Використання комп"ютерних технологій в сучасному діловодстві

ВСТУП

Людство увійшло до ери інформації. Хто володіє інформацією, той володіє світом — ця істина давно не викликає сумнівів. Проблеми збирання, накопичення і обробки інформації постають на новому більш якісному рівні.

Вся інформація, яку отримують чи створюють, відповідним чином фіксується. Матеріальними носіями фіксації інформації є документи.

Вміння працювати з документами, правильна побудова діловодства і документообігу прямо впливають на результати діяльності, на її ефективність. Однак сучасний документ є не тільки носієм інформації, він має ще такі «властивості» — губитися, зникати, не виконуватися у строк.

В сучасному діловодстві використовуються традиційні способами створення і обробки документів. Упровадження комп’ютерних технологій відкриває нові перспективи для високопродуктивного документаційного забезпечення у сфері управління.

Використання в управлінні інформаційних технологій, для яких характерні висока гнучкість, мобільність і здатність пристосовуватися до різних умов роботи є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці. Ефективність організації діловодства як складової частини управлінської діяльності теж істотно підвищується з переходом на комп’ютерне опрацювання ділової документації.

Досягнутий рівень використання новітніх інформаційних технологій у діловодстві дає можливість не лише робити гіпотетичні припущення про електронний офіс майбутнього, а й визначати реальні шляхи переходу від традиційного документообігу до автоматизованого.

Ця проблема є актуальною, про це свідчить значна кількість публікацій зарубіжних та вітчизняних науковців і дослідників. Серед них, Л.І. Скібицька, Л. В. Павлюк, Т.І. Киселева, Т.В. Кузнєцова, Г. Сельченкова, В. Рудюк, Л. Н. Варламова, О. В. Шпортько та багато інших. Такі науковці як Л. В. Павлюк, Т.І. Киселева та Н.І. Воробйов у своїх публікаціях висвітлюють аспекти діловодства та архівної справи, а також основи роботи на комп’ютері. О. В. Шпортько та В. В. Ступницький розглядають електронне діловодство. Загальні характеристики систем електронного документообігу, розглядає Г. Сельченкова, також вона знайомить читача з класифікацією автоматизованих систем. Введення електронного документообігу на досвіді Німеччини розглядає В. Рудюк.

Об'єктом дослідження є сучасне діловодство.

Предметом дослідження є використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві.

Мета дослідження — дослідити використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві.

На основі об'єкта, предмета і мети дослідження було сформульовано наступні завдання:

— проаналізувати терміносистему дослідження;

— розглянути структуру та сутність сучасного діловодства;

— розглянути використання комп’ютерних технологій на етапі документування;

— розглянути використання комп’ютерних технологій при організації документообігу.

У процесі написання курсової роботи були використані наступні методи:

— на теоретичному рівні: аналіз та синтез, інформаційний, історичний, структурний підходи, дедукція та індукція та інші;

— на емпіричному рівні: огляд літератури.

Робота складається з реферату, вступу, двох розділів, висновків та списку використаних джерел. Основний текст містить 36 сторінок, список використаних джерел налічує 17 найменувань.

Розділ 1 ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1 Аналіз терміносистеми дослідження

Основу будь-якої наукової дисципліни складають поняття — уявлення про загальне, найістотніше, особливе в явищах, що вивчаються, і предметах. Формування понять — результат пізнання, дослідження наочної області, вивчення закономірностей і тенденцій її розвитку. Поняття не статичні, вони постійно змінюються. У міру поглиблення уявлень про наочну область поняття удосконалюються, старі поняття уточнюються, виникають нові, частина понять перестає адекватно відображати зміст реалій і переходить в розряд маловживаних. Таким чином, з розвитком науки відбувається наближення понять до дійсності.

Поняття виражають себе в словах. Саме слова пов’язують поняття з предметом або явищем. Цей зв’язок здійснюється через значення слова. Наукові поняття позначаються спеціальними словами — термінами. Терміни складають основу наукової мови. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а поняття приписується терміну, додання йому. Терміни конкретної області знання або діяльності складають окрему терміносистему (або термінологію).

Термінологія діловодства включає терміни забезпечення документації управління, позначаючи все, що пов’язано з процесами створення документів, їх передачі, отримання, систематизації, пошуку, зберігання, використовування і іншими аспектами [8, с. 61].

Традиційно сфера діяльності, пов’язана з обробкою документів, називається діловодством (справочинством). Цей термін утворений від поєднання слів «виробництво справи». Значення його стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав не теку з документами (його сучасне розуміння), а питання (судове або адміністративне), яке необхідно було вирішити органу управління. Саме це значення і лягло в основу терміну «справочинство». Значення справи як декілька документів, що відносяться до якого-небудь питання, — більш пізнього походження в порівнянні з першим значенням. З цього слідує, що при виникненні термін «діловодство» позначав, перш за все, діяльність, пов’язану з ухваленням рішень (виробництвом справ).

В. Кудряєв термін «діловодство» визначає таким чином: галузь діяльності, яка забеспечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Разом з терміном «діловодство» останніми роками вживається і синонімічний йому термін забезпечення «документації управління». Виникнення його пов’язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його вдосконалення, що стало можливим завдяки активному введенню в сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і використовування інформації в управлінні. Таким чином, термін забезпечення «документації управління» як би підкреслює інформаційно_технологічну складову в сучасній організації діловодства [8, с. 63].

Результатом документування є документ — зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, дозволяючими її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. В старовині як матеріальний носій для створення документів використовували різні матеріали. Протягом століть, і в даний час найпоширенішим носієм документальної інформації є папір. Разом з папером зараз широко використовуються і нові носії - магнитні диски, дозволяючі використовувати для документування технічні, у тому числі автоматизовані, засоби.

Поняття «діловодство» базується на понятті «документування». Під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування — регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, що забеспечує її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, що встановлені нормативними актами або вироблені за традицією.

Створення документів або документування може здійснюватися природною мовою або штучними мовами з використанням носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи — документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису. Текстовий документ, створений за допомогою письма — це традиційний документ на паперовому носії. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях — документи, створені з використанням носіїв і способів запису, що забеспечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною.

Документування припускає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичну силу створеним документам. Юридична сила — властивість офіційного документа, що надається його чинним законодавством, компетенцією органу, що видав його, і встановленим порядком його оформлення. В суспільстві документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної й іншої соціально значущої інформації.

Фіксація, відображення інформації в документі забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі в часі й просторі, її багаторазове використання. Можливість зберігати інформацію в часі, дозволяє розрізняти документи — носії оперативної інформації і документи_носії ретроспективної інформації [8, с. 66].

Забезпечення документування — це лише одна складова діловодства, друга його складова — це організація роботи з документами. Організація роботи з документами включає організацію документообігу установи, зберігання документів і їх використовування в поточній діяльності установи.

Іншим не менш важливим терміном дослідження є документообіг — рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Швидкість документообігу залежить від якості документального обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової). [15, с. 164].

Характеристикою документообігу є його об'єм. Під об'ємом документообігу розуміється кількість документів, що поступила в організацію і створених нею протягом певного періоду часу. Об'єм документообігу — важливий показник, що використовується як критерій при рішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи по документах установи, структури служби діловодства, її штатного складу і інших питань.

Одна з найважливіших функцій організації роботи з документамиоблікова функція. Облік документів забезпечується їх реєстрацією-записом облікових даних про документ по встановленій формі, фіксуючій факт створення документа, його відправки або отримання. Разом з функцією обліку документів реєстрація дозволяє здійснювати контроль виконання документів, вести пошук документів по запитах підрозділів і працівників установи.

Разом з організацією документообігу в поняття «організація роботи з документами» входить зберігання документів і їх використання в діяльності установи. Система зберігання документів — це сукупність засобів, способів і прийомів обліку і систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найважливішими є поняття «номенклатура справ» і «справа». Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік заголовків справ, сформованих в установі, розташованих в певній послідовності з вказівкою термінів їх зберігання; під справою розуміється сукупність документів з окремого, сформованих в хронологічній або іншій послідовності і підшитих в окрему обкладинку.

Розглянемо декілька понять інформаційних технологій. Поняття «технологія» використовується у виробництві і визначається як система взаємозв'язаних способів обробки матеріалів і прийомів виготовлення продукції у виробничому процесі.

Управлінська діяльність в будь-якій організації заснована на переробці інформації і виробництві нової інформації, що дозволяє говорити про наявність технології перетворення початкових даних в результатну інформацію, тобто інформаційна технологія — це система методів і способів збору, передачі, накопичення, обробки, збереження і використання інформації на основі застосування технічних засобів. [11, с. 153].

Таким чином, проаналізувавши терміносистему дослідження можна зробити висновок, що більшість розглянутих термінів, позначають основні, базові поняття наукової дисципліни, але разом з даними поняттями використовуються і інші поняття, розкриваючі окремі специфічні сторони наочної області, що вивчається.

1.2 Сучасне діловодство: сутність, особливості, структура

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Ділова сфера — одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми [4, с. 3].

Нині на вітчизняному ринку презентовано кілька десятків програмних продуктів, призначених для автоматизації управління документами. Автоматизовані системи управління документами (АСУЦ) можна класифікувати так:

— системи автоматизації діловодства (САД);

— системи електронного документообігу (СЕД);

— корпоративні системи управління документами (КСУД).

Системи автоматизації діловодства застосовуються для обліку (реєстрації) вхідних, вихідних, внутрішніх документів, обліку виданих резолюцій і отриманих звітів про виконання. У базах даних цих систем зберігається не лише формальна частина (реквізити) документів, а й їх змістовна частина у вигляді текстів, текстових файлів, образів. Ці системи дають можливість контролювати виконання документів і кожної резолюції або доручення, зберігати дані про справи, до яких віднесено документи. Швидкий пошук необхідних документів за одним реквізитом або сполученням реквізитів є невід'ємним атрибутом систем такого роду і однією з найважливіших їх ознак. З допомогою цих систем можна автоматизувати рутинні операції роботи з документами. Системи автоматизації діловодства найчастіше розробляються індивідуально для внутрішнього користування в установі й на ринок не виставляються.

Системи електронного документообігу, крім завдань автоматизації діловодства, забезпечують строго регламентований і формально контрольований рух документів в установі та поза нею на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Насамперед вони орієнтовані на роботу з електронними документами, що практично випливає із самого словосполучення «електронний документообіг». У системи електронного документообігу функціонують документи, що надходять технічними каналами зв’язку, електронні документи, створені в установі за допомогою засобів електронно-обчислювальної техніки, а також документи, створені за допомогою сканування паперових документів (електронні образи паперових документів). У таких системах значну увагу приділено всім життєвим стадіям електронного документа — від його створення і попереднього передання у сховище документів до переміщення (або копіювання) в архів оперативного або довготривалого зберігання. При цьому відносно тривалим за часом і важливим за сутністю є процес колективної підготовки документа, його багаторазове узгодження, створення версій документа, затвердження остаточної версії та її друкування.

Використання системи електронного документообігу дає можливість підвищити ефективність роботи співробітників установ, де досить великий обсяг документів, що пересилаються, або велика штатна чисельність персоналу. У системи електронного документообігу може бути реалізовано систему документообігу, що має юридичну силу (із застосуванням електронного цифрового підпису і шифруванням документів).

Корпоративні системи управління документами забезпечують універсальне, доступне середовище для роботи та зберігання всіх типів документів, що утворюються в установі. Корпоративні системи дають можливість користувачеві застосовувати всі функціональні підсистеми безпосередньо з бізнес-додатка. Це можуть бути офісні додатки щодо роботи з текстами, таблицями, графіками, фінансові системи, системи керування ресурсами тощо. Користувачами цих систем є всі співробітники установи. Вибір системи залежить від завдань, які передбачено вирішувати в установі, типу управлінської структури, масштабу діяльності установи, технічних і фінансових можливостей [13, с. 28].

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Орієнтовній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки. Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документального забезпечення державного управління і діловодства надають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків. Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівникові.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації та автоматизації документальних процесів тощо.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами та розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально_розмножувальне бюро; архів. Організаційно і методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів та обчислювальний центр. Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов’язки — посадовими інструкціями [15, с. 167].

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Відповідно до цих завдань служба діловодства:

— розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

— організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документальне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

— організовує роботу з пропозиціями, заявами та скаргами громадян;

— організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

— здійснює уніфікацію систем документації і документі із з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і виді із документів, тощо [15, с. 168].

Таким чином, розглянувши структуру та сутність сучасного діловодства, можна зробити висновок, що організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління. Також треба додати. Що особливістю сучасного справочинства є переведення його на державну мову, та впровадження новітніх комп’ютерних технологій.

Розділ 2 ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ВИКОРИСТАННЯ КОМПЮТЕРНИХ ТЕХНОЛОГІЙ В СУЧАСНОМУ ДІЛОВОДСТВІ

2.1 Використання комп’ютерних технологій на етапі документування

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.). Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення.

Розглянемо комп’ютерні технології підготовки текстових документів. Обробка текстів як напрям розвитку техніки виник на початку XX ст. з появою механічної пишучої машинки. Зарахуємо більш півстоліття пишуча машинка залишалася єдиним загальнодоступним засобом отримання друкарського тексту на папері. Існуючі в даний час системи підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного характеристиками, можливостями введення і редагування тексту, його форматування і виведення на друк.

Вибір конкретного програмного продукту для обробки тексту є вельми відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп’ютер тим фахівцям, які пов’язані з інформаційними технологіями. Різноманіття пакетів програм дозволяє зупинитися на тому, який забезпечить максимальне задоволення потреб підготовки текстів програм або документів в умовах якнайкращого використовування обмежуючого чинника, особливо при підготовці текстів великих об'ємів.

Найважливішою для практичного користувача характеристикою програми цього класу можна вважати область професійної діяльності, для якої програмний продукт зручний в застосуванні. Інструментальні засоби підготовки текстових документів використовуються для набору текстів програм, документів різного ступеня складності, наукової статі, книг тощо. Обмежуючим чинником може бути кваліфікація користувача.

Для створення й опрацювання документів за допомогою ЕОМ призначені спеціальні програми — текстові редактори. Існують різні сімейства текстових редакторів. Найбільш часто застосовуються:

— Блокнот (Note Pad);

— Word Pad;

— Microsoft Word пакета офісних програм MS Office;

— Adobe Acrobat;

— Вільно-поширювані пакети, наприклад Open Office, 602.

Відмінності між ними полягають у функціональних можливостях, призначенні, ціні. Крім текстових редакторів, існують спеціальні програми, що дозволяють читати (без можливості редагування) текстові документи. Вони поширюються, як правило, безкоштовно. Наприклад, Acrobat Reader поставляється разом з електронними книгами, звітами, створеними в Adobe Acrobat, і MS Word Reader для прочитання документів, створених у MS Word.

Для створення документів в Україні на підприємствах найбільш часто використовується текстовий редактор Microsoft Word пакета офісних програм MS Office версії 6.0 і вище.

Розглянемо основні етапи роботи з документом у даному редакторі. При запуску редактора автоматично створюється файл «Документ 1». Для відкриття вже існуючого файлу необхідно здійснити такі операції: Файл > Відкрити.

Для встановлення параметрів документа (поля сторінки, розмір паперу, орієнтація сторінки та інші) можна скористатися наступною функцією: Файл > Параметри сторінки Для нумерації сторінок необхідно виконати такі команди: Вставка > Номера сторінок. Введення тексту може здійснюватися в одному з наступних режимів: вставки або заміни. При введенні нового тексту в режимі вставки текст в документі зміщується вправо від точки введення. У режимі заміни попередній текст видаляється і замінюється новим. Для перемикання між цими двома режимами використовується клавіша Ins. Визначити, який режим використовується в даний момент, можна за станом індикатора ЗАМ у рядку стану MS Word внизу екрана. Якщо індикатор відображається чорним кольором, то ввімкнено режим заміни, якщо сірим — вставки. Подвійним клацанням лівої клавіші миші на цьому індикаторі також можна переключати режими.

Одним із найважливіших об'єктів під час роботи з текстом є абзац. З ним пов’язуються параметри його форматування: шрифт, відступи, інтервали, вирівнювання і т.д. Для того щоб почати новий абзац, при введенні тексту потрібно натиснути Enter. Для переходу на новий рядок у межах абзацу використовується комбінація клавіш Shift+Enter. Копіювання виконується за допомогою буфера обміну. Для того щоб скопіювати який-небудь фрагмент, потрібно спочатку помістити його в буфер, а потім вставити з буфера в документ. Для копіювання в буфер можна скористатися командою Правка: > Копіювати, а для переміщення виділення в буфер — командою Вирізати. Вставка вмісту буфера вставляється командою Правка > Вставити.

MS Word дозволяє користувачу відмінити операцію внесення змін у документ. Для цього використовується команда Правка > Скасувати введення або комбінація клавіш Alt+Backspace. Для відміни даної команди застосовується команда Правка > Повторити введення або клавіша F4. MS Word має широкий спектр можливостей щодо форматування тексту. Всі дії, пов’язані з форматуванням, знаходяться в меню Формат.

Друкування всього документа може здійснюватися за допомогою кнопки на стандартній панелі або за допомогою комбінації СМ+Р. Для задания параметрів друкування документа і параметрів друкування принтера необхідно виконати команду Файл > Друк. Зберігання документа можливо під тим же ім'ям, під яким він був відкритий.

Розглянемо комп’ютерні технології пошуку документальної інформації. Ціль документального пошуку — знаходження і видача відповідних запиту користувача документів або їх описів. Документи, які відповідають запиту користувача, називаються релевантними. Поняття «документ» в рамках інформаційних технологій трактується дещо ширше, ніж в традиційному документознавстві. Відповідно до Оксфордського словника «документ — це текст або зображення, що має інформаційне значення».

Традиційно інформаційно-пошукові системи (ІПС) застосовуються для тематичного пошуку науково-технічної інформації в крупних бібліотеках, науково-технічних центрах, архівах, патентних бібліотеках. В даний час у зв’язку із зростанням об'єму документальної інформації, необхідної для ухвалення ефективного управлінського рішення, і можливостями, новими комп’ютерними технологіями, що надаються, автоматизовані інформаційно-пошукові системи стали широко використовуватися в різних сферах економіки.

За оцінками американських експертів (фірма Delphi Consulting), в США щодня генерується більше 1 млрд. сторінок документів, а в архівах зберігається вже більше 1,3 трлн. документів, причому потік ділової інформації надзвичайно різноманітний. Можна виділити три основних складових ділової інформації. По даним вищеназваної фірми, 12% інформації — структуровано, представлено в електронній формі, зберігається і управляється за допомогою систем управління базами даних. Приблизно 15% інформації є неструктурованими даними в електронній формі, як правило, це текстова інформація. Для автоматизації зберігання і пошуку такої інформації використовуються технології інформаційно-пошукових систем. І що залишилося близько 73% інформації на папері. Організація швидкого і ефективного пошуку такої документальної інформації стає все більш нерозв’язною проблемою. Таким чином, сфера додатку для технологій інформаційно-пошукових систем представляється достатньо широкою [8, с.494].

Прикладами документальної інформації, для якої ефективно автоматизоване зберігання і пошук, можуть служити: закони, ухвали, коментарі до нормативних актів, тексти контрактів, листування з клієнтами і партнерами, проекти, стенограми переговорів, накази, розпорядження, листи, звіти, плани, програми, записи судових справ, ухвали судів, наукові статті, доклади, конспекти, реферати, періодичні і спеціальні друкарські видання, каталоги фірм, рекламні видання, довідники і інші документи. При автоматизації пошуку документальної інформації найважливішими є задачі формалізації змісту документа і запиту. При рішенні цих задач можуть використовуватися різні підходи.

Перший підхід полягає в тому, що зміст документа, а також його характеристики (дата видання документа, автор тощо.) відображаються в структуровану інформацію, що є, наприклад, записом реляційного файла або рядок в електронній таблиці. В цьому випадку пошук документа зводиться до пошуку структурованої інформації засобами СУБД або табличного процесора.

Другий підхід полягає в тому, що пошук відбувається по всьому тексту документа або по його пошуковому образу. При цьому як запит частіше за все виступають окремі ключові слова або їх логічні комбінації.

Ефективність документального пошуку оцінюють на основі показників повноти і точності. Повнота пошуку визначається як відношення числа виданих у відповідь на запит релевантних документів до числа всіх релевантних документів, що є в пошуковому масиві. Точність пошуку визначається як відношення числа релевантних документів у видачі до загального числа виданих документів. Автоматизований документальний пошук може бути організований на основі різних технологій: пошуку по пошуковому образу документа, пошуку по повному тексту документа, пошуку документів по гіпертекстових посиланнях.

Технологія повнотекстового пошуку є невід'ємною складовою таких сучасних і перспективних інформаційних технологій, як: системи управління документами (Document management system, DMS), технології групової роботи над документами (groupware), технології пошуку в Internet/intranet. На технології гіпертексту базується найвідоміший сервіс InternetWorld Wide Web (WWW).

При рішенні різних економічних, фінансових і інших задач в управлінській діяльності доводиться представляти і обробляти інформацію в табличній формі у вигляді різного роду таблиць, бланків відомостей, форм, списків. Створення і обробка табличних документів на основі використовування засобів обчислювальної техніки, спочатку реалізовувалися двома способами: дані розміщуються в таблиці на папері, а їх обробка проводиться за допомогою електронного калькулятора, дані розміщуються в пам’яті комп’ютера, а для їх обробки створюється і використовується програма на одній з мов програмування.

Перший спосіб хороший тим, що він розрахований на самого рядового користувача, зручний, легко перевіряється, але розрахунки виконуються не дуже швидко. Другий спосіб у багато разів швидше, але є свій недолік — він не підходить для непідготовленого користувача, вимагає роботи кваліфікованого програміста. Сам замовник безпосередньо не виконуватиме розробку і відладку таких програм.

Засобом рішення цієї суперечності при проведенні розрахунків над даними, представленими в табличній формі, з’явилися пакети прикладних програм для роботи з електронними таблицями, так звані табличні процесори або SPREAD SHEETS, які в простій і природній формі сполучають переваги обох способів і завдяки своїй простоті і універсальності отримали широке розповсюдження.

Організація підготовки табличних документів заснована на двох основних категоріях: форма представлення даних на екрані монітора у вигляді таблиці практично необмеженого розміру (власне електронна таблиця як об'єкт обробки); програма (або пакет програм) для обробки таких даних (власне табличний процесор як інструмент обробки).

Сучасні табличні процесори мають дуже широку функціональну і допоміжну функцію, забезпечуючу зручну і ефективну роботу користувача, перерахуємо основні такі можливості, загальні для всіх систем цього класу.

— контекстна підказка (Help). Викликається з контекстного меню або натисненням відповідної кнопки в піктографічному меню;

— довідкова система, яка організована у вигляді гіпертексту і дозволяє легко і швидко здійснювати пошук потрібної теми;

— багатоваріантність виконання операції. Практично всі операції можуть бути виконані одним з трьох-чотирьох способів, користувач вибирає найзручніший;

— контекстне меню (Shortcut menu). Розвертається по клацанню правої кнопки миші на об'єкті. Йдеться, наприклад, про місце таблиці, де в даний момент хоче працювати користувач. Функції обробки, що найбільш часто використовуються, доступні в даній ситуації, зібрані в контекстному меню;

— піктографічне меню. Командам, що найбільш часто використовуються, відповідають піктограми, розташовані під рядком меню. Вони утворюють піктографічне меню. Унаслідок клацання мишею на піктограмі виконується пов’язана з нею команда. Піктографічні меню можуть бути складені індивідуально;

— робочі групи або робочі теки (Workbook). Документи можна об'єднувати в робочі теки, так що вони можуть розглядатися як одне ціле, якщо йдеться про копіювання, завантаження, зміну або інші процедури. В нижній частині електронної таблиці розташований алфавітний покажчик (регістр), забезпечуючий доступ до робочих листів. Користувач може задавати назву листам в теці (замість алфавітного покажчика), що робить наочним вміст регістра, а значить полегшує пошук і перехід від документа до документу;

— засоби для оформлення і модифікації екрану і таблиці. Зовнішній вигляд робочого вікна і інших елементів екранного інтерфейсу може бути визначений відповідно до вимог користувача, що робить роботу максимально зручною.

З переходом діловодства на комп’ютеризовані технології встає питання про впорядкування і організацію зберігання документів, створених в електронній формі. Проте, якщо технологія зберігання традиційних паперових документів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичної літератури, то організація зберігання електронних документів в діловодстві часто здійснюється стихійно. Неврегульоване зберігання викликає значні витрати часу на пошук потрібних документів, нерідкий випадки їх втрати.

Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп’ютерах, бути отриманими по електронній пошті, у вигляді факсу через факс-модем. Крім того, сьогодні все більше число організацій переводить в електронну форму (шляхом сканування) і документи, що поступають у фірму в традиційному паперовому вигляді. Це ще більш загострює проблему впорядкованого зберігання і забезпечення збереження документів в електронній формі.

Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам’яті комп’ютера — записати у вигляді файла на жорсткому диску. Порядок в зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок в зберіганні традиційних паперових документів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп’ютера, на диску іншого комп’ютера, на спеціально виділеному комп’ютері (файл-сервері), на змінних носіях.

Перш за все необхідно створити на жорсткому диску теки (директорії), в які поміщатимуться робочі документи. Принципи впорядкування зберігання файлів на комп’ютері багато в чому нагадують звичайне діловодство. Як паперові документи розкладаються в справи, так і файли розкладаються по теках (іноді використовуються терміни «каталог» або «директорія»). Кожна тека може мати вкладені в неї теки, які у свою чергу теж можуть мати свої вкладені теки. Утворюється багаторівнева ієрархічна структура тек. Якщо документів трохи — частіше за все це одна тека.

Пакет MS Office створює теку з назвою «Мої документи», в яку поміщає знов створені файли. Якщо на комп’ютері працюють декілько чоловік, то теки зазвичай називають по прізвищу працівника — «Документи Іванова», «Документи Сидорова». Проте при великій кількості документів фірми і необхідності забезпечення роботи з ними декількох співробітників потрібна більш чітка система організації розміщення документів (файлів) в локальній мережі навіть невеликої організації. Найпростішим рішенням, не вимагаючим спеціального програмного забезпечення, є створення системи тек (каталогів), яка може грунтуватися на номенклатурі справ організації. В основі класифікації використовується номінальна ознака, тобто угрупування документів по їх видам.

Починатися назва теки повинна з виду документів (накази, акти, звіти, протоколи, доповідні записки тощо.). Потім зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питання, кореспондента, період, за який групуються документи (файли), тощо. На відміну від традиційного діловодства термін «документи» або «матеріали» опускається. Угрупування може проводитися в декілька рівнів. Наприклад: З: Листування постачальники металоконструкцій завод Вітязь ім'я (файла, тобто конкретний документ Про відвантаження труб 25.03.97 лежить в теці завод Вітязь, яка знаходиться в теці постачальники металоконструкцій, що знаходиться в загальній теці Листування на диску З:.

В більш крупних фірмах для зберігання документів виділяється спеціальний комп’ютер (файл-сервер), на якому кожний користувач має власні розділи для зберігання особистих документів і розділи типу, що спільно використовуються: «листування з фірмою N», «типові угоди» тощо. Такий сервер, працюючий під Windows NT або Novel NetWare, може передбачати розмежування прав доступу співробітників до тих або інших каталогів, а також берегти і загальні бази даних, наприклад, відомості по організаціях-партнерах, дані про номенклатуру продукції на складі, отриманих замовленнях тощо.

В невеликій фірмі для цих же цілей достатньо створити декілька каталогів на одному або декількох комп’ютерах і надати їх для сумісного доступу з використанням засобів Windows 95 (якщо використовуються старі комп’ютери з невеликим об'ємом оперативної пам’яті — за допомогою Windows 3.11 для робочих груп). Якщо необхідно забезпечити розділення прав доступу співробітників до окремих каталогів або файлів, використовується Windows NT Workstation 4.0.

Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп’ютера. При роботі в мережі користувачу можуть бути доступні диски або директорії на інших комп’ютерах. В цьому випадку вони також матимуть порядкові буквені номери і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп’ютері. Для цього на комп’ютері, що містить необхідні ресурси (файли і теки, жорсткі диски і т.п.), встановлюється дозвіл на сумісний доступ до того або іншого ресурсу. Доступ може бути обмежений або використовуванням паролю для повного доступу і доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів або груп користувачів. Для обмеження доступу до теки можна ввести пароль — окремо для читання і окремо для надання прав повного доступу до теки. Якщо до даної теки можуть звертатися всі співробітники без обмежень, пароль не вводиться.

Для більш ефективного використовування місця на жорсткому диску комп’ютера може бути створений логічний диск, використовуючий стиснення файлів (наприклад, за допомогою програми DriveSpace, що входить в Windows 95). Організація сумісного доступу до логічного диска проводиться аналогічно організації доступу до тек комп’ютера. Особливо ефективне стиснення графічних файлів типу bmp, рсх, tif. В цьому випадку економія місця (ступінь стиснення) може досягати 90% і більш. Наступний етап — встановлення доступу до тек або дисків з іншого комп’ютера.

Підключення користувачів до тек і дисків на видаленому комп’ютері може проводитися у міру необхідності або виконуватися одноразово при конфігуруванні системи. В останньому випадку користувачі можуть постійно бачити і користуватися теками і файлами, що фізично знаходяться на інших комп’ютерах, неначебто вони знаходилися на тому комп’ютері, на якому зараз працюють. Проте в цьому випадку всі комп’ютери, до тек і дисків яких встановлений доступ, повинні бути включені. Рекомендується встановлювати автоматичне підключення тільки для ресурсів (тек і дисків), що постійно використовуються, оскільки включення комп’ютера в той момент, коли мережний диск неприступний (комп'ютер, на якому він розташований, вимкнений), приведе до припинення запуску операційної системи і виведення на екран відповідного повідомлення.

Саме тому в організаціях з великим об'ємом документів, що спільно використовуються, застосовуються виділені високонадійні комп’ютери — файл-сервери — розраховані на безперервну роботу і забезпечуючі одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів. Проте і в невеликій фірмі при необхідності забезпечення доступу співробітників до загальної бази даних і сумісного використовування документів один з комп’ютерів фірми може бути виділений для використовування як файл-сервер. Це не виключає можливості одночасного використовування його і як робочого місця одного із співробітників, тим більше що на сучасному жорсткому диску місткістю в декілька гігабайт може розміститися багато тисяч документів, що звичайно мають розмір, обчислюваний в десятках кілобайтів.

Документи в процесі створення і редагування, чернетки і варіанти повинні знаходитися лише в особистій теці співробітника. Всі документи, що поступили в діловодний оборот, повинні зберігатися в загальних папках, (створених відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.

Одним з основних питань є надійність зберігання документів в електронній формі. Рішення проблеми збереження електронних документів складається з:

— стійкого електроживлення;

— резервного копіювання;

— антивірусного захисту;

— профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).

Перша задача, найбільш просто вирішувана, — це забезпечення надійного безперебійного електроживлення комп’ютерів. Для цього служать пристрої, які так і називаються — джерело безперебійного живлення (ДБЖ). Друга задача — забезпечення резервного копіювання документів організації, фірми, відділу, підрозділу і конкретного співробітника, — покликана забезпечити відновлення втрачених документів.

Під резервним копіюванням розуміється створення копій документів на змінному зовнішньому носії (дискеті, магнітній стрічці, магнітооптичному диску, CD-ROM тощо.). Наявність резервної (страховий) копії дозволяє відновити документи при випадковому їх видаленні або поломці комп’ютера.

Якщо всі комп’ютери організації з'єднані в локальну мережу, то використовують один-два накопичувача великої місткості, здійснюючих копіювання даних зі всіх комп’ютерів мережі. В невеликих фірмах копіювання з комп’ютерів, що окремо стоять, може здійснюватися шляхом використовування зовнішнього пристрою, що підключається.

Не менше важлива організація процесу резервного копіювання. Процедура резервного копіювання не займає багато часу. Але важливо забезпечити її правильну організацію і періодичність. Співробітники іноді нехтують резервним копіюванням, поки не трапиться втрата важливих документів. Необхідно роз’яснювати працівникам, що тільки регулярне збереження всіх створених і змінених протягом дня документів на зовнішньому носії гарантує збереження виконаної ними роботи.

Періодичність копіювання встановлюється з урахуванням об'єму документів, створюваних в організації, їх важливості і наявності паперових копій. Особа, відповідальна за діловодство, зі встановленою періодичністю робить або повну копію тек, виділених для загальних документів, або копіює тільки нові і змінені файли. Для організації копіювання важливо, щоб співробітники поміщали створювані ними документи у встановлені теки. Щоденне проведення архівації даних може займати всього 5—15 мін і повністю окупає себе, забезпечуючи збереження інформації.

Третій напрям забезпечення збереження документів в електронній формі — використання спеціального програмного забезпечення, що гарантує захист від руйнування вірусами.

Антивірусні програми запобігають проникненню вірусів на комп’ютери організації, виявляють інфіковані файли і здійснюють «лікування» зараженого комп’ютера. Особливо небезпечні віруси в умовах локальної мережі, коли, проникнувши на один комп’ютер, вірус може уразити всі комп’ютери, з'єднані в мережу.

Найпростіший спосіб скоротити вірогідність зараження комп’ютера, підключеного до локальної мережі — відключити дисководи більшої частини співробітників. Паралельно така міра забезпечує і запобігання несанкціонованого просочування інформації. В цьому випадку запис інформації на дискети і введення інформації, отриманої на дискетах, здійснюється уповноваженими співробітниками, обов’язково здійснюючими попередню перевірку дискет на наявність вірусів. Ще один плюс від такого заходу — співробітники не встановлюватимуть на свої комп’ютери ігрові програми, які часто є носіями вірусів, а також приводять до втрат робочого часу. Четверта задача — здійснення діагностики стану комп’ютера з використанням програм, запобігаючих «зависанню» системи, забезпечуючих збереження даних у разі «краху системи» тощо. Робота таких допоміжних програм направлена на збереження даних навіть у разі збоїв в роботі програмного забезпечення.

Часто збої в роботі комп’ютера пов’язані з недоробками в програмному забезпеченні або з некоректною взаємодією встановлених на комп’ютері програм між собою. Існують тисячі програм, багато з яких надають ті або інші додаткові можливості по роботі з текстами, графікою, з Internet, настройці комп’ютера тощо. Проте загальні принципи роботи програм в середовищі Windows — взаємодія програм між собою і використання загальних елементів (програмних модулів) — вимагають тривалої процедури відладки програми і перевірки на сумісність з іншими. А оскільки загальна тенденція, пов’язана з конкуренцією в розвитку програмного забезпечення, — швидкий випуск нових програм і поява їх нових версій кожні два-три роки, то не можна бути упевненим, що нова програма завжди працюватиме з тими, що вже є на комп’ютері.

Чим менше програм встановлено на комп’ютері, тим менше вірогідність випадкових збоїв і відмов в роботі. Якщо ж все-таки необхідно встановити нову програму, рекомендується використовувати спеціальні програми для відстежування процесу установки нової програми і у разі потреби — коректного її видалення.

В цілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тільки кардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у разі великих об'ємів документообігу значно скоротити вартість зберігання за рахунок скорочення займаних документами площ.

Таким чином, розглянувши використання комп’ютерних технологій на етапа документування. Можна зробити висновок, що ефективність діловодства як складової частини управлінської діяльності істотно підвищується з переходом на комп’ютерне опрацювання ділової документації.

2.2 Використання комп’ютерних технологій при організації документообігу

Сучасні підприємства, установи, організації повсюдно переходять до безпаперових технологій діловодства. Проте передові ідеї нерідко натрапляють на неприйняття з боку тих, кому доводиться працювати в нових умовах. Часто це пов’язано з побоюванням не справитися з роботою в незнайомій системі, нерозумінням того, що система електронного документообігу дозволить спростити і прискорити процеси роботи з документами. Необхідна певна психологічна підготовка співробітників до роботи в системі електронного документообігу. Безумовно, ключову роль в даній ситуації повинні грати керівники організації в цілому і служби діловодства зокрема.

Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створіння або отримання до завершення виконання або відправлення. Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональної організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага [9, с. 49].

Як правило, системи електронного документообігу (СЕД) реалізовують майже однакові функції з автоматизації традиційних діловодних процесів і передбачають паралельне функціонування електронного і паперового документообігу. Проте вони успішно можуть забезпечити повноцінний електронний документообіг.

У системі електронного документообігу одиницею зберігання є реєстраційна картка (далі — РК) документа — електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. РК містить вичерпні відомості про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних за аналогією з паперовим документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління баз даних (СУБД).

Функціональні можливості системи підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документа, включаючи його реєстрацію, підготовку резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного індексу і різний набір реквізитів.