Бухгалтерський облік із застосуванням комп " ютерних програм

Бухгалтерський облік із застосуванням комп «ютерних програм В бухгалтерії коломийської друкарні ім. Шухевича використовують програму «1С. Бухгалтерия 7.7 «.

Загальна характеристика програми.

Набір програм «1С: Предприятие 7.7 «є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку. Програма «1С: Предприятие 7.7 «має компонентну структуру.

" 1С: Бухгалтерия 7.7 «є складовою частиною системи програм «1С: Предприятие 7.7 «- її компонентою. Всього існує три основні компоненти:

1) «1С: Бухгалтерия 7.7 » ;

2) «1С: Оперативный учет 7.7 » ;

3) «1С: Расчет 7. 7.

Інтерфейс розглянутих програм є російським. Всі команди, документи, довідники та інші функціональні характеристики викладені російською мовою. Саме тому далі в тексті всі перераховані елементи програм та команди, за допомогою яких виконуються операції наведені мовою оригіналу та подаються в лапках.

Інформаційні системи бухгалтерського обліку.

" 1С: Бухгалтерия 7.7 «- це програма для ведення бухгалтерського обліку, що може застосовуватись на підприємствах різних форм власності та видів діяльності. Класифікаційні ознаки, програми наведені в табл. 4.1.

Таблиця 4.1. Ознаки програми «1С: Бухгалтерия 7.7 «та їх характеристика.

№ з/п Класифікаційна ознака Характеристика ознак.

Клас програми Універсальна бухгалтерська програма (міді-бухгалтерія).

2 Призначення Для ведення бухгалтерського обліку.

3 Група споживачів Невелика чисельність персоналу бухгалтерії.

Об «єкт обліку.

Малі та середні за розміром підприємства різних галузей діяльності.

5 Спосіб реалізації облікових функцій Перевага надається введенню операцій за шаблонами та за допомогою документів.

6 Комплексність виконання функцій Інтегрована програма зведеного обліку.

В програмі також реалізовані можливості ведення на одному робочому місці бухгалтерського обліку декількох підприємств, ведення обліку паралельно в декількох робочих планах рахунків, багатовимірного та багаторівневого аналітичного обліку, кількісного та валютного обліку.

Програма має однокористувацьку і мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, набір яких різний залежно від версії програми (рис. 4.1).

Режими роботи в програмі «1С:Бухгалтерия 7.7 «.

В програмі «1С: Бухгалтерия 7.7 «конфігурація складається з трьох взаємопов «язаних складових частин:

структури метаданих;

набору інтерфейсів користувачів;

набору прав.

Перед введенням будь-яких господарських операцій визначається План рахунків, за яким буде вестись бухгалтерський облік. План рахунків — програма бухгалтерських рахунків, що передбачає їх кількість, групування і цифрове позначення залежно від об «єктів і мети обліку. Програма рахунків залежить від облікової політики підприємства. Саме шляхом налагодження Плану рахунків організовується потрібна система обліку.

Загальна кількість планів рахунків, які можуть бути створені в програмі «1С: Предприятие 7.7 », з технічної точки зору, необмежена і визначається виходячи з реальних вимог обліку. Так «багатоплановий «облік ведеться на спільних підприємствах, які ведуть облік одночасно за двома чи більше планами рахунків бухгалтерського обліку. До того ж для кожного Плану рахунків може будуватись довільна ієрархія субрахунків великої вкладеності. У Планах рахунків можна здійснювати довільну нумерацію рахунків, використовуючи як цифри, так і літери.

Програма «1С: Бухгалтерия 7.7 «дозволяє вести бухгалтерський облік в кількох валютах. Бухгалтерські підсумки по таких рахунках автоматично будуть зберігатися в кожній з валют, що використовується в гривневому еквіваленті по кожній валюті окремо, та сумарно по всіх валютах (гривневе покриття).

Кількісний облік можна вести на будь-якому рахунку або субрахунку.

Як правило, кількісний облік ведуть одночасно з аналітичним обліком, що дозволяє отримувати інформацію про наявність та рух матеріальних цінностей не тільки в грошовому, але й кількісному виразі. Однак програма дозволяє вести кількісний облік без підключення аналітики, що використовується при веденні аналітичного обліку на субрахунках.

Для нового рахунку ця ознака може приймати будь-яке із значень: «активний », «пасивний «або «активно-пасивний ». Нагадаємо, що згідно з діючим Планом рахунків в Україні активно-пасивних рахунків не існує. Конкретне значення реквізиту визначається потребами обліку. Проте, якщо вводиться новий субрахунок до вже існуючого рахунку, ця ознака проставляється автоматично, виходячи з рахунку вищого порядку.

Для отримання детальнішої інформації про наявність і рух засобів підприємства ведеться аналітичний облік. Сама можливість ведення аналітичного обліку і кількість його можливих розрізів по одному рахунку визначається в процесі конфігурування програми.

В програмі «1С: Бухгалтерия 7.7 «аналітичний облік організується за допомогою спеціального механізму «субконто ». На етапі конфігурування визначається перелік можливих видів субконто. Під видом субконто розуміють сукупність однотипних об «єктів аналітичного обліку. Так, всі основні засоби утворюють вид субконто «Основные средства », всі матеріали, відповідно, — «Материалы «і т.д.

Ведення аналітичного обліку по конкретному рахунку визначається налагодженням субконто, що задається в Плані рахунків. Якщо для рахунку ведення аналітичного обліку задано за допомогою набору видів субконто, то такий аналітичний облік називається багаторівневим. З іншого боку, аналітичний облік може бути багаторівневим, якщо одним із субконто рахунку є багаторівневий довідник.

В програмі «1С: Бухгалтерия 7.7 «існує можливість в межах одного синтетичного рахунку одержувати кілька різних систем аналітичних рахунків, які, в свою чергу, різнобічне відображають первинну інформацію. В кожній системі аналітичних рахунків інформація групується і узагальнюється для потреб управління за певним принципом, що визначається видами субконто.

Аналітичний облік можна вести для будь-якого рахунку або субрахунку і включати від 3-х до 5-ти різних розрізів аналітики, організувавши при цьому ведення аналітичного обліку в необхідних розрізах.

Для накопичення інформації про множину однотипних об «єктів використовуються довідники.

Довідники — спеціальні засоби, що забезпечують ведення списків однотипних облікових об «єктів та зберігання параметрів, що характеризують ці об «єкти. Всі об «єкти (елементи) довідника мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх Ідентифікувати, незалежно від значень інших параметрів, у тому числі й назви. Як правило, кожному виду «субконто відповідає окремий довідник.

Для автоматизації бухгалтерського обліку діяльність підприємства зручно представляти у вигляді послідовності окремих господарських операцій. Задача бухгалтера на початковому етапі полягає в тому, щоб із всієї сукупності характеристик господарської операції виділити необхідні параметри і ввести їх в програму, Для цього можуть бути використані діалогові форми «Операция «або «Документ » .

Програма «1С: Бухгалтерия 7.7 «дозволяє виконувати реєстрацію облікової інформації кількома способами: Ч» введення проводок вручігу; ^> використання механізму типових операцій; %• введення документів з наступним формуванням проводок.

1) Ручний режим введення господарських операцій використовується для виконання одиничних господарських операцій, підготовка документів по яких займатиме багато часу.

Введення і редагування операції вручну виконується в програмі «1С: Бухгалтерия 7.7 «при роботі з журналом операцій або журналом проводок.

Операція — це електронний бланк для запису всієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію.

Операція містить не тільки проводки, але і деяку загальну частину, що характеризує її в цілому: зміст, загальну суму за всіма проводками, дату, номер та ін. Перелік реквізитів операції визначається конфігурацією.

Кореспондуючі рахунки та інші параметри вводяться бухгалтером безпосередньо з клавіатури або шляхом вибору зі списків. Програма тільки здійснює контроль коректності введеної інформації.

Режим ручного введення є максимально гнучким: можна зазначити будь-який зміст операції і ввести будь-які проводки. Крім того, цей режим не потребує попереднього налагодження і простий в опануванні.

Режим типових операцій призначений для швидкого введення великої кількості однотипних операцій, а також для виконання дій, що часто повторюються, при яких необхідно вводити в журнал операцій групу взаємопов «язаних проводок. До таких операцій належать операції, що супроводжуються розрахунками, а саме: нарахування ПДВ, заробітної плати тощо.

p.

x02C6.

AE.

E.

O.

e.

>

H.

J.

Z.

h.

p.

r.

t.

E.

J.

t.

5типової операції - це алгоритм виконання господарської операції, що містить: правила заповнення основних і додаткових реквізитів, які передбачені в формі операції; список проводок операції, правила заповнення реквізитів проводок — кореспондуючих рахунків, суми, субконто, кількості, валюти і суми у валюті та формули розрахунку сум проводок.

Створення шаблону типової операції відбувається в режимі «1С: Предприятие 7.7 », що дозволяє бухгалтеру самостійно виконувати налагодження програми відповідно до своїх потреб.

Використання типових операцій значно зменшує час введення операцій і дозволяє уникнути помилок при розрахунках та визначенні кореспондуючих рахунків в проводці.

Наявність потужних інструментальних засобів дозволяє гнучко пристосовувати програми до автоматичного виконання масових розрахунків, які залежать як від специфіки конкретної ділянки обліку, так і від особливостей облікової політики підприємства. При цьому вказані засоби не лише дають можливість змінювати окремі параметри, такі як, наприклад, шифри рахунків, субрахунків, аналітичних рахунків, їх назви, ставки податків тощо, але й дозволяють досить повно описати і модифікувати правила виконання розрахунків.

3) Також в програмі передбачений найбільш ефективний засіб введення проводок за фактами господарської діяльності - складання кореспонденції рахунків за документами.

Документ — це комплексний засіб введення облікової інформації, що забезпечує технологічну процедуру виписки первинного документа, в електронному вигляді (діалоговій формі документу) та на паперовому бланку. Внесена в діалогову форму інформація використовується програмою для формування та друку первинної (паперової) форми документу і автоматичного формування бухгалтерських проводок. Режим «Конфигурация «включає документи різних видів:

— призначені лише для введення, зберігання і друку первинних документів («Платежное поручение », «Договор «};

— документи, які крім введення даних первинних документів, виконують автоматичне формування проводок («Ввод в эксплуатацию », «Приходный кассовый ордер »);

— регламентовані документи, які не містять ніяких даних, а використовуються виключно для автоматичного формування проводок («Финансовые результаты »).

Відображенням бази даних програми «1С: Предприятие 7.7 «є журнал операцій, що має вигляд списку господарських операцій, які відбулись на підприємстві (див. рис. 4.7). Кожному рядку журналу відповідає одна операція. Структура журналу операцій задається на етапі конфігурування, але для кожної операції зазначається номер, назва виду документа, якому належить операція, дата здійснення операції (дата документу), час, сума операції, користувач, що виконав операцію та зміст операції. «Журнал операций «безпосередньо пов «язаний з «Журналом проводок », що містить проводки, які відповідають операціям.

Основними реквізитами журналу проводок є: дата операції (документу); час операції (документу); назва виду документа, якому належить операція.

Використання номера журналу дозволяє поділити всі проводки на групи за їх належністю: проводки, що стосуються тільки розрахунку заробітної плати; проводки, що відображають облік основних засобів тощо.

В програмі реалізовано можливість роботи як з регламентованими, так і зі стандартними звітами.

В типову конфігурацію включено набір стандартних звітів. Стандартні звіти — це цілісна система, яка дозволяє формувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту. Вони призначені для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах. Такі звіти можуть бути складені при використанні Плану рахунків бухгалтерського обліку, що використовується в програмі, незалежно від змісту та призначення конкретних рахунків. Стандартні звіти можуть застосовуватись для отримання як узагальненої, так і детальної Інформації по будь-яких ділянках обліку.

Для роботи зі звітами використовується пункт меню «Отчетность », при чому на екран видається діалогова форма налагодження параметру звіту.

В ній потрібно ввести значення параметрів, що визначають склад даних, які входять до звіту (період, за який видаватимуться дані бухгалтерського обліку, шляхом введення початкової та кінцевої дати, інші параметри, (наприклад, тип валюти).

Програма також надає можливість збереження сукупності параметрів для звіту заданого виду для подальшого використання, І можливість деталізації (розшифровки) звітів при його перегляді. На найнижчому рівні деталізації здійснюється перехід до конкретної проводки операції.

Основні стандартні звіти, реалізовані в програмі, та їх характеристику зазначено в табл.

Таблиця Стандартні звіти програми «1С: Бухгалтерия 7.7 «.

№ з/п Звіт Сутність та призначення.

1 2 3.

" ОбортІІи-сольдовая ведомость «.

Містить для кожного рахунку інформацію про залишки на початок та кінець періоду, а також обороти по дебету та кредиту за встановлений період. Цей звіт в бухгалтерській практиці використовується найчастіше.

" Шахматка «.

Містить обороти між звітами за деякий обраний період, часто використовується бухгалтерами, оскільки дає уявлення про рух коштів та зобов «язань підприємства.

" Оборотно-сальдовая ведомость по счету «Використовується для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, при цьому здійснюється відокремлення залишків від оборотів по конкретних об «єктах аналітичного обліку (субконто).

" Анализ счета «.

Містить обороти рахунку з іншими рахунками за обраний-період, а також сальдо на початок та кінець періоду.

" Анализ счета по датам «.

Дозволяє отримати обороти по рахунку на кожну дату певного періоду, що дає можливІсть-аналізувати зміни у часі засобів або зобов «язань підприємства, для перевірки відповідності введених даних тим. що вказані в банківських виписках тощо.

" Анализ счета по субконто «.

Містить підсумкові суми кореспонденцій даного рахунку з іншими рахунками за вказаний період, а також залишки по рахунку на початок та кінець періоду в розрізі об «єктів аналітичного обліку. Цей звіт можна сформовувати тільки для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік.

" Главная книга «.

Використовується для виведення оборотів та залишків рахунку за кожен місяць, при підбитті підсумків та складанні звітності.

" Анализ субконто «.

Для видів субконто, пов «язаних з декількома синтетичними рахунками, за допомогою оборотно-сальдової відомості по будь-якому одному рахунку неможливо отримати повну інформацію про обороти та підсумки по субконто. В ньому для кожного субконто (об «єкта аналітичного обліку) обраного виду наводяться обороти по всіх рахунках, в яких використовується це субконто, а також розгорнуте та згорнуте сальдо.

" Карточка субконто «.

Якщо необхідно отримати максимально повну картину операції по об «єкту аналітичного обліку (субконто) або групі субконто, можна вивести «Карточку субкопто », де зібрані всі операції з конкретним об «єктом аналітичного обліку (субконто) в хронологічній послідовності із зазначенням реквізитів проводок, залишків по субконто після кожної операції, на початок та кінець періоду.

" Карточка счета «.

Включаються всі проводки в яких задіяний даний рахунок, крім того, наводиться залишок на початок та кінець періоду, обороти за період та залишки після кожної проводки.

" Обороты между субкопто «Використовується для аналізу оборотів між одним або всіма субконто одного виду, та одним або всіма субконто іншого ВИДУ.

" Отчет по проводкам «Представляє собою вибірку із журналу проводок за деякими заданими критеріям.

" Сведенные проводки «.

Містить кореспонденцію рахунків (суми в дебет одного рахунку з кредиту другого) за деякий період часу.

" Журнал-ордер ведомость по субконто «.

Застосовується для рахунків, на яких ведеться аналітичний облік по субконто. для отримання для кожного виду субконто, дебетових та кредитових оборотів, а також розгорнутого та згорнутого сальдо на початок та кінець обраного періоду.

" Розширенный анализ субкопто «.

Використовується для аналізу даних по аналітиці. При його формуванні можна вказати рахунок, до якого прикріплено даних вид аналітики. Всього одночасно можна аналізувати три види субконто для отримання для кожного їх виду, дебетових та кредитових оборотів, а також розгорнутого та згорнутого сальдо на початок та кінець обраного періоду.

" Диаграмма «.

Є потужним засобом візуального аналізу рахунків у формі різного виду діаграм В програмі також є набір регламентованих звітів — це передусім податкові та бухгалтерські звіти. Набір регламентованих звітів регулярно поновлюється.