Розділ 1. Вплив форм бухгалтерського обліку на формування інформаційних потоків

Інформаційні потоки в системі управління підприємством

Підвищення ефективності організації та її оптимізація пов’язані з необхідністю використання найбільш ефективних форм її управління. Застосування таких форм пов’язане з використанням інформаційного простору організації, склад якого визначається інформаційним ресурсом — інформацією. Основна задача організації полягає у ефективному і раціональному використанні інформації. Для вирішення цієї задачі керівництву організації необхідна оперативна і достовірна інформація з метою прийняття управлінських рішень.

Інформаційні потоки представляють собою сукупність повідомлень, які об'єктивно відображають розвиток процесів у господарській діяльності і передаються по каналам зв’язку для здійснення оперативного управління [1].

Цінність інформації є головним в системі управління, тому необхідно приділяти увагу оптимізації системи інформаційних потоків. Інформація характеризується наступними властивостями:

• — регулярністю надходження;
• — повнотою — її достатність для прийняття рішення;
• — достовірністю — її відповідність до об'єктивної реальності;
• — зрозумілістю, тобто інформація не повинна вимагати

«розшифровки»;

• — корисністю, тобто ефект від використання інформації повинен перекривати затрати на її отримання;- своєчасністю, тобто інформація повинна надходити тоді, коли має сенс її аналізувати;
• — релевантністю, тобто інформація повинна допомагати у прийнятті рішення.

У сучасному світі характерним є постійне збільшення потоків інформації, що несе у собі суперечливість. Тобто, чим більший обсяг інформації, тим більше можливість використання корисної її частини для прийняття управлінського рішення. Але з іншого боку діє закон Парето — згідно статистичним дослідженням, якщо інформація збільшується вдвічі, її корисність становить не більш 20%, а 80%, які залишилися, не носять корисного характеру.

Отже, велике значення має пошук ефективних алгоритмів виділення корисної частини інформації із загального її потоку для ефективного використання її у прийнятті раціональних управлінських рішень.

Крім важливості властивостей інформації, важливу роль займає її правильне направлення. Для управління інформаційним ресурсом потрібна організація інформаційної діяльності. Вона здійснюється у наступних основних напрямках:

• — підтримка та розвиток інформаційної системи управління організацією;
• — виявлення та відбір основних джерел інформації;
• — збір та обробка інформації, оцінка її повноти, достовірності і значущості,
• — прийняття організаційних рішень;
• — аналіз інформації, виявлення тенденцій;
• — розробка прогнозів і альтернатив поведінки підприємства;
• — прийняття управлінських рішень для реалізації стратегічних планів;
• — формування та постійне оновлення бази знань підприємницьких ідей і пов’язаних з ними ризиків та ін. [2, с.17].

Для отримання додаткових переваг у діяльності підприємства необхідно забезпечити активне використання інформаційного ресурсу у системі управління організації. Переробка інформації формує знання про поточний стан виробництва, завдяки яким здійснюється вплив на виробничі, фінансові і адміністративно-господарські процеси. Дослідження інформації допомагає знайти не тільки шляхи до розробки нового товару або послуги, але й забезпечити виправданий ризик вибору нового напряму у виробництві, формування нового ринку. Процес управління який базується на результатах обробленої інформації, передбачає вибір та застосування менеджерам таких дій, які дозволять управляти відповідними підрозділами організації.

Результатом такого управління є підтримання заданої ефективності виробничого процесу і реалізація відповідної бізнес-функції організації.

Регулярна активна діяльність менеджера у сфері глобальних інформаційних мережах дозволить сформувати зв’язки, які збільшать інформаційний ресурс системи управління з отриманням додаткового прибутку.

Таким чином, для ефективного управління організацією та підвищення її ефективності потрібно не тільки використовувати існуючу інформацію з відповідними властивостями, але й застосовувати методи, технології та засоби пошуку, обробки, розподілення інформації для використання її у прийнятті управлінського рішення, з наступною її організацією і направленням до джерела управління. Методи за допомогою яких здійснюють відбір та пошук необхідної інформації вимагає застосування кваліфікованих працівників, фінансових ресурсів та новітніх технологій. Найбільш поширена в наш час — це без паперова технологія, яка включає:

• 1. Роботу користувача на ПЕОМ у режимі управління.
• 2. Наскрізну інформаційну підтримку на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення і захисту інформації.
• 3. Безпаперовий процес обробки інформації, при якому на папері фіксується лише остаточний варіант розрахунків у вигляд.
• 4. Інтерактивний (діалоговий) режим рішення задачі (отримання необхідних показників) з широкими можливостями для користувача.
• 5. Можливість колективного виконання документів на основі об'єднаної каналами зв’язку групи ПЕОМ, які працюють в одному режимі.
• 6. Можливість адаптивної перебудови форм і способу подання інформації у процесі рішення задачі або при одержанні необхідних показників [3,с.27].