Загальні вимоги до організації діловодства в установі

Реферат.

на тему:

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В УСТАНОВІ.

План.

Функції канцелярії установи.

Завдання служби діловодства.

Організація праці персоналу служби діловодства.

1. Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою — канцелярією. В невеликих установах цю функцію виконує секретар керівника установи.

В ЄДСД міститься Типове положення про канцелярію, в якому визначаються основні завдання і функції канцелярії, права і обов’язки працівників.

Основні функції канцелярії установи:

прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;

оформлення і відправка вихідних документів;

стенографування і друкування документів;

контроль за виконанням документів;

формування справ і здача їх в архів;

зберігання і забезпечення використання документів;

методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;

підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

контроль за веденням операцій з документами.

2. Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов’язки — посадовими інструкціями.

Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур'єр та ін.

3. Правильна організація праці персоналу служби передбачає:

оптимальну організаційну побудову служби;

вибір раціональної системи діловодства;

чіткий розподіл функцій між працівниками;

нормування праці кожного працівника;

правильне визначення кількісного складу працівників;

впровадження прогресивних методів управління персоналом;

застосування обчислювальної техніки;

раціональну організацію робочих місць;

організаційне та методичне керівництво діловодством.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організоване таким чином, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовувалися на виконання службових обов’язків без перешкод та незручностей.

Робоче місце — це зона прикладання праці, обладнана засобами оргтехніки, іншим необхідним приладдям, необхідним для найбільш ефективного виконання працівником своїх обов’язків.

Під час планування та обладнання робочих місць працівника служби діловодства необхідно:

встановлювати обладнання, стилажі, шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;

розміщувати предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються без зайвих речей;

для матеріалів, які не вимагають термінової обробки, передбачати спеціальні шухляди чи відділення; якщо документи потребують подальшої обробки, їх потрібно розміщувати згідно з номенклатурою справ для можливості використання іншими працівниками;

розміщувати засоби оргтехніки таким чином, щоб забезпечити автоматичне виконання операцій. Використані матеріали складати так, щоб їх можна було безперешкодно знайти в разі потреби.

Комплекти меблів та засоби оргтехніки включають: письмовий стіл, конторські шафи, приставні столи, тумби для зберігання паперів, настольну картотеку, набір канцелярського обладнання, комп’ютер або друкарську машинку, зшивачі, диктофон.

Робочий стіл працівника служби діловодства повинен бути обладнаний відповідно до його обов’язків засобами оргтехніки, які полегшують і прискорюють виконання окремих операцій.

Засоби оргтехніки — телефон, ксерокс, якими користуються всі співробітники повинні бути доступними кожному з них.

Предметом обладнання приміщень діловодних підрозділів є також канцелярські шафи, де зберігаються різні папери, бланки та канцелярське приладдя. Сейфи необхідні для зберігання печаток, штампів та деяких службових документів. Відкривається сейф лише в разі потреби. Після роботи сейф опечатується.

Важливим є і дотримання санітарно-гігієнічних умов:

температура в приміщенні - + 18−22;

відносна вологість повітря — 50−60%;

швидкість руху повітря — 0.1 м/с;

допустимий рівень шумів — 50 дцб.;

освітленість 500 люкс.

Працівникам, чия праця пов’язана з тривалим перебуванням за робочим столом необхідно надавати 5−8 хв. перерви через кожні дві години.