Використання комп'ютерних технологій та автоматизація робочих місць у аптеках

Використання комп’ютерних технологій та автоматизація робочих місць у аптеках

Вступ

комп’ютеризація аптека постачальник лікарський Аптека — не тільки установа охорони здоров’я, що забезпечує медикаментами, а й комерційне підприємство зі складною структурою звітності, яке підтримує контакти з багатьма постачальниками, контролює різні аспекти такого специфічного товару, як лікарські засоби.

Давно відійшли у минуле часи, коли комп’ютер був дивиною і замінював декому друкарську машинку. Проте ще далеко не всі гідно оцінили той обсяг можливостей, що їх надають сучасні інформаційні технології, зокрема для аптечних установ.

Виявлення дефектури, вибір постачальника, формування замовлення, надходження та передпродажна підготовка товару, ведення серійного обліку, управління запасами, оптимальне переміщення товару в межах однієї аптечної мережі, відпуск препаратів споживачам — кожна з цих дій є досить складним бізнес-процесом. Крім того, ці процеси в аптеці тісно взаємозв'язані і відбуваються майже одночасно. Комп’ютерні програми, що дозволяють їх автоматизувати, надають аптечним установам низку переваг.

Основні облікові операції для будь-якого комерційного підприємства — надходження та витрата товарів. Для аптечного бізнесу головна умова успішної автоматизації - підтримка єдиного обліку за партіями у межах всієї торгової мережі. Саме це дозволяє забезпечити гнучке ціноутворення та знижки (враховуючи постачальників, умови постачання, групи товарів, сезонність тощо), контроль бракованих серій, облік сертифікатів якості та безліч інших не менш значущих функцій.

1. Передумови та фактори, що зумовлюють необхідність комп'ютеризації у аптеці

В останні роки темп розвитку малого та середнього бізнесу різко зростає. Створюються цілі мережі збуту товарів. Одночасно з цим почастішали різкі зміни цін. Через це виникнення надлишків на складах підприємства може призвести до величезних збитків.

Нарівні з даною проблемою в умовах жорсткої конкуренції необхідно здійснювати постійне оновлення товару відповідно до вимог покупця.

При розгалуженій збутовій мережі стає все складніше слідкувати за попитом на продукцію. Як правило інформація про збут товарів на різних торгових точках стає доступною не пізніше ніж у кінці дня, що може виявитись критичним для організації роботи підприємства.

До факторів, що визначають необхідність застосування комп’ютерних технологій в аптеці відносять:

значні витрати на ведення обігу (адміністративні витрати) різкі зміни цін ведуть до виникнення надлишків на складах підприємства може призвести до величезних збитків.

нерівномірне та запізніле надходження інформації про стан продажу товарів, а відповідно відсутність реальної інформації як для ведення обліку так і для здійснення замовлень у дистрибюторів людський фактор (Для аналізу і обліку товарів в магазині вводили особливу посаду — товарознавець, який вручну вів перепис товару на прилавках і складах. Проте подібна система зовсім не ефективна, оскільки людині властиво помилятися, а навіть щонайменша помилка в цій відповідальній справі могла привести до незапланованих витрат. Автоматизація управління роздрібної торгівлі дозволила уникнути подібних витрат і вести повний і точний облік продукції.)

паперові технології робили процес обслуговування покупців неякісним недостатній рівень керованості та контрольованості закладу.

Комп’ютер у даному виді бізнесу використовується для:

організації обліку руху товару від постачальників;

для формування роздрібних цін на товар;

друку накладних і актів;

для ведення товарно-фінансового аналізу товарних звітів, що включають сумарні дані про прихід і витрату в цінах, встановлених аптекою;

для автоматизації внутрішньоаптечного виробництва і екстемпоральної рецептури.

За статистичними даними, українські аптеки виявили відчутну цікавість до нових технологій вже в 1999 р. Протягом трьох подальших літ наголошується помітний прогрес в плані розповсюдження комп’ютерних технологій.

На сьогоднішній день в Україні є три обов’язкових ступені комп’ютеризації аптечного бізнесу:

Перший — це активне користування програмою електронного замовлення постачальникам (приблизно 70% від загального числа аптек);

Другий — це автоматизований бухгалтерський облік аптечного підприємства (біля 50%);

Третій — це повний електронний документообіг з використанням технологій штрихкодування (5−10%).

2. Задачі та цілі, що вирішуються при використанні комп'ютерних програм в аптеці

Серед бізнес-процесів, властивих аптекам, можна виділити загальні, властиві всім точкам продажу, і особливі завдання, пов’язані зі специфікою функціонування аптек. Звідси й два списки завдань для ІТ-менеджера, що займається автоматизацією аптеки.

З точки зору загальних бізнес-процесів, автоматизація аптечної мережі повинна включати:

1) реєстрацію і облік продажів;

2) забезпечення роботи з постачальниками;

3) аналіз руху товару

4) бухгалтерський облік.

Зі специфічними «аптечними» завданнями все складніше. Інформаційна система також повинна забезпечувати класифікацію товарів, централізований облік, управління персоналом та логістику. В ідеалі інформаційна система повинна мати функціонал для обліку строків придатності кількох тисяч позицій. Проблемою може стати наявність серед товару кількох видів одного і того ж препарату — різні форми випуску, різні дозування, різні виробники.

Відповідно до вимог GMP (Good Manufacturing Practice), у всіх аптеках ведеться суворий облік партій, іноді навіть за серійними номерами. Це передбачає наявність документообігу, облік речовин, що входять до складу медикаменту і дотримання специфічних правил зберігання. Інформаційні технології можуть стати просто незамінними, коли керівництву необхідно буде відстежити, куди розійшлася партія бракованого товару і через яких дистриб’юторів була отримана, щоб мати можливість оперативно її вилучити.

Основні проблеми, які вирішуються при автоматизації в аптечному бізнесі

1.1. Управління асортиментом Завдання:

1) вивчення споживчого попиту (не тільки на підставі статистичного аналізу продажів, але і з фіксацією незадоволених звернень покупців);

2) аналіз асортименту на предмет прибутковості та оборотності з різними деталізації з метою виявлення найбільш вигідних з точки зору бізнесу товарних груп і окремих товарів усередині груп.

1.2. Управління товарними запасами Завдання:

1) коректне визначення товарної потреби на підставі статистичних даних про рух в аптеці;

2) своєчасне формування замовлення на поставку товарів з метою недопущення дефіциту товарів на складі;

3) виявлення незатребуваних товарів, товарів із завищеними залишками і низькою оборотністю;

4) інтеграція з існуючими електронними системами замовлень (ЛІКІС, Моріон і т.п.);

5) контроль виконання замовлень: строки поставки, відповідність поставленого асортименту замовленому, відповідність реальних цін заявленим на момент замовлення.

1.3. Організація якісного та швидкого обслуговування покупців Завдання:

1) забезпечення максимальної інформативності робочого місця першостольника: просте і швидке (натисканням кількох клавіш) отримання інформації про наявність та вартість медикаментів в торговому залі, на складі (складах), а також в інших аптеках, що входять в дану аптечну мережу;

— пошук препаратів за найменуванням, штрих-коду, внутрішньому коду, серії, виробнику або торговій марці, діючою речовиною, за свідченнями до застосування (напр., засоби від головного болю, для лікування застуди і т.д.);

— швидке отримання необхідної інформації про препарат, що цікавить покупця (показання до застосування, дія, дозування, протипоказання і побічні ефекти);

— пошук аналогів цього препарату (препарати з тією ж речовиною, або володіють подібним дією і показаннями до застосування);

— отримання «підказок» про необхідність пропозиції покупцеві тих чи інших товарів (наприклад, якщо клієнт купує розчини для внутрішньовенних інфузій, йому необхідно запропонувати придбати систему для інфузії, при продажу антибіотиків — запропонувати препарати для нормалізації мікрофлори і т.п.);

2) боротьба з чергами за рахунок одночасного обслуговування декількох покупців на одному робочому місці і максимального скорочення загального часу обслуговування

3) забезпечення надійності роботи програмного забезпечення на робочому місці навіть в екстремальних умовах (збій електроживлення, «зависання» комп’ютера тощо);

4) одночасне використання різноманітних технічних засобів (фіскальні та нефіскальні принтери, сканери штрих-кодів і магнітних карток, сенсорні монітори, грошові ящики)

1.4. Управління взаємодією з клієнтами Завдання:

1) організація системи збору інформації про клієнтів — наприклад, у вигляді іменних пластикових карт;

2) впровадження систем лояльності (накопичувальних або ненакопичувальних дисконтних систем, бонусних систем);

3) «Наскрізний» характер систем лояльності при їх застосуванні в мережі аптек;

4) робота зі специфічними категоріями громадян (дисконтні програми для пенсіонерів, інвалідів, вагітних і т.д.);

5) залучення клієнтів за рахунок співпраці зі страховими компаніями, медичними установами і лікарями: преміювання лікарів в залежності від обсягів продажів за виданими ними рецептами; обслуговування застрахованих осіб з максимально простим процесом продажу та обліком взаєморозрахунків зі страховими компаніями.

1.5. Рішення специфічних завдань, пов’язаних з державним регулюванням обігу медикаментів Завдання:

1) облік медикаментів за серіями;

2) облік сертифікатів якості та іншої супровідної документації;

3) контроль термінів придатності медикаментів;

4) облік цін виробників, робота з фіксованою націнкою або фіксованого відпускною ціною;

5) ведення різних списків (життєво-важливі медикаменти, списки фальсифікованих або неякісних серій і т.п.).

1.6. Мінімізація фінансових, організаційних і трудових витрат, пов’язаних з автоматизацією.

Завдання:

1) мінімізувати ручну роботу з введення первинних даних в інформаційну систему:

— організація імпорту-експорту електронних накладних постачальників з підтримкою різних форматів обміну даними;

— імпорт-експорт прайс-листів постачальників;

— імпорт-експорт даних для роботи з електронними системами замовлень;

2) знизити вимоги до кваліфікації і кількості персоналу аптек за рахунок:

— спрощення процесів роботи користувачів з інформаційною системою на робочому місці першостольника, провізора, завідуючого аптекою;

— максимально можливої автоматизації визначення товарної потреби і прийняття рішень про замовлення (користувач тільки переглядає і при необхідності коректує пропонований системою список, що спочатку виключає грубі помилки, допущені людиною);

3) при автоматизації аптечної мережі сконцентрувати всі процеси, пов’язані з аналітикою і прийняттям управлінських рішень (замовлення товарів, ціноутворення, аналіз товарообігу) в одному або декількох місцях (центральний офіс, великі аптеки), для чого необхідно:

— забезпечити оперативне отримання центрами прийняття рішень інформації про роботу периферійних точок (продажу, залишки, дефектура), бажано в режимі реального часу;

— організувати ефективний обмін електронними документами та даними (замовлення, переоцінки, прибуткові накладні, накладні на переміщення можуть передаватися як з центру на периферію, так і з периферії в центр);

— знизити залежність від якості та стабільності каналів зв’язку між точками і центром, в ідеалі - виключити необхідність ручного обслуговування системи обміну інформацією, передача інформації повинна відновлюватися автоматично відразу ж після відновлення зв’язку;

4) зменшити витрати на придбання та ремонт комп’ютерного обладнання, а також на послуги зв’язку за рахунок вибору ефективної інформаційної системи, що не володіє завищеними вимогами до обладнання та каналів зв’язку;

5) максимально зменшити вірогідність вимушених зупинок бізнесу через проблеми з автоматизацією (пошкодження або втрата даних, збої в програмному забезпеченні або устаткуванні, обриви зв’язку і т. п.).

Цілі, що досягаються використанням програмного забезпечення:

1.1. Управління асортиментом. Основна мета — підтримка в аптеці асортименту, максимально вигідного з точки зору отримання максимального прибутку, задоволення попиту та залучення клієнтів в аптеку.

1.2. Управління товарними запасами. Основна мета — підтримка оптимальних складських запасів.

1.3. Організація якісного та швидкого обслуговування покупців. Основна мета — збільшити обсяги продажів за рахунок прискорення та спрощення процесу прийняття рішення покупцем і процесу продажу.

1.4. Управління взаємодією з клієнтами. Основна мета — збільшити обсяг продажів за рахунок ефективного залучення та утримання клієнтів.

1.5. Рішення специфічних завдань, пов’язаних з державним регулюванням обігу медикаментів Основна мета — забезпечити якісне та безпечне обслуговування клієнтів та уникнути штрафних санкцій з боку контролюючих органів.

1.6. Мінімізація фінансових, організаційних і трудових витрат, пов’язаних з автоматизацією Основна мета — мінімізувати витрати на автоматизацію за умови успішного вирішення всіх поставлених завдань.

3. Результати автоматизації аптечних закладів.

Завдяки впровадженню інформаційних технологій в аптеці вдається досягти таких результатів:

— за рахунок автоматизації процесів від рутинної роботи звільняються цінні працівники, що допомагає вирішити кадрову проблему і знімає необхідність збільшення штату.

— Практично всі аналітики відзначають, що автоматизація аптек призводить до скорочення витрат і збільшення товарообігу, зростанню продажів і прибутку компаній.

— оборотність зростає на 30−40%.

— розширюється асортимент лікарських засобів.

— попередження потраплянню в обіг неякісного та фальсифікованого товару завдяки посерійному обліку.

— зниження витрат на ведення обліку, полегшення роботи бухгалтерії мережі.

— отримання оперативної і достовірної інформації про поточний стан бізнесу для прийняття адекватних управлінських рішень.

— завдяки прозорості всіх основних процесів і товарообігу всередині компанії, боротьба зі зловживаннями всередині аптечної мережі стає набагато простіше.

— інформаційні системи допоможуть спростити процес планування закупівель і розподілу товару.

— зменшується час на опрацювання прихідних документів, час обслуговування клієнтів,

— дозволяє раціонально замовляти товар, скоротити затрати часу на збір та опрацювання замовлень товару аптек мережі,

— проводити порівняльний аналіз діяльності аптек, оптимізувати товарні залишки на кожній з аптек, отримати дистанційний контроль за персоналом, оперативно приймати рішення про вилучення готівки, та поповнення товарних залишків.

4. Основні вимоги до програмного забезпечення в аптеці.

a) Вимоги до чисельності та кваліфікації персоналу Система повинна бути доступна для використання співробітниками аптеки, які пройшли короткий курс навчання роботі з системою. Оптимальним є обслуговування системи та консультація користувачів системними адміністраторами — по 1 на кожну аптеку плюс адміністратор аптечної мережі в цілому.

b) Вимоги до надійності

Система повинна мати механізмами, що запобігають втрату інформації у випадку збоїв на сервері, що забезпечують відновлення інформації, механізмами резервного копіювання.

У разі виходу з ладу основного сервера повинна бути передбачена можливість швидкого перемикання системи на використання резервної копії програми на локальному комп’ютері та збереженої копії бази даних з наступним об'єднанням відновленої інформації і змін, накопичених в ході збою.

— Повинен бути передбачений захист від некваліфікованих дій користувача на основі розмежування прав доступу до зміни інформації та налаштувань системи. Розмежування доступу здійснюється як за видами дій, доступних для того чи іншого користувача, так і по відділах (для конкретного користувача може бути доступна для читання / зміни інформація тільки по певному підрозділу аптеки). Повинна бути передбачена можливість «відкату» системи.

— Повинен бути передбачений захист від несанкціонованого доступу до інформації.

c) Вимоги до функцій, пов’язані з специфікою роботи аптечних закладів.

Програмне забезпечення повинно дозволяти організацію товарного довідника з підтримкою товарних груп і підгруп великих рівнів вкладеності, відповідно до існуючої класифікації. Тут важливим є також можливість швидкого пошуку потрібного найменування товару та отримання за нього всієї необхідної інформації. Товари у аптеці повинні мати докладні описи, вказівки дати випуску, терміну придатності, умов зберігання і т.д. Якщо аптека має виробничий відділ, то необхідний облік не тільки штучного, а й вагового та об'ємного товару. В аптеках обов’язково повинна бути реалізована можливість обліку товарів по партіях. Враховуючи, специфіку товару (дрібні коробки та упаковки), необхідно мати високоякісні сканери штрих коду, які б дозволяли впевнено сканувати дрібний, або пошкоджений штрих код, а так само підтримували б двовимірні штрих коди.

d) Вимоги щодо експлуатації та техобслуговування

— Система повинна задовільно функціонувати при дотриманні наступних умов:

локальні комп’ютери стандартної офісної конфігурації під управлінням MS Windows 98 і вище;

— сервер локальної мережі стандартної конфігурації під управлінням MS Windows 98 і вище, або Novell NetWare 5 і вище, забезпечений пристроєм безперебійного живлення;

архітектура локальної мережі - «зірка», тип кабелю — вита пара, або оптоволоконний;

ККМ (фіскальні реєстратори) забезпечені пристроями безперебійного живлення (мінімум — одна каса у відділі).

— Поточне обслуговування (перенастроювання, чистка баз даних, переіндексація та відновлення інформації при збоях програмних) виконується системними адміністраторами. Резервне архівування здійснюється системним адміністратором або навченим користувачем. Частота архівування — раз на добу. На час архівування внесення змін до бази даних заборонено, тому архівування здійснюється після закінчення (перед початком) робочого дня, або (при цілодобовому режимі) під час тих. перерви. Архів зберігається за межами сервера (на іншому комп’ютері, або на мобільному носії інформації).

— Для відновлення системи у випадку апаратних збоїв повинен бути укладений договір з сервісною організацією.

При виборі програмної системи для автоматизації роздрібної торгівлі варто оцінити наступні чинники:

- Функціональність. За допомогою програмного забезпечення необхідно виконувати ряд функцій і заходів. Наприклад, проводити управління асортиментною лінією (введення і виведення позицій, підтримка життєвого циклу і ін.), ціноутворенням (формування цін на основні категорії, групи і підгрупи товарів, ведення дисконтної політики і ін.), запасами, замовленнями (планування і контроль за своєчасністю поставок), відносинами з партнерами і клієнтами, а також здійснювати загальну організацію роботи магазина.

- Продуктивність роботи. Річ у тому, що при веденні системи автоматизації торгівлі формується величезна кількість баз даних, тому необхідна така система, яка могла б швидко обробляти великі об'єми інформації, при цьому без втрати в якості. В даному питанні дуже багато залежить від платформи, на якій пишеться програма і системи управління бази даних, оскільки ці характеристики визначають продуктивність системи.

- Зручність у використовуванні. Яким би прекрасним не було програмне забезпечення, не варто забувати, що користуватися ним будуть люди. Причому працівники сфери торгівлі не мають освіти програміста і розібратися з нововведеннями для них не так просто. А до тих пір, поки співробітники магазина не освоять роботу з автоматичною системою, ніякого позитивного результату і вигоди від прогресивних технологій не буде. Тому при виборі програмного забезпечення для автоматизації торгівлі особливу увагу слід приділити простоті користування і адміністрування системи.

- Доступність технічної підтримки. Кожна програмна система потребує регулярного оновлення і доповнення, без яких діюча система може припинити своє функціонування або перестане відповідати вимогам вашого підприємства. Тому при виборі програмного забезпечення, необхідно орієнтуватися на ті варіанти, де існує можливість самостійного адміністрування. Деякі виробники, пропонують програмістам компанії пройти у них особливі курси, після чого ті зможуть самостійно обслуговувати діючу систему.

- Підтримка можливості мережної структури торгівлі. Подібна опція корисна підприємствам, що мають декілька магазинів, або плануючим ввести додаткові відділення. Таким чином, управління мережею магазинів стане набагато ефективно і економічніше.

- Можливість адаптації до діючих на підприємстві цілей і задач. Деякі програмні системи управління вимагають додаткової доробки з даного питання, що вимагає немало часу і певних навиків. Більш дорогі проекти пропонують власні бізнес сценарії, розроблені фахівцями на основі досвіду провідних компаній.

- Підтримка бухгалтерського та податкового обліку. Подібна опція дозволяє економити час і полегшує процес комплексного управління роздрібною торгівлею. У разі відсутності подібної можливості, або наявності власної фінансової програми, зверніть увагу на те, щоб існувала можливість передачі і обміну даними між цими структурами.

- Вартість проекту. Очевидно, що для багатьох компаній даний чинник буде ключовим. Системи програмної автоматизації роздрібної торгівлі бувають абсолютно різними за вартістю. Авторські проекти, з урахуванням індивідуальних особливостей можуть коштувати десятки і сотні тисяч доларів. Проте якщо у вас невеликий магазин або локальна торгова мережа, то вам цілком підійдуть типові програми.

— Наявність успішного досвіду. Встановлення системи автоматизації процесу управління — задоволення не з дешевих. А тому вибирати варто таку продукцію, якість роботи і надійність якої вже перевірена іншими компаніями. Причому чим більше компаній використовують дану систему, тим краще і надійніше система. Краще вчитися на чужих помилках.

5. Використання локальних мереж для потреб аптечної інфраструктури Деякі автори вважають, що завдання комп’ютеризації аптеки можна умовно розділити на чотири основних етапи: придбання та установка необхідної комп’ютерної техніки та локальної мережі, вибір комп’ютерних програм, впровадження комп’ютерних програм, впровадження комп’ютерних програм і навчання роботі з програмами; експлуатація програмно-апаратного комплексу.

Якщо ж поставлено завдання мало не повної автоматизації усього процесу роботи аптеки, то для повноцінної і оперативної роботи, навіть для дуже маленького установи, одного комп’ютера недостатньо. Причина не в технічній стороні заходи. Зараз процесор комп’ютера забезпечує одночасну обробку даних в декількох напрямах, але одночасна робота кількох людей, що займаються виконанням різних завдань, за одним ПК практично неможлива. Так як це, в свою чергу, призводить до несвоєчасного виконання поставлених завдань, а встановлення черговості роботи користувачів на ПК за графіком не можна вважати виходом із ситуації.

Єдиний вихід — забезпечення кожного користувача окремим комп’ютером. До основних переваг індивідуалізації можна віднести наступне:

збереження інформації (практикою доведено, що при груповому використанні ПК дуже часто спостерігається зникнення інформації, часто через неуважність або недбалість лише одного користувача, що може призвести не тільки до тимчасових витрат, але і фінансовим);

своєчасність виконання поставленого завдання (користувачеві не доводиться чекати, поки звільниться робоче місце у ПК);

зниження кількості (помилок наявність «черги» призводить до поспішності і, як наслідок, неуважності);

конфіденційність інформації.

Як вже говорилося вище, автоматизація аптек, як правило, вимагає використання декількох комп’ютерів. Причому, за такої умови бажаним є об'єднання їх в локальну мережу.

Необхідність локальної мережі обумовлена наступним обставиною: при використанні автономних персональних комп’ютерів ефект від підвищення продуктивності праці одного співробітника або навіть декількох не впливає на ефективність роботи в цілому, що викликано наступними причинами:

час, через який розроблений документ потрапить до зацікавлених в ньому користувачам, залежить від співробітника, який повинен надати її в роздрукованому вигляді - виграш у часі обробки документа зводиться до нуля;

необхідно постійно друкувати (або передавати на магнітних носіях, що не набагато ефективніше) вихідні документи для використання в інших підрозділах;

в різних підрозділах можуть знаходиться розрізняються між собою екземпляри одного й того самого документа;

інформація, що надійшла з інших підрозділів, у даний момент може виявитися неактуальною, оскільки документ міг бути змінений.

Тож стає зрозумілим, що єдиним способом створення єдиного інформаційного простору аптеки є локальна обчислювальна мережа (ЛОМ).

На підприємствах фармацевтичного профілю виділяють такі відділи, які потребують комп’ютеризації в першу чергу:

управлінський відділ (директор аптеки, головний менеджер);

плановий відділ (менеджер відділу закупівель);

відділ обліку (бухгалтери, економісти);

відділ запасів;

відділ дрібнооптової реалізації;

відділ роздрібної реалізації (менеджер торгового залу).

Комп’ютери цих відділів об'єднуються в локальну мережу сервером, який займається узгодженням роботи всієї мережі та зберіганням основної інформації.

Можливості і обов’язки користувачів в перерахованих вище відділах полягають у наступному:

Директор (керівник) спільно з менеджером має можливість отримання точних відомостей про діяльність аптеки в будь-який конкретний період. Менеджер займається контролем та аналізом даних. Директор (керівник) — організацією всієї роботи аптеки з урахуванням аналізу та контролю даних. З управлінського відділу в структурні підрозділи аптеки у вигляді електронних послань доводяться управлінські рішення.

У плановому відділі менеджер із закупівель, грунтуючись на даних, які він отримує з інших відділів (зокрема з відділу запасів і реалізації) займається оформленням замовлень. Дії менеджера можна значно полегшити, забезпечивши його необхідним довідково-інформаційним програмним забезпеченням з обробки прайс-листів. Це можуть бути наприклад, система з обробки прайс-листів «Архіви Доктора Прайса», створена фірмою «Мегаполіс», комп’ютерна програма «Лікарські засоби», розроблена Медичним інформаційним центром за підтримки НПП «Моріон ЛТД» і СП «Сист ЛТД», програма «Farmbase» та ін Вартість представлених програм коливається в межах 100−200 ум. од.

У відділі запасів відбувається приймання та маркування товару, видача його у відділи реалізації, проводиться оперативний контроль руху товарів.

3. Приклади програмних пакетів (як спеціалізованих, так і загальновживаних), що використовуються на аптечних підприємствах

«1С: Підприємство» — це програма для ведення бухгалтерського обліку, що може застосовуватись на підприємствах різних форм власності та видів діяльності. Основною перевагою системи «1С: Підприємство» є автоматичне створення господарських операції при збереженні й проведенні документів. Склад бухгалтерських проведень, що реєструються таким шляхом, визначається розробниками на стадії конфігурування програми і не може змінюватись користувачами. Функціональні можливості програми дозволяють користувачу підключати нові типів документів та розробляти їх шаблони для друку. Конфігурація «Аптека для України» — нового спільного галузевого рішення фірми «1С» і компанії «1С-Рарус»: «1С: Аптека 8 для України» призначено для автоматизації оперативного і управлінського обліку, аналізу та планування операцій в роздрібній торгівлі лікарськими засобами та виробами медичного призначення, як у форматі одиночних аптек, так і роздрібної аптечної мережі. «1С: Аптека 8 для України» дозволяє автоматизувати облік товарних запасів на складах та облік грошових коштів у касах аптек.

Основні функціональні можливості галузевого рішення:

— Оформлення приходу лікарських засобів від контрагента на склади аптек, в тому числі в двохфазовому (ордерному) режимі;

— Оформлення переміщення лікарських засобів між аптеками, внутрішніми складами аптек, аптеками і складами підприємства, в тому числі в двохфазовому (ордерному) режимі;

— Оформлення повернень товарів від покупців (реалізовані механізми автоматичного створення необхідних документів при поверненні «Не День у День» у режимі РМК);

— Оформлення документів інвентаризації лікарських засобів («Інвентаризація товарів», «Списання товарів», «Оприбуткування товарів»);

— Оформлення прибуткових та видаткових касових ордерів безпосередньо в аптеках;

— Оформлення документів переміщення грошових коштів між аптеками, внутрішніми касами аптек, аптеками і касами підприємства;

— Оформлення чеків продажу, і після закінчення зміни зведеного звіту по контрольно-касовій машині, з урахуванням повернених товарів на зміну;

— Робота з еквайринговими системами, облік оплат товарів по платіжних картах, облік договорів еквайрингу й умови повернення / не повернення торгової поступки еквайрер при поверненні товарів;

— Можливість використання процентних знижок по дисконтних картах (накопичувальні знижки), знижки з поділом по аптеках, знижки контрагентам, знижки на суму чека, знижки за часом дії, по кількості товару, по виду оплати;

— Підтримка торгового обладнання: фіскальні реєстратори, термінали збору даних, сканери штрихкодів, вагове обладнання, дисплеї покупця, платіжні термінали, рідери магнітних карт.

Застосування галузевого рішення для автоматизації аптек, аптечних кіосків та мереж аптек дозволить істотно скоротити витрати і терміни введення системи в експлуатацію, по відношенню до універсальних рішень, завдяки реалізації в ньому основних бізнес-процесів, властивих успішним підприємствам цієї галузі.

У конфігурації «Аптека для України» ведеться облік по серіях для лікарських засобів. Серійний облік лікарських засобів реалізований на базі механізму характеристик. Рішення дозволяє вести облік життєво необхідних і важливих лікарських засобів, обов’язкового аптечного асортименту і спеціалізованих груп, облік аналогів лікарських засобів, що дозволяє знайти заміну відсутньому лікарському засобу або товару. Реалізований механізм завантаження / вивантаження документів із зовнішнього файлу (формати txt, dbf, xls, mxl, exp, mmo).

У документах здійснюється контроль фальсифікованих препаратів, а також серій з вичерпаним терміном придатності. У інтерфейс робочого місця касира (РМК) додані механізми обміну характеристики одного товару, пошук товарів по заданих властивостях характеристик.

Інформаційні бази, створені на основі галузевого рішення «1С: Аптека 8 для України», мають можливість роботи в режимі розподілених інформаційних баз (РІБ) з чітким поділом документообігу по аптеках, де в головному вузлі РІБ консолідується інформація по всіх аптеках мережі. Передбачені механізми автоматичного ініціювання обміну.

Поряд з РІБ «1С: Аптека 8 для України» може автоматично обмінюватися інформацією з керуючою інформаційною системою (back-office) в дуплексному режимі. У якості керуючої системи для «1С: Аптека 8 для України» може використовуватися «1С: Управління торгівлею для України» редакції 2.3 і «1С: Управління торговим підприємством для України». У керуючій системі можна створити необмежену кількість вузлів конфігурації «1С: Аптека 8 для України», які в свою чергу можуть бути головними вузлами розподіленої інформаційної бази. «1С: Аптека 8 для України» може використовувати ордерні схеми переміщення, реалізації та надходження товарів в аптеки. Ордерна схема являє собою переміщення в буферний список товарів, необхідних до прийняття або відвантаження зі складу, фактична ж операція з товарним залишком на складі проводиться видатковими або прибутковим ордером.

У системі реалізована можливість контролю установки цін на лікарські засоби відповідно до законодавства для кожної серії окремо. Є можливість роботи з типами цін номенклатури, які у разі використання керуючої системи можуть виступати в ролі рекомендованих цін до роздрібної торгівлі, але бути скоригованими для роздрібного продажу в залежності від географічного положення аптеки. Також реалізовані механізми створення макетів цінників і етикеток та їх друку з будь-яких видів «товарних» документів.

Порівняльний аналіз деяких інформаційних систем для вибору постачальника лікарських засобів Система «АНР-аптека» (Асоціація незалежних розробників, м. Київ) призначена для автоматизації обліку товарообігу на підприємствах роздрібної торгівлі медичними препаратами (в аптеках, аптечних пунктах, аптечних кіосках) як в окремо взятій аптеці, так і в мережі аптек.

Функціональні можливості:

електронна накладна, що надходить до бази програми, оприбутковується і розцінюється майже миттєво, за кілька секунд.

модуль, що забезпечує автоматичне ціноутворення. Попередньо до довідників вноситься інформація про постачальників, місцезнаходження аптеки, групи товарів та цінові групи, прайс-листи виробників товарів, умови постачання (передоплата, відстрочення тощо), акційність товарів. Відтак при формуванні видаткової накладної ціна на будь-який вид товару формується автоматично.

Для забезпечення торгівлі за дисконтними картками разом із модулем «Роздрібна торгівля» з конфігурацією «АНР-аптека» можна встановити модуль «Дисконт». Він дозволить вести облік категорій покупців, які користуються накопичувальними знижками за допомогою дисконтної картки. Система зберігає всю облікову інформацію за кожною виданою дисконтною карткою, кількість звернень і загальну суму покупок за нею. Номер дисконтної картки зберігається разом з інформацією про покупку. Передбачено отримання різноманітних звітів про продажі за дисконтними картками. Програма дозволяє встановлювати відсоток знижки не тільки від суми покупок і категорії картки, а й від того, який відсоток торгової націнки сформовано на товар.

У програмі «АНР-аптека» є можливість використовувати так зване внутрішнє штрих-кодування — автоматичне генерування унікального коду для кожної партії товару. Це дозволяє уникнути пересортиці не тільки за найменуванням товару, а й за серією.

Використовується зручний інтерфейс, що дозволяє натисненням однієї кнопки «Аналог» миттєво знайти замінник медикаменту, якого немає у цей момент або показання до застосування якого не підходять. Мало того, щодо конкретного препарату можна швидко знайти протипоказання до його застосування, а також інструкцію, яка виводиться на екран монітора і за потреби роздруковується.

Тут реалізовано систему автоматизованої доставки товару. Заявка, сформована в інтернет-аптеці або за телефоном, оформляється у програмі, де автоматично формуються супровідні документи для кур'єра. Після виконання послуги з доставки облік таких продажів ведеться у програмі із зазначенням особливого статусу конкретного продажу.

взаємодія зі страховими компаніями, які надають своїм клієнтам право купувати препарати в аптеці на підставі поліса. Страхова компанія надсилає аптеці електронну вимогу на медикаменти, які потрібні для лікування її клієнта і які вона готова сплатити. При оформленні чека продавець аптеки у програмі вказує, якої страхової компанії стосується чек, і розцінка медикаментів здійснюється вже з урахуванням домовленостей з цією страховою компанією, зафіксованих у програмі. Залишається тільки виставити консолідований рахунок страховій компанії щодо всіх її клієнтів за певний період часу (як правило, раз на місяць) і надіслати його електронною поштою.

Потреба аптеки формується у програмі виходячи з поточних залишків за період. Для цього у ній використовується АВС-аналіз, XYZ-аналіз, а також враховуються зовнішні чинники (реклама медикаментів, небезпека епідемії тощо). Усі товари поділено на групи за критеріями реалізації (А, В, З, D) і за ступенем прогнозованості (X, Y, Z). Для кожної групи зазначається у днях точка замовлення (момент, починаючи з якого виникає потреба замовити товар). Програма автоматично відстежує залишки на складі і видає рекомендацію, коли слід замовити товар і в якій кількості.

є змога імпортувати їхні прайс-листи. Важливо підкреслити, що при цьому враховуються додаткові умови постачання. Внаслідок чого формується реальний прайс-лист з індивідуальними умовами для конкретної аптеки з перерахованими цінами на товари, що поставляються.

У програмі реалізовано також функцію автозамовлення, що забезпечує автоматизований вибір найкращої пропозиції постачальників. Для цього аналізуються рентабельність підприємства-постачальника, його рейтинг для конкретної аптеки, ціна на пропоновані товари, мінімальна сума замовлення тощо.

Вивантажуються дані у будь-яку бухгалтерську програму за умови підтримки цієї функції бухпрограмою. Для цього в «АНР-аптека» є функція «Экспорт данных», що забезпечує їх вивантаження за певний період часу. Достатньо натиснути одну кнопку, щоб усі необхідні для обліку дані були вивантажені. У результаті бухгалтер отримає готові первинні документи з уже сформованими бухгалтерськими проведеннями, що виключає необхідність окремо проводити їх у бухгалтерській програмі.

В «АНР-аптека» автоматизовано і процес поповнення бази даних відомої всім довідкової служби «067», яка отримує інформацію з аптек про наявність медикаментів у торговельній мережі. Настроюваннями можна встановити періодичність надсилання даних про наявність в аптеці медикаментів (наприклад, один раз на день), і програма надішле Excel-файл з прейскурантом цін.

Програмний комплекс «М-плюс АПТЕКА» призначений для автоматизації аптек та аптечних мереж.

Можливості конфігурації «Аптека»

I. Повний функціонал конфігурації «Аптечний пункт»:

1. продаж товару в роздріб за готівковий і безготівковий розрахунок;

2. повернення проданого товару в день покупки: Звіт «Акт повернення грошових сум КМ-3», Пункт меню «Перегляд конкретного чека»

3. повернення проданого товару не в день покупки;

4. прихід товару з головного аптечного закладу, Документ Прихід з передачі

5. повернення товару до головного аптечний заклад: Документ переміщення товару

6. друк штрих-кодових етикеток і цінників: Пункт меню «Друк етикеток і цінників»

7. інвентаризація товарних залишків: Пункт меню «Відомість інвентаризації», Документ «Прихід по інвентаризації», Документ «Витрата по інвентаризації»

8. надання послуг: Довідник «довідник послуг», Службові етикетки, Пункт меню «Торговий зал», Звіт «Звіт по послугах»

9. первинна звітність: Звіт «Товарний звіт», Звіт «Касовий звіт», Звіт «Контрольна стрічка за касою», Звіт «Інформація по штрих коду», Звіт «Звіт по користувачах касирам», Звіт «Касовий журнал»

10. базова аналітична звітність: Звіт «Наявність, рух товару», Звіт «Інформація по товару»

11. зв’язок з головним аптечним закладом: Пункти меню «Імпорт документів», «Експорт документів», «Прийом пошти від зовнішніх контр агентів», «Журнал листів»

12. можливість перегляду довідників і перегляд залишків по даному підрозділу

II. Так само в конфігурацію «Аптека» входить наступний функціонал:

1. прихід товару від постачальника: Документ Прихід від постачальника, Документ Прихід по впровадженню

2. формування замовлення постачальникам на основі розрахунку потреби: Пункти меню «Підготовка замовлення», «Залишки, що не зменшуються», «Робота з прайслистами», «Довідник груп замовлення»

3. розцінка товару: «Довідник роздрібних націнок» «Довідник схем округлення» «Довідник спец груп» Пункт меню «Налаштування ціноутворення» (Адміністратор системи)

4. списання товару: Документ Акт списання

5. переоцінка товару: Документ Прихід з переоцінки, Документ Витрата на переоцінку

6. повернення товару постачальнику: Документ Повернення постачальнику.

7. дрібнооптовий продаж за безготівковий розрахунок: Документ Продаж за БГ.

8. повернення від дрібнооптового покупця проданого за безготівковий розрахунок товару;

Документ Повернення від організації

9. розподіл товару по аптечним пунктам

10. розширена консолідована аналітична інформація, Пункт меню «Аналітика по товару»

11. консолідована звітність; Пункт меню «Звіти — довідки»

Крім того, можливо централізоване ведення довідників в аптеці (в мережі з аптек та аптечних пунктів). Можливість централізованої розцінки товару, замовлення товару постачальникам. Автоматичне отримання реалізацій з аптечних пунктів та перегляд звітності по кожному пункту окремо. Замовлення товару для аптечних кіосків.

Переваги використання АСУ «М-АПТЕКА плюс»:

— Великий вибір конфігурацій системи: від аптечного пункту до оптового складу Модульність системи, що дозволяє у міру розвитку бізнесу розширювати базову конфігурацію і економити кошти

— Додаткові модулі, розсовують звичні межі аптечного бізнесу (on-line платежі, запит наявності товару в мережі)

— Інтегровані в систему електронні довідники лікарських засобів («Відаль»)

— Розширені можливості роботи з постачальниками, робота з зведеним прайс-листами,

— Збільшення обороту і асортименту товарів

— Можливість автоматичного формування замовлень

— Можливість вибору ціноутворення

— Розвинена дисконтна система (накопичувальна, пенсійна, знижка для вихідного дня і т.д.)

— Взаємодія з бухгалтерськими системами (1С, ТурбоБухгалтер)

— Організація роботи аптечних мереж, управління асортиментом в точках продажів

— Автоматизація магазинів і салонів оптики

— Розробка додаткового функціоналу під індивідуальні особливості бізнес-процесів замовника

— Можливість відпуску лікарських засобів за пільговими програмами Основоположні моменти складських програм ФОЛІО WinСклад. Версія 4

Автоматизація складського обліку від робочого місця продавця до директора;

Зберігання історії оплати кожного товару від моменту приходу на склад до продажу;

Облік партій товарів, термінів придатності.

Миттєве одержання будь-якої інформації про продажі, прибули й заборгованості по кожному товару, постачальника, дилера;

Передача і прийом даних з віддалених складів;

Передача бухгалтерських операцій в програми ФОЛІО, 1С, Турбо-Бухгалтер, Інфін, Інфо-Бухгалтер, Інотек-бухгалтер, Парус Реалізовані функції

— Прихід, розхід та оплата товарів

— Оформлення та друк первинних складських і платіжних документів.

— Резервування і повернення товарів

— Формування накладних «складання», що включають як операції витрат, так і приходу в одній накладній. Дозволяє, наприклад, у виробництві описати створення нових товарів з комплектуючих.

— Рахунки-фактури, книга покупок і книга продажів

— Використання готових комплектів товарів під час вводу.

— 6-ти рівневі класифікатори товарів.

— Перегляд взаємозв'язків платіжних і складських документів.

— Часткова оплата рахунків і накладних. Облік оплати за невідомі товари.

— Розрахунок ціни з урахуванням накладних витрат пропорційно сумі, вагою, кількістю та фасування товару, у валюті і рублях.

— Будь-яке число додаткових відпускних цін товару, у взаємозв'язку з організаціями та контрактами

— Переоцінка товарів і автоматичний перерахунок облікових цін (FIFO, LIFO, середня), інвентаризація.

— Ведення обліку в будь-яких валютах, автоматичний перерахунок з валютної ціни в рублеву.

— Великий набір прайс-листів і цінників.

— Контроль, управління та аналіз: Будь-яка інформація про наявність та рух товарів у кількісному, рублевому і валютному вираженні, картки складського обліку. Контроль заборгованості організацій в кількісному і сумовому вираженні. Аналіз руху товарів по організаціях, контрактами, групам товарів, повернень, оплаті, готівковим і безготівковим розрахункам і ін ознаками.

— Звіти про взаємодію з реалізаторами, постачальниками і покупцями.

— Можливість складання звітів з обираних користувачем параметрів.

— Графічне представлення будь-якого звіту, реєстру і таблиці програми.

— Облік ефективності реклами.

Додаткові можливості

— Генератор звітів, форм і прайс-листів (поставляється в комплекті програми ФОЛІО WinСклад Майстер клас).

— Експрес-розрахунок собівартості товарів.

— Ведення будь-якого числа складів в одній програмі.

— Обмін даними з видаленими складами за допомогою дискети і по модему.

— Передача бухгалтерських операцій в бухгалтерські програми ФОЛІО, 1С, Турбо-Бухгалтер, Інфін, Інфо-Бухгалтер, Парус

— Повна перенастроювання візуальних і друкарських форм у всіх стандартних звітах і екранах. Автоматіческое збереження установок.

— 4-х рівнева система розмежування доступу до складської інформації від продавця до директора.

— Передача даних в MS Excel.

Проза-Аптека — програмний комплекс, призначений для автоматизації обліку товарообігу на підприємствах роздрібної торгівлі медичними препаратами (аптеках, аптечних пунктах, аптечних кіосках), як в окремому взятій аптеці, так і в мережі аптек. Він забезпечує підтримку єдиного обліку за партіями у межах всієї торгової мережі. Саме це дозволяє забезпечити гнучке ціноутворення та знижки (враховуючи постачальників, умови постачання, групи товарів, сезонність, тощо), контроль бракованих серій та безліч інших не менше значущих функцій. Ціна від: 6500 грн.

Проза-Аптека забезпечує облік та контроль в аптеках:

1) на робочому місці провізора: Облік залишків медикаментів на складах та відділах, замовлення медикаментів з прайсів постачальників, контроль фальсифікату медичних препаратів, швидкий ввід накладних по штрих коду, зручний режим формування цін, друк цінників, штрих-кодів, накладних, взаєморозрахунки з дебіторами / кредиторами Облік витрат; контроль руху коштів; Фінансові та товарні звіти; проведення актів переоцінки; формування інвентаризаційних відомостей; адміністрування роботи фармацевтів

2) на робочому місці фармацевта: продаж медикаментів по штрих-коду, розрахунок з клієнтами по кредитних картках, індивідуальний дисконт для кожного клієнта, контроль залишків медикаментів у відділі

Робочі місця фармацевтів та провізора об'єднуються в єдину комп’ютерну ятір за допомогою стандартних засобів Ethernet.

Програмні модулі комплексу проза-Аптека:

* Проза-Аптека (робоче Місце провізора) — комплексний Облік медикаментів, формування звітів, аналіз діяльності аптеки.

* Проза-Адміністратор-повний контроль роботи фармацевтів.

* Проза-Термінал (робоче Місце фармацевта) — швидка та якісне обслуговування клієнта.

* Проза-Дисконт-індівідуальній дисконт для шкірного клієнта.

«IBS Аптека»

Конкурентні переваги:

детальна класифікація медикаментів з можливістю зберігання міжнародного класифікатора, інформації про діючі речовині, групах взаємозамінності і т. п.;

серійний облік медикаментів з відстеженням кінцевих термінів реалізації, веденням «чорних списків» фальсифікованих та неякісних серій, робота з сертифікатами якості;

автоматизована система формування заявок постачальникам;

гнучка система ціноутворення (облік цін виробника, контроль максимальної націнки, фіксовані ціни);

реалізація товару в різних видах упаковки (коробки, блістери);

імпорт-експорт електронних накладних в будь-яких форматах (MMO, CSV, XML тощо);

інтеграція з системами МОРІОН і LIKIS;

інтеграція з іншими поширеними обліковими системами: 1С, Акцент і т.п.;

обмін даними між точками в аптечній мережі в режимі реального часу;

інформація про залишки і ціни в аптеці, на складі та в інших аптеках мережі;

реєстрація роздрібних відмов;

фіксація та аналіз інформації про продажі в розрізі лікарів (при роботі з рецептами) і лікарень;

фіксація та аналіз реалізації в розрізі страхових компаній;

одночасна робота з декількома чеками з можливістю обслуговування наступного покупця під час складання медикаментів попередньому;

підтримка складних дисконтних і бонусних систем, в т. ч. іменних і накопичувальних.

Вартість системи: вартість рішення «IBS Аптека» визначається кількістю і складом робочих місць. Ціна мінімального пакета ПЗ для автоматизації однієї аптеки — 700 у.о.

IDS-Chemist дозволяє:

Автоматизувати процес отримання товару та опрацювання прихідних документів.

Здійснювати розрахунки з покупцями з використання чекових фіскальних принтерів.

Вести оперативний облік товарних запасів в кількісному та ціновому вираженні.

Здійснювати пошук товарів в прейскуранті за їх назвою, та отримувати інформацію щодо його наявності в будь якій аптеці мережі.

Вести єдину цінову політику Проводити обмін документами між офісом фірми та мережею аптек.

Отримувати оперативну інформацію по всіх філіалах (об'єми продаж, товарні залишки, собівартість товару, торгова виручка, надані знижки, наявність готівки).

Автоматизувати документообіг (накладні, замовлення медикаментів («дефектури»), звіти).

Автоматично формувати перелік товарів які необхідно замовити, на основі інформації щодо продажу за попередні періоди.

Отримати довідку про рух товару.

Формувати підсумкові, аналітичні звіти та прогнози.

Проводити оперативну інвентаризацію залишків товару.

Зберігати контактну інформацію про постачальників.

Вести штатний розпис підприємства, особові справи працівників.

Розмежовувати доступ до бази даних.

Мати можливість публікації інформації про наявність медикаментів в аптеках в мережі Інтернет.

Chemist значно спростив роботу працівників аптек оскільки в ньому передбачено автоматичне створення безлічі звітів. Крім того Chemist тісно взаэмодіє із торговим обладнанням, що значно прискорює обслуговування клієнтів.

Комплекс рішень для аптеки і фармацевтичного бізнесу включає такі лінії:

Linea мiнi — для невеликих аптек: опис, ціни.

Linea 7 — система автоматизації роботи аптечних мереж: опис, ціни Довідники ЖНВЛП (ЖНВЛС): опис, ціни Опис і призначення програми «Юніко-Фармація»

Програма здійснює автоматизацію таких процесів: аналіз руху товарів, формування замовлення товару, автоматизований обмін даними, ціноутворення, аналіз цін, клієнтська база, контроль ціни і націнки, вибір постачальника, порівняння цін постачальників, каса, дисконт, документообіг, накладні, обмін інформацією, звітність та інші корисні функції

Також забезпечується:

Контроль торгової націнки на перевищення гранично допустимої і нульову Резервування товару Вивантаження прайс-листа у форматі «Execel» для подальшого редагування, сортування та відправки Контроль витрати пільгових ЛС за кожним покупцем Автоматичне розділення видаткової накладної за ставками ПДВ товару Контроль на нульову торгову націнку Реалізований цілий ряд механізмів формування ціни реалізації в залежності від виду підрозділу (оптом або роздріб), типу операції (прихід, внутрішнє переміщення).

Спеціальні звіти для Фармації: «Специфікація до договору поставки», «Специфікація до договору поставки оплачених УЗО ЛЗ (для ЛПУ)», «Специфікація до договору поставки оплачених УЗО ЛЗ (для аптек)», «Реєстр відпустки ЛЗ та виробів медичного призначення», «Розрахунок вартості наданих послуг (додаток до акта наданих послуг)», «Акт повернення постачальнику (розбіжність за кількістю і якістю при прийманні товарно-матеріальних цінностей)», «Акт на списання», «Приймальний акт», «Накладна на внутрішнє переміщення», «Журнал реєстрації вантажів, що надійшли (АП-76)»