Розділ іі. Інформаційні системи в управлінні підприємством

Необхідні умови впровадження систем управління в діяльність підприємства

Для сучасного стану діяльності підприємств характерне застосування високоефективних внутрішньо фірмових систем інформації, що ґрунтуються на використанні найновіших інформаційних технологій.

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп’ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.

Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. Перша причина доволі прозора і для її реалізації достатньо впроваджувати стандартизовані системи обробки інформації. Успішне функціонування організації у значній мірі залежить від вдалого керівництва, яке базується на обґрунтуванні перспективних концепцій розвитку згідно з своєчасною, достовірною та повною інформацією, яку може поставляти відповідна інформаційна система. Основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов’язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.

Для того, щоб успішно впровадити інформаційні системи на наших вітчизняних підприємствах, спочатку підприємству потрібно вирішити такі питання:

• 1. Вибір фірми-виробника системи. Необхідно відслідкувати інформацію про репутацію фірми-виробника системи, інформаційної системи, стаж перебування фірми на ринку, число продажів. Великий стаж перебування фірми на ринку не гарантує високої якості інформаційної системи. Фірми-новачки (їх частенько організовують фахівці, що перейшли зі «старих» фірм) намагаються прорватися на ринок, використовуючи нові технології й знижуючи ціни. Велике число продажів може свідчити про хороший маркетинг, але зовсім не про якість. Крім того, велика кількість продажів не означає великого числа повноцінних тобто комплексних упроваджень.
• 2. Наявність упроваджень системи на родинних підприємствах. У фірми можуть бути вдалі і невдалі галузеві рішенні для однієї і тієї ж інформаційної системи. Поява вдалого галузевого рішення, зазвичай, обумовлено спільною плідною роботою фахівців фірми і підприємства відповідної галузі. Можливість ознайомлення з досвідом таких підприємств може мати вирішальне значення при виборі системи для впровадження.
• 3. Термінологія і якість західної системи. Документація і довідкова підсистема (бажана наявність контекстної підказки) мають бути повними і зрозумілими.
• 4. Якість локалізації західної системи. Система повинна підтримувати не лише юридичні стандарти і форми вихідних документів, але також і фактичні стандарти, що, наприклад, склалися в нашій країні, методи міжцехової взаємодії. Це, проте, не повинно перешкоджати (у перспективі) впровадженню на підприємствах предметно-замкнутих (процесно-орієнтованих) схем виробництва.
• 5. Кваліфікація вітчизняної команди, що стоїть за західною системою. Багатьма авторами наголошується, що продавців в Україні набагато більше, ніж грамотних фахівців із впровадження.
• 6. Ціна системи. Приймаючи рішення про впровадження, слід пам’ятати, що повний цикл (покупка, безпосереднє впровадження, супровід на першому етапі) обійдеться в 2−6 раз дорожче, ніж вартість програмних засобів.
• 7. Функціональна повнота системи. Слід купувати модулі системи, які будуть потрібні підприємству протягом найближчих 3−5 років, зададуть інноваційний напрям виробництву. Через п’ять років багато що може змінитися, тому не варто витрачати зайвих грошей на ті модулі, які не передбачається впроваджувати в найближчому майбутньому.
• 8. Гнучкість системи. Система упроваджується на термін близько 10 років. На підприємстві за цей час можуть змінитися виробництво, організаційна структура. Система має бути гнучкою, тобто мінятися разом із виробництвом, причому не за рахунок написання нового коду (хоча і цього не можна виключити), але, головне — за допомогою налагодження. Чи збережеться за цей час те представництво західної фірми, з яким ви працювали? Адже до західної «материнською» компанії дістатися важко й дорого. Тут збережеться перевага за вітчизняними розробниками програмного забезпечення.
• 9. Архітектура системи. Всі солідні компанії на даний час пропонують клієнт-серверну тризіркову архітектуру (сервер бази даних — сервер додатків — клієнт).
• 10. Апаратна (технічна) платформа. Система повинна бути платформо незалежною.
• 11. Сумісність економічної інформаційної системи з автоматизованими системами управління технологічними процесами. Налаштування інформаційного обміну між економічною системою управління і системами управління технологічними процесами повинно бути здійснено у найкоротші строки. Найчастіше впроваджуються такі інформаційні системи управління західних розробників на сучасних українських підприємствах: «Вааn IV», «R/3 SAP», «Oracle Applications», «Axapta/Navision», «Frontstep», «IPS Applications», а також російських розробників: «Парус 8», «Галактика», «М-3», компанії «Бізнес-консоль», «1С: Підприємство 8 — Управління виробничим підприємством"[7] .

Впровадження корпоративної інформаційної системи, розробленої самостійно або придбаної у постачальника, часто супроводжується зміною існуючих на підприємстві процесів бізнесу. Доводиться перебудовувати їх під вимоги стандартів і логіку впроваджуваної системи. Впровадження інформаційних систем вирішує ряд управлінських і технічних проблем, проте породжує проблеми, пов’язані з людським чинником.

Впровадження інформаційної системи, як правило, значно полегшує управління діяльністю підприємства, оптимізує внутрішні і зовнішні потоки інформації, ліквідовує вузькі місця в управлінні. Проте після того, як система успішно встановлена, у частини співробітників виявляється небажання її використовувати в роботі. В результаті реінжінірінга стає ясно, що деякі співробітники у великій мірі дублюють роботу інших або зовсім не потрібні. Крім того, впровадження інформаційних систем супроводжується обов’язковим навчанням, але, як показує досвід, охочих перенавчатися не так багато. Зміна старих навиків і щеплення нових — довгий і важкий процес.

Треба чітко розуміти, що інформаційна система управління покликана спростити управління організацією, поліпшити процеси, підсилити контроль і забезпечити цим конкурентні вигоди. Тільки з такої точки зору можна оцінювати користь від її впровадження.

Впровадження нової інформаційної системи — це складний процес, що триває від декількох місяців для невеликих інформаційних систем до декількох років для інформаційних систем великих розподілених компаній з широкою номенклатурою продуктів і великою кількістю постачальників. Успіх проекту по розробці (або придбанню) і впровадженню інформаційної системи багато в чому залежить від готовності підприємства до ведення проекту, особистої зацікавленості і волі керівництва, реальної програми дій, наявності ресурсів, навченого персоналу, здібності до подолання опору на всіх рівнях організації, що склалася.

До теперішнього часу склався стандартний набір прийомів впровадження інформаційної системи. Основне правило: виконувати обов’язкові фази послідовно і не пропускати жодної з них.

Критично важливими для впровадження є наступні чинники:

ѕ наявність чітко сформульованих цілей проекту і вимог до інформаційної системи;

ѕ наявність стратегії впровадження і використання інформаційної системи;

ѕ проведення передпроектного обстеження підприємства і побудови моделей «Теперішнє» і «Майбутнє» ;

ѕ планування робіт, ресурсів і контроль виконання плану впровадження;

ѕ участь вищого керівництва у впровадженні системи;

ѕ проведення робіт по впровадженню інформаційної системи фахівцями з інтеграції систем спільно з фахівцями підприємства;

ѕ регулярний моніторинг якості виконуваних робіт;

ѕ швидке отримання позитивних результатів хоч би в частині упроваджених модулів інформаційної системи або в процесі її дослідної експлуатації.

Перед початком розробки проекту впровадження необхідно:

ѕ максимально формалізувати цілі проекту впровадження інформаційної системи;

ѕ оцінити мінімально необхідні витрати і статті витрати;

ѕ встановити високий пріоритет проекту впровадження перед рештою поточних проектів;

ѕ наділити керівника проекту максимально можливими повноваженнями;

ѕ провести масову просвітницьку роботу з персоналом підприємства з метою довести до кожного важливість і необхідність майбутніх перетворень;

ѕ розробити організаційні заходи для застосування нових інформаційних технологій;

ѕ розподілити персональну відповідальність по всіх етапах впровадження і дослідної експлуатації.

Необхідно також визначити функціональні сфери впровадження модулів інформаційної системи:

ѕ організаційне управління;

ѕ організаційно-адміністративне забезпечення;

ѕ управління процесами бізнесу;

ѕ управлінський, планово-фінансовий і бухгалтерський облік;

ѕ управління персоналом;

ѕ управління документацією;

ѕ управління матеріально-технічним забезпеченням;

ѕ управління зв’язками з клієнтами і зовнішнім середовищем.

Крім того, що перераховано вище, треба задати технологічні вимоги до впровадження інформаційної системи:

ѕ системна платформа — впровадження і адаптація готового рішення від виробника або розробка на замовлення відповідно до технічного завдання замовника;

ѕ інтегрованість — дані зберігаються і обробляються в єдиному інформаційному просторі; це забезпечує їх повноту, несуперечність, достовірність і можливість багатократного використання; система може включати знов розроблені і вже використовувані технології і додатки;

ѕ адаптованість — система настроюється відповідно до вимог замовника і на особливості інформаційного поля замовника;

ѕ розподіленість — система може ефективно функціонувати в територіально видалених підрозділах і філіалах підприємства;

ѕ масштабованість —- система може виконуватися у вигляді каркаса, що містить базові модулі, і доповнюватися відповідно до вимог зовнішнього і внутрішнього середовища, що змінюється До основних напрямків автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в організаційних структурах відносять:

ѕ автоматизацію обробки документів шляхом впровадження систем для обробки тексту, автоматизацію обміну інформацією через різноманітні види комунікацій (які включають відеотермінальні системи, локальну комп’ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи);

ѕ автоматизацію діяльності менеджерів на базі комп’ютерних систем комплексних інформаційних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, та електронних секретарів, що дозволяє підвищити рівень організації праці менеджерів на якісно вищий щабель.

Впровадження інформаційних систем дозволяє менеджеру отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо)[9, c. 131−133].

Проте в нашій країні досить повільний процес впровадження інформаційних систем управління. Це пояснюється наступними причинами:

ѕ важке економічне становище обумовлює відсутність достатніх коштів на їх розробку;

ѕ погане фінансування науки та освіти не може сприяти первинним вітчизняним розробкам;

ѕ колишні розробки інформаційних систем в переважній більшості випадків показали неефективність їх застосування [5, c. 115−116].