Мова і стиль службових документів

Мова і стиль службових документів.

.

.

План лекції.

Поняття мови і стилю.

Вимоги до тексту службових документів.

1. У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв «язків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.

Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких основних принципів: об «єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу.

Більшість документів складається від третьої особи, причому займенники змінюються іменниками (не «я прошу», а «інститут просить»). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.

Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:

Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.

Наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні («належний», «вищевказаний» та ін.).

Використання термінів і професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.

Широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад «з метою надання допомоги», «у порядку надання допомоги».

Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов — речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду репліками.

Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

2. Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об «єктивним, юридично бездоганним.

Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: складного тексту; анкети; таблиці; поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци — пов «язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.

Текст службових документів складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній — рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад: «Відповідно до Указу Президента України від 12.09.97 № 123 «Про…».

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу.

1.1 Назва підрозділу.

1.1.1 Назва пункту.

1.1.1.1 Назва підпункту.

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:

від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потрібне…», «Прошу надати…»;

від першої особи множини, наприклад: «Просимо надати…»;

від третьої особи однини, наприклад: «Міністерство не заперечує…», «Управління вважає».

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об «єкта за рядом ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної - конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну основу тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК (друкарської машинки), а змінну — вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:

Таблиця ______ - _______________________________________.

номер назва таблиці.

			Заголовки граф.
	Головка.

.			Підзаголовки граф.
Рядки (горизонтальні рядки).

	Боковик (графа для заголовків рядків).		Графа (колонки).

Таблицю розташовують безпосередньо біля тексту, в якому про неї згадується вперше, або на наступній сторінці. Таблиці нумерують арабськими цифрами по порядку в межах розділу, крім тих, що наводять у додатках. Номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад: Таблиця 4.2 — друга таблиця четвертого розділу.

Таблиця може мати назву, яку друкують малими літерами й розташовують угорі. Якщо рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, то таблицю поділяють на частини, розміщуючи одну частину під одною чи поруч, або переносять на наступну сторінку, повторюючи її головку та боковик. Поділяючи таблицю на частини, можна головку чи боковик заміняти відповідно номерами граф або рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами в першій частині таблиці.

Слово «Таблиця _________» зазначають один раз зліва над першою частиною таблиці; над іншими частинами пишуть так: «Продовження таблиці________» із зазначенням її номера.

.

.

_.

.