Загальні вимоги до оформлення документів

ПЛАН ВВЕДЕНИЕ 4.

1. ВИМОГИ До СТРУКТУРЕ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА 4.

2. ВИМОГИ До ОФОРМЛЕННЮ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА 8.

3. ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦЬ 10.

4. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ БЛАНКА ЗРАЗКА ПРИКАЗА.

ПО НОВИЙ ДІЯЛЬНОСТІ 11.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ 13.

Управління підприємством неминуче потребує створення багатьох видів документів. Саме документи, тобто. зафіксована на матеріальному носії інформація, має юридичну силу.

У цьому роботі ми торкнемося питання вимог, що висуваються до тексту документи й оформленню у документі таблиц.

Від, як оформлений текст документа, залежить стислість, зрозумілість і промовистість думки в документе.

1. ВИМОГИ До СТРУКТУРЕ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА.

Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовок цілком узгоджується з найменуванням виду документа. Заголовок може відповідати на вопросы:

. що (кого), наприклад: Наказ з приводу створення атестаційної комиссии;

. чого (кого), наприклад: Посадова інструкція секретаря — референта.

До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок годі й составлять.

Текст документа становлять російською чи національному мові в відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державних языках.

Тексти документів пишуть лише російською мові при напрямі их:

. в федеральні органи структурі державної влади, органи структурі державної влади суб'єктів РФ;

. підприємств, у створенні та його об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта РФ чи розташовані території інших суб'єктів РФ.

Тексти документів оформляють як анкети, таблиці, пов’язаного тексту або у вигляді сполуки цих структур.

Під час упорядкування тексту як анкети найменування ознак що характеризується об'єкта би мало бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини справжнього чи колишніх часів («маєте », «володієте «чи «були », «перебували «тощо.). Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями признаков.

Графи і рядки таблиці повинен мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні узгоджуватися з заголовками. Якщо таблиця друкується понад однієї сторінці, графи таблиці би мало бути пронумеровано, і наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.

Пов’язаний текст, зазвичай, і двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, мети складання документа, на другий (заключній) — рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендации.

Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази — распорядительную частина без констатуючій; листи, заяви — прохання без пояснення; довідки, доповідних записок — оцінку фактів, выводы).

У тексті документа, підготовленого виходячи з документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.

Якщо текст містить кілька рішень, висновків, і т.д., його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

У розпорядчих документах (наказ, розпорядження тощо.) організацій, діючих за принципами єдиноначальності, і навіть документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини («наказую », «пропоную », «прошу »).

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третя особа однини («ухвалює «, «вирішив »).

У спільних розпорядчих документах текст викладають від першого особи множини («наказуємо », «вирішили »).

Текст протоколу викладають від третя особа множини («слухали », «виступили », «ухвалили »).

У документах, які визначають правничий та обов’язки організацій, їх структурних підрозділів (становище, інструкція), і навіть містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третя особа єдиного чи множини («відділ здійснює функції «, «у складі об'єднання входять », «комісія встановила »).

У листах використовують такі форми изложения:

. від першої особи множини («просимо направити », «направляємо в руки »);

. від першої особи однини («необхідне », прошу виділити ");

. від третя особа однини («міністерство не заперечує «,.

" ВНИИДАД за можливе ").

Узгодження документа оформляється візою, що включає підпис і посаду визирующего документ, розшифровку підписи (ініціали, прізвище) і дату подписания.

Например:

Начальник юридичного отдела.

Особиста підпис О. С. Орлов.

25.01.2000.

За наявності зауважень до документа візу оформляють наступним образом:

Зауваження прилагаются.

Начальник юридичного отдела.

Особиста підпис О. С. Орлов.

25.01.2000.

Зауваження викладаються на на окремому листі, підписуються і додаються до документу.

Для документа, оригінал якого залишається у створенні, візи проставляються у нижній частині зворотному боку останнього аркуша першотвору документа. Для документа, оригінал якого вирушає з організації, візи проставляються у нижній частині лицьової боку копії що відправляється документа. Можливо оформлення віз документа на на окремому листі узгодження. Допускається, на розсуд організації, полистное візування документи й його приложения.

Гриф узгодження документа складається з слова УЗГОДЖЕНО, посади особи, з яким узгоджується документ (включаючи найменування організації), особистої підписи, розшифровки підписи (ініціалів, прізвища) і дати узгодження, например:

СОГЛАСОВАНО.

Ректор Фінансовій академії при Уряді Російської Федерации.

Особиста підпис О. Г. Грязнова.

23.04.2000.

Якщо узгодження здійснюють листом, протоколом та інших., гриф узгодження оформляють за такою форме:

СОГЛАСОВАНО.

Лист Російської академії медичних наук від 30.10.2000 N 451−805.

или.

СОГЛАСОВАНО.

Протокол заседания.

Правління страхової компанії «Планета «від 21.06.2000 N 10.

2. ВИМОГИ До ОФОРМЛЕННЮ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА.

Текст документа друкується через 1,5 межстрочных інтервалу. Для документів формату А5 допускається друкування тексту через один межстрочный интервал.

Першу рядок кожного абзацу тексту слід друкувати, відступивши п’ять знаків від кордону лівого поля.

Реквізити (крім тексту), які з кількох рядків, друкують через один межстрочный інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Позначка про наявність докладання», «Гриф про узгодження» відокремлюють друг від друга 1,5−2 межстрочными інтервалами, например:

СОГЛАСОВАНО? 1,5 інтервалу Директор підприємства? 1 інтервал «Контакт»? 2 интервала.

О.Н. Иванов.

Реквізити документа відокремлюють друг від друга 2−3 межстрочными интервалами.

Розшифровку підписи на реквізиті «Підпис» друкують лише на рівні останньої рядки найменування посади без прогалини між ініціалами і фамилией.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його допускається продовжувати до кордону правого поля. Крапку наприкінці заголовка не ставят.

При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора пишучої машинки: від кордону лівого поля для друкування реквізитів 0. «Заголовок до тексту», «Текст» (без абзаців), «Позначка про наявність докладання», «Прізвище музиканта, і номер його телефону», «Позначка про виконання документи й напрямі його до справи», найменування посади на реквізитах «Підпис» і «Гриф узгодження», заверительной надписи.

«Правильно», і навіть слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»,.

«НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ»; 1. після 5 друкованих знаків спершу абзаців з тексту; 2. після 16 друкованих знаків упорядкування таблиць і трафаретних текстів; 3. після 24 друкованих знаків упорядкування таблиць і трафаретних текстів; 4. після 32 друкованих знаків для реквізиту «Адресат»; 5. після 40 друкованих знаків для реквізиту «Гриф затвердження», «Гриф обмеження доступу до документа»; 6. після 48 друкованих знаків для розшифровки підписи на реквізиті «Підпис»; 7. після 56 друкованих знаків упорядкування таблиць і трафаретних текстів, для простановки кодів по ОКПО і ОКУД, для друкування слова «Копія» під час зняття копій з документів про утворення, зі свідчень одруження і з інших особистих документів граждан.

За наявності кількох грифів затвердження, ідучи узгодження їх мають одному рівні вертикальними рядами, починаючи з нульового і п’ятого становища табулятора.

За наявності тексті приміток чи виділеної в самостійний абзац посилання документ, що послужив підставою для її виданню, слова «Примітка» і «Підстава» друкують від нульового становища табулятора, а належить до ним текст через один межстрочный интервал.

У документах, оформлених двома і більше аркушах, нумеруються другої і покладають наступні листи. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» (стор.) з відривом щонайменше 10 мм від верхнього краю листа.

3. ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦ

Форма таблиці застосовується при викладі цифровий чи словесної інформації про кілька об'єктах за низкою ознак. Табличні тексти застосовують у планових документах, отчетно-статистических, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших. Таблиці мають два рівня членування тексту: вертикальний — граф і горизонтальний — рядки. Графи таблиць би мало бути пронумеровано, якщо таблиця друкується більш як в одній сторінці: наступних сторінках друкуються номери граф. Заголовки і підзаголовки граф і рядків таблиці мали бути зацікавленими виражені ім'ям іменником в називному відмінку однини. У заголовках і подзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише узвичаєні скорочення оподаткування і умовні позначення (по ГОСТ 1.5−85). У таблицях і анкетах, виділені на обробки засобами обчислювальної техніки, об'єкти, ознаки та його показники за необхідності кодуються з ОКТЭИ.

При велику кількість граф таблиці припустимо повторення заголовків граф.

4. ПРИКЛАД ОФОРМЛЕННЯ БЛАНКА ЗРАЗКА НАКАЗУ ПО НОВИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

ТОВ «Маяк «.

НАКАЗ 08.01.02 № 2 Москва.

Про введення Інструкції по делопроизводству.

З метою вдосконалення роботи з документами для підприємства і забезпечення їхніх сохранности ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Затвердити Інструкцію ведення діловодства в апараті ТОО.

2. Запровадити на дію Інструкцію з діловодства з 01.02.02.

3. Усім структурних підрозділах й моїм співробітникам ТОВ з 01.02.02 керуватися правилами роботи з документами, закріпленими в Інструкції по делопроизводству.

4. Секретарю-референту Іванової А.І. що з завідувачем копіювально-розмножувальною службою Петровим Г. О. забезпечити тиражування Інструкції з діловодства і її передачу в структурні підрозділи розміщуються до 01.02.02.

5. Контроль над втіленням цього наказу покласти заступника директора підприємства Єгорова П.А.

Директор підприємства Особиста С. Т. Борисов подпись Визы.

У справу 01−08.

Підпис 10.01.02.

1. Андрєєва В.І. Діловодство. М.: АТ Бізнес-школа «Интел-Синтез»,.

1995. 2. Багатіїв Р. Х. Основи діловодства. М.: Технолюкс, 1999 3. Кузнєцова Т. В. Документи і діловодство: Довідкове посібник М.: Дело.

ЛТД. 2001. 4. Овчинникова Н. В. Правила упорядкування та оформлення службових документов.

М.: Річ ЛТД. 2001.