Табличний процесор Excel — створення й занесення даних у таблиці

Термін електронна таблиця (процесор) використовується для позначення простою у використанні комп’ютерної програми, призначеної для обробки даних. Обробка містить у собі: проведення різних обчислень із використанням потужного апарата функцій і формул; дослідження впливу різних факторів на дані; рішення завдань оптимізації; одержання вибірки даних, що задовольняють певним критеріям; побудова графіків і діаграм; статистичний аналіз даних.

Excel дозволяє вводити в таблиці будь-яку інформацію: текст, числа, дати й час, формули, малюнки, діаграми, графіки. Вся інформація, що вводиться, може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій.

При завантаженні головної програми пакета на екрані виникає головне вікно, показане на рис. 1.4. Основні елементи цього вікна показані стрілками.

У головному вікні між рядком формул (зверху) і рядком стану (знизу) розташоване робоче поле із трьома книгами. У робочому полі на задньому плані розкрита перша книга, на передньому плані в лівому нижньому куті розташований фрагмент другої книги й праворуч від її фрагмент третьої книги. Заголовок другої книги виділений синім кольором — це активна робоча книга. Активною може бути тільки одна робоча книга, і її вікно розміщується поверх інших вікон.

Електронна таблиця, тобто робочий аркуш, складається з рядків і стовпців. Рядки нумеруються від 1 до 16 384. Стовпці (від 1 до 255) позначаються латинськими буквами (на початку від A до Z, потім AA, AB,…, AZ, потім BA, BB, BC,…, BZ і т.д. до IU, IV.). На перетинанні рядків і стовпців розташовані комірки електронної таблиці. Робоче поле, тобто вікно робочої книги, складається з: заголовка, робочої електронної таблиці, кнопок, лінійок прокручування і ярликів аркушів. Ці елементи показані на рис. 1.4.

Індикатор активної комірки, тобто табличний курсор — це темний контур, що виділяє поточну активну комірку (одну з 4 194 304 комірок кожної робочої таблиці). Створення, збереження, відкриття робочої книги в Excel здійснюється за загальними правилами додатків Windows.

Виділення комірок. Існує багато способів для виділення комірок або групи комірок. Будь-яка група комірок розглядається як блок комірок. Блок комірок — це прямокутна суміжна область комірок Він описується адресами лівих верхніх і правої нижньої комірки, розділених символом «:». В окремому випадку блоком може вважатися частина рядка або стовпця. Щоб виділити всі комірки стовпця, клацніть на його заголовку. Виділення блока, копіювання, переміщення здійснюється за тими правилами, що й у текстовому процесорі Word.

• 1 метод — копіювання за допомогою кнопок панелі інструментів:
  • — виділити комірки або блок комірок для копіювання;
  • — у панелі інструментів Стандартная клацнути на кнопці Копировать в буфер ;
  • — клацнути в комірку, у яку потрібно скопіювати інформацію;
  • — у панелі інструментів Стандартная клацнути на кнопці Вставить из буфера .
• 2 метод — копіювання за допомогою команд меню:
  • — виділити комірки або блок комірок для копіювання;
  • — вибрати команди Правка Копировать;
  • — клацнути в комірку, у яку потрібно скопіювати інформацію;
  • — вибрати команди Правка Вставить.
• 3 метод — копіювання з використанням контекстних меню:
  • — виділити комірку або блок комірок для копіювання;
  • — клацнути правою кнопкою миші і з контекстного меню вибрати команду Копировать;
  • — клацнути в комірку, у яку потрібно скопіювати інформацію.
  • — клацнути правою кнопкою миші й з контекстного меню вибрати команду Вставить.

Рис. 1.4 — Вікно Excel із трьома відкритими робочими книгами і його основні елементи

Вставка (додавання) комірок виконується наступними операціями:

• — виділити область, у яку ви хочете вставити порожні комірки;
• — вибрати команди Вставка Ячейки (або клацнути правою кнопкою миші на виділених комірках і вибрати команду Добавить з контекстного меню. З’явиться вікно діалогу Добавление ячеек і з пропозиціями зрушення вліво або вправо;
• — указати, куди повинні зрушуватися інші комірки;
• — клацнути на кнопці ОК.

Типи даних робочої таблиці. В комірці можуть перебувати дані одного із трьох типів: числове значення, текст або формула. Крім цього, на аркуші робочої таблиці можуть перебувати також графіки, малюнки, діаграми, зображення, кнопки й інші об'єкти.

Числові значення або числа, виражають різні кількісні співвідношення даних певного типу, наприклад, атомна вага, обсяг продажів і інші. Числові значення, введені в комірки таблиці, можуть використовуватися у формулах або діаграмах. В Excel число може складатися тільки з наступних символів: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 +. Для поділу цілої й дробової частин десяткового числа використовується кома. Раціональні дроби необхідно вводити як змішані числа, щоб уникнути їхньої інтерпретації як формати дати, наприклад, слід вводити 7 ½. Не всякий набір цих символів утворить число, наприклад, набір символів «123e» не є числом, а символи «123e2» є числом 12 300. Числа в Excel відображаються в категоріях Числовой, экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный. Для форматування комірок використовується панель Форматирование, діалогове вікно Формат ячеек або контекстне меню. При форматуванні міняється вид числа, але не його значення. За замовчуванням для чисел використовується формат Общий, у якому не відображаються незначні нулі. Програма Excel відобразить число 020,60 як 20,6. Числові значення можуть являти собою дату (наприклад, 25.06.99) або час (наприклад, 11:40:35).

Текст в Excel — це будь-яка послідовність, що складається із цифр, пробілів і нецифрових символів. Наприклад, 10AA109, 127AXY, 12−976, 270 026 Одеса. Текст використовується для позначення числових даних, для заголовків стовпців або для відображення деякої інформації про робочу таблицю. Будь-яка послідовність введених в комірки символів, що не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час дня, логічне значення або значення помилки, інтерпретується як текст.

За замовчуванням в Excel текст вирівнюється по лівому краю, а числа — по правому. Кнопками панелі форматування змінюють установки, задані за замовчуванням, і вирівнюють текст і числа по лівому краю, по правому краю або по центру.

Якщо інформація вже введена в комірку, і потрібно лише додати або скорегувати раніше введені дані, двічі натисніть мишею на потрібному комірку або натисніть клавішу F2, коли необхідно комірку виділити. При цьому ви переходите у режим введення і можете внести необхідні зміни в дані, які перебувають у цій комірці.

Всі обчислення в Excel виконуються за допомогою формул. Формулою в Excel називається послідовність символів, що починається зі знака рівності «=». У цю послідовність символів можуть входити постійні значення, посилання на комірки, імена, функції або оператори. Результатом роботи формули є нове значення, що виводиться як результат обчислення формули по вже наявним даним. Якщо значення в комірках, на які є посилання у формулах, міняються, то результат зміниться автоматично. У рядку формул відбивається вміст комірки, у якій розташований курсор. Для створення формули необхідно:

• — установити курсор у потрібну комірку;
• — набрати формулу, почавши її зі знака «=»;
• — нажати клавішу ENTER.

Як приклад наведемо формули, що обчислюють корінь квадратного тричлена: ax2+bx+c=0. Вони введені в комірки A2 і A3 і мають такий вигляд:

=(-B1+КОРЕНЬ (B1*B1−4*A1*C1))/2/A1.

=(-B 1-КОРЕНЬ (B1*B1−4*A1*C1))/2/A1.

В комірках A1, B1 і C1 перебувають значення коефіцієнтів a, b і с, відповідно. Якщо ви ввели значення коефіцієнтів a=1, b=-5 і с=6 (це означає, що в комірках A1, B1 і C1 записані числа 1, -5 і 6), то в комірках A2 і A3, де записані формули, ви одержите числа 2 і -3. Якщо ви зміните число в комірці A1 на -1, то в комірках з формулами ви одержите числа -6 і 1. У наведених вище формулах використовується функція КОРЕНЬ, що обчислює квадратний корінь числа.

При використанні у формулах посилання можуть бути як відносні (при копіюванні формул вони автоматично перераховуються), так і абсолютні (при копіюванні вони не змінюються, а у формулах перед ними ставиться знак $). Приклад: (А1*А2)/$А3. Посилатися можна також на комірки з іншого аркуша даної книги, наприклад: Лист1! А1.

Функції в Excel використовуються для виконання стандартних обчислень у робочих книгах. Значення, які використовуються для обчислення функцій, називаються аргументами. Значення, що повертаються функціями як відповідь, називаються результатами. Крім вбудованих функцій, ви можете використовувати в обчисленнях користувальницькі функції, які створюються за допомогою засобів Excel.

Щоб використовувати функцію, потрібно ввести її як частину формули в комірку робочого аркуша. Послідовність, у якій повинні розташовуватися використовувані у формулі символи, називається синтаксисом функції. Всі функції використовують однакові основні правила синтаксису. Якщо ви порушите правила синтаксису, Excel видасть повідомлення про те, що у формулі є помилка.

Аргументи функції записуються в круглих дужках відразу за назвою функції й відділяються один від одного символом крапка з комою «;». Дужки дозволяють Excel визначити, де починається й де закінчується список аргументів. Усередині дужок повинні розташовуватися аргументи. При записі функції повинні бути присутніми відкриваюча й закриваюча дужки, при цьому не слід вставляти пробіли між назвою функції й дужками.

У програмі Excel є однокроковий метод підсумовування даних рядка або стовпця за допомогою кнопки Автосумма на стандартній панелі інструментів.