Критерії ефективності управління інформаційними ресурсами

Аналiз складу i властивостей iнформацiйних ресурсiв обумовлює необхiднiсть використання двох пiдходiв до сутностi даної категорії, якi мiстять технiчну й економiчну складовi. Як технiчна категорiя iнформацiйнi ресурси представляють сукупнiсть iнформацiйних об'єктiв, вiдображених у знаковiй формi на матерiальних носiях, що мiстять iнформацiю про події та процеси реального свiту. Iнформацiйнi ресурси можуть бути представленi документами i масивами документiв як у паперових, так i в автоматизованих iнформацiйних системах, базами i банками даних, файлами, директорiями та iншими iнформацiйними об'єктами. Як економiчна категорiя iнформацiйнi ресурси являють собою вiдокремленi знання людини про процеси або явища, представленi у формалiзованому виглядi та вiдображенi на твердому носiї, застосування яких сприяє утворенню вартостi продуктiв та послуг.

Ефективне використання iнформацiйних ресурсiв набуває особливої актуальності i значущості на сучасному етапi розвитку економiки, що характеризується загостренням (ускладненням) економiчних проблем, повязаних з недолiками та обмеженiстю iнших видiв ресурсiв як для суспiльства в цiлому, так i для кожного пiдприємства. Ефективнiсть використання iнформацiйних ресурсiв i знань характеризує не тiльки виробничий процес, але й здатнiсть пiдприємства адаптуватися до ринкових умов, створювати конкурентоздатну продукцiю.

Видiлення iнформацiйних ресурсiв як самостiйної економiчної категорiї обумовлене необхiднiстю здiйснення процесiв управлiння, потребою в оцiнцi їхнього впливу на використання iнших факторiв виробництва. Класифiкацiя виробничих ресурсiв, що включає iнформацiйнi ресурси, розширює склад функцій управлiння пiдприємством i передбачає органiзацiю планування, контроль та аналiз iх використання на всіх рiвнях управлiння підприємством [2].

Інформаційний ресурс як сукупність даних, що мають смислове навантаження відображає всю виробничо-господарську діяльність підприємства і документально зафіксовані на різного виду носіях. Вони можуть бути використані в управлінні як чинник збільшення обсягу виробництва і підвищення його ефективності [1, c. 89].

Якщо ж розглядати інформаційні ресурси на мікрорівні, то вони виступають безпосереднім продуктом інтелектуальної діяльності найбільш кваліфікованої й творчо активної частини персоналу підприємства. Інакше кажучи, інформаційні ресурси ототожнюються, по суті, зі всією корисною інформацією, що її виробляють кадри підприємства. Основу інформаційних ресурсів складають результати наукових досліджень і дослідно-конструкторських розробок (НДДКР), які дають змогу створювати наукомісткі вироби, використовувати технічні та наукові ідеї, зафіксовані в різних документах та виданнях. Як особливу частину виділяють активні інформаційні ресурси, тобто інформацію, доступну для автоматизованого пошуку, зберігання та обробки (програми, бази даних, бази знань, документи тощо) й для широкого користування. Ефективність використання інформаційних ресурсів визначається відношенням активної їх частини до загального обсягу інформаційних ресурсів.

Як видно з досліджень, до основних ознак інформаційних ресурсів слід віднести такі: інформаційні ресурси розташовані на певних матеріальних носіях (паперові, електронні); накопичення інформаційних ресурсів відбувається за певний проміжок часу; інформаційні ресурси є необхідними для вирішення наукових, виробничих, управлінських та інших завдань; від якості та змісту інформаційних ресурсів залежить ефективність виконання цих завдань [3, c. 285].

Значення iнформацiйних ресурсiв у забезпеченнi ефективного функцiонування пiдприємств зростає бiльш швидкими темпами у порiвняннi з можливостями задоволення потреб у якiснiй і своєчаснiй iнформацiї.

" В сучасних умовах iнформацiя стає одним з головних ресурсiв виробництва поряд iз сировиною, машинами i робочою силою. Як зазначає В. Н. Амiтан, рiвень органiзованостi суспiльного виробництва, його потенцiйнi можливостi обумовлюються вже не тiльки енергоі фондоозброєнiстю, але й iнформацiйною озброєнiстю" [4].

На думку А. С. Алексєєва, успiшна цiлеспрямована дiяльнiсть пiдприємства в будь-якiй сферi допускає активне використання iнформацiйних ресурсiв [5].

Виходячи з вищевказаного визначимо, що в системі управління підприємством ефективне використання інформаційних ресурсів на засаді сучасних інформаційних технологій забезпечує посилення конкурентних переваг підприємств шляхом: швидкого реагування на зміни ринку, у споживчих перевагах, конкурентному середовищі тощо; поширення торгівлі на інтернет — бізнес-простір, що дає можливість, як збільшити збут на внутрішньому ринку, так і вийти за його межі; переведення відносин з партнерами з бізнесу (постачальниками, контрагентами, споживачами тощо) на новий рівень відносин у режимі електронного доступу до інформаційних ресурсів; оптимізації системи маркетингового менеджменту; підвищення ефективності, оперативності й обґрунтованості рішень, що приймаються. Перспективними напрямами подальших досліджень є оцінка особливостей формування інформаційних ресурсів на підприємстві та розробка рекомендацій щодо їх оптимізації.

Отже, якщо пригадати те визначення інформації, яке було дано вище, то інформаційні ресурси можна визначити, як увесь обсяг інформації, що є в інформаційній системі. Для країни це будуть інформаційні ресурси країни, для організації якогось рівня — інформаційні ресурси організації. Що є джерелами формування інформаційних ресурсів організації? Будь-яка організація існує в певному зовнішньому середовищі. Ця ж організація породжує своє внутрішнє середовище, яке формується сукупністю структурних підрозділів підприємства і працюючих там людей, технологічними, соціальними, економічними та іншими відносинами між ними. Залежно від джерела виникнення в межах організації розрізняють внутрішню і зовнішню інформацію, що становить її інформаційні ресурси. Інформація внутрішнього середовища, як правило, точна, повно відображає фінансово-господарський стан. Її опрацювання часто може здійснюватися за допомогою стандартних формалізованих процедур.

Зовнішнє середовище — це економічні й політичні суб'єкти, що діють за межами підприємства, і відносини з ними, тобто економічні, соціальні, технологічні, політичні та інші відносини підприємства з клієнтами, постачальниками, посередниками, конкурентами, державними органами тощо. Інформація із зовнішнього середовища, яка є часто приблизною, неточною, неповною, суперечливою, має ймовірнісний характер і через те вимагає нестандартних процедур опрацювання. Які будь-яким ресурсом, інформаційними ресурсами можна управляти. Хоча ще не розроблена методологія кількісної та якісної оцінки інформаційних ресурсів, а також прогнозування потреби в них, однак на рівні організації можна і треба вивчати інформаційні потреби, планувати й управляти інформаційними ресурсами. Управління інформаційними ресурсами означає: 1) оцінку інформаційних потреб на кожному рівні і в межах кожної функції управління; 2) вивчення документообігу організації, його раціоналізацію; стандартизацію типів і форм документів; типізацію інформації і даних; 3) подолання проблеми несумісності типів даних; 4) створення системи управління даними тощо. Під технологією мають на увазі сукупність методів обробки, виготовлення, змінення стану, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату, здійснюваних у процесі виробництва продукції. Інформаційна технологія — це система методів і способів збору, передачі, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації. Інформаційна технологія — це система методів і способів збору, передачі, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації.

Кожна з перелічених у визначенні інформаційної технології фаз перетворення і використання інформації реалізується за допомогою специфічної технології. У цьому розумінні ми можемо вести мову про інформаційну технологію, як сукупність технологій — технології збору інформації, технології передачі інформації тощо.

Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології. Автоматизована інформаційна технологія складається з технічних пристроїв, найчастіше — комп’ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних у технологічний ланцюжок. Цей ланцюжок забезпечує збір, передачу, накопичення, зберігання, опрацювання, використання і поширення інформації. Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, що забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем і їх окремих компонентів від проектування до утилізації. Мета будь-якої інформаційної технології — отримати потрібну інформацію необхідної якості на заданому носії. При цьому існують обмеження на вартість опрацювання даних, трудомісткість процесів використання інформаційного ресурсу, надійність і оперативність процесу опрацювання інформації, якість інформації, що отримується. Під функціональними технологіями слід розуміти сукупність забезпечувальних технологій для автоматизації певної задачі чи функції. Наступна класифікаційна ознака — це тип інформації, що опрацьовується. Залежно від типу користувацького інтерфейсу прийнято виділяти такі технології: пакети, діалогові, мережні. За ступенем автоматизації функцій людини в процесі управління розрізняють такі технології: електронне опрацювання даних, автоматизація функцій управління, підтримка прийняття рішень, експертна підтримка.