Облік забезпечення на виплату відпусток працівникам

Конституцією України (ст. 45) передбачено право кожного працюючого на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки. Надання відпусток регулюється Законом України від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» з наступними змінами і доповненнями.

Право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Надання відпустки оформляється наказом (розпорядженням) про надання відпустки (форма № П-3). На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника (форма № П-2), а бухгалтерія здійснює розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки зазначається «без оплати» .

Законом встановлено, що за бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення в цьому разі є останній день відпустки.

Заробітна плата працівникам на час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку. У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки.

Щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Деякі особливості є в обліку заробітної плати працівників за час відпустки. Чергові відпустки працівникам надаються протягом року, як правило, нерівномірно (особливо в сезонних виробництвах). З метою рівномірного включення до собівартості продукції (робіт, послуг) заробітної плати на оплату відпусток підприємствам дозволено створювати резерв. Такий резерв створюється шляхом щомісячного включення рівними сумами (визначеними за плановим відсотком до фактично нарахованої заробітної плати) наступних витрат на оплату відпусток. При цьому резерв створюється на наступні витрати по оплаті відпусток працівникам, а також нарахуванням на ці суми збору на соціальне страхування (оскільки при нарахуванні заробітної плати за час чергової відпустки працівнику в розрахунок приймається і допомога по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів соціального страхування).

У бухгалтерському обліку на суму створеного резерву робиться запис по дебету рахунка 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут» та ін., кредиту рахунка 471"3абезпечення виплат відпусток". Нарахована заробітна плата відноситься на зменшення раніше створеного резерву записом по дебету рахунка 471 у кореспонденції з кредитом рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою». бухгалтерський відпустка виплата Сальдо (кредитове) рахунка 47 {"Забезпечення виплат відпусток" показує залишок невикористаного на кінець року резерву.

Наприкінці року проводиться інвентаризація резерву на оплату відпусток працівникам. З цією метою за даними відділу кадрів (або уповноваженої для цього особи) складається список з зазначенням прізвища кожного працівника, за який період не використана відпустка, кількість днів невикористаної на 1 січня наступного року відпустки.

Шляхом множення середньоденного заробітку працівника на кількість днів ненаданої відпустки визначають суму резерву за невикористані відпустки. Якщо) наприклад, за даними інвентаризації визначена загальна кількість невикористаної відпустки 500 людино-днів, то при середньоденному заробітку працівників 8 грн. сума резерву з урахуванням збору на соціальне страхування дорівнює 4160 грн. (8 грн.-500−1,04). Ця сума має дорівнювати кредитовому сальдо рахунка 471 «Забезпечення виплат відпусток». Зайво нарахована сума резерву стосується, а на суму, якої не вистачає, робиться донарахування.

Якщо на підприємстві не прийнято створювати резерв на оплату наступних відпусток, то заробітна плата) нарахована працівникам при наданні відпустки, відноситься на витрати виробництва або обігу в загальному порядку (тобто відображається по дебету рахунка 23 «Виробництво» та ін. в кореспонденції з кредитом рахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою»).

Порядок створення забезпечення визначено ПБО 11. Крім того, забезпечення виплат відпусток зазначено іншими нормативно-методичними документами з бухгалтерського обліку, а саме: ПБО 26, Інструкціями № 291 та № 69.

Відповідно до п. 7 ПБО 26 виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов’язанням через створення забезпечення у звітному періоді. Забезпечення — це зобов’язання з невизначеними сумою або часом погашення на дату балансу (п. 4 ПБО 11). При цьому суми створених забезпечень визнаються витратами.

Порядок нарахування забезпечення визначено Інструкцією № 291, відповідно до якої сума щомісячного забезпечення на оплату відпусток визначається як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці.

Забезпечення створюється щомісяця. У вигляді формули цей розрахунок слід записати так:

30 В = ФОП х (ПРВ: ФОПрп) х К, де 30В — забезпечення на оплату відпусток;

ФОП — фактичний фонд оплати праці у звітному місяці, включаючи всі виплати, які враховуються при обчисленні середньої зарплати для оплати відпускних;

ПРВ — запланований річний розмір щорічних, додаткових відпусток та інших відпусток, установлених колективним договором;

ФОПрп — запланований річний фонд оплати праці;

К — коефіцієнт нарахувань до соціально-страхових фондів, який можна визначити за формулою К= (100 + К1 + К2 + КЗ + К4): 100.

Коефіцієнти К1, К2, КЗ, К4 — це ставки нарахувань для 2009 р. відповідно до Пенсійного фонду України (33,2, 42, 26,56 або 4%), Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (1,4 або 0,7%), Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття (1,6%) та Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (за встановленим тарифом).

Приклад 1. На підприємстві із загальною системою оподаткування працюють 20 найманих осіб (інваліди на підприємстві не працюють). Плановий річний фонд оплати праці на 2009 р. становить 250 000 грн., планова річна сума відпускних -25 000 грн. Фактичний фонд оплати праці, нарахований у квітні, становить 20 000 грн. Підприємство належить до 11 класу професійного ризику, тому страховий тариф на загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання становить 0,7%.

Коефіцієнт нарахувань К для підприємства дорівнює:

(100 + 33,2 +1,4 +1,6 + 0,7): 100 = 1,369.

Розмір місячного забезпечення у квітні буде таким:

30 В = 20 000×25 000: 250 000 х х 1,369 = 2738 грн.

Якщо на підприємстві працюють інваліди, потрібно обчислювати два коефіцієнти К — для звичайних працівників та для інвалідів. При цьому сума місячного забезпечення складатиметься з двох величин, обчислених для таких груп людей.

Відповідно до п. 17 ПБО 11 забезпечення використовується для відшкодування лише тих витрат, на покриття яких воно було створено. Тобто із забезпечення на оплату відпусток дозволено фінансувати:

• · оплату щорічних (основних та додаткових) відпусток та додаткових відпусток працівникам, які мають дітей, інших відпусток, установлених колективним договором;
• · виплату компенсацій за невикористані відпустки;
• · внески до фондів соціального страхування, нараховані на вище перелічені категорії виплат.

Щодо оплати відпусток у зв’язку з навчанням і творчих відпусток, то за рахунок забезпечення такі витрати не покривають, оскільки відповідно до п. 7 ПБО 26 виплати за невідпрацьований час, що не підлягають накопиченню, визнаються зобов’язанням у тому періоді, у якому час відсутності працівника на роботі підлягає оплаті.

У бухгалтерському обліку сума нарахованого щомісячного забезпечення включається до складу поточних витрат, а при нарахуванні відпускних працівнику підприємства сума таких відпускних нараховуватиметься за рахунок забезпечення і не включатиметься до поточних витрат звітного періоду.

Відповідно до Інструкції № 291 у бухгалтерському обліку для узагальнення інформації про рух коштів, які за рішенням підприємства резервуються для забезпечення майбутніх витрат і платежів, і включення їх до витрат поточного періоду призначено рахунок 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів «. За кредитом рахунку відображається нарахування забезпечень, за дебетом — їх використання. На субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток «ведеться облік руху та залишків коштів на оплату чергових відпусток працівникам. На цьому субрахунку також узагальнюється інформація про забезпечення обов’язкових відрахувань (зборів) від забезпечення виплат відпусток на збори на обов’язкове державне пенсійне страхування, на обов’язкове соціальне страхування, на обов’язкове соціальне страхування на випадок безробіття тощо.

Слід зазначити, що створення забезпечення на оплату відпусток не спричиняє ніяких наслідків у податковому обліку, а вже фактично нараховані суми відпускних включаються до складу валових витрат на підставі пп. 5.6.1 п. 5.6 ст. 5 Закону № 334/94-ВР Розглянемо на умовах прикладу 1 порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій з нарахування та використання забезпечення на оплату відпусток (таблиця 1.):

Таблиця 1.

Не завжди сума нарахованого забезпечення на оплату відпусток покриває суму відпускних і соціальних внесків, що на них припадають. Відпускні та соціальні внески, які не покриваються забезпеченням, нараховуються за рахунок витрат звітного періоду.

Забезпечення майбутніх витрат на оплату відпусток підлягає обов’язковій інвентаризації з метою виявлення обґрунтованості нарахованих сум. Порядок проведення інвентаризації забезпечення на оплату відпусток визначено Інструкцією № 69, зокрема п. 11.10 цієї Інструкції встановлено, що залишок забезпечення, включаючи відрахування на державне соціальне страхування із цих сум, станом на кінець звітного року визначається розрахунком, що базується на кількості днів не використаної працівниками підприємства щорічної відпустки та середньоденної оплати праці працівників.

У вигляді формули цей розрахунок слід записати так:

РЗЗ = ЗПсер х Кдн, де РЗЗ — розрахунковий залишок забезпечення;

ЗПсер — середньоденна зарплата;

Кдн — кількість днів не використаної працівниками щорічної відпустки.

При цьому середньоденна оплата праці визначається відповідно до Порядку № 100.

Отримана за результатами інвентаризації підсумкова сума забезпечення на оплату відпусток порівнюється з кредитовим сальдо субрахунку 471 на 31 грудня поточного року.

Якщо фактично нараховане забезпечення перевищує суму підтвердженого інвентаризацією розрахунку, то залишок або переноситься на наступний рік. У разі якщо сума залишку забезпечення менша, ніж обчислена величина витрат на оплату відпусток, то на суму різниці провадиться донарахування (за дебетом рахунків обліку витрат 23,91, 92, 93, 94 з кредитом субрахунку 471).

Інформація про величину забезпечення на оплату відпусток працівникам у фінансовій звітності відображається у рядку 400 «Забезпечення виплат персоналу «пасиву Балансу (малі підприємства, що звітують за формами, визначеними ПБО 25, відображають залишок забезпечення у рядку 430 пасиву Балансу фінансового звіту суб'єкта малого підприємництва). Крім того, у примітках до фінансової звітності наводять такі дані про створене забезпечення:

• · його залишки на початок і кінець звітного періоду;
• · його збільшення протягом звітного періоду внаслідок створення або додаткових відрахувань;
• · суму, використану протягом звітного періоду;
• · невикористану суму, сторновану у звітному періоді.