Розробка автоматизованого робочого місця управління замовленнями у малому бізнесі (ПП «Сігма»)

Міністерство освіти і науки України Бердянський університет менеджменту і бізнесу Факультет інформаційних систем і технологій Кафедра інформаційних систем і технологій Затверджую Завідувач кафедри М.В. Скрипіцин

21.05.2010

Пояснювальна записка на дипломний проект освітньо-кваліфікаційного рівня «спеціаліст»

за напрямком підготовки (спеціальністю) 7.8 040 Інформаційні управляючі системи і технології

за темою: «Розробка автоматизованого робочого місця управління замовленнями у малому бізнесі (ПП „Сігма“)»

Студент группи СТ-61 А. О. Краснов Керівник ДП доцент Е.Ю. Лактіонов Консультанти:

Проектно-констр. Розділ доцент Е.Ю. Лактіонов Організац.-економ. Розділ асистент Н. М. Порватова Графічна документація ст.викл. Н.В. Тітова Нормоконтрольст.викл. Н.В. Тітова

Реферат Дипломна робота: 87 с., 21 рис., 13 табл., 17 джерел, 1 додаток.

Об'єкт дослідження — підприємства малого бізнесу у сфері торгівлі та обслуговування населення.

Предмет дослідження — інформаційні процеси у організації роботи малого підприємства «ПП Сігма» .

Ціль роботи — розробка інформаційних моделей та розробка програмного забезпечення автоматизованого робочого місця управління замовленнями малого підприємства «ПП Сігма» .

Методи дослідження — системний аналіз, методи побудови інформаційних систем.

Методи розробки — об'єктно-орієнтований аналіз, об'єктно-орієнтоване проектування і програмування, сучасні інструменти розробки програмного забезпечення — Microsoft Visio, Microsoft Access, Borland Delpi.

Практична значущість результатів, отриманих в ході проведеного дослідження та розробки, полягає в тому, що застосування на практиці результатів дипломної роботи дає можливість поліпшити організацію роботи малого підприємства «ПП Сігма» .

Реферат

Дипломная работа: 87 с., 21 рис., 13 таблиц., 17 источников, 1 приложение.

Объект исследования — предприятия малого бизнеса в сфере торговли и обслуживания населения.

Предмет исследования — информационные процессы в организации работы малого предприятия «ПП Сигма» .

Цель работы — разработка информационных моделей и разработка программного обеспечения автоматизированного рабочего места малого предприятия «ПП Сигма» .

Методы исследования — системный анализ, методы построения информационных систем.

Методы разработки — объектно-ориентированный анализ, объектно-ориентированное проектирование и программирование, современные инструменты разработки программного обеспечения, — Microsoft Visio, Microsoft Access, Borland Delpi.

Практическая значимость результатов, полученных в ходе проведенного исследования и разработки, заключается в том, что применение на практике результатов дипломной работы дает возможность улучшить организацию работы малого предприятия «ПП Сигма» .

Abstract

Degree work: 87 p., 21 pic., 13 tabl., 17 sourc., 1 app.

Research object — the automated control system of Co Ltd Akva.

A purpose of work is creation of the automated subsystem of management the sale of LTD «Sigma» .

Research methods — system analysis, methods of construction of the informative systems.

Methods of development are the object-oriented analysis, object-oriented planning and programming, modern instruments of software development — Microsoft Visio, Microsoft Access, Borland Delpi.

The practical significance of the results obtained in the course of research and development is that the use of the result of thesis provides an opportunity to seize the organization of workers of LTD «Sigma» .

Зміст

• Перелік умовних позначень, символів, одиниць, скорочень і термінів
• Введення
• 1. Проектно-конструкторський розділ
• 1.1 Загальносистемні рішення
• 1.1.1 Загальні положення
• 1.1.2 Опис процесу діяльності
• 1.1.3 Опис функцій, які автоматизуються
• 1.1.3.1 Ведення замовлень
• 1.1.3.2 Формування списку замовлень
• 1.1.3.3 Ведення списку послуг
• 1.1.3.4 Ведення списку матеріалів
• 1.1.3.5 Ведення списку груп послуг
• 1.1.3.6 Ведення списку груп матеріалів
• 1.1.3.7 Формування кошторису на замовлення
• 1.1.3.8 Формування звіту по кошторису для друку
• 1.1.4 Опис постановки завдання
• 1.2 Рішення з інформаційного забезпечення
• 1.2.1 Перелік вхідних даних
• 1.2.2 Перелік вихідних даних
• 1.2.3 Опис інформаційного забезпечення
• 1.2.3.1 Логічна модель даних
• 1.2.3.2 Схема бази даних
• 1.3 Рішення з технічного забезпечення
• 1.4 Рішення з математичного забезпечення
• 1.4.1 Змістовна постановка транспортнї задачі
• 1.4.2 Формальна модель транспортної задачі
• 1.4.3 Метод потенціалів
• 1.4.3.1 Схема алгоритму
• 1.4.3.2 Метод північно-західного кута
• 1.4.3.3 Метод найменшої вартості
• 1.4.3.4 Метод Фогеля
• 1.4.3.5 Приклад рішення задачі
• 1.5 Опис програмного забезпечення
• 1.5.1 Вибір інструментів розробки
• 1.5.1 Форми та модулі програми
• 1.5.2 Опис модулів і класів системи
• 1.5.3 Схема обробки дій користувача
• 2. Технологічний розділ
• 2.1 Керівництво користувача
• 2.1.1 Введення
• 2.1.2 Головна форма
• 2.1.2.1 Список замовлень
• 2.1.2.2 Форма вводу нових замовлень
• 2.1.2.2 Панель інструментів
• 2.1.3 Головне меню
• 2.1.4 Меню «Данные»
• 2.1.4.1 Пункт меню «Сметы»
• 2.1.4.2 Пункт меню «Печать»
• 2.1.4.3 Пункт меню «Справочники»
• 2.1.4.4 Пункт меню «Вихід»
• 2.1.5 Меню «?»
• 2.2 Обробка помилок
• 3. Техніко-економічний розділ
• 3.1 Загальні положення
• 3.2 Вихідні дані для розрахунку
• 3.3 Визначення трудомісткості та тривалості розробки програми
• 3.4 Розрахунок витрат на розробку програми
• 3.5 Розрахунок поточних витрат реалізації та мінімальної ціни продажу програми
• 3.6 Економія у споживача програмного продукту
• 3.7 Розрахунок економічної ефективності проекту
• 3.8 Висновки
• Висновки
• Перелік посилань
• Додаток Вихідний код програми

Перелік умовних позначень, символів, одиниць, скорочень і термінів

АРМ-автоматизоване робоче місце;

АС-автоматизована система; БД-база даних;

ІЗ-інформаційне забезпечення; ІС-інформаційна система;

ПЗ-програмне забезпечення; ПП-програмний продукт;

СУБД-система управління базами даних;

CASE-Computer-Aided Software/System Engineering — система автоматизованої розробки програмного забезпечення;

CLRCommon Language Runtime — середовище часу виконання коду, в якому забезпечується ефективна взаємодія застосувань;

DDL-Data Definition Language — мова визначення даних;

ER-модель-Entity Relationship — модель «суть-зв'язок» ;

IDE-Integrated Development Environment — интегрироване середовище розробки;

IDEF-Integrated Computer-Aided Manufacturing — методологія комп’ютерного моделювання складних систем;

RAD-Rapid Application Development — методологія швидкої розробки застосувань;

RUP-Rational Unified Process — методологія уніфікованих процесів розробки програмного забезпечення;

VB-мова програмування и середовище розробки Visual Basic;

SADT-Structured Analysis and Design Technique — методологія функціонального моделювання;

SQL-Structured Query Language — структурована мова запитів;

VBA-Visual Basic for Applications — технологія програмування у офісних застосуваннях Microsoft;

UML-Unificated Model Language — уніфікована мова моделювання.

Вступ За останнє десятиліття інформація стала одним з найдорожчих ресурсів у світі. З кожним роком її роль в умовах насиченого ринку, твердої конкуренції й особливо в умовах диверсифіцированного виробництва усе більш зростає. Фірми, здатні знаходити й ефективно використовувати у своїх цілях інформаційні ресурси, процвітають і стають більш значніше у своїх позиціях на ринку. При цьому, дане зтвердження справедливе по відношенню, як до великих підприємств, так і до підприємств, які прийнято відносити до сфери малого і середнього бізнесу.

З інформацією нерозривно зв’язане поняття організаційних комунікацій. Під ними розуміють процес обміну інформацією, необхідної для прийняття управлінських рішень. Зрозуміло, що добре налагоджені комунікації значно підвищують цінність використовуваної інформації. Фірма, що володіє ефективними комунікаціями, набагато більш сприйнятлива до ринкових змін, вона більш мобільна і стійкіша за своїх конкурентів. Це відбувається завдяки тому, що інформація, по суті справи, є також невід'ємною складовою операційних або бізнесів-процесів компанії. В даний момент однієї з основних критичних областей інформаційної взаємодії є область управління збутом. Це справедливо для багатьох компаній, бізнес яких в основному спрямований на торгівлю широкою номенклатурою товарів. У даному випадку проблеми управління збутом багато в чому будуть визначати внутрішню конкурентноздатність підприємства. Незважаючи на досить просту організаційну структуру, велику кількість внутрішніх і зовнішніх процесів фірми, їхня складність і взаємовплив обумовлюють необхідність приділяти саму серйозну увагу інформаційному забезпеченню цих процесів, а також шукати шлях до постійного удосконалювання каналів комунікацій як усередині підприємства, так і стосовно зовнішнього оточення[1]. З урахуванням розвитку сучасних засобів комунікацій, вирішити зазначену проблему можливо на основі використання технологій автоматизованої передачі й обробки даних у режимі реального часу, що не тільки забезпечить ефективність процесу управління, але і якість, і своєчасність прийнятих управлінських рішень. Дане зтвердження можна вважати справедливим і для торгової фірми «Сігма», що була обрана як об'єкт дослідження даної дипломної роботи.

Попередній аналіз діяльності підприємства в рамках предметної області управління торговим підприємство дозволяє сформулювати мету роботи: Розробити проект створення автоматизованої підсистеми управління збутом компанії, що, з одного боку, повинна підвищити ефективність управлінських і комунікаційних процесів фірми, а з іншої являтися основою для формування надалі загальфірмової інтегрованої системи управління компанією.

Досягнення поставленої мети потребує рішення в роботі наступних основних задач:

— проаналізувати суть|сутність,єство| завдань|задача| відділу збуту;

— формалізувати розрахунки;

— обґрунтувати розробки по всіх видах забезпечення;

— охарактеризувати вхідну, постійну, проміжну і результатну інформацію;

— реалізувати вибраний варіант проекту.

Основна перевага автоматизації - це скорочення надмірності даних, що зберігаються, зменшення витрат на багаторазові операції оновлення надмірних копій і усунення можливості виникнення протирічь із-за зберігання в різних місцях відомостей про один і той же об'єкт, збільшення міри достовірності інформації і збільшення швидкості обробки інформації; усунення зайвої кількості внутрішніх проміжних документів, різних журналів, тек, заявок, повторного внесення однієї і тієї ж інформації до різних документів.

Розроблена система є прикладом досить простої автоматизованої системи управління. Дана розробка відрізняється, перш за все, простим і інтуїтивним інтерфейсом і невисокою вартістю.

Ці переваги досягаються за рахунок використання сучасних методів і інструментів розробки програмного забезпечення. За останній час з’явилося багато нових інструментів проектування і програмування, які дозволяють розробляти якісні застосування малими силами розробників та у короткий термін.

У даному дипломному проекті використовується середовище розробки Borland Delphi і СУБД MS Access.

Мета даного дипломного проекту — створення автоматизованого робочого місця управління замовленнями малого підприємства «ПП Сігма» .

Об'єкт дослідження — підприємства малого бізнесу у сфері торгівлі та обслуговання населення.

Предмет дослідження — інформаційні процеси у організації роботи малого підприємства «ПП Сігма» .

Методи дослідження — системний аналіз, методи аналізу інформаційних систем.

Методи розробки — об'єктно-орієнтований аналіз, об'єктно-орієнтоване проектування і програмування, сучасні інструменти розробки програмного забезпечення — Borland Delphi, Microsoft Access.

1. Проектно-конструкторський розділ

1.1 Загальносистемні рішення

1.1.1 Загальні положення

Дослідження будь-якого складного об'єкта, яким є сучасна організація діюча в умовах зовнішнього оточення, що динамічно розвивається, повинні випереджати вибір методології аналізу. На сьогоднішній день такою методологією, що представляє організацію у виді сукупності взаємозалежних елементів, що підлягають впливу ззовні, є методологія системного аналізу.

З погляду цієї методології, управління організацією являє собою досить складний процес, ефективно здійснювати який неможливо, керуючись лише простими, сухими, заученими формулами. Керівник повинен поєднувати розуміння загальних істин і положень, а також значимості численних варіацій, завдяки яким ситуації відрізняються одна від іншої. Він повинний вміти адаптуватися до постійно мінливих умов зовнішнього оточення. В умовах ринку ніщо не відбувається не вмотивовано, усе має свою причину, усе визначається складним переплетенням впливу багатьох перемінних зовнішнього і внутрішнього середовища організації.

Методологія системного підходу дозволяє розглядати організацію як складну відкриту систему, як єдине ціле, з урахуванням усіх зовнішніх і внутрішніх взаємозв'язків (див. рис. 1.1). Системний підхід дає можливість виявити і чітко сформулювати проблеми в організації в умовах невизначеності зовнішнього оточення, визначити стратегію її розвитку, точно задати функціонально-необхідні і паразитні входи і виходи; установити структуру організації як системи та зв’язки між структурними складовими; проаналізувати системні зв’язки між постачальниками, споживачами і т.д. [6,7].

Рисунок 1.1 — Системне представлення організації з урахуванням її бізнес процесів З погляду системного представлення організації, її зовнішнє середовище містить у собі такі елементи, як споживачі, конкуренти, урядові органи, постачальники, фінансові організації і джерела трудових ресурсів, релевантні стосовно операцій організації. Ключовою крапкою бізнес-оточення фірми є «споживач» .

Основою завдання даної проектованої системи являється облік, контроль і оперативне регулювання господарських операцій по управлінню збутом, підготовка стандартних документів для зовнішнього середовища (рахунків, інвентаризації, статистики). Оперативне управління господарськими процесами складає від одного до декількох днів і реалізує реєстрацію подій, наприклад оформлення і моніторинг виконання замовлень, прихід і витрату матеріальних цінностей і т.д. Ці завдання мають ітеративний, регулярний характер, виконуються безпосередніми виконавцями господарських процесів (робітниками, комірниками, адміністраторами і т.д.) і пов’язані з оформленням і пересилкою документів відповідно до чітко заданих алгоритмів. Результати виконання господарських операцій реєструються у відповідних журналах. Автоматизація цих процесів дозволить зберігати інформацію в одній базі даних, інформація в яку буде вводиться швидко і зручно. Користувачем цієї системи буде людина, що займається обліком товарів на складах, прийомом замовлень, а також поточною випискою витратних документів і оприбутковуванням товарів, що щойно поступили. Інформаційна система дозволить позбавити співробітника від рутинної повсякденної роботи по виписці рахунків на оплату, роботи по перерахунку (інвентаризації) продукції. Оскільки раніше документи виписувалися уручну, в яких вказувалися реквізити, що повторювалися, а також великий перелік номенклатури — це займало багато часу. Автоматизація дозволить значно скоротити час. Співробітникові потрібно буде тільки вибрати із списку відповідного клієнта, його замовлення і відправити на друк документ. У друкарській формі автоматично опиняться всі необхідні реквізити відповідно до встановленої форми друку документів.

Щоб зробити звіт, необхідно зібрати потрібні дані шляхом пошуку їх у відповідних документах, якщо це звіт за рік, то необхідно буде проглянути всі документи за цей рік, на що піде величезна кількість часу. При виведенні підсумків по звіту необхідна точність в розрахунках, що не завжди виходить навіть у фахівця своєї справи. Ці і багато інших задач зможе вирішити проектована інформаційна система. При пошуку потрібного об'єкту (суми, документа, кількості), якщо не буде відомий документ, в якому його шукати, потрібно буде перегорнути всю купа документів і проглянути кожну позицію. Автоматизація дозволить зробити вибірку по цій позиції і значно скоротить обсяг відповідних документів або зведе до одного єдиного потрібного документа.

Виникають складнощі і з складанням прайс-листа. Якщо на склад привезли новий вигляд товарів або якщо змінилася ціна на старі товари, необхідно буде наново переробляти весь прайс-лист. Впровадження автоматизованої системи дозволить автоматично робити всі ці дії при додаванні нової позиції номенклатури. За рахунок скорочення часу на виконання довгих рутинних робіт, можна підвищити продуктивність праці співробітника, який може тепер виконувати не тільки свою роботу, але і узяти на себе ряд інших обов’язків. Створення власної автоматизованої системи дозволить врахувати всі особливості, треба бути розробити тільки те, що потрібне, і так як потрібно. Аналіз по підприємствах, де вже використовуються розроблені на стороні програмні продукти, показує, що є великі проблеми із супроводом, зв’язані, перш за все, із тим, що підприємство, що автоматизується, і розробник знаходяться в різних містах. У зв’язку з цим, між замовленням на яке-небудь доопрацювання і результатом проходить, як правило, багато часу. Також будь-яка доробка стороннім розробником звичайно дуже дорого коштує користувачеві. Своя власна розробка інформаційно-програмної системи також коштує недешево для фірми і також має свої вади, але за правильним підходом до розробки ці ризики можна значно мінімізувати.

1.1.2 Опис процесу діяльності

ПП «Сігма» знаходиться на українському ринку близько чотирьох років. На території фірми виділена площа під склади, де зберігаються усі види матеріалів, необхідних для ремонту. Тому адміністратор може контролювати наявність матеріалу на складі, відвантаження, вантаження і проводити інвентаризацію в безпосередній близькості від офісу. Завдяки цьому спрощена схема документообігу. Матеріали надходять безпосередньо із оптових складів фірм-постачальників і використовується за необхідністю для послуг, що потребують даний вид матеріалів. Організація здійснює доставку своїх матеріалів до місця проведення ремонтних робіт.

Номенклатура матеріалів, що використовується для ремонту, складає декілька сотень найменувань і постійно збільшується. Також із розвитком ПП зростає різновид і кількість послуг, що надаються. Організація здійснює ремонтні роботи як за готівку, та і за безготівковий розрахунок.

У зовнішній системі ПП «Сігма» виконує роль особи, яка надає послуги юридичним і фізичним особам, які потребують послуг, використовуючи матеріали різних виробників. Наочно це можна побачити на рис. 1.2.

Рисунок 1.2 — Схема зовнішнього середовища фірми «Сігма»

Внутрішня організаційна структура фірми є схемою, що зображена на рис. 1.3. На чолі фірми — приватний підприємець, який вирішує в основному управлінські питання, а також питання стратегічного характеру. Він контролює діяльність всіх відділів. Також в його компетенції питання руху фінансових потоків. Закупівлею матеріалів займається відділ постачання. У його функції також входить пошук нових постачальників з вигіднішими умовами постачання. Цей відділ вирішує питання закупівлі по всьому асортименту необхідних матеріалів. Закупівля проводиться на підставі даних ремонтного відділу, або заявок клієнтів.

Рисунок 1.3 — Внутрішня структура організації

К відділу бухгалтерії відноситься тільки бухгалтер. Він веде бухгалтерський облік, зводить баланс, різні стрічні звірки, рахує всі податки і вирішує питання, що виникають у відділах, що знаходяться в його підпорядкуванні.

Автоматизована система призначена для вирішення завдань відділу збуту. Основні завдання цього відділу — це пошук клієнтів, укладення з ними договорів, установка термінів, умов постачання і оплати товару, здійснення прийому замовлень від покупців.

До ремонтного відділу відноситься майстер з ремонтних робіт і робітники-ремонтники.

Майстер з ремонтних робіт приймає закази від клієнтів, розраховує скільки потрібно матеріалів на ремонтні роботи. Передає перелік матеріалів менеджерам відділу постачання та завдання робітникам-ремонтникам.

Менеджери відділу постачання приймає заявку на видачу матеріалів від майстра ремонтних робіт, та видає необхідні матеріали робітникам-ремонтникам.

1.1.3 Опис функцій, які автоматизуються

У даному програмному продукті були спроектовані і розроблені наступні функціональні можливості:

— формування списку замовлень;

— ведення замовлень;

— ведення списку послуг;

— ведення списку матеріалів;

— ведення списку груп послуг;

— ведення списку груп матеріалів;

— формування кошторису на замовлення;

— формування звіту по кошторису для друку.

Тепер розглянемо кожен пункт окремо і визначимо конкретніше, що саме і яким чином автоматизовано.

1.1.3.1 Ведення замовлень

Веденням замовлень займається майстер з ремонтних робіт. Після формування списку матеріалів для ремонтних робіт майстер записує в книгу замовлень усю інформацію про клієнта та замовлення. Вручну вираховує скільки буде коштувати послуга клієнтові, включаючи вартість необхідних матеріалів, та передає інформацію бухгалтеру. В цій ситуації важко продивитися скільки замовлень робив даний клієнт, на яку суму, останне його замовлення та інше. При роботі із програмою заведенням у базу даних усіх замовлень повинен займається майстер з ремонтних робіт. Після прийняття замовлення він складає список усіх необхідних для роботи матеріалів і формує замовлення у програмі.

1.1.3.2 Формування списку замовлень

Оскільки уся інформація вводиться і зберігається в базі даних, то ми можемо отримати оперативну інформацію про кількість і вміст замовлень. Це набагато простіше ніж передивлятися усі рядки в книзі замовлень.

1.1.3.3 Ведення списку послуг

Коли клієнт приходить і робить замовлення на ремонтні роботи, майстер з ремонтних робіт складає перелік необхідних послуг, які потрібно виконати, виходячи з слів клієнта. Перелік необхідних послуг майстер визначає по книзі послуг. Це дуже не зручно. Оскільки найменування робіт можуть бути надто довгими, то майстер майже завжди робить скорочення найменування послуг. Тому одна й та ж послуга може бути записана по різному. Це викликає претензії у деяких клієнтів. Тому набагато краще мати довідник послуг, який буде містити повний перелік послуг. У довідник достатньо один раз ввести найменування послуги і вказати вартість даної послуги. Потім достатньо просто вибирати дану послугу зі списку послуг і вона автоматично з’явиться в сформованому замовленні. Також автоматично навпроти послуги з’явиться її вартість.

1.1.3.4 Ведення списку матеріалів

Отримавши замовлення майстер окрім перегляду списку послуг повинен переглянути список матеріалів для того, щоб переконатися, що матеріал існує і подивитися скільки він коштує. Якщо майстер не пам’ятає ціну матеріалу, то її визначення може зайняти деякий час. Для серйозної ремонтної роботи, яка вимагає великого достатку матеріалу, розрахунок вартості матеріалів може зайняти кілька хвилин. При великій кількості клієнтів це неприйнятно. До того-ж оскільки деякі найменування матеріалів є досить довгими майстер пише постійно скороченнями, що викликає труднощі у нового персоналу ремонтників, які мають отримати зазначені матеріали. Програма пропонує одноразово ввести матеріал в довідник, а також його ціну, а потім автоматично вибирати цей матеріал. До того ж ціна матеріалу і його загальна вартість будуть розраховуватися автоматично.

1.1.3.5 Ведення списку груп послуг

Оскільки список послуг є досить великим, то його необхідно досить таки довго шукати. Набагато грамотніше буде розбити всі послуги на групи. Наприклад, якщо вам необхідна послуга укладання лінолеуму, то не потрібно шукати дану послугу з усього переліку, а досить вибрати групу підлоги і там з невеликого списку знайти необхідну нам послугу. Грамотне ведення даного довідника збереже безліч часу майстру і клієнтам.

1.1.3.6 Ведення списку груп матеріалів

Оскільки список матеріалів є досить великим, то певний матеріал необхідно довго шукати. Набагато грамотніше буде розбити всі матеріали на групи. Наприклад, якщо вам необхідний матеріал жалюзі пластикові червоні, то не потрібно шукати даний матеріал з усього переліку, а досить вибрати групу жалюзі і там з невеликого списку знайти необхідний нам матеріал. Грамотне ведення даного довідника збереже безліч часу майстру і клієнтам.

1.1.3.7 Формування кошторису на замовлення Ця функція спрощує формування кошторису на замовлення. Тепер не потрібно вручну заповнювати документ. По вже сформованому замовленню кошторис формується за частки секунди. Це набагато швидше, ніж вручну переписувати всі дані. При електронному документообігу немає потреби по кілька разів заводити одну й ту ж інформацію.

1.1.3.8 Формування звіту по кошторису для друку

Коли кошторис на замовлення вже сформований, його можна легко роздрукувати. Для цього розроблена спеціальна форма для друку. Сформований за частки секунди кошторис можна настільки ж швидко послати на друк. До того ж у формі передбачена спеціальні можливості, які дозволяють керувати масштабом звіту, здійснювати навігацію по звіту, здійснювати налаштування друку.

1.1.4 Опис постановки завдання

Виходячи з сучасних вимог, що пред’являються до якості роботи фінансової ланки приватного підприємства, не можна не відзначити, що ефективна робота його цілком залежить від рівня оснащення компанії інформаційними засобами на базі комп’ютерних систем.

Комп’ютерний облік має свої особливості і радикально відрізняється від звичайного. Комп’ютер не просто полегшує облік, скорочуючи час, потрібний на оформлення документів і узагальнення накопичених даних для аналізу ходу торгової діяльності, необхідного для управління нею.

Звіти про становище у сфері надання послуг, одержувані за допомогою комп’ютера, можна отримати і без нього — ніякої особливої математики в комп’ютері не міститься — але| на розрахунки піде стільки часу, що вони вже ні на що не будуть потрібні; або ними доведеться зайняти таку кількість розраховувачів, що на їх зарплату піде значно більше, чим буде одержано прибутку в результаті їх розрахунків. Таким чином, при застосуванні комп’ютера «кількість переходить в якість»: збільшення швидкості розрахунків робить можливим якісне поліпшення самої схеми побудови надання послуг.

Для того, щоб автоматизувати формування замовлення і видачу кошторисів, необхідно вирішити наступні задачі:

— проаналізувати суть завдань ремонтного та постачального відділів;

— обґрунтувати використання обчислювальної техніки;

— обґрунтувати розробки по всіх видах забезпечення;

— охарактеризувати вхідну, постійну і результатну інформацію.

Основою завдання даної проектованої системи є облік, контроль і оперативне регулювання господарських операцій, підготовка стандартних документів для зовнішнього середовища (кошторис, звіт). Оперативне управління господарськими процесами складає від одного до декількох днів і реалізує реєстрацію подій, наприклад оформлення і моніторинг виконання замовлень, прихід і витрата матеріальних цінностей і т.д. Ці завдання мають ітеративний, регулярний характер, виконуються безпосередніми виконавцями господарських процесів і пов’язані з оформленням і пересилкою документів відповідно до чітко заданих алгоритмів. Результати виконання господарських операцій реєструються у відповідних журналах. Автоматизація цих процесів дозволить зберігати інформацію в одній інтегрованій базі даних.

Першочерговим завданням системи, що розробляється, є автоматизація прийому (формування) заявок від клієнтів і виконання замовлення з повним| контролем системи. Під словом контроль не є на увазі, що система повинна контролювати користувача як суб'єкта, а, що контролюватися буде його дії в області формування. Для того, щоб краще зрозуміти, які ж функції система автоматизує, потрібно провести аналіз діяльності, обов’язків ремонтного і постачального відділів. Суть автоматизації і контролю полягає в зменшенні часу пошуку наявності матеріалів та його вартості, а також визначення вартості тієї чи іншої послуги; якісного і швидкого прийняття заявки покупця.

Щоб сформулювати реальні вимоги до системи, розробник повинен отримати від замовника якомога більше інформації. Але, як правило, замовник і розробник є фахівцями в абсолютно різних областях, тому їм буває складно домовитися через те, що вони говорять «на різних мовах». Застосування мови UML як «спільної мови» допомагає досягти взаєморозуміння, оскільки схемне представлення системи на мові UML буде зрозуміле і розробникові, і, в якійсь мірі, замовникові.

Поведінка системи, що розробляється, описується за допомогою функціональної моделі, яка відображає системні прецеденти, системне оточення (дійових осіб або акторів) і зв’язки між прецедентами і акторами (діаграми прецедентів). Основне завдання моделі прецедентів — бути єдиним засобом, що дає можливість фахівцеві в предметній області і розробникові - фахівцеві в інформаційних технологіях спільно обговорювати функціональність і поведінку системи.

Актори — це користувачі, або інші системи, які унікальним чином взаємодіють із даною системою.

У інформаційній системі, що розробляється, претендентами на роль акторів є:

— Адміністратор — користувач, що здійснює настройку і конфігурацію системи;

— Головний бухгалтер — користувач, що здійснює фінансові операції;

— Співробітник — майстер ремонтного відділу, який приймає заявки від клієнтів та формує замовлення.

На підставі перерахованих потреб можна виділити наступні прецеденти:

— реєстрація в системі;

— конфігурація системи;

— формування документів;

— пошук даних.

Діаграма прецедентів використання системи показана на рис. 1.4.

Рисунок 1.4 — Діаграма прецедентів використання

Інтерфейс програми повинен бути максимально простим для користувача, з можливістю швидкого введення даних та пошуку даних. Функціональна схема програми приведена на рис. 1.5.

Рисунок 1.5 — Функціональна схема програми

1.2 Рішення з інформаційного забезпечення

Інформаційне забезпечення (ІЗ) — сукупність єдиної системи класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, циркулюючих в організації, методологія побудови баз даних. Дана підсистема призначена для своєчасного представлення інформації, ухвалення управлінських рішень.

ІЗ автоматизованих інформаційних систем складається з позамашинного (інформація, яка сприймається людиною без яких-небудь технічних засобів) — це класифікатори техніко-економічної інформації і документи; і внутрішньомашинного ІЗ (сукупність всіх даних, записаних на машинних носіях, згрупованих за певними ознаками) — це макети, екранні форми для введення первинних даних в ЕОМ або введення результатної інформації.

При організації БД доцільно використовувати наступні типи таблиць баз даних.

Основна таблиця — це таблиця, в якій кожен запис зберігає інформацію, що не має ніякого зв’язку з іншими записами цієї ж таблиці даних. Основні таблиці не можуть мати зв’язку за допомогою своїх полів. Вони можуть співвідноситися тільки шляхом розділення додаткових таблиць, які називається таблицями зв’язку.

Підлегла таблиця — це таблиця, яка дозволяє зберігати дані, що відносяться до якого-небудь запису основної таблиці.

Довідник — це таблиця, яка містить загальні дані, що розділяються іншими компонентами. Такі таблиці служать для зберігання інформації, зміна якої в одному місці, повинно негайно відбитися у всіх інших, де вона використовується. Досягається це шляхом посилань на довідник. Така гнучкість при внесенні змін не допускає дій із зміною порядку проходження записів в довіднику, а також видалення із нього записів. До довідників в системі відносяться наступні: довідник товару, довідник клієнтів, довідник постачальників і довідник вимірювань. Організація зв’язків між таблицями вимагає певних правил поводження із записами:

При видаленні запису повинні бути видалені всі записи із підлеглих таблиць нижнього рівня, які відносяться до запису, що видаляється.

При доповненні структури якої-небудь таблиці підлеглу таблицю слід використовувати там, де не можна точно сказати, скільки однотипної інформації зберігатиметься. Довідник ефективний для швидкого введення логічно зв’язаної групи інформації. Крім того, він являється єдиним засобом для класифікації об'єктів. Тому довідник обов’язково слід використовувати там, де передбачається угрупування даних за якою-небудь ознакою.

1.2.1 Перелік вхідних даних

Під вхідною інформацією розуміється вся інформація, що необхідна для вирішення задачі і розташована на різних носіях: первинних документах, машинних носіях, в пам’яті персонального комп’ютера. Від раціональної організації вхідної інформації приватного підприємства, способів збору, реєстрації, передачі, зберігання і обробки інформації, її складу залежать оперативність і ефективність управління торгівельними процесами. Вхідною інформацією для автоматизованої системи, що розробляється в дипломному проекті, є наступні дані. Дані про клієнта:

— Найменування. — найменування фірми клієнта або його П.І.Б.

Дані про матеріал:

— Найменування — назва матеріалу;

— Одиниця вимірювання — в яких одиницях вимірюється матеріал;

— Вартість — ціна однієї одиниці матеріалу;

— Тип — тип матеріалу.

Дані про послугу:

— Найменування — назва послуги;

— Одиниця вимірювання — в яких одиницях вимірювання виробляється розрахунок вартості послуги;

— Вартість — ціна однієї одиниці вимірювання;

— Тип — тип послуги.

Всі дані заносяться в комп’ютер за допомогою спеціальних розроблених форм. За допомогою цих форм зручно заносити інформацію, а також форма дозволяє просто вибирати потрібну позицію із запропонованого списку, що дозволяє зберегти цілісність даних. Ведення даних довідкової інформації дозволяє виключити умовно-постійну інформацію з первинних документів, що впливає на зниження трудомісткості їх заповнення, а також дозволяє автоматизувати звітний процес. До вхідної довідкової інформації відноситься інформація, що зберігається в наступних довідниках:

— Довідник Послуги;

— Довідник Тип послуг;

— Довідник Матеріалі;

— Довідник Тип матеріалу.

Основними функціями Довідників є:

— забезпечення перевірки кодованих значень ознак при введенні даних;

— декодування значень ознак при виведенні даних на екран дисплея;

— зберігання постійної інформації, пов’язаної з певними значеннями ознак;

— оформлення текстом пояснення таблиць, що отримуються в результаті рішення комплексу задач.

1.2.2 Перелік вихідних даних

В ході розробки автоматизованого рішення задачі контролю формування замислень і друку кошторисів, результатними показниками є друкарські форми таких звітів:

— кошторис замовлення;

— друк звіту кошторису замовлення.

При реалізації товару покупець отримує вихідний машинний документ Звіт кошторису замовлення. Цей документ одержується в результаті обробки інформації таблиць Довідник Послуг, Довідник Замовлення, Замовлення, Довідник групи матеріалів, Довідник групи послуг. Цей документ необхідний для обліку надання послуг клієнтам. Один примірник документа залишається у клієнта, а другий залишається на фірмі. По цьому документу клієнт робить оплату за послуги і матеріали.

1.2.3 Опис інформаційного забезпечення

1.2.3.1 Логічна модель даних

В процесі постановки задачі була створена база даних, яка зберігає весь потік інформації, яка надходить від клієнтів, послуг і матеріалів, що з’являються. Для цього були створені таблиці для зберігання даних з максимальною зручністю і простотою їх обробки. Далі розглянемо всі таблиці бази даних в табличному форматі: найменування стовпця, тип даних і короткий опис стовпця. Таблиця Замовлення зберігає дані про замовлення.

Таблиця 1.1 — Опис структури таблиці «Замовлення»

Таблиця Замовлені послуги зберігає дані про замовлені послуги.

Таблиця Замовлені матеріали зберігає дані про замовлені матеріали.

Таблиця Довідник послуг зберігає дані про послуги.

Таблиця 1.2 — Опис структури таблиці «Замовлені послуги»

Таблиця 1.3 — Опис структури таблиці «Замовлені матеріали»

Таблиця 1.4 — Опис структури таблиці «Довідник послуг»

Таблиця Довідник матеріалів зберігає дані про матеріали.

Таблиця 1.5 — Опис структури таблиці «Матеріали»

Таблиця Довідник груп послуг зберігає дані про групи послуг.

Таблиця 1.6 — Опис структури таблиці «Довідник груп послуг»

Таблиця Довідник груп материалів зберігає дані про групи материалів.

Таблиця 1.7 — Опис структури таблиці «Довідник груп материалів»

1.2.3.2 Схема бази даних

На основі моделі, представленої в пункті 1.2.4.1, проектується база даних в MS Access. Діаграма таблиць БД має наступний вигляд (див. рис. 1.6).

Рисунок 1.6 — Діаграма бази даних Зміст і структура таблиць БД, а також зв’язки між ними цілком зрозумілі з наведеної діаграми. Приведемо для приклада детальний опис структур таблиці БД Склад (див. табл.1.8).

Таблиця 1.8 — Таблиця «Склад» (Склад)

1.3 Рішення з технічного забезпечення

ПЗ ділиться на два вида: загальне (операційні системи, операційні оболонки, компілятори, інтерпретатори, програмні середовища для розробки прикладних програм, СУБД, мережеві програми і т.д.) і спеціальне (сукупність прикладних програм, розроблених для конкретних задач у рамках функціональних підсистем.

До загальносистемного програмного забезпечення відносяться програми, розраховані на широке коло користувачів і призначені для організації обчислювального процесу і рішень задач обробки інформації, що часто зустрічаються. Вони дозволяють розширити функціональні можливості ЕОМ, автоматизувати планування черговості обчислювальних робіт, здійснювати контроль і управління процесом обробки даних, а також автоматизувати роботу програмістів. До даного класу ПЗ можна віднести операційні системи, інтегровані засоби управління завданнями. В рамках створення даної АІС планується використання операційної системи Windows 2000. Спеціальне програмне забезпечення є сукупність програм, що розробляються при створенні АІС конкретного функціонального призначення. Воно включає пакети прикладних програм, що здійснюють організацію даних і їх обробку при рішенні функціональних задач.

Для того, щоб працівники ефективно працювали з великим інформаційним потоком, база даних повинна відповідати наступним вимогам:

— зберігання достатніх об'ємів актуальної і достовірної інформації;

— простота звернень користувачів до БД;

— можливість внесення зміни, видалення, сортування і інших маніпуляцій з даними БД;

— пошук інформації по різних групах ознак;

— можливість розширення і реорганізації даних в БД при змінах предметної області.

MS Access являється однією з найпопулярніших серед настільних програмних систем управління базами даних [17,19]. Серед причин такої популярності слід зазначити:

— високий ступінь універсальності і продуманості інтерфейсу, який розрахований на роботу з користувачами самої різної кваліфікації. Зокрема, реалізована система управління об'єктами бази даних, що дозволяє гнучко і оперативно переходити з режиму конструювання в режим їх безпосередньої експлуатації;

— глибоко розвинені можливості інтеграції з іншими програмними продуктами, що входять до складу Microsoft Office, а також з будь-якими програмними продуктами, що підтримують технологію OLE;

— багатий набір візуальних засобів розробки.

Не можна не відзначити, що, істотною причиною такого широкого поширення MS Access є і могутня рекламна підтримка, здійснювана фірмою Microsoft. В процесі розробки даного продукту на ринок представлялися його різні версії. Найбільш відомими (в деякому розумінні етапними) стали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (він вперше був включений до складу програмного комплекту MS Office 95). Пізніше з’явилися|появилися| версії Ассеss 97 (у складі NS Office 97), і Ассеss 2000 (у складі МS Office 2000), Ассеss XP, нарешті Ассеss 2008.

Специфічною особливістю СУБД Ассеss є те, що вся інформація, що відноситься до однієї бази даних, зберігається в одному файлі. Такий файл має розширення *.mdb. Дане розв’язання, як правило, зручно для непрофесійних користувачів, оскільки забезпечує простоту при перенесенні даних з одного робочого місця на інше.

Засобами Access можна реалізувати меню-орієнтований інтерфейс з елементами об'єктний-подієвого управління, коли виконання визначених функцій зв’язується з певними подіями (клацання миші, натиснення клавіші і т.п.).

Щоб проектована АРМ була ефективною необхідне дотримання наступних принципів створення системи:

— системність;

— гнучкість;

— стійкість;

— ефективність.

Згідно принципу системності, АРМ слід розглядати як системи, структура яких визначається функціональним призначенням.

Принцип гнучкості означає пристосованість системи до можливих перебудов, завдяки модульній побудови всіх підсистем і стандартизації їх елементів.

Принцип стійкості полягає в тому, що система АРМ повинна виконувати основні функції незалежно від дії на неї внутрішніх і зовнішніх чинників. Це означає, що неполадки в окремих її частинах повинні легко усуватися, а працездатність системи швидко відновлюватися.

Ефективність АРМ слід розглядати, як інтегральний показник рівня реалізації приведених вище принципів, віднесеного до витрат на створення і експлуатацію системи.

Функціонування АРМ може дати бажаний ефект за умови правильного розподілу функцій і навантаження між людиною і машинними засобами обробки інформації, ядром якої є комп’ютер.

Дана система розроблялася з розрахунком використання її в системі Windows і на комп’ютерах з невисоким показником швидкодії. Отже, потрібна була система програмування, яка б дозволяла розробляти застосування під Windows, і розроблені застосування не вимагали б швидкодіючих персональних комп’ютерів. Одна з мов програмування, яка підходить по всіх вищеперелічених критеріях, є об'єктно-орієнтована мова програмування Microsoft Visual Basic .NET

Microsoft Visual Basic .NET, як сказано вище, задовольняє всім критеріям і може створювати програмні застосування будь-якої складності:

— створювати програми для Windows, Linux і інших операційних систем;

— створювати застосування різного напряму — від розрахункових і логічних до графічних і мультимедійних;

— створювати цілі системи з локальними і видаленими СУБД;

— створювати окремі модулі для інших застосувань, причому написаних абсолютно на інших мовах програмування;

— створювати графічні, інтерфейсні об'єкти (компоненти) для застосувань, написаних на інших мовах програмування;

— створювати не тільки Windows застосування, але і WEB застосування.

Microsoft Visual Basic.NET може створювати застосування для роботи з різними СУБД — від «найстародавніших» до найсучасніших. Він має вбудовані об'єкти для роботи з СУБД і не вимагає додаткових, сторонніх розробок.

Отже, можна зробити такий висновок: дана мова програмування повністю задовольняє вимогам розробки в своїй багатофункціональності, простоті інтерфейсу і написання програмного коду, якістю розроблених програм і систем, інтеграцією під будь-яку операційну систему і, найголовніше, величезними і різними видами допомоги в написанні програм.

Автоматизована система контролю формування і виконання замовлення розроблена під систему Windows і не вимагає високошвидкісних персональних комп’ютерів, розрахована і доступна в придбанні як для великих, так і малих підприємств.

Мінімальні вимоги до технічного забезпечення:

— операційна система Windows 2000 і вище;

— процесор не менше 2000 Гц;

— ОЗУ не менше 1 Гб;

— вінчестер не менше 100 Гб.

1.4 Рішення з математичного забезпечення

Оскільки одним із завдань відділу збуту є підтримка зв’язку з клієнтом і своєчасної доставки замовлення споживачеві, організація повинна враховувати мінімізувати витрати на доставку замовлення, тобто вирішити ряд задач:

— скільки замовлень може доставити один транспорт;

— яким чином доставити замовлення, щоб витрати на пальне були мінімальними;

— яким чином доставити декілька замовлень, щоб витрати на пальне були мінімальними;

— встановити такі об'єми перевезень до кожного споживача, щоб сумарні витрати на перевезення були мінімальними;

— встановити такі об'єми перевезень до кожного споживача, щоб потреби всіх споживачів були б задоволені.

Вирішити ці задачі можна за допомогою рішення транспортних задач. Розглянемо докладніше такі задачі, — що вони є, і як їх розв’язувати.

1.4.1 Змістовна постановка транспортні задачі

Є m пунктів виробництва однорідної або взаємозамінної продукції. Кожний з пунктів виробництва позначимо через, де i= 1…, m. Через позначатимемо обсяг продукції, вироблюваної в пункті. І нехай є n пунктів споживання (призначення) даної продукції, кожний з яких позначатимемо, де j=1…, n, а через позначатимемо|значити| об'єм|обсяг| споживання|вжиток| (попиту) продукції в пункті. Вартість перевезення одиниці продукції від i-го виробника до j-го споживача складає (i=1…, m, j=1…, n). Передбачається, що транспортні витрати на перевезення між будь-якою парою пунктів пропорційні об'єму продукту, що перевозиться.

Потрібно встановити такі об'єми перевезень від кожного виробника до кожного споживача, щоб сумарні витрати на перевезення були мінімальними і потреби всіх споживачів були б задоволені (якщо тільки об'єм можливих постачань покриває загальний об'єм споживання).

1.4.2 Формальна модель транспортної задачі

Математична модель задачі:

Z з| (1) є сумарними транспортними витратами.

Задача (1) — (4) є задачею лінійного програмування і називається транспортною задачею лінійного програмування (ТЗЛП). До моделі вигляду (1) -(4) може привести завдання, за своїм змістом ніяк не пов’язана з транспортом і плануванням перевезень. У таких випадках говорять, що дана задача може бути сформульована в термінах транспортнї задачі.

1.4.3 Метод потенціалів

Один з методів рішення транспортних задач є метод потенціалів. Метод потенціалів — один з найчастіше використовуваних методів рішення ТЗЛП. Цей метод являється реалізацією модифікованого симплекс-метода в умовах транспортної задачі.

1.4.3.1 Схема алгоритму Схема алгоритму методу потенціалів така:

— знайти початкове допустиме розв’язування;.

— виділити з числа небазисних змінних що вводяться в базис. Якщо всі небазисні змінні задовольняють умові оптимальності (симплекс — методу), закінчити обчислення|; інакше перейти до наступного пункту.

— вибрати що виводиться з базису змінну (використовуючи умову допустимості) з числа змінних поточного базису; потім знайти нове базисне рішення. Повернутися до попереднього пункту.

Далі транспортну задача задаватимемо таблицею:

Таблица 1.8 — Вид транспортної задачі

Вартості перевезень одиниці продукції задані в лівих верхніх кутках відповідних кліток і задані в гривнях. Об'єми виробництва і величини попиту представлені в кількостях виробів.

Кількість рядків таблиці дорівнює числу виробників, а кількість стовпців — числу споживачів. Кожна клітина цієї таблиці відповідає певній парі виробник i — споживач j. Кожному маршруту i, j відповідають вартість перевезення одиниці продукції і об'єм перевезень (кількість продукції) .

У даній задачі умова балансу виконується, тому вводити фіктивні пункти немає необхідності.

Розв’язання ЗЛП симплекс-методом починається з деякого допустимого базисного рішення (ДБР). У методі потенціалів використовуються наступні способи знаходження початкового ДБР:

— метод північно-західного кута;

— метод найменшої вартості;

— метод Фогеля.

1.4.3.2 Метод північно-західного кута

Схема алгоритму така.

Надаємо змінній (розташованій у північно-західному кутку транспортної таблиці) максимальне значення, що допускається обмеженнями на попит і обсяг виробництва:

Якщо, то виробник 1 повністю використав свої можливості і далі його можна не враховувати, а потреба 1-го споживача тепер буде рівна: ;

Якщо, то 1-й споживач повністю задовольнив свою потребу в продукції і його можна далі не враховувати, а виробник 1 тепер має в своєму розпорядженні лише одиниці продукції;

Якщо, то із розгляду можна виключити і споживача і виробника. В цьому випадку виключається («вибуває з|із| гри») тільки один з них: або виробник, або споживач, а споживачеві (виробникові), що залишився, приписується нульовий попит (об'єм виробництва).

Після встановлення об'єму перевезень по маршруту (1,1) ми маємо справу з новою задачею, у якій сумарне число виробників і споживачів на 1 менше, ніж у вихідній задачі. У північно-західну клітину таблиці нової задачі, отриманої уявним викреслюванням першого стовпця або першого рядка старої таблиці, знову поміщаємо максимально можливий об'єм перевезень (він може опинитися і нульовим). Продовжуючи цей процес, прийдемо до рішення задачі, оскільки

1.4.3.3 Метод найменшої вартості

Метод північно-західного кута не обов’язково дає «добре» початкове рішення для транспортної задачі. Розглянемо метод найменшої вартості, що забезпечує отримання початкового рішення шляхом вибору «дешевих» маршрутів.

Схема алгоритму така.

Вибирається змінна, якій відповідає найменша вартість у всій таблиці, і їй надається, як можно більше значення. (Якщо таких змінних декілька, то береться будь-яка з них.). Викреслюється відповідний стовпець або рядок (оскільки дане обмеження задачі виконане). Якщо обмеження по стовпцю і рядку виконуються одночасно, то, як і в методі північно-західного кута, викреслюється або стовпець, або рядок. Обчислюється нове значення попиту або об'єму виробництва для невикресленого рядка або стовпця.