Ефективність системи «ДЕЛО»
Підтримуючи повноцінне діловодство паперових і повністю електронних документів, «ДЕЛО-Підприємство» дозволяє реалізувати в організації систему змішаного, паперово-електронного документообігу. Система надає унікальну можливість створення високоефективного безпаперового діловодства в особливо завантажених ділянках управлінської діяльності із збереженням на окремих ділянках повноцінного паперового… Читати ще >
Ефективність системи «ДЕЛО» (реферат, курсова, диплом, контрольна)
- · За даними західних консалтингових компаній, при роботі з паперовими документами:
- · близько 15% всіх документів безповоротно втрачається;
- · * до 30% робочого часу співробітників витрачається на пошуки необхідних матеріалів;
- · * для кожного документа створюється в середньому 19 його копій.
Система автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДЕЛО» створює принципово нові умови для більш ефективної організації роботи з документами:
Таблиця № 2.
Не автоматизированная технология. | Автоматизированная технология. |
ручної прийом документів, що надійшли по електронних каналах (факс, телеграф, електронна пошта). | автоматизований прийом документів, що надійшли по електронних каналах. |
ручний друк карток, підготовка зведень, довідок, звітів, реєстрів. | автоматична друк карток, стандартних зведень, довідок та реєстрів, формування довільних звітів. |
ручне переміщення проекту документа в процесі погодження та затвердження. | автоматизована пересилання проекту між погоджується та затверджується посадовими особами за заздалегідь заданому маршруту. |
розмноження документів і карток, транспортування і передача їх виконавцям. | автоматична розсилка необхідного числа електронних версій документів і карток з комп’ютерної мережі. |
ручна реєстрація факту передачі документів і резолюцій посадовій особі, яка часто не виконується зважаючи недбалість співробітників. | автоматична реєстрація фактів пересилання і отримання документів і резолюцій з комп’ютерної мережі. |
багаторазова реєстрація одних і тих же документів у журналах і картотеках різних структурних підрозділів. | однократна первинна реєстрація документа в будь-якому підрозділі і подальше автоматичне відстеження руху і виконання документа в електронних картотеках підрозділів. |
ручний пошук документів і збір відомостей про їх виконання в розрізнених картотеках різних підрозділів. | автоматизований наскрізний пошук по всіх картотекам з урахуванням прав доступу. |
поштова і кур'єрська відправка документів і резолюцій в філії та інші установи з ручним складанням відповідних реєстрів. | автоматизація функцій оформлення розсилки, відправка документів і резолюцій в філії та інші установи за допомогою електронної пошти із захистом їх засобами криптографії. |
«ДЕЛО-Підприємство» призначене не тільки для діловодних служб (секретаріатів, канцелярій, загальних відділів, експедицій і т. д.). Система також автоматизує діяльність безпосередніх учасників документообігу: керівників, фахівців — тобто всіх співробітників організації, що працюють з документам.
«ДЕЛО» відповідає всім вимогам, що пред’являються як до сучасних систем електронного документообігу, так і до систем автоматизації класичного діловодства.
Підтримуючи повноцінне діловодство паперових і повністю електронних документів, «ДЕЛО-Підприємство» дозволяє реалізувати в організації систему змішаного, паперово-електронного документообігу. Система надає унікальну можливість створення високоефективного безпаперового діловодства в особливо завантажених ділянках управлінської діяльності із збереженням на окремих ділянках повноцінного паперового документообігу. Це дозволяє плавно перейти до сучасних технологій управління, без ризику виникнення збоїв у модернізованої системі документаційного забезпечення управління.
Система автоматизації діловодства та електронного документообігу створена в результаті узагальнення багаторічного досвіду розробки та експлуатації десятків подібних систем у найбільших установах колишнього СРСР та Росії. Тому вона повністю відповідає вимогам діючих діловодних стандартів, а також підтримує правила (у тому числі неформалізовані) і прийоми, використовувані в діловодної практиці вітчизняних підприємств і установ.
У системі «ДЕЛО-Підприємство» користувачем може бути як безпосередньо вказане у документах посадова особа, так і інший працівник установи, якій делеговані відповідні повноваження.