Головна книга

Головна книга За час існування бухгалтерського обліку застосовувались різні форми. На самому ранньому ступені розвитку облік вівся самим власником господарства для організації спостереження і контролю за збереженням його майна та розміром одержуваного доходу. Відомо, що самою ранньою була стара італійська форма, описана італійським вченим-математиком Лукою Пачолі в його роботі «Трактат про рахунки і записи », виданій в 1494 р. у Венеції. В ній він писав, що для зручності і легкості потрібні три книги: Меморіал (Пам «ятна книга). Журнал і Головна книга. Операції записувались із слів власника або з його Пам «ятної книги (вона замінювала собою документи) в хронологічний регістр-Журнал (де зазначались кореспондуючі рахунки), а потім в систематичний регістр — Головну книгу. Рахунки в Головній книзі велись як індивідуальні, їх відкривали на кожний об «єкт обліку (наприклад, рахунок Коштів, рахунок Зерна, рахунок купця Мозиря тощо). За даними Головної книги складався баланс.

Таким чином, наприкінці XIV століття вперше була описана книжкова форма обліку. Вона задовольняла потреби купців і дрібних ремісників. Проте із зростанням обсягу діяльності, збільшенням кількості господарських операцій виникла потреба в узагальнених (синтетичних) показниках. Тоді Головна книга перетворилася в регістр синтетичного обліку, паралельно якому став вестись аналітичний облік в окремих допоміжних книгах. Так наприкінці XIV століття появилась нова італійська форма бухгалтерського обліку.

У другій половині XVIII століття стали застосовувати меморіально-касову або німецьку форму обліку, при якій суворо розмежовувались касові і некасові операції. Для цього Журнал було поділено на кілька хронологічних регістрів — Касовий журнал. Меморіал тощо. Ця форма з середини XIX століття застосовувалась і в Росії.

Розвиток виробництва, торгового капіталу, банківських операцій потребував дальшого розподілу праці облікових працівників. Для цього була розроблена багатожурнальна або французька форма бухгалтерського обліку, при якій хронологічні записи здійснювались в декількох журналах (касовому журналі, журналах обліку товарів, продажу, купівлі тощо). Від щоденних записів у Головну книгу перейшли до записів в неї місячними підсумками, для підготовки яких було введено зведений журнал (що складався шляхом вибірок з щоденних журналів). Поступово для обгрунтування записів в регістри почали використовувати документи.

Наприкінці XIX століття велике поширення одержала одножурнальиа або американська форма обліку, при якій «одній книзі (комбінованому регістрі) поєднувались хронологічний (Журнал) і систематичний (Головна книга) записи. Ця форма відповідала вимогам невеликих капіталістичних підприємств. Проте, на початку XX століття в умовах розвитку великих капіталістичних монополій вимоги до обліку набагато виросли. На зміну книжковим формам прийшли карткові і копіювальні, в яких почали широко використовувати картки і вільні листки. Це забезпечило можливість групування регістрів і копіювання, усунуло необхідність багаторазових переписувань облікових даних, сприяло полегшенню праці облікових працівників і створило умови для використання в обліку машинної техніки.

Отже, ознайомлення з історією розвитку форм бухгалтерського обліку свідчить, що їх удосконалення йшло шляхом розчленування спершу хронологічного, а потім систематичного запису, відокремлення синтетичного обліку .від аналітичного, переходом від щоденних записів синтетичного обліку до щомісячного, використання в нових формах обліку всіх позитивних елементів старих форм.

Однією з перших форм обліку, створених після революції в СРСР, була ~ картково-ордерна форма (1925;1927 рр.). Основним регістром були картки-ордери (або картки-рахунки), які виписувались на кожну господарську операцію з копіюванням у трьох примірниках.

Перший примірник ордера підшивався в регістратор хронологічного обліку, другий і третій примірники розкладалися відповідно в картотеки аналітичного обліку рахунків, що дебетуються і кредитуються. Записи в Головну книгу робились на .підставі зведеного журналу.

Проте ця форма не знайшла широкого застосування у зв «язку з її громіздкістю, трудомісткістю і недостатнім унаочненням. Це заставляло шукати нові шляхи раціоналізації обліку. На основі картково-ордерної форми була створена картково-копіювальна форма обліку, яка вперше була застосована в торговельних підприємствах (1927 р.). Суть її полягає в одноразовому регістрі синтетичного обліку і в систематичному регістрі аналітичного обліку. Записи робились безпосередньо з документів, без складання ордерів. Цим досягався більш точний збіг облікових даних з документами. Шифри кореспондуючих рахунків ставились у відтиску спеціального штампу на документах. Головна книга була замінена щоденною контрольною відомістю, яка забезпечувала групування записів всередині кожного рахунка за кореспондуючими з ним рахунками. По закінченні кожного дня записи в Контрольній відомості звірялись з записами в журналах, що зменшувало час на відшукання помилок, прискорювало складання звітності. Для перевірки синтетичного й аналітичного обліку складалися групувальні листки, в яких групувалися обороти з однаковою кореспонденцією рахунків.

Однак і ця форма мала недоліки (громіздкість, недостатнє застосування зведеного запису тощо), що заважало її поширенню. На зміну картково-копіювальній прийшла комбінована форма обліку — контрольно-шахова, в якій поєднувались елементи карткових і книжних форм обліку. В 30-ті роки вона вважалась найбільш раціональною.

Отже, форми бухгалтерського обліку постійно удосконалюються. Це зумовлено загальним розвитком народного господарства, ускладненням економічних відносин, зростанням обсягу інформації, що підлягає обліку, удосконаленням практики самого обліку, а також впровадженням високопродуктивної обчислювальної техніки для механізації й автоматизації обчислювальних робіт. Прогресивною вважається така форма обліку, яка на основі впровадження обчислювальної техніки забезпечує своєчасне одержання якісної інформації, необхідної для управління, а також системи показників звітності - при мінімальних затратах праці і засобів на ведення обліку.

Сучасними формами бухгалтерського обліку, що застосовуються на підприємствах і в організаціях України, є: меморіально-ордерна (контрольно-шахова), Журнал-головна, журнально-ордерна, автоматизована (комп «ютерна), спрощена форма обліку.

Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Головну книгу, яка є систематичним регістром синтетичного обліку. Рахунки у Головній книзі будують за шаховим принципом у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для запису операцій у розрізі кореспондуючих рахунків. Така будова Головної книги полегшує контроль кореспондуючих рахунків, дає змогу аналізувати обороти за даними рахунків синтетичного обліку. Тому Головну книгу часто називають контрольною відомістю, а саму форму бухгалтерського обліку — контрольно-шаховою.

У Головну книгу записують дату і номер меморіального ордера, а також суми оборотів по дебету і кредиту рахунка в розрізі кореспондуючих рахунків. Приклад запису господарських операцій на рахунку Головної книги наведено нижче.

Головна книга рахунок 31 «Поточний рахунок».

Дебет Кредит Дата № меморіального ордера Кредит рахунків Дата № меморіального ордера Дебет рахунків.

70 30 63 і т. д Разом.

30 63 64 60 і т.д. Разом Сальдо на 01.01 — - - - 160 000 05.01 2 34 400 50 000 7 500 10 000 … 150 000.

03.01 1 923 000 14 700 20 000 … 184 000 … … … … … … … …

… … … … … …

Оборот 995 000 36 200 50 000 … 1 723 000 Оборот 68 800 90 000 15 000 30 000 … 949 000.

Сальдо на 01.02 — - - - 934 000.

Наведені шифри рахунків означають: 70 — «Доходи від реалізації «, 30 — «Каса », 63 — «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками», 64 — «Розрахунки за податками і платежами », 60 — «Короткострокові позики » .

З наведеного прикладу видно, що кожний запис на дебеті рахунка Головної книги одночасно показує кореспондуючий рахунок по кредиту і, навпаки, запис на кредиті рахунка — кореспондуючий рахунок по дебету. Тому кожний запис у Головну книгу роблять двічі: один раз на дебеті, другий раз — на кредиті відповідних рахунків. Після закінчення місяця по кожному рахунку підраховують обороти по дебету і кредиту, визначають залишки і складають оборотну відомість. При цьому будова Головної книги дозволяє складати оборотну відомість по синтетичних рахунках не тільки простої, а й шахової форми.

Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відомості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що складали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.

Головна книга призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку журналів-ордерів, перевірки правильності облікових записів і складання балансу. Для кожного синтетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів журналів-ордерів — окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за кореспондуючими рахунками вони відображаються у журналі-ордері); дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебетового обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту кореспонденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.

Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку Головної книги виводять залишок (сальдо), який записується в окрему графу. За даними Головної книги складають бухгалтерський баланс. Складати оборотну відомість по синтетичних рахунках при цій формі обліку немає потреби.

Для прикладу розглянемо будову Головної книги при журнально-ордерній формі обліку .

Після складання балансу журнали-ордери здають до бухгалтерського архіву, де їх переплітають в окремі папки з дотриманням хронологічної послідовності.

Головна книга Рахунок «Каса».

місяць Оборот по кредиту Разом по дебету Оборот по кредиту Сальдо.

з кредиту рахунка № 31 по журналу-ордеру № 2 з кредиту рахунка № 37 по журналу-ордеру № 7 з кредиту рахунка № 36 по журналу-ордеру № 8 і т.д.

Дебет Кредит На 01.01.200_р. — - - - - - 5 000 ;

Січень 128 4 500 30 000 … 265 000 262 000 8 000 ;

Лютий.

… … … … … … … … ;

Разом.

Пояснення шифрів рахунків:

31 — «Розрахунки в банках»,.

37 — «Розрахунки з підзвітними особами»,.

36 — «Розрахунки з покупцями і замовниками.