Робота із запитами в MS Access 97

ВСТУП.

Програмне забезпечення для роботи із базами даних використовується на персональних комп’ютерах досить давно. Взагалі, база даних — це набір записів й файлів, котрі організовані спеціальним чином. У комп’ютері, наприклад, можна зберігати прізвища й адреси друзів чи клієнтів. Можливо, зберігати усі свої листи, й смердоті згруповані по адресатам, чи набір файлів із даними по фінансовим справам: отримані чи виставлені рахунки, витрати по чековій книжці чи балансам. Один із типів баз даних — це документи, котрі набрані за допомогою текстових редакторів й згруповані за темами. Інший тип — файли електронних таблиць, котрі об'єднані в групи характером їхнього використання. Щоб керувати даними, котрі розкидані по сотням таблиць й файлів використовуються системи керування базами даних (СКБД). Microsoft Access 97 саме є такою системою.

Майже усі сучасні системи побудовані на реляційній моделі керування базами даних. Назва «реляційна» пов’язана із тім, що кожний запис в такій базі даних має інформацію, Яка відноситься лише до однієї конкретної об'єкту. У реляційній СКБД усі дані представлені в вигляді таблиць. Інформація про об'єкти визначеного виду представляється в табличному вигляді - в стовпчиках таблиці містяться різні характеристики об'єктів — атрибути (наприклад, адреси клієнтів), а рядки призначені для опису величин всіх атрибутів окремого об'єкта (наприклад, дані про конкретного клієнта). У випадку, коли використовуються функції СКБД для вибору інформації із однієї чи декількох таблиць (виконується запит, що є темою даної дипломної роботи), результат представляється у вигляді таблиці. Більше того, можна виконати запит з використанням результатів іншого запиту. Можна об'єднати інформацію із декількох таблиць чи запитів.

Система керування базами даних дає можливість контролювати структуру й опис даних, роботу із ними й організацію колективного користування інформацією. СКБД також суттєво збільшує можливості й полегшує каталогізацію й ведення великих об'ємів інформації, котра зберігається в численних таблицях. СКБД включає у собі три основних типу функцій: визначення даних, їхні обробка і керування даними. Усі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access.

У базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі. Таблиця — об'єкт, який використовується для збереження даних. Таблиця складається із полів (стовпчиків), в які зберігаються різні дані, й записів (рядків). У записи зібрана вся інформація про деякий об'єкт. Запит — об'єкт, який дозволяє користувачу отримати потрібні дані із одної чи декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE (запит по зразку) чи інструкцію SQL. Можна створювати запити на вибірку, поновлення, видалення чи додавання даних. За допомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи дані із одної чи декількох існуючих таблиць. Форма — об'єкт, призначений в основному для введення даних, відображення їхнього на екрані чи керування роботою додатку. Звіт — об'єкт, призначений для створення документа, який в подальшому може бути роздрукований чи включень до документа іншого додатку.

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ НА ВИБІРКУ ДАНИХ.

Запити дають широкі можливості для вибору, сортування й обчислення із використанням даних однієї таблиці. Дуже важливо вміти використовувати дані із пов`язаних таблиць, допомагає будувати багатотабличні запити майстер запитів.

Запит на вибірку можна використовувати задля відбору даних, але й й для їхні поновлення. Запит на вибірку має ряд властивостей, котрі можна використовувати для зміни роботи запиту.

У режимі таблиці доступні сам різні операції із даними — огляд, сортування, фільтрація, поновлення й друк. Алі достатньо часто припадати проводити обчислення й огляд даних із декількох таблиць. Відобразити потрібні дані можна за допомогою запитів.

Після виконання запита на вибірку (який відбирає інформацію із таблиць й інших запитів бази даних, у тому годину як при виконанні запиту на зміну дані вставляються, поновлюються чи видаляються) Microsoft Access створює набір записів, котрі містять відібрані дані. У більшості випадків із набором записів можна працювати так саме, як із таблицею: можна проглянути й відібрати інформацію, роздрукувати й поновити дані. Алі на відміну від реальної таблиці, цей набір записів фізично над базі даних. Access створює набір записів із даних таблиць лише под годину виконання запиту. Якщо змінити дані в наборі записів, Access внесе відповідні зміни в таблицю, на базі які побудований запит.

При вивченні форм й звітів виявляється, що запити є найкращим способом виділення даних, необходимых для вирішення визначеного заподіяння. Запити можуть слугувати джерелами даних таких елементів керування, як список й полі зі списком, що спрощує введення даних.

Щоб відкрити вікно нового запиту в режимі конструктора, й вікні бази даних потрібно перейти на вкладку Запит й натиснути кнопку Створити, котра міститься із правого боці від списку запитів. Access відкриє вікно діалогу Новий запит. Ми є вибір: створити запит самостійно в режимі конструктора чи скористатися допомогою майстра на одне із декількох типів запитів. Щоб відкрити існуючий запит в режимі конструктора, треба виділити його ім`я на вкладці Запит й натиснути кнопку Конструктор. Запит відкривається в режимі Конструктор. У верхній частині вікна запиту знаходяться списки полів (назви стовпчиків таблиці), в нижній частині - бланк запиту.

Вибір даних із однієї таблиці.

Одна із переваг запитів є ті, що смердоті дозволяють достатньо швидко відібрати необхідні дані із декількох заговорили українською у «язаних таблиць. Алі запити корисні й при роботі із одною таблицею. Всі методи, котрі використовуються для роботи із єдиною таблицею, підходять й для складних багатотабличних запитів.

Найкраще на створити запит на основі одної таблиці так: відкрити вікно бази даних, вибрати потрібну таблицю, розкрити список кнопки Новий об'єкт на панелі інструментів й вибрати пункт Новий запит й натиснути кнопку ОК (якщо ряд Ім'я таблиці не виводиться в бланку запиту, слід вибрати команду Вид/Имена таблиць). Відкривається вікно конструктора, воно та розділене на дві частини (малий. 1). У верхній частині знаходяться списки полів таблиць чи запитів, на підставі які створюється новий запит. У нижній розміщений бланк QBE (Query By Example — запит по зразку), в якому виконується вся робота по створенню нового запиту. Кожний стовпчик бланку представляє одне полі, яку використовується в запиті. Поле може просто належати одній із таблиць, бути обчислюваним (його значення розраховується однієї чи декількох полів таблиці), чи підсумковим, яку використовує одну з вбудованих функцій Microsoft Access.

Малий. 1. Вікно бланка запиту.

Полях запиту можна надавати імена, котрі будуть відображатися й заголовках стовпчиків при виведенні набору записів запиту, а генерації обчислюваних полів можна використовувати вирази будь-якого ступеня складності.

У зв’язку із тім, що був виконана команда Вид/Имена таблиць, в даному рядку бланка запиту Access виведе ім'я таблиці, із якої вибране полі. У третьому рядку бланка можна задати, чи потрібно виконувати сортування по вибраному чи обчислюваному полю.

Прапорці в бланку Висновок на екран відповідають за вивід на екран полів в наборі записів. По замовчуванню Access виводить на екран усі поля, котрі містить бланк запиту. Алі деякі поля включаються в запит лише для відбору потрібних записів, а виводити їхні на екран зовсім не обов`язково. Щоб виключити таке полі із набору записів, треба зняти його прапорець в рядку Висновок на екран.

Для введення умів відбору записів використовується ряд Умова відбору й ряд или.

Першим кроком при створенні запиту є вибір полів, котрі включаються в набір записів. Це можна зробити, просто перетягнувши полі потрібен стовпчик бланка зі списку полів в верхній частині вікна. При перетягуванні поля вказівник ведмедика перетворюється на маленьке прямокутник.

Якщо потрібно включити в запит усі поля таблиці, то достатньо перетягнути значок «*» зі списку полів в бланк QBE.

Інший спосіб вводити на запит усі поля таблиці - це двічі клацнути на заголовку списку полів в верхній частині вікна: таким чином виділяються усі поля таблиці. Потім перетягнути виділені поля була в ряд Поле бланка запиту. Вказівник миші перетвориться в значок із зображенням декількох прямокутників, який показує, що перетягуються декілька полів. Колі відпускається кнопка миші, Access помістить в бланк запиту усі поля таблиці.

Встановлення властивостей полів.

У загальному випадку поля, котрі виводяться в наборі записів запиту, наслідують властивості для відповідних полів таблиці. Можна задати інші значення наступних властивостей: Опис (інформація, котра виводиться в рядку стану вікна запита в режимі таблиці, коли полі стає поточним), Формат поля (представлення даних на екрані), Кількість десяткових знаків (для числових даних), Маска введення й Підпис (заголовок стовпчика).

Щоб задати властивості деякого поля, потрібно клацнути на любій чарунці відповідного стовпчика в бланку запита й натиснути кнопку Властивості на панелі інструментів чи вибрати команду Вид/Свойства.

Введення умів відбору.

Якщо потрібно відібрати записи із конкретним значенням поля, треба запровадити його чарунку Умова відбору цого поля. Текстове значення, яку використовується в якості умови відбору, повинне бути вміщене в лапки.

У випадку, якщо нас цікавить декілька значень, вводяться у ряд Умова відбору й розділяються логічним оператором OR.

Колі вводяться умови відбору для декількох полів, то усі вирази в рядку Умова відбору чи в рядку чи повинні приймати значення Істина для будь-якого запису, який включається в набір записів запиту. Це означає, що Access виконує логічну операцію AND над умовами відбору, котрі знаходяться в одному рядку. Щоб результат операції AND мав значення Істина, умови повинні бути істинними; лише в цьому випадку запис відбирається запитом. Наприклад, ми вибираємо записи із таблиці, в якій знаходяться дані про робітників. Умовою відбору обрано полі Загальний стаж й його значіння:

>10 AND =10 And.