Вимоги до виготовлення бланків

Бланк складається; стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та інших документів. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання та подальше використання документа. Бланк має бути виконаний бездоганно. Особливо велика увага приділяється чіткості надрукованого тексту, грамотності і культурі спілкування.

Відповідно до ГОСТ встановлено два види бланків ОРД:* для службових листів;*.

загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок і та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:

кутове постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті;

поздовжнє постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини аркуша.

У свою чергу і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

Флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

центрованим початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної площі.

При виготовленні бланків для службових листів обовязково наносять реквізити 1−3,6−9 і трафаретні частини реквізитів 11−13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних реквізитів — кутового чи поздовжнього. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29−31.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) необхідно продублювати державною мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6−9 державною мовою, а нижче — іноземною. На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів, зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а праворуч — іноземною.

При виготовленні загальних бланків обов’язково наносяться реквізити 1−3, 6−8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів — наказів, розпоряджень, вказівок, довідок тощо. В такому випадку загальний бланк доповнюють реквізитом 10(друкують великим літерами).

Підприємства, установи, організації, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 за рік, оформляючи документи, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38 — 90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38 — 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7.

Зображення Державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, в як емблему підприємства (реквізит 2) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації його емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба.

Об'єднання, установи, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть містити їх зображення на бланках службових документів чи включати назви цих нагород до своїх назв, або робити те й інше разом.