Відображення підзвітних сум у складі бухгалтерської звітності

При журнально-ордерній формі обліку для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений журнал № 3, в якому суміщається аналітичний і синтетичний облік по субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» і рахунку 37 «Рахунки з різними дебіторами» в єдиній системі записів.

Облік здійснюється в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт. По кожному окремому рядку відображається сума виданого авансу, сума витрат на основі затвердженого авансового звіту, повернена сума невикористаних підзвітних сум, відшкодування перевитрат, сума підзвітних коштів, по яких не подано авансового звіту і які не повернені в касу.

Для одержання необхідних синтетичних даних по рахунку 372 суми, відображені в авансових звітах і повернення невикористаних авансів відображаються в журналі 3 і відомості 3.2 аналітична відомість розрахунків з підзвітними особами до нього в кореспонденції з дебетуючими рахунками. В кінці місяця підсумки кредитових оборотів в цілому по субрахунку 372 і по дебету кореспондуючих рахунків переносяться в Головну книгу.

При відкритті журналу 3 і відомості 3.2. до нього (в перших рядках) по кожному підзвітному працівнику вказується сума перехідного залишку з минулого місяця і дата його залишку, виникнення. В наступних рядках вказується суми виданих під звіт грошових коштів (як правило, по кредиту рахунку 30) і дати їх видачі.

В наступному, основному, розділі відомості 3.2. який представляє кредитову частину субрахунку 372, які відображають суми повернення і утримання невикористаних підзвітних сум і здійснених платежів за рахунок підзвітних сум. В кожному конкретному випадку вказується дата, номер авансового звіту і сума. Сума платежів відображаються в цілому і по кореспондуючих рахунках. Записи повернення і утримання невикористаних підзвітних сум проводяться на основі документів по касі і розрахунково-платіжних відомостей. Записи по витрачених сумах здійснюються на основі затверджених авансових звітів з додатками до них документів.

Суми, які віднесені в дебет рахунків 23, 91, 92 підлягає групуванню по статтях аналітичного обліку в листках — розшифровках. По придбаним за рахунок підзвітних сум матеріальних цінностей вказується їхня облікова вартість.

Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке потім буде перенесено у відомість 3.2 наступного місяця, як вступне сальдо.

Записи в аркушах-розшифруваннях проводяться за даними однакових документів підсумками за день або більш тривалий період, а в необхідних випадках — на підставі окремих документів з коротким поясненням змісту операції. По закінченні звітного місяця заповнені аркуші-розшифрування передають працівнику, який веде відповідні записи в журналах-ордерах або у відомостях, в яких повинні знайти відображення аналітичні дані за рахунками. В облікових реєстрах, аналітичні дані яких відображують підсумками за місяць, обороти встановлюють шляхом підсумку сум за документами, попередньо згрупованими за необхідними аналітичними показниками.

Помилки, виявлені в реєстрах до підбиття підсумків, виправляють шляхом закреслення помилкового запису і напису над закресленим правильного тексту або суми. Якщо помилку виявлено після підбиття підсумків, але до внесення їх у Головну книгу, виправлення виконують на підставі бухгалтерської довідки з відображенням у вільних рядках або графах. Після запису підсумків журналів-ордерів у Головну книгу ніякі виправлення в них за поточний місяць не допускаються, а необхідні виправлення оформляють також бухгалтерською довідкою і заносять у Головну книгу в наступному місяці. Зазначені довідки зберігають при відповідному обліковому реєстрі, в якому здійснено виправлення.

Головну книгу використовують для узагальнення даних журналів-ордерів. взаємної перевірки правильності проведених записів за окремими синтетичними рахунками і складання бухгалтерського балансу за місяць, квартал і рік. У Головній книзі відображують залишки за рахунками, на яких вони були на початок місяця, поточні обороти і залишки на кінець місяця за відповідними синтетичними рахунками. Записи оборотів у Головну книгу є одночасно і реєстрацією облікових даних, що відображені в журналах-ордерах.

У Головній книзі записи за місяць виконують, як правило, за синтетичними рахунками, тому що необхідні дані субрахунків і аналітичних рахунків знайшли уже відображення у відповідних реєстрах. Обороти за кредитом відповідного синтетичного рахунка відображують одним підсумковим записом із кожного журналу-ордера, а за дебетом — із декількох журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками з виведенням після цього кінцевого підсумку.

Отже, в Головній книзі записи здійснюють за дебетам рахунків у кореспонденції з кредитованими рахунками, в той час яку журналах-ордерах записи роблять за кредитам у кореспонденції з рахунками, котрі дебетуються, що забезпечує взаємний контроль показників.

Перевірку правильності записів до Головної книги здійснюють шляхом підсумку сум оборотів і залишків за усіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів та залишків повинні бути відповідно рівними.

Головну книгу відкривають на рік, для чого на кожний синтетичний рахунок відводять окремий аркуш, а, за необхідності, за окремими рахунками — два аркуші.

Для того, щоб повністю вивчити і зрозуміти облік розрахунків з підзвітними особами залишається розглянути відображення витрат в деяких формах фінансової звітності, а саме в Балансі і Звіті про фінансові результати.

Що стосується відображення відрядних витрат в Звіті про фінансові результати, то тут порядок відображення залежить від того, до якого виду витрат в обліку були віднесені відрядні витрати: до загальновиробничих витрат з наступним списанням на собівартість реалізації, до адміністративних витрат, витрати на збут чи до інших витрат, операційної діяльності.

Таким чином, в основу побудови нової журнально-ордерної форми обліку покладено такі найважливіші принципи:

• — здійснення записів у журналах-ордерах у порядку реєстрації операцій тільки за кредитом рахунка в кореспонденції з дебетом рахунків (інших рахунків);
• — сполучення, як правило, в єдиній системі записів синтетичного та аналітичного обліку;
• — відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій у розрізі показників, необхідних для здійснення контролю, аналізу і складання періодичної і річної бухгалтерської звітності;
• — застосування журналів-ордерів за декількома рахунками, які мають між собою економічний і обліковий зв’язок;
• — застосування облікових реєстрів заздалегідь зазначеною кореспонденцією рахунків та показниками, які необхідні для складання періодичної і річної бухгалтерської звітності, а в окремих випадках — з номенклатурою статей аналітичного обліку в деяких рахунках;
• — застосування місячних, а у деяких випадках — квартальних і річних журналів-ордерів з використанням необхідної кількості вкладених аркушів.