Перевірка бібліотечного фонду

Реферат з документознавства ПЕРЕВІРКА БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ Значення та строки перевірки фонду Перевірка (переоблік) бібліотечного фонду — це звірення кожної одиниці зберігання з документами індивідуального обліку для вста­новлення в фонді фактичної наявності творів друку та інших видань.

Основне завдання перевірки — виявлення недоліків у організа­ції обліку творів друку та інших документів, їх видачі, встановлен­ня заборгованості, забезпечення належного порядку в розміщенні та розстановці фонду, виявлення документів, що потребують ремонту, реставрації та списання як застарілі, непрофільні за змістом, та непридатні для користування. Перевірка створює можливість ви­явити конкретних винуватців неправильного зберігання фонду тощо.

Кожна бібліотека здійснює перевірку періодично, в строки, ви­значені відповідними органами управління бібліотечною справою, при передачі фонду від одного відповідального працівника другому та у випадках стихійного лиха (затоплення, пожежа, крадіжка тощо).

Існують такі строки перевірки фондів ЦБС: 1 раз на 5 років контролюються фонди сільських і дитячих бібліотек-філіалів- 1 раз на 7 років — структурні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фондом до 100 тис. пр.- 1 раз на 10 років — струк­турні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фон­дом понад 100 тис. пр.

Перевірка фонду ЦБС проводиться у відповідності з перспек­тивним планом, який складається на п’ять і більше років. У ньому зазначають підрозділи ЦБС, фонди яких планують перевіряти в тому чи іншому році, а також строки проведення перевірки всіх підрозділів системи. Після погодження з відповідними органами культури плани затверджує директор ЦБС. Перші примірники пла­нів лишаються в ЦБ, а наступні передаються до районного (місько­го) відділу культури для здійснення контролю.

Уся робота з перевірки фонду здійснюється в три етапи: підго­товча робота, перевірка фонду, підбиття підсумків і оформлення наслідків роботи.

Підготовка до проведення перевірки

Основою для планової або позачергової перевірки фонду конк­ретного структурного підрозділу є наказ директора ЦБС, а фонду ЦБ — наказ районного (міського) відділу культури. В наказі за­значаються причини і строки перевірки, методи її проведення, склад комісії та її голова, а також режим роботи бібліотеки на певний період. Найкраще використати для перевірки літні місяці, коли число відвідувань читачів зменшується.

До складу комісії з перевірки входять до п’яти осіб: представ­ники відділу культури та централізованої бухгалтерії, працівник ЦБ (найчастіше представник відділу комплектування та обробки, організації та використання єдиного фонду та МБА або методико-бібліографічного відділу), особа, що відповідає за зберігання конк­ретного фонду, представник бібліотечної ради тощо. Головою комі­сії призначається переважно один з керівників ЦБ, а при перевірці фонду ЦБС — представник районного або міського відділу куль­тури. Поряд з безпосередньою перевіркою, члени комісії складають календарний план, знайомляться з документацією, здійснюють конт­роль за проведенням усіх необхідних підготовчих заходів, слідкують за якістю та строками проведення перевірки, розраховують працезатрати, здійснюють інструктаж учасників перевірки та підбивають її підсумки.

За місяць до її початку в бібліотеці вивішують оголошення про строки початку і закінчення перевірки, де звергаються до читачів із проханням повернути до початку перевірки книги та інші документи, затримані понад встановлений строквимагати ж, щоб чи­тачі повернули на час перевірки всі видання, одержані в бібліотеці, недоцільно. Все це стосується і бібліотечних пересувок. Готуючись до перевірки, упорядковують приймання книг, отриманих від чита­чів замість загублених.

Комісія перевіряє також наявність та правильність і своєчасність записів у документах індивідуального обліку фондів, в першу чергу, інвентарних книгах, «Описах інвентарних номерів», «Книзі обліку бібліотечного фонду» ЦБС. Вибірково перевіряє й правильність ве­дення облікового каталога з метою виявлення карток на вилучені назви та встановлення його відповідності до «Журналу реєстрації карток облікового каталога». Члени комісії переглядають акти на вибуття документів за останні 3 роки, акти попередньої перевірки, облік книг, одержаних по МБА та внутрісистемному обміну, пере­даних на пересувки та встановлюють обсяг фонду, що є в наявності до початку перевірки.

Після цього проводять підготовчу роботу з фондом. Перевіряють точність розстановки, наявність формулярів. Дбають про те, щоб повернуті читачами або затримані при обробці документи до початку перевірки були розставлені на полицях. Перед плановою пере­віркою фонд максимально звільняють від застарілих, дублетних, не­профільних та зношених документів. Для полегшення організації обліку і звітності на час перевірки нумерують всі стелажі та по­лиці. Перевіряється також і наявність поличних роздільників.

Приблизні нормы витрату часу під час проведення перевірки фонду ЦБС.

Завчасно готують спеціальні штемпелі для перевірки розміром 1,5X1 см, де зазначають рік її проведення (дві останні цифри року), штемпельні подушки, папір, бланки або зошити для обліку роботи, картки для контрольних талонів, скриньки або коробки для них, номерні роздільники, кольорові олівці, фломастери тощо.

Підготовчий період завершується інструктажем членами комісії працівників бібліотеки, які братимуть безпосередню участь у пере­вірці. Ведеться облік роботи кожного працівника, що сприяє опера­тивності і точності її виконання.

Для розрахунку і контролю трудовитрат під час проведення пе­ревірки бібліотечного фонду ЦБС використовують наведені вище норми часу.

Н.3,7.3. Основні способи перевірки фонду.

Існують три основні способи перевірки фонду: звірення його без­посередньо з документами індивідуального облікуперевірка за до­помогою контрольних талонівперевірка за топографічним катало­гом. Вибір способу перевірки залежить від умов роботи бібліотеки, виду розстановки та обсягу її фонду. В невеликих бібліотеках з об­сягом фонду до 10 тис. пр. доцільно застосувати перевірку безпосе­редньо за допомогою форм індивідуального обліку. Спосіб перевір­ки за допомогою контрольних талонів рекомендовано для бібліотек зі складною структурою та обсягом фонду понад 10 тис. пр. У вели­ких бібліотеках, фонд яких нараховує понад 200 тис. пр., здійс­нюють перевірку за допомогою топографічного каталога.

Перевірку фондів ЦБС рекомендовано проводити шляхом без­посередньої звірки книг з інвентарною книгою або «Описом інвен­тарних номерів», а також за допомогою контрольних талонів, які звіряють потім з «Описом інвентарних номерів», а в певних випад­ках і з обліковим каталогом.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку. Цей спосіб перевірки нескладний. Водночас працюють два бібліо­текаря. Один працівник знімає з полиці одну за одною книги і нази­ває їх інвентарний номер, прізвище автора, назву книги, рік видан­ня та ціну. Другий бібліотекар відшукує за цим номером запис у до­кументі індивідуального обліку — інвентарній книзі або в «Опису інвентарних номерів». Якщо відомості збігаються, то у правому верхньому кутку титульної сторінки книги ставлять штамп перевір­ки, а в документі індивідуального обліку позначку про наявність книги у фонді під час перевірки. Видання, що знаходяться у чита­чів, розшукують за формулярами, де також ставиться штемпель перевірки. При поверненні книги відмітку про перевірку переносять на книгу. Відсутність відмітки в документі індивідуального обліку свідчить про втрату видання.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку від­різняється простотою і точністю, але здійснюється дуже повільно, бо водночас можуть її проводити лише дві особи. Як свідчить до­свід, за робочий день два працівники встигають перевірити в серед­ньому лише 400−450 книг. Утруднює перевірку при систематично-алфавітній розстановці те, що записи в інвентарній книзі не відпо­відають порядку розміщення фонду. Ще одним недоліком цього способу є те, що від посиленого гортання швидко псуються доку­менти індивідуального обліку.

Перевірка фонду за допомогою контрольних талонів. Найбільш поширеною в практиці ЦБС є перевірка фонду за допомогою конт­рольних талонів. Суть її полягає в тому, що на кожний примірник книги чи іншого видання заповнюється талон, розмір якого — ½ ка­таложної картки. На контрольному талоні вказують такі дані: ін­вентарний номер (у правому верхньому кутку), шифр книги (у ліво­му верхньому кутку), прізвище автора, два перших слова назви, номер тому, місце та рік видання, вартість. Такі докладні дані по­трібні лише у випадку відсутності книги з метою її додаткового роз­шуку і складання списку книг, яких не вистачає. Оскільки відомості про рік та вартість документа можна з’ясувати й пізніше, для всіх документів їх можна не вказувати, а обмежитися більш коротким записом: інвентарний номер, прізвище автора або перше слово назви.

Існують два варіанти перевірки фонду за допомогою контроль­них талонів: а) талони складають за обліковими документами, а по­тім звіряють з фондом на полицяхб) талони пишуться безпосе­редньо з документів, що стоять на полицях (відомості беруться з титульної сторінки). Більш раціональним вважається перший ва­ріант тому, що записи можна здійснити при відкритих дверях.

За першим варіантом учасники перевірки заповнюють контроль­ні талони на основі форм обліку фонду (інвентарних книг або «Опи­сів інвентарних номерів») і розставляють у відповідності з інвен­тарними номерами. Талони з даними, взятими з алфавітного або облікового каталога, розставляють за алфавітом. Потім їх нуме­рують олівцем по порядку і розставляють у відповідності з інвен­тарними номерами в горизонтальному положенні. Через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають інвентарні но­мери.

Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає доку­мент з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перше слово назви. Другий — знаходить у картотеці талон з необ­хідним номером і при збігу даних переставляє його у вертикальне положення, попередньо відмічає олівцем певного кольору. На пере­віреному документі ставлять штемпель перевірки і повертають на місце. Доцільно штемпель перевірки ставити і на книжковому фор­мулярі. Це ліквідує подвійний облік перевірених документів при їх подальшій видачі читачам.

Звіривши талони з наявним фондом та читацькими формуляра­ми, виймають ті, що залишилися в горизонтальному положенні, бо саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці. Після захо­дів щодо їх розшуку, за цими талонами складають список відсутніх документів. Позначку про перевірку фонду з талона переносять у відповідні форми обліку документів: спочатку в інвентарні книги і «Описи інвентарних номерів», а потім — в обліковий або алфавіт­ний каталог. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, бо на­писання талонів можна здійснити заздалегідь на підготовчому етапі і бібліотеку під час перевірки не зачиняти.

Існує й інша методика перевірки фонду за допомогою контроль­них талонів. Всі дані для талонів отримують безпосередньо з титульної сторінки кожної книги, а якщо книга знаходиться у чи­тача — з її книжкового формуляра. При написанні контрольних та­лонів розділи фонду заздалегідь розподіляють між усіма бібліотеч­ними працівниками. Талон вкладають у книги, а члени комісії пере­віряють правильність їх написання (повністю або вибірково). По­тім талони виймають з книг, ставлять на них відмітку про перевірку, та складають у завчасно заготовлені скриньки.

Після того, як написані талони на увесь наявний фонд, бібліо­теку закривають на декілька днів. У цей період за даними читаць­ких формулярів береться на контрольні талони решта документів, видана читачам додому. Слід пам’ятати про те, щоб не лишилися пачки неперевірених книг, відкладених для ремонту та вилучення.

Перевірку здійснюють шляхом звірки контрольних талонів із обліковими формами, а саме: інвентарною книгою, обліковим ката­логом або журналом реєстрації надходжень «Опис інвентарних но­мерів». У залежності від форми обліку контрольні талони розстав­ляють за інвентарними номерами (якщо талони звіряють з інвен­тарною книгою чи «Описом інвентарних номерів»), або групують за алфавітом авторів та назв (якщо звірка здійснюється з обліко­вим або алфавітним каталогом).

Використані контрольні талони зберігають до наступної перевір­ки в тій послідовності, в якій вони звірялися з обліковим докумен­том, їх старанно упаковують, пишуть на кожній теці інвентарні но­мери або літери зібраних тут талонів. При наступній перевірці до­писують контрольні талони на документи, що надійшли до початку перевірки. Старі талони звіряють з обліковим документом, щоб забезпечити повноту картотеки та вилучення талонів на списані книги.

Хоча підготовка контрольних талонів потребує чималої затрати часу, проте перевірка за ними проходить набагато швидше, ніж за документами індивідуального обліку. При цьому способі до перевір­ки можна залучити водночас багато працівників. До того ж карто­теку контрольних талонів у подальшому можна використати для наступних перевірок.

Перевірка фонду за допомогою топографічного каталога. Топо­графічний каталог — це каталог, в якому картки розміщені у від­повідності з розміщенням документів у структурних підрозділах бібліотеки. Методика перевірки фонду за допомогою топографіч­ного каталога схожа з попереднім способом перевірки.

Опис для топографічного каталога складніший, ніж для карто­теки. Він складається з інвентарного номера, шифру документа, прізвища автора, його ініціалів, назви твору, номера тому чи ча­стини, місця та року видання, вартості книги. Під шифром олівцем скорочено зазначають відділ бібліотеки, в якому знаходиться цей документ.

У топографічному каталозі картки розставляють у строгій від­повідності з розміщенням фонду по структурним підрозділам біб­ліотеки, а в їх межах — у послідовності розстановки книг на по­лицях. Якщо в бібліотеці застосовано систематично-алфавітну роз­становку, картки розміщують у межах відділу за шифрами. В кар­тотеці ж контрольних талонів — за інвентарними номерами або за алфавітом. Крім того, робота з топографічним каталогом ведеться постійно, до нього весь час включаються бібліографічні записи на нові надходження, а з картотекою робота ведеться переважно від перевірки до перевірки. Перевірку фонду за допомогою топогра­фічного каталога проводять бригадами (по два працівники в кож­ній), причому кількість бригад не обмежена, тому що каталог мож­на розділити на декілька частин. Це підвищує оперативність пере­вірки.

Форми індивідуального обліку при цьому способі перевірки не застосовують.

Незалежно від способу перевірки ведуть чіткий облік зробле­ного. Кожний учасник перевірки наприкінці робочого дня відмічає в спеціальному зошиті обліку номери провірених стелажів і полиць, вказує число написаних контрольних талонів або перевірених книг, кількість відкладених для уточнення документів тощо. Відомості передаються комісії, яка щоденно складає звіт.

Підбиття підсумків перевірки та оформлення її наслідків

Після проведення безпосередньої перевірки фонду, не пізніше як через 15 днів підбивають її підсумки і складають відповідний акт. Якщо наслідки перевірки не своєчасно оформлені актом, вона фактично втрачає своє значення.

За цей час уважно переглядають форми обліку фонду і вияв­ляють документи, відсутні під час перевірки, та вживають заходи щодо їх розшуку. На документи, не виявлені на всіх етапах пере­вірки складають картотеку, використовуючи контрольні талони, які доповнюють необхідними даними.

З картотекою звіряють всі документи, відкладені під час пере­вірки, у яких не було інвентарних номерів, номери виявилися не­чітко написаними, або які не відповідали записам в інвентарній книзі чи в «Описі інвентарних номерів» тощо. Після ліквідації по­милок і знаходженні книг в облікових документах ставлять помітку про перевірку, а на книзі штемпель. Картки з картотеки (але не талон) виймають і знищують. На основі картотеки складають список на вилучення документів у двох примірниках, котрі додають до акта про перевірку.

Наслідки перевірки оформлюють актом певної форми в двох примірниках. В акті комісія також робить висновки щодо правиль­ності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану ведення його обліку та видачі, дотримання інструкцій та розпоряджень із цього питання. За її поданням акт обговорюється на раді при дирекції, підписується директором ЦБС, а потім затверджується міським або районним відділом культури. Після затвердження, перший примір­ник акта лишається у відділі комплектування та обробки, а дру­гий передається в бухгалтерію. Після затвердження акта не вияв­лені видання виключають, а відомості про них вилучають із ката­логів та картотек.

У випадку необхідності за наслідком перевірки директор ЦБС видає наказ, в якому зазначає заходи щодо усунення виявлених не­доліків в організації обліку, зберігання та використання фонду, вказує конкретних винуватців та їх стягнення. Результати перевір­ки обов’язково доводять до відома всіх членів колективу на вироб­ничій нападі.