Актове, приказне і колегіальне діловодство

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ ЧЕРКСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМЕНІ БОГДАНА ХМЕЛЬНИЦЬКОГО Кафедра менеджменту і туризму РЕФЕРАТ

на тему:

«АКТОВЕ, ПРИКАЗНЕ І КОЛЕГІАЛЬНЕ ДІЛОВОДСТВО»

Черкаси — 2008

ЗМІСТ Вступ…3

1. Актове діловодство…6

2. Приказне діловодство…8

3. Колегіальне діловодство…11

Висновки…14

Список використаної літератури…17

ВСТУП З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з’ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами.

Необхідність у складанні документів виникає з появою писемності. Більше того, вважають, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

Вже у V сторіччі до нашої ери давньоримський плебс вимагав введення чітких «писаних» законів. Складення зафіксованих на папері законів та правил було також головною вимогою середньовічних повстань. Коли ж видавалися закони, від справочинця вимагалась абсолютна точність формулювань та досконале знання форми, інакше документ не набував юридичної сили.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та передачі інформації. Так, давньогрецький філософ Епікур висловив в листах свою філософську доктрину. Дійшли до нас листи давньоримських державних діячів Цицерона й Олінія. В посланні індійського царя Іоанна до грецького царя Мануїла, яке за хрестових походів було відоме як розповідь про індійське царство, описується могутня та багата азійська держава, котра повинна прийти на допомогу християнській Європі.

За створення давньоруської держави справочинство стало необхідним для письмових зносин з іноземними державами, укладення угод тощо. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи давньоруські князі охороняли пильніше, ніж коштовності.

Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших договорів Русі з іншими країнами зберігалося у Михайлівському приділі Софійського собору. Вчені припускають, що саме тут знаходилися й документи доволодимирського періоду.

Одним з найвідоміших сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир, заснований вихідцем з міста Любича на Чернігівщині преподобним Антонієм за правління Ярослава Мудрого.

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам’яток давньоруської доби загинула. Збереглися лише окремі з них — найдавніші рукописні книги «Остромирово Євангеліє» 1056 — 1057 рр. та «Ізборнік Святослава» 1073 і 1076 рр., твори оригінальної давньоруської літератури «Поученіє к братії» єпископа Луки, «Слово про закон і благодать» митрополита їларіона, «Житіє Бориса і Гліба». Всі вони сьогодні є не тільки пам’ятками писемності та літератури, а й документами минулої доби.

Найдавнішим і найважливішим документом, що зберіг норми звичаєвого права, є «Правда Руськая», або, за прийнятою в науці назвою, «Руська Правда» (термін «правда» тут означає закон). Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише численні (близько 300) списки, тобто копії, найстаріші з яких датуються XIII століттям.

Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави й «уроки», а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і орядків. Прикладом може бути «Устав Володимира Мономаха», що став доповненням і своєрідною структурною частиною Руської Правди". Під уроками розуміють постанови князів ереважно фінансового характеру: про податки, данину на користь князя, судові поплатки. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, церковні суди, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава. Перший відомий у копії XIII, другий — XIV століття.

Найважливішим історичним документом є найдавніший літопис «Повість временних літ», який також дійшов до нас не в оригіналі, а в пізніших списках. Найвідомішими серед них є Лаврентіївський список, названий за ім'ям ченця Лаврентія, який зробив цю копію 1377 року, та Іпатіївський список (від назви Іпатіївського монастиря у Костромі, де його знайдено), що датується початком XV ст. Саме в цьому літописі містяться відомості про перші міжнародні акти — договори Київської Русі з іноземними державами. Зокрема, тут є повідомлення про чотири договори Русі з наймогутнішою у той час Візантією (угоди 907 і 911 рр. князя Олега, 944 р. князя Ігоря і 971 р. князя Святослава). Договори 911 і 944 рр. були писані грецькою і руською мовами.

Вже в ті далекі часи документ служив гарантією виконання зобов’язань і йому надавалось велике значення. В договорі з Візантією (944 р.) читаємо: «…Віднині ж хай приходять до князя руського з грамотою, в якій будуть засвідчені їхні мирні наміри… Якщо ж прийдуть без грамоти, то хай втримуються під вартою, доки не сповістимо про них князю Ігорю».

Проте, попри серйозне і, здавалось би, позитивне ставлення до документів, досить часто в історії спричинялося їх знищення або підробка. Така нещаслива доля спіткала договір, укладений українським гетьманом Богданом Хмельницьким з російським царем Олексієм Михайловичем. Не бажаючи дотримувати умови так званих «Березневих статей» 1654 р. і скориставшись скрутною ситуацією, що склалася в Україні після смерті Хмельницького, російська сторона самочинно і таємно сфальсифікувала договір.

Мовою ж документів Київської Русі - старослов’янська. Як свідчить «Повість временних літ», значна частина українських слів змішувалася з масивом старослов’янських.

1. АКТОВЕ ДІЛОВОДСТВО

На території західних слов’янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у XIII сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В. О. Романовський, актові книги з’явились у другій половині XIV сторіччя. Я. Р. Дашкевич вважає, що, вивчаючи проблему генезису цієї форми діловодства, не можна ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких та чесько-моравських центрах як можливих шляхах їх проникнення в Україну.

Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності громадських (від «грод» — фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях Правобережної України, які поступово входили до складу Великого князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI ст. здійснювалася старостами, державцями та воєводами. Згідно з Першим Литовським Статутом 1529 р. громадський суд проводився старостою в кожному повіті воєводства від імені великого князя Литовського. Проте цей суд був дорогим для шляхти, що викликало її незадоволення. У зв’язку з цим уряд 1564 року провів судову реформу, згідно з якою вся територія князівства була поділена на повіти з чітко визначеними кордонами. В кожному повіті діяли три судові установи: громадський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Земський суд складався із судді, підсудка, писаря й обирався шляхтою. Остання мала право обирати на повітових сеймиках по чотири електи (кандидати) на судейство, підсудство та писарство, з яких король затверджував по одному кандидату на відповідну посаду. Крім того, при судах існувала посада возного, обов’язком якого було вручати повідомлення про виклик до суду й виконувати його рішення. В Статуті 1588р. була введена посада возного генерала як старшого над возними. Обраний на цю посаду затверджувався королем і присягав йому.

Спочатку суди мали чітко визначене коло своєї діяльності. Земський суд розглядав переважно цивільні справи шляхти. Його канцелярія мала так зване «право вечности», тобто право надання юридичної сили різним документам (умовам, контрактам, тестаментам тощо). До компетенції суду входив розгляд кримінальних справ. Підкоморські суди займались вирішенням межових суперечок землевласників. Проте на практиці поступово відбувалося змішування функцій громадських і земських судів. Так, санкція майнових та інших контрактів і договорів переходила до громадських судів. Цьому сприяла та важлива обставина, що вони функціонували постійно, тоді як земські суди збиралися лише тричі на рік.

Все, що відбувалося в судах, заносилося до актових книг. Спочатку в їх веденні не було ніякої системи. Проте поступово виникло кілька видів книг залежно від характеру справ, що розглядалися: декретові, записові і поточні. В декретові книги, які велися тільки під час судових сесій, «рочков», заносились виключно судові протоколи кримінальних і цивільних справ. Записові мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. До них заносились різні приватно-правові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні, а також контракти, умови тощо. Крім того, там містилися королівські жалувані грамоти й привілеї, сеймові конституції, люстрації, інвентарі та інше. Поточні книги призначалися для скарг, свідчень і реляцій возних, заяв, протестацій та повідомлень найрізноманітнішого характеру й змісту.

Більшість книг велася за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки — протоколу — за скороченою схемою, без вступних і заключних формул, а потім переписувались у чистовик — індукту. Акти, як правило, вписували у секстерни, тобто зошити, складені з 4 — 6 аркушів паперу. Секстерни за рік зшивалися в актову книгу. Якщо документів збиралося багато, з них формували кілька томів.

Для полегшення впорядкування аркушів останнє слово на кожному з них записувалося першим на наступному. Якщо справа не доводилася до кінця, то залишалося вільне місце, на якому писалися або цифра 2, або слово «уасиа».

Правильність написання актів перевірялася. Про це свідчать деякі маргіналії (позначки на полях), наприклад: «тот аркуш порядней треба бьі переписати». Нумерація актів (слов'янська та арабська) проводилась по місяцях; нумерація аркушів була введена значно пізніше.

Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. Згідно з ним передбачалося ведення всіх документів «словьі русскими». Однак документи могли заноситись до актових книг тією мовою, якою були написані. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.

Зважаючи на значення актових книг, зобов’язував шляхту кожного повіту «збудовать такое место, где бьі завждьі книги земские безпечне от всякое пригодьі бьіли заховань!!» і зберігати у «скрьінях моцньіх за тремя замками».

Значна частина актових книг усе ж загинула. Сьогодні загальна кількість тих, що збереглися, становить понад 7,5 тис. томів, які охоплюють близько 5 млн документів-записів. Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до 1840-х років.

2. ПРИКАЗНЕ ДІЛОВОДСТВО

До XV ст. у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі (сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий). Країна поділялася на повіти, стани і волості на чолі з намісниками і волостелями, компетенція яких не поширювалася на панські вотчини. Справочинство вели дяки, а при намісниках — писарчуки та піддячі. Створення Російської централізованої держави вимагало розвинутіших форм державного управління. У зв’язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. На кінець XV — початок XVI ст. склалася система приказів — центральних органів державного правління, що відали окремими галузями, виступаючи в якості відомчих установ. Так, Посольський приказ відав зовнішніми відносинами, Розрядний — воєнними, Помісний — земельними справами; існували Холопський, Ямський, Розбійний та інші прикази. Коли Україна 1654 року увійшла до складу Росії, при Посольському приказі спочатку було створено канцелярію з малоросійських справ, а 1663 року — Малоросійський приказ.

Усього приказів було близько 80, кожний з них налічував від 3 до 400 наказних людей. На чолі приказу стояв суддя, який разом з товаришами (заступниками та помічниками) керував дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками приказних канцелярій і займались всіма повсякденними справами та діловодством. У своєму розпорядженні вони мали «письмові голови» різних рангів, піддячих (старших, середньої руки та молодших), писарів, переписувачів, були також перекладачі, сторожа, пристави.

Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традицією.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення. Дяк в разі необхідності робив відмітку «виписати», тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, після чого виносився «присуд» і розпорядження про підготовку листа-відповіді.

Проект документа складали за вказівкою дяка старші піддячі. Дяк цей проект редагував, роблячи позначки в тексті, на полях чи на зворотному боці аркуша. Виправлений документ старіший піддячий переписував заново — «білив». Переписаний документ піддячий звіряв з чернеткою і візував: ставив підпис на зворотній стороні в нижньому правому куті аркуша, стверджуючи правильність написаного. Звірений документ підписувався дяком розтягнуто по всій його ширині, наприклад: «А грамоту писав дяк Семен Дичко».

Писали на вузеньких (15−17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим. До першого документа підклеювали послідовно інші, і довгу паперову смужку згортали в рулон. Смужки при читанні тягнулись; звідси і народилось поняття, що означає сьогодні невчасне вирішення того чи іншого питання — тяганину (зволікання). У діяльності приказів XV — XVII ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву приказного діловодства. У практиці приказів затвердились певні формуляри складових частин документів, порядок їх оформлення та просування як у самих приказах, так і між ними.

Діловодство стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник приказу — суддя. Тому на допомогу йому призначалися дяки, які й чинили справи. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління. До першої категорії відносили укази царів та рішення Боярської думи, до другої - грамоти та листи. Від простих людей до приказів надходили чолобитні.

Територія Лівобережної України, що на той час увійшла до складу Росії, була поділена на 16 військових округів, або полків, де адміністративна, судова та військова влада належала полковникам. Територія кожного полку поділялася на сотні на чолі з сотниками. Державу очолювали гетьман і старшинська рада; справочинством відали генеральний писар та генеральний і полкові судді.

У травні 1710р. гетьманом став генеральний писар Пилип Орлик, автор «Пактів», або так званої «Бендерської Конституції і вільностей Запорізького війська». Вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України. Проте цей документ, укладений тодішніми політичними емігрантами, на території України сили не набув.

3. КОЛЕГІАЛЬНЕ ДІЛОВОДСТВО

Діловодство в установах до XVIII ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему приказів у 1717−1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року «Генеральний регламент» державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.

Історія складення «Генерального регламенту» така. Ще у 1715 р. Петро І направив своїх представників до Швеції, Данії та Німеччини для вивчення системи управління та подальшої доповіді про можливість її застосування в Росії. Після вивчення було прийняте рішення взяти за зразок шведські колегії і, враховуючи особливості російського державного устрою, поступово вводити їх у державі. Перший варіант «Генерального регламенту» склав Генріх Фік. Згодом документ зазнав 12 редакцій.

У «Генеральному регламенті» докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Спеціальний розділ визначав структуру і функції канцелярії та її секретаря. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, — канцеляристи. Частину документів писали за «генеральним формуляром», тобто за обов’язковими формами.

«Табель о рангах» у 1722 р. поклав початок системі чинів, звань та титулів, які обов’язково застосовувалися в справочинстві до перевороту 1917 року. Саме тоді було засновано сучасну практику офіційного адресування.

Хоч питання документування діяльності установ на місцях відображені в законодавчих актах, у завершеній формі вони сформульовані в «Учреждениях для управлення губерний» (7 листопада 1775 р.). Згідно з цим документом листування між установами стало ритуалом, який треба було добре знати, щоб мати змогу обійняти відповідну посаду.

Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи за ієрархічною градацією. Тобто, визначалася ієрархія не лише установ, а й документів. Вищі установи давали вказівки, підпорядковані - писали «доноси» про їх виконання.

Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому куті позначали дату надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядались назначеними виконавцями і заносились до настільного реєстру.

Для полегшення знаходження документів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ — термінові зведення.

Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з’явилася назва «архів».

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. Виникла безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо. Для деяких документів, таких, як дипломи, патенти, були створені генеральні формуляри-зразки, за якими вони мали оформлятися.

Росія дедалі більше обмежувала українське самоврядування. 1722 року була утворена Малоросійська Колегія у Глухові, яка контролювала діяльність гетьмана, старшини, відала фінансами та справочинством. З відновленням у 1750 р. гетьманщини в Україні влада стала належати київському генерал-губернатору і гетьману. Після остаточної ліквідації гетьманства у 1764 р. вона знову перейшла до Малоросійської Колегії. Але до 1775 р. важливу роль у житті українського народу відігравала Запорізька Січ.

ВИСНОВКИ Розглянувши актове, приказне і колегіальне діловодство можна визначити наступні їх особливості та головні ознаки:

Актове діловодство (з XIII ст.) характеризувалось наступним:

1. Поява актового діловодства спричинено діяльністю громадських і земських судів.

2. Актові книги веліся за подвійною системою: спочатку акти записувались до чернетки-протоколу, а потім переписувались у чистовик-індукту.

3. Акти вписувались у секстерни — зошити, складені з 4−6 аркушів паперу.

4. Не доведена справа позначалась на аркушах цифрою 2 або словом «уасиа».

5. Нумерація актів проводилась по місяцям; нумерація аркушів була введена значно пізніше.

6. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.

Приказне діловодство (XV — ХVII ст.) мало наступні особливості:

1. Документи — у вигляді стовпців — текст на смугах паперу шириною 15−17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої.

2. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім — підготовка до докладу. Обговорення — приговори наказу. Складався документ — відповідь.

3. Підпис д’яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу — та людина, що виконувала записи тексту.

4. Документи систематизувалися за певними ознаками.

5. Види документів — накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.

6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.

7. З’являються особливі форми документівкниги: — для грошових операцій — прибутково-расходні; - для обліку пошлін — митницькі; - для обліку врожаю — умолотні та інше.

8. В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.

9. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом — «іспод».

10. Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством. На землях правобережної України, що поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на: — секретні (кримінальні справи); - нотатні (дарчі, купчі, боргові, контрактні документи); - поточні (для скарг, свідчень, заяв). Цей період називають актове діловодство.

Колегіальне діловодство (з XVIII століття) характеризується наступними ознаками:

1. Петро І у 1699 році вводить гербовий папір, а у 1700 році заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колега», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами.

2. Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату — настільний реєстр. Журнали, А і В — для реєстрації вихідних документів, а С і Д — для реєстрації вхідних документів. В документах обов’язково проставлялася дата і номер.

3. Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою.

4. Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.

5. Частина документів складається за генеральними формулярами.

6. Найбільш важливі документи складалися секретарем.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Зубенко Л. Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті. Навчальний посібник. Київ: ТОВ «УВПК «ЕксОб», 2002, 272 с.

2. Електронне діловодство: Навч.-метод. посібник для студентів денної та дистанційної форми навчання зі спеціальності 7.50 102 «Економічна кібернетика» / О. В. Шпортько, В. В. Ступницький, Л. В. Шпортько, Н.І. Ступницька. / За ред. О. В. Шпортька. Рівне: РДГУ, 2006. 88 с., з іл.

3. Головащук С.І. Українське літературне слововживання: Слов.-довід. — К.: Вища шк., 1995. -319с.