Документальне оформлення надходження виробничих запасів на ПАТ «Електрозавод»

Документальне оформлення надходження виробничих запасів на ПАТ «Електрозавод»

Принципи формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси та розкриття її у фінансовій звітності встановлено в П© БО 9 «Запаси», затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 20. 10. 1999 р. № 246.

Запаси — це матеріальні ресурси (засоби виробництва, предмети споживання, інші цінності), необхідні для забезпечення розширеного відтворення, обслуговування сфери нематеріального виробництва та задоволення потреб населення, які зберігаються на складах або в інших місцях з метою їх наступного використання.

Запаси визнаються підприємством за таких умов:

• — існує ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням;
• — їх вартість може бути достовірно визначена.

Відповідно до ПСБО 9 «Запаси» для цілей бухгалтерського обліку запаси поділяються на:

• — сировину, основні і допоміжні матеріали; комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, які призначені для виробництва продукції, виконаних робіт, надання послуг, обслуговування виробництва й адміністративних потреб;
• — незавершене виробництво у вигляді незакінчених обробкою та збіркою деталей, вузлів і незакінчених технологічних процесів;
• — готову продукцію, яка виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним і якісним характеристикам, які передбачені договором або іншим нормативно-правовим актом;
• — товари у вигляді матеріальних запасів, які придбані (одержані) й утримуються підприємством з метою подальшого продажу;
• — малоцінні і швидкозношувані предмети, які використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу) якщо він більше одного року.

Для документального оформлення руху матеріалів використовуються затверджені наказом Мінстату України від 21.06.96 р. № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» такі типові форми первинного обліку запасів:

• — М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;
• — М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;
• — М-4 «Прибутковий ордер»;
• — М-7 «Акт про приймання матеріалів»;
• — М-8 «Лімітно-забірна картка»;
• — М-9 «Лімітно-забірна картка»;
• — М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;
• — М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;
• — М-12 «Картка складського обліку матеріалів»;
• — М-13 «Реєстр приймання-здавання документів»;
• — М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;
• — М-15 «Акт про приймання устаткування»;
• — М-15а «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;
• — М-16 «Матеріальний ярлик»;
• — М-17 «Акт про виявлені дефекти устаткування»;
• — М-18 «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу»;
• — М-19 «Матеріальний звіт»;
• — М-21 «Інвентаризаційний опис»;
• — М-23 «Акт про витрату давальницьких матеріалів»;
• — М-26 «Картка обліку устаткування для встановлення»;
• — М-28 «Лімітно-забірна картка».

При оформленні запасів, які надійшли на ПАТ «Електрозавод» від постачальників, підзвітних осіб, власних виробничих підрозділів, складається «Прибутковий ордер» (форма М-4) в одному примірнику.

Типова форма №М-1 «Журнал облік вантажів, що надійшли» застосовується для реєстрації транспортних документів пов’язаних з отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства.

Для підтвердження права окремої посадової особи виступати довіреною особою підприємства при отриманні запасів призначена форма №М — 2 «Довіреність».

«Акт списання бланків довіреностей» форма №М — 2 а призначені для списання використаних бланків довіреностей.

Для реєстрації виданих довіреностей та розписки в їх отриманні призначений «Журнал реєстрацій довіреностей» форма №М — 3.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їхнім транспортом сторонньої організації, оформляється «Товарно-транспортна накладна» (форма № 1-ТН).

У випадку надходження запасів із кількісними чи якісними відхиленнями від даних, вказаних у договорі та супроводжувальних документах, складається «Акт про приймання матеріалів» (форма М-7). Для оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов’язково мають входити представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з метою з’ясування непорозумінь можна залучити відповідних спеціалістів-експертів (юристів, аудиторів). Акт складається у двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства. Перший примірник акта передасться в бухгалтерію, а другий — в юридичний виділ для складання листа-претензії.

На складі комірник на кожний номенклатурний номер запасу має оформлювати «Матеріальний ярлик» (ф. М-16). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.

Для обліку запасів за їх видами комірник веде окремі документи за формою М-12 «Картка складського обліку матеріалів». В ній проводяться записи по кожним фактом надходження та вибуття запасів.

Підставою для запису в ф. М-12 є «Прибутковий ордер», «Акт про приймання матеріалів» і «Товарно-транспортна накладна» (форма 1 — ТН) — по надходженню, а по видатку — Лімітно-забірні картки, «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів», «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів».

Наприкінці місяця на підставі даних карток складського обліку матеріалів (форма М-12) комірником складається «Відомість обліку залишків матеріалів на складі» (форма М-14) (Додаток 4). Підсумкові дані по цій відомості порівнюються комірником із встановленими на підприємстві нормами забезпечення запасами. Якщо залишок наявних запасів є меншим за розраховані норми, то комірник, з метою запобігання можливим неплановим простоям виробництва, зобов’язаний подати відповідну інформацію керівництву. Для цього складається «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу» (форма М-18).

Після закінчення облікового періоду комірник, як і всі матеріально відповідальні особи, має скласти «Матеріальний звіт» (форма М-19), який містить інформацію про надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт, разом із документами, які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у «Реєстрі приймання-здавання документів». Всі вони передаються в бухгалтерію (Додаток 5).

Згідно ПСБО 9 «Запаси» до оборотних малоцінних та швидкозношуваних предметів належать предмети, які використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року, такі як інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг.

На ПАТ «Електрозавод» правильна організація бухгалтерського обліку МШП передбачає своєчасне складання первинних документів, дотримання правил при прийманні МШП на склад і відпуску їх в експлуатацію.

Надходження МШП на ПАТ «Електрозавод» здійснюється на підставі відвантажувальних документів постачальників.

В обліку МШП відображають за фактичною собівартістю (ціною придбання, включаючи затрати, пов’язані з доставкою їх на підприємство).

На МШП, що надійшли, відкривається картка складського обліку (ф. №М-17).

Облік МШП на складах ведеться за їх номенклатурними номерами в порядку, аналогічному обліку матеріалів на складі. При оприбуткуванні МШП бухгалтерія складає групувальні відомості, а також веде сортову оборотну відомість аналітичного обліку.

Передача МШП зі складу в експлуатацію оформлюється актом передачі МШП в експлуатацію.

Форми первинних документів, які застосовує ПАТ «Електрозавод» для обліку руху МШП наведені в таблиці 1.

запас звітність малоцінний швидкозношуваний Таблиця 1. Первинні документи з обліку МШП.

Відомість форми №МШ-1 застосовується для обліку зміни запасу інструментів у цехових інструментальних коморах, де облік ведеться за методом встановлення постійного запасу обмінного фонду. Відомість складається в двох примірниках, один примірник знаходиться в планово-виробничому відділі, другий у цеху.

Картка форми №МШ-2 застосовується для обліку МШП, виданих робітникам підприємства в індивідуальне користування. При поверненні на склад з експлуатації предметів, придатних для подальшого використання, вони знову зараховуються (Додаток 7). При поломці й з інших причин неможливості їхньої експлуатації, вони списуються оформленням акта на списання форми №МШ-8.

Форма №МШ-3 застосовується на ПАТ «Електрозавод» для ремонту інструментів в централізованому порядку. Форма складається у двох примірниках. Один примірник залишається в комірника з розпискою виконавця, другий передається разом з інструментом у ремонтний цех. Після загострення комірник робить оцінку у своєму примірнику про повернення інструмента і розписується в примірнику ремонтного цеху.

Форма №МШ-6 застосовується для обліку спецодягу, спецвзуття, захисних засобів, видається робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами. Карта ведеться в одному примірнику.

Форма №МШ-7 застосовується для обліку прийнятих від працівника підприємства спецодягу, спецвзуття та інших захисних засобів для прання, дезінфекції, ремонту, літнього зберігання та повторної видачі для користування. Відомість заповнюється у двох примірниках.

Підсумкові дані стосовно надходження і вибуття запасів за синтетичними рахунками (субрахунками) ведуться в Журналі 5 (А), записуються у Відомість 5.1. Відомість ведеться у розрізі матеріально відповідальних осіб, місць зберігання і використання. Записи у Відомість 5.1 здійснюються на основі звітів матеріально відповідальних осіб щодо надходження запасів на склади, в цехи, на дільниці і їх використання, вибуття із місць зберігання за звітний період. Далі дані переносяться до Головної книги за кожним рахунком окремо, а потім до відповідних форм фінансової звітності.