Методика вивчення MS Word

Зміст

Вступ

1. Установлення колонтитулів у текстовому редакторові Word

2. Шаблони в Word 2007

3. Форматування тексту документа і його абзаців за допомогою стилів

4. Гіперпосилання у текстовому редакторі Microsoft Office Word

5. Підготовка документу до друку Висновки Список використаної літератури

Вступ

Microsoft Word дозволяє готувати документи з використанням української, російської, білоруської, англійської і більшості інших європейських мов.

Microsoft Word дозволяє включити в документ графічні зображення, таблиці, звуковий супровід, фрагменти відеофільмів. Текстовий процесор прискорює створення документа за рахунок скорочення кількості дій, що виконуються користувачем. Word автоматизує набір тексту, оформлення змісту і наочного покажчика, перевірку правопису. Наприклад, при введенні тексту в кінці рядка курсор введення автоматично переходить на новий рядок і не треба натискувати клавішу Enter, як це робиться на друкарській машинці.

Можливість використання багаточисельних функцій, точного форматування наближають Word до настільних видавничих систем. Microsoft Word можна використовувати для створення і редагування документів електронної пошти, при колективній роботі над документами.

Мета дипломної роботи — дослідження таких можливостей Microsoft Word, як створення колонтитулів, шаблонів, стилів, гіперпосилань та підготовки текстових документів до друку.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:

розкрити особливості створення колонтитулів, стилів, шаблонів, гіперпосилань;

визначити особливості підготовки текстових документів до друку.

Об'єктом дослідження для даної дипломної роботи є Microsoft Word.

Предметом є дослідження таких можливостей Microsoft Word, як створення колонтитулів, шаблонів, стилів, гіперпосилань та підготовки текстових документів до друку.

Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми.

Дипломна робота складається з вступу, основної частини, висновку та списку використаної літератури. Основна частина складається з п’яти розділів.

1. Установлення колонтитулів у текстовому редакторові Word

Колонтитулом називається однаковий для групи сторінок текст і графічні зображення, розташовані поза основним текстом документа. У колонтитулі зазвичай наводиться інформація допоміжного характеру: назва документа або глави, прізвища авторів, дається коротка анотація. Колонтитули дозволяють читачеві краще і швидше орієнтуватися в тексті.

У колонтитул входять порядкові номери сторінок, які називають колонцифрами. В залежності від місця розташування (на верхньому або на нижньому полі сторінки) колонтитули бувають верхніми і нижніми. Верхній колонтитул розташовується над основним текстом всіх сторінок розділу, нижній колонтитул розташовується нижче за основний текст. Текст, уведений до колонтитулу, форматується як звичайний текст.

За допомогою колонтитулу можна створити в документі спеціальні ефекти, наприклад, помістити на кожній сторінці прозорі водяні знаки, через які буде видний текст документа.

На сторінки текстового документа у Word 2007 можна вставляти колонтитули, скориставшись готовою колекцією шаблонів колонтитулів, або створити власні колонтитули, які можна зберегти в колекції. Відображаються колонтитули в документі тільки в режимах Розмітка сторінки та Читання. Опрацювання основного тексту документа під час роботи з колонтитулами неможливе.

Рис. 1. Група Колонтитулів

Для вставлення колонтитулів використовують елементи керування групи Колонтитули вкладки Вставлення (рис. 1).

Для розміщення на кожній сторінці документа колонтитула з готової колекції шаблонів потрібно:

1. Вибрати на Стрічці вкладку Вставлення.

2. Вибрати в групі Колонтитули одну з команд Верхній колонтитул або Нижній колонтитул.

3. Вибрати в запропонованому списку шаблонів колонтитулів бажаний.

4. Увести потрібний текст у відповідні текстові поля шаблону.

5. Закрити вікно створення колонтитула, виконавши Знаряддя для колонтитулів => Конструктор => Закрити => Закрити колонтитули або двічі клацнути поза полем колонтитула.

Для змінення колонтитула, створеного на основі шаблону, або для створення власного колонтитула потрібно виконати Вставлення => Колонтитули => Верхній (Нижній) колонтитул => Змінити верхній (нижній) колонтитул. Потім увести новий текст колонтитула в поле Заголовок. За необхідності текст можна редагувати і форматувати звичайними способами.

Під час роботи з колонтитулами на Стрічці з’являється тимчасова вкладка Конструктор (рис. 2). Використовуючи відповідні кнопки груп Колонтитули та Вставити, у колонтитул можна вставити номер сторінки — кнопка Номер сторінки поточну дату і час — кнопка Дата та час, рисунок — кнопка Рисунок та ін. Розміщення вмісту колонтитула відносно верхнього чи нижнього краю сторінки регулюється відповідними лічильниками в групі Розташування.

Рис. 2. Один із шаблонів верхнього колонтитула і тимчасова вкладка Конструктор

Для переходу з поля верхнього колонтитула до поля нижнього колонтитула і назад використовується кнопка Перейти до верхнього (нижнього) колонтитула в групі Навігація вкладки Конструктор.

Створений колонтитул можна застосувати до всього документа, до парних чи непарних сторінок або до першої сторінки. Вибрати область застосування створеного колонтитула можна в групі Параметри. Встановлення значень деяких властивостей колонтитулів також можна здійснити і на вкладці Макет діалогового вікна Параметри сторінки.

Для видалення колонтитула слід виконати Вставлення => Колонтитули => Верхній (Нижній) колонтитул => Видалити верхній (нижній) колонтитул.

Якщо колонтитули для різних частин документа повинні бути різними, то перед їхнім створенням документ треба поділити на розділи. Використовують розділи, коли потрібно для різних частин документа встановити різні властивості сторінок, різну нумерацію, використати різні колонтитули, розмістити текст у різній кількості колонок тощо.

У тому місці документа, де повинен розпочатися новий розділ, треба вставити розрив розділу. Для цього треба виконати Розмітка сторінки => Параметри сторінки => Розриви і вибрати в списку Розриви розділів потрібний варіант. На місці розриву буде вставлено прихований символ, наприклад такий:

Коли документ поділено на розділи, можна змінити для кожного розділу параметри сторінок, у тому числі і вставити різні колонтитули.

Рис. 3. Вікно Формат номера сторінок

Зручним способом нумерації сторінок документа є використання команди Номер сторінки групи Колонтитули вкладки Вставлення, яка відкриває список можливих варіантів розміщення номерів (внизу чи вгорі сторінки) та способів їх вирівнювання (справа, зліва, по центру тощо). За потреби можна налаштувати формат номера, вказавши вид нумерації, початковий номер та інше в діалоговому вікні Формат номера сторінки (рис. 3), яке відкривається вибором однойменної команди.

2. Шаблони в Word 2007

Всі документи, які створюються в Word 2007, засновані на якому-небудь шаблоні. Шаблон (template) — це зразок для створення нового документа, в ньому зберігаються різні елементи, які складають основу документа Word. Іншими словами шаблони визначають основну структуру документа і містять настройки документа: шрифти, автотекст, макроси, параметри сторінки, форматування, стилі і т.д.

В процесі створення документа template приєднується до документа і в створюваний документ з шаблону копіюються його деякі елементи (наприклад, параметри сторінки, стилі), а інші компоненти (наприклад, автотекст і макроси) залишаються в шаблоні. Але оскільки template приєднаний до документа, то документ завжди може дістати доступ до цих компонентів шаблону.

У Word 2007 існують два типи основних видів шаблонів:

· загальні або глобальні шаблони (global templates);

· шаблони документів (встановлені і призначені для користувача) або локальні templates.

У додатку Word 2007 використовуються шаблони з розширеннями:

· .dotm (може містити макроси або програми), де буква «m» позначає макрос;

· .dotx (без макросів і програм), де «x» — заснований на XML (Extensible Markup Language).

Загальний або глобальний template — це шаблон, завантажений в Microsoft Word у вікні «Шаблони і надбудови», яке відкривається командою Розробник/Шаблон документа. Всі макроси, елементи списку автотексту, стилі, поєднання клавіш, що зберігаються в загальному шаблоні, доступні для будь-якого відкритого документа, навіть якщо цей документ заснований на іншому шаблоні.

Будь-який документ може звернутися до будь-якого компоненту будь-якого шаблону, якщо цей template завантажений користувачем як загальний. Але загальний шаблон залишається завантаженим тільки на час поточного сеансу, а при виході з додатку Word 2007 і повторному його запуску необхідно перезавантажити уручну. Такі загальні templates є сеансовими, а не постійними.

Для автоматичного завантаження загального шаблону необхідно помістити його ярлик в теку Startup теки Word, наприклад C: Documents and Settings АдмінApplication DataMicrosoftWordSTARTUP. В цьому випадку загальний template буде постійним.

Template Normal. dotm (файли з розширенням .dotm дозволяють виконувати макроси у файлах) розроблений спеціально для використання як загальний або глобальний шаблон додатку, який автоматично завантажується кожного разу при запуску Word 2007, тобто є постійним. Глобальний (загальний) template, який називається «Новий документ» і зберігається у файлі Normal. dotm, є базовим шаблоном. Normal.dotm — це універсальний template для будь-яких типів документів, він завжди завантажується і завжди приєднаний до відкритих документів.

Цей базовий template можна вважати свого роду порожнім документом (тобто без вмісту) із заданими властивостями, на основі якого будуються нові документи або створюються нові шаблони. Normal. dotm змінювати не можна, оскільки на ньому засновані всі документи і всі шаблони документів Word 2007.

Normal.dotm може зберігатися в каталогах: C: Documents and Settings АдмінApplication DataMicrosoftTemplates (для ОС Windows XP) або C: Users АдминApp DataRoamingMicrosoftTemplates (для ОС Windows 7). Там же зберігаються і призначені для користувача шаблони, тобто створені користувачем самостійно, наприклад My_template.dotm, який є резервною копією Normal. dotm, або Template_document.dotx і Template_document.dot.

Templates документів — це шаблони типових документів з розширенням .dotx, які не містять макросів і програм (файли з розширенням .dotx і .docx не підтримують макроси, а значить не піддаються зараженню макровірусами). У Word 2007 набір шаблонів типових документів називається «Встановлені шаблони». «Встановлені шаблони» встановлюються при інсталяції Microsoft Office System 2007. Templates документа, наприклад, Стандартний факс, Стандартний лист, в діалоговому вікні Створення документа, містять настройки, доступні тільки для документів, заснованих на цьому шаблоні.

При створенні листа на основі шаблону «Стандартний лист» можуть використовуватися як настройки локального шаблону «Стандартний лист», так і настройки загальних шаблонів, але вищий пріоритет має локальний. Крім того, до документа створеному на основі якого-небудь шаблону, можна приєднати шаблон іншого документа. Для цього у вікні діалогу «Шаблони і надбудови» треба клацнути на кнопці приєднати і вибрати потрібний template. Встановлені шаблони типових документів (з розширенням .dotx) зберігаються в директоріях:

· C: Program FilesMicrosoft OfficeTemplates1033 — англійській мовою;

· C: Program FilesMicrosoft OfficeTemplates1049 — російській мовою.

Крім того, в Word 2007 можна використовувати призначені для користувача templates, які відображаються у діалоговому вікні «Створити» на вкладці «Мої шаблони» (Рис. 4). Шаблони користувача — це шаблони типових документів, які користувач самостійно створює і зберігає на ПК. Призначені для користувача шаблони можна створити на основі шаблонів (глобальних і локальних) або з існуючих документів.

Рис. 4. Діалогове вікно «Створити»

Для створення документа або призначеного для користувача шаблону, необхідно клацнути мишею на кнопці «Office» і вибрати команду Створити. Відкриється діалогове вікно «Створення документа» (Рис. 5), в лівій частині якого відображені групи шаблонів.

Рис. 5. Діалогове вікно «Створення документа»

У групі «Порожні і останні» відображаються порожні шаблони «Новий документ» (Normal.dotm) і «Новий запис блога». На основі шаблону «Новий документ» можна створити новий документ або призначений для користувача шаблон. Щоб почати роботу з блогами на базі шаблону «Новий запис блога», необхідно зареєструвати обліковий запис блога. При використанні групи «Встановлені шаблони» для створення документа або призначеного для користувача шаблону відкривається набір (колекція ескізів) шаблонів типових документів.

У разі застосування групи «Мої шаблони» для створення документа або призначеного для користувача шаблону відкривається вікно Створити (Рис. 4), в якому можна вибрати порожній «Новий документ» (Normal.dotm) або призначені для користувача templates. При створенні документа або призначеного для користувача шаблону на основі групи «З існуючого документа» відкривається вікно «Створення з наявного документа», в якому потрібно вибрати відповідний документ для зразка.

Розділ Microsoft Office Online. За наявності доступу в Інтернет можна завантажити додаткові шаблони з web-вузла Microsoft Office Online для створення документа або призначеного для користувача шаблону.

При створенні призначених для користувача шаблонів доцільно зберігати їх в теці (Рис. 6) Надійні шаблони (Templates) у форматі dotx.

Рис. 6. Діалогове вікно «Створення документа»

За замовчуванням новий документ (Документ 1) в Word 2007 створюється на основі базового шаблону Normal. dotm, у якому текст вводиться в стилі Звичайний з наступними параметрами форматування: гарнітура шрифту — Calibri (Основний текст), кегль (розмір) шрифту — 11 пт., вирівнювання символів — По лівому краю, міжрядковий інтервал — множник 1,15 ін., інтервал Після абзацу — 10 пт.

Але в даний час в документації в основному застосовуються шрифти із зарубками типу Times New Roman, розмір шрифту — 14 пунктів, параметри абзацу: вирівнювання тексту — по ширині сторінки, відступ першого рядка -12,5 мм, міжрядковий інтервал — Полуторний і т.д. Для того, щоб в Word 2007 створити документ з вищевикладеними параметрами форматування необхідно або кожного разу переформатовувати створюваний документ, або змінити Normal.dotm. Але змінювати Normal. dotm недоцільно, оскільки на ньому засновані всі документи і шаблони документів Word 2007.

Для виходу з положення, що створилося, можна створити призначений для користувача шаблон з необхідними параметрами форматування і на його основі створювати нові документи. Для створення такого шаблону необхідно у відкритому вікні додатку Word 2007 клацнути мишею на кнопці «Office» і вибрати команду Створити, відкриється вікно «Створення документа» (Рис. 7).

Рис. 7.

У вікні Створення документа (Рис. 7) треба вибрати групу Мої шаблони, відкриється діалогове вікно «Створити» (Рис. 8), в якому відображається шаблон «Новий документ» (шаблон Normal. dotm).

Рис. 8.

У вікні Створити треба виділити шаблон Новий документ і встановити перемикач в положення шаблон, а потім клацнути на кнопці ОК. Відкриється вікно додатку з порожнім шаблоном «Шаблон1» (Рис. 9).

Рис. 9.

У вікні додатку Шаблон1 на стрічці потрібно встановити шрифт: Times New Roman, розмір шрифту — 14 пт., параметри абзацу: вирівнювання тексту — по ширині сторінки. Далі треба відкрити Вікно діалогу «Абзац» і встановити параметри: відступ першого рядка -12,5 мм, інтервал перед і після абзацу — 0, міжрядковий інтервал — 1,5 рядки.

Після зміни параметрів форматування треба зберегти шаблон, для цього необхідно клацнути мишею на кнопці «Office» і вибрати команду «Зберегти як», відкриється вікно діалогу Збереження документа (Рис. 10).

Рис. 10.

У вікні Збереження документа необхідно вибрати теку Templates для збереження шаблону, тип файлу — Шаблон Word (розширення цього шаблону — .dotx, тобто без макросів і програм), ввести ім'я файлу, наприклад Standart_TNR, і клацнути на кнопці Зберегти. Після збереження закрити вікно додатку із створеним шаблоном. Для створення нового документа на основі створеного шаблону Standart_TNR необхідно у відкритому вікні додатку Word 2007 клацнути мишею на кнопці «Office» і вибрати команду Створити. У вікні, що відкрилося, Створення документа вибрати групу мої шаблони, відкриється діалогове вікно Створити, в якому треба виділити шаблон Standart_TNR, встановити перемикач в положення документ, а потім клацнути на кнопці ОК. У вікні додатку, що відкрився, відображатиметься порожній документ, заснований на створеному шаблоні Standart_TNR, у який можна вводити текст, вставляти таблиці, малюнки і інші об'єкти.

3. Форматування тексту документа і його абзаців з допомогою стилів

документ шаблон текст друк

Форматування тексту в документах Word 2007 можна здійснювати в ручному режимі, або за допомогою бібліотеки стилів. Стилі призначені для оформлення тексту документа і його абзаців. Стиль — це набір форматуючих команд, що зберігається під певним ім'ям для багатократного використання. Форматування тексту за допомогою стилю значно швидше, ніж форматувати уручну фрагменти тексту.

Стилі в Word 2007 можна:

· перейменувати, тобто змінити ім'я існуючого стилю;

· застосовувати, тобто застосовувати інші стилі до абзацу або фрагмента тексту (здійснювати накладення стилів);

· змінювати існуючі стилі;

· створювати нові.

Всі операції із стилями (перейменувати, застосовувати, змінювати і створювати) можуть виконуватися тільки над виділеними абзацами (фрагментами тексту) або над абзацом, в якому встановлений курсор.

За замовчуванням в новостворювані документи Word вводить текст в стилі Звичайний (Експрес-стиль). У цьому стилі встановлені основні параметри форматування абзацу: шрифт — (Calibri — за замовчуванням) + Основний текст, вирівнювання символів — По лівому краю, міжрядковий інтервал — множник 1,15 ін., інтервал Після абзацу — 10 пт., Заборона висячих рядків. Скріншот нового документа представлений на рисюнку 11. На скріншоті видно, що в колекції Експрес-стилів в групі «Стилі» виділений ескіз стилю «Звичайний» .

Рис. 11.

Експрес-стилі — це набори різних варіантів форматування, які відображаються у вигляді ескізів в колекції експрес-стилів. Колекція експрес-стилів використовуються для швидкого застосування стилів до абзаців або фрагментів тексту документа. При наведенні покажчика миші на ескіз експрес-стилю можна побачити, як виділений фрагмент тексту або абзац, в якому встановлений курсор, прийме вибране форматування. Скріншот фрагмента колекції (галереї) Експрес-стилів представлений на рис. 12.

Рис. 12.

Існує три основних типи стилів:

· стиль тексту задає параметри форматування виділеного фрагмента тексту усередині абзацу (позначення — а);

· стиль абзацу містить параметри форматування абзаців (позначення -);

· стиль таблиці містить параметри форматування таблиць (позначення —).

Абзаци, що містять параметри форматування фрагмента тексту і абзаців, позначаються — а).

У групі Стилі на вкладці Головна поміщені три кнопки для роботи із стилями:

· Додаткові параметри (форматування заголовків і іншого тексту);

· Змінити стилі (зміна набору або колекції стилів, кольорів і шрифтів, використовуваних в документі);

· Відкриття вікна стилів.

Скріншот, на якому відображені три кнопки для роботи із стилями, представлений на рис 13.

Рис. 13.

Перша кнопка в групі стилі (рис. 13) — Додаткові параметри. Для відображення всієї колекції Експрес-стилів (в даному випадку відображається колекція з ім'ям «Word 2007») треба клацнути на кнопці Додаткові параметри (форматування заголовків і іншого тексту). Скріншот всієї колекції з ім'ям «Word 2007» представлений на рис. 14. Експрес-стиль можна застосувати до виділеного абзацу або абзацу, що містить курсор. Для попереднього перегляду нового формату абзацу треба навести покажчик миші на ескіз стилю, а для застосування нового стилю треба натиснути на вибраному ескізі стилю, він буде виділений рамкою.

Рис. 14.

У нижній частині колекції (рис. 14) розміщені три команди. Команда «Зберегти виділений фрагмент як новий експрес-стиль» дозволяє перейменувати стиль абзацу або переформатувати абзац, тобто створити новий стиль і зберегти його під унікальним ім'ям або змінити стиль (рис. 15).

Рис. 15.

Друга команда галереї експрес-стилів — очистити формат, яка перетворить будь-який формат в «Звичайний». А третя команда Застосувати стилі дозволяє застосувати інший стиль до тексту, вибравши його із списку, що розкривається (рис. 16) або змінити існуючий стиль.

Рис. 16.

Для зміни стилю треба у діалоговому вікні (рис. 16) клацнути на кнопці Змінити. Відкриється вікно діалогу «Зміна стилю», в якому можна ввести деякі параметри (Ім'я, Заснований на стилі, Cтиль наступного абзацу), знов відформатувати і встановити прапорець «Додати в список експрес-стилів», а перемикачі встановити в режим «Тільки в цьому документі» або «В нових документах, що використовують цей шаблон» і клацнути ОК (рис. 17).

Рис. 17.

Друга кнопка в групі стилі (рис. 13) — Змінити стилі.

Ця кнопка використовується для зміни колекції або набору Експрес-стилів, кольору і шрифту. У Word використовується безліч колекцій Експрес-стилів. Для вибору іншої колекції треба клацнути на кнопці «Змінити стилі», потім клацнути на кнопці «Набір стилів», розкриється список колекцій (Word 2003, Word 2007, Вишукані і т.д.), з якого можна вибрати необхідну колекцію, встановивши прапорець (рис. 18).

Рис. 18.

Третя кнопка в групі стилі (рис. 13) — Відкриття вікна стилів.

При клацанні на кнопці «Відкриття вікна стилів» відкривається область завдань «Стилі», в якій відображаються стилі абзаців і тексту (рис. 19). Ці стилі можна застосувати до абзаців і фрагментів тексту, в яких встановлений курсор. При наведенні покажчика миші на стилі відображатимуться їх параметри.

Рис. 19.

Крім того, клацнувши на першій нижній кнопці AA панелі стилів можна викликати вікно «Створення стилю» (рис. 20). Для створення нових стилів необхідно заповнити діалогове вікно «Створення стилів» і клацнути на кнопці ОК.

Рис. 20.

Для настройки панелі стилів треба клацнути на команді «Параметри…» в області стилів, відкриється вікно діалогу «Параметри області стилів» (рис. 21).

Рис. 21.

У цьому вікні можна встановити стилі, що відображаються, у області стилів «(Рекомендовані, Використовувані, В поточному документі, Все), порядок сортування (За абеткою, Згідно рекомендації і т.д.), встановити прапорці в групі «Відображати як стилі» і т.д.

У вікні діалогу «Інспектор стилів», що викликається натисненням другої нижньої кнопки («А») в області стилів (рис. 2.1.5.9), відображаються параметри форматування стилів абзацу і тексту. Крім того, клацнувши на третій нижній кнопці в області стилів («АА»), можна викликати вікно діалогу «Управління стилями» для настройки «Автозаміни», «Автоформату» і виконання інших настройок.

4. Гіперпосилання у текстовому редакторі Microsoft Office Word

Гіперпосиланням називається виокремлений фрагмент (в рамках даного розділу ключове слово), при натиску на якому документ пересувається до потрібного місця в документі (зазвичай, для отримання більш детальної інформації). У Web-сторінках гіперпосилання є поширеною функцією і це пов’язано, перш за все, з можливістю пошуку у величезній бібліотеці WWW потрібної інформації. Вперше для роботи з текстовими документами, ця функція втілена процесорі Word і довела свою ефективність. Гіперпосилання можна встановити, як для переходу по відкритому документу, так і для переходу в інші файли та Web-сторінки.

У Microsoft Office Word можна створити гіперпосилання, натиснувши клавішу ENTER або ПРОБІЛ після того, як було введено адресу наявної веб-сторінки, наприклад, www.contoso.com.

Створення гіперпосилання на документ, файл або веб-сторінку:

1. Виділити текст або рисунок, який потрібно відобразити як гіперпосилання.

2. На вкладці Вставлення у групі Посилання вибрати пункт Гіперпосилання .

Можна також клацнути правою кнопкою миші текст або малюнок і вибрати команду Гіперпосилання з контекстного меню.

3. Виконати одну з таких дій:

· Щоб створити посилання на наявний файл або веб-сторінку, вибрати варіант Наявний файл або веб-сторінка у розділі Зв’язати з, а потім ввести адресу, на яку потрібно зробити посилання, у полі Адреса. Якщо адреса файла невідома, натиснути стрілку поруч зі списком Папка і знайти потрібний файл.

· Щоб створити посилання на файл, який ще не створено, вибрати варіант новим документом у списку Зв’язати з, ввести ім'я нового файлу в полі Ім'я нового документа, а потім у розділі Коли почати редагування нового документа вибрати варіант Пізніше або Зараз.

Щоб настроїти текст підказки, який відображається під час наведення вказівника на гіперпосилання, потрібно натиснути кнопку Підказка та ввести текст підказки. Якщо текст підказки не задано, Microsoft Word відображає шлях до файлу або його адресу як підказку.

Створення гіперпосилання на пусте повідомлення електронної пошти:

1. Виділити текст або рисунок, який потрібно відобразити як гіперпосилання.

2. На вкладці Вставлення у групі Посилання вибрати пункт Гіперпосилання .

Можна також клацнути правою кнопкою миші текст або рисунок і вибрати команду Гіперпосилання з контекстного меню.

3. У списку Зв’язати з вибрати пункт електронною поштою.

4. Ввести потрібну адресу електронної пошти у полі Адреса електронної пошти або вибрати адресу зі списку Недавно використані адреси електронної пошти.

5. У полі Тема ввести тему повідомлення електронної пошти.

Деякі веб-браузери Браузер. Програмне забезпечення, яке обробляє HTML-файли та виводить їх на екран у вигляді веб-сторінок. Браузер, такий як Windows Internet Explorer, може виконувати переходи за гіперпосиланнями, передавати файли, а також відтворювати звукові й відеофайли, вбудовані у веб-сторінки. та програми електронної пошти можуть не розпізнавати рядок теми.

Щоб настроїти текст підказки, який відображається під час наведення вказівника на гіперпосилання, потрібно натиснути кнопку Підказка та ввести текст підказки. Якщо текст підказки не задано, як підказка відображатиметься напис «mailto» та електронна адреса й рядок теми.

Щоб створити гіперпосилання на пусте повідомлення електронної пошти, можна також ввести адресу в документі. Наприклад, ввести [email protected], і гіперпосилання буде створено автоматично, якщо не вимкнено автоматичне форматування гіперпосилань.

Щоб створити гіперпосилання на елемент поточного документа або веб-сторінки, створеної у Word, необхідно позначити розташування гіперпосилання або місце призначення, і додати посилання на нього.

Позначити розташування гіперпосилання у Word можна за допомогою закладки Закладка. Позначка або місце в тексті, якому надано певне ім'я, що надалі дає змогу швидко переміщуватися до цього місця. або стилю заголовку Стиль заголовка. Форматування, застосоване до заголовка. У Microsoft Word існує дев’ять вбудованих стилів заголовків: від Заголовок 1 до Заголовок 9.

Для вставлення закладки у поточному документі потрібно виконати такі дії:

1. Виділити текст чи елемент, для якого потрібно призначити закладку, або клацнути місце в документі, куди потрібно вставити закладку.

2. На вкладці Вставлення у групі Посилання клацнути Закладка.

3. У полі Ім'я закладки ввести ім'я.

Ім'я закладки має починатися з букви та може містити цифри. Пробіли в імені закладки використовувати не можна. Якщо потрібно розділити слова в імені закладки, можна скористатися символом підкреслення — наприклад, «Перший_заголовок».

4. Натиснути кнопку Додати.

Застосування стилю заголовка

У Word можна застосувати один із вбудованих стилів заголовків до тексту в розташуванні, до якого потрібно перейти. У поточному документі потрібно виконати такі дії:

1. Виділити текст, до якого потрібно застосувати стиль заголовка.

2. На вкладці Основне у групі Стилі вибрати потрібний стиль.

Наприклад, якщо виділено текст, який необхідно оформити як основний заголовок, потрібно вибрати стиль із назвою Заголовок 1 з колекції експрес-стилів.

Для додавання посилання потрібно:

1. Виділити текст або об'єкт, який потрібно відобразити як гіперпосилання.

2. Клацнути його правою кнопкою миші й вибрати команду Гіперпосилання в контекстному меню.

3. У списку Зв’язати з вибрати параметр місцем у документі.

4. У списку вибрати заголовок або закладку, на яку потрібно створити посилання.

Щоб настроїти текст підказки, який відображається під час наведення вказівника на гіперпосилання, потрібно натиснути кнопку Підказка та ввести текст підказки. Якщо текст підказки не задано, буде відображено напис «Поточний документ» як підказку для посилань на заголовки. Для посилань на закладки відображатиметься ім'я відповідної закладки.

Щоб створити гіперпосилання на елемент документа або веб-сторінки, створеної у Word, необхідно позначити розташування гіперпосилання або місце призначення, і додати посилання на нього.

Позначення розташування гіперпосилання:

1. Вставлення закладки у файл призначення або у веб-сторінку.

2. Потрібно відкрити файл, в який потрібно вставити посилання, та виділити текст або об'єкт, який буде відображатися як гіперпосилання.

3. Клацнути його правою кнопкою миші й вибрати команду Гіперпосилання в контекстному меню.

4. У списку Зв’язати з вибрати пункт файлом, веб-сторінкою.

5. У полі Папка натиснути стрілку вниз, знайти та вибрати файл, на який потрібно створити посилання.

6. Вибрати пункт Закладка, вибрати потрібну закладку, а потім натиснути кнопку OK.

Для додавання посилання потрібно:

1. Виділити текст або об'єкт, який потрібно відобразити як гіперпосилання.

2. Клацнути його правою кнопкою миші й вибрати команду Гіперпосилання в контекстному меню.

3. У списку Зв’язати з вибрати параметр місцем у документі.

4. У списку вибрати заголовок або закладку, на яку потрібно створити посилання.

У документі Word можна створювати посилання на окремі елементи файлів Microsoft Office Excel (формат файлів із розширенням .xls) або Microsoft Office PowerPoint (формат файлів із розширенням .ppt). Щоб створити посилання на елемент книги Microsoft Excel, потрібно створити ім'я елемента у книзі, відтак наприкінці імені файлу в гіперпосиланні введіть знак номера #, а слідом за ним — визначене ім'я. Щоб створити посилання на конкретний слайд презентації Microsoft PowerPoint, потрібно ввести знак # і номер слайда після імені файлу.

Гіперпосилання можна швидко створювати, не використовуючи діалогове вікно Додавання гіперпосилання, шляхом перетягування виділеного тексту чи рисунків із документа Word, або перетягування веб-адрес чи гіперпосилань із деяких браузерів Браузер. Програмне забезпечення, яке обробляє HTML-файли та виводить їх на екран у вигляді веб-сторінок. Браузер, такий як Windows Internet Explorer, може виконувати переходи за гіперпосиланнями, передавати файли, а також відтворювати звукові й відеофайли, вбудовані у веб-сторінки. Можна також скопіювати виділену в програмі Microsoft Office Excel клітинку або діапазон.

Наприклад, може виникнути потреба створити посилання на детальне пояснення в іншому документі або на новину на веб-сторінці.

Копіювати текст можна лише з уже збереженого файлу.

Не можна перетягувати графічні об'єкти, наприклад, Фігури, для створення гіперпосилань. Щоб створити гіперпосилання для графічного об'єкта, потрібно виділити об'єкт, клацнути його правою кнопкою миші, а потім вибрати команду Гіперпосилання з контекстного меню.

Для створення гіперпосилань за допомогою перетягування вмісту з іншого документа Microsoft Word потрібно:

1. Зберегти файл, на який потрібно створити посилання. Це є документ призначення.

2. Відкрити документ, в якому потрібно вставити гіперпосилання.

3. Відкрити документ призначення та виділіть текст, графічний або інший об'єкт, до якого потрібно перейти.

Наприклад, можна виділити перші кілька слів або перший розділ документа, на який потрібно посилатися.

4. Клацнути правою кнопкою миші виділений об'єкт, перетягнути його на панель завдань і навести на піктограму документа, до якого потрібно додати гіперпосилання.

5. Відпустити кнопку миші в тому місці сторінки, де потрібно вставити гіперпосилання, та вибрати команду Створити гіперпосилання

Текст, графічний або інший виділений об'єкт буде посиланням на документ призначення.

Для створення гіперпосилання за допомогою перетягування з веб-сторінки потрібно:

1. Відкрити документ, в якому потрібно вставити гіперпосилання.

2. Відкрити веб-сторінку та клацніть правою кнопкою миші той елемент сторінки, на який потрібно створити посилання.

3. Перетягнути елемент на панель завдань і навести на піктограму документа, до якого потрібно додати гіперпосилання.

4. Відпустити кнопку миші в тому місці сторінки, де потрібно вставити гіперпосилання, та вибрати команду Створити гіперпосилання

Для створення гіперпосилання за допомогою копіювання та вставлення з аркуша Excel потрібно:

1. Відкрити аркуш Excel, на який потрібно створити посилання, та виділити діапазон клітинок, на які потрібно посилатися.

2. Клацнути виділене правою кнопкою миші, а потім вибрати команду Копіювати з контекстного меню.

3. Відкрити документ Word, в якому потрібно вставити гіперпосилання.

4. На вкладці Основне у групі Буфер обміну натиснути стрілку Вставити та вибрати команду Вставити як гіперпосилання.

Щоб увімкнути автоматичні гіперпосилання після того, як їх було вимкнено, потрібно виконати такі дії:

1. Натиснути кнопку Microsoft Office і натиснути кнопку Параметри Word.

2. Вибрати команду Перевірка.

3. Натиснути кнопку Параметри автозаміни й відкрити вкладку Автоформат під час вводу.

4. Установити прапорець поруч із пунктом адреси Інтернету й мережні шляхи гіперпосиланнями.

Для вимкнення функції автоматичного розпізнавання гіперпосилань потрібно:

1. Натиснути кнопку Microsoft Office і натиснути кнопку Параметри Word.

2. Вибрати команду Перевірка.

3. Натиснути кнопку Параметри автозаміни й відкрити вкладку Автоформат під час вводу.

4. Зняти прапорець поруч із пунктом адреси Інтернету й мережні шляхи гіперпосиланнями.

Для видалення окремого гіперпосилання потрібно натиснути сполучення клавіш CTRL+Z. Щоб видалити гіперпосилання з введеної URL-адреси, потрібно натиснути клавіші CTRL+Z безпосередньо після того, як було введено адресу.

Якщо сполучення клавіш CTRL+Z натиснути ще раз, буде видалено введену URL-адресу.

5. Підготовка документу до друку

Під час створення текстового документа у Word 2007 він автоматично розбивається на сторінки відповідно до тих значень властивостей, які встановлені в цьому документі.

Сторінка як об'єкт текстового документа має такі властивості: розмір сторінки, розміри полів, орієнтація сторінки, наявність колонтитулів, вид вертикального вирівнювання тексту на сторінці, колір тла сторінки, тип межі сторінки та ін. (рис. 22).

Розміри сторінки — це висота і ширина сторінки документа. Ці значення за замовчуванням задаються в сантиметрах. Розміри сторінки можна задати і форматом аркуша паперу (наприклад, А4, А5, Letter), якщо висота і ширина сторінки збігаються з одним із стандартних значень.

Рис. 22. Схема розміщення елементів

Поля — це області сторінки вздовж її країв. На сторінці є верхнє, нижнє, ліве і праве поля. Розміри полів за замовчуванням задаються в сантиметрах. Ліве і праве поля частіше залишаються незаповненими, а на верхньому і нижньому полях можуть розміщуватися колонтитули.

Якщо документ планується друкувати з обох сторін аркуша, то доцільно встановити дзеркальні поля, які в такому випадку називаються внутрішнім і зовнішнім полями замість лівого і правого (рис. 23). Якщо надрукований документ буде зшиватися, то для цього потрібно залишити деякий додатковий простір, який визначається полем корінця та його розташуванням (зверху чи зліва).

Рис. 23. Різновиди полів: Рис. 24. Види орієнтації сторінки а — дзеркальні поля; б — корінець

Орієнтація сторінки — це спосіб розміщення сторінки на площині. Розрізняють книжкову (вертикальну) і альбомну (горизонтальну) орієнтації (рис. 24).

Колонтитули (фр. сolon ne — стовпець, лат. titul us — заголовок) — це службові повідомлення, які розміщуються на полях сторінки документа. Інформація колонтитула відображається на всіх сторінках документа або деякій його частині. У Word 2007 розрізняють верхній, нижній і бічні колонтитули. Колонтитули можуть містити номери сторінок, назву документа або поточного розділу, прізвище автора, графічні зображення тощо.

Колонтитули першої сторінки, парних і непарних сторінок можуть відрізнятися. Також можуть бути різними колонтитули різних частин документа, наприклад, як у цьому підручнику: у різних розділах різні колонтитули.

За замовчуванням програма Word 2007 встановлює такі значення властивостей сторінки: верхнє поле — 1,5 см; ліве поле — 2,5 см; нижнє поле — 1,5 см; праве поле — 1,5 см; розмір сторінки — А4 (ширина — 21 см, висота — 29,7 см); орієнтація сторінки — книжкова; колонтитули — порожні.

Для встановлення необхідних значень властивостей сторінки слід відкрити на Стрічці вкладку Розмітка сторінки. На цій вкладці розміщено дві групи елементів керування, які призначені для форматування сторінки, — Параметри сторінки та Тло сторінки.

У групі Параметри сторінки для форматування об'єктів сторінки можна використати такі елементи керування:

кнопку зі списком Поля — для вибору одного зі стандартних наборів розмірів полів. Якщо запропоновані варіанти не влаштовують, то інші значення можна встановити, вибравши в списку цієї кнопки команду Настроювані поля;

кнопку зі списком Орієнтація — для вибору орієнтації сторінки;

кнопку зі списком Розмір — для вибору одного зі стандартних розмірів аркуша паперу, на якому планується друк документа. Для встановлення інших значень потрібно в меню вибрати кнопку Інші розміри аркушів.

Розміри полів сторінки можна також встановити на вертикальній і горизонтальній лінійках у режимі перегляду документа Розмітка сторінки. На лінійках полям відповідають ділянки блакитного кольору. Щоб змінити їхні розміри, необхідно перетягнути межу поля вздовж лінійки в потрібне місце (рис. 25).

Рис. 25. Поля на лінійках

Значення вищенаведених та інших властивостей сторінки можна встановити в діалоговому вікні Параметри сторінки (рис. 26), яке можна відкрити вибором кнопки відкриття діалогового вікна у відповідній групі Стрічки. Це саме вікно можна відкрити, якщо двічі клацнути в будь-якому місці вертикальної лінійки або по полях горизонтальної.

Рис. 26. Вкладка Поля вікна Параметри сторінки

Установивши необхідні значення властивостей, потрібно в списку Застосувати до, що розміщений на кожній вкладці вікна, обрати варіант їхнього застосування — до всього документа, від поточної сторінки і до кінця документа, до виділеного фрагмента, до виділеного розділу. Слід звертати увагу на область Попередній перегляд, де відображається ескіз сторінки з обраними значеннями властивостей.

Для естетичного оформлення документа використовують також елементи керування групи Тло сторінки вкладки Розмітка сторінки на Стрічці.

Колір сторінки — для вибору кольору тла і способу заливки сторінки (градієнтна, візерунок, текстура, рисунок).

Межі сторінок — для вибору потрібного стилю, кольору, ширини ліній тощо.

Водяний знак — для вибору вигляду та змісту водяного знака, який являє собою текст або зображення, що відображається під основним текстом документа. Його можна побачити в режимі перегляду Розмітка сторінки і в надрукованому документі.

Щоб з’ясувати, як виглядатиме створений документ на папері, слід переглянути його в режимі Попередній перегляд, виконавши Office => Друк => Попередній перегляд. Після цього відкривається відповідна вкладка (рис. 27), використовуючи інструменти керування якої можна:

* установити різний масштаб перегляду документа (група Масштаб);

* змінити значення властивостей сторінки (група Параметри сторінки);

* здійснити навігацію документом (кнопки Наступна сторінка та Попередня сторінка в групі Попередній перегляд);

* налаштувати параметри друку документа і надрукувати його (кнопки групи Друк).

Рис. 27. Вкладка Попередній перегляд

Переглядаючи документ у режимі Попередній перегляд, користувач може з’ясувати, чи вдало розміщено рисунки в тексті, чи правильним є розбиття тексту на сторінки, чи не розриваються в тексті таблиці тощо. Якщо при цьому з’ясується, що потрібно зробити незначне редагування документа, то його можна виконати безпосередньо в режимі попереднього перегляду (це можливо, якщо позначка прапорця Збільшення відсутня). Для більш складного редагування краще повернутися у звичайний режим роботи з документом, закривши вікно Попередній перегляд.

Зручною можливістю режиму попереднього перегляду документа є команда Скоротити на сторінку. За вибору цієї команди (кнопка) програма автоматично зменшує розмір кожного символу документа і міжрядкових інтервалів для зменшення кількості сторінок текстового документа на одну сторінку. Цю команду доцільно застосовувати до документів, що мають незначну кількість рядків тексту на останній сторінці.

Вихід з режиму попереднього перегляду документа здійснюється вибором кнопки Закрити вікно

Після того як зовнішній вигляд документа переглянули і всі необхідні зміни внесли, документ можна друкувати.

Для друку однієї копії всього документа із значеннями властивостей друку, які встановлені за замовчуванням, достатньо виконати команду

Office => Друк => Швидкий друк Друк документів зазвичай виконується в так званому фоновому режимі, що дає змогу продовжити роботу на комп’ютері практично одразу після відправлення документа на друк.

Рис. 28. Вікно друк

Якщо друк документа потрібно виконати за інших налаштувань, то необхідно скористатися кнопкою Друк вкладки Попередній перегляд або виконати Office = Друк = Друк. При цьому відкривається діалогове вікно Друк (рис. 28), у якому встановлюються потрібні значення параметрів друку:

* Група Принтер — для вибору принтера і встановлення значень його властивостей:

* список Ім'я — для вибору принтера з числа встановлених на даному комп’ютері;

* кнопка Властивості - відкриває діалогове вікно Властивості з кількома вкладками, де можна встановити значення властивостей принтера і процесу друку документа. Перелік цих властивостей залежить від типу принтера і його моделі.

* Група Сторінки — для встановлення діапазону сторінок, що друкуватимуться:

* усі - друкуватимуться усі сторінки документа;

* поточна — друкуватиметься сторінка, в якій знаходиться курсор;

* виділений фрагмент — друкуватиметься тільки виділений фрагмент документа;

* номери — друкуватиметься вказаний набір сторінок. Наприклад, щоб надрукувати сторінки 1, 5, 11, 12, 13, можна ввести в поле: 1, 5, 11−13.

* Група Копії - для встановлення кількості копій, які потрібно надрукувати, та послідовності друку сторінок документа. Щоб надрукувати спочатку першу копію всього документа, потім другу і т. д., слід установити позначку прапорця розібрати за копіями, в іншому випадку буде надрукована вказана кількість копій спочатку першої сторінки, потім другої і т. д.

* Група Масштаб — для вибору:

* кількості сторінок документа, які друкуватимуться на одному аркуші. Вибір двох і більше сторінок автоматично приводить до пропорційної зміни розмірів усіх об'єктів документа під час виведення їх на друк;

* розміру сторінки аркуша паперу (формат А4, А5, В5 тощо), на якому друкуватиметься документ, що теж зумовлює масштабування об'єктів документа під час друку.

* Поле зі списком Друк — для визначення, які саме сторінки встановленого в групі Сторінки діапазону потрібно друкувати:

* Усі сторінки діапазону — надрукувати всі сторінки указаного діапазону сторінок;

* Непарні сторінки — надрукувати тільки сторінки з непарними номерами з указаного діапазону сторінок;

* Парні сторінки — надрукувати тільки сторінки з парними номерами з указаного діапазону сторінок.

Останні два режими зручно використовувати для друку багатосторінкового документа з обох сторін аркуша.

Установивши значення властивостей друку, потрібно вибрати кнопку ОК. Після цього в Рядку стану вікна Word 2007 відображається значок принтера і кількість підготовлених до друку сторінок. Після завершення друку документа цей значок зникає.

Висновок

Вивчення та аналіз низки літературних джерел дали змогу зробити такі висновки і узагальнення:

1. Колонтитулом називається однаковий для групи сторінок текст і графічні зображення, розташовані поза основним текстом документа. У колонтитулі зазвичай наводиться інформація допоміжного характеру: назва документа або глави, прізвища авторів, дається коротка анотація. За допомогою колонтитулу можна створити в документі спеціальні ефекти, наприклад, помістити на кожній сторінці прозорі водяні знаки, через які буде видний текст документа.

2. На сторінки текстового документа у Word 2007 можна вставляти колонтитули, скориставшись готовою колекцією шаблонів колонтитулів, або створити власні колонтитули, які можна зберегти в колекції. Відображаються колонтитули в документі тільки в режимах Розмітка сторінки та Читання. Опрацювання основного тексту документа під час роботи з колонтитулами неможливе.

3. Всі документи, які створюються в Word 2007, засновані на якому-небудь шаблоні. Шаблон (template) — це зразок для створення нового документа, в ньому зберігаються різні елементи, які складають основу документа Word. Іншими словами шаблони визначають основну структуру документа і містять настройки документа: шрифти, автотекст, макроси, параметри сторінки, форматування, стилі і т.д.

4. В процесі створення документа template приєднується до документа і в створюваний документ з шаблону копіюються його деякі елементи (наприклад, параметри сторінки, стилі), а інші компоненти (наприклад, автотекст і макроси) залишаються в шаблоні. Але оскільки template приєднаний до документа, то документ завжди може дістати доступ до цих компонентів шаблону.

5. Форматування тексту в документах Word 2007 можна здійснювати в ручному режимі, або за допомогою бібліотеки стилів. Стилі призначені для оформлення тексту документа і його абзаців. Стиль — це набір форматуючих команд, що зберігається під певним ім'ям для багатократного використання. Форматування тексту за допомогою стилю значно швидше, ніж форматувати уручну фрагменти тексту. Стилі в Word 2007 можна: перейменувати, тобто змінити ім'я існуючого стилю; застосовувати, тобто застосовувати інші стилі до абзацу або фрагмента тексту (здійснювати накладення стилів); ??змінювати існуючі стилі; ??створювати нові.

6. Всі операції із стилями (перейменувати, застосовувати, змінювати і створювати) можуть виконуватися тільки над виділеними абзацами (фрагментами тексту) або над абзацом, в якому встановлений курсор.

За замовчуванням в новостворювані документи Word вводить текст в стилі Звичайний (Експрес-стиль).

7. Гіперпосиланням називається виокремлений фрагмент (в рамках даного розділу ключове слово), при натиску на якому документ пересувається до потрібного місця в документі (зазвичай, для отримання більш детальної інформації). У Web-сторінках гіперпосилання є поширеною функцією і це пов’язано з можливістю пошуку у величезній бібліотеці WWW потрібної інформації. Гіперпосилання можна встановити, як для переходу по відкритому документу, так і для переходу в інші файли та Web-сторінки.

8. Щоб з’ясувати, як виглядатиме створений документ на папері, слід переглянути його в режимі Попередній перегляд. Переглядаючи документ у режимі Попередній перегляд, користувач може з’ясувати, чи вдало розміщено рисунки в тексті, чи правильним є розбиття тексту на сторінки, чи не розриваються в тексті таблиці тощо. Якщо при цьому з’ясується, що потрібно зробити незначне редагування документа, то його можна виконати безпосередньо в режимі попереднього перегляду. Для більш складного редагування краще повернутися у звичайний режим роботи з документом, закривши вікно Попередній перегляд. Після того як зовнішній вигляд документа переглянули і всі необхідні зміни внесли, документ можна друкувати.

Список використаної літератури

1. Білоусова Л.І., Муравко А. С., Олефіренко Н.В. Інформатика. 10−11 клас. — К.: Фоліо, 2007.

2. Волобуєва Т. Б. Курс користувачів персональним комп’ютером. — К.: Освіта, 2006. — 354 с.

3. Глушаков С. В. Персональний комп’ютер. — Харків: Фомо, 2004. — 499 с.

4. Гурин Н. И. Работа на персональном компьютере. — М.: Наука, 2004. — 224 с.

5. Дейт К. Информатика. — М., 2000. — 324 с.

6. Евсеев Г. Новейший самоучитель работы на компьютере. — М., 2005. — 688 с.

7. Кирий В. Г. Информатика. — М.: Наука, 2004. — 38 с.

8. Леонтьев В. Р. Новейшая энциклопедия персонального комп’ютера. — М.: Олма-Пресс, 2004. — 311 с.

9. Макарчук О. М. Практичний курс інформатики. — К.: Либідь, 2001. — 366 с.

10. Попов Ю. Д., Шевченко В. П. Текстовий процесор Microsoft Word: Учбовий посібник для студентів всіх факультетів. — К.: ВПЦ «Київський унiверситет», 2006. — 72 с.