Програми управління турфірмами

Реферат на тему:

" Програми управління турфірмами"

Зміст

• 1. Втуп
• 2. Характеристика
• 2.1 Характеристика програми «Само-Тур»
• 2.3 Програма «ТурВін»
• 2.4 Пакет прикладних програм «Туристський офіс»
• 2.5 Програмний комплекс «Майстер-Тур»
• 3. Висновок
• Список використаної літератури

1. Втуп

На туристському інформаційному ринку в даний час використовується понад 30 різних прикладних програм. Всі вони дозволяють друкувати особисті документи від анкет і списків туристів до описів готелів, а деякі і фотографії видів готелів. Більшість програм дозволяє контролювати оплату турів, вести календарний облік часу в готелях і на транспорті. Одна з важливих функцій подібних програм — автоматизований розрахунок вартості турів з урахуванням індивідуальних і групових знижок, комісійних, курсів валют і інших чинників. Добре організовані програми дозволяють виконувати всі перераховані дії в рамках єдиної системи, в тому числі на кількох об'єднаних в локальну мережу комп’ютерах одночасно.

На російському ринку представлено близько десятка програм автоматизації роботи турфірми. Найбільш відомими з них є «Само-Тур», «ТурВін», «Турбо-тур» та інші.

Для правильного вибору програми необхідно вирішити, яким основним вимогам вона повинна задовольняти. Існує два типи програм:

" Гнучкі", що дають можливість без звернення до розробників змінювати формати збережених даних та форми документів;

" Жорсткі", в яких всяка зміна вимагає обов’язкового звернення до програмістів. Практика показує, що більшість користувачів «гнучких» програм не вміють користуватися їх широкими можливостями, однак це не означає марність таких програм.

Великі компанії замовляють програму у офіційних розробників тільки для себе, але поряд з очевидними плюсами подібні дії вимагають багато часу й обходяться в десятки разів дорожче стандартизованої програми.

Ціновий діапазон програм, пропонованих на російському ринку, становить від $ 100 до $ 1500. Як правило, до базової версії програми за окрему плату пропонуються її додаткові модулі, що забезпечують режим статистики, архівації даних, бухгалтерії, роботи з відділами продажів та ін. Для роботи з додатками в середовищі Windows часто потрібні додаткові витрати на переобладнання старих або придбання нових комп’ютерів.

2. Характеристика

2.1 Характеристика програми «Само-Тур»

Комплекс з автоматизації роботи агентств «Само-Тур» є одним з найбільш відомих на туристичному ринку.

Програма «Само-Тур» має чотири головні режиму роботи:

Ведення інформаційних довідників,

Створення турів,

Обслуговування клієнтів,

Бухгалтерія.

На початковому етапі роботи проводиться формування деталізованих основних і допоміжних довідників.

До основних відносяться: Довідники готелів, перевізників, турагентств, які беруть операторів, корпоративних замовників і посольств. Опис готелів містить 28 інформаційних полів, включаючи відомості про вид з вікна, наявності сейфа в номері. Для туроператорських фірм програма надає можливість ведення графіків бронювання і довідника сезонних цін.

Створення туру здійснюється простим вибором необхідного готелю, авіарейсу і додаткових послуг з відповідних довідників.

На етапі роботи з клієнтом спочатку здійснюється прийом попередньої заявки, а потім виконується безпосереднє бронювання туру.

Перевагами комплексу «Само-Тур» є наступні:

1. Широкі можливості друку вихідних документів: Списків посольств, авіакомпаній, туристичних путівок, анкет, листів резервування для готелів (англійською мовою), а також кількох видів звітів: про платежі, бронювання і продаж путівок за оберіть період;

2. Програма оснащена режимом ділової графіки, що дозволяє отримувати різні статистичні дані: Списки найбільш відомих турагентств, графіки заповнення готелів, рейтинги популярності за заданими напрямками;

3. На додаток до комплексу «Само-Тур» за бажанням замовника може бути встановлений бухгалтерський модуль, що автоматизує всі бухгалтерські роботи: Від формування рахунків і платіжних документів до виконання проводок, обліку основних засобів та касових розрахунків;

4. Програма передбачає можливість встановлення роздільного доступу, що значно скорочує ризик внесення інформаційних помилок некомпетентними користувачами і дозволяє зберегти конфіденційність інформації.

2.2 Програма «Турбо-Тур» .

Програмний комплекс «Турбо-Тур», розроблений компанією «Tour-Technology», з’явився на російському туристському ринку в березні 1996 року. Він орієнтований на туроператорські компанії, що спеціалізуються на внутрішньому в'їзному, виїзному груповому чи індивідуальному туризмі.

Логічна структура програми включає декількох робочих місць (максимально — 16):

Керівника, що формує тури;

Менеджерів, які здійснюють прийом замовлень, бронювання і обробку груп;

Адміністратора, що визначає рівень доступу користувачів і створює форми звітів;

Керівника, що здійснює контроль за фінансовим станом фірми.

Переваги програмного комплексу:

1. На етапі роботи з клієнтами програма може не тільки знайти влаштовує клієнта груповий тур, але й підібрати варіанти спільного проведення часу індивідуального туриста з уже наявними групами. Наприклад, знайти для приватного туриста варіант перельоту за наявним більш дешевому груповим тарифом;

2. При формуванні туру програма крім стандартних дій проводить перевірку коректності стикувань рейсів, дат бронювання та інших;

3. В «Турбо-Тур» зроблена спроба реалізувати технологію безпаперового офісу, яка передбачає автоматичне виготовлення стандартних документів і виведення їх на факс або принтер; програма оснащена електронною поштою та мережею Internet;

4. довідники програмного комплексу поряд з текстовою містять графічну інформацію: Карти регіонів, види готелів та визначних місць;

5. програмний пакет дозволяє обмінюватися інформацією з іншими популярними програмними пакетами: «ВінВорд», «ВінФакс», «IC-Бухгалтерія» та ін

2.3 Програма «ТурВін»

Програма для роботи з клієнтами «ТурВін» виконана комп’ютерною фірмою «Аримсофт». Користувачами програми є понад 30 турист ських фірм, серед яких: Ланта-Тур, Аеротур, Айрін, Скайтер, Тур-Експрес, МТК Россзолото тур, Туринфо та ін Вартість програми станом на 2000 рік склав $ 450.

Для турфірм, розташованих не в Москві і Санкт-Петербурзі, програма пропонується зі знижкою 40%, оскільки Аримсофт не в змозі забезпечити виїзне обслуговування в повному обсязі. Користувачі програми мають право на необмежену кількість безкоштовних телефонних консультацій і безкоштовне усунення всіх виявлених помилок протягом перших шести місяців роботи.

" ТурВін" може використовуватися як на окремому комп’ютері, так і в локальній мережі. Згідно назвою, комплекс працює в операційному середовищі Windows. Основними елементами програми є поняття Тур, Замовлення, Заїзд, Клієнт.

Першим етапом роботи з «ТурВін» є заповнення інформаційних довідників напрямків, готелів, рейсів, партнерів, рекламних видань тощо з зазначенням застосовуються квот.

Після етапу роботи з клієнтом, у результаті якого виробляється вибір з довідників країни, готелі та авіарейсу, програма самостійно виконує формування та калькуляцію туру.

Переваги програми:

1. При роботі з клієнтом підходящий тур підбирається за кількома критеріями — країні, напряму, готелю, термінів і вартості поїздки. При відсутності сформованого відповідного пакету створюється індивідуальний тур;

2. Існує можливість прискорити обробку клієнтських замовлень шляхом заповнення заздалегідь підготовлених стандартних шаблонів;

3. Після оформлення путівки всі дані клієнта автоматично відображаються у всіх належних списках (на оформлення страховки, візи, на бронювання, в румінг-листах і т.д.);

4. Крім закладених у «ТурВін» готових вихідних документів (списків до посольства та ін.) користувачі можуть самостійно створювати за допомогою програми різні звіти, які можна не тільки відправити на друк або факс, а й переслати для подальшої обробки в програми Excel і Word;

5. Програма надає можливість контролювати завантаження рейсів і аналізувати ефективність власної реклами, оскільки при заповненні клієнтської картки вказується рекламне видання, звідки була отримана інформація про послуги;

6. Бухгалтерська частина програми дозволяє відслідковувати оплату рахунків та вести фінансову звітність.

2.4 Пакет прикладних програм «Туристський офіс»

Програмний комплекс «Туристський офіс» розроблений фірмою «Tour Technology» і призначений для системної автоматизації туроператорів і турагентств в межах офісу з можливістю їх подальшого об'єднання в єдиний інформаційний простір Російської Федерації. Система спочатку є багато користувачів, але може працювати в одного користувача (локальному) варіанті з використанням потужного апарату розмежування доступу до даних. Захист даних здійснюється як мережевими засобами, так і спеціальним модулем, який може встановлюватися за бажанням користувача.

" Туристський офіс" складається з трьох основних модулів: туристського, фінансового та управління документообігом і зовнішніми зв’язками.

1. Туристський модуль виконує наступні функції:

Веде вихідні довідники країн, міст, готелів, Авіакомпаній, авіаперельотів і т.д.;

Вносить в названі довідники ціни на послуги, надані партнером;

Планує і продає індивідуальні та групові тури;

Встановлює завдання для операторів з придбання або продажу авіаквитків, місць у готелях, віз, страховок, харчування, Всього комплексу туристських послуг;

Контролює рівень виконання плану продажів;

Оформляє договори і анкети для посольства;

Формує різні списки за визначеними шаблонами.

2. Фінансовий модуль реалізує:

Настройку на особливості бухгалтерського обліку;

Введення первинних бухгалтерських документів з їх подальшою пересилкою в певну бухгалтерську програму для складання звіту за звітний період;

Контроль взаєморозрахунків;

Контроль коректності складання попереднього кошторису і виконання фактичного туристського кошторису;

Аналіз та контроль за фінансовим станом фірми.

3. Модуль управління документообігом і зовнішніми зв’язками працює в двох режимах.

Перший режим — зберігання, передача і редагування документів, другий — підготовка документів до відправки одержувачу за допомогою факсимільного чи модемного зв’язку. Службові функції модуля забезпечують безперервний інформаційний обмін між туристичними агентствами, між центральним офісом та відділом продаж.

Логічна структура програми передбачає поділ користувачів на категорії відповідно до їх посадовими обов’язками. Умовно виділяється три категорії користувачів:

Генеральному директору, що виконує функцію укладення контрактів, ставиться в обов’язок внесення розцінок у довідники та контроль за фінансовим станом фірми на звітну дату;

Фінансовий директор з допомогою даної програми контролює взаєморозрахунки з партнерами, Виконує попередній аналіз фінансового стану фірми і аналіз причин отримання позапланової прибутку або її недоотримання;

Менеджер-оператор вносить вихідні дані в туристські довідники, якщо для цього не потрібно компетенція керівного складу фірми; формують основний пакет послуг відділу продажів. Виконує інші технічні функції.

2.5 Програмний комплекс «Майстер-Тур»

Комплекс розроблений компанією «Мегатек» і використовується багатьма відомими туристичними фірмами: «Express Line», «Саквояж», «DSBW — Tours», «UTS» та іншими.

Програма комплексу складається з 6 функціональних блоків:

1. формування турів;

2. реалізації туристичного продукту;

3. роботи з партнерами;

4. фінансового;

5. адміністраторського;

6. довідкового.

Комплекс дозволяє:

Сформувати тур з необмеженим переліком основних і додаткових послуг як туроператору, так і самому туристу;

Вводити диференційовані ціни на одну й ту ж послугу, Що надається різними партнерами або пропоновану різним клієнтам;

Задавати комісійні (у відсотках або частці) конкретного партнера з вартості всього туру або його окремих послуг;

Відстежувати завантаженість турів та стан реалізації входять до них послуг. В останньому випадку реєстрації підлягає не тільки стан «готове / не готове», а й підстани послуг, наприклад, «віддані паспорти в посольство», «отримані візи» ;

Вести довідник партнерів, країн, міст, готелів, трансферів, транспортних екскурсій, авіаперельотів, Основних і допоміжних послуг;

Працювати з графічними образами, наприклад, видами готелів і визначних пам’яток.

Бухгалтерська частина програми дозволяє відслідковувати фінансовий стан фірми та взаєморозрахунки з партнерами, дає можливість пересилати введені проводки в комплекс «1C-Бухгалтерія» .

" Майстер-Тур" підтримує режими: автоматичної розсилки факсів та електронної пошти, обмеження доступу до бази даних, створення звітів. Перелік необхідних для роботи звітів визначається агентством при покупці програми. Стандартними звітами є: Договори з клієнтами, турпутівки, анкети, різні списки туристів, прибутково-видаткові касові ордери та ін.

програма туристський комплекс блок Головним достоїнством програмного комплексу «Майстер-Тур» є можливість функціонування в режимі віддаленого доступу, що дозволяє організувати роботу мережі «туроператор-агентство», «туроператор-філії» і ін.

3. Висновок

Вплив інформаційних технологій на розвиток туризму величезний, оскільки прямо пов’язаний з підвищенням ефективності роботи як кожного туроператора окремо, так і усього туристичного бізнесу в цілому. Це прямо впливає на конкурентоздатність фірми на сьогоднішньому ринку. Використання програм управління сьогодні не просто питання лідерства і створення конкурентних переваг, але і виживання на ринку в найближчому майбутньому. Інформаційно-технічна революція змінила характер і методи ведення бізнесу. Використання можливостей технічного обміну сьогодні дозволяє легше і швидше створювати і продавати пакети послуг споживачам, вирішувати задачі фінансово-операційного управління, маркетингового планування, підвищувати конкурентоздатність і кількість продажів.

Список використаної літератури

1. Барановская Т. П., Лойко В. И., Семенов М. И., Трубилин А. И. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник для студ. высш. с. — х. учеб. заведений по экон. спец. / Валерий Иванович Лойко (ред.). — 2. изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2005.

2. Поляков С. В. Информационные технологии в управлении. — Владимир.: Владимирский фил. Российской международной акад. туризма, 2007.

3. http://info/tur.ru/index. php? option=com_ewriting&Itemid=69&func=chapterinfo&chapter=51 669&story=34 831