Регистрация документів як ключовий етап роботи з документами

Реєстрація документів — найважливіший етап роботи з документами і окреслюється «Запис дисконтних даних документ по встановленої формі, яка фіксує факт створення, відправлення або отримання». Як випливає з визначення, реєстрація передусім саме й надає юридичну силу документа, оскільки фіксує факт створення, або отримання. Поки документ незареєстрований, недоотримав свого номери, не оформлений, він хіба що не існує. Наприклад, наказ, постанову й т.п. Якщо отриманого документа незареєстрований, установа для неї і не відповідає, так фактом отримання не подтверждён. Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контролю над їх виконанням і довідкова робота з документам. Реєстрації підлягають всі документи, потребують спеціального обліку, виконання й використання їх у довідкових цілях незалежно від способу отримання. Сам процес реєстрації - це зняття з документа показників (реквізитів) і занесення в певну реєстраційну форму (журнал, картотеку, ПЕОМ) до створення бази даних документи установи. Таким чином у процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова система по всім документам організації (фірми). Кожен документ, отнесённый до реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер. Він збігається й суттєво менше учётного порядкового номери, проставленного в позначці про вступ документа в організацію. Документи реєструються одного разу. У невеличкому установі, фірмі все документи реєструє централізовано секретар. У установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться децентрализованно по групам: в бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. У цьому внутрішні документи повинні реєструватися щодня підписання чи затвердження, вхідні - щодня надходження, вихідні - щодня відправки. для вхідних, вихідних й міністром внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами. З документа у процесі реєстрації в реєстраційну форму виписуються, зазвичай, такі відомості: — дата отримання; - вхідний № (індекс); - дата документа; - індекс документа; - реєстраційний номер документа; - автор (кореспондент) -тобто. чий це документ; - заголовок (що документ); - резолюція; - термін виконання; - виконавець (хто з нею працює); - хід виконання (фіксуються все передачі документи й як виконаний) — № справи (куди документ поміщений після виконання) При реєстрації окремих видів документів, наприклад звернень громадян, внутрішніх та вихідних документів відомості, вписываемые в реєстраційні форми, частково змінюються і доповнюються. Наприклад, при реєстрації звернень громадян записується їх адресу. Заснування проти неї, враховуючи свою специфіку, доповнювати інформацію про регистрируемом входить документі. Наприклад, часто враховується кількість аркушів, наявність додатків тощо. Форми реєстрації може бути трьох видів: журнальна, карткова і автоматизована електронна (на ПЕОМ). Журнальна система реєстрації потрібна тільки тоді ми, коли облік документів виступає перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації. Наприклад, під час видачі документів про утворення, трудових книжок, перепусток. Це, зазвичай, Документи, реєстраційний індекс яких тільки з порядкового номери. Можна залишити журнальну систему у тому разі, коли надходить дуже незначна кількість документів. У інших випадках цій формі реєстрації устарела48, оскільки утрудняє ведення контролю над виконанням документів і майже довідкову роботу із них. Більше зручною є карткову систему реєстрації документів. Форма картки (РК регистрационно-контрольной картки) і місцезнаходження у ній реквізитів можуть визначити у самому установі і записані в інструкцію з діловодства. Можна запропонувати таку форму реєстраційної картки на форматі А5 (148×210) чи А6 (105×148):

Накресливши на форматі А5 чи А6 такій формі картки, її розмножують на копировальном апараті, обравши досить щільну папір. Для різних реєстрованих груп документів можна використовувати картки різних кольорів, колірні смуги по верхньому полю чи з діагоналі. Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток рік і мінімум дві картотечних ящика для зберігання карток: в сроковой контрольної картотеці і довідкової картотеці. Кількість примірників заповнених реєстраційних карток (їх зазвичай називають регистрационно-контрольными картками — РК) визначається установою. Зазвичай, таких карток заповнюється як дві. Найбільш раціональної є сьогодні реєстрація документів на комп’ютері. Та й у цьому випадку на екран виводиться форма картки (екранна форма РК) з крисами і у ній заносяться інформацію про документе.

Картку на документ можна заповнити спочатку в повному обсязі, до передачі документа керівнику, тобто. без резолюції, терміну виконання й виконавця. Після розгляду документа керівником картка дозаполняется, тобто. ці відомості вносять у неї. При чіткій взаємодії з керівником, якщо керівник вранці переглядає отриману кореспонденцію, можна спочатку дати документи на перегляд керівнику, та був вже, маючи його резолюцію, заповнити повністю реєстраційну форму. Заповнивши картку, жодну вміщують у сроковую картотеку, іншу в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю до роботи з нею. При реєстрації на ПЕОМ, даних про документі, закладені за його реєстрації, будуть у програмах по автоматизованому контролю і довідкової роботі. У цьому пошук може бути за будь-яким з введённых показників. ———————————- [pic].

[pic].