Збереження цінних документів

Зміст

• 1 Протипожежне забезпечення архіву 3
• 2 Експертиза цінності документів. Задачі експертизи 8
• 3 Закінчений опис справ постійного зберігання виробничого підприємства «Горизонт» 17
• Список Використанної Літератури 20

1. Протипожежне забезпечення архіву

У комплексі робіт із забезпечення схоронності документів важливе місце приділяється питанням технології збереження документів. Створення оптимальних умов для їх збереження — головна задача архівістів. Вимоги до схоронності документів у державних і відомчих архівах однакові. Розрізняються лише матеріальні можливості цих архівів. Технологія збереження документів, застосовна головним чином для документів на паперовій основі.

Варто пам’ятати, що документи зберігаються в архіві для того, щоб ними користатися протягом тих термінів, поки вони являють цінність: 3, 5, 10, 25, 40, 75 років, століття. Весь період збереження документи повинні бути захищені від несприятливих умов, псування їх фізичної основи і нанесеного на них тексту, а також від розкрадань і втрат через недбайливість.

Першою вимогою створення оптимальних умов збереження документів є наявність будинку (приміщення), що відповідає по всіх параметрах забезпеченню їх схоронності. Для державних архівів будують спеціальні будинки. За останні 10−15 років кількість спеціалізованих будинків для держархівів значно виросло, причому такі будинки будуються не тільки для центральних державних архівів, але і для держархівів усіх рівнів. Для будівництва використовуються як індивідуальні, так і типові проекти будинків. Частіше застосовуються типові проекти, розроблені для архівів з різним обсягом документів. І індивідуальні, і типові проекти передбачають ряд приміщень, що забезпечують нормальну роботу з документами.

Основні площі будинку приділяються під сховища; вони ізолюються від читального залу й адміністративних приміщень.

Крім них обов’язкові:

а) кімната для прийому і розбору знову поступаючих справ;

б) кімната для документів, уражених шкідниками (ізолятор);

в) робочі кімнати для співробітників у достатній кількості відповідно до санітарних норм;

г) читальний зал з окремою кімнатою для тимчасового збереження документів, а також з кімнатою для читання мікрофільмів, обладнаною довідковою апаратурою;

д) приміщення для знешкодження документів з автономною витяжною вентиляцією, де при необхідності може бути встановлена дезинфекційна камера;

є) кімнати для реставрації і плетіння документів, з них одна маленька, котра може бути використана для варіння клеїв;

ж) кімната для прийому їжі співробітниками і дослідниками (при відсутності спеціальної їдальні чи буфета) і ін.

Будинки держархівів повинні розташовуватися по можливості віддалині від промислових підприємств, що забруднюють повітря промисловими викидами, а також великих водойм, тому що пил, гази (сірчисті, окиси азоту) і зайва вологість негативно впливають на паперову основу і барвники, якими виконані тексти документів.

Знову побудовані будинки обладнаються кондиціонуванням із системою протипилових і протигазових фільтрів чи калориферним опаленням, поєднаним з вентиляцією і зволоженням повітря, що дозволяє звільнити сховища від труб опалювальної системи і тим самим виключити загрозу затоплення документів водою. Стіни сховища повинні бути рівними, оштукатуреними. Підлоги застеляються лінолеумом чи фарбуються олійною фарбою для зручності щоденного вологого прибирання.

Деякі відомчі архіви теж мають спеціально побудовані будинки архівосховищ. При будівництві спеціалізованих будинків для відомчих архівів можуть використовуватися проекти типових будинків державних архівів місткістю 200 і 150 тис. одиниць збереження. Найбільш реальний варіант будівництва спеціалізованих приміщень для архівів — проектування адміністративних будинків, заводоуправлінь і т.д. з урахуванням наявності в них архівних приміщень необхідної ємності. При відсутності спеціальних приміщень під архів приділяються приміщення, які можна пристосувати для сховища. З числа таких варто виключити горищні і підвальні приміщення, а також приміщення, що мають магістральні трубопроводи (газові, водопровідні, каналізаційні й ін.). Наявність трубопроводів немагістрального характеру допускається тільки в сховищах документів короткострокового збереження (3−5 років). Трубопроводи, що знаходяться в сховищах, варто ізолювати.

Сховища повинні бути віддалені від лабораторних, виробничих, складських і побутових приміщень, пов’язаних зі збереженням і застосуванням хімікатів і харчових продуктів щоб уникнути проникнення в сховища шкідливих для паперу хімічних речовин, гризунів і комах.

Приміщення архіву потрібно ізолювати від інших приміщень, щоб вони були недоступні для сторонніх осіб. Архів повинен мати: сховища, робочу кімнату для співробітників, кімнату для роботи дослідників (читальний зал). Якщо архів має на збереженні особливо цінні справи, то для них бажано мати окреме сховище. У сховища сторонні особи допускаються у виняткових випадках і тільки в супроводі співробітника архіву. У неробочий час двері опечатуються і здаються під охорону. Двері архіву оббиваються металевим листом з азбестовою прокладкою, мають міцні замки. На вікнах, якщо їх розташування не виключає доступ ззовні, установлюються розстібні металеві ґрати. Окремо розташовані приміщення архіву обладнуються архівною сигналізацією.

Важлива вимога до технології збереження — обладнання приміщень. У сховище встановлюються стаціонарні металеві стелажі (можливі дерев’яні, оброблені вогнезахищеною рідиною), для збереження особливо цінних справ і облікових документів —сейфи чи металеві шафи. Порядок встановлення стелажів наступний: ширина головних проходів (між рядами стелажів) — 120 см; проходи між стелажами — 75−80 см; відстань між стіною і рівнобіжним їй стелажем — 75 см; відстань між стіною і торцем стелажів — 45 см; відстань від підлоги до нижньої полиці — 20 см, а в цокольних поверхах — 30 см. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами й опалювальною системою. Такий порядок установки стелажів забезпечує щадний температурний і світловий режими зберігання справ.

Стелажі можуть виготовлятися промисловим способом і за замовленням установи. Розміри стелажу: висота — 220−240 см, ширина однобічного стелажу при горизонтальному збереженні коробок чи зв’язок — 35−40 см, відстань між полками по висоті — 40 см; при вертикальному збереженні ширина однобічного стелажу — 25−30 см; відстань між полками — 35 см. В останньому випадку можуть бути використані бібліотечні стелажі, що виготовляються промисловістю.

Якщо приміщення архіву має висоту більш 4 м, то для раціонального використання площі доцільно встановлювати двох’ярусні стелажі з міжярусними перекриттями і зручними сходами із зручними перилами, що забезпечують безпеку робіт.

Для збереження документів великого формату (калік, карт, планів) виготовляють спеціальні стелажі. Кальки можуть зберігатися в спеціальних шафах, що виготовляються промисловістю. Для збереження карт у розгорнутому виді можна влаштовувати спеціальні стелажі - «вішалки», де карти зберігаються в підвішеному стані.

У ряді державних і відомчих архівів застосовуються стелажі системи «компактус». Установка таких стелажів припускає наявність міцних перекриттів, що передбачаються при проектуванні нових будинків, чи спеціально підсилюються при реконструкції і капітальному ремонті приміщень. В іншому випадку це вимагає кваліфікованих інженерних рішень. Застосування стелажів «компактус» економічно вигідно, тому що дозволяє значно збільшити ємність сховищ на тих же площах за рахунок щільної установки пересувних стелажів. Переміщення стелажів у сховищі виробляється механічним способом чи за допомогою електронних пристроїв.

Ефективна експлуатація приміщень залежить від правильного визначення призначення службових приміщень, що допомагає в роботі з документами, і від раціонального розміщення документів у сховищах.

Для зручності і швидкості роботи в сховищах застосовуються відкидні і легкі пересувні столики, стійкі і легкі драбини. У робочій кімнаті встановлюються канцелярські меблі, у тому числі картотечна і канцелярська шафи, а також телефон.

Електропроводка в сховищах допускається тільки схована чи в газових трубах, освітлювальна арматура — напівгерметична; розподільні щити і рубильники, що відключають, встановлюються поза сховищем. Усе це забезпечує протипожежну безпеку. Основним протипожежним обладнанням є вуглекислотні вогнегасники, встановлювані за нормою: один на кожні 50 м², але не менш двох на кожне окреме сховище. Інше протипожежне обладнання узгоджується з територіальною інспекцією Держпожнадзору.

У кожнім архіві розробляється план евакуації документів при надзвичайних умовах (пожежа, затоплення й ін.). У плані повинна бути передбачена першочергова евакуація особливо цінних документів (якщо вони в архіві є) і справ постійного зберігання.

У випадку проникнення в архів у неробочий час сторонніх осіб наказом керівника створюється спеціальна комісія, що складає про це акт і разом із працівниками архіву перевіряє наявність найбільш цінних справ (особливо цінних, постійного збереження, по особовому складі й ін.). Про пропажу таких справ повідомляється відповідному держархиву.

В архіві категорично забороняється: курити, застосовувати електронагрівальні прилади, легкозаймисті і вибухонебезпечні речовини і зберігати харчові продукти.

2 Експертиза цінності документів. Задачі експертизи

Експертиза цінності документів — визначення їх цінності з метою добору на державне збереження і встановлення термінів збереження. Визначення, дане ДСТ 16 487 — 83, хоча і точне, але не розкриває сутності цієї роботи. В Основних правилах роботи відомчих архівів це поняття трактується ширше, розкриває методологію, якою керується експерт. Експертизою цінності документів називається вивчення документа на основі принципів і критеріїв їх цінності з метою визначення термінів збереження документів і добору їх для збереження.

У процесі експертизи цінності документів вирішуються дві задачі: по-перше, з безкрайнього моря щорічно створюваної документації відбираються для вічного збереження цінні документи, а також документи тривалих термінів збереження (понад десять років), що мають довгострокове практичне значення; по-друге, виділяються до знищення документи з термінами збереження, які вже пройшли, а також чернетки, дублети, відхилені варіанти, тобто малоцінні матеріали, що втратили практичне і довідкове значення.

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів. Перший етап здійснюється на стадії діловодства:

а) при розробці номенклатури справ, коли визначається цінність майбутньої справи на підставі переліків документів і досвіду роботи;

б) при реєстрації документів, що надходять в установу, (при проставлені на документі індексу визначається його приналежність до конкретної справи, з позначеним на обкладинці терміном збереження);

в) при напрямі документа в справу (виконавець, докладно вивчивши питання, розглянуте у документі, більш кваліфіковано може судити про приналежність документа, ніж секретар, що його реєстрував).

Другий етап проводиться на стадії підготовки справ для передачі у відомчий архів після завершення їх діловодством (здійснюється діловодним персоналом у структурних підрозділах і контролюється експертною комісією установи).

Третій етап — на стадії підготовки справ для передачі на державне збереження (виробляється працівниками відомчого архіву, членами експертної комісії установи і працівниками державного архіву). Серед них матеріали, що відбивають не тільки перемоги і досягнення, але і ті труднощі, що приходилося і приходиться вирішувати.

Важливим принципом добору документів на збереження є принцип історизму, що вимагає розглядати явища в їх розвитку і дає ключ до розкриття закономірностей розвитку тих чи інших явищ, відносин.

Принцип всебічності і комплексності вивчення документів припускає оцінку документів у комплексі, тому що одні документи доповнюють інші, треті повторюють перші, а четверті цілком поглинені другими.

Для успішного проведення експертизи цінності необхідно користатися критеріями цінності документів. Критеріїв таких багато. Одні з них — головні, інші — допоміжні, але застосовуються вони в сукупності. У цьому — один із проявів принципу всебічності і комплексності оцінки.

В Основних правилах роботи відомчих архівів критерії об'єднані в три групи:

— критерії походження (роль і місце організації чи особи в системі державного керування чи конкретної галузі, значимість виконуваних ними функцій; час і місце утворення документів);

— критерії змісту (значимість події, відбитої в документі, значення інформації, що міститься в ньому, її повторення в інших документах);

— критерії зовнішніх особливостей (юридична вірогідність документа, тобто наявність підписів, дат, печатки; наявність резолюцій і поміток; особливості передачі тексту; особливості матеріальної основи документу; особливості фізичного стану документів).

Розглянемо найважливіші критерії.

1. Значимість установи чи особи, що створили документи. У процесі розвитку держави створюються установи, організації, підприємства з різноманітними функціями. Цінність комплексу документів, створених у них, визначається насамперед значимістю установи в системі державного керування, у розвитку науки, народного господарства, культури й інших галузей життя суспільства.

Органи державної влади і керування створюють документацію, що відбиває діяльність держави, наукові установи — науково-технічний прогрес, виробничі об'єднання — розвиток економіки і т.п.

Добір документів на державне збереження здійснюється з установ, що відіграють найбільш важливу роль в житті суспільства.

Документи створюються і накопичуються не тільки в установах, але й у людей. Вони можуть відбивати виробничу, суспільну, творчу діяльність осіб. Науковий інтерес представляють документи великих партійних і державних діячів, вчених, організаторів виробництва, воєначальників, письменників, художників й інших осіб.

Фонди особистого походження зберігаються у місцевих держархівах, в архівах установ Академії наук і в ряді інших відомчих архівів. Архівні установи ведуть також збирання документів журналістів, краєзнавців і інших осіб, чиї документи можуть допомогти вивченню історії рідного краю. Документи таких фондів поділяються звичайно на кілька груп. Головні з них: особисті документи, документи, створені фондозасновником (наукові, творчі й ін.), переписка (ділова й особиста), можуть бути документи, зібрані даним особами (колекції). Великий інтерес представляють також щоденники, спогади і переписка учасників Великої Вітчизняної війни і тих, хто відновлював міста і села.

2. Значимість змісту документів (критерій змісту). Цей критерій застосовується у всіх випадках. У загальному масиві документів створюються документи, що відбивають основну діяльність установи, і документи, що грають допоміжну роль, потрібні для поточної роботи установ.

До першої групи документів, що найбільш повно відбивають основну діяльність установ, відносяться: статути, положення, штатні розклади, накази, перспективні і річні плани, річні і зведені звіти по галузях, доповіді, огляди, протоколи нарад, засідань, збори, деяка частина директивних вказівок вищого органу і переписка з ним по виконанню задач, що стоять перед установою, вказівки, що направляються підлеглим організаціям, матеріали по перевірках виконання постанов уряду, наказів міністра й інші матеріали по контролю, частина матеріалів по винахідництву і раціоналізації, деякі матеріали по техніці безпеки і ряд інших.

Документи, що відносяться до другої групи, як правило, чисельно перевершують першу. Деякі з них мають довгострокове довідкове значення (наприклад, значна частина документів по особовому складу), але переважна більшість документів втрачають своє оперативне і довідкове значення через один — п’ять років. Це документи оперативної й бухгалтерської звітності й обліку, табуляграми, переписка по постачанню, поточному ремонті і багатьом іншим питанням, що не відбивають основну діяльність установи.

3. Час і місце створення документів. Ці два критерії, як правило, взаємозалежні. Вони також є основними критеріям експертизи. В історії нашої країни були періоди, насичені подіями особливої важливості, що зіграли величезну роль у житті суспільства і держави. Радянське архівознавство до таких періодів відносить: періоди Вітчизняної війни 1812 р., першої російської революції 1905 — 1907 р., лютневої буржуазно-демократичної революції 1917 р., Великої Жовтневої соціалістичної революції, громадянської війни й іноземної інтервенції, колективізації сільського господарства і соціалістичної реконструкції народного господарства, Великої Вітчизняної війни 1941 — 1945 р.

Необхідно було зберегти комплекси документів, які повно і всебічно висвітлюють ці періоди. Задача ця нелегка, тому що в періоди цивільної і Великий Вітчизняної війн створювалося менше документів, характерних для мирного часу; під час війн і революцій створювалася нова специфічна документація; у ці періоди були загублені і загинули маси документів. Тому при доборі документів на державне зберігання архівісти проявляли максимум уваги й обережності, приймаючи в ряді випадків у державні архіви другорядну документацію не тільки для відшкодування втрачених основних документів, але і для висвітлення окремих подій.

Критерій часу застосовується не тільки до документів минулого. У діяльності кожної установи, організації, підприємства є періоди, що мають особливе значення. Це періоди організації і реорганізації (зі зміною функцій), виконання особливих завдань. Документи за цей період також потребують особливої уваги при експертизі цінності, і на державне збереження відбирається більша кількість документів, ніж у звичайні роки.

Критерій місця походження документів тісно пов’язаний із критерієм часу: при оцінці документів, створених в особливі періоди історії, важливу роль відіграє і місце їх створення. Наприклад, документи господарського характеру, створені в період Великої Вітчизняної війни в прифронтових містах і населених пунктах, можуть становити значний інтерес. Велику цінність мають всі документи, створені на тимчасово окупованій території країни, у партизанських загонах.

Критерій місця застосовується й у тих випадках, коли значні події відбуваються на території якоїсь області, краю, республіки. Так, будівництво гідроелектростанцій, великих промислових комплексів, підготовка до експлуатації нових родовищ корисних копалин і будівництво міст і т.п. змінюють економічну, а іноді й адміністративну структуру даного району, області. Виникають нові організації, народжуються нові комплекси документів, що становлять особливий інтерес у зв’язку із значимістю даної події.

4. Дійсність і копійування документів. При доборі на збереження перевага завжди віддається оригіналам (накази, протоколи, плани й ін.). Однак ряд категорій документів мається в установах тільки в копіях, у тому числі такі важливі, як звіти, доповідні записки, різні довідки з питань діяльності установи, оригінали яких направляються оформленими і підписаними у вищі інстанції, органам ЦЗУ й ін.

Копії листів, відправлених установою, повинні бути завірені, мати номер і дату. Це правило існує давно й у більшості установ виконується. Але екземпляри звітів, що залишаються, цілком оформляються далеко не завжди. У багатьох випадках це треті екземпляри, іноді з невиправленими помилками, помилками, з неповним набором додатків. Нерідко зустрічаються звіти, не підписані і недатовані, а якщо виявляються дві редакції неоформленого звіту, то вирішити, яка з них остаточна, буває важко.

Працівникам діловодства необхідно суворо дотримувати вимоги своєчасного оформлення копій документів що відправляються, у першу чергу документів постійного терміну зберігання. Це необхідно для майбутнього використання документів, тому що й у публікаціях, і в посиланнях на підставу при видачі довідок оцінка «незавірена копія» знижує цінність джерела.

5. Юридична сила документу. Цей критерій примикає до попереднього, оскільки юридичну силу мають головним чином правильно оформлені оригінали. Маються, щоправда, деякі категорії документів, у яких юридичною силою володіють і другі, і треті екземпляри (наприклад, різного роду договори, акти), і навіть копії (посвідчення про утворення, акти цивільного стану), і виписки (наприклад, з наказів, рішень), але за умови наявності всіх реквізитів документу. Тому важливо в процесі діловодства правильно оформляти документи, особливо постійного збереження.

6. Дублетність документів. Цей критерій відіграє велику роль при доборі документів на державне збереження в зв’язку з широким поширенням дублетних документів у всіх установах, організаціях і на підприємствах. Дублетний документ — це один з екземплярів документу, розмноженого з оригіналу. Ціль такого розмноження — розсилання установам чи структурним підрозділам документа для підвищення оперативності роботи або для інформації.

Розмножені документи бувають машинописні, у виді ксерокопій, видрукувані на ротаторі, ротапринті, виконані за допомогою іншої множної апаратури і навіть виготовлені типографським способом (переважно для розсилання підвідомчим установам). В останні роки у зв’язку із широким поширенням в установах множної техніки практикується розмноження багатьох одержуваних документів, виконання яких доручається декільком структурним підрозділам чи співробітникам. Це полегшує роботу виконавців.

Якщо при доборі на державне збереження перевага віддається оригіналам чи їх копіям, то для повсякденної роботи в канцелярії й в архіві установи доцільно використовувати дублети. Мова йде головним чином про документи, якими постійно користаються: плани, звіти, накази, особливо по особовому складі. Для того щоб зберегти основні екземпляри цих документів у гарному стані, варто мати дублети, які можна буде знищити, якщо вони будуть не потрібні.

Перелік документів, що підлягають прийому до державних архівів, передбачає в ряді випадків прийом звітів до складу фонду установи-автора й у складі фонду вищестоящої установи з подальшою експертизою в стінах держархиву. Якщо матеріали цих установ передають у різні архіви, то така дублетність у масштабі АФ у даний час представляється доцільною.

7. Поглиненість змісту. Цей критерій застосовується особливо широко при експертизі поточної планової і звітної документації: зміст місячних звітів поглинається квартальними звітами, зміст квартальних звітів поглинається річним звітом; зміст оперативних зведень поглинається за великий відрізок часу; плани квартальні і місячні складаються на основі річного і практично поглинені ним.

Поглинання змісту відбувається і по іншій лінії: звіти структурних підрозділів поглинаються звітом установи, звіти підвідомчих організацій частково поглинаються зведеним звітом по галузі (чи по установах однієї галузі в масштабі району, області).

На державне збереження відбирається зведений документ, що поглинув зміст первинних, що легко зробити в рамках однієї установи. Значно складніше це виконати при рішенні питання про збереження звітів підвідомчих організацій, тому що поглинання відбувається не повне.

8. Фізичний стан документу. Цей критерій — допоміжний і застосовується в окремих випадках. Один з випадків застосування цього критерію — наявність сильна ушкоджених документів, наприклад були залиті водою і злиплись, ушкоджені цвіллю так, що частину тексту зовсім неможливо прочитати. У цих випадках, як правило, встановлюється, чи відносяться ці документи до основного в конкретній установі чи до допоміжного. Ті справи і документи, втрата яких збіднить комплекси документів за визначений період, не дасть можливості в майбутньому історикам всебічно вивчати якусь серйозну проблему, передаються на реставрацію. Ті ж документи, що хоч і містять корисну інформацію, але не є основними, можуть бути виділені для знищення відповідно до критерію фізичного стану.

Варто мати на увазі, що документи особливої цінності повинні зберігатися, як би сильно зіпсовані вони не були: техніка реставрації розвивається, документи, що здавались безнадійно зіпсованими в 30-х роках, тепер відновлюються. Уже на початку 50-х років у Центральній науково-дослідній лабораторії Главархіву СРСР фотографували в інфрачервоних променях архівні документи з цілком вицвілим текстом, і на фотографії текст було ясно видно. Можна припустити, що документи, що не читаються сьогодні, можуть бути прочитані в майбутньому.

Інший випадок застосування цього критерію: сильно зіпсований важливий документ (річний звіт чи огляд діяльності, протоколи і т.п.), а крім того, маються другий і третій екземпляри. У цьому випадку не знищують офіційно оформлений оригінал, а до нього приєднують копію, якою користуються при необхідності.

Розробка критеріїв ведеться давно, вироблялися вони поступово, мінялося розуміння сутності деяких критеріїв, мінялися формулювання і уявлення про цінність найбільш важливих критеріїв. Процес цей продовжується, можливо, з’являться нові критерії, а нині існуючі будуть переосмислені.

3 Закінчений опис справ постійного зберігання виробничого підприємства «Горизонт»

Список використаної літератури

1. Проблеми збереженості документних матеріалів. — Л., 1977.

2. Розробка комплексних норм часу на роботи, що виконуються в державних архівах. — М., 1989.

3. Калакура Я. С. Архівоведення. — К., 1998.

4. Руководство по підтримці температурного режиму в архівосховищах. — М. 1976.

5. Крайська З. В., Челліні Е.В. Архівоведення. — М., 1996.

6. Вибір технічних засобів обладнання архівів. — М., 1982.

7. Основні правила роботи відомчих архівів. — М., 1986.

8. Архівознавство: конспект лекцій. / Карасьова Г. В. — Запоріжжя, 2003.