Загальна характеристика міжнародного стандарту ISO 15489

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами у галузі управлінської діяльності. Стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики і процедур — більш швидкий і ефективний пошук документної інформації.

Стандарт стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов’язані створювати та використовувати документи. Він визначає обов’язки організації під час реалізації процесів документування, надає рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов’язаних з нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації. Управління документацією розглядається у міжнародному стандарті як частина системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14 001. Стандарт ISO 15 489 є викладом оптимальної методики управління документацією, яка призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробників нових інформаційних програм і систем, щоб забезпечити відповідність цих програм та систем вимогам управління документацією. Загальний концептуальний характер стандарту робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією.

Стандарт складається з двох частин.

Частина 1 «Загальні положення» містить виклад загальних принципів управління документацією в державних і недержавних організаціях, що створюють документи.

Ці принципи полягають у визначенні й документальному оформленні:

• § основних правил та стандартів роботи з документами в організації (політика організації в сфері управління документацією);
• § повноважень та відповідальності працівників організації у роботі з документацією;
• § діловодних технологій і процедур. Крім того, управління документацією повинно включати створення та застосування спеціальних систем для управління документами, інтегрованих в загальну систему управління та управлінські процеси організації.

У цій частині також викладені загальні засади розроблення та впровадження систем документації, подано опис процесів управління документацією, наголошується на необхідності регулярного моніторингу відповідності цих процесів визначеним в організації правилам і стандартам та наявності постійної програми навчання роботі з документами.

Частина 2 «Методичні рекомендації» містить опис методики, що дозволяє реалізувати принципи управління документацією, описані у першій частині Стандарту.

Частина 1 призначена для використання менеджерами в організаціях, спеціалістами з управління документацією, інформацією та всіма іншими працівниками організації та фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), зобов’язаних створювати та використовувати документи у своїй діяльності.

Частина 2 призначена для використання спеціалістами з управління документацією та працівниками, до обов’язків яких входить управління документацією в організації. Частина 2 забезпечує єдину методологію застосування частини 1 стандарту у всіх організаціях, що прагнуть налагодити процес управління документацією відповідно до вимог ІSО. Крім того, розробники стандарту підкреслюють, що стандарт призначається і для вищого керівництва організацій.

У Стандарті, зокрема, визначена відповідальність організацій за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами («політика») в організації повинні бути визначені та зафіксовані у документі, підписаному вищим керівництвом організації. Обов’язки повинні бути розподілені між усіма працівниками організації, які в процесі своєї діяльності створюють документи, та відображені в їхніх посадових інструкціях.

Сумісність та узгодженість двох частин стандарту показана у двох таблицях-додатках з перехресними посиланнями на статті цих частин. До кожної частини є алфавітний покажчик.

В умовах розвитку світової торгівлі організації, що застосовують даний стандарт, можуть бути впевненими у тому, що їх принципи та технології роботи з документами прийняті у всьому світі. Для організації, що працює у кількох країнах з особливими національними системами діловодства, новий стандарт допоможе створити єдину функціональну систему управління документацією. Стандарт схвалено Міжнародною радою архівів, яка рекомендувала його до застосування всім утворювачам документів — як державним, так і приватним.