Алгоритм створення бази даних складського обліку

|Запровадження |3 | |1. Створення бази даних, таблиць і форм |4 | |2. Створення звітів і запитів |9 | |Укладання |13 | |Література |14 |.

Насамперед, Access це систему управління базами даних (СУБД). Як це і всі інші продукти цієї категорії Access варта збереження і отримання даних уявлення в зручному вигляді й автоматизації часто виконуваних операція. Використовуючи Access можна лише розробляти зручні форми введення даних, а й обробляти дані, і навіть складати різноманітні складні звіти. З іншого боку Access є потужною додатком Windows. Вперше продуктивність СУБД відповідає можливостям такий розвиненою операційній системою як Microsoft Windows. Оскільки і Windows Access — дітища фірми Microsoft, вони добре взаємодіють одна з іншого. Система Access працює під керівництвом Windows; в такий спосіб, всі переваги Windows доступні в Access. Це означає, що ви можете вирізати скопіювати й вставляти дані із будь-якої докладання Windows в додаток Access і наоборот.

У той самий час Access це реляційна СУБД. Це означає, що з допомогою Access можна було одержати доступом до будь-яким даним будь-якого типу, і використовувати одночасно кілька таблиць бази даних. Використання реляційної СУБД дозволяти спростити структуру даних, і, в такий спосіб, полегшити виконання работы.

У Microsoft Access можна створити базі даних двома шляхами: з допомогою Майстра бази даних, і самостійно. До створення бази даних із допомогою майстра затратится мінімум часу, але він нічого очікувати утримувати якихось потрібних вам полів, форм чи таблиць, натомість у неї елементи непотрібні для вашої бази даних. До сформування своєї ресурсної бази даних (не використовуючи Майстра) ви витратите значну частину часу, і навіть це потребує певних знань Access. Кінцевий результат буде очевидний: база даних міститиме ті елементи, які вам необхідні роботи. 1. Створення бази даних, таблиць і форм.

Створення бази даних — одне з найпростіших операцій на Access. Після запуску Access відкривається діалогове вікно (рис. 1), у якому пропонується створити нову базі даних чи відкрити існуючу. Вибираємо параметр «Нова база даних », та був натиснемо кнопку [pic].

[pic].

Рис. 1. Початкова вікно диалога.

На екрані з’явитися вікно діалогу «Файл нової бази даних ». Тут необхідно визначити ім'я для створення нового файла і зазначити його місце розташування на диску. Поставимо назва бази даних «Складської облік ». Access виконає необхідне, і за кілька секунд на екрані з’явиться чисте вікно бази даних (рис. 2), з якою ми й будемо работать.

[pic].

Рис. 2. Робоча вікно бази данных.

Тепер щоб використовувати створену базі даних потрібно запровадити дані, необхідних роботи складу. Передусім це бути список постачальників і клиентов.

Створимо таблицю, що містить дані постачальників і клієнтів із допомогою конструктора. І тому спочатку виберемо вкладку «Таблиці «, потім у вікні бази даних зробимо подвійний щиголь миші по аркушу за підписом «Створення таблиці як конструктора ». На екрані з’явитися вікно зображене на рис. 3.

У перший вільну осередок шпальти «Ім'я поля «введемо «КодПоставщика », а стовпці «Тип даних «виберемо «Лічильник ». Поле лічильника зручне, оскільки буде автоматично нумерувати записи, тому використовуються для полів, значення яких має бути унікальним кожної записи. Після відходу записі розмови з певним номером, віддалений номер більше присвоюватися новим записям.

О четвертій наступні осередки введемо «НазваниеПоставщика », «ОбращатьсяК », «АдресПоставщика », «Місто «і «НомерТелефона ». У другому стовпці навпаки кожної введеної записи виставимо «Текстовий » .

Рис. 3 Вікно конструктора до створення Таблицы.

Щоб легше було вводити номер телефону на полі «Маско введення «на панелі «Властивості поля «поставимо курсор і натиснемо на що з’явилася зліва кнопку [pic]. У вікні «Створення масок введення «виберемо «Середній формат дати «і щелкнем на «Далі «. Наступного вікні навпаки «Маска введення «видалимо поточну запис і введемо «00−00−00». Нуль означає - лише цифри від 0 до 9, обов’язково; а знак дефіса використовуватиметься безпосередньо як маска. Тепер натиснемо кнопку «Готове » .

Тепер закриємо таблицю і за збереженні поставимо назва «Постачальники » .

Для спрощення введення даних створимо форму для таблиці «Постачальники «з допомогою Майстра створення форм. І тому перейдемо на вкладку «Форми «і виберемо «Створення форм з допомогою майстра ». У який з’явився вікні «Створення форм «виберемо таблицю «Постачальники «і щелкнем по кнопці [pic]. Таким чином, ми перенесемо дані у праву частина вікна. Потім, натискаючи кнопку [pic], виберемо зовнішній вигляд форми (до одного стовпець), стиль форми (дифузійний) і поставимо ім'я форми «Постачальники «і натиснемо на кнопку [pic]. У що з’явилася формі введемо дані постачальників склада.

Так створимо таблицю і форму «Клієнти » .

Таким кроком буде створення таблиці як конструктора, у якій міститиме відомості безпосередньо про складі. Ім'я полів і типи даних, які слід запровадити показані на рис. 4. За збереження поставимо назва таблиці «Склад » .

Рис. 4. Створення таблиці «Склад «як конструктора.

Для таблиці «Склад «створимо форму так само, яких ми створювали форму для таблиць «Постачальники «і «Клієнти » .

Щоб враховувати рух товару складі створимо дві аналогічні таблиці (і форми до них), які назвемо «Прихід «і «Замовлення ». У режимі конструктора таблиць введемо такі дані (відповідно обох таблиць), показані на рис. 5.

Рис. 5. Створення таблиць «Прихід «і «Замовлення «як конструктора.

Для «Ім'я поля» «КодПоставщика «і «КодКлиента «виставимо спочатку значення «Числової», та був виберемо пункт «Майстер підстановок… ». У вікні «Створення підстановки «виберемо пункт «Об'єкт «стовпець підстановки «використовуватиме значення з таблиці чи запиту», потім виділимо потрібну таблицю (відповідно «Постачальники «і «Клієнти ») і виберемо «КодКлиента «і «НазваниеКомпании «(«КодПоставщика «і «НазваниеПоставщика »). Наступного вікні знімемо прапорець «Приховати ключовою стовпець» і натиснемо [pic].

Тепер заповнюючи таблицю чи форму, щоб не запровадити неіснуючого клієнта чи постачальника можна натисканням бічний стрілки вибрати зі списку те що треба, а щоб заощадити місце у таблиці нам буде видно лише код постачальника. Ті ж саму операцію зробимо для рядки «КодТовара » .

Для «ДатыЗаказа «на полі «Властивості» визначимо маску введення як «Короткий формат времени».

Тепер введемо дані нашого складу в створені таблиці, використовуючи для зручності створені з урахуванням таблиць формы.

2. Створення звітів і запросов.

Кінцевим продуктом більшості додатків баз даних є звіт. У Access звіт є спеціальний тип безперервних форм, виділені на друку. До сформування звіту, що можна роздрукувати і розподілити між споживачами, Access комбінує дані в таблицях, запитах і навіть формах. Роздрукована версія форми може бути отчетом.

Здебільшого звіти найпростіше побудувати з допомогою Майстра отчётов. Майстер звітів намагається створити оптимальний варіант остаточного звіту з першого спроби. Зазвичай майстер в достатньо наближається до закінченому варіанту, отже витрачатися значно менше часу на редагування базового звіту майстра, ніж пішло на створення звіту з незаповненого шаблона.

Інформація в готовому звіті (з вікна попереднього перегляду) залежить від змісту таблиці (форми, чи запиту) нинішній момент. Створений якось, звіт завше поточне вміст таблиці. Новий макет звіту створюється в тому разі, якщо потрібно змінити зміст, вид чи оформлення звіту. У правом нижньому розі звіту Access автоматично виставить поточну дату (зафіксовану комп’ютером), а лівому нижньому розі Access напише загальна кількість листів, і номер текущего.

Створимо звіт, використовуючи майстра звітів і табличний варіант даних. І тому перейдемо на вкладку звіти і подвійним клацанням миші виберемо «Створення звіту з допомогою мастера».

У який з’явився вікні «Створення звітів» виберемо «Таблиця: Постачальники», перенесемо дані в праву частина вікна натисканням кнопки [pic] і натиснемо кнопку [pic]. Наступного вікні подвійним клацанням виберемо пункт «НазваниеПоставщика «щоб звіт про даному клієнта починався саме в назві фірми постачальника. У плані сортування виберемо один пункт «КодПоставщика», виберемо макет сторінки, стиль і поставимо ім'я звіту «Постачальники » .

Так само способом створимо звіт для таблиці «Клієнти ». Створені звіти наведені у додатку 1 і 2.

Інші звіти з часом з урахуванням запросов.

Запити є важливим інструментом у різноманітних системах управління базами даних. Їх використовують виділення, відновлення і додавання нових записів до таблиць. Найчастіше запити йдуть на виділення специфічних груп записів, щоб задовольнити певному критерію. З іншого боку, їх можна використовуватиме отримання даних із різних таблиць, забезпечуючи єдине представлення пов’язаних елементів данных.

Результатом запиту є спеціальна таблиця, що називається вибіркою чи динамічним набором даних, бо між вибіркою і таблицею, з урахуванням якої вона будується, створюється динамічна зв’язок. Як б це називалося, результатом буде набір потрібних полів, містять дані, задовольняють встановленим умовам. У кожному разі це частина таблиці, й зняти будь-які зміни, внесені, наприклад, до форми, потраплять й у таблицу.

До сформування запитів теж є кілька способів. У цьому контрольної запити з часом з допомогою майстра запросов.

Створимо два аналогічних запиту. Один запит міститиме інформацію щодо постачання товару складу, а другий — інформацію про заказах.

Покрокове опис створення запиту «Інформації про поставці «:

1. перейти на вкладку «Запити » ;

2. подвійним клацанням вибрати «Створення запиту з допомогою мастера»;

3. з таблиці «Постачальники «вибрати «НазваниеПоставщика » ;

4. з таблиці «Прихід «вибрати «ДатаПрихода » ;

5. з таблиці «Склад «вибрати «НаименованиеТовара », «ВидУпаковки «и.

" ЦенаПрихода " ;

6. з таблиці «Прихід «вибрати «КоличествоПрихода » ;

7. двічі натиснути кнопку [pic];

8. поставити ім'я запиту як — «Інформації про поставке»;

9. натиснути кнопку [pic];

10. в який з’явився вікні виставити сортування зі збільшення по дате;

11. на вкладке «Запити «виділити створений запит «Інформації про поставці» і клацнути [pic] на панелі інструментів вікна бази данных;

12. у першому вільному полі конструктора запиту написати: Сумма:

[ЦенаПрихода]*[КоличествоПрихода].

Тепер створимо звіт з урахуванням створеного запиту «Інформації про поставці» з допомогою майстра створення звітів. У вікні «Створення звітів «виставимо прапорець для підсумовування суми. Створений звіт приведено у додатку 3.

Покрокове опис створення запиту «Інформації про замовленнях » :

1. перейти на вкладку «Запити » ;

2. подвійним клацанням вибрати «Створення запиту з допомогою мастера»;

3. з таблиці «Клієнти «вибрати «НазваниеКомпании » ;

4. з таблиці «Замовлення «вибрати «ДатаЗаказа » ;

5. з таблиці «Склад «вибрати «НаименованиеТовара », «ВидУпаковки «и.

" ЦенаРасхода " ;

6. з таблиці «Замовлення «вибрати «КоличествоЗаказа » ;

7. двічі натиснути кнопку [pic];

8. поставити ім'я запиту як — «Інформації про заказах»;

9. натиснути кнопку [pic];

10. в який з’явився вікні виставити сортування зі збільшення по дате;

11. на вкладке «Запити «виділити створений запит «Інформації про замовленнях» і клацнути [pic] на панелі інструментів вікна бази данных;

12. у першому вільному полі конструктора запиту написати: Сумма:

[ЦенаРасхода]*[КоличествоЗаказа].

Тепер створимо звіт аналогічний звіту «Інформації про поставці «. Звіт «Інформації про замовленнях «приведено у додатку 4.

Тепер створимо два запиту, фіксують загальний прихід й витрата товарів складу. Обидва запиту створюються аналогічно, тому наведемо покрокове створення запиту і звіту лише поставок.

1. перейти на вкладку «Запити » ;

2. подвійним клацанням вибрати «Створення запиту з допомогою мастера»;

3. з таблиці «Склад «вибрати «НаименованиеТовара «» ВидУпаковки » ;

4. з таблиці «Прихід «вибрати «КоличествоПрихода » ;

5. натиснути кнопку [pic];

6. вибрати підсумковий звіт і виставити прапорець на сумме.

" КоличествоПрихода " ;

7. натиснути кнопку [pic];

8. поставити ім'я запиту як: «Сума приходу товару складу » ;

9. натиснути кнопку [pic];

10. створити звіт з урахуванням запиту «Сума приходу товару складу » .

Створений звіт приведено у додатку 5. Створений аналогічно звіт «Сума замовлення товару зі складу «з урахуванням запиту «Сума замовлення товару зі складу «приведено у додатку 6.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

У цьому контрольної був описаний алгоритм створення бази даних для використання складі (у разі продуктовом).

Через війну вищеописаних дій база даних складського обліку содержит:

1. Таблицы:

1. поставщики;

2. клиенты;

3. склад;

4. приход;

5. заказы;

2. Формы:

1. поставщики;

2. клиенты;

3. склад;

4. приход;

5. заказы;

3. Запросы:

1. інформацію про поставке;

2. інформацію про заказах;

3. сума приходу товару на склад;

4. сума замовлення товару зі склада;

4. Звіти (наведені у приложении):

1. поставщики;

2. клиенты;

3. інформацію про поставке;

4. інформацію про заказах;

5. сума приходу товару на склад;

6. сума замовлення товару зі складу.

ЛИТЕРАТУРА

.

1. Гетц До. Access 2000. — Київ, 2000 — 1257 с.

2. Каратагин С. А. Access 2000. Керівництво користувача прикладах. -.

М.: Лабораторія Базових Знань, 2000 — 376 з.: ил.

3. Нейбауэр А. Access 97 для зайнятих — СПб.: Пітер, 1997. — 368 з.: ил.

4. Пасько У. Access 2000: Зросійщена версія. — Київ: Ірина, 1998.

— 383 з.: ил.

———————————- [pic].

[pic].

[pic].