Висновки. 
Використання інформаційних технологій в архівній справі України

На підставі проведених досліджень і отриманих результатів можна зробити наступні висновки:

1. Історія інформатизації архівної справи в Україні нараховує понад 10 років. Формальною точкою відліку на цьому шляху стало рішення колегії.

Головархіву України про створення автоматизованої інформаційної системи на базі Центрального фондового каталогу (1989). Принципове рішення щодо пофондового рівня представлення інформації про склад і зміст документів Державного архівного фонду як базового в централізованій базі даних, як показала подальша практика, виявилося правильним. Виправданим було й рішення про інформатизацію в першу чергу масиву даних, що представляли систему державних архівних установ; «позаархівна» частина ДАФ (бібліотеки і музеї) залишалася не охопленою програмою, оскільки централізований облік документальної частини їхніх фондів перебував у зародковому стані. Відсутність спеціалістів, коштів і власне комп’ютерної техніки не дозволили тоді розгорнути роботи в загальнодержавному масштабі[1].

2. Серйозним етапом в розробці теоретико — методологічних засад інформатизації стала Державна програма «Національна архівна інформаційна система (НАІС) «Архівна та рукописна Україніка» (1991;1996), ініційована групою спеціалістів з Національної академії наук України (Інститут рукопису Національної бібліотеки України ім. В.І. Вернадського та Інституту української археографії та джерелознавства ім. М.С. Грушевського). Программа розроблялася за безпосередньою участю Головного архівного управління України, Міністерства культури та інших відомств.

3. Важливим кроком стала розробка вихідних дефініцій для програми, що передбачали розширене трактування поняття «архівна Україніка». До останньої було віднесено:

— матеріали, що безпосередньо стосуються всіх сторін життя населення в.

— Україні в минулому і зафіксовані різними системами письма на будь-яких матеріальних носіях;

— матеріали, що побічно пов’язані або якимось чином дотичні до України та її історії;

— матеріали, що не стосуються історії України, але виникли чи побутували (або побутують) на її території;

— матеріали про діячів України чи про певні періоди діяльності на матеріали про діячів України чи про певні періоди діяльності на.

— українських землях діячів інших етнічних груп, земель та держав;

— матеріали з української тематики, що виникали і побутували поза межами України;

— відомості про архівні документи та рукописні книги зі сховищ, колекцій, зібрань України і поза її межами.

4. Інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп’ютерних технологій.

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов’язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними та фізичними особами архівних документів і використанням відомостей, що в них містяться.

5. Інформаційні технології в архівознавстві - безумовно, є інструментом, який полегшує життя і економить час, як простим людям, так і цілим організаціям. Адже раніше, щоб відшукати людину або простежити якусь інформацію про попередні місця роботи і т.д., необхідно було підняти купу архівів і зробити сотні запитів — відповіді на які, можна було очікувати місяцями. Автоматизація та комп’ютеризація цього процесу, призводить до більш простого і спрощеного алгоритму дій. Варто підкреслити, що прогрес в частині використання сучасних інформаційних технологій в архівознавстві - в наявності, але межі досконалості немає і впевненість в тому, що скоро пошук тих чи інших архівних даних, здійснюватиметься, що називається «одним кліком».

6. Впровадження інформаційних систем в архів дозволяє менеджеру отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).

Інформаційна система, як система управління, тісно пов’язується, як з системами збереження та видачі інформації, так із іншої - з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію.