Розділ III. 
Аналіз та шляхи оптимізації господарської діяльності на підприємствах сфери послуг

Організація аналізу господарської діяльності підприємства сфери послуг

Організація економічного аналізу тісно пов’язана з вирішенням питань, аналогічних обліку та звітності. При цьому в економічному аналізі найповніше розкриваються контрольні функції обліку.

Організація економічного аналізу не має жорсткої регламентації системою нормативних актів. В зв’язку з цим упорядкованість досягається шляхом створення внутрішнього документа — проекту.

Основоположним при проведенні аналітичної роботи є здатність аналітика логічно відтворити господарські операції, які знайшли відображення в обліку та звітності, подумки повторити роботу бухгалтера в зворотному порядку. Наочно цей процес відображає рис. 3.1.

Рис. 3.1. Послідовність роботи бухгалтера та аналітика

При цьому завдання аналітика — представити, наскільки це можливо, дійсність, яка знаходиться в інформації, що вивчається, реконструювати в загальному вигляді всі або окремі елементи інформації. Для виконання цієї роботи необхідно розуміти дійсність, зафіксовану господарськими операціями, знати методику бухгалтерського обліку, порядок складання фінансової звітності, вміти її інтерпретувати.

Здатність до реконструювання господарських операцій і знання бухгалтерського обліку дають можливість аналітику розуміти зміни, які відбуваються в господарській діяльності, визначати ефективність господарський операцій тощо.

Крім того, аналітик повинен бачити взаємозв'язок економічної теорії, бухгалтерського обліку, економіки, фінансів, банківської справи та інших спеціальних знань. Він повинен мати навички аналітичної роботи, тобто вміти знаходити інформацію, обробляти її, узагальнювати і робити відповідні висновки.

Організацію економічного аналізу можна розглядати як єдиний технологічний процес, який можна поділити на три етапи: підготовчий, аналітичний і заключний [36]. Таким чином, проведення будь-якої аналітичної роботи здійснюється у визначній послідовності, при цьому, кожен етап містить окремі блоки (рис. 3.2):

• · підготовчий етап (1, 2, 3);
• · аналітичний етап (4);
• · заключний етап (5, 6).

Основою організації як внутрішнього, так і зовнішнього фінансового аналізу є його планування. Для цього складаються план аналітичної роботи і план (програма) проведення аналізу з конкретної теми, тобто програма аналізу [64].

План проведення аналітичної роботи складається на рік, квартал або півріччя. В ньому вказується, які відділи або хто конкретно здійснює аналіз, його періодичність і строки, приблизне коло питань, відповідальні за проведення аналізу та використання його результатів, загальне методичне забезпечення.

Рис. 3.2 Організаційні етапи аналітичної роботи на П.Ф. «Монремо»

В програмі проведення аналізу з конкретної теми відображаються: мета, об'єкт, джерела інформації, терміни, виконавці і розподіл обов’язків між ними, методика аналізу (типова або з врахуванням специфіки об'єкта, що вивчається).

На підприємстві сфери послуг можуть бути підготовлені наступні плани:

• · комплексний план розроблявся спеціалістом, що керує аналітичною роботою, як правило, на один рік. В ньому містяться: цілі та завдання економічного аналізу; питання, що потребують дослідження; час на вивчення окремих питань; виконавці аналізу; інформаційно-методичне забезпечення аналізу; загальна схема аналітичного документообігу (кількість примірників, кому передаються, в який строк); організація проведення контролю за виконанням рішень, що прийняті за результатами дослідження;
• · тематичний план — план проведення аналізу з окремих тем, що потребують поглибленого вивчення. При цьому вказуються: етапи, строки проведення аналізу, об'єкти, виконавці тощо.

В процесі економічного аналізу можна досягти обґрунтованості, своєчасності та доцільності прийняття відповідних управлінських рішень. Разом з тим, лише правильна організація економічного аналізу забезпечує досягнення бажаного результату. При організації економічного аналізу необхідно дотримуватись наступних принципів: науковий характер економічного аналізу; об'єктивність відображення господарських фактів і процесів; обґрунтований розподіл обов’язків з проведення аналізу, ефективність та можливість уніфікації аналітичної роботи.

Організаційні форми економічного аналізу діяльності підприємства сфери послуг залежать від його розмірів, розподілу посадових обов’язків, складу апарату, технічного рівня управління, організаційної структури підприємства.

Виділяють дві організаційні форми економічного аналізу — централізовану і децентралізовану, кожна з яких функціонує з використанням або без використання ЕОМ.

Централізована організаційна структура управління містить спеціалізований підрозділ (відділ, бюро) економічного аналізу. При такій організаційній системі досягається єдність методологічного забезпечення аналізу, чіткий розподіл праці аналітиків, можливість застосування потужної обчислювальної техніки тощо. Однак вона має і суттєві недоліки — аналітичний відірваний процес від процесів управління, економічність технології аналітичного процесу є досить низькою тощо.

При децентралізованій формі спеціалізований підрозділ не виділяється, а весь комплекс аналітичних робіт розподіляється у діючій організаційній системі управління. За такої організації аналітичний процес максимально наближений до управлінського, є його окремим етапом, значно зменшується обсяг обробки економічної інформації, створюються сприятливі умови для застосування комп’ютерних технологій.

Організація аналітичного процесу передбачає розподіл і взаємодію роботи між окремими відділами-виконавцями. Адже аналіз діяльності підприємства сфери послуг входить до обов’язків не тільки працівників бухгалтерії, але й інших економічних служб, технічних відділів, керівників цехів та окремих підрозділів. Розподіл обов’язків між окремими виконавцями забезпечує рух аналітичної інформації в процесі аналізу [49].

На малих підприємствах сфери послуг аналітичну роботу очолює головний бухгалтер. При цьому для координації аналітичної роботи можуть створюватись техніко-економічні ради, в складі керівників усіх відділів та служб підприємства.

Комплексно дослідити поставлену проблему та знайти найбільш оптимальний варіант її вирішення можна лише використовуючи спільні зусилля економістів, техніків, технологів, які володіють різноманітними знаннями з питань, що вивчаються.

Керівництво і конкретні виконавці зовнішнього аналізу визначаються структурою управління, посадовими інструкціями, метою аналізу. Головними зовнішніми суб'єктами є органи державного управління, фінансові органи, банки, страхові компанії та ін.

Таким чином, для проведення як внутрішнього, так і зовнішнього фінансового аналізу можуть створюватись як постійно діючі самостійні аналітичні підрозділи — відділи, бюро, лабораторії тощо, так і непостійні групи.

Для потреб економічного аналізу використовують різноманітні джерела інформації. Потреба в конкретних матеріалах залежить від періоду, що аналізується, цілей та завдань економічного аналізу.

Склад, зміст та якість інформації, яка залучається до аналізу, мають визначну роль у забезпеченні його дієвості. Аналіз не обмежується тільки економічними даними, а широко використовує технічну, технологічну та іншу інформацію.

Всі джерела даних, що залучаються для проведення економічного аналізу, можна поділити на три великі групи [54]:

• 1. Нормативні, кошторисні, планові джерела інформації. До таких джерел інформації належать всі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, плани-графіки виробництва, технологічні карти), а також нормативні матеріли, кошториси, цінники, проектні завдання тощо.
• 2. Джерела інформації облікового характеру. До них належать всі дані, що містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також всі види звітності в тому числі внутрішньогосподарська звітність, первинна облікова документація.
• 3. Позаоблікові джерела інформації. До таких джерел інформації належать документи, які регулюють господарську діяльність, а також дані, що не відносяться до перерахованих раніше. Це можуть бути:
  • — офіційні документи, якими підприємство зобов’язане користуватись у своїй діяльності: Закони України, Укази Президента, Постанови уряду та місцевих органів влади, методичні вказівки та інструкції міністерств, накази вищестоящих органів управління, статут, накази та розпорядження керівників підприємства;
  • — господарсько-правові документи: договори, угоди, рішення арбітражу та судових органів, рекламації;
  • — рішення загальних зборів колективу, ради трудового колективу підприємства в цілому або окремих його підрозділів;
  • — матеріали вивчення передового досвіду, надбані з різних джерел інформації (радіо, телебачення, газет тощо);
  • — різноманітна технічна і технологічна документація;
  • — інша інформація необлікового і непланового характеру.

Визначення джерел аналізу та підготовка даних є одним з важливих моментів підготовчого етапу організації і технології аналітичного процесу.

До організації інформаційного забезпечення аналізу висувається ряд вимог [58]:

• 1. Ефективність інформації. Система інформації повинна вимагати мінімум затрат на збирання, обробку, зберігання та використання даних, забезпечуючи усі потреби аналізу та управління.
• 2. Об'єктивність інформації. Інформація повинна відповідати дійсності, бути достовірною, тобто об'єктивно відображати господарські факти, явища і процеси.
• 3. Єдність інформації. Інформація для проведення економічного аналізу може надходити з різноманітних джерел (нормативних, облікових, позаобліковнх). Тому необхідно усунути відокремленість та дублювання різних джерел інформації, тобто кожне економічне явище повинно реєструватись тільки один раз.
• 4. Аналітичність інформації. Інформація повинна відповідати потребам економічного аналізу, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрямки діяльності і з тією деталізацією, яка необхідна для всебічного вивчення економічних явищ та процесів, виявлення впливу факторів і визначення резервів господарювання.
• 5. Оперативність інформації. Потрібна інформація для проведення економічного аналізу повинна надходити аналітику якомога швидше. Тільки в цьому разі є можливість, оперативно впливати на хід виробничого процесу, результати господарської діяльності.

Крім того, необхідно визначити способи найбільш ефективного задоволення інформаційних потреб, можливість всебічної обробки інформації за допомогою комп’ютерних технологій; розробку програм для використання інформації.

В процесі проведення економічного аналізу широко використовується дані фінансової звітності: Балансу (ф. № 1-м) та Звіту про фінансові результати (ф. № 2-м) [Додатки Д, Е, Ж]. Відповідно до П (С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» фінансова звітність підприємств повинна мати наступні якісні характеристики: зрозумілість та адекватність тлумачення, достовірність, зі ставність, доречність.

Важливим елементом підготовчого етапу робіт є перевірка якості джерел аналізу. Оскільки від якості джерел інформації залежить достовірність результатів аналізу, вони обов’язково ретельно перевіряються.

Перш ніж користуватись інформацією, необхідно переконатись в її достовірності. Перевірка показників бухгалтерського звіту базується на спеціальних прийомах дослідження достовірності інформації, які забезпечують виявлення та вимірювання реальних зв’язків результатів роботи підприємства (рис. 3.3) [59].

Рис. 3.3 Способи перевірки достовірності інформаційної бази

В процесі аналізу для логічного контролю достовірності даних звіту показники зіставляють між собою, адже між різними сторонами господарської діяльності існує взаємозв'язок. Перевірка наступності та узгодженості показників звітів за суміжні періоди передбачає порівняння звітних показників в їх динаміці.

При підготовці інформації для економічного аналізу виділяють такі основні етапи:

Перевірка інформації на доброякісність. Перевіряється, наскільки повними є дані, чи дотримуються правила складання та оформлення звітності правильність арифметичних розрахунків, узгодженість показників, наведених в річних таблицях.

Перевірка інформації за суттєвістю. В процесі перевірки визначають, наскільки той або інший показник відповідає дійсності, фактичному стану справ.

Забезпечення можливості порівняння показників. Всю числову інформацію після перевірки її доброякісності приводять до порівняльного вигляду. Це здійснюють за допомогою таких способів як нейтралізація впливу вартісного та якісного факторів шляхом доведення їх до єдиного базису, використання середніх і відносних величин, методів перерахунку.

Спрощення числових показників. Вибір ступеня спрощення залежить від змісту показника, його величини тощо. Для цього можна змінювати абсолютні показники відносними, заокруглювати цифри.

Підготовку даних для економічного аналізу необхідно завершувати її систематизацією та групуванням.