Секретарська справа

1. ТЕХНІЧНІ ЗАСОБИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА.

Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персонального комп’ютера, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, вміти і максимально вживати наявні кошти на підвищення оперативності та ефективності свого труда.

1.1. Компьютер

Комп’ютер став незамінним на практиці секретаря і справедливо займає місце «номер один «з його робочому столі. Секретарю він допомагає виконувати широкий коло завдань: 1. впорядкування і редагування документів; 2. реєстрація контроль виконання документів; 3. збереження і пошук документів, інший корисною інформації; 4. приймання і передача документів каналами телефонного зв’язку; 5. архівне зберігання документів; 6. організація свого робочого дня і часу керівника і др.

Сучасні комп’ютери відрізняються за архітектурою і продуктивності. Основу архітектури комп’ютера становлять: системний блок, дисплей і клавіатура. Головним елементом системного блоку є процесор. Ринок завоювали такі види процесорів: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6−3, AMD Athlon. Номер процесора визначає марку комп’ютера. Що номер, тим більша можливості комп’ютера. Марка комп’ютера робочому столі секретаря є показник рівня технічної оснащеності фірми. Дисплей (монітор) призначений для відображення на екрані інформації, яка потрібна на користувача, про події в комп’ютері процесах. Клавіатура варта введення інформації. На клавіатурі перебувають клавіші чотирьох видів: 7. алфавитно-цифровые; 8. функціональні; 9. зі стрілками; 10. управляючі. У правій частині клавіатури розташовані клавіші, що потенційно можуть виконувати дві функції: клавіатури калькулятора та управління курсором на екрані. Алфавітна клавіша може відтворювати або букву російського алфавіту, або латинського. Для перемикання використовуються програми драйвери клавіатури. Перемикання здійснюється натисканням певного поєднання клавіш, відповідного використовуваному драйверу. Додатково до комп’ютера може бути підключені миша, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, пристрій архівації даних, інші пристрої і пристосування, дозволяють розширювати можливості комп’ютера (збільшувати швидкодія чи пам’ять, модернізувати ввод/вывод інформації та т. п.). Миша є маніпулятор для введення інформацією комп’ютер. У основному використовуються миші з цими двома чи трьома клавішами. На одній із кращих моделей миші пропонує фірма Microsoft. Робота з мишею необхідний спеціальний килимок запобігання її проскальзывания з допомогою надійного зчеплення кульки миші з поверхнею килимка. Принтер призначений висновку інформації з пам’яті комп’ютера на паперовий носій. Частіше використовуються струменеві і лазерні принтери. Найкращий якість друку забезпечують лазерні принтери. Вони до друку використовується принцип ксерографии: зображення переноситься на папір зі спеціального барабана, якого електрично притягуються частинки фарби. Що Друкує барабан электризуется з допомогою лазера за командами з комп’ютера. Принтери можуть здійснювати чорно-білу чи кольоровий друк. Вони здатні друкувати як у звичайному папері, і на прозорих плівках, конвертах, листівках. Надійними, з великим швидкодією та гарним якістю друку є лазерні принтери фірми Hewlett-Packard.

Факс-модем використовується реалізації передачі електронних документів, які у пам’яті комп’ютера (запроваджених з клавіатури, або сканованих з паперового носія, або отриманих електронною поштою). Конструктивно факсмодем можуть виконати у вигляді плати, яка встановлюється всередині комп’ютера, або у вигляді зовнішнього устрою, подключаемого до комп’ютера через послідовний порт. У час широке застосування отримали факс-модемы Zyxel і Motorola, що забезпечують швидкість, якість приема/передачи повідомлень, і навіть інші можливості, достатні для повноцінної роботи у мережі Интернет.

Сканер здійснює введення інформації з паперового носія на згадку про комп’ютера. У секретарської практиці використовують сканери двох типів: протяжні на сканування окремих листів, і планшетні на сканування книжок та інших зброшурованих чи переплетених документов.

Стример — пристрій резервного копіювання, призначений для схоронності інформації на жорсткому диску у вигляді записи в касети з магнітною стрічкою (ємність більш 60 Мб).

Пристрій архівації здійснює зберігання великого об'єму інформації та доступом до неї з великий пропускною спроможністю. Пристрій підключається до комп’ютера через порт. Запис інформації виготовляють магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 МБ), Jazz Drive (1 Держбезпеки). У локальної мережі один схожий пристрій архівації може обслуговувати все компьютеры.

Можливості комп’ютера визначають: — тип і тактова частота процесора; - обсяг оперативної пам’яті й жорсткого диска; - характеристики материнської плати; - характеристики відеокарти; - наявність CD-ROM і звуковий плати; - можливість підключення додаткових пристроїв; - можливість энергосбережения.

Комп’ютер секретаря-референта повинен мати достатні змогу роботи з редакторами текстів, електронними таблицями, базами даних, і з Інтернетом, бажано використовувати операційну систему Windows 98 і пакет Microsoft Office 97 чи 2000. Для цього знадобиться процесор Pentium® III 500 МГц чи Celeron 466 МГц з оперативної пам’яттю 64 МБ, обсягом жорсткого диска 6−10 Держбезпеки, графічним акселератором обсягом пам’яті 4 МБ, 17 дюймовым монітором з кроком маски трохи більше 0,26 мм дозволом 1024×768 пикселей за частоти кадрів щонайменше 85 Гц1. Необхідні CD-ROM, модем з підтримкою стандарту V.90 і K56flex й мережеву карта 10/100 Ethernet, миша з підтримкою технології IntelliMouse. До сформування якісних документів може бути лазерний принтер HP LJ 1100. Така конфігурація комп’ютера, орієнтовною вартістю 2000S, відповідає вимогам офісної практики. На ринку комп’ютерів, і комп’ютерних компонентів відбувається безперервний процес відновлення елементної бази й програмного забезпечення, що зумовлює швидкому морального старіння найбільш, начебто, сучасного нині оборудования.

1.2. Комп’ютерна мережу. Електронна пошта. Інтернет Комп’ютерна мережу створюється для ефективне використання кількох комп’ютерів, виконують обробку однотипної документації. Комп’ютери з'єднуються до мережі з допомогою кабелю (телефонного, коаксіального) чи з допомогою існуючої телефонної мережі. У деяких мережах кабелі не використовуються: комп’ютери спілкуються з допомогою радіосигналів і світлових хвиль. Комп’ютерна мережу дозволяє вживати загальні ресурси, включені в склад мережі: програми, бази даних, периферійні устрою (дискові устрою великий ємності, сканери, принтери тощо. буд.). У «тенета один комп’ютер великий продуктивності виконує роль файлового серверу, управляючого передачею даних, і поділом периферійних пристроїв. Інші комп’ютери є робочими місцями комп’ютерну мережу. Сервер здійснює збирання та передачу інформацією центральну базі даних, що охоплює як управлінську, а й кадрову, бухгалтерську документацію. Це дозволить керівнику підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера і фахівців підприємства, виводити їх у екран, проводити обробку документів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями співробітниками підприємства з партнерамиконтрагентами (за наявності у комп’ютерній мережі спеціальних пристроїв — модемів чи факс-модемов).

Організації, які працюють у одному будинку, встановлюють локальну комп’ютерну мережу (LAN). Коли мережу поширюється межі офісу, вона називається глобальної комп’ютерної мережею (WAN).

Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти. Електронної поштою називають пересилку повідомлень з комп’ютера на комп’ютер електронну адресу, включений у комп’ютерну мережу. Доступ в комп’ютерну мережу забезпечує зв’язка комп’ютер — модем — телефонна мережа — модем — комп’ютер. Адреса електронної пошти повинен мати позначку Е-mail. Таким адресою можна направити повідомлення з комп’ютера одній або кільком абонентам (адресатам) одновременно.

Електронна пошта надає користувачам такі можливості: 1. відправляти документи адресатам, які входять у автоматизированную.

інформаційну систему; 2. отримувати підтвердження доставки документів за призначенням; 3. виводити на екран дисплея отримані документи; 4. змінювати і редагувати документи, зберігатиме їх у пам’яті ПК і пересилати іншій юридичній особі; 5. роздруковувати отримані документи у достатній кількості примірників; 6. відправляти документи одному користувачеві чи групі користувачів системи з списку; 7. розставляти пріоритети, щоб починати роботи з найважливішою отриманої кореспонденцією; 8. складати і «прикріплювати «до документів резолюції, інші службові позначки необхідність тих чи інших діянь П. Лазаренка та термінах исполнения.

Повідомлення, лист чи замовлена інформація можна покласти на вашу електронний поштову скриньку. Подивитися який прийшов вам кореспонденцію можна, сидячи у центральному офісі за своїм комп’ютером, зі свого квартири з допомогою домашнього комп’ютера, із будь-якої іншого місця чи іншого комп’ютера з модемом через телефонну мережу. Цікаву Для інформацію можна у пам’яті комп’ютера, перенести на дискету чи CD, роздрукувати за необхідності на принтері. Електронна пошта — одне із найбільш оперативних і щодо дешевих видів зв’язку. Інтернет — глобальна мережу безлічі різноманітних мереж, що охоплює все наше планету. За даними дослідницької корпорації IDC, послугами Інтернет користуються близько 90 відсотків млн. чоловік у світу і число користувачів стає дедалі більше. Персональний комп’ютер, локальна і глобальна комп’ютерні мережі може бути частиною Інтернету. Суть створення такої мережі - швидкий пошук і освоєння отримання необхідної інформації, та на розповсюдження даних про собі практично у світовій масштабі. Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до неї, то є комп’ютерів, у яких зберігається і надається користувачам інформація. Інформація зберігається як графічних документів, так званих «інтернетівських сторінок «(Web-site). Інтернет-сервер може відкрити будь-яка фірма чи приватна особа, розмістивши інформацію себе і своєю діяльності. Цей сервер має конкретне ім'я, наприклад, сервер компанії Microsoftinternet Користувач Інтернет може «подорожувати «від однієї серверу до іншого чи з одного Web-сторінки до інший. підключення до Інтернету забезпечують фирмы-провайдеры. Можна користуватися базовими послугами Інтернет, такі як електронна пошта, роботу з World Wide Web (WWW) і Gopher, і навіть обумовити по мережевий телефонної зв’язку. Електронна пошта Інтернет — це найбільш популярна і найчастіше використовувана послуга Інтернет. Кожен користувач Інтернету отримує при реєстрації свою адресу. Електронна пошта використовується для ведення ділової листування; передачі повідомлень; для ведення дискусій з людиною чи з низькою групою людей різноманітні тем (можна передплатити будь-яку групу новин Usenet). Мільйони користувачів Інтернету із усіх можливостей Інтернет частіше всього використовують тільки електронної пошти. WWW — Всесвітня інформаційна мережу, що дозволяє знаходити будь-яку інформацію в різних серверах і використовувати гіпертекстові документи, мають посилання інші пов’язані з нею документы.

Gopher — служба Інтернету, джерело якої в використанні меню, що дозволяє здійснювати пошук інформації з заголовку. Для орієнтування в WWWчи Gopher-пространстве у тій чи іншого темі створюється і підтримується віртуальна бібліотека. Кожна сторінка такий бібліотеки містить електронна адреса упорядника розділу бібліотеки, який досконально знає, що як можна знайти по конкретної теме.

Програми, щоб забезпечити переговори через Інтернет, дають можливість користувачеві Інтернет-телефону зателефонувати як у конкретній номера, а й з'єднатися через віртуальний сервер зі випадковими абонентами, і навіть передати співрозмовнику візуальну информацию.

1.3. Телефон. Радіотелефон. Пейджер. Стільникова связь.

Сучасний телефон недарма називають комп’ютеризованим. Багатофункціональний телефон може мати багатьма корисними до роботи секретаря функціями, які слід урахувати під час виборів телефону для вашої фірми, наприклад: 1. автоматично додзвониться по потрібному номера; 2. автоматично набере номер, наявний у пам’яті; 3. спростить і прискорить дозванивание до абонента іншому місті; 4. автоматично додзвониться до абонента в вказане вами час; 5. попросить абонента передзвонити за вказаною вами номера; 6. запише інформацію, передану абонентом на автовідповідач; 7. запам’ятає час і дату дзвінка; 8. покаже тривалість розмови; 9. містить у пам’яті необхідні вам номери телефонів (в записнойкнижке); 10. покаже вам день тижня, число, місяць, рік і точний час; 11. 8 будильників нагадають необхідність зателефонувати за телефоном і держава сама вироблять набір номери; 12. забезпечить конфіденційність при знятої трубці телефону, якщо секретарю знадобилося відійти тимчасово; 13. вмонтований гучномовець дозволить говорити при належної трубке.

Нині багато фірм перейшли на радіотелефони. У цих телефонах сигнал по дорозі від АТС до абонента проходить деяке відстань за дротах, а, по радіо. Тому відстань, у якому можлива зв’язок, залежить від багатьох чинників, які впливають поширення радіохвиль, таких як розташування передавального чи приймаючої устрою на місцевості (у западині чи пагорбі, всередині залізобетонного будівлі чимало будинків, заважаючих проходженню радіохвиль). Зв’язок погіршується, якщо радіотелефон виявляється поруч із високовольтної лінією, під час грози і під час сильного дощу чи снігопаду. Радіотелефон — не така вже новинка. Він з’явився ще 50-ті роки, але поширення тоді недоотримав через боль-щлх габаритів і ваги. Радіотелефон — це телефонний апарат, сполучений з радіостанцією, який сполучається з телефонної станцією за дротах, а, по радіоканалу. Дальність дії радіотелефону визначається основному потужністю вбудованого до нього передавача, розмірами і розташуванням його антени, а також антени центрального вузла. Зазвичай ця дальність становить 60 — 100 км, тобто покриває великий місто з пригородами. Усі радіотелефони у цій зоні використовують порівняно невеличке (не понад кілька сотень) число каналів (робочих частот), за одним розмові кожному каналі. Оскільки лише окремі абоненти використовують телефон майже безупинно, число телефонів може перевищувати число доступних каналів до п’яти — в десять разів і складати кілька тисяч. Радіотелефони зручно встановлювати автомобілями. Оплата за розмови по радіотелефону, найчастіше, стягується щохвилини. Іноді в абонентську плату включається вартість відповідного відтинку часу, наприклад, 30 хвилин щодоби. І тут ви додатково оплачуєте тільки те час, яким перевищили поточний ліміт. Для оперативної передачі повідомлень можна використовувати також пейджер. Пейджер — це малогабаритний цифровий приймач інформації з екраном для виведення прийнятих повідомлень. Повідомлення, адресований пейджеру, він швидко приймає в пам’ять і звуковим сигналом інформує звідси власника. Можна переглянути повідомлення на екрані відразу або ж зробити це пізніше. Якщо вже ви придбали двомовний пейджер компанії Multi Page з росіянам і латинським алфавітами, треба зазначити, що, крім послуг (інформації про курсі валют, погоді, пробках на дорогах) абонент має можливість передати повідомлення не лише російською, а й у англійською мовами. Передане повідомлення на російській мові ваш іноземний партнер відразу отримує англійською, так як операторами компанії працюють синхронні перекладачі. Ще пейджера може зберігатися кілька повідомлень, отже коли ви не зможете прочитати повідомлення відразу ж потрапити, не буде затерто знову котрі вступили. Зона дії пейджингового зв’язку — до 100 км. Можна ще використовувати пейджинговую зв’язок для міжміських повідомлень (роумінг). Для передачі на пейджер в такому разі слід набрати міжміський номер. Деякі пей-джинговые компанії пропонують інший варіант міжміського зв’язку: раутинг. І тут телефонний номер фірми залишається московським, а оператор сам посилає інформацію до іншого міста. З іншого боку, пейджинговая зв’язок дозволяє відсилати повідомлення безпосередньо з комп’ютера, не вдаючись по допомогу оператора, цим забезпечуючи конфіденційність комерційної інформації. Однією з найкращих компаній, які забезпечують якісну і надійний зв’язок на велику відстань, є Moscom Paging Основне відмінність стільникового радіотелефону від зазвичайного у цьому, що територія, яку обслуговує стільникового радіозв'язком, розбивається набагато невеликих зон радіусом у кількасот метрів за кілька кілометрів, кожна з яких обслуговується своїм передавачем. Ці зони на плані міста Київ і передмістя нагадують малюнок бджолиних сотень, від чого і сталося назва цього виду зв’язку. Оскільки, проти звичайним радіотелефоном, зв’язок встановлюється істотно менше відстань, передавач стільникового телефону може мати значно меншу потужність, а отже, і габарити. Стільниковий радіотелефон зазвичай виконаний у вигляді телефонної трубки. Стільникова радіотелефонна мережу забезпечує надійну зв’язок, конфіденційність, вихід на міську телефонну мережу, на міжміські і безкоштовні міжнародні лінії зв’язку, велику зону обслуговування не лише у місті, але й її межами (в заміських будинках, в санаторії, віддаленому промисловому об'єкті), куди прокладка кабелю економічно недоцільна. Вже недалекому майбутньому планується впровадження нової виборчої системи зв’язку, передавальної як звукову інформацію, а й цифрову, електронну Таким чином можна з'єднати комп’ютери абонентів на єдину інформаційну систему ні з допомогою кабелю, а у вигляді радиоволн.

1.4. Факс Нині, з огляду на вимоги оперативності у бізнесі, дедалі більше використовується факс Якщо ви хоч неспроможна вислати контракт негайно, замовник може знайти іншого виконавця Якщо вже ви не можете продемонструвати новий ескіз відразу саме його розробки чи терміново переслати прайс-лист, ви ризикуєте втратити клієнта Незаперечними перевагами факсу є оперативність і простота в експлуатації. Факсимільний апарат — це, власне, копіювальний апарат, який дає можливість копіювати будь-який документ з відривом, задіяти звичайні телефонні каналы.

Недорогі і тому найпоширеніші моделі телефаксов используют рулонную термобумагу. Сигнали, що надійшли на приймач факсу по телефонній лінії, несуть інформацію про переданій документі. Після обробки сигналу формується копія документи й у вигляді точечної нагріву спеціальної термочувствительной папери відбувається роздруківка отриманого документа. Оскільки термобумага випускається в рулонах, те й видрукуваний документ скручується що робить роботи з ним ні зручною. Такий документ необхідно оберігати від сонця, нагрівальних приладів, тому що від нагріву термобумага темніє. Контрастність і читаність такого паперу погіршується і за тривалому зберіганні. Багато сучасних моделях факсів використовується понад щільна «супертермобумага », меншою скручується, витримує сильніший нагрівання і дозволяє їм отримати більш яскраву копію Після передачі факсимільного повідомлення багато факси передають автоматичний отчет-подтверждение у тому, що передано і отримано за призначенням З іншого боку, можна роздрукувати повний звіт про отриманих та переданих повідомленнях Багато телефакси, особливо складні й дорогі моделі, забезпечують велику кількість додаткових функцій, як-от: висновок документа на звичайну папір, 2. режим корекції помилок (факс затребувана повторну передачу рядки, у якій виявлено помилка), 3. відкладена передача, що дозволяє, підготувавши документ до передавання, відправити її в заданий час, наприклад, вночі, коли на міжміські переговори значно нижчі від, 4. пам’ять кілька десятків сторінок, у якому приймаються факси, коли папір вийнято чи закінчилася, із наступною роздруківкою, у цю ж пам’ять можна завантажити документи для подальшим передачі у вказане вами певний час чи розсилки кільком адресатам, 5. відхилення непотрібних викликів — ігнорування викликів, зроблених з телефонів, не які у пам’яті швидкого набору Як приклад такого «супертелефакса «можна навести останні моделі фірми «XEROX «Ці апарати з лазерним друкуючим пристроєм, використовує звичайну папір, мають усі згадані вище можливості, і навіть багато інших Пам’ять вміщує 35 сторінок із можливістю розширення до 180 Лоток на 250 аркушів практично виключає можливості израсходования всієї папери навіть за великий обсяг які поступили факсів З іншого боку, можна закласти у пам’ять для відкладеної розсилки до максимально восьми різних документів, кожний із своїм списком розсилки При передачі конфіденційних документів факсом вашому і який приймає апараті повинні прагнути бути ідентифікаційними кодами запобігання несанкціонованого доступу й отримання секретної інформації Якщо коди передавального і приймаючої апаратів не збігаються, передача не відбудеться. У факсах застосовується також функ-ция опитування (Polling), що дозволяє викликати передачу повідомлення з іншого апарату шляхом простого дзвінка йому. Функція захищеного опитування забезпечить конфіденційність прийому документів: щоб отримати документ з іншого апарату, потрібно знання його кода.

Заслуговує на увагу багатофункціональне пристрій «MEDLEY », перебуває з кольорового принтера, сканера і факсимільного апарату. Такий факс/сканер/принтер сконструйовано для підключення! до персонального комп’ютера, аби весь набір офісних процедур (сканування, печатку, копіювання, збереження до пам’яті ПК і передачу документів) здійснювати з допомогою одного устрою. Цікавими для користувача може бути мопиры (mopier) HP OfficeJet 590, поєднують можливість передачі факсимільних повідомлень, копіювання документів, їх сканування з можливостями кольорового струйного принтера.

1.5. Копіювальні устрою Для копіювання документів найчастіше застосовуються апарати фірми «XEROX », добре зарекомендували себе, тому більшість копіювальних коштів зазвичай називають ксероксами.

Робота на ксероксі бракує особливих труднощів Якщо апарат не включений, включіть його й дайте час з його прогрів Залежно від марки апарату може бути від 20 секунд до 1 — 2 хвилин. Потім необхідно: — підняти кришку, покласти оригінал копируемого документа є лицьовою частиною на скло. Оригінал формату А4 кладеться, зазвичай, в лівий верхній кут скла, — перевірити розмір копії. Якщо копія потрібна без зменшення або збільшення, розмір встановлюється 1.1 чи 100%; 1. переконаєтеся, що у апараті папір для копій; 2. натисніть зелену кнопку, 3. візьміть готову копію з вихідного лотка і забудьте взяти оригинал.

Копіювання можна перервати будь-якої миті натисканням червоною кнопки «Стоп » .

Майже всі ксерокси дозволяють виготовити копію збільшеного чи зменшеного розміру. Збільшення і зменшення задається двома шляхами: вибором одній з фіксованих величин збільшення (зменшення), наприклад, А5->А4 чи А4->АЗ, чи безпосереднім завданням величини масштабирования в відсотках. Щоб використовувати одне із фіксованих коефіцієнтів масштабирования, виберіть його, натискаючи кнопку, розташовану під поруч цих коефіцієнтів. Можна поставити потрібну вам ступінь увеличения/уменьшения і натисканнями кнопок «вниз «і «вгору », розташованих під індикатором масштабирования. При виготовленні збільшених (чи зменшених) копій оригінал листок папери, що подаються в апарат, обов’язково повинні прагнути бути орієнтовані однаково. Якщо ви мені хочете листку формату А4 зробити копію з аркуша формату A3, ви повинні використовувати обхідної лоток і прихилити лист для копії горизонтально.

Усі ширше використовуються ксерокси, що потенційно можуть робити кольорові копії. Недоліком таких копірів не завжди задовільний суміщення кольорових изображений.

У сфері бізнесу використовуються портативні копіювальні апарати фірми «CANON », які відзначаються високою якістю й надежностью.

Копіри Canon FC 210 і FC 230 досить легкі (вагу — 7, 6 кг) і дуже компактні апарати, мають спеціальну ручку для перенесення. Не вимагають попереднього нагрівання і мають автоматичне відключення. Швидкість роботи — 4 копії на хвилину. Оригіналами може бути листи, книжки, альбоми формату трохи більше А4. Копії виконуються на папері щільністю до 128 г/м2, кальці, поштової листівці, плівці для диапроекторов, настановленим презентации.

Апарат FC 230 має лише ручну, а й автоматичну подачу папери зі стосу до 50 аркушів, і навіть автоматичне управління насиченістю копий.

Більш потужні копіри моделі FC 770 працюють із швидкістю 12 копій в хвилину. Автоматична подача папір робиться з стоси до 250 аркушів. Можливо збільшення і зменшення копії від 70% до 141%.

1.6. Пристрій знищення бумаг.

Важливе місце у комплекс заходів захисту фінансової, комерційних і інший інформації, що містить конфіденційні відомості, займає проблема знищення різноманітних носіїв інформації: паперових документів, копіювальної папери, картриджів від пишучих машин і принтерів тощо. буд., при утилізації яких ретельне здрібнення. І тому використовуються спеціальні устрою знищення паперів — шредеры.

Шредеры фірми «ЄВА «поєднують сучасний підхід до утилізації носіїв і забезпечують збереження конфіденційності інформації Такі устрою, як PERSONAL 1022 P. S, DINO, CENTRAL 8061 SP, SPECIAL 4032 З, TEAM 3139 З можуть переробляти папір шириною від 220 мм до 610 мм з разової завантаженням від 8 до 350 листів на залежності від обраної моделі У цьому ступінь подрібнення носіїв інформації (ширина різання) від 3,8 мм до 0,6 мм, що забезпечує достатній рівень таємності. 7.7. Основні правила техніки безпеки З використанням будь-якого устаткування необхідно дотримуватися основні правила техніки безпеки: 1. як розпочати експлуатації технічного кошти, потрібно прочитати інструкцію і дотримуватися її; 2. вимикати виделки з розеток у разі тривалих перерв у роботі і запитають обов’язково під час догляду із приміщення; 3. проводити профілактичний ремонт технічних засобів сервісною службою; 4. усувати великі неполадки чи пошкодження устаткування лише фахівцями; 5. знати й уміти, де і можна відключити електроживлення у разі надзвичайних обставин; 6. не залучити до роботі зламані вимикачі, розетки, дроти з поганою ізоляцією, нещільні сполуки електроприладів, незаземленное оборудование.

2. РОБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ Робочий день секретаря піддається різким змін, які важко передбачити чи прогнозувати. І все-таки годі було пускати його за самоплив. Практика показує, що робочого дня, побудований за принципом «спочатку сплячка, потім галоп, і потім гарячка », це не дає бажаних результатів. Головними умовами успішну діяльність секретаря-референта залишаються: — планування майбутніх справ; - встановлення оптимального ритму праці; - поступове входження у роботи й обов’язкове чергування праці та отдыха.

2.1. Планування Планування може бути день чи тиждень, місячна чи ось квартальне, річне. При плануванні роботи з день необхідно враховувати таке. Не можна починати робочого дня «з місця та в кар'єр ». Як досвідчений автолюбитель перед поїздкою прогріває мотор машини, і секретар спочатку повинен обміркувати майбутній що і скласти план, виділивши самі термінові й стратегічно важливі справи. Повторювані день у день роботи рекомендується планувати одне і той час робочого дня, наприклад, обробка отриманої кореспонденції доводиться, зазвичай, наступного ранку. Необхідно свій робочого дня організувати в такий спосіб, щоб протягом всього робочого дня допомагати керівнику у виконанні намічених їм заходів. Інформувати керівника про щось краще заздалегідь: протягом години, а якщо захід важливе, те й протягом дня. Це лише у випадках, коли плани секретаря координуються і погоджуються з планами керівника. Основна інформація, зазвичай, передається вранці. У протягом дня повідомляється лише щось екстрене. У багатьох країнах світу секретарі застосовують спеціальні плоскі папкигармошки, сторінки яких розписані щодня місяці. Крізь вирізи у правому розі папки видно вкладені туди документи, записки-напоминания, доручення шефа, що треба виконати до якогось сроку.

2.2. Оптимальний ритм роботи Науково доведено, що продуктивність праці залежить від дня тижня і зажадав від часу діб. При плануванні робіт секретар повинен знати, що сприятливе час до виконання творчих чи важких завдань із 10 ранку і до 12 годин. Потім певний спад активності й у другої половини дня працездатність найвища від 14 до 17 годин. Після цього вона неухильно падає, і, коли ви починаєте копітку роботу з перевірці документа після 18 годин не дивуйтеся, що шеф виявить у ньому помилки. Корисно знати, що робоча тиждень теж має власний цикл. Понеділок є днем входження до робочий ритм. Цього дня годі починати важливі справи. Майте на увазі приказку «Понеділок — день важкий » ! На мовами народів інших країнах є купа подібних висловів. Пік робочої активності посідає вівторок з десятьма до 13 годин потім працездатність поступово знижується. Вівторок, середовище й четвер є продуктивними днями тижня, а до п’ятниці накопичується втома, і тоді біля багатьох думки займаються тим, як їм краще відпочити протягом наступних вихідні. Тому важливі справи (переговори, зустрічі) призначають на середину тижня. Система роботи «запоєм «кілька годин поспіль без перепочинку, та був той самий відпочинок — шкідлива і безглузда звичка! Має бути певний ритм із чергуванням праці та відпочинку. Ритмічна, розмірене робота бракує великий втоми, та віддача від нього вища. Марно забувати про втому очей. При великий обсяг робіт з документами чи ПК очі нас дуже швидко втомлюються. Непогано знімає напруга очей спеціальна очна гімнастика, очні краплі «Vizine «чи таблетки «Strix », одержані із екстракту чорниці. У ідеалі секретар повинен чергувати кожні 45 хвилин роботи з ПК з 15- хвилинною перервою, у своїй тривалість щоденної роботи з комп’ютері має перевищувати 4 години. Не рекомендується також починати всі справи відразу, оскільки неможливо зробити одночасно дві роботи однаково добре, і тоді неминучі конфліктні ситуації. Важливо також навчитися виробляти у собі якийсь автоматизм дій: у фортепіанній обробці вхідних і вихідних документів, у роботі на персональному комп’ютері, у виконанні інших технічних завдань. Професія секретаря передбачає понаднормову роботу. Більшість фахівців із менеджменту вважають, що, якщо ви необхідно додаткового часу часто-густо, отже ви змогли організувати свій день те щоб все встигнути вчасно чи виконуєте занадто великий обсяг работы.

Але інколи може бути, що з секретаря немає роботи. У такі моменти просто постарайтеся виглядати ділової, неважливо — зайняті ви чи ні. Головне, не такий вигляд, ніби вам нікуди себе деть.

2.3. Приблизна схема робочого дня секретаря ПЕРША ПОЛОВИНА РОБОЧОГО ДНЯ 1. Прийти працювати за 15 хв. до приходу керівника у тому, «щоб дати собі порядок, перевірити стан робочих місць (свого і керівника), скласти чи уточнити план на майбутній день. 2. Підібрати адекватні фігури відповідно до планом потрібні документи і справи. Одержати кореспонденцію, ознайомитися із вмістом і зареєструвати. Відкласти документи, потребують першочергового рішення керівника. На інших документам (якщо є відповідний досвід) підготувати варіанти можливих відповідей чи розподілити по виконавцям. Досвідчений секретар будь-коли покладе до столу керівнику всю кореспонденцію, попередньо не пропрацювавши її. Рекомендується для полегшення ознайомлення керівника з кореспонденцією виділяти основну думку шляхом підкреслення фломастером чи марці ром. З іншого боку, секретар повинен підібрати документи, які стосуються питанням, які мають кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити запитання поставив і прийняти правильне решение.

5. Переглянути що надійшли огляди, звіти, відомчі видання, запрошення, і навіть повідомлення про конференціях, зустрічах, ювілейних торжествах та інших заходах. Дати й проведення всіх заходів записати у своїй календаре-органайзере. 6. Розкласти який надійшов кореспонденцію залежно від терміновості виконання. Телеграми, термінові факси негайно передати керівнику. 7. Залишити в собі документи, необхідних поточної інформаційнодовідкової роботи. 5. Доповісти керівнику про отриманої кореспонденції. 8. Уточнити разом із керівником зміст намічуваних заходів на поточний день (і наступного). Якщо виникають зміни, то секретар має зробити відповідні позначки у своїх записах. Потрібно уточнити відповідність записів у своїй щоденнику і щоденнику керівника. Послідовність заходів має бути однаковою. Різниця буде зацікавлений у заходах секретаря з виконання наміченого. Наприклад, якщо в керівника зроблено запис «в 15:00 бути нараді «, те в секретаря вона матиме такий вигляд: «14:20 — нагадати про нараду, повідомити водієві (телефон), чтобы подал машину пізніше 14:30 ». 10. Передати телефоном (чи особисто) вказівки керівника відповідним виконавцям про спливання термінах виконання документів. 11. Фундаментальна обізнаність із відвідувачами, телефонні переговори (в течение всего дня). 12. Підшивка виконаних документів мають у справи. 13. Виконання робіт на компьютере.

14. Організація копіювання документів мають у відповідність до вказівками руководителя.

ДРУГА ПОЛОВИНА РОБОЧОГО ДНЯ 15. Продовження роботи з відвідувачами і телефоні. 16. Збір і підготовка для підписи виконаних документов.

17. Доповісти керівнику про виконаних документах, узяти в керівника відпрацьовані їм документи. 18. Обробити і збирається відправити вихідні документи адресатам.

19. Намітити заходи наступний день.

КІНЕЦЬ РОБОЧОГО ДНЯ.

20. Переглянути свій щотижневик та поінформувати відповідні відділи необхідність підготовки до проведення певних заходів (прийом делегації, підготовка до наради, замовлення готелі та т. п.). 21. Якщо керівник залишається працювати по закінченні робочого дня, забезпечити його всієї необхідною інформацією, матеріалами. 22. Привести до ладу своє робоче місце, прибрати документи, закрити на ключ сейф, все шафи з документами, вимкнути із електромережі технічні средства.

2.4. Використання комп’ютера для планування робочого дня.

Гарним помічником секретаря у разі планування робочого дня може бути ПК. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які дають у розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот тощо. п. Найпопулярнішими у тому числі є інформаційні системи Lotus Organizer і Outlook.

Програма Lotus Organizer надає безліч можливостей для ефективної організації робочого дня секретаря та її керівника: • У режимі «Календар «можна планувати заходи, встановлювати їх тривалість, переносити інші дні, соціальній та режимі оповіщення доводити інформацію про заході до його. • Режим «Справи «дає змогу провадити короткочасне і довгострокове планування, і навіть відстеження термінів виконання запланованих подій. У цьому вся режимі можна змінювати дати початку будівництва і закінчення подій, встановлювати пріоритети їх виконання, відображати заплановані справи в самісінький календарі, відзначати виконані заходи.. Режим «Адреси «призначений на допомогу пошуку інформації з іменам, адресами, посади й іншим реквізитам, які мають картці адресної книжки. — Режим «Блокнот «призначений запровадження записів. На сторінці блокнота можна поміщати малюнки, таблиці, графіки тощо. буд.. Режим «Планувальник «призначений для відстежування запланованого події (поїздки, конференції тощо. буд.) на готовому про календарний план. • Режим «Дата «дозволяє відзначати численні важливі дати, ювілеї тощо. буд., робити стислий коментар до них. Зручним засобом роботи з туристичною інформацією, у яких простий доступом до Інтернет є настільний інформаційний менеджер Microsoft Outlook. Це програмне засіб допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи і дає підстави планувати зустрічі, поїздки й немислимо організувати виконання завдань, відстежувати діяльність своєї слабкості і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки та інших. [pic] Вхідні - підтримує кілька систем електронної пошти (у цьому числе.

Internet Mail, Microsoft Травень, Exchange Server і Microsoft Network), дає можливість посилати і реально отримувати повідомлення, запрошення збори і отримувати запити на виконання завдань. Календар — контролює розклад і ще зустрічі коїться з іншими людьми. Можна переглянути звіти, огляди протягом дня, тиждень, місяць. З іншого боку, нова функція (Автодата) дозволяє вводити дату на мовою (наприклад, в таку середу) і реально отримувати її перетворення — 7 липня 1999 р. Outlook може нагадати про майбутній зустрічі звуковим сигналом. При організації зборів, наради «Планувальник зборів «вибере найбільш зручний всіх час і поінформує у потрібний момент звідси заході. Контакти — зберігає і постійно оновлює інформацію про ділових контактах. Ця папка є потужної базою даних контактів. Ці дані можна знаходити і сортувати у будь-який спосіб. Можна відразу перейти на сторінку Web будь-якого партнера, можна зв’язатися з адресатом по модему, послати електронної пошти. Завдання — містить список справ, які потрібно виконати. Їх можна розставляти з пріоритетів і доручати іншим виконавцям. Тут можна лише сформулювати завдання, а й послати вказівку електронною поштою виконавцю. Під час прийому такого доручення папка.

" Завдання «кожного виконавця оновлюється автоматично. Щоденник — веде облік важливих подій, діянь П. Лазаренка та контролює їх выполнение.

Колонка часу показує, коли виконувалося конкретне действие.

Можна поставити, щоб Щоденник показував, коли проводилася роботу з документами і як. Ця функція незамінна контролю виконання документів. Нотатки — електронний замінник блокнота з відривними листками, куди заносяться оперативні питання, цінні думки, нагадування, вказівки і що другое.