Розробка системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець»

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Національний університет харчових технологій Кафедра інформаційних систем Пояснювальна записка до бакалаврської роботи Розробка системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець»

Студентка групи АКС 4−7 Анцебурова Л. В.

Керівник роботи к.т.н, доц. Загоровська Л. Г.

Консультанти:

к.т.н, доц. Хлобистова О. А.

к.т.н, доц. Авдієнко С. О.

Зав. кафедри к.т.н, проф. Самсонов В. В.

Київ 2011р.

Національний університет харчових технологій Факультет Автоматизації та комп’ютерних систем Кафедра Інформаційних систем Напрям підготовки 6.60 101 «Комп'ютерні науки»

Завдання на кваліфікаційну (бакалаврську) роботу студента Анцебурової Людмили Валентинівни

1. Тема роботи: Розробка системи інформаційної підтримки діяльності менеджера із закупівель мережі ресторанів «Мисливець» затверджена наказом по університету від 8 квітня 2011 року № 347-КС

2. Термін здачі студентом закінченої роботи — 17 червня 2011 року

3. Вихідні дані до роботи: документація мережі ресторанів «Мисливець»

4. Зміст розрахунково-пояснювальної записки (перелік питань, що їх належить розробити)

4.1 Системний аналіз діяльності менеджера із закупівель мережі ресторанів «Мисливець» та постановка задачі на проектування системи інформаційної підтримки його діяльності

4.2 Розробка комплексу задач автоматизації

4.3 Охорона праці

4.4 Техніка безпеки

5. Перелік графічного матеріалу (з точним зазначенням обов’язкових креслень)

5.1 Функціональна модель здійснення централізованих закупівель

5.2 Логічна модель даних

5.3 Фізична модель даних

5.4 Відеокарти інтерфейсу користувача

6. Консультанти з роботи із зазначенням розділів роботи, що їх стосуються

7. Дата видачі завдання 26.04.11

Керівник роботи Загоровська Л. Г.

Завдання прийняла до виконання Анцебурова Л. В.

Календарний план

Студентка Анцебурова Л. В.

Керівник роботи Загоровська Л. Г.

ресторан менеджер інформаційний моделювання

Анотація

Анцебурова Л.В. Розробка системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець» .

Бакалаврська робота на здобуття ступеню бакалавра з напряму підготовки 6.50 101 «Комп'ютерні науки» .

Дана робота складається з 136 сторінок, 1 таблиці, 42 рисунків, 4 додатків та 28 літературних джерел.

В даній роботі досліджені методи моделювання, системного аналізу та структурного підходу для розробки системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець», яка була інтегрована в єдину систему підприємства.

Робота містить опис основних етапів проектування та розробки системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів. Розроблена функціональна модель процесу здійснення централізованих закупівель, а також логічна і фізична модель фрагменту бази даних інформаційної системи підприємства за допомогою CASE-засобів BPWin та ERWin. Головним засобом для розробки та функціонування системи було обрано платформу «1С: Підприємство» у комплексі з конфігурацією «2К Бухгалтерія», використовуючи клієнт-серверну технологію на базі СУБД MS SQL Server.

Ключові слова: СИСТЕМА ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПІДТРИМКИ, CASE-ЗАСІБ, ФУНКЦІОНАЛЬНА МОДЕЛЬ, ЛОГІЧНА МОДЕЛЬ ДАНИХ, ФІЗИЧНА МОДЕЛЬ ДАНИХ, «1С: ПІДПРИЄМСТВО», «2К БУХГАЛТЕРІЯ», РЕСТОРАННА СИСТЕМА, КЛІЄНТ-СЕРВЕРНА ТЕХНОЛОГІЯ, СУБД, БАЗА ДАНИХ, МЕРЕЖА РЕСТОРАНІВ «МИСЛИВЕЦЬ», МЕНЕДЖЕР З ЗАКУПІВЕЛЬ.

ANNOTATION

Antseburova L. V. Developing the information support system of procurement manager of restaurant chain «Hunter» .

Baccalaureate work for a degree of bachelor by speciality 6.50 101 «Computer sciences» .

This work consists of 136 pages, 1 tables, 42 pictures and 28 references.

In the given work investigated a modeling techniques, systems analysis and structural approach for developing the information support system of procurement manager of restaurant chain «Hunter» which was integrated into a unified enterprise system.

The work describes the main stages of designing and developing the information support system of procurement manager. The functional model of the procurement manager as well as logical and physical model database using CASE-tools BPWin and ERWin. As the main tool for development of the system was chosen platform «1C: Enterprise» with configuration «2K Accounting» using client-server technology based on DBMS MS SQL Server

Keywords: INFORMATION SUPPORT SYSTEM, CASE-TOOL, FUNCTIONAL MODEL, LOGICAL DATA MODEL, PHYSICAL DATA MODEL, «1C: ENTERPRISE», «2K ACCOUNTING», RESTAURANT SYSTEM, CLIENT-SERVER TECHNOLOGIES, DMBS, DATABASE, RESTAURANT CHAIN «HUNTER», PROCUREMENT MANAGER.

Зміст

Вступ

Розділ 1. Системний аналіз діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець» та постановка задачі на проектування системи інформаційної підтримки його діяльності

1.1 Загальна характеристика мережі ресторанів «Мисливець»

1.2 Організаційна структура підприємства, роль та взаємодія підрозділів

1.3 Характеристика діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець» та обґрунтування необхідності розробки системи інформаційної підтримки його діяльності

1.3.1 Функції менеджера з закупівель

1.3.2 Моделювання процесу здійснення централізованих закупівель за допомогою CASE-засобу BPWin

1.3.3 Обґрунтування необхідності розробки системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель

1.4 Дослідження та аналіз існуючої інформаційної системи

1.4.1 Ресторанна система «2К Ресторан»

1.4.2 1С-конфігурація «2К Бухгалтерія»

1.5 Аналіз аналогів розробки та їх порівняння з існуючою інформаційною системою підприємства

1.5.1 Система «R-Keeper»

1.5.2 Система «Trio Ресторан»

1.6 Постановка задачі на розроблення системи

1.6.1 Призначення та цілі створення системи

1.6.2 Функції, які повинна виконувати система

1.6.3 Вхідні та вихідні дані системи

1.6.4 Вимоги до системи та програмного забезпечення

Розділ 2. Розробка комплексу задач автоматизації

2.1 Програмне середовище розробки

2.2 Логічна та фізична модель системи

2.3 Реалізація функцій системи

2.4 Інструкція користувача

2.5 Місце розробки в комп’ютерній мережі підприємства

2.6 Розрахунок техніко-економічного ефекту від впровадження системи

2.6.1 Розмір оплати праці за розроблення програмного забезпечення системи

2.6.2 Витрати на розробку програмного забезпечення

2.6.3 Витрати на придбання та установку ПК

2.6.4 Витрати на підготовку приміщення

2.6.5 Витрати на навчання персоналу

2.6.6 Загальна вартість розробки та впровадження системи

Розділ 3. Охорона праці

3.1 Основні поняття про горіння та пожежну безпеку речовин та матеріалів

3.2 Поняття про пожежну безпеку

3.3 Системи пожежної сигналізації, оповіщення та зв’язку

3.4 Протипожежне водопостачання

3.5 Вогнегасні речовини та сполуки

3.6 Класифікація пожеж

3.7 Первинні засоби та стаціонарні установки пожежогасіння

Розділ 4. Техніка безпеки

4.1 Вимоги електробезпеки при роботі з ЕОМ

4.2 Вимоги безпеки під час експлуатації ЕОМ

4.3 Вимоги безпеки під час обслуговування, ремонту та налагодження ЕОМ

Висновки

Список використаних джерел

Додаток А. Функціональна модель здійснення централізованих закупівель

Додаток Б. Логічна модель даних

Додаток В. Фізична модель даних

Додаток Г. Програмний код модулів системи

Додаток Д. Відеокадри інтерфейсу користувача

Вступ

Що визначає успіх та популярність будь-якого закладу громадського харчування? Звичайно, це хороша кухня та продумане меню закладу, оригінальний стиль, відмінний сервіс, система знижок, оперативна робота персоналу та грамотно поставлене управління.

Сьогодні поєднання оперативності та якості обслуговування стало реальним завдяки можливостям систем автоматизації ресторанів. Для успішної роботи власнику ресторану або іншого закладу громадського харчування необхідно розуміти, які клієнти є цільовою аудиторією його закладу, які страви та напої вони вважають кращими, які непопулярні страви необхідно виключити з меню, на який день тижня припадає максимум відвідувань, а на які - мінімум, кому з офіціантів відвідувачі віддають перевагу та багато іншого. Здійснити аналіз діяльності закладу з такою кількістю параметрів вручну просто неможливо.

Для ефективного управління рестораном, прискорення процесу обслуговування та уникнення зловживань з боку персоналу необхідна система автоматизації його діяльності.

Еволюційний шлях автоматизації діяльності ресторанів пішов від окремих універсальних програм бухгалтерського обліку, складських операцій та управління контрольно-касовим обладнанням. Наступний етап розвитку полягав у автоматизації всіх бізнес-процесів за допомогою єдиного програмного забезпечення, побудованого спеціально для ресторанного бізнесу. Туди почали додаватися функції, які раніше не підлягали автоматизації, наприклад, прийом замовлення, інвентаризація тощо. Так виникли спеціалізовані системи автоматизації ресторанного бізнесу, які з часом довели свою ефективність.

У зв’язку з тим, що в Україні ресторанний бізнес є однією з сфер приватного підприємництва, що динамічно розвивається, попит на системи автоматизації підприємств громадського харчування постійно зростає, особливо, якщо мова йде не про один окремий ресторан, а про цілу мережу ресторанів. Автоматизація стає стандартом, необхідною умовою конкурентоспроможності бізнесу. Підтвердженням цьому є поява на українському ринку за останні декілька років багато нових компаній, що спеціалізуються на автоматизації ресторанів. Крім того, до даної сфери звернулися такі відомі бренди, як 1С та Iiko.

Серед основних задач автоматизації діяльності ресторанів можна виділити наступні:

· підвищення прибутків та зниження витрат підприємства;

· контроль діяльності ресторану;

· покращення якості обслуговування відвідувачів;

· запобігання крадіжкам та іншим зловживанням з боку персоналу;

· збільшення продуктивності праці персоналу;

· впровадження систем лояльності, різноманітних систем знижок для постійних клієнтів;

· бухгалтерський та фінансовий облік.

Автоматизація діяльності стає особливо актуальною, коли мова йде про мережу ресторанів, для якої необхідно здійснювати контроль як в межах кожного окремого ресторану, так і в межах всієї мережі в цілому. В такому випадку обов’язковою компонентою будь-якої ресторанної мережі є центральний офіс, який приймає та впроваджує всі основні рішення: реалізує загальну політику ціноутворення, розробку меню, технології виробництва, організовує централізовані закупівлі товарів та контролює закупівлі продуктів на місцях, впроваджує єдине стильове оформлення усіх об'єктів мережі тощо. Майже всі ці функції повинна забезпечувати автоматизована ресторанна система, збираючи всю інформацію про діяльність ресторанів на місцях та дозволяючи проводити аналітичну роботу з базою даних.

Закупівля сировини для будь-якого закладу громадського харчування є першочерговим завданням, адже неможливо приготувати страви меню, не маючи необхідних продуктів визначеної якості та в певній кількості. Дефіцит сировини призводить до зменшення асортименту страв меню, що в свою чергу може призвести до втрати клієнтів закладу, тому головною метою менеджера з закупівель є організація вчасної доставки товару визначеної якості та у зазначеній кількості. Автоматизація процесу здійснення закупівель продукції є дуже важливою, особливо, якщо мова йде про мережу ресторанів, керівництво якої здійснює централізовані закупівлі.

Метою даної бакалаврської роботи є проведення системного аналізу діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець», розробка системи інформаційної підтримки його діяльності та її інтеграція в єдину інформаційну систему підприємства.

Завданнями даної роботи є:

— аналіз діяльності та вивчення специфіки роботи мережі ресторанів «Мисливець» ;

— дослідження і аналіз діяльності менеджера з закупівель та обґрунтування необхідності розробки системи інформаційної підтримки його діяльності;

— визначення основних вимог до створюваної системи, функцій, які вона повинна виконувати, та їх зазначення у поставновці задачі на розроблення системи;

— розробка модулів системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель та їх інтеграція в єдину інформаційну систему підприємства.

Розділ 1. Системний аналіз діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець» та постановка задачі на проектування системи інформаційної підтримки його діяльності

1.1 Загальна характеристика мережі ресторанів «Мисливець»

Мережа ресторанів «Мисливець» на сьогоднішній день включає 17 ресторанів, що розташовані в різних областях України:

1. «Мисливець Березівка» — 37-й кілометр траси М-06 (Київ-Житомир);

2. «Мисливець Буча» — Київська область, м. Буча;

3. «Мисливець Вінниця» — другий кілометр Хмельницького шосе;

4. «Мисливець Ворохта» — Івано-Франківська область, смт. Ворохта;

5. «Мисливець Глеваха» — Київська область, смт. Глеваха;

6. «Мисливець Київ» — м. Київ;

7. «Мисливець Козелець» — 79-й кілометр Чернігівської траси;

8. «Мисливець Кононівка» — Черкаська область, с. Кононівка, 126-й кілометр траси М-03 (Київ-Харків);

9. «Мисливець Кривий Ріг» — Дніпропетровська область, м. Кривий Ріг;

10. «Мисливець Луганськ» — м. Луганськ;

11. «Мисливець Миронівка» — Миронівський район, с. Россава, 103-й кілометр траси М-4 (Київ-Знам'янка) ;

12. «Мисливець Митниця» — Київська область, с. Митниця, 44-й кілометр траси М-05 (Київ-Одеса);

13. «Мисливець Полтава» — м. Полтава;

14. «Мисливець Софіївка» — Черкаська область, м. Умань;

15. «Мисливець Харків» — 12-й кілометр траси М-27 (Харків-Бєлгород) ;

16. «Мисливець Хотянівка» — Київська область, с. Хотянівка;

17. «Мисливець Шевченкове» — Миколаївська область, с. Шевченково, 15-й кілометр траси М-14 (Миколаїв-Херсон).

Перший ресторан мережі було відкрито у 2000 році в м. Умань — «Мисливець Софіївка» .

Майже всі ресторани мережі працюють цілодобово в дві зміни по 12 годин.

Послуги, що надають ресторани мережі «Мисливець» :

· надання послуг громадського харчування;

· виготовлення кулінарної продукції та кондитерських виробів згідно меню мережі ресторанів;

· організація та обслуговування урочистих подій та заходів;

· кейтеринг — виїзне ресторанне обслуговування;

· бронювання місць у залі ресторану;

· організація музичного обслуговування;

· безкоштовний Wi-Fi;

· виклик таксі за замовленням відвідувача;

· паркування автомобілів.

Меню мережі ресторанів включає страви української та європейської кухонь.

Мережа ресторанів «Мисливець» характеризується централізованою структурою управління: існує центральний офіс, який реалізує загальну політику ціноутворення, розробку меню, технології виробництва, а також вирішення кадрових питань. Крім цього, в центральному офісі ведеться робота над єдиним стильовим оформленням усіх об'єктів мережі, здійснюється взаємодія з постачальниками та організація і контроль закупівель продукції ресторанами. Тут відбувається консолідація всієї інформації про діяльність ресторанів на місцях та аналітична робота з базою даних. Ресторани мережі є власністю ТОВ «Мисливець», окрім тих ресторанів, які здійснюють свою діяльність на умовах франчайзингу.

1.2 Організаційна структура підприємства, роль та взаємодія підрозділів

Організаційна структура мережі ресторанів «Мисливець» представлена на рис. 1.2.1:

Рис. 1.2.1. Організаційна структура мережі ресторанів «Мисливець»

Генеральний директор мережі ресторанів «Мисливець» здійснює свою діяльність від імені засновників ТОВ «Мисливець» та виконує наступні функції:

· здійснює загальне керівництво діяльністю компанії;

· здійснює оперативне керівництво всією роботою мережі ресторанів;

· розпоряджається усім майном компанії;

· здійснює угоди та юридичні акти, відкриває у банку розрахунковий рахунок;

· складає фінансові плани підприємства;

· контролює процеси впровадження нової техніки та технологій, прогресивних форм обслуговування та організації праці;

· здійснює контроль над раціональним використанням матеріальних, фінансових та трудових ресурсів;

· проводить оцінку якості обслуговування;

· встановлює службові обов’язки безпосередньо підлеглих йому працівників та вживає заходів щодо забезпечення їх виконання, контролює встановлення службових обов’язків для інших працівників мережі;

· контролює режим праці та відпочинку персоналу;

· застосовує до працівників заходи заохочення і стягнення відповідно до Правил внутрішнього розпорядку;

· приймає рішення і видає розпорядження з оперативних питань внутрішньої діяльності ресторанної мережі.

Фінансовий відділ веде облік фінансових операцій та фінансових результатів діяльності всієї мережі ресторанів, розрахунки з працівниками, клієнтами, партнерами та постачальниками, складає звіти та баланси.

Комерційний відділ здійснює наступні основні функції:

· пошук постачальників та укладення договорів з ними;

· організація та контроль централізованих закупівель продукції;

· контроль закупівель продуктів на місцях;

· формування меню ресторанів мережі;

· розробка технологій приготування страв меню;

· складення калькуляцій усіх страв меню;

· формування загальної політики ціноутворення.

Відділ маркетингу та реклами виконує наступні функції:

· аналіз та прогнозування економічної ситуації та фінансового стану споживачів, реального платоспроможного попиту, якості надання послуг конкуруючими закладами громадського харчування, виявлення переваг та недоліків мережі ресторанів у порівнянні з конкурентами, пошук нових ринків збуту та нових клієнтів;

· дослідження споживчих властивостей страв меню та збір інформації про задоволеність ними відвідувачів;

· виявлення передових тенденцій у світовому ресторанному бізнесі;

· аналіз конкурентоспроможності ресторанів мережі;

· визначення географічного розміщення потенційних споживачів;

· організація зворотного зв’язку з відвідувачами ресторанів мережі: вивчення думки споживачів щодо поліпшення страв меню, що виготовляються, та рівня обслуговування;

· розробка стратегії реклами для кожного об'єкту мережі та плану проведення рекламних заходів;

· організація реклами за допомогою засобів масової інформації, організація та підготовка статей для журналів, газет, радіо тощо;

· аналіз дієвості реклами, її впливу на відвідуваність ресторанів мережі;

· розробка пропозицій щодо створення принципово нових страв меню чи послуг, щодо зміни складу чи технології приготування страв з метою поліпшення їх споживчих властивостей тощо.

Відділ розвитку бізнесу здійснює наступні функції:

· пошук та оцінка об'єктів нерухомості;

· керівництво відкриттям нових ресторанів мережі;

· розробка та впровадження єдиного стильового оформлення ресторанів мережі;

· продаж франшиз.

Відділ інформаційних технологій виконує такі функції:

· побудова корпоративної мережі та підключення нових ресторанів і користувачів до мережі;

· контроль роботи мережі та мережевого обладнання;

· призначення користувачам мережі різних прав доступу;

· вибір інтернет-провайдера та забезпечення безперебійного підключення до мережі інтернету;

· встановлення, настройка та управління програмними і апаратними системами компанії;

· забезпечення правильності вихідних даних на машинні носії;

· аналіз та облік випадків відмови автоматизованої системи управління мережею ресторанів;

· модернізація технічних засобів, що використовуються компанією;

· вивчення вітчизняного та зарубіжного досвіду автоматизації управління мережею ресторанів;

· участь у складенні технічного завдання на розробку автоматизованої системи управління мережею ресторанів.

Юридичний відділ забезпечує виконання наступних функцій:

· контроль дотримання вимог законодавства підрозділами компанії у всіх напрямках діяльності;

· юридичний захист інтересів компанії;

· забезпечення отримання та продовження дії всіх дозвільних документів, робота з запитами дозвільних та контролюючих органів;

· моніторинг змін в законодавстві України.

Відділ управління персоналом здійснює наступні основні функції:

· визначення, написання та оптимізація організаційної структури підприємства;

· створення та впровадження нормативної бази, що регламентує діяльність підприємства (Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про відділи, Посадові інструкції тощо);

· контроль дотримання нормативної документації;

· створення систем підбору, адаптації та соціалізації працівників;

· прогнозування та планування потреби в людських ресурсах, оптимізація чисельності працівників компанії;

· створення багаторівневої системи мотивації співробітників;

· планування та управління кар'єрою персоналу — формування кадрового резерву для висування на керівні посади, створення системи адаптації на посаді, розвиток молодих співробітників з лідерським потенціалом;

· формування та розвиток системи професійного навчання персоналу;

· вдосконалення корпоративної культури мережі ресторанів;

· забезпечення юридично грамотного кадрового документообігу.

Кожний окремий ресторан мережі має свою організаційну структуру, яка представлена на рис. 1.2.2:

Рис. 1.2.2. Організаційна структура ресторану мережі «Мисливець»

Директор ресторану є співробітником ТОВ «Мисливець» або власником ресторану, якщо ресторан здійснює свою діяльність на умовах франчайзингу, та виконує наступні функції:

· представляє інтереси ресторану та діє від його імені;

· здійснює загальне керівництво рестораном;

· здійснює оперативне керівництво;

· здійснює контроль за раціональним використанням матеріальних, фінансових та трудових ресурсів;

· проводить оцінку якості обслуговування клієнтів;

· забезпечує надання клієнтам необхідної та достовірної інформації про послуги, що надаються рестораном;

· укладає договори поставки продовольчих товарів, контролює терміни, кількість та якість їх надходження;

· приймає рішення про призначення, переміщення та звільнення від займаних посад працівників ресторану;

· застосовує міри заохочення працівників;

· накладає стягнення на порушників виробничої та трудової дисципліни.

Бухгалтерський відділ веде облік фінансових операцій та фінансових результатів діяльності ресторану, розрахунки з працівниками та постачальниками, складає звіти та баланси. Даний відділ безпосередньо взаємодіє з комерційним відділом мережі ресторанів, зокрема з менеджером із закупівель, систематично надаючи заявки на товари, що закуповуються централізовано.

Адміністратор ресторану виконує наступні функції:

· здійснює контроль за відповідним оформленням залу, барних стійок, вітрин тощо;

· вживає заходів щодо запобігання та ліквідації конфліктних ситуацій;

· контролює дотримання працівниками організації трудової і виробничої дисципліни, правил та норм охорони праці, техніки безпеки, вимог виробничої санітарії та гігієни;

· інформує директора ресторану про наявні недоліки в обслуговуванні відвідувачів, вживає заходів щодо їх ліквідації;

· складає графік роботи офіціантів, барменів, охоронців та гардеробників. Завідуючий господарським забезпеченням виконує наступні функції:

· забезпечує господарське обслуговування та належний стан відповідно до правил і норм виробничої санітарії та протипожежного захисту будівель і приміщень підприємства, а також контроль за справністю обладнання (освітлення, систем опалення, вентиляції тощо);

· бере участь у розробці планів поточних та капітальних ремонтів основних фондів (будівель, систем водопостачання, повітропроводів та інших споруд), складанні кошторисів господарських витрат;

· організовує проведення ремонту приміщень, здійснює контроль за якістю виконання ремонтних робіт;

· забезпечує ресторан меблями, господарським інвентарем, засобами механізації інженерної та управлінської праці, здійснює нагляд за їх збереженням та проведенням своєчасного ремонту;

· веде облік та складає звіти про збереження і стан інвентарю та іншого майна;

· здійснює інвентаризацію, списання малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Шеф-кухар здійснює наступні функції:

· організовує ритмічне приготування страв власного виробництва необхідного асортименту та якості у відповідності з виробничим завданням;

· складає заявки на необхідні продовольчі товари та сировину, контролює терміни, асортимент, кількість та якість їх надходження;

· здійснює постійний контроль за технологією приготування страв, нормами закладки сировини та дотриманням працівниками санітарних вимог і правил особистої гігієни;

· контролює правильну експлуатацію устаткування та інших основних засобів.

Під час проходження переддипломної практики керівництво підприємства спрямувало мою діяльність на здійснення аналізу роботи комерційного відділу мережі ресторанів «Мисливець», зокрема дослідження діяльності менеджера з закупівель продукції. Саме тому в наступному розділі даної роботи розглядається діяльність менеджера з закупівель та обґрунтовується необхідність розробки системи інформаційної підтримки його діяльності.

1.3 Характеристика діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець» та обґрунтування необхідності розробки системи інформаційної підтримки його діяльності

1.3.1 Функції менеджера з закупівель

Менеджер із закупівель продукції мережі ресторанів «Мисливець» виконує наступні функції:

· пошук потенційних постачальників;

· ведення комерційних переговорів з постачальниками;

· узгодження з постачальниками умов оплати, системи знижок, термінів та способів доставки продукції ресторанам;

· укладення договорів з постачальниками;

· складення документів IPL, що являють собою список товарів, які повинні використовуватися рестораном для приготування страв меню;

· аналіз статистичних даних закупівель;

· контроль закупівель продукції на місцях;

· пошук потенційних постачальників для закупівлі продукції на місцях та складення рекомендацій для ресторанів щодо потенційних постачальників і рекомендованих цін на продукцію;

· визначення термінів подачі заявок від ресторанів на товари, що закуповуються централізовано;

· прийом та обробка заявок від ресторанів мережі на товари, що закуповуються централізовано;

· формування замовлень на постачання продукції постачальникам;

· інформування бухгалтерських відділів ресторанів про усі зміни щодо постачання продукції;

· участь у розгляді претензій та скарг від постачальників або ресторанів.

1.3.2 Моделювання процесу здійснення централізованих закупівель за допомогою CASE-засобу BPWin

Одним з головних обов’язків менеджера з закупівель є організація централізованих закупівель продукції. Для того, щоб виявити особливості здійснення централізованих закупівель та задачі автоматизації цього процесу, за допомогою CASE-засобу BPWin розроблена функціональна модель здійснення централізованих закупівель, яка наведена у додатку А.

У функціональній моделі даної бакалаврської роботи підтримуються дві методології: IDEF0 та IDEF3.

Найбільш зручною мовою моделювання бізнес-процесів є IDEF0. Методологія IDEF0 описує побудову ієрархічної системи діаграм — одиничних описів фрагментів системи. Модель в IDEF0 — це текстовий та графічний опис системи, який повинен дати відповідь на деякі раніше визначені запитання.

В IDEF0 система — це сукупність взаємодіючих робіт чи функцій. Така функціональна орієнтація є принциповою: функції системи аналізуються незалежно від об'єктів, якими вони оперують. Це дозволяє більш чітко змоделювати логіку та взаємодію процесів організації.

Взаємодія з навколишнім середовищем описана як вхід (те, що перероблюється системою), вихід (результат функціонування системи), управління (стратегії та процедури, під управлінням яких виконується робота) та механізми (ресурси, необхідні для проведення роботи). Знаходячись під управлінням, система перетворює входи у виходи, використовуючи механізми.

Процес моделювання системи в IDEF0 почато з визначення контексту, тобто найбільш абстрактного рівня опису системи в цілому. В контекст входить визначення суб'єкта моделювання, цілі та точки зору на модель.

Хоча при побудові моделі враховувалися погляди різних людей, модель побудована з єдиної точки зору — з точки зору директора, що відповідає за модельовану роботу в цілому. При цьому процес здійснення централізованих закупівель змодельований, враховуючи наступні межі: починаючи з отримання заявок на товари від ресторанів і закінчуючи аналізом товарно-транспортних накладних, що сформовані в результаті отримання ресторанами мережі товарів від постачальників.

Модель містить два типи діаграм:

· контекстну діаграму;

· діаграми декомпозиції.

Контекстна діаграма — це вершина деревовидної структури. Вона являє собою загальний опис системи та її взаємодію з навколишнім середовищем.

Спочатку був здійснений опис системи в цілому та її взаємодія з навколишнім середовищем (контекстна діаграма). Після цього здійснена функціональна декомпозиція: система розбита на підсистеми і кожна підсистема описана окремо (діаграми декомпозиції). Кожна підсистема розбита на власні підсистеми, враховуючи межі моделювання. Кожного разу після завершення одного рівня декомпозиції проводилася експертиза: експерти предметної області вказували на відповідність реальних бізнес-процесів створеним діаграмам. Найдені невідповідності виправлялися, і тільки після проходження експертизи без зауважень можна було приступити до наступного рівня декомпозиції. Така технологія створення моделі дозволила побудувати модель, адекватну предметній області на всіх рівнях.

Діаграма дерева вузлів показує ієрархічну залежність робіт, а не взаємозв'язки між роботами. Роботи позначають поіменовані процеси, функції чи задачі, які відбуваються протягом деякого часу і мають результати. Роботи зображені у вигляді прямокутників. Всі роботи названі та визначені.

Взаємодія робіт з зовнішнім середовищем та між собою описується у вигляді стрілок, що являють собою деяку інформацію та поіменовані іменником.

В методології IDEF0 розрізняють 5 типів стрілок:

стрілки входу — зображують дані чи об'єкти, які змінюються в ході виконання роботи;

стрілки керування — зображують правила й обмеження, згідно яким виконується робота;

стрілки виходу — зображують дані чи об'єкти, що з’являються в результаті виконання роботи;

стрілки механізмів — зображують ресурси, необхідні для виконання роботи, але не змінюються в процесі роботи;

стрілки виклику (виходять з нижньої грані роботи) — зображують зв’язок між різними діаграмами чи моделями, вказуючи на деяку діаграму, де дана робота розглянута більш докладно.

1.3.3 Обґрунтування необхідності розробки системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель

На даний момент для ресторанів мережі «Мисливець» розрізняють закупівлі продукції на місцях та централізовані закупівлі.

Закупівлі продукції на місцях здійснюються працівниками ресторанів. Шеф-кухар ресторану складає заявки на необхідні продовольчі товари та сировину, забезпечує їх своєчасне отримання зі складу, контролює терміни, асортимент, кількість та якість їх надходження. Працівники бухгалтерського відділу здійснюють замовлення продукції у постачальників, вказуючи терміни її поставки, приймає поставлені товари та розраховується з постачальниками. При виборі постачальників директор ресторану орієнтується на рекомендації менеджера з закупівель мережі ресторанів щодо потенційних постачальників, орієнтованих цін закупівлі товарів та враховує вимоги до їх якості. Недоліком такої організації закупівлі продукції на місцях є можливість працівників ресторану виписувати накладні по завищеним цінам на товари, закуповувати та витрачати менше сировини, ніж потрібно згідно технологій приготування страв меню, закуповувати товари за власні грошові кошти та реалізовувати їх у ресторані тощо. Саме тому менеджеру з закупівель необхідно слідкувати за цінами товарів, які закуповуються на місцях, та за потребою ресторанів у сировині.

Централізовані закупівлі продукції організовує менеджер з закупівель мережі ресторанів «Мисливець». Він знаходить постачальників, укладає з ними договори, визначає терміни та способи поставки продукції, домовляється про систему знижок. Менеджер з закупівель визначає терміни подачі заявок на поставку продукції ресторанами, складає список товарів, що закуповуються централізовано, та список постачальників, які здійснюють поставку окремих видів продукції. Шеф-кухарі ресторанів подають заявки на необхідну продукцію працівникам бухгалтерського відділу, які формують та надсилають через електронну пошту заявки на поставку товарів менеджеру з закупівель. Останній обробляє заявки, надсилає їх постачальникам та контролює своєчасне надходження продукції від них.

На даний момент усі заявки ресторанів на поставку продукції, що закупається централізовано, складаються вручну в файлі формату xls. При цьому список усіх продуктів та їх постачальників також прописується вручну в файлі формату xls. Внаслідок такої організації подачі заявок ресторани постійно роблять помилки, вказуючи, наприклад, невірні одиниці виміру продукту, розміри упаковок, назви постачальників продуктів тощо.

Розробка системи інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель необхідна для того, щоб:

· формувати для кожного ресторану документ IPL, що являє собою список товарів, які повинен використовувати ресторан для приготування страв меню, та закріплених за ними постачальників;

· уникати помилок при формуванні заявок від ресторанів на поставку товарів, що закуповуються централізовано, з метою скорочення часу менеджера з закупівель на обробку замовлень;

· контролювати закупівлю продуктів на місцях: перевіряти необхідність закупівлі товарів, ціни на закуплені товари та місця придбання продуктів.

1.4 Дослідження та аналіз існуючої інформаційної системи

З метою автоматизації бухгалтерського обліку мережа ресторанів «Мисливець» у 2005 році придбала продукт «1С: Підприємство» з конфігурацією «Комплексна конфігурація для України». У 2006 році з метою автоматизації та всебічного контролю діяльності ресторанів мережі, уникнення зловживань з боку працівників та оперативного аналізу інформації підприємство придбало та впровадило ресторанну систему «2К Ресторан» та 1С-конфігурацію «2К Бухгалтерія», які на даний момент успішно функціонують більш, ніж у 100 ресторанах України.

Для виявлення переваг та недоліків існуючої інформаційної системи необхідно дослідити та проаналізувати програмні продукти «2К Ресторан» та «2К Бухгалтерія» .

1.4.1 Ресторанна система «2К Ресторан»

" 2К Ресторан" - це програмний комплекс для автоматизації закладів громадського харчування: ресторанів, кафе, барів, ресторанів швидкого обслуговування (фаст-фудів), столових та ін. Система створена на основі платформи 1С, що дозволяє при необхідності швидко та недорого допрацьовувати та адаптувати її відповідно до потреб окремого закладу чи мережі закладів. Система використовує клієнт-серверну технологію на базі системи управління базами даних (у подальшому — СУБД) MS SQL Server.

Крім класичних схем, коли дані з back-офісів об'єднуються в єдину базу, система «2К Ресторан» має можливість в онлайн-режимі вивантажувати дані з front-системи в центральну систему аналітики:

· у центральну систему потрапляє додаткова інформація про час замовлення, кількість гостей, номер столику, номер залу, дисконтної картки, вид оплати тощо;

· закриті чеки неможливо непомітно скасувати або підправити, адже інформація вже потрапила в центральний офіс;

· генеральний директор має можливість в онлайн-режимі спостерігати за підсумковими даними по всіх ресторанах.

Основні функції, які виконує ресторанна система «2К Ресторан» мережі ресторанів «Мисливець» :

· бронювання столів;

· прийняття замовлень;

· друк замовлень на кухонних принтерах;

· друк чеків;

· використання дисконтних карт з різними видами знижок;

· прийом готівкової та безготівкової оплати, в тому числі з автоматичною авторизацією платіжних карт;

· повне або часткове перенесення замовлень між столами ресторану та офіціантами;

· фіскальний друк чеків;

· виконання повернень по проведених чеках;

· списання несплачених позицій замовлень.

Ресторанна система «2К Ресторан» може працювати у комплексі з будь-якою бухгалтерською програмою. В мережі ресторанів «Мисливець» система інтегрована в спеціально розроблену 1С-конфігурацію «2К Бухгалтерія», що в результаті дозволяє виконувати наступні задачі:

· автоматичне завантаження даних про реалізацію страв з ресторанної системи в бухгалтерську систему, при цьому виключена можливість зловживання або викривлення даних;

· автоматичний імпорт меню у ресторанну систему після одноразового введення меню закладу через бухгалтерську систему тощо.

Ресторанна система «2К Ресторан» включає потужний механізм боротьби із зловживаннями працівників ресторану. По-перше, в системі реалізований журнал сумнівних операцій, куди система записує усі сумнівні операції, що були проведені персоналом ресторану. До таких операцій можна віднести наступні: використання дисконтної карти в ресторані більше одного разу на день, видалення страв із замовлення, видалення цілого замовлення, відновлення закритого столу, перенесення страв на інший стіл тощо. По-друге, оскільки система інтегрована з бухгалтерською системою, бухгалтер не має можливості відредагувати проведену реалізацію. По-третє, інформація про всі закриті чеки кожні 5 хвилин відправляється на центральний сервер, що дозволяє переглядати дані в онлайн-режимі в центральному офісі.

1.4.2 1С-конфігурація «2К Бухгалтерія»

1С-конфігурація «2К Бухгалтерія» мережі ресторанів «Мисливець» має наступні основні переваги:

· реалізація страв вивантажується з ресторанної системи в бухгалтерську автоматично. При цьому виключається можливість зловживання або спотворення даних персоналом;

· немає необхідності вводити меню у дві різні системи: у ресторанну систему відбувається імпорт з бухгалтерської бази;

· управління довідником меню та роздрібними цінами здійснюється в бухгалтерській базі;

· в одній системі ведеться бухгалтерський та управлінський облік;

· в одній бухгалтерській системі ведеться облік усіх ресторанів мережі: побудована система централізованих довідників (товари, калькуляції, меню), заборонені зміни даних на місцях, побудована централізована аналітика та звітність;

· підтримується стандартна регламентована звітність;

· є можливість введення дисконтних карт та призначення різних видів знижок;

· ведення складського обліку ресторану;

· облік робочого часу.

1С-конфігурація «2К Бухгалтерія» мережі ресторанів «Мисливець» включає наступні програмні модулі:

· модуль товарного обліку;

· модуль необоротних активів;

· виробничий модуль;

· фінансовий модуль.

Модуль товарного обліку забезпечує використання довідників «Послуги» (унікальний для кожного ресторану мережі) та «Товари» (централізований в рамках мережі).

До модуля товарного обліку належать наступні документи:

· оприбуткування товарів та послуг;

· витратна накладна;

· переміщення товарів;

· списання товарів;

· введення залишків;

· інвентаризація;

· списання надлишків;

· оприбуткування недостачі.

Модуль необоротних активів (далі - НА) дозволяє працювати з довідником «Необоротні активи» (унікальний для кожного ресторану) та довідником «Інвестиції» (централізований в рамках мережі).

До модуля необоротних активів належать такі документи:

· введення в експлуатацію НА;

· подорожчання НА;

· амортизація НА;

· списання НА;

· консервація НА;

· розконсервація НА.

Виробничий модуль є емуляцією реального процесу роботи кухні ресторану та повністю відображає цикл роботи кухні. Усі рухи у виробничому модулі проводяться у виробничих одиницях виміру. Першою подією, що ініціює запуск циклу модуля, є проведення документа «Чек», що містить інформацію про реалізацію страв.

Розрахунок собівартості страви здійснюється автоматично перед кожним проведенням документа «Витрата сировини» та записується, як періодичний реквізит конкретного документа «Складу калькуляцій», якщо розраховане значення відрізняється від попереднього.

Розрахунок собівартості страви здійснюється в системі наступним чином: 1. визначається ціна для кожного інгредієнта, який входить у страву:

· для напівфабрикатів береться облікова ціна партії конкретного напівфабрикату за методом FIFO;

· для товарів визначається середньозважена ціна по всіх партіях товарів, які мають позитивний залишок (незакриті партії). У випадку, якщо таких партій немає, береться облікова ціна останньої оприбуткованої партії;

2. визначається вартість кожного інгредієнта, який входить в страву, шляхом множення його ціни на необхідну кількість (виходячи з документа «Склад калькуляції»);

3. отримання собівартості страви реалізується шляхом підсумовування вартостей кожного інгредієнта.

У рамках виробничого модуля реалізовані довідники «Напівфабрикати» та «Технологічні карти» .

До виробничого модуля відносяться наступні документи:

· склад калькуляції;

· витрата сировини;

· взяття зі складу;

· виробництво напівфабрикатів;

· план виробництва напівфабрикатів;

· списання напівфабрикатів.

Фінансовий модуль включає наближені до стандартних документи виплати та отримання грошових коштів. Всі рухи грошей йдуть у розрізі статей руху грошових коштів та видів витрат через регістр руху грошових коштів. Первинними документами для створення рухів є касові ордери та платіжні вимоги або доручення.

Отже, ресторанна система «2К Ресторан» та 1С-конфігурація «2К Бухгалтерія» мають багато переваг та реалізують всі основні функції, які забезпечують всебічний контроль діяльності працівників ресторанів мережі та своєчасне прийняття управлінських рішень.

Звичайно, кожен програмний продукт має свої недоліки. Основними недоліками, які були виявлені в процесі аналізу діяльності мережі ресторанів «Мисливець» та ресторанної системи «2К Ресторан» у комплексі з 1С-конфігурацією «2К Бухгалтерія», є наступні:

· відсутність автоматизації процесу централізованих закупівель продукції. На даний момент усі заявки ресторанів на поставку продукції, що закупається централізовано, складаються вручну в файлі формату xls. При цьому список усіх продуктів та їх постачальників також прописується вручну в файлі формату xls. Внаслідок такої організації централізованих закупівель ресторани постійно роблять помилки в заявках, вказуючи, наприклад, невірні одиниці виміру продукту, розміри упаковок, помилкові назви постачальників продуктів тощо;

· відсутність можливості формування звітів про закупівлі продуктів на місцях. Це послаблює управлінський контроль та призводить до зловживань з боку працівників ресторану, які можуть виписувати накладні по завищеним цінам на сировину та інгрідієнти;

· відсутність можливості додати опис IPL для товарів, які закуповуються у постачальників для виготовлення страв меню.

Вказані недоліки ресторанної системи передусім стосуються комерційного відділу мережі, зокрема, діяльності менеджера з закупівель, основними функціями якого є пошук постачальників та укладення договорів з ними, контроль закупівель продуктів на місцях та організація і контроль централізованих закупівель продукції.

1.5 Аналіз аналогів розробки та їх порівняння з існуючою інформаційною системою підприємства

На сучасному ринку інформаційних технологій представлено досить багато ресторанних систем, які забезпечують автоматизацію основних функцій закладів громадського харчування та аналітичну роботу з базою даних. Серед них слід виділити ресторанні системи «R-Keeper» та «Trio Ресторан», які раніше використовувалися окремими ресторанами мережі «Мисливець». Доцільно провести аналіз та порівняння цих систем з існуючою інформаційною системою підприємства.

1.5.1 Система «R-Keeper»

" R-Keeper" - це програмний комплекс компанії «UCS» для автоматизації закладів обслуговування різної форми: ресторанів, кафе, барів, фаст-фудів, розважальних центрів, більярдних клубів, аквапарків та ін.

Даний програмний продукт є досить популярним у Росії завдяки широкому набору функцій, які він реалізує, та впроваджений більш, ніж у 80 закладах громадського харчування. Можна навіть сказати, що «R-Keeper» реалізує майже всі функції, які на даний момент виконуються в системі «2К Ресторан» та конфігурації «2К Бухгалтерія». Проте система «R-Keeper» є дорогою та характеризується недоліками, які описані нижче.

Система «R-Keeper» написана під операційну систему DOS, що є технологією п’ятнадцятирічної давності. Вона має дуже слабку безпеку: з усіх робочих станцій є доступ до центральної бази даних. Система використовує СУБД Paradox.

В якості мережевого протоколу використовується застарілий NetBEUI, що призводить до виникнення проблем за потреби встановлення станції поза локальною мережею закладу. При цьому технологію Wi-Fi використовувати дуже складно, тому що при тимчасовому обриві зв’язку або затримці виникає збій роботи програми. Це призводить до того, що станцію доводиться часто перезавантажувати, внаслідок чого офіціанти переходять на використання ручних рахунків і можуть зловживати такою можливістю. На противагу система «2К Ресторан» працює, використовуючи протокол TCP /IP.

Система «R-Keeper» використовує застаріле устаткування, яке адаптоване для виконання конкретних функцій без можливості їх розширення. Наприклад, зробити так, щоб на принтері Star, крім попередніх чеків, можна було друкувати будь-які запрошення, квитки або паркувальні талончики не можна. При цьому принтер підключається довжелезним кабелем з вручну запаяними роз'ємами, з якими весь час щось відбувається: роз'єми відвалюються, окислюються, а ресторан змушений знову здійснювати діяльність на основі ручних рахунків. Помінявши ресторанну систему на більш пристойну, використовувати ці принтери вже не вдасться: доведеться купувати нові.

Система «2К Ресторан» працює з сучасним обладнанням, яке за необхідності можна підключити через Wi-Fi та використовувати його у віддалених місцях. «R-Keeper» є закритою системою, яку можуть дороблювати лише працівники компанії «UCS». Система «2К Ресторан» розроблена на мові 1С, внаслідок чого виникають наступні переваги:

· оскільки 1С є відкритою мовою, систему може дороблювати будь-який програміст;

· усі доробки системи можна зробити швидко та недорого, адже на даний момент 1С-програмістів достатньо, тому їх праця є дешевшою, ніж, наприклад, програмістів C#;

· забезпечується повна інтеграція системи в бухгалтерську конфігурацію: використовуються загальні довідники, звіти тощо.

Закритість системи, слабка безпека та застаріле устаткування, що призводить до збоїв роботи системи, стали ключовими факторами, які вплинули на відмову від подальшого використання даної системи мережею ресторанів «Мисливець» .

1.5.2 Система «Trio Ресторан»

Система «Trio Ресторан» забезпечує автоматизацію фінансової та виробничої діяльності закладів громадського харчування, починаючи від заготівельно-складських операцій, процесів виробництва продукції, обслуговування відвідувачів та закінчуючи бухгалтерською звітністю.

Система «Trio Ресторан» складається з наступних складових:

· програмно-апаратного комплексу «TrioR», що автоматизує роботу обслуговуючого персоналу ресторанів і барів та отримання звітів про результати їх роботи.

· програмного комплексу «Trio», що забезпечує автоматизацію складського та бухгалтерського обліків.

Програмні комплекси «TrioR» та «Trio» можуть використовуватися як окремо, так і разом, створюючи комплексну систему управління закладами громадського харчування.

Програма «TrioR» виконує такі функції:

· прийняття замовлень;

· друк замовлень на кухонних принтерах;

· друк рахунку відвідувача;

· списання несплачених позицій замовлень;

· прийом оплати;

· виконання повернень по проведених чеках.

Якщо порівнювати дану програму з ресторанною системою «2К Ресторан», то очевидно, що обидві системи мають багато аналогічних функцій. Проте програма «TrioR» не передбачає введення дисконтних карт та запровадження системи знижок, не реалізує прийом безготівкової оплати, не надає можливості переносити замовлення між столами закладу або офіціантами тощо.

Програмний комплекс «Trio» призначений для створення довідників (меню, працівників, обладнання та ін.), які необхідні для роботи з програмою «TrioR» та для отримання звітів про результати діяльності та роботу обслуговуючого персоналу закладу. Серед основних звітів можна виділити наступні: звіт про виручку, собівартість реалізованих страв, звіт про сумнівні операції тощо.

" Trio Ресторан" є закритою системою, яку можуть дороблювати лише працівники компанії-розробника. Система «2К Ресторан» розроблена на мові 1С, внаслідок чого виникають наступні переваги:

· оскільки 1С є відкритою мовою, систему може дороблювати будь-який програміст;

· усі доробки системи можна зробити швидко та недорого, адже на даний момент 1С-програмістів достатньо, тому їх праця є дешевшою, ніж, наприклад, програмістів C#;

· забезпечується повна інтеграція системи в бухгалтерську конфігурацію: використовуються загальні довідники, звіти тощо.

Програма «Trio Ресторан» написана на мові FoxPro, яка вважається технологією десятирічної давності, система характеризується дуже слабкою безпекою, має досить невеликий набір функціональних можливостей, тому мережа ресторанів «Мисливець» відмовилася від її подальшого використання.

1.6 Постановка задачі на розроблення системи

1.6.1 Призначення та цілі створення системи

Система інформаційної підтримки діяльності менеджера з закупівель мережі ресторанів «Мисливець» (у подальшому — система) призначена для автоматизації інформаційно-облікової й управлінської діяльності менеджера з закупівель.

Основною метою створення системи є автоматизація процесу здійснення централізованих закупівель продукції, оперативність прийняття рішень, створення умов для оптимальної організації праці та обслуговування користувача на основі безпаперової технології.