Організація робочого місця бухгалтера

Організація робочого місця бухгалтера

Безперервність, рівномірність і ефективність роботи працівників бухгалтерської служби забезпечується правильною організацією робочих місць, що передбачає не лише їх оснащення необхідними засобами, але й їх раціональне розміщення і створення комфортних умов праці.

Фактори, які формують умови праці облікових працівників, поділяються на

— фізіологічні

— соціально-психологічні.

До фізіологічних належать фактори, які впливають на організацію робочої зони бухгалтерської служби, тобто службового приміщення, де розташований даний підрозділ, та робочого місця кожного працівника.

Правильна організація робочого місця дозволить обліковим працівникам раціонально виконувати свої функції, підтримувати високу працездатність і гарний робочий настрій.

Одним з основних фізіологічних факторів, які впливають на ефективність роботи бухгалтерської служби, є мікроклімат приміщення, оптимальні умови якого визначено законодавством (табл. 1).

Таблиця 1.

Оптимальні умови роботи облікових працівників

Для уникнення шуму в робочому приміщенні бухгалтерської служби доцільно розміщувати облікових працівників не в одній великій кімнаті, а групами в окремих кімнатах, щоб на кожного працівника припадало не менше 3−5 м2 площі.

Для зручності відвідувачів і працівників облікового апарату бухгалтерську службу слід розміщувати на першому поверсі. Вхід до неї має бути вільним.

Робоче місце головного бухгалтера рекомендується обладнати в окремій кімнаті, оскільки його робота пов’язана з частим прийманням відвідувачів.

Службове приміщення бухгалтерської служби повинно добре опалюватися, провітрюватися та освітлюватися, оскільки недостатня освітленість робочого місця призводить до швидкої втоми працівника, а нормальна освітленість підвищує продуктивність праці на 10−15%.

Освітлення приміщень може бути природним і штучним. Найбільш сприятливим для зору та підвищення продуктивності є чергування природного освітлення зі штучним (залежно від годин дня).

Для кращого використання природного освітлення робоче місце слід розташовувати так, щоб світло на робочий стіл падало спереду або з лівого боку (якщо лівша — з правого).

За наявності штучного освітлення потрібно раціонально розмістити джерела світла, використовуючи прилади загального та локального освітлення. Досягнути рівномірного розподілу освітленості можна за рахунок правильного вибору типу та розташування джерел світла.

Організація робочих місць бухгалтерів передбачає упорядкування службового приміщення; вибір і обладнання робочих місць засобами та предметами праці, розміщення засобів праці на робочому місці в певному порядку.

На організацію приміщення безпосередньо впливає форма організації бухгалтерського обліку. Так, якщо бухгалтерський облік ведеться лише одним бухгалтером, то для його роботи достатньо виділити одну невелику кімнату.

Якщо ж до штату підприємства введено більше десятка посад бухгалтерів, то для забезпечення їх роботи необхідне значно більше приміщення.

На ефективність праці суттєво впливає колір приміщення, оскільки колірне сприйняття навколишнього середовища визначає емоційний стан і працездатність людини. Нераціональний колірний клімат збільшує зорову та загальну стомлюваність працівників.

У приміщеннях з вікнами на північ стіни доцільно фарбувати в жовтий колір, який створює ілюзію освітлення сонячними променями і ніби «зігріває» приміщення.

Оскільки голубий і світлозелений кольори, навпаки, «охолоджують» приміщення, їх потрібно використовувати в кімнатах з вікнами на південь.

Яскравість кольору може впливати на емоції людини. Наприклад, світлі кольори викликають відчуття легкості, свободи, піднесення, темні - відчуття занепокоєння.

У приміщеннях бухгалтерської служби рекомендується фарбувати стелю та верхні частини стін у білий колір, панелі стін і перегородки — у світло-зелений, світло-жовтий та інші світлі тони.

Для кольору підлоги в робочих кімнатах варто обрати нейтральні тони (сірий, червонувато-жовтогарячий). Паркетній підлозі слід залишити природний тон.

Службове приміщення бухгалтерської служби має бути обладнане засобами зв’язку, а також необхідною кількістю пересувних або стінних шаф для зберігання поточного архіву й довідкових матеріалів, особистих речей працівників.

Доступ до шаф і картотек має бути вільним, не загромадженим меблями та іншими предметами.

Велике значення для раціональної організації бухгалтерського обліку має також правильна організація робочого місця кожного бухгалтера.

Робоче місце повинне мати таке обладнання: конторський стіл, стілець, письмове приладдя, електронно-обчислювальну машину (не є обов’язковим для всіх облікових працівників).

Бажано, щоб конторський стіл мав площу, достатню для розміщення обладнання, книг, регістрів, відомостей та інших документів, з якими працює бухгалтер. Зручними для користування є столи з висувними дошками справа та зліва.

Електронно-обчислювальна техніка може розміщуватися в окремому приміщенні або ж у кімнаті бухгалтерської служби, на робочих місцях окремих працівників.

В усіх випадках машини потрібно розміщувати так, щоб на них було зручно працювати. Для одного робочого місця з комп’ютером потрібно не менше 6 м площі і не менше 20 м об'єму приміщення.

Залежно від ступеня застосування обчислювальної техніки можна виділити два типи організації робочих місць: механізовані та автоматизовані.

Механізоване робоче місце бухгалтера передбачає обладнання столом, стільцем, картотекою, нормативно-довідковими матеріалами, таблицями, рахівничою технікою тощо.

Автоматизоване робоче місце бухгалтера дозволяє використовувати ЕОМ і виконувати обробку інформаційних даних в автоматизованому режимі.

Особливу увагу кожного працівника слід звертати на вимоги до роботи з електронно-обчислювальними машинами. Відстань між очима працюючого та екраном комп’ютера повинна бути не меншою, ніж півтори довжини діагоналі використовуваного монітора.

Дисплей слід розташовувати нижче рівня очей на 15°, а клавіатуруна відстані близько 40 см від тулуба.

Зап’ястя повинні розташовуватися так, щоб сонячне проміння і світло ламп не відбивалися від нього та не осліплювали працюючого. В ідеалі рівень яскравості екрану повинен відповідати яскравості світла в приміщенні, чого можна досягти за допомогою налагодженого монітора.

Окрім вище перерахованих вимог до приміщення бухгалтерської служби, також необхідно, щоб на вікнах були штори (жалюзі), які закриватимуть монітор від прямого сонячного проміння, — від цього з’являються відблиски.

А ідеальний варіант — вікна виходять на північ або північний схід. Штучне освітлення бажано виконати у вигляді суцільних або переривчастих ліній світильників, розташованих зліва від робочих місць.

Для уникнення шкідливого впливу необхідно правильно розташувати комп’ютери в кімнаті (рис. 1).

Рис. 1. Організація робочого місця бухгалтера Дисплей встановлено правильно, якщо його верхній край знаходиться нижче рівня очей (погляд на монітор повинен бути спрямований на 10° вииз від горизонталі) (рис. 2).

Екран повинен бути повернений у вертикальній площині так, щоб відстань від верхнього і нижнього краю монітора до очей була однаковою.

Згідно з Правилами охорони праці відстань від екрану до очей працівника залежить від розміру екрану (табл. 2).

Таблиця 2.

Відстань від екрану до очей

Якщо зір дозволяє, то можна відсунути монітор далі.

Сидіти далеко від монітора або дуже близько до екрану шкідливо: постійно рухається шия, вимога однакової відстані від очей до монітора не додержується. Крім того, чим ближче бухгалтер розташований до монітора, тим більший потік електромагнітного випромінювання впливає на нього.

Вагомий вплив на роботу бухгалтерів здійснюють соціально-психологічні фактори, до яких належать:

— настрій працівників,

— згуртованість колективу,

— сумісність працівників,

— відносини між членами колективу,

— психологічний клімат,

— колективна думка й традиції колективу.

Настрій людини — це відображення її внутрішнього стану, який визначається багатьма факторами: фізичне самопочуття, соціально-психологічні умови, які сформувалися в колективі тощо.

Від настрою залежить продуктивність праці будь-якого підрозділу підприємства, зокрема й бухгалтерської служби. Результати дослідження показали, що продуктивність праці при гарному настрої працівника зростає на 30% і більше, а при поганому — знижується на 40−50%.

Крім того, у колективних умовах настрій однієї людини швидко передається до іншої.

Найчастіше на настрій, самопочуття та ефективність роботи облікових працівників впливає головний бухгалтер.

Він повинен бути об'єктивним у відношенні до підлеглих, відповідальним, вимогливим до себе і підлеглих, володіти витримкою і темпераментом, вмінням визнавати свої помилки, вміти об'єднати колектив і підтримати творчу ініціативу підлеглих.

Зауваження головного бухгалтера повинні бути справедливими, не принижувати гідність працівників.

Важлива роль в ефективному забезпеченні праці належить моральному мікроклімату. Відносини працівників повинні ґрунтуватися на об'єктивності, доброзичливості, взаємодопомозі, глибокій повазі до кожного члена колективу, турботі про молодих співробітників.

Неприязні відносини між працівниками можуть значно понизити працездатність колективу, в той час як доброзичлива атмосфера сприяє підвищенню продуктивності праці.

На відносини в колективі також впливає добросовісність виконання дорученої роботи.

Несвоєчасне та неякісне виконання роботи одним працівником збільшує навантаження на інших, що, відповідно, погіршує відносини між працівниками.

Одним із соціально-психологічних факторів є культура праці. її елементом є спеціальний робочий одяг, який повинен бути легким, гарним, практичним і відповідати вимогам гігієни праці.

Наприклад на ЗАT «Новокраматорський машинобудівний завод» встановлено суворі вимоги до робочого одягу. Зокрема, статутом діяльності співробітників бухгалтерської служби даного підприємства встановлено: «Керівництво підтримує наступний статут одягу: забороняється поява на роботі без встановленого формового костюму.

Для підвищення мотивації співробітників встановлюється день вільного одягу — щотижня в п’ятницю, у святкові дні і в день народження. Вихід на роботу в суботу та в неділю не потребують дотримання статуту одягу, за винятком спеціально домовлених випадків" .

Форма, покрій і колір одягу повинні підкреслювати його ділове призначення.

У ході розподілу обов’язків між обліковими працівниками важливо звернути увагу на психологічні особливості їх характеру. Так, некомунікабельний бухгалтер може бути прекрасним спеціалістом у відділі обліку основних засобів і нематеріальних активів, проте в розрахунковому відділі у нього можуть виникати труднощі у взаємовідносинах з персоналом або контрагентами.

Велике значення для організації облікового персоналу підприємства має режим роботи даного підрозділу. Режим праці - це порядок чергування часу праці та відпочинку окремих працівників і підрозділу в цілому.

Режим праці визначає час початку та закінчення роботи, перерв й відпочинку, чергування видів робіт, графік відпусток.

Для забезпечення найбільш ефективного виконання обов’язків, плануючи розпорядок, слід дотримуватися таких принципів:

— відвести для розумової праці ранішні години робочого дня (з 8 до 12 год.), які є найбільш продуктивними;

— виділити час для виконання індивідуальної, найбільш відповідальної праці, протягом якого ніхто не повинен відвертати увагу працівника;

— для зняття втоми через кожні 1,5−2 год. робити перерви для відпочинку на 5−10 хв.;

— для усунення монотонності виконуваних робіт чергувати характер праці.

Початок і закінчення робочого дня, а також перерву на обід у бухгалтерській службі потрібно узгодити з іншими членами колективу.

Так, не слід встановлювати обідню перерву облікового персоншіу одночасно з перервою на обід робітників, тому що це перешкоджатиме останнім отримати необхідні довідки та роз’яснення протягом перерви.

Наприклад, на ЗАТ «Новокраматорський машинобудівний завод» забороняється вживати їжу на робочих місцях. Вживання їжі здійснюється: під час обідньої перерви — в їдальні, під час технічної перерви — у кімнаті емоційно-психологічного відпочинку.

Якщо робочий день облікового підрозділу починається пізніше або закінчується раніше, ніж виробничого колективу, то це може призвести до затримки деяких робіт і простоїв через неможливість оформити певні документи.

За умови неправильної організації праці та відпочинку, втома може нагромаджуватися щоденно й переходити в перевтому або захворювання. У зв’язку з цим режим праці та відпочинку бухгалтерів необхідно будувати з урахуванням працездатності, яка змінюється протягом доби.

Здатність організму витримати певні навантаження протягом робочого дня залежить від ритму виконуваної праці, її тривалості, організації праці, кваліфікації, віку та стажу облікового працівника.

Дослідження показали, що найбільша працездатність спостерігається в ранкові годиниз 8 до 12 год. У період з 14 до 17 год. вона суттєво знижується.

Специфіка роботи облікових працівників, постійне спілкування з людьми справляють на них великий нервово-емоційний вплив. Тому в режимі робочого дня слід передбачити чергування праці й відпочинку, щоб звести втому до мінімуму. Відпочинок має бути активним.

Одним з його елементів є гімнастика або фізкультпаузи. Гімнастичні комплекси повинні давати переважно навантаження на ті частини тіла, які були нерухомими у зв’язку з характером праці бухгалтерів.

Для досягнення оптимізації річного режиму праці та відпочинку графіки відпусток плануються з урахуванням своєчасного складання періодичної і річної звітності, а також побажань окремих облікових працівників.