Особливості організації дипломатичних прийомів

Зміст

Вступ

1. Характеристика дипломатичних прийомів

2. Організація обслуговування дипломатичних прийомів

3. Характеристика меню дипломатичних прийомів Висновок Список використаної літератури

Вступ

Дипломатична професія — одна з найдавніших. Свідоцтва про мир та інші угоди трапляються серед давніх історичних пам’яток і написів. Міжнародні стосунки тоді мали епізодичний характер, адже уряди не хотіли, щоб іноземні спостерігачі постійно перебували в їхніх країнах — чи представники друзів, чи представники ворогів. Лише в XV ст. уряди вирішили мати постійні представництва в столицях іноземних держав. Посли отримували загальні вказівки, які надавали їм повну свободу дій для досягнення максимального успіху. Лише в окремих випадках прем'єр-міністр або міністр закордонних справ виїжджали за кордон для проведення переговорів У даній роботі ми будемо розглядати такий вид прйому, як «дипломатичним прийом».

Прийоми — це старовинна форма підтримки контактів між людьми. Ділові прийоми використовуються з метою встановлення та підтримки офіційних відносин. Сучасні правила їх підготовки і проведення, етикет поведінки гостей увібрали багатовікові традиції культури гостинності та застілля різних народів. Такі прийоми знайшли своє застосування у різних ділових сферах життя людей. Наприклад, дипломатичні прийоми — одна із загальноприйнятих і поширених форм зовнішньополітичної діяльності урядів, міністерств закордонних справ, дипломатичних представництв. Нині установи та фірми, що займаються зовнішньоекономічною діяльністю, дедалі частіше використовують таку форму спілкування, як прийоми, для встановлення, розвитку й поглиблення ділових контактів, отримання інформації про стан справ у сферах бізнесу, які їх цікавлять, доведення до широкого кола осіб корисної інформації про себе.

1. Характеристика дипломатичних прийомів

Однією з форм ділового спілкування є прийоми. Це не що інше, як зібрання запрошених офіційних представників держави, ділових осіб, партнерів, колег по службі, однодумців, друзів, просто знайомих у певному місці, в конкретний час, з певною метою. Розрізняють прийоми, пов’язані із запрошенням представників певних установ, організацій, фірм, їх організовують з метою розвитку ділових контактів і дружніх зв’язків та отримання додаткової інформації або проведення попередніх виробничих консультацій.

У міжнародній практиці склалась класифікація прийомів, яка носить деякою мірою умовний характер. Особливо це стосується критерію офіційності. Так, прийом прийнято вважати офіційним, якщо на нього запрошені гості згідно з їхнім службовим статусом: чоловіки без дружин, а жінки — посадові особи або дипломати — без чоловіків. Організатори, однак, на свій розсуд можуть надати заходу статус офіційного, оскільки жінки (чоловіки), як відомо, розділяють старшинство своїх чоловіків (дружин). Таким чином, стосовно складу учасників прийоми поділяються на офіційні, неофіційні, змішані. Відповідно до часу проведення розрізняють денні та вечірні прийоми. Згідно з формою проведення прийоми поділяються на прийоми без розміщення за столом та з розміщенням.

У неофіційних дипломатичних прийомах беруть участь офіційні посадові особи, дипломати, а також їхні дружини і чоловіки. До змішаних прийомів відносять прийоми, на яких присутні офіційні посадові особи, дипломати, а також особи, які не мають ознак дипломатичного старшинства (видатні науковці, митці, представники ділових та релігійних кіл тощо).

Ділові офіційні прийоми влаштовуються з нагоди національного свята, річниці, знаменної події, на честь перебування в державі іноземної делегації, при відкритті представництв фірми. Приводом для світських неофіційних прийомів можуть бути різноманітні події: національні, місцеві, фахові свята, дні народження, весілля чи театральні прем'єри.

До будь-якого прийому потрібно спеціально готуватися і тим, хто запрошує (господареві), і запрошеним (гостям). Чим чисельніший прийом, тим раніше слід запросити гостей, щонайменше за 10 днів.

Прийоми, які організовуються дипломатичними представництвами, сприяють встановленню, підтримці та розвитку контактів посольства з країною перебування. На таких прийомах іноземні дипломати пояснюють політику своїх країн, отримують інформацію про країну перебування, обмінюються думками щодо важливих міжнародних подій. Користь такого обміну інформацією залежить від досвіду та дипломатичного мистецтва кожного співрозмовника. На прийомі доводиться зустрічатися і спілкуватися з великою кількістю людей різних прошарків суспільства. Все це є продовженням службової діяльності, і до цього треба бути добре підготовленим: подумати, з ким про що говорити, з ким познайомитися, кого представити тощо. Більше того, потрібно буде відповідати на запитання співрозмовників, що зацікавлені отримати інформацію.

До денних прийомів належать прийоми типу «келих шампанського», «келих вина», «сніданок». Вечірніми прийомами вважаються прийоми типу «коктейль», «а-ля фуршет», «чай», «жур-фікс», «обід», «вечеря», «обід-буфет» .

На прийомах типу «сніданок», «обід», «вечеря» гостей розсаджують за столом у визначеному порядку. На прийомі типу «обід-буфет» розсадка вільна. Прийоми типу «коктейль», «а-ля фуршет», «келих шампанського», «келих вина» проводяться стоячи.

" Келих шампанського" , як правило, починається о 12-й годині і триває близько години. Приводом для організації такого прийому може бути річниця національного свята, від'їзд посла, перебування в країні делегації, відкриття виставки (фестивалю), підписання міжнародних договорів. Прийом проводиться в цьому ж приміщенні, де відбувається урочистий захід, у спеціально обладнаній кімнаті, фойє.

" Келих вина" - прийом, аналогічний прийому типу «келих шампанського». Відрізняється від попереднього прийому назвою та дещо розширеним асортиментом вин і закусок.

На прийомах типу «келих шампанського» і «келих вина» гості стоять, виняток може бути зроблений лише для літніх жінок. Гості в залі розміщуються хаотично, протокольне старшинство не дотримується. Форма одягу — діловий костюм. Ці типи прийомів відносять до розряду офіційних, на них присутні лише посадовці. Організаційно це найбільш прості форми прийомів, які не потребують складної підготовки. Водночас вони вважаються найменш почесними. На прийомах такого типу слід знаходитися не менше 20 хвилин.

Сніданок — один із найпоширеніших видів дипломатичних прийомів. Влаштовується з приводу приїзду і від'їзду послів, річниці договорів, інших ювілейних дат, на честь високих іноземних гостей, в порядку підтримання контактів МЗС із закордонними представництвами тощо. Влаштовується між 12-ю та 15-ю годинами. Найбільш поширений початок сніданку о 12.30; 13-й годині. Сніданок триває годину-півтори, із них близько години гості проводять за столом і близько 30 хвилин — за кавою, чаєм (кава, чай можуть бути подані за тим самим столом або у вітальні). Форма одягу на сніданку — повсякденний костюм, якщо інший одяг спеціально не вказаний у запрошенні.

Сніданок прийнято вважати офіційним прийомом. Розміщення здійснюється за протоколом. Оптимальна кількість гостей — 12, що дозволить їх розмістити за одним столом (число «12» вважається застільним). Якщо запрошених більше, можна поставити паралельно два-три столи.

Під час візитів іноземних державних діячів влаштовують т.зв. " робочі сніданки" , як правило, від імені міністра закордонних справ, тривалістю до однієї години. Такі сніданки розпочинаються о 8.00 або 8.30, у них бере участь обмежена кількість осіб. Захід проводиться без виголошення тостів. «Робочі сніданки» мають діловий характер і є складовою робочої частини програми візиту іноземного державного діяча.

У міжнародній протокольній практиці більш поширені вечірні прийоми, які до того ж вважаються більш почесними й урочистими, ніж денні. Прийом типу " коктейль" починається між 17-ю та 18-ю годинами й триває до двох годин. На прийомі гості стоять Інколи влаштовують бар-буфет, де офіціанти пропонують напої бажаючим. На запрошенні вказують час початку й закінчення прийому (17.00 — 19. 00, 18.00 — 20.00). Прихід і вихід гостей можливі в будь-яку годину зазначеного часу. Нормальним вважається перебування на прийомі від 45 хвилин — до 1,5 години. Перші гості збираються протягом 15−30 хвилин. Прихід на прийом на початку і залишення прийому перед закінченням прийнято вважати виявом особливої пошани до господарів. Перебування менше 45 хвилин без поважних причин може розцінюватися як демонстрація натягнутих стосунків улаштовувачу прийому.

Прийом типу " а-ля фуршет" (у перекладі з французької означає «на виделці») проводиться в ті ж години, що і «коктейль». Відмінності - у формі обслуговування і значно ширшому асортименті закусок. Накриваються столи з закусками, включаючи гарячі страви.

Столи накривають довгими скатертинами (5−15 см до підлоги). Використовується посуд і столові прибори. Столи з пригощенням розставляють вздовж стін. Прийом проходить стоячи. Гості самі підходять до столу, набирають закуски і відходять, даючи можливість підійти іншим присутнім. Урочистість прийому може бути підкреслена зазначенням у запрошенні особливої форми одягу.

З цією ж метою перед закінченням прийому можна подати морозиво, шампанське, каву. Якщо прийом влаштовується на честь високого гостя або з нагоди національного свята, у кінці прийому можлива організація невеликого концерту або показ фільму.

" Чай"  — неофіційний прийом, який влаштовують, як правило, тільки для жінок. Влаштовують їх дружини міністрів закордонних справ, послів для дружин послів. Прийом такого типу проводиться між 16−18 годинами. Тривалість — 1 — 1,5 години.

Для чаю накривається один або кілька столів У деяких країнах, наприклад в Туреччині, такий вид прийняття влаштовується на честь високих гостей від імені керівних діячів країни. В англійському протоколі прийом такого типу отримав назву " five o’clock" (п'ять годин).

" Жур-фікс" (з французької «фіксований день») — прийоми, які влаштовують дружини міністрів закордонних справ або послів у певні дні (неділю слід уникати) й години протягом усього осінньо-зимового сезону. Прийоми такого типу називають ще «середи», «четверги», «п'ятниці» тощо (влаштовуються, наприклад, кожної останньої середи кожного місяця). Особи, які одержали запрошення на «жур-фікс», можуть приходити на нього без додаткових запрошень до закінчення сезону, якщо не надійде особливе повідомлення. За часом проведення та характером частування «жур-фікс» не відрізняється від «чаю». На прийоми «жур-фікс» можуть також запрошуватись чоловіки. Інколи такі прийоми носять форму музичних та літературних вечорів. У наш час прийоми типу «жур-фікс» знову відроджуються в багатьох країнах в оточенні дружин високопосадових чиновників і дипломатичних працівників.

" Обід" вважається найбільш почесним видом прийому. Офіційні обіди даються на честь глави держави, членів уряду, членів дипломатичного корпусу. Прийоми такого типу починаються між 19-ю та 21-ю годинами (але не пізніше), як правило, о 19.30 або 20.30.

Проводяться з розміщенням гостей за столом. Форма одягу — лише вечірня: темний костюм, смокінг або фрак — для чоловіків, вечірній туалет — для жінок. У силу свого високого статусу вимагає ретельної підготовки, професійного обслуговування. Обід триває дві-три години, а може й довше. Перед застіллям гостям пропонують аперитив. За столом гості сидять приблизно одну — півтори години, потім переходять у вітальню, де ведуться бесіди. Сюди подають каву, чай. Третя частина обіду — десерт, гості повертаються до столу. В особливо урочистих випадках відразу після обіду, на який запрошені особливо важливі особи, проводиться прийом «коктейль» або «а-ля фуршет» з ширшим колом гостей. Вітчизняний протокол передбачає влаштування державних та офіційних обідів від імені Президента України на честь глав іноземних держав, які відвідують нашу державу з візитами.

Вечеря починається о 21-й годині і пізніше. Від обіду відрізняється часом початку і тим, що не подають перше блюдо — суп. Може передбачати спеціальну форму одягу (смокінг або фрак для чоловіків, вечірню сукню для жінок), якщо це обумовлено в запрошенні.

Обід-буфет передбачає вільне розміщення за невеликими столами на 4−6 осіб. При цьому так, як на фуршетному прийомі, накриваються столи з закусками, є буфети з напоями.

Гості беруть закуски самостійно й за своїм бажанням сідають за один із невеликих столиків.

Це одна з найбільш демократичних форм вечірнього дипломатичного прийому, оскільки в інших випадках строге дотримання принципу розміщення за протокольним старшинством є одним із найважливіших правил, яке вимагає неухильного дотримання. Вільна розсадка під час прийому такого типу не виключає дотримання дипломатичного такту. Такі прийоми можуть влаштовуватися після концерту, у перерві танцювального вечора тощо. Обід-буфет менш офіційний, ніж обід. У тропічних країнах такого роду прийняття часто проводяться на відкритому повітрі - на веранді або в саду.

Крім основних видів прийомів, існують і їхні різновиди.

Іноді практикується такий неформальний вид прийому, як бранч («brunch»). Він проводиться між сніданком і ланчем (звідси й назва — перша буква взята від «breakfast» — сніданок, інша частина слова утворена від «lunch») переважно у вихідні дні й на нього часто запрошують друзів з сім'ями. Це гарна можливість ближче познайомитися з колегами або партнерами у вільній, дружній обстановці.

2. Організація обслуговування дипломатичних прийомів

Кожний прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього визначається його вид і характер, час і місце проведення, складається список запрошених осіб, розсилаються запрошення, складається план розміщення гостей за столом, якщо йдеться про сніданок, обід або вечерю. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених.

Необхідно проконсультуватися з місцевою владою щодо загального розпорядку, шляхів під'їзду й виїзду автомобілів, їх стоянки. Якщо погодні умови несприятливі, необхідно потурбуватися, щоб гості при виході з автомобілів або при від'їзді були захищені від несприятливих погодних умов.

Потрібно своєчасно підготувати всю протокольну техніку: кувертні, розсадочні, планові картки, а також картки меню з перекладом мовою країни гостя. Необхідно також завчасно вирішити, де і як буде подаватися аперитив і кава (якщо влаштовуються вечеря, обід або сніданок). Якщо прийом проводиться в резиденції посла або посольстві, особлива увага надається підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом.

Відповідальний момент прийому — обмін тостами: необхідно заздалегідь продумати, хто і коли буде виголошувати тост із боку господарів, якою буде його зміст і тривалість. Нарешті, необхідно ретельно продумати схему (порядок проведення) прийому, процедуру прощання після завершення протокольного заходу.

Вибір виду прийому, часу та місця проведення.

Вибір виду прийому визначається, перш за все, подією, якій він призначений, та фінансовими можливостями його організаторів. Також враховуються мета проведення заходу й протокольні традиції країни перебування.

Прийом може проводитися в резиденції посла або посольстві. Якщо прийом влаштовується поза посольством, то обирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування. В орендованому посольством приміщенні можуть вивішуватися державні прапори акредитуючої країни і країни перебування, портрети глав держав. В особливо урочистих випадках (прийом на честь глави держави) може бути запрошений оркестр для виконання гімнів країни гостя і країни перебування. На таких прийомах нерідко організуються концерти, виконується національна музика. Відповідно й приміщення повинно відповідати формату прийому такого рівня.

Для проведення прийому з розсадкою бажано мати дві зали: одну для збору гостей, другу для банкету. У першій залі (аванзалі) ставлять крісла, низькі столики, на які можна покласти сигарети, розставити попільниці. Тут запрошені збираються до початку прийому й приходу головного гостя. Столи накриваються в другому, основному залі прийому. При проведенні прийому без розсадки гостей можна обмежитися однією залою. Розміри приміщень, де влаштовуються прийоми, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування. При визначенні дати прийому слід враховувати, що прийоми не влаштовують у святкові та неробочі дні в країні перебування, а також у дні національного трауру (у цьому випадку прийоми, призначені раніше, відміняються). Не рекомендується влаштовувати денні прийоми з запрошенням гостеймусульман у період Рамадану.

Найбільш почесними видами прийомів, які підкреслюють важливість нагоди, з якої вони влаштовані, з денних є сніданок, з вечірніх — обід. Вони зазвичай проводяться з нагоди візитів високих гостей, а також у порядку повсякденної дипломатичної діяльності представництв. їх підготовка, однак, вимагає значних організаційних зусиль і фінансових витрат, специфіка проведення (необхідність розсадки гостей згідно із протокольним старшинством) примушує обмежувати число запрошених осіб.

Більш прості в підготовці та більш демократичні за характером проведення прийоми без розсадки типу «коктейль», «а-ля фуршет», які отримали в останні роки широке поширення в міжнародній протокольній практиці. Означені види прийомів дозволяють значно розширити коло запрошених — до кількох сотень осіб. Гості самі обирають собі місце, мають можливість поспілкуватися з великою кількістю людей і встановити ділові контакти. Дипломатичними представництвами такі види прийомів влаштовуються, наприклад, з нагоди національних свят.

Складання списку осіб, що запрошуються па прийом

Один із найважливіших елементів підготовчої роботи. Визначається загальна чисельність гостей, яка не повинна перевищувати нормальних можливостей обслуговування і розмірів приміщення, де відбуватиметься прийом. Необхідно враховувати певний відсоток гостей, які в силу різного роду обставин не зможуть бути присутніми на прийомі, що враховується при складанні кошторису витрат на його проведення. На прийоми, що даються на честь високого гостя або іноземної делегації, які перебувають з офіційним візитом, крім супроводжуючих його осіб (членів делегації) запрошують посла та старших дипломатичних співробітників посольства країни гостя. Також запрошують осіб, які спілкувалися з гостями під час візиту. Якщо делегація гостей представлена подружніми парами (парою), то й офіційні особи приймаючої сторони на прийом запрошуються з дружинами. Якщо прийоми влаштовуються з нагоди ювілейних дат у двосторонніх відносинах, то запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Іноземні дипломати присутні на прийомах, присвячених національним святам країн, а також на протокольних заходах, які проводяться дипломатичними представництвами в порядку їх повсякденної діяльності.

Кожне представництво має власний список осіб, які запрошуються на прийоми, в якому указані офіційні посадові особи, глави та члени персоналу дипломатичних представництв, представники ділового світу, громадських організацій, культурних та наукових кіл країни перебування тощо. Протокольні служби зовнішньополітичних відомств, дипломатичних представництв ретельно перевіряють ці списки, регулярно їх уточнюючи. Зокрема, при підготовці запрошення не буде зайвим уточнити родинне становище, точну адресу запрошеної особи, переконатися, чи не змінився його службовий статус. При цьому враховується ділова необхідність контакту з тією чи іншою особою, яку передбачається запросити. У деяких країнах дипломатам слід виявляти особливу обережність щодо запрошення представників опозиційних партій.

Підготовка та розсилка запрошень.

На дипломатичні прийоми гостей запрошують за допомогою письмових запрошень. Кожне представництво має власну форму запрошень, як правило, двох типів. Бланки запрошень першого типу виготовляються друкарським способом, а від руки в них вписують прізвище особи, яку запрошують, її посаду, зазначають вид прийому, місце, дату (включаючи день тижня) та час проведення відповідно до конкретного заходу. Усі ці дані можуть бути й надруковані, але це вважається менш ввічливим. Запрошення першого типу використовуються установами, які часто влаштовують різні протокольні заходи, оскільки частково друковані запрошення завдяки своїй універсальності дешевші, ніж запрошення другого типу.

Кожен із прийомів складається з двох частин. Перша — зустріч, вітання і збір гостей, приватні й загальні розмови, попереднє ознайомлення запрошених з їхніми місцями за банкетним столом, аперитиви (напої для вгамування спраги). Друга — банкет за столом з повним обслуговуванням, або фуршет.

Для проведення прийомів та банкетів необхідно мати два суміжних зали: один — для прийому і збору гостей, інший — для банкету.

У залі для прийому і збору гостей (його називають ще аванзалом) ставлять декілька крісел, круглий столик, на який кладуть сигарети (в пачках або сигаретницях), сірники, сигари в коробках, ножиці для зрізання кінців сигар, попільнички, ставлять канделябри з запаленими свічками. Приміщення прикрашають свіжими квітами в корзинах або високих вазах.

Для ознайомлення гостей з їхніми місцями за столом в аванзалі на видному місці ставлять зменшений макет основного столу, на якому розміщують картки з зазначеними прізвищем, ім'ям та по батькові кожного гостя в тому порядку, що відповідає місцям за банкетним столом. У центрі столу кладуть стрілку, яка показує напрямок, в якому розташований стіл і послідовність розміщення місць, починаючи від вхідних дверей.

Якщо бенкет одночасно проводиться у кількох залах, у кожному з яких є по кілька столів, рекомендується інша система попереднього ознайомлення гостей з їхніми місцями. В аванзалі на стенді, розміщеному на видному місці, вивішують список учасників прийому, зазначають прізвище, ім'я та по батькові кожного з них, номер залу або його назву, номер стола і місця. Тут же на стенді гості зможуть ознайомитися зі схемою розташування банкетних залів, столів у кожному з них та номерами своїх місць.

Перед запрошенням гостей до банкетного залу в аванзалі їм пропонують аперитиви для втамування спраги та збудження апетиту. Із безалкогольних напоїв пропонують соки, мінеральні столові води, газовану воду або охолоджену воду з льодом. Солодку воду не подають, бо вона знижує апетит.

Кращими соками для аперитиву вважають лимонний, грейпфрутовий, гранатовий, виноградний (із несолодких сортів винограду). Із вино-горілчаних напоїв як аперитив пропонують вермут (вважається, між іншим, кращим напоєм для аперитиву), шампанське (сухе або напівсухе), природні натуральні вина — біле або червоне, а також коньяк і горілку.

Розрізняють три види аперитиву: одинарний, комбінований і змішаний. Одинарним називається аперитив, який має лише один вид напою, наприклад, тільки вермут або шампанське. Комбінований — два і більше видів напоїв, розлитих у чарки, келихи, зокрема, вино, коньяк або горілка. Змішані аперитиви — це спеціально приготовані суміші різних напоїв, наприклад, несолодкі коктейлі.

Аперитиви подають гостям на невеликих підносах, накритих серветками. Часто до них як закуску пропонують нарізаний шматочками лимон, маслини, мигдаль чи інші горішки. Нерідко під кінець прийому гостям подають коктейль або аперитив, а потім каву.

Схеми розсадки та форми столів, які використовуються при проведенні дипломатичних прийомів.

Для прийомів з розсадкою обираються столи різної форми. При цьому треба враховувати, що мінімальний простір для одного гостя за столом — 70 см. Комфортним для проведення неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмосферу неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо важливо, коли на прийомі присутні жінки. Для прийомів, у яких бере участь десять осіб, потрібен круглий стіл діаметром 2,20 м; для двадцяти осібдіаметром 4,50 м; для тридцяти осіб — діаметром 6,50 м. Перевагою круглого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12 (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м). Зауважимо, що число 12 вважається застільним числом. За стіл не прийнято садити тринадцять осіб. З чотирнадцятьма запрошеними особами є ризик, що, якщо один гість не прийде, господиня потрапить у складну ситуацію, оскільки гостей буде тринадцять.

За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з боків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за столом, що може сприйматись ними неоднозначно. Наприклад, для двадцяти осіб потрібен стіл зі стороною 4,20 м; для 28 осіб — зі стороною 6,30 м.

За прямокутним столом можливі дві конфігурації розміщення. При «французькому» розміщенні почесні місця знаходяться в центрі столів, при «англійському» — за торцями. При «французькому» розміщенні за кожною довгою стороною прямокутного столу повинна розміщуватись непарна кількість осіб. Для 10−12 осіб потрібен стіл довжиною від 3,20 м на 1 м ширини. У першому випадку за довгими сторонами столу буде сидіти по п’ять осіб, у другому — по п’ять осіб за довгими сторонами і по однійза короткими. Для двадцяти учасників прийому потрібний стіл розміром 6,50 м х 1,50 м, за торцями столу сидітиме по одній особі. Для 30 осіб необхідний стіл розміром 10 м х 2,10 м, за торцями столу сидітиме по два учасника прийому.

При «англійському» розміщенні число гостей за довгими сторонами прямокутного столу може бути як парним, так і непарним. При цій конфігурації розміщення, якщо число гостей 15 і більше, виникає два центри розмови, тоді як при «французькому» розміщенні гості, які знаходяться в кінці столу, ризикують залишитися поза рамками бесіди, яка відбувається в центральній частині столу. Використання такої схеми розсадки дозволить попередити ситуацію, коли запрошені вважали б за образу надане їм місце в кінці столу. Британську схему розсадки прийнято використовувати, коли учасників прийому не більше 22 — 24 осіб. При більшій кількості запрошених буде занадто велика відстань між господарями.

Для організації офіційних дипломатичних прийомів можливе використання довгого прямокутного столу; одного круглого, квадратного або овального столу; кілька круглих, квадратних або овальних столів. В останньому випадку стіл для почесних гостей може розміщуватись у центрі або окремо від інших столів, не виділяючись від інших столів своїми розмірами. Бувають випадки, коли столи розставляються у вигляді літер «П», «Ш», «Т», у вигляді гребінця, колосу тощо, що дозволяє прийняти велику кількість гостей.

Інший варіант розміщення за прямокутним столом («англійське» розміщення) на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять за торцями столу один напроти одного (схема 4,5).

Однак, при такому розміщенні чергування чоловік-жінка можливе лише тоді, коли за столом сидить 6, 10, 14, 18, 22 тощо особи. Якщо учасників прийому 8, 12, 16, 20 тощо (число, кратне чотирьом) для чергування чоловік-жінка необхідно змістити господиню на одне місце (схема 6).

Варіант розміщення за столом П-подібної форми на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять один напроти іншого (схема 8).

Варіант розміщення за столом П-подібної форми на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять поруч. Напроти господарів нікого не садять (схема 9).

3. Харктеристика меню дипломатичних прийомів

При складанні меню необхідно враховувати смаки гостей, їхні культурні й релігійні традиції. Треба пам’ятати, що деякі гості з релігійних мотивів або через стан здоров’я можуть потребувати спеціальну їжу. Наприклад, мусульмани та особи юдейського віросповідування не їдять свинини, а також продуктів, до складу яких входить свинина. Гостю індуїстської віри не слід пропонувати яловичину. Серед гостей зустрічаються вегетаріанці. Тому варто заздалегідь з’ясувати дієтологічні обмеження гостей. На відповідних кувертних картках може ставитися малопомітний знак, який дозволить офіціанту не переплутати, які блюда можна подавати даному гостю.

На прийомі, який влаштовує дипломатичне представництво, варто включити в меню національні страви, приготовлені особливим, специфічним для цієї країни способом. Таким блюдом може бути десерт із фруктів, якими відома ця країна. Жестом особливої поваги до іноземної делегації вважається включення в меню блюд, традиційних для країни гостя. Не буде помилкою поцікавитися, якій кухні віддає перевагу почесний гість. Як правило, отримана відповідь — «жодних особливих побажань». Однак, якщо в гостя є проблеми зі здоров’ям, протокольна служба повідомляє про це приймаючу сторону.

При організації дипломатичних прийомів загальноприйняті правила подачі блюд та сервірування столу дотримуються неухильно (чергування блюд, відповідність напоїв закускам тощо). Сучасна міжнародна практика еволюціонує в бік спрощення прийомів: обмежується подача спиртних напоїв, занадто дорогих блюд. Водночас спостерігається намагання організаторів прийомів надати протокольним заходам національний колорит.

Для прийомів з розсадкою друкуються меню на одинарних або подвійних аркушах, які розкладаються на столах. Меню для офіційних заходів може містити елемент державної символіки, зазначення, з якого приводу або на чию честь дається прийом.

На прийомі прийнято використовувати посуд високої якості: кришталь, порцеляну, срібло. Живі квіти на столах і у вітальні створюють атмосферу святковості й комфорту. Інколи квіти підбирають так, щоб вони відповідали кольору національного прапора країни високого гостя.

Для чіткого й організованого проведення прийому заздалегідь продумується його сценарій. Передбачається місце зустрічі гостей господарями в аванзалі. Виділяються співробітники для зустрічі гостей біля під'їзду або у вестибюлі. Розподіляються обов’язки співробітників організації, яка влаштовує прийом. Це особливо важливо для прийому типу «коктейль» або «а-ля фуршет». Представники господарів повинні вельми коректно виявляти увагу гостям (підтримувати бесіду, знайомити з присутніми, пропонувати пригощення, наливати напої) з тим, щоб не бути занадто надокучливими. Якщо прийом, крім безпосереднього пригощення, передбачає організацію концерту, виставки, показ кінофільму тощо, необхідно потурбуватися про їх органічне включення в загальний сценарій заходів.

Меню, час і черговість подачі окремих блюд, графік перерв у ході обслуговування для виступів із промовами й тостами заздалегідь узгоджуються з обслуговуючим персоналом. Для успішного проведення відповідального прийому й обслуговування гостей доцільно запросити кваліфікованого метрдотеля або доручити цю справу підготовленій особі.

Напої для дипломатичних прийомів

Під час урочистого прийому (обід, вечеря тощо) за столом подають 3—4 види різних вин, до кожної страви — своє. При влаштуванні прийомів потрібно знати і дотримуватися таких правил:

— келихи не наповнюють доверху, а лише до половини або не доливають на два сантиметра до верхнього краю;

— вино ніколи не пропонують до апельсинів та інших цитрусових, до солоного або копченого м’яса чи риби, суто овочевих страв, яєць і шоколаду;

—вино повинно бути потрібної температури:

— шампанське і шипуче вино — 5—6 °С;

—біле вино — 12 °C, червоне — 16—18 °С;

—сухе вино подають до солодкого;

—солодке вино — перед міцним;

—дешеве — перед дорогим і вишуканим.

Щоб смак червоного вина був кращим, воно повинно постояти при кімнатній температурі та не менше години без корка, нагрівають його поступово, щоб не зашкодити смаку й аромату.

До темного м’яса і м’яса дичини підходить червоне вино, до білого м’яса, риби і птиці — біле. Біле вино можна подавати також до закусок, легкої їжі з м’яса і риби, сиру, раків.

Курятину чи варену телятину подають з білим або рожевим вином, інші м’ясні страви, а також сир і приготовані з нього блюда, — з червоним, гострі сорти сиру — з червоним портвейном.

Напівсухі червоні вина подають до страв із дичини, баранини, телятини. До біфштексу і свинини смакує кріплене червоне, а до закусок (рибних, м’ясних, салатів) — сухе біле і рожеве вино.

До супу алкогольні напої переважно не подають — тільки мінеральну воду, хоча в деяких країнах до рибного бульйону пропонують сухе вино, а до грибного супу — суху мадеру.

Десертне вино (напівсухе, солодке, лікер і шампанське) подають до десерту. До вершкового підходить солодка мадера або портвейн. З десертом із ягід добре поєднується солодке біле вино, портвейн, ягідний або фруктовий лікер, кріплене плодово-ягідне вино.

Горілку й віскі подають до жирних, солоних, пряних страв, пиво — до солоної риби, гострого сиру й різних м’ясних страв. У разі шведського столу пиво і мінеральну воду пропонують до холодних закусок. Коньяк подають до кави.

Усі алкогольні напої прийнято подавати в фабричному посуді, крім домашніх вин, які подають у графинах. Горілку теж можна подавати в скляному або кришталевому графині. Пляшки з вином та іншими напоями відкорковують на кухні, за винятком шампанського. Вино після довгого витримування можна відкрити за святковим столом у колі друзів, близьких людей. Вино подають на стіл у пляшці з етикеткою, в графині або закритому жбані для вина, шампанське — у спеціальному відерці з льодом. Відкривають його, не виймаючи з відерця. Кінцем серветки накривають корок і притримують його великим пальцем лівої руки. Правою рукою звільняють корок від дротяного кріплення, а лівою, захищеною серветкою, повільно його вивертають. Перед останнім поворотом корок потрібно трохи відхилити вбік. Пляшку при цьому тримають нахиленою, щоб із неї міг вийти вуглекислий газ.

Наливаючи в чарку, пляшку тримають рукою на рівні етикетки так, щоб вказівний палець був на шийці. Наливають вино повільно, щоб не здійнявся можливий осад, а шийка пляшки не спиралася на край келиха. Наповнивши чарку, пляшку піднімають, трохи повертаючи, щоб вино не капнуло на стіл або скатертину.

Напої наливають через праве плече людини, що сидить. Якщо до наступного гостя неможливо підійти з правого боку, йому наливають лівою рукою, а його сусіду — правою. Із повної пляшки господар спочатку наливає трохи вина в свою чарку. Цей звичай бере початок з тих часів, коли замість пробки використовували рослинну олію. Той, хто пригощав, після видалення шару олії наповнював спершу свою чарку, потім — гостей. Це було яскравим підтвердженням того, що продукт якісний і господар не має наміру комусь нашкодити. У наш час таким чином підтверджується запобігання потраплянню шматочків корка в чарки гостей.

Господар столу, наливши трохи собі, наповнює чарки жінкам, потім — чоловікам. Можна наливати і по черзі, в останню чергу — собі. Вином і горілкою наповнюють чарки тоді, коли вони стоять. Лише вузький високий келих для шампанського беруть у руки. Якщо ви обслуговуєте себе самі, візьміть келих у ліву руку, а правою налийте вино. Келих тримають за ніжку великим, вказівним і середнім пальцями, а безіменний і мізинець торкаються основи келиха.

Вино наливають знову лише тоді, коли чарка порожня. Наливати в недопиту чарку образливо, так як гість може це розцінити як примус. Ввічливість завжди протистояла примусу і насиллю. Гостя можна лише м’яко попросити допити вино, але в жодному разі не наливати і не відмовляти. Якщо ви не хочете, щоб вам наливали спиртне, варто сказати: «Дякую, я не п’ю» або «Щиро дякую, мені досить», відмову не потрібно підтверджувати прикриванням рукою чарки чи келиха. У цьому випадку найправильніше рішення — не допивати напій.

Чарку гостя, який вийшов на деякий час із-за столу, не наповнюють. На чоловіків покладається обов’язок, щоб бокали дам були вчасно наповнені. До цього часу не було прийнято, щоб жінки в товаристві чоловіків самі наливали собі вино. Якщо сусід по столу неуважний, то жінка може попросити його наповнити їй чарку. На прийомі гостей вдома напоями відає господар, він же і наповнює келихи. Якщо вино домашнє і подане в графині або в жбані — гість може наливати і сам.

Під час уживання напоїв гості не розмовляють. Якщо в цей час до вас звернулися із запитанням, спочатку слід поставити чарку на стіл і лише після цього відповісти.

Напої типу коньяку, лікеру, рому тощо п’ють повільно маленькими ковтками, залпом можна випити лише горілку.

Коктейлі готують із декількох марок вина і міцних напоїв, додаючи сік та інші приправи. П’ють коктейль через соломинку.

Меню на випадок, якщо Ваш гість дотримується дієти.

Серед гостей можуть бути вегетаріанці, люди, які дотримуються дієти, не вживають алкоголю, споживають малокалорійну їжу або не їдять ті чи інші страви з релігійних міркувань чи за медичними приписами.

Якщо вам не вдалося заздалегідь з’ясувати особливості дієти гостя і Ви не знаєте, якій страві він віддає перевагу, краще всього в таких випадках мати про запас продукти, щоб вийти із неприємного становища, якщо таке виникне. Бажано передбачити в меню овочі і фрукти, м’ясо різних видів тварин, безалкогольні напої — морси, мінеральну воду, соки, лимонад.

Якщо вам пропонують страви або напій, яких ви не вживаєте, можна відмовитися від них, сказавши: «Ні, дякую». Не варто пояснювати присутнім причину вашої відмови від страви. Відмовляючись від страви, яку пропонує офіціант, неголосно скажіть йому: «Ні, дякую» — або заперечно похитайте головою. Якщо ви відмовляєтесь від напою, достатньо вказівним пальцем торкнутися краю бокала.

Особливості страв для меню під час деяких видів прийомів

«Келих шампанського»

Під час такого прийому зазвичай подається шампанське, але можлива також подача вина, соків та інших безалкогольних напоїв. Закуска не обов’язкова, але не буде помилкою запропонувати її гостям. Напої та легкі закуски розносять офіціанти (співробітники з числа обслуговуючого персоналу). Закуски — легкі, вживання яких не вимагає столових приборів: цукерки, фрукти, бутерброди-канапе.

Меню сніданку

Меню сніданку складається з урахуванням існуючих у країні традицій та звичаїв і, як правило, включає холодні закуски, гарячі рибні та м’ясні страви, десерт. Подавати на сніданок перші страви (супи) не прийнято, але подача їх не буде помилкою, якщо сніданок починається о 14-й годині. Перед сніданком гостям пропонують аперитив (соки, безалкогольні напої). Під час сніданку можлива подача сухих виноградних вин, а на закінчення — шампанського, кави, чаю. До кави можлива подача коньяку, а до чаю — лікеру. Мінеральна вода і соки подаються протягом усього сніданку.

Згідно із нормами західного етикету міцні напої - горілка, віскі, джинна денних прийомах не подаються. Водночас вітчизняні фахівці з етикету допускають подавання міцних напоїв під час денних прийомів.

«Робочі сніданки»

Під час прийому такого типу подають холодні закуски, гарячі рибні та м’ясні страви, десерт. З напоїв пропонують води, соки, чай, каву.

Прийом типу «Коктейль»

Під час такого прийому офіціанти розносять напої та холодні закуски, які не вимагають столових приборів: бутерброди — канапе, кондитерські вироби, фрукти, горішки. Можуть використовуватися міні - виделки, дерев’яні або пластмасові палички. На прийомі подаються коктейлі, налиті в келихи.

Прийом типу «Чай»

подаються кондитерські та булочні вироби, десертні й сухі вина, соки, мінеральна вода. Закуски (канапе з ікрою, рибою, сиром) подаються за чаєм рідко, а якщо й подаються, то в невеликій кількості.

Прийом типу «Обід»

Меню обіду відповідно до місцевих традицій складається з двох-трьох холодних закусок, першої, гарячої рибної та гарячої м’ясної страв. Напої такі ж, що й на сніданок.

Висновок

Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, основи організації яких необхідно знати як бізнесменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якого рівня.

Влаштовуються прийоми у зв’язку із завершенням якої - небудь видатної події, в честь прибулої на фірму іноземної делегації чи високого гостя, а також у запланованому порядку. Прийоми мають діловий характер, проводяться з метою поглиблення і розширення ділових контактів, продовження переговорів, здобуття нових партнерів, одержання необхідної інформації, презентації-своєї продукції, реклами тощо. Прийоми — це інструмент ділових стосунків.

Від місця, де проводиться прийом, залежить характер зустрічі гостей. В будь-якому випадку потрібно уточнити шляхи під'їзду, паркування і виїзду автомобілів, передбачити прикриття при виході з машин у негоду. При проведенні денних прийомів господарі повинні стояти біля входу і зустрічати гостей.

Зустріч двох делегацій неминуче пов’язана з розсадженням по автомашинах, і знання правил розсадження, прийнятих в міжнародній протокольній практиці, необхідне кожному члену делегації, їх зобов’язаний знати і водій, і перекладач, і глава делегації, і його дружина.

Дипломатичний етикет — це сукупність правил і норм поведінки дипломатів та офіційних осіб під час різних офіційних і неофіційних заходів.

Дипломатичні прийоми — одна із загальноприйнятих та поширених форм зовнішньополітичної діяльності урядів, міністерств закордонних справ, дипломатичних представництв та дипломатів.

Прийоми проводяться на відзначення важливих подій або влашто-вуються з нагоди проведення різних офіційних заходів.

Основні види дипломатичних прийомів: «келих шампанського», «келих вина», «сніданок». Вечірніми прийомами вважаються прийоми типу «коктейль», «а-ля фуршет», «чай», «жур-фікс», «обід», «вечеря», «обід-буфет» .

організація дипломатичний прийом меню

Список використаної літератури

1. Л. М. Мостова, О. В. Новікова. Організація обслуговування на підприємствах ресторанного господарства. Навчальний посібник. — К: Ліра-К, 2010. — 388с.

2. http://pidruchniki.com.ua/19 991 130/etika_ta_estetika/diplomatichniy_protokol_ta_etiket_-_sagaydak_o_p

3. http://www.djerelo.com/index.php?option=com_content&task=view&id=8428&Itemid=216