Розробка підсистеми обробки електронної кореспонденції

ВСТУП Для сучасного підприємства особливу роль грає документообіг, у тому числі і з іншими підприємствами, традиційно були такими пошта, телефон, факс, а останнім часом широкого поширення отримала електронна пошта. Електронна пошта (e-mail) дозволяє обмін електронними документами. Основними перевагами електронної пошти є її оперативність доставки, простота організації, поширеність, не залежить від фізичного місце перебування одержувача, постійно не займає канали передачі даних. Однак стандарти електронної пошти розроблялися для передачі повідомлень від джерела до одержувача, а її фіксацію, обробка повідомлень організовується адресатом, під яким передбачався приватний користувач, проте коли адресатом є підприємство, організація або корпорація виникає необхідність в її контролі.

Одним з шляхів контролю потоку електронної пошти є обмеження доступу до поштового сервера, застосування спеціальних клієнтів електронної пошти, або використання спеціальних програм.

При способі обмеження доступу застосовуються, як правило, засоби операційної системи і засоби сервера, основним недоліком даного способу є відсутність користувальницького нагляду, тобто відсутній контроль того куди і кому спрямована кореспонденція, відсутній процес її збереження, нормування, контролю доступу персоналу.

Для організації електронної пошти необхідними елементами є агент транспортування пошти, агент зберігання пошти, агент доставки пошти і клієнтський агент, перші три, це як правило, організовують поштові сервери, останній — поштовий клієнт. Щоб надіслати, електронний лист необхідно певним чином закодувати. Поштовий сервер може бути організований на платформі безлічі різних мережевих операційних систем, у тому числі на Linux та Windows, або із застосуванням спеціальних поштових серверів як MS Exchange або FossMail.

Клієнтські програми електронної пошти можуть виступати або спеціальні WEB сервіси, або програми, такі як Microsoft Outlook Express, The Bat, Mazila Tenderberth, Evelont та ін, мають широкі можливості, просунутий графічний інтерфейс, обсяг виконуваних функцій від прийому передачі пошти, на один або кількість поштових скриньок, написання листів різних форматів і кодувань, контроль орфографії, мають прямий вихід до сервера пошти, можуть підтримувати шифрування і приховування інформації, однак вони, як правило, розраховані на використання персональними користувачами, і не підтримують корпоративного та обмеженого користування, також обробляти отриманий документ доводиться вручну.

Для рішення задачі контролю і управління потоками електронної пошти на базі відділу менеджменту ЗАТ «НКМЗ» розробляється підсистема управління електронною кореспонденцією, яка включає поштовий клієнт для прийому і передачі пошти з сервера фіксує їх у власній базі даних. Поштовий менеджер, в завдання якого входило забезпечувати користувальницький інтерфейс для роботи з поштою, який дозволяє переглядати кореспонденцію призначену для нього, призначати виконавця для цього листа, створювати нові листи, фіксувати користувачів, які ознайомлювалися з листами. В якості сховища даних використовується СУБД Oracle 9, розгорнута на підприємстві.

У даній дипломної роботи розробляється підсистема обробки електронної кореспонденції. Система що включає модуль прийому і передачі електронної пошти, яка збирає листа, фіксує їх у власній базі даних, відправляє вихідну пошту. Менеджер з роботи з електронним листом, який дозволяє переглядати кореспонденцію призначену для нього, призначати виконавця для цього листа, створювати нові листи, фіксувати користувачів, які ознайомлювалися з листами.

Для досягнення поставленої мети будуть виконані наступні завдання:

— розглянути поняття електронної кореспонденції на промисловому підприємстві;

— провести аналіз систем управління електронною кореспонденцією на промисловому підприємстві;

— провести аналіз систем управління електронною кореспонденцією на промисловому підприємстві;

— розробити структури підсистеми управління електронною кореспонденцією;

— провести об'єктне моделювання підсистеми управління електронної кореспонденції на ЗАТ «НКМЗ» ;

— описати програму, можливості програми;

— привести приклад роботи;

— розрахувати економічну ефективність роботи програми.

Дана підсистема розробляється для відділів менеджменту ЗАТ НКМЗ.

У даній дипломної роботи будуть розглянуті організація електронної пошти, протоколи передачі електронних листів, структуру листа, методи кодування і декодування листа. Буде розроблено програмний продукт, в середовищі програмування Delphi, з використанням СУБД Oracle.

1 АНАЛІЗ ТЕОРЕТИЧНИХ АСПЕКТІВ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ЕЛЕКТРОННОЮ КОРЕСПОНДЕНЦІЄЮ.

1.1 Поняття електронної кореспонденції на промисловому підприємстві.

електронна кореспонденція пошта діаграма компонент Електронна кореспонденція (електронна пошта, пошта англ. email, e-mail, від англ. electronic mail) — технологія та надані нею послуги з пересилання та отримання електронних повідомлень (званих «листи» або «електронні листи») за розподіленої (у тому числі глобальної) комп’ютерної мережі. Основною відмінністю (і гідністю е-майл) від інших систем передачі повідомлень (наприклад, служб миттєвих повідомлень) є можливість відкладеної доставки повідомлення, а також розвинена система взаємодії між незалежними поштовими серверами.

Використовувати електронну пошту для інформаційного обміну можуть як люди (користувачі), так і автономно працюючі програми.

Основними переваги електронної пошти, порівняно зі звичайною поштою, є її швидкість доставки, яка становить лічені секунди, географія доставки обмежена тільки географією мережі, тобто практично скрізь, вартість доставки значно електронного листа значно нижче вартості доставки традиційного листа.

Електронна пошта зародилася завдяки старанням Рея Томлінсон який в 1971 році розробив поштову програму для пересилання повідомлень за розподіленої мережі як один із сервісів в комп’ютерній мережі Arpanet. При створенні нової програми за основу було прийнято дві інші - поштова програма для інтрамережі і експериментальна програма пересилання файлів.

Принципи роботи електронної пошти багато в чому схожі на роботи звичайної пошти. Спочатку в поштовій програмі (поштовому клієнті) створюється лист, вказується адресат і відправляється лист на сервер. Далі поштовий сервер пересилає повідомлення адресату, при цьому повідомлення може пройти не один такий поштовий сервер.

Електронний лист, це повідомлення спеціального формату, що складається з трьох частин: конверт, заголовки, тіла.

У конверті визначаються адреси, куди має бути відправлено повідомлення або куди його потрібно повернути в разі, якщо доставка неможлива. Зазвичай вони відповідають адресами, зазначених у заголовках «From» (від) і «To» (кому), але це правило порушується у разі списку розсилки.

Заголовки представляють собою набір пар властивість/значення, відформатованих згідно з документом RFC822 «STANDARD FOR THE FORMAT OF ARPA INTERNET TEXT MESSAGES». У них міститься найрізноманітніша інформація про повідомленні, включаючи дату і час його відправлення, а також відомості про транспортних агентів, через які воно пройшло на своєму шляху. Заголовки є невід'ємною частиною повідомлення, але користувальницькі агенти часто приховують деякі менш цікаві заголовки при відображенні повідомлення.

Тіло повідомлення це та інформація, яку, власне, і потрібно переслати. Вона повинна містити лише ASCII текст, проте часто він являє собою двійкові дані спеціальної поштового кодуванні.

Так як дані можуть містити лише ASCII текст, то для розширення кілка передачі даних був розроблений стандарт MIME (англ. Multipurpose Internet Mail Extension — багатоцільові розширення пошти Інтернету, вимовляється як «майм»), стандарт, який описує передачу різних типів даних по електронній пошті, а також, ширше, специфікація для кодування інформації та форматування повідомлень таким чином, щоб їх можна було пересилати в комп’ютерних ятерах. MIME є також фундаментальним компонентом комунікаційних протоколів, таких як HTTP, яким потрібно, щоб дані передавалися в контексті повідомлень подібних e — mail, навіть якщо дані реально не є e — mail. Основний формат електронних повідомлень визначено в RFC 2822, який є оновленою версією RFC 822. Ці стандарти визначають схожі формати для текстових e — mail — заголовків і умісту і правив, що відносяться до загально використовуваних полів, таким як «To:», «Subject:», «From:» та «Date:». MIME визначає набір e — mail — заголовків для визначення додаткових атрибутів повідомлення, включаючи тип контенту, і визначає безліч кодувань, які можуть бути використані для подання 8 — бітних бінарних даних, які використовують символи з 7 — бітного ASCII безлічі. MIME також визначає правила для кодування неASCII символів в заголовках e — mail — повідомлення, таких як «Subject:» .

Адреса електронної пошти — запис, встановлена по RFC 2822, однозначно ідентифікує поштовий ящик, у який слід надіслати повідомлення електронної пошти.

Адреса складається з двох частин, розділених символом «@». Ліва частина вказує ім'я поштової скриньки, часто воно збігається з ім'ям користувача. Права частина адреси вказує доменне ім'я того серверу, на якому розташований поштову скриньку:

ПочтоваСкринька@ ДоменнеІм'я Де:

ПочтоваСкринька — мнемонічне ім'я поштової скриньки або групи. Ім'я може включати в себе великі та малі літери латинського алфавіту, цифр, а також символи «-» (дефіс) і «» _ (підкреслення). Теоретично допускається використання ієрархічних імен. У цьому випадку імена різних рівнів ієрархії розділяються точками (аналогічно FQDN). Однак, на практиці такий спосіб іменування поштових скриньок майже не зустрічається.

ДоменнеІм'я — ім'я домену або вузла, на якому розташована поштова скринька, записане у відповідності з правилами побудови повних доменних імен (FQDN). Природно, що пошта може бути спрямована тільки на конкретний вузол. Можливість використання імені домену без вказівки вузла забезпечується наявністю в базі даних DNS серверу того домену, куди направляється пошта, спеціального запису, що дозволяє отримати адресу сайту, який виробляє обробку пошти абонентів домену. Теоретично замість центр доменів допускається використання IP-адреси, однак на практиці такий підхід використовується вкрай рідко і не завжди коректно працює.

Кожен абонент, з точки зору поштової служби, представлений поштовою скринькою. Поштовий ящик (mailbox) — це інформаційний простір, місце збору електронної пошти, виділене на деякому вузлі мережі для зберігання поштових повідомлень і має унікальний ім'ям в рамках вузла. Унікальне ім'я скриньки в поєднанні з унікальною адресою вузла являє собою унікальний адреса скриньки у всій мережі. Поштові скриньки іменуються також сховищами повідомлень.

Як правило, поштові скриньки одного вузла об'єднані в спеціальну базу даних, а повідомлення представлені записами цієї бази даних.

Сервіс електронної пошти припускає, що доступ до поштових скриньок не є анонімним, а авторизованим. Для управління доступом користувачів до повідомлень з кожним поштовою скринькою зв’язується певна сукупність даних, звана обліковим записом.

Передачі повідомлень у мережі займаються транспортні агенти, звані також поштові сервери, однак користувачі зазвичай працюють з користувацькими агентами, також званими поштовими клієнтами або поштовими програмами. Для пересилання повідомлень між поштовими агентами, застосовуються протоколи передачі поштових повідомлень: SMTP, ESMTP, POP, IMAP.

SMTP (англ. Simple Mail Transfer Protocol — простий протокол передачі пошти) — це мережевий протокол, призначений для передачі електронної пошти в мережах TCP/IP.

ESMTP (англ. Extended SMTP) — масштабоване розширення протоколу SMTP. В даний час під «протоколу SMTP», як правило, мають на увазі ESMTP і його розширення.

Основним завданням, яке вирішує SMTP сервер, є забезпечення доставки повідомлень електронної пошти від відправника до скриньки одержувача. Зазвичай SMTP сервер виконує наступні функції:

— прийом пошти від користувачів, клієнтські програми, яких використовують для відправки повідомлень цей SMTP сервер;

— прийом повідомлень від інших SMTP-серверів і контроль проміжної маршрутизації;

— визначення адрес інших SMTP-серверів, яким повинні передаватися повідомлення;

— пересилання повідомлень, що надійшли іншим SMTP-серверів;

— розподіл вхідних повідомлень, адресованих локальних користувачів, по поштовим скринькам;

— переадресацію повідомлень між локальними поштовими скриньками і на зовнішні ящики;

— забезпечення безпеки шляхом фільтрації повідомлень, що надходять з певних мереж або від користувачів, які не пройшли ідентифікацію.

Взаємодія клієнтського і серверного програмного забезпечення по протоколу SMTP засновано на принципі «запит-відповідь» і вимагає встановлення сеансу між клієнтом і сервером. Запити клієнта містять команди, які вказують на дії, які сервер повинен виконати. У відповідях сервера містить коди — спеціальні номери, які повідомляють про результаті обробки що надійшла команди. Вся інформація передається в текстовому вигляді.

Процес взаємодії клієнта і сервера складається з трьох етапів:

— встановлення сеансу;

— передача повідомлення;

— завершення сеансу.

Встановлення сеансу. На етапі встановлення сеансу клієнт повідомляє сервера про себе, а також здійснюється перевірка коректності адреси відправника.

Передача повідомлень. Цей етап передбачає виконання наступних дій: перевірку коректності кожної адреси зі списку одержувачів і власне передачу повідомлень. Протоколом передбачається, що при отриманні пошти-сервер бере на себе відповідальність за подальшу доставку пошти або безпосередньо в поштову скриньку одержувача, або шляхом пересилання її іншим SMTP-серверів. В останньому випадку цей SMTP сервер виступає в якості клієнта по відношенню до інших серверів.

Слід зазначити, що в процесі доставки може бути задіяна велика кількість SMTP-серверів. У цьому випадку частина серверів будуть виконувати проміжну маршрутизацію (relaying) повідомлень, тобто приймати повідомлення від одних SMTP-серверів і пересилати іншим.

У ряді випадків сервер може відмовитися від доставки пошти (наприклад, якщо проміжна маршрутизація повідомлень на сервері заборонено). Тоді він зобов’язаний повідомити про це клієнта, залишивши на ньому відповідальність за долю повідомлення.

Слід зазначити, що протокол SMTP надає можливість пересилання в рамках одного сеансу декількох повідомлень одному або більше адресатам.

Завершення сеансу. Після закінчення пересилання повідомлень клієнт передає серверу команду завершення сеансу.

Серверні частини протоколів POP3 та IMAP4 призначені для забезпечення роботи поштових клієнтів з вхідною поштою. Обидва ці компоненти забезпечують вирішення наступних завдань:

— прийом запитів від клієнта;

— аутентифікацію користувачів при встановленні доступу до поштової скриньки;

— видачу клієнту інформації про поштовій скриньці і про накопичених в ньому повідомленнях;

— видачу клієнту повідомлень, повністю або частково.

Додатково до зазначених загальних функцій IMAP4-сервер забезпечує:

— узгодження з клієнтом механізму аутентифікації, що дозволяє управляти рівнем безпеки;

— створення папок всередині поштової скриньки і керування ними (видалення, перейменування, визначення стану, пошук та копіювання повідомлень тощо.);

POP3 (англ. Post Office Protocol Version 3 — протокол поштового відділення, версія 3) використовується поштовим клієнтом для отримання повідомлень електронної пошти з сервера. Зазвичай використовується в парі з протоколу SMTP.

Попередні версії протоколу POP, POP2) застаріли.

Стандарт протоколу POP3 визначено в RFC 1939. Розширення і методи авторизації визначені в RFC 2195, RFC 2449, RFC 1734, RFC 2222, RFC 3206, RFC 2595.

Існують реалізації POP3-серверів, що підтримують TLS і SSL.

Альтернативним протоколом для збору повідомлень з поштового сервера є IMAP.

Протокол POP3 припускає, що обмін інформацією між клієнтом і сервером здійснюється за схемою «запит-відповідь». Команди клієнта, представлені в запитах, і відповіді сервера з результатом обробки запитів передаються в текстовому вигляді.

Взаємодія побудовано з наступних етапів:

— аутентифікація та авторизація;

— основна робота;

— оновлення і завершення сеансу.

Аутентифікація та авторизація. На цьому етапі здійснюється перевірка імені та пароля користувача поштової скриньки. У разі успіху між клієнтом і сервером встановлюється сеанс, в рамках якого здійснюється основна взаємодія.

Основна робота. На цьому етапі клієнт здійснює роботу з вмістом поштової скриньки. Можливі наступні операції:

— запит статистики, (наприклад, кількості повідомлень, їх загального розміру і т.п.);

— запит списку повідомлень;

— вибірка повного тексту певного повідомлення або його частини, наприклад, заголовка;

— позначення повідомлень, що підлягають видаленню.

На етапі оновлення і завершення сеансу клієнт направляє серверу команду завершення сеансу. При її отриманні сервер видаляє позначені повідомлення і завершує сеанс роботи з клієнтом.

IMAP (англ. Internet Message Access Protocol — «Протокол доступу до електронної пошти Інтернету») — протокол прикладного рівня для доступу до електронної пошти.

Аналогічно POP3, служить для роботи з вхідними листами, однак забезпечує додаткові функції, зокрема, можливість пошуку по ключовому слову без збереження локальної пошти у пам’яті.

IMAP надає користувачеві широкі можливості для роботи з поштовими скриньками, які перебувають на центральному сервері. Поштова програма, яка використовує цей протокол, отримує доступ до сховища кореспонденції на сервері так, ніби ця кореспонденція розташована на комп’ютері одержувача. Електронними листами можна маніпулювати з комп’ютера користувача (клієнта) без постійної пересилання з сервера і назад файлів з повним змістом листів.

Для відправки листів використовується протокол SMTP.

Взаємодія клієнтського і серверного програмного забезпечення по протоколу SMTP засновано на принципі «запит-відповідь» і вимагає встановлення сеансу між клієнтом і сервером. Запити клієнта містять команди, які вказують на дії, які сервер повинен виконати. У відповідях сервера містить коди — спеціальні номери, які повідомляють про результаті обробки що надійшла команди. Вся інформація передається в текстовому вигляді.

Процес взаємодії клієнта і сервера складається з трьох етапів:

1 встановлення сеансу;

2 передача повідомлень;

3 завершення сеансу.

Встановлення сеансу. На етапі встановлення сеансу клієнт повідомляє сервера про себе, а також здійснюється перевірка коректності адреси відправника.

Передача повідомлень. Цей етап передбачає виконання наступних дій: перевірку коректності кожної адреси зі списку одержувачів і власне передачу повідомлень. Протоколом передбачається, що при отриманні пошти-сервер бере на себе відповідальність за подальшу доставку пошти або безпосередньо в поштову скриньку одержувача, або шляхом пересилання її іншим SMTP-серверів. В останньому випадку цей SMTP сервер виступає в якості клієнта по відношенню до інших серверів.

Слід зазначити, що в процесі доставки може бути задіяно велику кількість SMTP-серверів. У цьому випадку частина серверів будуть виконувати проміжну маршрутизацію (relaying) повідомлень, тобто приймати повідомлення від одних SMTP-серверів і пересилати іншим.

У ряді випадків сервер може відмовитися від доставки пошти (наприклад, якщо проміжна маршрутизація повідомлень на сервері заборонено). Тоді він зобов’язаний повідомити про це клієнта, залишивши на ньому відповідальність за долю повідомлення.

Слід зазначити, що протокол SMTP надає можливість пересилання в рамках одного сеансу декількох повідомлень одному або більше адресатам.

Завершення сеансу. Після закінчення пересилання повідомлень клієнт передає серверу команду завершення сеансу.

З розвитком електронної комерції розширилося таке явище як спам. Спам (англ. spam) — масова розсилка комерційної, політичної та іншої реклами (інформації) або іншого виду повідомлень особам, не висловлювали бажання їх отримувати. Легальність масової розсилки деяких видів повідомлень, для яких не потрібна згода одержувачів, може бути закріплена в законодавстві країни. Для боротьби зі спамом застосовуються фільтри спаму.

Для передачі даних будь-яких форматів в електронному листі необхідно їх перетворити символи ascii. Дані перетворення виробляються за алгоритмами Quoted-Printable, UUe, Base64.

Алгоритм кодування Quoted-Printable, званий також байт кодування, перетворює кожен символ, який виходить за рамки кодів ascii в вигляд «=hex_номер_байта», де hex_номер_байта це порядковий номер символу в шістнадцятковій системі числення. Подібний спосіб кодування простий у реалізації, однак з кожного байти робить три, що підвищує надмірність інформації в два рази.

Більш досконалим методом є метод UUe (Unix-To-Unix encoding /decoding), суть методу полягає в перетворенні байти вигляд, придатний для передачі методом відсікання двох біт. Для цього три біт інформації вишикувалися в ряд, якщо даних не вистачало, то їх замінювали нульовими значеннями, виходило 24 біта, і цей ряд розбивався на 4 байти за 6 біт, додавали 32 до кожного отриманого байта і переводили отримані байти у символічне значення. Для декодування переводили символи повідомлення в їх числові значення, забирали від значення 32, і складали отримані значення в ряд по шість біт з чотирьох байт, відбирали отримані початкові 3 біти. Надмірність інформації при такому кодуванні становила 25%.

Метод кодування Base64 подібний методом UUe, тільки після перетворення трьох байт в чотири символьне значення нових байтів визначається за номером символу в заданій послідовності: «ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwxyz0123456789+/». Якщо кодуються тільки один або два байти, використовуються тільки перші два або три символи рядка та вихідна рядок доповнюється двома або одним символами «=». В одному рядку має розміщуватися не більше 72 закодованих символів. Це запобігає додавання додаткових бітів до відновленим даними. Повна специфікація форми base64 міститься в RFC 1421 і RFC 2045. На основі методу кодування Base64 базуються також метод UTF-7 представляє собою систему, звану Змінений Base64. Головна відмінність цього варіанту base64 від MIME у тому, що символ «=» не використовується для доповнення, так як потрібно багаторазове екранування цього символу. Замість цього біти октету доповнюються нулями.

1.2 Аналіз підсистем управління електронною кореспонденцією на промисловому підприємстві.

В даний час для ведення ділової переписки виникає необхідність у використанні електронної пошти, оскільки дана технологія дозволяє передавати повідомлення практично миттєво, що підвищує оперативність роботи в кілька разів, при цьому географічне положення і його віддаленість не має ніякого значення, і необов’язково, щоб адресат знаходився в одному місці, оскільки його ящик не переміщується разом з ним, що дозволяє виробляти листування в будь-якому регіоні світу у тому числі з адресатами які змінюють своє місце розташування. Можлива організація пересилання електронної кореспонденції в межах одного підприємства, тобто в межах однієї локальної мережі, з виходом або без виходу в глобальну мережу.

Основним вибором є розташування поштової скриньки в мережі, вона може знаходиться на зовнішньому сервері для підприємства, або на сервері підприємства, при цьому не обов’язково, щоб сам сервер перебував на підприємстві.

У разі якщо електронних поштову скриньку знаходиться на зовнішньому сервері і його обслуговує зовнішній сервер, то і доменне ім'я поштову скриньку має того сервера, на якому знаходиться поштову скриньку, читабельність якого не завжди може асоціюватися з підприємством. Дане рішення є задовільним для малих підприємств, або просто не хоче обтяжувати необхідністю містити устаткування, співробітників, або в даному виді послуг немає особливої потреби.

Якщо підприємство хоче виділити себе в мережі то йому необхідно отримати доменне ім'я, за яким його можна ідентифікувати в глобальній мережі, як правило доменне ім'я складається з власне імені і зони, де розташовується дане ім'я, розділені крапкою. Правильно підібране доменне ім'я допомагає відразу асоціювати підприємство з його доменним ім'ям. Оскільки доменне ім'я становить половину імені адреси електронної пошти, а другу половину становить ім'я користувача, то очевидно що підприємства отримує гнучкий інструмент для ведення ділової переписки, оскільки різних відділах можна надавати свої імена і вони будуть асоціюватися підприємством. Як правило з отриманням доменного імені підприємство прагне розгорнути в даному доменному імені також і WEB сервіс. Кількість ящиків може бути різної, від одного для зовнішньої кореспонденції на всі підприємство, виникає проблема сортування пошти за призначенням до кожного відділу, бюро, цеху, співробітника свою поштову скриньку в цьому випадку виникає проблема щоб зовнішня і внутрішня що входить і виходить кореспонденція проходила правильну обробку і потрапляла в потрібне місце, в ділову переписку не вплутувалася особисте листування співробітників, а швидше останнього не було взагалі. Завдання організації поштових скриньок може вирішити або розгортання поштового сервера наприклад за допомогою ОС MS Windows Server або на основі ОС Linux, або установкою таких спеціальних сервіси Інтернет корпоративної пошти такі як Google Mail, Yandex mail або програм корпоративної пошти Microsoft Exchange server, FossMail. Застосування всіх цих програмних продуктів і сервісів дозволяє проводити фільтрацію, вірусне перевірку, відсівати спам.

Одним з рішення організації поштових скриньок домен є використання вже працюючих і розкручених поштових серверів, таких як Google Mail, Yandex mail в яких використовуються служби корпоративної пошти. Перевагами даного варіанту організації поштових скриньок в тому, що обслуговування, фільтрацію, боротьбу зі спамом виробляє сервер надає цю послугу і немає потреби організовувати свій поштовий сервер, супроводжувати його експлуатацію, як недолік є те, що для отримання відправки електронної кореспонденції, навіть між користувачами в доменному імені необхідно виходити в Інтернет, що позбавляє можливості обмежувати деякі ящики в колі доступу. Відсутній контроль за проходить кореспонденцією. Також слід зазначити що безкоштовно цей сервіс надається обмежено (як правило за кількістю ящиків, що виділяється місця під поштову скриньку) повний сервіс є платним.

Організація поштового сервера на основі Windows сервера. Основними перевагами організації поштового сервера на основі операційної системи Microsoft Server Window є насамперед зручний користувальницький інтерфейс, можливість проведення налаштувань в графічному інтерактивному режимі, повна сумісність з обчислювальними мережами Windows, і їх повна підтримка, також на сервері можна організувати низку інших серверних функцій як WEB, DNS, DHCP та інше, можливо конфігурації сервера через WEB доступ, організація до пошти через WEB доступ, зручна вбудована довідка, з якісним перекладом на локальні мови. Зручні інструменти для створення домену розміщення поштового сховища, створення, видалення поштової скриньки. Для кожної поштової скриньки можливо встановити квоти, гнучка політика сортування листів, вибір режиму аутентифікації, можливість блокування поштових скриньок, можливо вводити обмеження на розмір листів, що відправляються, що кількість спроб доставки кореспонденції та строку тримання його на сервері, перегляд поточних з'єднань. В якості окремого додатка є можливість організації WEB поштового клієнта. Як недолік можна відзначити високу ціну Windows server 2010 (8100 грн.), базово організація тільки smtp, pop3 сервісів, відсутність фільтр спаму. Поштове сховище організовується у вигляді директорій по іменах файлів і листів, що зменшує захищеність доступу до електронної кореспонденції.

При організації поштового сервера на основі операційної системи Linux, є можливість тонкого налаштування роботи сервера, управління потоками електронної пошти, фільтрація пошти, боротьба зі спамом. Можлива організація доступу до електронної пошти через WEB доступ, не вимоглива до апаратного забезпечення, даний опис програмного забезпечення, при наявності ліцензії GNU, є безкоштовним, у тому числі і для комерційного використання. Можлива організація фільтрування пошти, установка фільтра антиспаму, підтримка протоколів smtp, pop3, imap, як підтримка відкритих з'єднань так і захищених, є можливість додатково розгорнути WEB поштового клієнта. Сховище електронної пошти організовується в директорії у файлах якої за іменами користувачів зберігається кореспонденція. Складність налаштування, яка практично проводиться методом редагування конфігураційних файлів, що вимагає підготовлених фахівців високого рівня.

У обох способів недоліком є відсутність глобальної адресна книги, відсутність лістингу повідомлень, відсутність архівування передачі повідомлень і утруднений пошук переданої поштового Спеціалізованим програмним продуктом є Microsoft Exchange server. Microsoft Exchange Server — програмний продукт для обміну повідомленнями та спільної роботи, його основні функції: обробка і пересилання поштових повідомлень, спільний доступ до календаря і завдань. Головна особливість сервера — тісна інтеграція з Active Directory: більша частина даних користувача зберігається в Active Directory (зв'язок облікових записів користувачів і поштових скриньок, списки контактів). Окремо від Active Directory зберігаються тільки самі поштові скриньки (у зв’язку з істотним розміром). Завдяки механізму реплікації Active Directory у разі використання декількох серверів Microsoft Exchange Server зберігається актуальність даних на всіх серверах. Так само «автоматично» підтримується ієрархічна система довірчих відносин між доменами. Microsoft Exchange 2010 дозволяє контролювати, які дані та протягом якого часу зберігаються в системі за допомогою вбудованих політик архівації електронної пошти та надійної політики утримання даних, і пропонує користувачам інструменти, необхідні для забезпечення відповідності з правилами роботи з інформацією, які стають все більш суворими. Більш того, Exchange 2010 забезпечує широкі можливості для наскрізного пошуку, при цьому завдання пошуку можуть делегуватися через систему керування доступом на основі ролей. Також підтримується захист від вірусів і спаму, конфіденційність обміну повідомленнями за допомогою шифрування. Єдина система обміну повідомленнями дозволяє доставляти в поштову скриньку різні види повідомлень, включаючи факси і голосову пошту. Можливості розширеної роботи з календарями, роботи поза офісом, замовлення ресурсів і складання розкладів зустрічей полегшують спільну роботу і підвищують продуктивність. Нові графічні інтерфейси і інтерфейси командного рядка забезпечують підвищену керованість та автоматизацію, а інтегровані засоби спрощують обслуговування. Модульна установка і обслуговування сервера на основі ролей, а також можливості автоматичного виявлення Outlook і мобільних клієнтів спрощують розгортання. Новий прикладний програмний інтерфейс (API) на основі веб-служб та інтеграція платформи .NET за допомогою задач оболонці керування Exchange забезпечують можливість швидкої розробки користувальницьких додатків Основними недоліками системи Exchange є дуже вимоглива до апаратного забезпечення (для Exchange Server 2010 мінімум 64 розрядний процесор, 4 Гб оперативної пам’яті для сервера плюю за 5 Мб на кожен ящик, встановлена 64 біт операційна система Windows). На слабких машинах нормально не буде працювати; досить висока вартість ПО: Windows (server 2010 — 8100 грн., Seven professional — 1530 грн. Seven Ultimate — 2000 грн.) + Exchange Server 2010 Standard (6030 грн.).

Ще одним рішенням даного методу є організація поштового сервера на основі FossMail у якого реалізовані можливості: вбудованого шифрування і цифровий підпис, пріоритезація відправлення поштової кореспонденції. Доведення кореспонденції групі користувачів, при цьому розщеплення повідомлення на кілька копій відбувається тільки при розгалуженні маршруту доставки, а до цього моменту повідомлення йде по каналах зв’язку в єдиному екземплярі. Повідомлення про доставку, недоставку, прочитанні і непочтении. Відправник має можливість дізнатися час доставки або прочитання повідомлення, а також отримати інформацію про те, що кореспонденція не була доставлена або прочитана. Ведення журналу вхідної, вихідної і транзитної кореспонденції. Поштовий сервер підтримує можливість реєстрації службової інформації про всіх проходять через нього повідомленнях. Реалізований пошук інформації про повідомленнях. Архівування передачі повідомлень. Дозволяє адміністратору поштового сервера легко знаходити і відновлювати вміст всіх повідомлень, які проходили через поштовий сервер. В процесі роботи сервера архівуються всі повідомлення, або вибірково (за заданими критеріями). Пошук кореспонденції в архівах. Реалізований пошук повідомлень по заданим критеріям. Антивірусна перевірка кореспонденції, через що поставляється окремо фільтр антивірусної перевірки, який інтегрується з поштовим вузлом FossMai, фільтр оснащений бібліотеками й алгоритмами антивірусної перевірки від Лабораторії Касперського. Ведення глобальної адресної книги. Система надає повний доступ користувача до електронних поштових адрес підприємства. Реалізовано гнучке адміністрування адрес на рівні підмереж і серверів. Синхронізація адресних книг серверів виконується автоматично або вручну. Підтримується робота MS Outlook з адресною книгою FossMail. Шлюз з e-mail. Дозволяє користувачам FossMail працювати з поштою Інтернет без безпосереднього підключення їх до зовнішніх поштових серверів. В результаті з’являються додаткові можливості по відсікання спаму (spam), централізується контроль за обміном повідомленнями через Інтернет і підвищується вірусостійкість за рахунок того, що вкладені документи пошти FossMail не запускаються автоматично на робочому місці користувача. У випадку обриву каналу зв’язку, передача повідомлення при повторному з'єднанні починається з місця, де стався обрив, що скорочує загальний трафік і виключає можливість блокування каналів зв’язку з-за неможливості довгого повідомлення. При великих навантаженнях можливо розподіл завдань поштового сервера між декількома машинами. Для підвищення надійності поштової системи передбачена можливість паралельної встановлення двох поштових серверів, один з яких забезпечує передачу даних, а другий перебувати в гарячому резерві. Всі зміни поштових скриньок реплікуються на резервний, який запускається у разі аварії робочого, при цьому всі повідомлення зберігаються без втрат. Підтримка стандартних протоколів (TCP/IP, SMTP, POP3) і інтерфейсів (MAPI). Дозволяє системі взаємодіяти з іншими додатками, що підтримують ці поширені стандарти (SMTP, POP3), а також використовувати мережі загального призначення (TCP/IP). Захист від дублювання повідомлень, дана функція зменшує навантаження на канали зв’язку і захищає передачу повідомлень між автоматизованими робочими місцями від повторного прийняття однієї і тієї ж інформації. Автоматичне стиснення поштових повідомлень реалізовано для транспорту повідомлень TCPFOSS. Значно скорочує трафік і завантаження каналів зв’язку. Віддалене адміністрування і контроль за працездатністю поштового сервера дозволяє з будь-якого комп’ютера при наявності відповідних прав, адмініструвати поштовий сервер, створювати і видаляти абонентів, змінювати маршрутні таблиці і змінювати будь-які параметри сервера. Також можливий варіант контролю за роботою сервера в режимі оператора, при цьому будь-які зміни конфігурації заборонені. Оператор контролює працездатність завдань поштового сервера і різні параметри його роботи: величини вихідних черг, час затримки повідомлень з різних пріоритетом у вихідний черзі час, що минув з моменту останнього сеансу зв’язку, вільний дисковий простір і ін. У випадку будь-яких порушень, на комп’ютері оператора в автоматичному режимі може бути запущена зовнішня завдання або програмно голосової файл. Така можливість роботи з територіально-віддаленими поштовими серверами дозволяє, з одного боку, використовувати в якості адміністраторів підлеглих поштових серверів фахівців з невисоким рівнем підготовки, з іншого боку адмініструвати всі сервери з одного місця. Можливість налаштування алгоритму з'єднань, поштові сервери можуть з'єднуватися між собою при появі повідомлень призначених для передачі з одного на інший і/або за розкладом. Дозволяє мінімізувати витрати у разі міжміських телефонних з'єднань поштових серверів або просто зменшити трафік при використанні загальних мереж передачі. Контроль за правильністю адреси відправника, надає можливість заборони відправлення повідомлення не від свого імені. Таке повідомлення блокуються на сервері і адміністратор отримує відповідне повідомлення. Можливість побудови захисту на надсилання та отримання повідомлень між групами користувачів, що дозволяє створювати поштові фаєрволи контролюючих проходження кореспонденції. Налаштування можлива і групами адрес. Підтримка групових розсилок, групи користувачів мають можливість обмінюватися повідомленнями що представляють спільний інтерес. Простота в установці і використанні. Набуває особливого значення при різному рівні підготовки фахівців на місцях. Поштовими клієнтами можуть бути: Microsoft Outlook з вбудованим транспортом повідомлень TCPFOSS, автоматизоване робоче місце для обміну файлами, побудоване на основі мови скриптів і транспорту повідомлень TCPFOSS. Протоколювання поштової кореспонденції. Підтримуються наступні СУБД: MS Access, MS SQL, Oracle, Sybase, MySQL, InterBase.

Недоліками системи сервера на основі FossMail є відсутність підтримки платформ unix (і серверна і клієнтська частина працюють тільки на ОС Windows), відсутній квотування поштових скриньок, не можна задати певний розділ поштової скриньки.

Всі ці варіанти рішень зводяться до того, що створюються поштові скриньки в певному доменному імені та організовується пересилання до потрібного адресату, однак вони не контролюють того, що буде робити адресат з отриманим листом, оскільки дана функція не входить в процес пересилання повідомлень.

Для створення обробки пошти безпосередньо клієнтом застосовуються клієнтські агенти, вони ж поштові клієнти, вони ж поштові програми. У їх функції входить організація зручного інтерфейсу, надання інструменту створення редагування електронної пошти, відправка та отримання електронної кореспонденції. Всі поштові клієнти можна розділити на саме програми, які працюють під керуванням певної операційної системи, і поштові клієнти на основі WEB.

З поштових програм можна виділити такі програмні продукти як Microsoft outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, у яких можна виділити зручний графічний інтерфейс, широкий набір інструментів, безліч функцій, з можливістю працювати з листами різних форматів і кодувань, перевірка орфографії, підтримкою необмеженої кількості ящиків, установка пароля і шифрування для роботи з програмою. Microsoft outlook є складовою програмної пакету Microsoft Office, також підтримує групову політику, інтегрована в операційну систему Windows підтримує протоколи SMTP, POP3, IMAP, MAPI, оснащена безліччю додаткових функцій як календар, завдання, вбудовані фільтрування пошти по спаму, змісту, відправнику, можливість архівації кореспонденції. Вимоглива до ресурсів, немає обмеження доступу до перегляду пошти у програмі, має відкритий доступ до адресної книги. Mozilla Thunderbird є вільно розповсюджується кросплатформенною програмою, підтримує протоколи SMTP, POP3, IMAP, забезпечує простий і зрозумілий інтерфейс, зібрані основні функції, з можливістю установки додаткових функцій у вигляді плагінів, фільтрів пошти, надає можливість включити пошук кореспонденції в глобальний пошук. Недоліком є відсутність обмеження доступу до пошти для перегляду в програмі і на диску, збереження резервних копій кореспонденції. Найбільш універсальною програмою є The Bat, що забезпечує повний комплекс послуг, єдиним недоліком якої є її платність (260 грн.).

При організації поштового клієнта через WEB доступ з’являється можливість змінювати інтерфейс на власний розсуд (додаванню логотипів фірми, відділу, організовувати висновок додаткової інформації), як правило написані на PHP, Perl, є вільно розповсюджувані, можливість розширення можливостей за рахунок встановлення додаткових плагінів, дозволяє в одному місці організувати всю обробку повідомлень, всі зміни в програмі будуть доступні всім користувачам, можливість інтеграції з іншими WEB сервісами підприємства. Політику організації фільтрації пошти можна організувати незалежно від користувача. У недоліки є те, що зростає навантаження на обчислювальну мережу, необхідність розгортання і підтримки WEB сервера.

Однак ці програмні продукти розраховані на індивідуальне використання, і не передбачають їх використання безліччю співробітників одного електронної поштової скриньки.

1.3 Аналіз використаних програмних продуктів в системі управління електронної кореспонденції на підприємстві.

На підприємстві ЗАТ НКМЗ проведено низку заходів щодо організації електронної кореспонденції. Як початкова слід зазначити наявність доменного імені: nkmz.donetsk.ua, яке говорить про те, що підприємство знаходиться в Донецькій області (підзона Donetsk) на території України (зона ua), ім'я nkmz асоціюється з НКМЗ. На території підприємства розгорнута локальна обчислювальна мережа, що поєднує різні відділи і служби підприємства.

На підприємства розгорнутий поштовий сервер, організований на основі операційної системи Linux, обслуговуючий доменне ім'я підприємства. Поштові скриньки беруть вигляд: ім'я_користувача@nkmz.donetsk.ua. На сервері налаштована система фільтрації вхідних повідомлень, боротьби зі спамом, фільтрація по чорному списку. Зв’язок з глобальною мережею забезпечується по виділеному каналу, через виділений Проксі сервер.

В межах доменного імені на поштовому сервері поштові скриньки виділяються як для окремих співробітників, так і закріплюються за відділами. Для певних поштових скриньок введено обмеження на передачу повідомлень у глобальну мережу.

Для організації поштового сервера на серверній машині використовують програми sendmail, dovecot. Sendmail використовуються як агента передачі пошти (MTA), завдяки достатньо довгого своєму розвитку програма досягла високого рівня безпеки передачі повідомлень. Повідомлення потрапляючи в обробку програми відбувається перетворення адрес, у формат зрозумілий для агентів пересилання повідомлень, проводить аналіз цих повідомлень, фільтрацію, після чого повідомлення пересилається в сховище пошти одержувача або іншого агента пересилання пошти, також у разі помилок генерує повідомлення і відправляє його відправнику. Як протоколу передачі повідомлень застосовується smtp. Програма sendmail також прокладає шлях повідомленням. Управління програмою sendmail проводиться через конфігураційний файл, який необхідно компілювати перед його застосування, робота з новою конфігурацією починається тільки після перезапуску програми.

Для організації доставки пошти з поштової скриньки користувача використовується програма Dovecot. Dovecot підтримує передачу повідомлень по протоколу pop3 та imap, підтримує поштових скриньок у форматі mbx і Maildir, забезпечує високу швидкодію завдяки індексуванню, підтримує відкритої аутентифікації і шифрованому SSL, підтримує розширення за допомогою плагінів, підтримує різні квоти, простий в налаштуванні.

Обслуговуванням сервера електронної пошти на підприємстві доручено «Службі інтегрованих систем управління». Обслуговуванням локальної обчислювальної мережі займається «Відділ системного технічного забезпечення» .

В якості поштового клієнта співробітниками підприємства використовується поштова програма The Bat. Програма розроблена молдавської компанією RITLabs, Основними перевагами The Bat є зручний, інтерактивний графічно багатомовний інтерфейс. Головне вікно програми (рисунок 1.1) складається з системного меню, кнопок управління, дерева, адрес списку листів, області атрибутів листа, області перегляду листа. Всі елементи інтерфейсу редагуються за смаком і потреб користувача. Програма дозволяє створювати безліч поштових скриньок, підтримує протоколи smtp, pop3, Imap, mapi. Підтримує шифрування зберігання листів на локальному диску, є шаблони листів, дозволяє працювати з листами в текстовому форматі HTML, форматі Windows, з підтримкою практично будь-який кодування, є функції перевірки правопису. Є можливість імпорту, експорту листів, резервне копіювання всієї кореспонденції, у тому числі і автоматично через певні інтервали. Вбудований зручний і гнучкий інструмент пошуку та фільтрації перегляду листів. Підтримується криптографічне шифрування кореспонденції. Переглянути атрибути листа дозволяє переглядати як в роскодованому вигляді, так і у вигляді заголовків листа.

Рисунок 1.1- Головне вікно програми The Bat.

Режими збору і відправки пошти широко регулюється, як за часом відправлення прийому, так і управлінням пошти на сервері. Програма має гнучкий сортувальник листів, журналювання всіх дій програми.

Провівши аналіз системи керування поштою можна укласти що пошта організована згідно з прийнятими стандартами. Слабкою ланкою можна виділити те, що за умови що скриньку в системі виділено для відділу або служби, подальший шлях листа лежить на совісті і, моральних і трудових якості співробітника, відповідального за прийом електронної кореспонденції або співробітників мають права доступу до електронної поштової скриньки. Для організації обліку і управління листами, які надходять у відділ необхідно провести ряд змін, або провести реформу серверної системи, розгорнути програми корпоративної пошти, наприклад MS Exchenge Server, FossMail, або встановити клієнт електронної пошти, який буде керувати отриманої електронною поштою, прибуття на поштову скриньку. Традиційні клієнтські програми електронної пошти для цих цілей не годяться, так як будучи призначені для особистого користування, вони не призначені для колективного використання.

Виникає необхідність розробки поштового клієнта, який буде керувати електронною поштою після її прибуття на електронну скриньку.

Для визначення функцій розробляється підсистеми управління електронною кореспонденцією визначимо життя електронного листа після його надходження на електронну скриньку:

— збір пошти;

— отримання листа керівником;

— формування відповіді;

— визначення особи, яка займатиметься цей лист;

— надання звіту про виконану роботу особі видав завдання;

— зберігати лист в окремий файл;

— копіювати лист в буфер обміну системи;

— виводити лист на друк.

— встановлення відмітки про виконання завдання.

У разі відправлення електронного листа його життєва нитка виглядала наступним чином:

— створення листа;

— введення даних з файлу;

— вставка даних з буфера обміну системи;

— редагування листа;

— надання листа на розгляд керівнику;

— забезпечення підтримки прийняття рішення по листу;

— передача відхиленого листа його творцеві на доопрацювання;

— затвердження листа і відправлення його одержувачу;

— відправлення електронного листа.

Розробляєма система повинна реалізувати ці функції, працювати під управлінням ОС MS Windows, вести централізоване зберігання електронних листів, в якості сервера бази даних використовувати розгорнутий на підприємстві сервер бази даних Oracle.

2 ПРОЕКТУВАННЯ ПІДСИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЕЛЕКТРОННОЮ КОРЕСПОНДЕНЦІЄЮ НА ЗАТ «НКМЗ» .

2.1 Розробка структури підсистеми управління електронною кореспонденцією Визначимо область діяльності розробляється підсистеми, склавши діаграму прецедентів (рисунок 2.1), на якій буде відображена область застосування розробляється підсистеми управління електронною кореспонденцією.

Рисунок 2.1- Діаграма прецедентів підсистеми електронної кореспонденції.

Для зручності управління діяльність підсистеми управління електронною кореспонденцією зручно розділити на три модуля: окремо можна виділити баз даних, в якій будуть зберігатися електронна кореспонденція та порядок її використання; агента, який буде займатися прийомом, декодування електронні листи і записувати ці дані в базу даних, надсилання повідомлень, призначених для відправки; менеджера, який буде забезпечувати користувальницький інтерфейс.

Для організації бази даних складемо ER-діаграму (рисунок 2.2) у якій визначені суті і зв’язки між ними. Отриману ER-діаграму можна розширити діаграму idef1x (рисунок 2.3), в якій позначені таблиці, типи полів і зв’язки між ними. На підставі отриманої діаграми складемо скрипт з необхідними для роботи таблицями та процедур обробки даних. Отриманий скрипт призначений для розгортання бази даних на сервері СКБД Oracle, лістинг скрипта наведено в додатку А.

Об'єктна модель поштового агента наведена на рисунку 2.7, на якій відображені тіло самої програми та компоненти якими вона користується, основними елементами є робоче вікно з візуальними компонентами на ньому, компоненти Indy для роботи з електронною поштою, компоненти Oracle Direct Access (ODA), для доступу до бази даних.

Об'єктна модель головного вікна менеджера пошти наведена на діаграмі об'єктів (рисунок 2.4), головними основними об'єктами головного вікна є: кнопки управління, дерево перегляду, таблиця листів, поле перегляду тексту листа, список приєднаних фото, дерево атрибутів листа, компоненти (ODA).

Об'єктна модель вікна перегляду листа наведена на діаграмі об'єктів (рис. 2.5), основними об'єктами вікна є кнопки управління, дерево атрибутів, поле перегляду листа, список прикріплених файлів.

Об'єктна модель вікна редагування листа наведена на діаграмі об'єктів (рисунок 2.6), основними об'єктами вікна є кнопки управління, поле редагування листа, список прикріплених файлів.

Рисунок 2.2- ER-діаграма підсистеми управління електронною кореспонденцією Рисунок 2.3- Діаграма idef1x підсистеми управління електронною кореспонденцією Рисунок 2.4- Діаграма об'єктів головного вікна менеджера Рисунок 2.5- Діаграма об'єктів вікна перегляду листа Рисунок 2.6- Діаграма об'єктів редагування листа Діаграма розгортання підсистеми управління електронною кореспонденцією наведена на рисунку 2.8. На цій діаграмі наведені фізичні компоненти, з яких складається розгорнута система, такими є локальна мережа, сервер бази даних, з встановленою базою даних, поштовий сервер, проксі сервер, менеджер пошти, який має доступ до локальної мережі через інтерфейс клієнта Oracle, агента пошти має доступ до бази даних по локальній мережі через клієнта Oracle і до поштового сервера.