Діловий лист

року міністерство освіти республіки Татарстан.

Навчально-виробничий комбинат.

Творчий проект.

По профілю «Секретарь-референт».

на тему:

«Ділове письмо».

Выполнила: Виконала: учениця 11А класса.

школи № 17.

Мордвинова М.Ю.

Проверила: Артемова А.И.

1. Оформлення стандартного листи. Адреса, дата, звернення, закінчення, підпис, додаток. Спеціальні поштові відправлення. 3.

2. Мета листи. Текст листи. Загальні правила. 4.

2.1. Уявлення компанії. 5 План листи 5.

2.2. Відповідь на лист-пропозицію 6 Позитивний у відповідь лист із пропозицією про співробітництво 6 План листи 7.

2.3. Запит, вимога 7 План листи: 7.

2.4. Відповідь на запит, вимога 8 План листи. 8.

2.5. Замовлення 8 План листи: 8.

2.6. Відповідь на листи-замовлення. 9 План листи: 9.

2.7. Скарга 9 План листи 9.

2.8. Відповідь на скаргу 10 План листи: 10.

3. Деякі приклади ділової листування. 10.

Сопроводительное лист до контракту 10.

Прекращение контракту 11.

4. Факси, телеграми. 11.

5. Електронна пошта. Загальні правила. 11.

Заключение

13.

Список літератури 14.

Листи пишуть разные:

Слёзные, болезные,.

Іноді прекрасные,.

Частіше — бесполезные.

До. Симонов.

1. Оформлення стандартного листи. Адреса, дата, звернення, закінчення, підпис, додаток. Спеціальні поштові отправления.

зустрічають, як відомо, за одягом. Тому «одежинка «Вашого листа, тобто. конверт і папір, мусить бути бездоганною. Інакше Вашого листа ризикує приєднатися до кошика із макулатурою непрочитаним, навіть якщо у неї міститься найцінніша для одержувача інформація. Особливо це актуально для таких листів, як уявлення компанії, пропозицію продуктів, товарів, послуг і заява про зарахування працювати. Конверт може бути щільним, непрозорим, стандартного розміру з білої папери. Адреса на конверті може бути неодмінно надрукований блоком чи видно з прозорого віконця. Тут немає жодних обмежень і суворі правила. Іноді при оголошенні про прийомі працювати у країнах потрібно, щоб супровідне лист чи резюме було написане рукою. У разі корисне конверт надписати акуратним і чітким почерком.

Якщо ви збираєтеся запросити інформацію, замовити товари, послуги, то і конверт, і папір може бути не найдорожчими, та все ж хорошого качества.

Папір, коли не користуєтеся стандартним бланком вашій компанії, також має задовольняти найсуворішим вимогам: формат А4, біла, щільна, лист без дефектів і плям. Особливо коли пропонуєте співробітництво, уявляєте свою компанію чи нанимаетесь працювати. Підпис має бути виконане те щоб у одержувача не виникало сумнівів, що з Вас немає пристойною авторучки чи Ви недостатньо впевнено можете відтворити свій підпис. Авторучку краще взяти з чорнилом. Золоте правило Ваш лист із першого погляду має зробити солідне впечатление.

Стандартне ділове лист у самому повному вигляді має бути наступним образом:

[pic].

2. Мета листи. Текст листи. Загальні правила.

У узагальненому разі ділові листи діляться на великі групи: листи з пропозицією продати (пропозицію продуктів, товарів, послуг, заяву про зарахування роботу і ін.) і автора листа про пропозиціями купити (продукти, послуги тощо.). Інші функціональні листи (скарга, нагадування про сплату рахунки тощо.) можна зарахувати до похідним чи результатам листів у перших двох категорий.

Тому хоча й стратегія, і стиль таких листів різний. Найважчою справою, звісно, є категорія листів щодо продажу, т.к. продати щось завжди набагато важче, ніж купити. Золоте правило Ніколи не намагайтеся перевести лист дослівно з його рідної мови на іноземний. Стандарти скрізь різні. Приготуйте банк даних із листів, по якою Ви навчалися, які Ви отримували, які надаються вам зразковими. Вам залишиться лише адаптувати вихідний текст до поточному моменту й одержати готове письмо.

2.1. Уявлення компании.

План листи з пропозицією співробітництва, продуктів і постачальники послуг компанії тощо. можна наступного виде:

План письма Золотое правило Ділове формальне лист має написатися як особисте, тільки Мариновському одному, одержувачу, адресований. Ніяких холодних, формальних фраз! Весь світової бізнес побудований власних взаємовідносин народу і їх треба строить!

1. Короткий уявлення вашій компанії, продукту. Золоте правило Перелічувати всі досягнення, переваги вашій компанії, продукту, сервісу, ваші особисті потрібно чесно, без зайвих перебільшень. Будь-яку інформацію можна легко проверить.

2. Перерахування основних достоїнств, нововведень, переваг запропонованого продукту, услуг.

3. Визначення сегмента ринку, у якому ви пропонуєте уявити ваш продукт. Визначення потенційних потребителей.

4. Конкретне пропозиції щодо співробітництві: оптова чи роздрібна продаж, ліцензійне угоду, створення дистрибуторской сіті й пр.

5. Якщо ви хоч докладаєте зразки продукту, необхідно пояснити, які це продукти із серії предлагаемых.

6. Висловити готовність відповісти на питання, які можуть виникнути у процесі оцінки продукта.

7. Закінчити лист стандартної фразою, висловити обережне сподівання про співробітництво. Золоте правило Лист має бути як інформативним, і лаконічним і охопити трохи більше однієї сторінки Пам’ятаєте, більше однієї сторінки ніхто не читати. Закінчити лист слід прямою вказівкою, що ви очікуєте від цього компанії. Саме ця заключна фраза запам’ятається більше всего.

8. Підпис, ім'я й обійняв посаду. Золоте правило Під час написання будь-яких листів следуется завжди руководствовать англійської формулой:

KISS = Keep It Short and Simple (Коротко і з делу).

2.2. Відповідь на письмо-предложение.

Відповідь на лист із пропозицією про співробітництво то, можливо позитивним, негативним або нейтральним, якщо одержувач недостатньо певний результаті гаданого співробітництва, проте хотілося б з’ясувати деякі питання, які допоможуть йому прийняти остаточне решение.

Позитивний у відповідь лист із пропозицією про сотрудничестве.

Якщо ви пишете позитивний чи нейтральний у відповідь листпропозицію, план листи може бути таким.

План письма.

1. Подякувати за лист-пропозицію, вказавши продукти, товари, послуги тощо., хто був запропоновані Вашому вниманию.

2. Повідомити про позитивних результаті експертизи запропонованих товарів, проведених у Вашої компании.

3. Перелічити питання, які ви вважаєте важливими для укладання контракта.

4. Запропонувати зустріч із Вашим потенційним партнером до обговорення деталей контракта.

5. Висловити сподіватися майбутнє взаємовигідна співпраця. Закінчити лист стандартної фразой.

6. Підпис, Ваша ім'я, посаду. Золоте правило Постарайтеся відповісти за можливості терміново на привабливу пропозицію про співробітництві. Якщо пропозицію чогось варте, його автор напевно послав пропозиції також вашим конкурентам.

2.3. Запит, требование.

Мета цих листів — одержувати інформацію, допомогу etc, тобто. якесь бажане вам з боку Вашого адресата.

План письма:

1. Дати посилання джерело, з яких ви отримали інформацію про компании.

2. Уявити коротко себе, свою фирму.

3. Пояснити, чому Ви пишете цього листа, висловити ваш интерес.

4. Пояснити, що ви ж хотіли отримати щось від адресата.

5. Закінчити лист стандартної фразой.

6. Підпис, ім'я й обійняв посаду автора письма.

2.4. Відповідь на запит, требование.

Відповідь на запит чи вимога зазвичай пишуться за таким плану.

План письма.

1. Посилання на лист із запросом.

2. Зазначте Ваші дії, які було зроблено на прохання автора письма.

3. Зверніть увагу адресата на особливо важливу йому информацию.

4. Зазначте додаткову можливість, яка допоможе адресата зробити вибір на користь запропонованого вами продукту, послуги і пр.

5. Повідомте про Вашої готовності дати додаткову інформацію з продукту.

6. Заключна фраза. Можливо продовженням попереднього абзаца.

7. Ваша підпис, ім'я, должность.

2.5. Заказ.

Листи зі замовленням продукту пишуться відповідно до наступним планом.

План письма:

1. Посилання на попереднє лист, яким виробляється замовлення продукта.

2. Повторити умови, у яких Ви замовляєте продуктціна, якість, кількість, знижки, умови платежу, умови доставки.

3. Підтвердження замовлення, вказівку, що бланк з замовленням прилагается.

4. Пропозиція умов платежей.

5. Вказати строки й умови доставки.

6. Стандартне закінчення письма.

7. Ваша підпис, ім'я, посаду. Золоте правило Починаючи з п. 2.5 Замовлення рядок Тема листи = Subject line стає обязательной!

2.6. Відповідь на письмо-заказ.

Для таких листів теж є стандартний план.

План письма:

1. Висловіть подяку за замовлення продукта.

2. Підтвердіть можливість поставки, розміри знижки, інші важливі оборудки, якщо із них були разногласия.

3. Зазначте, що відвантаження товару проведуть, щойно банк дасть підтвердження оплату замовлення. Повідомте про відвантаження товарів, якщо вже зроблена. Зверніть увагу замовника на важливі подробиці, які можна полезными.

4. Стандартне закінчення листи з надією на спільний бізнес у будущем.

5. Підпис, ім'я, должность.

2.7. Жалоба.

Листи зі скаргою щодо продуктів, сервісу, доставки тощо. належать до категорії найважчих листів. Мета листискарги не просто «випустити пар », а отримати компенсацію за невиконання ділових зобов’язань. План листискарги можна наступного виде.

План письма.

1. Поясніть, якого приводу Ви скаржитеся, спираючись на фактичний матеріал (дати, суми, номер замовлення і пр.).

2. Поясніть Ваш резон для скарги, порівнюючи обіцяні ділові зобов’язання (послуги, сервіс, виконання замовлення тощо.) і реальні обстоятельства.

3. Допускається висловити свої почуття щодо події, припустити причини, що викликало цю проблему.

4. Якщо це доречно, опишіть Ваші власні дії, які Ви зробили, щоб вирішити проблему.

5. Зажадайте від компанії, не виконала свої зобов’язання, роз’яснень, компенсації за завдані збитки, відшкодування моральних і матеріальних издержек.

6. Повідомте про заходи, які вжито у разі, якщо Ваші вимоги ні удовлетворены.

7. Стандартне закінчення письма.

8. Підпис, ім'я, должность.

2.8. Відповідь на жалобу.

Відповідь на скаргу клиента/партнера у бізнесі також належить до «важким «листів, оскільки там треба буде дати вичерпне пояснення причин, викликали невдоволення клиента/партнера, зберігши у своїй обличчя своєї компании.

План письма:

1. Посилання на письмо-жалобу.

2. Поясніть, що викликало проблему.

3. Перелічіть Ваші дії, хто був Вами вжито, щоб вирішити що виникла проблему немедленно.

4. Повідомте, які заходи було вжито, ніж повторити таку помилку в будущем.

5. Принесіть свої вибачення за принесені неудобства.

6. Закінчите лист у оптимістичному тоне.

3. Деякі приклади ділової переписки.

Супровідне лист до контракту.

Мета супровідного листа до контракту — суто правова. Оскільки все контракти повинні прагнути бути послані принаймні замовний поштою, тут ми дуже часто термін дії контракту починається з одержання. Таке лист містить дуже стисле вищенаведене викладення суті контракту, який додається до зазначеного письма. Наприкінці листа дуже слушна буде висловити сподіватися взаємовигідне сотрудничество.

Прекращение контракта.

Лист про яке припинення контракту пишеться за такою самою схемою, як і попереднє і має правове значення. Зазвичай умови припинення контракту обговорюються заздалегідь і записуються спеціальним розділом з тексту контракту. Вигляд поштового відправлення (замовне, экспресс-почта, кур'єрська доставка тощо.) для супровідних листів до контракту зазвичай зазначений в контракте.

4. Факси, телеграммы.

Факси, щодо справи, є просто швидкими листами, тож їм применими всі вимоги, які пред’являються листів. Понад те, у деяких випадках факсове повідомлення підтверджується відправкою оригіналу зі звичайною поштою. Факси бувають два види — дуже короткі повідомлення, потребують термінового відповіді, і довші. У першому випадку повідомлення пишеться на стандартному бланку передачі факсу. Текст такого повідомлення коротко — інформативний. Що стосується, коли з факсу передається довше повідомлення, то, на стандартному бланку необхідно вказувати, кому адресована інформація, і повідомлення про реальний зміст докладеної документа (контракту, замовлення, копії рахунки, платіжні документи і пр.).

Сучасні кошти повідомлення, такі, як факс, телекс і навіть давно відома телеграма вважаються швидкими як оскільки вони доходять по адресата швидко, але й оскільки вимагають швидкого відповіді. Для цих коштів комунікації існує навіть особливий мову, дозволяє зробити спілкування як швидким, а й эффективным.

5. Електронна пошта. Загальні правила.

Електронна пошта — цілком особливий вид комунікацій, дозволяє за бажання спілкуватися в діалоговому режимі, як телеконференцій тощо. і що становить як величезні можливості, і великі труднощі через специфіки ведення електронного листування. З одного боку, електронні листи майже немає від своїх звичайних попередників — паперових листів. У електронного листи є адресу одержувача і записуйте адресу відправника, в системних повідомленнях «зашиті «дата та палестинці час відправлення і одержання повідомлення, текст листи та підпис відправника, зберігається рядок «Subject «чи тема повідомлення, є можливість послати копію, прикладений файл виконує функції команди Додаток. Проте виникають різного роду нові, дуже специфічні особливості листування, яких були раніше при листуванні на бумаге.

Спілкування різного роду і електронна ділова листування, зокрема, виявляє те, що називається «culture «чи «cultural differences ». Під цим маються на увазі культура і ще більше традиції, властиві даному народу, соціальному рівню та навіть області бізнесу. Будьте готові до того що, що американець може досить швидко перейти на майже неформальний рівень спілкування, що й вона каже за те, що Ваш бізнес йому пріоритетне, просто вони «так прийнято ». А європейці, крім італійців, навпаки, триматимуть дистанцію просто «аж до останнього », і також за тієї ж самої причини. Не гірше і краще, вони всі різні, й в кожного народу є своє час встановлення неформальних отношений.

Як поводитися і якому стилю спілкування вибрати, ніж відчувати себе «бідним родичем «або виглядати нечемним партнером? Напевно, найоптимальнішим буде еволюційний чи поступове розвиток ставлення від суворо формальних до більш неформальным.

Слід, проте, пам’ятати, що, Ви пишете ділові листи — від особи Вашої компанії, а чи не особисті послання. Тому немає й стиль, і форма таких швидких повідомлень, по крайнього заходу на початку листування, мали бути зацікавленими витримані в офіційному стиле.

З іншого боку, слід особливо наголосити, що Ваша електронне повідомлення, перш ніж потрапити в поштову скриньку адресата, мандрує багатьом серверам і доступний увазі багатьох і навіть спецслужб різних країн. Тому, за працювати з електронною поштою буде корисно таке Золоте правило Ваша електронного листа від ані за яких обставин на повинен компрометувати ні Вас, ні вашу компанію, ні Вашого адресата. Пишіть обачно, щоб Вашого листа неможливо було використано проти Вас, Вашого бизнеса!

Заключение

.

Рекомендації зі складання ділових листів, звісно, не вичерпуються вищевикладеним. Для складання документів, зокрема та ділових листів, потрібні певний рівень соціальної культури, особливі навички. Але це вміння діловій людині потрібно развивать.

З іншого боку, ділові листи, як інші документи, повинні складатися відповідно до вимогами державні стандарти, дія яких поширюється як на органи державної влади і виконавчої Російської Федерації, а й у всім організаціям незалежно від їх організаційно-правової форми і виду деятельности.

1. ГОСТ Р 6.30−97 Державний стандарт Російської Федерации.

Уніфіковані системи документації Уніфікована система організаційно-розпорядчою документації Вимоги до оформлення документів 2. Довідник секретаря-машинистки під. ред. Машановой М. Ю., М.,.

«Машинобудування», 1986 3. Картов В. В. «Система докуметооборота для підприємства», М., «Има-прес»,.