Інформаційні системи бухгалтерського обліку

Курсова робота.

Інформаційні системи бухгалтерського обліку.

ПЛАН Вступ Глава I. Теоретичні основи автоматизації бухгалтерського обліку.

1.1. Предмет, метод і задачі бухгалтерського обліку.

1.2. Автоматизація бухгалтерського обліку — основа ефективного управління.

1.3. Вимоги до інформаційної системи бухгалтерського обліку.

1.4. Елементи інформаційної комп «ютерної системи бухобліку.

1.5. Особливості комп «ютерної обробки даних у бухгалтерських інформаційних системах.

1.6. Найбільш поширені в Україні інформаційні системи автоматизації бухобліку.

Глава II. Практична технологія ефективного використання інформаційних систем у бухобліку.

2.1. Фактори ефективного використання інформаційних систем.

2.2. Підготовка до впровадження ІСБО.

Глава III. Відображення надходження товарів на прикладі програми «1С Бухгалтерія».

Висновок Список літератури Вступ Зайняти лідируюче положення на ринку, підвищити ефективність роботи персоналу, створити оптимальну структуру управління — от першочергові задачі керівника підприємства. У бухгалтерській і банківській діяльності це особливо важливо, що обумовлює широке застосування бухгалтерських пакетів і програм, завдяки впровадженню яких підвищується оперативність обробки даних і вірогідність ділової інформації, приймаються більш об «єктивні фінансові й управлінські рішення.

Автоматизація і введення інформаційних систем бухгалтерського обліку на підприємстві і підготовка фінансової звітності в податкові органи в умовах перехідної економіки України є однієї з найбільш важливих задач. Ситуація така, що сам по собі бухгалтерський облік на підприємстві може розглядатися як внутрішня справа підприємства, а основою для оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави служить звітність (бухгалтерський баланс і численні інші звітні форми), що повинна щокварталу надаватися в податкову інспекцію по місцю реєстрації підприємства. Крім того, існують планові і позапланові податкові перевірки, при проведенні яких можуть знадобитися всі бухгалтерські документи, включаючи первинні.

В умовах відносної невизначеності в податковій сфері підприємство може сильно постраждати чи навіть потерпіти крах, і всього лише через недбалість у бухгалтерському обліку. Прикладів тому в Україні дуже багато, причому часто страждають підприємства, що прагнуть працювати чесно. Страждають через недбале ведення внутрішньої бухгалтерії підприємства. При веденні бухгалтерського обліку вручну можливі і найпростіші арифметичні помилки.

Чим же можуть допомогти бухгалтеру інформаційні системи? Безумовно, комп «ютерна програма не замінить грамотного бухгалтера, але дозволить заощадити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи.

Глава I. Теоретичні основи автоматизації бухобліку.

1.1. Предмет, метод і задачі бухгалтерського обліку.

Предметом бухгалтерського обліку є фінансово-господарська діяльність підприємства чи організації.

Фінансово-господарська діяльність складається з:

— формування джерел, необхідних для діяльності. Джерела можуть бути фінансовими і матеріальними;

— розміщення притягнутих і сформованих засобів: створення виробничих запасів, витрат на виробництво продукції, реалізації продукції, взаємин з бюджетом у частині оподатковування й інші господарські операції.

Метод бухгалтерського обліку — ведення обліку фінансово-господарських операцій на основі натуральних вимірників у грошовому вираженні шляхом суцільного, безупинного, документального і взаємозалежного їхнього вираження.

Задачами бухгалтерського обліку є:

— формування достовірної інформації про господарські процеси і результати діяльності підприємств необхідної для оперативного керівництва і управління, а також її використання інвесторами, покупцями, податковими, фінансовими, банківськими органами й іншими зацікавленими особами;

— забезпечення контролю за наявністю руху майна і використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами і кошторисами;

— попередження негативних явищ у фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських ресурсів.

1.2. Автоматизація бухгалтерського обліку — основа ефективного управління.

Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово — господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Якщо не брати до уваги навмисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість (наприклад, арифметичні помилки), або через незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Україні. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів.

1.3. Вимоги до інформаційної системи бухгалтерського обліку.

Гарні інформаційні бухгалтерські системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно — апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.

У функціональному аспекті інформаційні бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб забезпечити зазначені можливості, інформаційна система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. У залежності від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов «язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, що прийняті в поточне час.

Надійність інформаційної системи в комп «ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп «ютери є досить відкритими, тому не можна вірогідно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротший термін. Гарні інформаційні бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.

Не менш важливо, щоб фірма — розроблювач бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи варто враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.

1.4. Елементи інформаційної комп «ютерної системи бухобліка.

У неавтоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко просліджується і звичайно супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються й у комп «ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) у комп «ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп «ютера не можливо.

Інформаційна система містить у собі наступні елементи:

1. Апаратні засоби.

До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп «ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.

2. Програмні засоби.

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп «ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (користувальницькі) програми — це набори машинних команд для обробки даних, що організація—користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника.

3. Документація — опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам.

4. Персонал — працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.

5. Дані - зведення про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі.

6. Процедури контролю — Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки.

1.5. Особливості комп «ютерної обробки даних у бухгалтерських інформаційних системах.

Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп «ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які варто враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп «ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

1. Однакове виконання операцій. Комп «ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

2. Поділ функцій. Комп «ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп «ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп «ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що у неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, що запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал у діалоговому режимі.

3. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп «ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

4. Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп «ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп «ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп «ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

5. Ініціювання виконання операцій у комп «ютері. Комп «ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов «язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

1.6. Найбільш розповсюджені в Україні інформаційні системи автоматизації бухобліку.

1.6.1.1C бухгалтерія.

Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

Аналітичний облік ведеться по об «єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях.

Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):

план рахунків;

список видів об «єктів аналітичного обліку;

списки об «єктів аналітичного обліку (субконто);

констант і т.д.

На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з уведенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:

зведені проводки;

оборотно-сальдову відомість;

оборотно-сальдову відомість по об «єктах аналітичного обліку;

картка рахунка;

картка рахунка по одному об «єкту аналітичного обліку;

аналіз рахунка (аналог головної книги);

аналіз рахунка по датах;

аналіз рахунка по об «єктах аналітичного обліку;

аналіз об «єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;

картка об «єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;

журнальний ордер.

У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об «єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того, даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

Крім того, програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.

САБО від «1С «реалізовані для різних програмних і апаратних платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (з початку 1996 р.), Power Macintosh (з літа 1996 р.). Існує кілька модифікацій системи: базова, професійна (для рішення більш складних бухгалтерських задач, що включають елементи аналізу господарської діяльності підприємств), мережна (з весни 1996 р. реалізована технологія клієнт/сервер). Найбільш розповсюджена сучасна версія «1С:Бухгалтерія Проф. 7.5 «під Windows є, кращою з представлених на українському ринку. У базовий комплект постачання входять одна чи дві дискети, посібник користувача і реєстраційна анкета. Для установки й експлуатації програми досить мати 3 — 5 Мбайт вільного місця на диску.

Робота користувача, як і в будь-якій іншій аналогічній програмі, починається з настроювання плану рахунків і введення шаблонів нових типових операцій (крім передбачених у базовому комплекті). Разом із продуктом пропонується широкий перелік заповнюваних форм первинних документів, але якщо користувача не влаштовує який-небудь документ, він може змінити його друковану форму й алгоритм заповнення. Користаючись внутрішньою макромовою, можна описати практично будь-який документ. Реалізовані в базовому комплекті алгоритми переоцінки валюти і нарахування амортизації жадають від користувача строгого дотримання правил відображення інформації на рахунках. Система формує всю звітність, надану в податкові інспекції. Для цього використовується генератор звітів, у якому за допомогою внутрішньої макромови створюються власні звітні документи. Щоб розширити функціональне наповнення САБО, можна розробити власні алгоритми переоцінки валютних пасивів і активів у залежності від діючого законодавства, нарахування амортизації по нематеріальних активах, формування облікових регістрів і т.д. Крім описаного продукту, фірма «1С «просуває на ринок свою нову розробку за назвою «1С:Підприємство ». Це ПО являє собою універсальну систему для автоматизації обліку в торгівлі, складському господарстві і суміжних галузях діяльності підприємства. Додаток розроблений на новій технологічній платформі під умовною назвою V7, що включає засоби роботи з базою даних, убудовані мову програмування, редактор діалогових форм і текстовий редактор, єдиний механізм обробки запитів.

Система «1С:Підприємство «може бути адаптована до будь-яких особливостей обліку на конкретному підприємстві за допомогою модуля «1С:Конфигуратор », що дозволяє набудовувати всі основні елементи програмного середовища, генерувати і редагувати документи з будь-якою структурою, змінювати їхню екранну і друковану форми, формувати журнали для роботи з документами з можливістю їхнього довільного розподілу по журналах. Крім того, «1С:Конфигуратор «може редагувати існуючі й утворювати нові довідники довільної структури, створювати регістри для обліку засобів у необхідних розрізах, задавати будь-які алгоритми обробки інформації, описувати поводження елементів системи убудованою мовою і т.д. Важливо відзначити, що для настроювання продукту не потрібно глибоких знань в області програмування. При перевірці набудованої конфігурації задіється функція «Отладчик »; вона ж використовується для виявлення можливих збоїв при роботі системи в цілому. Додаток «1С:Підприємство «може застосовуватися як автономно для керування товарними потоками без формування бухгалтерських проводок, так і в сполученні з ПО «1С:Бухгалтерія «для реєстрації руху товарів на рахунках бухгалтерського обліку. Крім того, у пакеті «1С:Підприємство «маються засоби підтримки торгового устаткування (наприклад, касових апаратів «ЕЛЕКТРОНІКА-92 АКВАРІУС «і сканерів штрихів-кодів, що приєднуються через інтерфейс RS-232).

Система «1С:Підприємство «виконується під керуванням ОС Windows 95 і Windows NT. Мережна версія може встановлюватися в найбільш розповсюджених локальних мережах. В останньому випадку робочі станції повинні мати процесор класу 486DX і вище й оперативну пам «ять обсягом не менш 8 Мбайт, а сервер — оперативну пам «ять не менш 16 Мбайт і процесор Pentium/75 і вище.

1.6.2. Aubi.

«АУБИ» — це зареєстрована назва інтегрованої програмної системи «Автоматизації Бухгалтерського Обліку «малих, середніх і великих підприємств. Абревіатура назви комплексу «АУБИ» побудована з ряду букв, що входять у приведену вище фразу, укладену в апострофи. У такий спосіб зроблена спроба відбити щире призначення програми.

«АУБИ» може бути з успіхом використана для автоматизації бухгалтерського обліку підприємств різного роду діяльності. Програмний комплекс становить однаковий інтерес як для торгових (комерційних) структур, так і для виробничих підприємств. Гнучка система програми дозволяє набудовувати «АУБИ» на нестатки конкретного користувача. При цьому бухгалтер кожного підприємства, виходячи зі своїх власних потреб, має можливість сформувати план рахунків; інформаційні довідники, що містять назви підприємств-партнерів і їхні банківські реквізити; список матеріально відповідальних осіб і т.д. У залежності від специфіки діяльності підприємства «АУБИ» дозволяє вести облік наступних елементів бухгалтерського виробництва:

облік матеріалів (склад);

облік малоцінних і швидкоізнашуємих матеріалів (МБП) на складі й в експлуатації;

основні засоби;

облік касових операцій — формування прибуткових і видаткових касових ордерів, ведення касової книги;

облік банківських операцій — платіжних доручень, вимог і реєстрів;

облік рахунків;

ведення журналу господарських операцій;

ведення головної бухгалтерської книги;

формування шахової й оборотної відомостей;

формування різних відомостей аналітичного обліку.

… і т.д.

Журнал господарських операцій є для «АУБИ» воістину основною інформаційною базою, використовуючи яку, програма здатна формувати безліч звітних документів по синтетичному й аналітичному обліку. Усі сформовані «АУБИ» звіти можуть бути збережені на твердому диску у виді ASCII і RTF файлів чи виведені безпосередньо на принтер. У випадку збереження вихідних форм на твердому диску користувач має можливість переглядати, коректувати і виводити на друк всі документи, використовуючи для цього наявні в нього стандартні програмні засоби (утиліти DOS, текстові редактори і т.д.).

Синтетичний облік В міру ведення журналу господарських операцій, у якому містяться всі проводки, що відбивають діяльність підприємства, користувач може одержати за будь-який проміжок часу наступні звітні форми по синтетичному обліку:

зведену оборотну відомість;

синтетичний розклад по кожнім рахунку;

головну бухгалтерську книгу;

шахову відомість;

баланс.

Аналітичний облік.

Аналітичний облік займає дуже важливе місце в бухгалтерії досить великого числа підприємств. У загальному випадку повна конфігурація «АУБИ» у стані формувати за будь-який проміжок часу облікові відомості по:

№.

п/п НАЙМЕНУВАННЯ РАХУНОК.

1. Матеріалам 10.

2. МБП 12.

3. Основним засобам 01.

4. Знос основних засобів 02.

5. Основному, допоміжному виробництву 20,23,25,26,29.

6. Готової продукції, товарам 40,41.

7. Реалізації продукції 46.

8. Постачальникам і підрядчикам 60.

9. Авансам виданим 61.

10. Покупцям і замовникам 62.

11. Розрахунком з бюджетом — небюджетом 68,69,19.

12. Підзвітним особам 71.

13. Іншим розрахункам 76.

14. і .т.д.

Якщо за родом діяльності підприємства це не представляє інтересу, можна просто не звертати увагу на те, що «АУБИ» може формувати велику кількість звітних документів і користатися в програмі тільки тими її елементами, що необхідні для підприємства в даний момент.

Відзначимо, що «АУБИ» може поставлятися в різній комплектації. За бажанням користувача в комплект постачання можуть бути включені чи вилучені різні елементи програми. До таких елементів програми можуть бути віднесені різні облікові (аналітичні) відомості, банківські операції, каса і деякі інші. Зовсім очевидно, що описані вище розширення функціональних можливостей «АУБИ» відбиваються на вартості пакета програм. Додамо, що користувач сам вирішує чи бути йому просто зареєстрованим користувачем і при цьому навчатися роботі з програмою самостійно по технічній документації, або за додаткову плату пройти курс навчання по роботі з «АУБИ» і користатися могутньою консультативною підтримкою фірми виготовлювача чи торгової аудиторської компанії в який купувалася програма.

1.6.3. Суперменеджер

Багатовалютна система, призначена для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах складної структури різних форм власності. Робота в різних комп «ютерних мережах і на комп «ютерах IBM і Macintosh.

Система бухгалтерського обліку дозволяє оперувати наступними операціями:

аналітичний і синтетичний облік автоматичний облік курсової різниці.

приведення облікових даних до будь-якої національної валюти ведення журналів-ордерів, головної книги і балансу в будь-якій валюті і сводно по еквіваленту гнучкий план рахунків, що враховує всі індивідуальні особливості.

формування складних проводок консолідація даних різних організацій і філій Версії програм для DOS, WINDOWS і Macintosh.

1.6.4. ИНФО — Бухгалтер У цій системі будь-який момент для Вас готові :

баланс із усіма додатками оборотна відомість головна книга відомості аналітичного обліку по рахунках журнали ордера і відомості до них, шахматка різноманітні відомості і довідки аналіз фінансової діяльності з побудовою графіків і діаграм Вам досить увести господарські операції - все інше програма зробить сама.

1.6.7. ABACUS.

ABACUS professional — Повний комплекс бухгалтерського обліку.

Відмінні риси комплексу — функціональна повнота і комплексне рішення всіх задач обліку.

А також :

обробка проводок з детальною аналітичною інформацією облік витрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції з формуванням відповідних записів у Головній книзі.

елементи фінансового аналізу автоматичне нарахування відсотків і відрахування податків.

мультивалютні операції генератор звітних форм система апаратного і програмного захисту інформації.

зручний інтерфейс САБО фірми «Омега «Основною розробкою компанії «Омега «є програмний комплекс ABACUS Professional, призначений для ведення бухгалтерії, фінансового планування й управління на підприємствах з чисельністю працівників бухгалтерії і планово-фінансових служб до 50 — 60 чоловік. Ця САБО створена на базі СУБД Clarion 3.1 і складається з набору взаємозалежних модулів (основні засоби і вкладення, складський облік і накладні, банк і каса, підзвітні особи, договори і розрахунки, заробітна плата, робота з рахунками, друк бухгалтерських документів, звіти і фінансовий аналіз, друк супровідних документів, сервіс і інсталяція, забалансові рахунки), що можуть функціонувати як незалежно, так і в складі комплексу.

Необхідно відзначити, що при будь-якій конфігурації потрібно модуль настроювання, що забезпечує прив «язку комплексу до конкретної бухгалтерії і введення головних даних. В основі продукту ABACUS Professional лежить єдине поле проводок. Це значить, що дії, виконані в одному програмному модулі, знаходять своє відображення у всіх інших розділах системи незалежно від того, відкіля зроблений уведення проводок. Усі проводки попадають у єдину БД, що дозволяє оперативно контролювати дані різних напрямків бухгалтерського обліку і маніпулювати ними. Така система забезпечує високий ступінь взаємодії між окремими ділянками роботи бухгалтерії.

На програмному рівні в концепцію САБО закладена конфігурація «файл-сервер ». Усі робочі станції набудовуються на ті самі файли БД, обробка інформації (уведення, редагування, видалення) проводиться на кожній станції. При спробі одночасного доступу до одній і тому ж запису з різних робочих місць комплекс видає діагностичні повідомлення.

Мережна версія працює в мережах під NetWare і Windows NT. У ЛС під керуванням ОС LANtastic допускається організація не більш трьох робочих місць. Мінімальні вимоги до станції-клієнта: процесор від 386DX і 4 Мбайт оперативної пам «яті. Сервер повинний мати процесор класу 486DX і вище і 8 Мбайт оперативної пам «яті (мінімальні вимоги до сервера, коли в мережі працює до п «яти станцій-клієнтів). Поряд із САБО ABACUS Professional фірмою «Омега «розроблені програми для автоматизації господарської бухгалтерії банків і фінансових компаній (ABACUS Bank), обліку послуг готелів і готельних комплексів (Hotel), операцій з цінними паперами (ABACUS invest), обліку у фірмах, що мають мережу торгових центрів, філій, складів і ведучих централізований бухгалтерський облік товарообігу (Trade house). Останні три продукти можуть функціонувати чи незалежно в комплексі із САБО ABACUS Professional.

Крім того, фірма «Омега «просуває на ринок принципово нове ПО ABACUS Financial, що не є тиражованим продуктом і розробляється під замовлення з урахуванням специфіки методології й організації бухгалтерського обліку на підприємстві. Цей програмний комплекс створювався з використанням СУБД Oracle і призначений для автоматизації бухгалтерської і планово-фінансової роботи на великих підприємствах.

Глава II. Практична технологія ефективного використання інформаційних систем у бухобліку.

2.1. Фактори ефективного використання інформаційних систем.

Для того, щоб ефективно провести автоматизацію, треба у першу чергу, добре уявляти собі що ж таке автоматизований бухоблік. На перший погляд все просто і навіть така постановка питання здається трохи надуманою, тому що автоматизований бухоблік — це просто коли бухоблік ведеться за допомогою інформаційних систем, за допомогою комп «ютера. От така омана і служить причиною великої кількості невдалих спроб автоматизації. Варто усвідомити, що впровадження інформаційної системи бухгалтерського обліку ефективно тільки тоді, коли наслідком упровадження є підвищення ефективності і поліпшення якості ведення бухобліка на підприємстві. Це може виражатися в:

Упорядкуванні бухобліка. Якщо при паперовій бухгалтерії для одержання якої-небудь інформації, наприклад специфічної вибірки оборотів по субрахунку рахунка №№№ 60, було потрібно кілька годин роботи, то на комп «ютері - натиснув клавішу і вибірка роздрукувалася.

Збільшенні кількості інформації, одержуваної з бухобліка. Раніш можна було побачити аналітику по 41 рахунку тільки в якому-небудь одному розрізі, зараз, на комп «ютері - у декількох.

Зниження числа бухгалтерських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило є саме бухгалтерські помилки, а не деякий злий намір.

Підвищення оперативності бухобліку. Якщо раніш, при паперовому бухобліку, бухгалтера не поспівали за первинною документацією і робили проводки з запізненням, а квартальний і річний звіт здавався в останній момент, то зараз це припинилося.

Підвищенні економічності бухгалтерського обліку. Наша практика показує, що в багатьох випадках, змінити, що застосовуються на підприємстві план і типова кореспонденція рахунків, форми первинних документів і інші «підвладні «бухгалтерії параметри можна без використання різних ризикованих схем зменшити оподатковувані величини чи, принаймні, пересунути терміни і знизити частоту податкових платежів.

Інші фактори, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства.

Якщо таких поліпшень не відбулося, то впровадження автоматизованих інформаційних систем безглуздо — вона не принесла кінцевого результату, сам же по собі перехід із заповнення паперових журналів-ордерів на натискання комп «ютерних клавіш поліпшенням не є, це просто заміна. Таку ситуацію варто скоріше називати «псевдоавтоматизацієй ». На жаль, псевдоавтоматизація зустрічається часто, відбувається це тому, що люди думають: «Автоматизувати — значить просто перевести на комп «ютер і все отут », а процес упровадження програми в їхньому розумінні полягає в тому, щоб якось почати заводити операції в комп «ютер. Наслідки псевдоавтоматизації обтяжуючі. Бухгалтерія, що раніш була перевантажена поточною роботою, зараз, «при комп «ютерах », теж нічого не встигає, іноді роботи стає ще більше — треба ж спочатку зробити весь чи окремий розділи бухобліку на папері, а потім, незрозуміло для чого, завести в комп «ютер. Керівництво теж не розуміє для чого витрачені чималі гроші на комп «ютери, програми і впровадження, коли в бухгалтерії як був «завал », так і залишився.

Таким чином, можна сказати, що впровадження інформаційних систем бухобліка — це процес, при якому в результаті перекладу бухгалтерії на комп «ютер підвищується ефективність і поліпшується якість ведення бухобліку на підприємстві. Значить перед тим як приймати рішення про автоматизацію бухобліка варто виділити, що і як ця автоматизація повинна в бухгалтерії поліпшити, це і буде метою автоматизації.

Поширеним стереотипом є те, що впровадження ИСБО приводить до скорочення бухгалтерського персоналу, що приводить до страху перед автоматизацією, а іноді і до її саботажу. Незважаючи на те, що, на перший погляд, все логічно — частина роботи бере на себе комп «ютер, що і витісняє бухгалтерей-людей, стереотип є помилковим. Справа в тім, що кількість необхідних у бухгалтерії бухгалтерів залежить тільки від кількості оброблюваних бухгалтерією первинних документів (накладних, касових ордерів, платежек і ін.), а кількість первинних документів не залежить від того, автоматизований бухоблік чи ні, воно залежить від обсягу хозоперацій в організації. У такий спосіб вступ ИСБО не зменшує числа необхідних у бухгалтерії бухгалтерів.

2.2. Підготовка до впровадження ИСБО.

Ще однією поширеною оманою є те, що впровадження на підприємстві ИСБО починається з покупки програми і потім відбувається «вступ даних у програму ». Для того, щоб переведення бухгалтерії на комп «ютер був ефективний і дав результат, про який говорилося в попередньому розділі, починати необхідно з підготовки, що умовно можна розбити на чотири етапи.

2.2.1 Етап І. Оптимізація бухобліка.

Як уже відзначалося, ведення ИСБО має сенс лише тоді, коли вона щось поліпшує в бухгалтерії, тому починати треба з виявлення того, як і що можна поліпшити. Справа в тім, що всі гарні сучасні програми по автоматизації бухобліка — дуже гнучкі системи, вони дозволяють настроювати на нестатки конкретного підприємства буквально всі, починаючи від плану рахунків і кінчаючи формами звітності в податкову інспекцію. Проводиться аналіз наявної на підприємстві системи бухобліка, а саме:

1. Застосовуваний план рахунків і використання конкретних рахунків.

2. Застосовувана аналітика по різних рахунках.

3. Типові проводки, що використовуються, для відображення типових хозоперацій.

4. Форми і зміст первинної документації.

5. Форми облікових регістрів.

Аналіз виробляється на предмет того, що можна змінити для поліпшення бухгалтерського обліку (див. попередній розділ). Приведемо конкретний приклад. Якщо організація робить послуги і реалізацію враховує по оплаті, то при одержанні на розрахунковий рахунок реалізації можна відразу ж автоматично нараховувати не тільки ПДВ, але і податки на користувачів автодоріг і утримування ЖКХ. У результаті в будь-який момент можна буде подивитися кредитовий залишок по рахунку 67 «Розрахунки по податку на користувачів автодоріг «і побачити яка сума вже «набігла «для сплати по наступному терміну платежу. Інформативність бухобліка покращилася. Ясно, що для проведення такої оптимізації потрібно висококваліфікований і досвідчений фахівець з бухгалтерського обліку й оподатковування, яким є, наприклад, аудитор чи досвідчений головбух. Багато фірм, що впроваджують програми, саме грішать тим, що їхні співробітники прекрасно розбираються в самих програмах, а от у бухобліку не дуже, і автоматизують вони бухгалтерію в тім виді, у якому вона є, не використовуючи можливості для поліпшення і навіть залишаючи старі помилки.

2.2.2. Етап II. Вибір масштабів автоматизації.

Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, у якому обсязі буде автоматизуватися бухгалтерія й у якому порядку будуть переведені на комп «ютер розділи бухобліку. Ця проблема тим більше актуальна чим крупніше автоматизуєма організація. Коли мова йде про невелику фірму, де бухоблік веде один — два бухгалтерів, то проблема не стоїть взагалі, бухоблік треба автоматизувати цілком і відразу весь, тому, що обсяг робіт з автоматизації в малих організаціях невеликий. Але коли ми маємо справу з великим підприємством, будь-якого профілю діяльності і форми власності, таким як велика торгова фірма, автотранспортне підприємство, фабрика, будівельна організація й ін., де бухоблік ведеться чотирма і більш бухгалтерами, і по кожнім розділі бухобліка (облік реалізації, розрахунків з постачальниками, виробництва й ін.) мається з однієї сторони великий документообіг і з іншої сторони багато специфіки і нюансів, стає зрозуміло, що, якщо починати автоматизувати усі відразу, те процес «зав «язне «і результатів не буде. Тому для великої організації, з урахуванням її особливостей варто вирішити:

1. Які розділи автоматизувати, а які - ні. Наприклад, якщо у відділі збуту є своя програма, за допомогою якої відслідковуються розрахунки з замовниками, то робити те ж саме в рамках бухобліка, напевно, не треба, бухгалтерія може обмежитися просто відображенням проводок по рахунках реалізації, товарів відвантажених, авансів і ін. Часто зустрічається фактор, також, полягає в тому, що на всіх бухгалтерів не вистачає комп «ютерів, а коштів на їхню покупку ні, значить якісь розділи неминуче будуть вестися на папері.

2. У якому порядку автоматизувати розділи. Практика показує, що при великому обсязі робіт з автоматизації краще переводити на комп «ютер окремий розділ, освоюватися з ним, одержувати результат, потім переходити до іншого розділу і так далі, а не намагатися зробити усі відразу. Дуже важливо спланувати порядок автоматизації розділів, щоб не виходило так, що якийсь розділ автоматизується, а потім його знову приходиться донастроювати, щоб він сполучався з іншими, на що піде додатковий час і гроші. Очевидно, що майже в більшості випадків починати треба з ведення головної книги, журналу хозоперацій, розрахунку податків і складання звітності - тобто роботи головного бухгалтера.

При виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Він полягає в тому, що інформація, одержувана з бухобліка потрібна й в інших структурних підрозділах підприємства, наприклад у відділі збуту — інформація про стан розрахунків з покупцями і відвантаженню продукції, у відділі постачання — інформація про залишки на складах і їхній номенклатурі (аналітику), прогресивно мисляче керівництво хоче знати про стан дебіторської і кредиторської заборгованості (також в аналітику по боржниках і кредиторам), обсягах реалізації і її структурі, про структуру витрат і багато про що інше. Добре автоматизований бухоблік може дати всю цю інформацію з обліком усіх специфічних вимог, значить потрібно визначити весь обсяг інформації, необхідний для внутрішнього користування в організації і зробити настроювання програми так, щоб ця інформація видавалася, для цього виробляється нарада з зацікавленими службами підприємства і керівництвом і визначається що конкретно й у якому виді їм потрібно. Якщо, наприклад, відділ збуту веде свій облік, а керівництву не до аналізів реалізації і витрат, то інформація для них не потрібна.

Коли бухоблік ведеться колективом бухгалтерів, то, мабуть, що програма по автоматизації бухобліку буде працювати в мережі, де кілька бухгалтерів працюють кожен не своєму комп «ютері. Тому важливо заздалегідь розподілити, який бухгалтер що буде вести, тобто провести чіткий розподіл функцій, щоб згодом, при настроюванні програми кожний на своєму робочому місці мав те, з чим йому працювати.

2.2.3. Етап III. Постановка задачі.

Коли визначено, що буде змінюватися в бухобліку (Етап I) і які розділи в якому порядку будуть автоматизуватися (Етап II), варто чітко визначити, що буде давати на виході впровадження інформаційних систем бухобліка. На виході бухоблік дає:

1. Первинні документи.

2. Облікові регістри для бухгалтерії.

3. Регістри й інформацію для внутрішніх нестатків підприємства (див. попередній етап).

4. Бухгалтерську звітність і розрахунки по податках і інших платежах.

Постановка задачі полягає в тому, що в письмовому виді фіксується конкретний перелік усіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, що повинний видавати автоматизований бухоблік, і вимоги до них, такі як інформація, що міститься в облікових регістрах, і первічці, автоматизованість заповнення первички, звітів і ін. з урахуванням особливостей хоздіяльності. Наприклад у накладних на відпустку товарів в одній фірмі потрібно наявність доларового еквівалента ціні, в іншій фірмі - величина торгової націнки, а в третьої те й інше (чи ні того ні іншого). Відділу збуту може знадобитися відомість відвантажених товарів із указівкою продажної ціни товару і датою відвантаження.

Постановка задачі дуже важлива, оскільки без ясного переліку того, що треба зробити і яким умовам це повиннео задовольняти практично неможливо одержати результат від упровадження ІСБО. Крім того, якщо не зробити заздалегідь чітку постановку задачі, то може вийти, що програма буде настроєна таким чином, що необхідні регістри і первинні документи узагалі виходити не будуть (наприклад, через відсутність необхідної аналітики по рахунках, що встановлюється на самому початку автоматизації), через цього настроювання всієї програми прийдеться заново переробляти.

2.4.4. Етап настроювання.

Усі широко розповсюджені програми автоматизації бухобліка (і великі і малі) мають аналогічний набір складених частин, що змінюються, тому, у цілому, правильний процес настроювання будь-якої програми можна, у хронологічному порядку виконання, розписати на наступні етапи:

1. Настроювання (доробка стандартного поставляється з програмою) плану рахунків відповідно до особливостей підприємства, проведеною оптимізацією бухобліка і постановкою задачі.

2. Настроювання (доробка стандартних поставляються з програмою) типових проводок відповідно до особливостей підприємства, проведеною оптимізацією бухобліка і постановкою задачі. У випадку упровадження великих комплексних програм настроювання кожного розділу бухобліка у своєму окремому модулі необхідно робити окремо з урахуванням специфічних особливостей. Наприклад, у блоці по обліку зарплати доведеться настроювати алгоритми розрахунку різних нарахувань і утримань.

3. Настроювання (доробка стандартних поставляються з програмою) форм первинних документів відповідно до особливостей підприємства, проведеною оптимізацією бухобліка і постановкою задачі. Прикладом може бути настроювання форми акта на списання МБП, що повинний автоматично друкуватися при списанні МБП в експлуатацію, в акті повинна автоматично проставлятися кількість, вартість і ПДВ по МБП, після цього повинні автоматично проводитися проводки по списанню МБП в експлуатацію, списанню ПДВ по МБП на розрахунки з бюджетом і нарахуванню амортизації на МБП. У великих програмах таке настроювання необхідно робити також по кожному розділу бухобліка.

4. Настроювання (доробка стандартних поставляються з програмою) форм бухгалтерської звітності і розрахунків по податках відповідно до особливостей підприємства, проведеною оптимізацією бухобліка і постановкою задачі. При якісній автоматизації бухобліка вся щоквартальна звітність повинна обов «язково складатися автоматично, те, що бухгалтер, ведучи облік на комп «ютері, щокварталу по-старинці складає звіт на папері і витрачає на це додатково велику кількість часу, є вірною ознакою «псевдоавтоматизації «. Настроювання форм звітності і податкових розрахунків на реально використовуваний план рахунків і типові хозоперації - процес дуже складний і трудомісткий, при його проведенні варто ввести деяку кількість стандартних на підприємстві хозоперацій у програму для того, щоб потім перевіряти правильність настроювання, звіряючи складені автоматичні розрахунки з ручними на такому умовному прикладі.

Глава III. Відображення надходження товарів на прикладі програми «1С Бухгалтерія».

Розглянемо, яким образом у типовій конфігурації відображається надходження товарів на конкретному прикладі.

1 листопада 2002 р за накладною 9487 від фабрики «Орлан» отриманий товар: штани дитячі 200 штук за ціною 154 грн. і штани чоловічі сірі 400 штук за ціною 288 грн.. Товар оприбуткований на головний склад торгової організації. Для відображення в обліку господарських операцій оприбуткування товарів призначений документ «Надходження товару». Його форма заповнюється на підставі складських документів оприбуткування і супровідних документів постачальника в наступному порядку.

Спочатку в шапці документа вказується постачальник (фабрика «Орлан»), супровідний документ (накладна 9487) і склад, на який прийнятий товар (головний). Заповнення цих реквізитів провадиться вибором з відповідних довідників. Якщо запис у довіднику відсутній, його можна ввести безпосередньо в процесі роботи з документом.

Потім заповнюється таблична частина, у якій перелічуються асортимент товару, кількість і ціна за одиницю. Якщо товар уже надходив раніше, то можна скористатися кнопкою «Підбор» у цьому випадку досить вибрати товар з довідника «Номенклатура» і вказати його кількість. Інші графи табличної частини («Ціна», «Сума», «ПДВ», «Усього») підраховуються автоматично. Припустимо, що даний товар в організацію ніколи не надходив. У цьому випадку нову товарну позицію необхідно описати в довіднику «Номенклатура», форма списку якого відкривається при заповненні табличної частини. Асортимент товарів може складати тисячі позицій, тому для зручності пошуку довідник структурують, підрозділяючи товари на групи, підгрупи і т.д. визначимо отримані товари в групу «Одяг», а потім перейти в режим опису нової товарної позиції (пункт «Нова» меню «Дії» головного меню). Для того щоб система могла правильно інтерпретувати номенклатурну одиницю, у реквізиті «Тип» указується її класифікаційна ознака. У нашому прикладі «штани дитячі» — це товар.

У реквізиті «Найменування» указується коротке найменування товарної позиції. Найменування товару для вихідних документів (накладних, рахунківфактур) вказується в багатострочному полі «Повне найменування, коротка характеристика».

У реквізиті «Вид» указується вид діяльності, у рамках якого передбачається реалізувати товар («Продаж верхнього одягу»). Значення цього реквізиту визначає об «єкт аналітичного обліку по субконто «Види діяльності», де на рахунку 46 «Реалізація продукції (робіт, послуг)» програма відіб «є операції з продажу товарів за допомогою документів типової конфігурації.

Реквізит «Одиниця виміру» заповнюється вибором з однойменного довідника.

Важливу роль в описі товарної позиції грає реквізит «Тип товару», значення якого і визначає, як варто враховувати товар, — на балансі чи за балансом. Між типом товару і рахунком для обліку товарів мається зв «язок, зазначений в табл.1.

Тип товару.

Рахунок (субрахунок) для обліку товарів.

Власний 41.1 «Товари на складах» чи 41.2 «Товари в роздрібній торгівлі» (конкретний субрахунок визначається за допомогою перемикача в шапці екранної форми документа «Надходження товару»).

На комісії 004 «Товари, прийняті на комісію».

Тара 41.3 «Тара під товаром і порожня».

Покупні вироби 41.4 «Покупні вироби».

Оскільки за умовами прикладу «штани дитячі» переходять у власність торгової організації, то тип товару — «Власний».

Значення реквізитів «Облікова (покупна) ціна» і «Оптова ціна без податків» носить сервісний характер і використовується за замовчуванням в екранних формах документів на надходження і відпустку товарів.

При заповненні реквізитів ставки податків, варто враховувати наступне:

— ставка ПДВ указується стосовно до продажу цього товару за схемою оптової торгівлі -20%.

якщо товар входить у перелік товарів, вартість яких за певних умов є об «єктом оподаткування з продажів, то обов «язково вказується ставка податку.

Після заповнення всіх необхідних реквізитів інформації про товар, продовжується заповнення табличної частини документа «Надходження товарів».

Після того, як у табличній частині буде відбита вся інформація про всі товари, що надійшли, документ зберігається і проводиться. При цьому автоматично будуть сформовані проводки (табл.2).

№ Дт СубконтоДт Кт СубконтоКт Вал. В Вал.торб. Сума.

… Курс Сод. Проводки №Ж.

1 41.1 Штани дитячі 60.1 Орлан.

200.0.

28 000.00.

Загальний Накладна.

Надійшли товари ТВ.

2 41.1 Штани чоловічі 60.1 Орлан.

400.00.

96 000.00.

Загальний Накладна.

Надійшли товари ТВ.

3 19.6 Орлан 60.1 Орлан.

22 000.00.

Накладна.

Накладна.

Виділений ПДВ ТВ.

Якщо товари прибуткуються безпосередньо в роздрібній мережі, то в шапці екранної форми документа «Надходження товарів» перемикач встановлюється в положення «Товари надійшли …вроздріб». У цьому випадку будуть формуватися інші проводки (табл.3).

№ Дт СубконтоДт Кт СубконтоКт Вал. В Вал.торб. Сума.

… Курс Сод. Проводки №Ж.

1 41.2 Штани дитячі 60.1 Орлан.

200.0.

30 800.00.

Загальний Накладна.

Надійшли товари ТВ.

2 41.2 Штани чоловічі 60.1 Орлан.

400.00.

115 200.00.

Загальний Накладна.

Надійшли товари ТВ.

Якщо, у реквізиті «Тип товару» елемента довідника «Номенклатура» указати, що товар отриманий «На комісію», то при проведенні документа будуть сформовані записи, представлені в табл.4.

№ Дт СубконтоДт Кт СубконтоКт Вал. В Вал.торб. Сума.

… Курс Сод. Проводки №Ж.

1 004 Штани дитячі.

200.0.

30 800.00.

Орлан.

Надійшли товари ТВ.

Накладна 9487.

2 004 Штани чоловічі.

400.00.

115 200.00.

Орлан.

Надійшли товари ТВ.

Накладна 9487.

Висновок.

Застосування інформаційних систем бухгалтерського обліку на підприємстві в умовах перехідної економіки України є однією з найбільш важливих задач. Ситуація така, що сам по собі бухгалтерський облік на підприємстві може розглядатися як внутрішня справа підприємства, а основою для оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави служить звітність (бухгалтерський баланс і численні інші звітні форми), що повинна щокварталу надаватися в податкову інспекцію по місцеві реєстрації підприємства. Крім того, існують планові і позапланові податкові перевірки, при проведенні яких можуть знадобитися всі бухгалтерські документи, включаючи первинні. Усе це обумовлює широке застосування ІСБО в сучасній Україні.

В даний час існує широкий вибір різних інформаційних систем бухгалтерського обліку. Не слід поділяти їх на погані і гарні, сильні слабкі. Усі вони гарні і їхні можливості знаходять практичне застосування на підприємствах різного розміру, профілю і роду діяльності. При автоматизації варто вибрати необхідну ІСБО, виходячи з задач і наявних ресурсів.

При використанні інформаційних систем бухобліка важливо не просто перевести всю паперову роботу на комп «ютер. Важливо, щоб це збільшило ефективність роботи бухгалтерії і поліпшило контроль над фінансово-господарською діяльністю підприємства, що у свою чергу збільшить ефективність управління підприємством, і, як наслідок, ефективність його роботи.

Список літератури.

1. Брага В. В. «Комп «ютеризація бухгалтерського обліку М — Финстатинформ 1998.

2. Журнал «Бухгалтер і комп «ютер» № 1−3 2000 р.

3. «1С: Бухгалтерія», Настільна книга користувача М — 1999.

4. ЕКСПЕРТ АВТОМАТИЗАЦІЇ № 29,97 «Інформаційні технології і бізнес «И.Аглицкий.

5. 1998. 6. Волков С. И., Романов А. Н. «Организация машинной обработки экономической информации «- М.: Финансы и статистика », из.2-е преработанное.

6. Кондрашова С. С. «Інформаційні технології в економиці»: Навч. посібник.- К.: МАУП, 1998. — 136 с.

PAGE.

PAGE 26.