робітників;
• — висока степінь конкуренції між відділами;
• — зневажання цілей організації.

Отже, Центр «Торгпреса» сполучає в собі елементи функціональної та дивізіональної форми структури організації. Функціональний компонент тут звернений на проблеми раціонального управління постачанням друкованої продукції та товарів народного споживання, а також управління запасами, дивізіональний компонент сконцентрований на сервісі і ринках.

Тому можна визначити, що Центр «Торгпреса» має організаційну структуру гібридного типу, яка теж має свої переваги і недоліки.

Перевагами є:

• — направленість на цілі організації і дивізіональні цілі;
• — спеціалізація і якість обслуговування;
• — гнучкість в реагуванні на потреби ринку;

До недоліків належать:

• — конфліктність між відділами організації та дивізіональними структурами;
• — складність адміністративного управління;
• — уповільнена реакція на складні ситуації.

Таким чином, структуру Центру «Торгпреса» гібридного типу можна представити у вигляді такої схеми (рис. 2.2.3).

Рис. 2.2.3. Структура Центру «Торгпреса» гібридного типу

Отже, формальні організації складаються з декількох рівнів управління і підрозділів. Іншою назвою підрозділів може бути термін функціональні області. Це поняття відноситься до роботи, яку виконує підрозділ для організації в цілому. Структура організації - це логічні взаємовідносини рівней управління і функціональних областей, що побудовані в такій формі, яка дозволяє найбільш ефективно досягти цілей організації. Існує основна концепція, що має відношення до структури — концепція спеціалізованого розподілу праці - закріплення певної роботи за спеціалістами., тобто тими, хто здатен виконувати її краще всіх з точки зору організації як єдиного цілого. В усіх організаціях, за виключенням самих дрібних, існує горизонтальний розподіл праці за спеціалізованими лініями. Якщо організація досить велика за розміром, спеціалістів групують разом в межах функціональної області. Не є виключенням в цьому випадку і Центр «Торгпреса» (рис. 2.2.4).

Рис. 2.2.4. Горизонтальний розподіл праці за спеціалізацією в Центрі «Торгпреса»