Розділ 4. Удосконалення організації обліку грошових коштів та покращення стану грошових потоків на КП «ПІВДЕНУКРГЕОЛОГІЯ»

Склад та інформаційне забезпечення задач системи автоматизації обліково-аналітичних робіт в управлінні грошовими коштами.

Контроль операцій із коштами є важливою ділянкою в роботі бухгалтера, аналітика, ревізора. Контроль повинен охопити всі облікові операції на рахунках класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи». Значний обсяг операцій, високі вимоги до їх точності примушують особливо уважно ставитись до правильності і чіткості дотримання обліковим персоналом нормативно — законодавчих вимог. Крім того, касові операції, пов’язані з грошовими коштами, особливо з готівкою, створюють умови для порушень, що вимагає проведення контролю цієї ділянки з особливою ретельністю.

Метою комп’ютеризації операцій із коштами в умовах автоматизації робочих місць (АРМ) є одержання точних даних про рух коштів, а також визначення залишків їх у касі і на поточних рахунках.

Завдання контрольно-ревізійної роботи в умовах АРМ полягає у перевірці наступного комплексу задач:

• — комп'ютеризація контролю обліку касових операцій;
• — комп'ютеризація контролю поточних рахунків;
• — комп'ютеризація контролю розрахунків із підзвітними особами;
• — комп'ютеризація контролю операцій із дебіторами і кредиторами;
• — комп'ютеризація інших розрахункових операцій класу 3 у плані рахунків бухгалтерського обліку.

Інформаційне забезпечення обліку — сукупність вхідних даних, система бази даних, їх обробка й одержання вихідної інформації. Основним об'єктом обліку на різних етапах технології обліку в цілому і технології розв’язання кожного облікового завдання зокрема є облікова інформація. Так, на певній стадії облікового процесу облікова інформація є метою, результатом вирішення одного облікового завдання і разом з тим використовується для розв’язання іншого облікового завдання, виступає як інформаційне забезпечення його вирішення.

Організація інформаційного забезпечення обліку покладена, в основному, на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік.

За умов використання ПК значну частину роботи з організації інформації виконують працівники обчислювального центру, спеціалісти з обробки інформації. Проте такі питання, як організація системи облікових номенклатур, формування складу бази даних та режиму функціонування автоматизованого банку даних (АБД), порядок збереження облікової інформації, вони не завжди можуть кваліфіковано вирішувати без участі спеціалістів обліку.

До компонентів інформаційного забезпечення відносять: дані, необхідні для вирішення завдань обліку, методи і засоби подання облікових даних, систему уніфікованих документів, систему та методику створення баз даних.

До складу інформаційного забезпечення відносять: поточні й групувальні дані про виробничо-господарську діяльність, нормативно-довідкову та вихідну інформацію, а також таку, яка надходить з інших підсистем.

Важливим елементом організації інформаційного забезпечення є розроблення форм видання вихідної інформації (машинограм, відеограм). Вихідні форми мають містити квінтесенцію необхідної інформації. Дуже важливим з погляду підвищення ефективності управління, проте складним з позиції організації, є створення вихідної інформації за відхиленнями (від норм витрат матеріалів, палива, оплати праці тощо) із зазначенням причин і винуватців цих відхилень.

Вхідна інформація для розв’язання аналітичних завдань контролю має бути максимально аналітичною. Для досягнення цієї мети для кожного завдання слід установити рівень аналітичності вхідної інформації, а також визначити шляхи підвищення даної ознаки завдяки застосуванню прогресивних методів нормування, обліку (наприклад упровадження нормативного методу обліку затрат і калькуляції собівартості продукції) тощо.

Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор opгaнізацiї обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямами [32].

Трактування поняття паперових систем обробки даних в Україні та, наприклад, у США не збігаються. Американські спеціалісти, до паперових або ручних відносять такі системи, в яких комп’ютери та периферійні пристрої не мають між собою безпосереднього зв’язку, наприклад, системи копіювального обліку на дошках, картотеки із застосуванням карток з перфорацією, системи, побудовані з використанням бухгалтерських, обчислювальних та друкуючих пристроїв, які в українській літературі об'єднуються поняттям часткової механізації обліку та облікових робіт.

Способи обробки облікової інформації, поділяються на три види: паперовий, механізований і комп’ютеризований (автоматизований), в залежності від виду обчислювальної техніки, що застосовується. При цьому перші два методи об'єднуються під загальною назвою «без комп’ютерний спосіб», маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання.

При визначенні способу обробки облікової інформації необхідно чітко поділяти поняття механізації обліку та його комп’ютеризації (автоматизації). Має значення не тільки вид техніки, що застосовується, але й сукупність способів та методів її використання. При механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп’ютеризації технічні засоби стають одними з визначних засобів ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процeci збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та отримання звітних показників. На відміну від механізації, комп’ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп’ютерів.

Існує декілька підходів до організації бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації:

• 1) системний підхід до бухгалтерського обліку;
• 2) розробка форм обліку, що орієнтовані на використання комп’ютерів;
• 3) трансформація методу бухгалтерського обліку.

Для вирішення проблеми комп’ютеризації існує два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації та комп’ютеризації обліку до його методології, та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової інформації.

Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який виражений, в локальних змінах у методології системи обліку. Система обліку удосконалюється, в основному, в напрямі задоволення вимог комп’ютеризації, наприклад, здійснюється складання та введення кодів облікової номенклатури, упорядкування первинних документів і документообігу, тощо.

При комп’ютерній формі бухгалтерського обліку зміст форми обліку розширюється і поглиблюється, вона починає визначати не тільки методологічні, але й технологічні та інформаційні аспекти організації бухгалтерського обліку і обробки облікової інформації.

Застосування комп’ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп’ютері в діалоговому (інтерактивному) режимі, використовує зворотній зв’язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації.

Крім того комп’ютерна форма обліку має ряд переваг перед ручною, серед яких основними є вбудовані бухгалтерські знання (в програму вбудовуються правила формування тих чи інших проводок господарських операцій, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бyxгaлтерськими знаннями), паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок та показників, що розраховуються за різними методиками) тощо.

Технологічний процес обробки даних при комп’ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.

Першим етапом облікового процесу є збір та реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері.

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: Журналу господарських операцій, структури синтетичних та аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Особливістю комп’ютерної форми бухгалтерського обліку є те, що вона не існує без конкретної комп’ютерної програми. Облікові регістри різних програм є схожими, але не однаковими. Основні принципи комп’ютерної форми бухгалтерського обліку наступні:

• — одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;
• — накопичення і багаторазове використання облікових даних;
• — один синтетичний рахунок — багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;
• — автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;
• — отримання звітних показників в інтерактивному режимі;
• — автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.