Система управління часом Б.Франклина

Система управління часом Б. Франклина

Бенджамин Франклін (1706−1790) — відомий американський учений, винахідник, письменник, філософ і державний діяч, такий собі американський Ломоносов. У статті я постараюся стисло висловити суть системи.

Системы хронометражу, яким вчать на багатьох курсах управління часом, «спрямовані тому» — у тому основі лежить облік вже використаного, відпрацьованого часу, це свого роду щоденник те, що зроблено. Система Франкліна ж «спрямована вперед» — вона про те, що має зроблено. Глобальна завдання дробиться на подзадачи, ті - ще менші подзадачи. Візуально неї можна відобразити як східчастої піраміди, а процес її застосування — як процес будівництва цієї пірамід.:

.

Сначала вкладається масивне підставу піраміди, служить опорою ж для решти поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (говорячи згрубша, то, що він хочуть від життя). Для одного це матеріальний статок і упевненість у майбутньому. Для іншого — благополучна сім'я, любляча дружина і щасливі діти. Для третього — слава і високий соціальний статус. Для четвертого — влада. Для п’ятого — пізнання. Для шостого — служіння в ім'я людства… Список можна до нескінченності, тим більше зазвичай людина має якесь безліч життєвих цінностей. Етап визначення життєвих цінностей є найважливішим у будівництві піраміди — якби цьому етапі допущена помилка (наприклад, людина вибере «пізнання «і «служіння людям », хоча насправді йому важливі насамперед «популярність «і «високий соціальний статус »), то згодом його неминуче спіткає розчарування. Отже, передусім треба скласти список життєвих цінностей, причому зайве боятися витратити цього занадто чимало часу — важливо добре обміркувати список. Необхідно переконатися, що обрані цінності не суперечать одна одній.

Следующий етап — побудова другого поверху піраміди, спирається перший. З складеного списку, людина має вирішити, чого хоче домогтися. У термінології ТРИЗ-ТРТЛ це «вибір Гідною Цілі «. Наприклад, якщо хтось вважає, що з нього найважливіші «популярність », «влада «і «високий соціальний статус », може вирішити, що хоче стати президентом США. Треба накреслити собі глобальну мета. Важливо переконатися, що обрана мета справді відповідає усім цінностям з складеного попередньому етапі списку.

Третий поверх піраміди спирається другого. Складається генеральний план — що, по великому счёту, необхідно, щоб домогтися поставленої попередньому етапі мети. Наприклад, у тому, щоб стати президентом США, треба спочатку стати губернатором штату чи мером однієї з у містах США, треба мати партійну і/або фінансової підтримки, бути відомим публіці блискучим оратором, треба мати незаплямовану репутацію, бути солідним одруженим людиною, треба отримати вищу освіту в престижному навчальному закладі і т.п. Ось і пишеться план. Поставивши за мету, слід скласти генеральний план досягнення цієї мети.

Четвёртый поверх піраміди — довгостроковий (кілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей і конкретні термінів. Дуже важливо вказати, досягненню, якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще важливіше вказівку конкретного терміну — Якщо людина каже собі: «Колись неодмінно куплю машину (напишу книжку, піду навчання у університет…) », може тягти роками, і внаслідок так і осягнути мету, але він призначає собі конкретний термін, вона значно збільшує шанси домогтися свого. Наприклад, Якщо людина планує стати Президентом і знає, що задля цього треба мати вищу освіту, може включити на свій п’ятирічний плани наступний пункт: «Не варто 19хх року закінчити з відзнакою Гарвардський Університет за фахом «соціологія і політологія «- це, по-перше, дасть мені необхідну вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими мені людьми ». Отже, слід скласти план на найближчі 4−5 років, поцікавившись: «Що можу вдіяти найближчими роками задля досягнення цілей, намічених у генеральному плані? «У плані важливо вказати конкретні цілі й конкретні терміни з точністю за кілька місяців, і навіть вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення даної мети.

Пятый поверх — короткостроковий (терміном і від кількох тижнів за кілька місяців) план. Спостерігаючи довгостроковий план, людина запитує себе: «Що можу вдіяти в найближчі тижні чи місяці, щоб домогтися тієї чи тієї цього? «Пункти довгострокового плану розбиваються більш конкретні завдання. Наприклад, тоді як довгостроковій перспективі стоїть пункт: «Закінчити Гарвардський Університет », то короткостроковий план ввійдуть цих пунктів, як «Подать документи у Гарвардський Університет », «Пройти курси з підготовки до іспитів «тощо. Слід скласти план терміном від 2−3 тижнів до 2−3 місяців, і, як і попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до днів.

Наконец, поверх піраміди — це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, з урахуванням короткострокового плану — малі завдання вирішуються повністю за одного дня, більші розбиваються на подзадачи. Наприклад, завдання «Подать документи у Гарвардський Університет «розбивається таких подзадачи, як «з'ясувати, які документи кому треба подати », «Оформити необхідні документи », «Відіслати документи «і «Переконатися, що документи отримані «, кожну із яких призначити певний певний день. Зазвичай план на день непросто складається власне — напередодні того, а складається зі списку різних справ, які було призначено цей день була в протягом кількох попередніх тижнів, найчастіше — у нього також вносяться корективи протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання кожної завдання.

Как ви ж розумієте, всі ці плани є не чимось незмінним — навпаки, рекомендується регулярно переглядати:

План на день швидше за все автоматично буде изменён Вами кілька разів на протягом дня.

Краткосрочные плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні.

Долгосрочные плани — мусять перевірятися (а за необхідності - коригуватися) не рідше разу на чотири-шість місяців.

Генеральный план слід переглядати на рік. Тоді ж варто так критично поглянути на поставлену Вами глобальну мета (приваблює вона Вас як і? не хочете ви внести якісь корективи?) і спробувати переосмислити записані Вами життєві цінності.

В однієї дня використовується інший шлях управління часом: завдання діляться втричі категорії: першочергові, другорядні і малозначущі.

Как випливає з назви, першочерговими є завдання, не терпящие зволікання — кров зі носа, а вирішити! Другорядними є завдання, які теж бажано вирішити, як би якнайшвидше, але з відбудеться нічого страшного, якщо, в у крайньому випадку, вони затримані на день-два (втім, якщо зволікати з рішенням другорядною завдання занадто довго, вони можуть перейти в розряд першочергових). Нарешті, малозначними вважаються завдання, які треба коли-небудь вирішити (хоча б, звісно, сьогодні), але терміни не тиснуть і, якщо вже немає часу, можна відкласти їх у завтра, на післязавтра чи початку наступного місяці.

В протягом дня людина має виділяти час у порядку пріоритетів — спочатку зайнятися першочерговими завданнями, що вони вирішені - можливість перейти до другорядним, і лише коли залишиться час, може зайнятися справами малозначними. Щоб пояснити цю думку на живому прикладі, наведу список своїх завдань сьогодні (16 березня):

Закончить внесення змін — у програму і просить передати її замовнику.

Закончить статтю «Систему керування часом Б. Франклина » .

Поздравить приятеля з днем народження.

Получить в університеті інформацію про квітневих курсах.

Забрать куртку з хімчистки.

Купить прального порошку і туалетний папір.

Ответить на листи із приводу проведеної гри «Що? Де? Коли? » .

Первая завдання для мене першочерговою, т.к. сьогодні минає строк роботи над програмою і замовник повинен мати її сьогодні, максимум — завтра, але з пізніше 8 годині ранку. Першочерговою є й третя завдання — людини треба поздоровити з днем народження саме цей день (втім, якби розмову з ним міг забрати чимало часу, б відніс це завдання до другорядним, оскільки робота над програмою усе ж важливіше).

Четвёртая і шоста завдання є другорядними — необхідно зробити і те, й те в наступних днів, було б добре зробити це сьогодні, якщо я буду занадто зайнятий і зможу приділити час цих справах, можу безболісно відкласти їх у завтра.

Вторая, п’ята і сьома завдання для мене малозначними — можу як завгодно довго відкладати їх без шкоди собі.

В результаті список, якщо відсортувати його за ступеня пріоритетності завдання, має ухвалити такий вигляд:

Закончить внесення змін — у програму і просить передати її замовнику.

В перерві поздоровити приятеля з днем народження.

Если встигну — одержувати інформацію про квітневих курсах.

Если встигну — купити прального порошку і туалетний папір.

В вільний час закінчити статтю.

В вільний час забрати куртку з хімчистки.

В вільний час вирішити листи.

Человек, вдумливо планеруючий свій день, встигає, зазвичай, розв’язати всі першочергові завдання, найчастіше вистачає часу й те що, щоби доскіпатися з другорядними, і якщо повезе, те й на малозначущі завдання залишається час.

Если ж людина не вміє розставити пріоритети, якщо протягом дня хапається то «за лише те за інше — катастрофічно бракує і часто найголовніше справу, як разів, і залишається незробленим.

Если завдання розв’язано нелегку для протягом дня, вона перенесено у план наступного дня. Якщо ж якась справа кочує з одного сторінки щоденника в іншу, і залишаючись незакінченим — гарненько подумайте, потрібно взагалі вести цю справу? Якщо потрібне — впевнені ви, що правильно визначили його пріоритет?

Американцы використовують спеціальні щоденники, дозволяють полегшити використання системи Франкліна.

Первые (або останні) сторінки щоденника відведено під список життєвих цінностей (1-ї поверх піраміди), опис глобальної мети (2-ї поверх) і таблицю для записи генерального плану (поверх).

В початку щоденника кілька, відповідним чином размеченных, сторінок, виділених під список цілей роком (фактично, довгостроковий план — 4-й поверх).

В початку кожного місяці і/або кожної тижня одну сторінку виділено під таблицю завдань цей період (короткостроковий план — 5-ї поверх).

Наконец, кожному за дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-ї поверх). До того ж, в таблиці передбачені стовпчики для позначення пріоритету завдань (рекомендується позначати першочергові завдання буквою «A », другорядні - буквою «B «і нецікаві - буквою «З ») і для позначки, що б статус завдання. Ці стовпчики слід заповнювати у процесі праці та, обов’язково, перевіряти наприкінці дня. Завершённые справи рекомендують відзначати буквою «V ». Отменённые, — у тій чи іншої причини, — буквою «X «(бажано також вписати причину, через яку задачу скасовано). Для відкладених справ запис копіюється до плану іншого дня (найчастіше — наступного), а графі «Статус «за поточний день малюється стрілка і вписується дата, до плану дня якої внесено це завдання.

.

Многие люди, які застосовують систему Франкліна, відзначають, що вона допомагає значно збільшити ефективність роботи — за рахунок ефективнішого управління часом, і рахунок планування самої роботи.

В висновок слід звернути увагу, що використання системи Франкліна ні з жодному разі не входить у в протиріччя з застосуванням системи Любищева. Навпаки, одночасне використання обох систем то, можливо подвійно ефективно, т.к. дозволяє поглянути «вперед », і «тому » .

Список литературы

Для підготовки даної праці були використані матеріали із сайту internet.