Автоматизація планування та обліку методичної роботи

Методична робота, як указано в розділі 1.1., представляє собою послідовний процес, включаючи планування, облік, звітність. Велика кількість дисциплін, і відповідно ще більша кількість методичних матеріалів вимагають ефективної обробки у використанні нових інформаційних технологій.

Інформаційна технологія — цілеспрямована організована сукупність інформаційних процесів з використанням засобів обчислювальної техніки, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкий пошук інформації, розосередження даних, доступ до джерел інформації незалежно від місця їх розташування.

Програмне забезпечення (ПЗ; англ. Software) — загальне поняття, що вказує на набір кодованих інструкцій (комп'ютерна програма) для Керування процесора, в тому числі CPU комп’ютера. Процесор зчитує Такі кодовані Інструкції та виконує їх. У першу чергу, програма завантажується у оперативну пам’ять. Оперативна пам’ять завжди підтримує тісній зв’язок із процесора комп’ютера. Виконання програмного забезпечення комп’ютером полягає у маніпулюванні інформацією та керуванні апаратний компонентами комп’ютера. Наприклад, типові для персональних комп’ютерів є відображення інформації на екран та прийом її з клавіатури. По суті призначення програмного забезпечення полягає в керуванні як самим комп’ютером так і іншими програмами та маніпулюванні інформацією.

Розрізняють системні та прикладні програмне забезпечення.

Системні програмне забезпечення призначено для обслуговування власних потреб комп’ютера — забезпечення ЙОГО працездатності і виконання ЙОГО внутрішніх функцій, а також для створення передумов для виконання прикладного програмного забезпечення. Типовим прикладом системного ПЗ є Операційна система.

Прикладне програмне забезпечення, власне, призначено для розв’язання конкретних завдань. Наприклад: редактори тексту, електронні таблиці, бази даних, тощо.

Перш ніж говорити про класифікацію слід дати визначення поняття інформаційної системи. При самому загальному підході інформаційну систему (ІС) можна визначити як організовану сукупність програмно-технічних і других допоміжних засобів, визначених груп працівників, які забезпечують збір, представлення, накопичення інформаційних ресурсів в конкретній предметній області, пошук і видачу необхідних інформаційних ресурсів для задоволення інформаційних потреб користувачів. Конкретні завдання, які повинні вирішуватися інформаційною системою, залежать від тої прикладної області, для якої призначена система. Області застосування інформаційних додатків різноманітні: банківська справа, страхування, медицина, транспорт, освіта й т.д. Важко знайти область ділової активності, у якій сьогодні можна було б обійтися без використання інформаційних систем. З іншого боку, очевидно, що, наприклад, конкретні завдання, розв’язувані банківськими інформаційними системами, відрізняються від завдань, рішення яких вимагається від медичних інформаційних систем.

Найдавніші інформаційні системи повністю базувалися на ручній праці, це наприклад бібліотеки. Пізніше їм на зміну прийшли різні механічні пристрої для обробки даних (наприклад, для сортування, копіювання, асоціативного пошуку, тощо). Наступним кроком стало впровадження автоматизованих інформаційних систем (АІС), тобто систем, де для забезпечення інформаційних потреб користувачів використовується ЕОМ зі своїми носіями інформації. В наш час — епоху інформаційного вибуху — розроблюється і впроваджується велика кількість самих різноманітних АІС і з дуже широким спектром використання. Отже, за реалізацією інформаційні системи можна поділити на: ручні ІС, механічні ІС, автоматизовані (комп'ютерні) ІС. Останні інформаційні системи призначені зберігати більші обсяги даних, здійснювати в них швидкий пошук, вносити зміни, виконувати всілякі маніпуляції з даними (групувати, сортувати та ін.). Наприклад, система продажу залізничних і авіаційних квитків. Основою всякої інформаційної системи є база даних — організована сукупність даних на магнітних дисках.

В науковій літературі існує досить значне розмаїття щодо класифікації АІС. Різні автори в залежності від своїх задач та точок зору виділяють ті чи інші критерії і розподіляють пріоритети між ними. Зупинимось на одному з таких підходів, який на наш погляд, найбільш узгоджується з іншими авторами.

АІС класифікуються:

• 1) за призначенням (фактографічні, документальні та змішані);
• 2) за мовами (замкнуті системи, системи з базовою мовою та змішані);
• 3) за локалізацією (локальні та розподілені);
• 4) за схемою додаткової обробки (постобробка та попередня обробка);
• 5) за структурами даних (ієрархічні, мережаного типу, реляційні).

Розглянемо по черзі і детальніше кожний з критеріїв.

1. За призначенням.

Фактографічні системи оперують фактами (даними) різних типів, що зв’язані в системі в більш чи менш складні структури. Дані, що є результатом пошуку, можуть стати складовою частиною звітів або використовуються різноманітними обчислювальними процесами.

Дескрипторні або документальні АІС (ДАІС) історично були першими. Документальні системи зорієнтовані на обробку та зберігання документа (порівняно великої за розміром послідовності символів), внутрішню структуру якого система (майже) повністю ігнорує, тобто він неподільний (атомарний) з точки зору системи. Споживачем результатів пошуку виступає, як правило, кінцевий користувач. Спочатку їх мовою була нічим не обмежена природна мова. Перші ДАІС були призначені для пошуку книг та документів у бібліотеках і великих сховищах, тому їх і почали називати документографічними. Основним елементом інформаційного простору ДАІС була анотація або реферат книги, документа, явища чи об'єкта. Реферат повинен відображувати ті риси, які цікавлять користувача (як правило — людини). В ньому виділяються слова чи словосполучення, які в сукупності майже однозначно (в ідеалі точно) відповідають повному опису об'єкта, крім того, таких слів повинно бути відносно небагато. Їх називають ключовими словами або дескрипторами. Запит для ДАІС можна сформулювати у вигляді переліку дескрипторів, який на думку користувача характеризує потрібний реферат, а значить, і відповідний об'єкт. Алгоритм формування відповіді послідовно порівнює запит з кожним рефератом і вибирає такі, що пройшли порівняння. В таких системах запит називають пошуковим розпорядженням, а реферат — пошуковим образом.

Змішані системи включають в себе в тих чи інших пропорціях риси обох вищеназваних варіантів. Переважну більшість сучасних систем для ЕОМ слід віднести до категорії змішаних.

Звичайно, наведені описові характеристики не дають можливості чітко визначитись у випадку класифікації кожної конкретної ІС, але дозволяють зробити перші грубі припущення. Для більш точних класифікаційних оцінок необхідно враховувати додаткові властивості, що відносяться до пошукового процесу, а також до особливостей мов запитів, реалізованих в тій чи іншій системі. Оскільки подальші наші розгляди будуть стосуватися переважно фактографічних систем, тому зараз приділимо більше уваги саме документальним системам.

2. За мовами (замкнуті системи, системи з базовою мовою та змішані).

Системи з базовою мовою передбачають взаємодію користувача з СКБД з середовища якоїсь іншої мови програмування, де і виконуються більшість постпошукових перетворень даних. Такий підхід зручний для розробки різного роду систем як надбудов над СКБД, бо дає можливість створювати високоефективні програми постпошукової обробки даних.

Замкнуті системи самостійно забезпечують користувача всіма необхідними засобами як для локалізації даних, так і для їх постпошукової чи передпошукової обробки. Недоліком таких систем є те, що в них відсутні (або малоефективні) засоби для розробки надбудов — проблемно-орієнтованих комплексів.

Змішані системи передбачають наявність обох можливостей двох попередніх підходів і є найбільш поширеними на сьогодні.

3. За локалізацією (локальні та розподілені).

Локальність передбачає розташування всього програмного забезпечення і даних на одному ізольованому комп’ютері, а розподіленість означає розташування системи на мережі комп’ютерів з певною стратегією рознесення даних.

4. За схемою додаткової обробки (постобробка та попередня обробка).

Головним призначенням будь-якої системи баз даних є підтримка функцій локалізації даних, що зберігаються, але дуже важливою властивістю, що може значно підняти інтерфейсний рівень системи, є наявність постобробки даних після їх локалізації в базі даних, чи попередньої обробки.

5. За структурами даних (ієрархічні, мережаного типу, реляційні).

Структури даних, що підтримуються в системі бази даних, — це важливий фактор, що впливає, як на виразову потужність, так і на ефективність функціонування. Для систем з ієрархічною структурою базовою структурою даних є дерево; як правило, вони мають найвищу ефективність функціонування, але виразові можливості їх відносно низькі. Системи з структурами даних типу мережа мають значно кращі виразові можливості, але дещо програють у ефективності функціонування, точніше, від користувача вимагається значно вищий рівень кваліфікації для ефективної експлуатації таких систем. В останні десятиріччя найбільшого розповсюдження (особливо для персональних ЕОМ) зазнали СКБД реляційного типу, для яких характерно щонайпростіша структура даних (плоский файл), але одночасово суттєво підвищений рівень мов маніпулювання даними, що максимально употужнює виразові можливості та знижує ефективність функціонування, тому для таких систем потрібні потужні комп’ютери, і вони значно чутливіші (порівняно з попередниками) до росту об'ємів даних.

Також можна класифікувати за такими критеріями:

• 1. По територіальній (міжнародні, загальнодержавні, геоінформаційні, області, району, міста, і т.д.).
• 2. По сфері застосування (в економіці, в торгівлі, в промисловості, в навчальних закладах, в медицині). І тут ще можна виділити по діяльності в конкретній сфері як окремий критерій
• 3. За рівнем автоматизації процесів управління — інформаційно-пошукові, інформаційно-довідкові, інформаційно-керівні, системи підтримки прийняття рішень, інтелектуальні АС.

Інформаційно-пошукові системи (далі - ІПС) орієнтовані на розв’язування завдань пошуку інформації. Змістова обробка інформації в таких системах відсутня.

В інформаційно-довідкових системах (далі - ІДС) за результатами пошуку обчислюють значення арифметичних функцій.

Інформаційно-управляючі, або управлінські, системи (відомі у вітчизняній літературі під назвою «автоматизовані системи організаційного управління») являють собою організаційно-технічні системи, які забезпечують вироблення рішення на основі автоматизації інформаційних процесів у сфері управління. Отже, ці системи призначені для автоматизованого розв’язування широкого кола завдань управління.

До інформаційних систем нового покоління належать системи підтримки прийняття рішень (СППР) та інформаційні системи, побудовані на штучному інтелекті (інтелектуальні АС).

Інформаційно-пошукові системи — це різновид автоматизованих інформаційних систем, в яких завершальна обробка даних не передбачається. Ці системи призначені для пошуку текстів (документів, їх частин, фактографічних записів) в сховищах (базах даних) за формальними характеристиками. Тому в роботі ІПС можна виділити два основних етапи: перший — збір і зберігання інформації, другий — пошук і видача інформації користувачам.

За аналізом документів і їх добором ІПС діляться на документальні, фактографічні, логічні і комплексні. Документальні ІПС на інформаційні запити видають адреси зберігання пошукових образів, оригінали чи копії документів з необхідною інформацією. Фактографічні ІПС у відповідь на введені в них інформаційні запити безпосередньо видають відповідні фактичні дані (структурний склад, формули, характеристики матеріалів і тому подібне). Логічні ІПС видають на запит не лише введену раніше інформацію, але, якщо необхідно, виконують логічну переробку цієї інформації для одержання нової, що явно в систему не вводилась. Комплексні ІПС містять сукупність елементів документальних, фактографічних і логічних ІПС.

За режимом пошуку ІПС діляться на системи, що працюють в режимі вибіркового розподілу інформації, тобто за постійними інформаційними запитами в масивах постійно поповнюваних документів, і системи ретроспективного пошуку за разовими змінними запитами абонентів з пошуком документів з даної тематики в масивах.

За типом інформаційно-пошукової мови ІПС класифікуються на системи з природними (людськими) і інформаційними мовами. Інформаційно-пошукові мови — це синтетично створені мови для ідентифікації і пошуку документів за запитом (наприклад, дескрипторна мова).

На сьогоднішній день планування і облік методичної роботи кафедри відбувається наступним чином: план розробки методичних матеріалів створює начальник кафедри на основі даних, наданих викладачами в паперовому вигляді. Звіти також створюються в паперовому вигляді. Облік матеріалів виконується за допомогою табличного процесора MS Excel. Перелік затверджених методичних матеріалів формується у вигляді списку в робочій книзі. Система автоматизованого контролю за виконанням плану методичної роботи відсутня. Через це інколи виконання плану методичної роботи порушується.

Спроби знайти спеціалізоване програмне забезпечення по обліку методичних матеріалів результатів не дали. В той же час існують універсальні системи для організації електронного документообігу, але:

• — по-перше, вони потребують значного допрацювання і адаптації для задачі обліку методичних матеріалів;
• — по-друге, вони являються платними.

Потрібно звернути увагу, що однією із найважливіших вимог до системи являється багатокористувацький режим, тому що вона буде використовуватись викладачами кафедри, іншими викладачами, рецензентами і т.д.

Таким вимогам відповідають веб-орієнтовані системи.