Місце інформаційного забезпечення в управлінні організації

ВСТУП.

інформаційний інтернет управління.

Інформаційні технології в сучасних умовах стають найважливішим інструментом науково-технічного і соціально-економічного розвитку суспільства. Граючи значиму роль у прискоренні процесів отримання, розповсюдження і використання знань, вони докорінно змінюють підходи до ведення бізнесу.

Інформаційне забезпечення діяльності підприємства залежить не тільки від наявності інформаційних та аналітичних ресурсів, а й від можливостей впровадження інформаційних інновацій, впорядкування інформаційних потоків підприємства, від вирішення проблем його ефективної інформаційної взаємодії з суб'єктами ринку. У сучасному бізнесі широко використовуються Інтернет-технології. Більшість фірм має свій сайт, працює на електронних торгівельних майданчиках, створює електронні та Інтернет-магазини, користується електронними платіжними системами, здає електронну звітність.

Важлива роль Інтернет-ресурсів в менеджменті визначається тим, що в своїй повсякденній виробничо-господарської діяльності, фірми постійно використовують мережу Інтернет для отримання та розміщення різної інформації. Роль Інтернет-ресурсів істотно зростає ще й тому, що українське законодавство вимагає, щоб великі компанії, органи влади і управління, статистики та інші держструктури, розміщували докладну інформацію про свою діяльність в мережі Інтернет.

До теперішнього часу особливостям інформаційного забезпечення діяльності підприємства приділяється недостатня увага як у теоретичному, так і у практичному аспектах. Своєчасною стає необхідність подальшого вдосконалення принципів, форм і методів, розробки нових підходів та практичних рекомендацій щодо інформаційного забезпечення діяльності підприємства. Це обумовлює актуальність теми дипломної роботи та її практичну значущість для подальшого розвитку досліджуваного підприємства.

Теоретичні аспекти проблем використання інформаційно-аналітичних ресурсів інтернету стали об'єктом дослідження в роботах А. Антопольського, А. Бахура, І. Вовчака, Є. Жильцова, П. Згуровського, В. Іноземцева, В. Копилова, В. Кушерця, Н. Макарової, А. П’ятибратова, В. Рубанова, Р. Цвилева, А. Чухна, Я. Шрайберга, А. Яновського та інших.

Мета дипломної роботи — визначити основні напрямки використання інформаційно-аналітичних ресурсів Інтернету у сучасному менеджменті організації.

Відповідно до поставленої мети було сформовано наступні завдання:

· розглянути теоретичні аспекти використання інформаційно-аналітичних ресурсів Інтернету у сучасному менеджменті організації;

· дослідити значення та суть інформаційного забезпечення в менеджменті організації;

· проаналізувати фінансово-економічний стан організації ТОВ «РІД Лоджистік Солюшнз Україна»;

· виявити фактори, що впливають на обрання ресурсів в організації;

· виявити резерви та оптимізувати модель використання інформаційно-аналітичних ресурсів Інтернету управління ТОВ «РІД Лоджистік Солюшнз Україна».

Предмет дослідження — застосування інформаційно-аналітичних ресурсів Інтернету в управлінні підприємством логістично-консалтингового бізнесу.

Об'єкт дослідження — інформаційно-аналітичні ресурси Інтернету в менеджменті логістичної компанії «РІД Лоджистік Солюшнз Україна».

Методологічною основою дипломної роботи є сукупність способів наукового пізнання, загальнонаукові принципи, методи і прийоми, що використовувалися в процесі проведення дослідження. Теоретичною основою роботи стали наукові праці вітчизняних і зарубіжних дослідників в галузі управління підприємством та інформаційного забезпечення його діяльності.

Дипломна робота складається зі вступу, чотирьох розділів і висновків, викладених на 97 сторінках друкованого тексту. Матеріали роботи містять таблиці, малюнки та додатки.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНИХ РЕСУРСІВ ІНТЕРНЕТУ В УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМСТВОМ.

1.1 Сутність інформаційно-аналітичних ресурсів На початку третього тисячоліття інформація стає одним із найбільш важливих ресурсів. Зростаюча залежність від наявності інформації, рівня розвитку та ефективності використання засобів її обробки та передачі призвела до виникнення такого принципово нового поняття як інформаційні ресурси, яке є центральним поняттям даної роботи. Тому доцільно призвести ряд трактувань та визначень цього терміну.

За тлумачним словником, слово «ресурси» походить від французького ressourse — допоміжні засоби (грошові кошти, цінності, запаси, можливості, джерела прибутків тощо) [36,c.5]. Наявність корисних ресурсів у будь-якій сфері діяльності - це гарантія і застава її стабільності та процвітання.

В ХХ столітті в складі ресурсів виділяли матеріальні, енергетичні, трудові, фінансові, технологічні.

Із кінця 70-х років ХХ ст. у наукове і практичне життя стало широко входити шосте поняття: інформаційні ресурси. Їх не можна розглядати як різновид інших — вони існують самостійно і мають власні унікальні властивості та велике суспільне значення і впливають на всі суспільні процеси.

За своєю значимістю інформаційні ресурси не тільки не поступаються іншим видам стратегічної сировини, але і відносяться до найбільш важливих ресурсів, що визначає насамперед інтелектуальну, а також економічну, політичну і військову міць їхнього власника. Тобто ресурси (матеріальні, енергетичні, інформаційні) є необхідними елементами людської діяльності.

Згідно законодавства інформаційні ресурси визначаються як «сукупність документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо)». Інформаційні ресурси науково-технічної інформації - рушійна сила прогресу — законом визначено як «систематизоване зібрання науково-технічної літератури і документації (книги, брошури, періодичні видання, патентна документація, промислові каталоги, конструкторська документація, звітна науково-технічна документація з науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт, депоновані рукописи, переклади науково-технічної літератури і документації), зафіксовані на паперових чи інших носіях» [31,c.183].

Найбільш прийнятним варіантом термінологічного визначення інформаційного ресурсу є таке: «Це окремі документи і масиви документів, результати інтелектуальної, творчої та інформаційної діяльності, бази та банки даних, всі види архівів, бібліотеки, музейні фонди та інші, що містять відомості і знання, зафіксовані на відповідних носіях інформації, є об'єктами права власності всіх суб'єктів України і мають споживчу вартість (політичну, економічну, соціокультурну, оборонну, історичну, ринкову, інформаційну тощо)» [32,с.46].

Отже, інформаційні ресурси являють собою поєднання знань та інформації. А інформація — це відомості про суб'єкти, об'єкти, явища і процеси.

Згідно законодавства України, інформація — це відомості, подані у вигляді сигналів, знаків, звуків, рухомих або нерухомих зображень чи в інший спосіб [29,с.10].

Виділяють сім основних особливостей інформаційного ресурсу:

— на відміну від інших видів ресурсів (зокрема матеріальних) ІР практично невичерпний;

— з використанням інформації ресурс не зникає, а зберігається і навіть збільшується;

— інформаційний ресурс не є самостійним і сам по собі має лише потенційне значення. Тільки поєднуючись з іншими ресурсами — досвідом, працею, кваліфікацією, технікою, енергією, сировиною — він є рушійною силою;

— ефективність застосування інформаційних ресурсів пов’язана з ефектом повторного виробництва знань. Інформаційна взаємодія дозволяє одержати нові знання ціною менших витрат, порівняно з витратами праці, енергії, часу на його пряме генерування;

— інформаційний ресурс є формою безпосереднього включення науки до складу виробничих сил. В індустріальному суспільстві наука виступає опосередкованою і безпосередньою продуктивною силою. Посередником при цьому виступають машини, нові матеріали і препарати. Радикально змінюється характер дії інформаційних ресурсів: продуктивність праці підвищується в 10−100 разів. Здійснюється перехід до тематичних виробничих систем, основою функціонування яких служать інформаційні ресурси та інформаційні зв’язки;

— інформаційні ресурси виникають в результаті не просто розумової праці, а її творчої частини;

— перетворення знань в інформаційні ресурси залежить від можливості їхнього кодування [15,с.133].

Інформаційні ресурси можна класифікувати за такими ознаками:

— приналежність ресурсу до певної організаційно-технологічної системи (наприклад, бібліотечної мережі, засоби масової інформації, корпоративної системи);

— спосіб виділення об'єктів обліку (твори, документи, видання, БД, інтернет-сторінки, сайти, тощо);

— призначення ресурсу (масова інформація, освіта, бізнес, спілкування);

— зміст ресурсу (тематичний, об'єктний, функціональний);

— видовий склад ресурсу (види документів);

— джерело інформації (національне або закордонне, офіційне або неофіційне тощо);

— правовий статус ресурсу (публічні документи, об'єкти інтелектуальної власності, спам, таємні документи, тощо);

— структурний тип ресурсу, що включає: можливість виділення даних від програм та представлення, формати, кодування, інше;

— відкритість ресурсу (відкритий або з обмеженим доступом);

— ступінь структурованості інформації;

— спосіб розповсюдження і носій;

— мова ресурсу.

Інформаційні ресурси мають ряд специфічних особливостей: невитратність, невичерпність, що забезпечують можливість багаторазового й багатоцільового їх використання, не відчуження ІР при обміні або продажі; постійний ріст обсягу потоку; мінливість складу інформаційних ресурсів; складність вичленовування активної й пасивної частини ресурсів через різні темпи старіння інформації; відсутність прямої залежності між часом створення інформації, і її корисністю (цінністю); нерозривна єдність елементів, що становлять сукупні інформаційні ресурси суспільства.

Крім того інформаційні ресурси мають ряд характеристик. Основними характеристиками продуктивності є:

— пропускна спроможність;

— час відгуку;

— час затримки.

Не менш важливою характеристикою інформаційного ресурсу є його вартість. При цьому вартість інформаційного ресурсу визначається не тільки (і не стільки) вартістю використаних при його створенні програмних засобів, а і вартістю інформації, яка в нього закладена [15,с.135].

В рамках кожної установи, підприємства чи організації кожен інформаційний ресурс має свій життєвий цикл (рис. 1.1.).

1. Визначення цілей (особистих, корпоративних, суспільних) і змісту інформації, необхідної для їх досягнення;

2. Створення, збір, збереження й пошук інформації; передача інформаційних ресурсів користувачам і їх використання;

3. Оновлення в процесі використання, пов’язане з оновленням властивостей, якостей, підвищенням продуктивності, інших ознак;

4. Утилізація й ліквідація.

Формування інформаційних ресурсів і їх грамотне системне використання набуває все більше значення, створюючи систему керування інформаційними ресурсами й потоками. Планування й розробка таких систем ґрунтуються на етапах життєвого циклу інформаційного ресурсу Процес пошуку, збору, переробки та подання інформації, що отримана від різних інформаційних ресурсів являє собою інформаційно-аналітичний процес, в основі якого лежить інформаційно-аналітична діяльність. Така діяльність полягає в узагальненні одержаної інформації, що добувається в результаті проведення оперативної діяльності, її оцінці, аналітичній обробці первинних інформаційних матеріалів і поданні кінцевої інформаційної продукції відповідним інстанціям-споживачам [41, с. 6].

Інформаційно-аналітична діяльність складається з системи певних інформаційно-аналітичних робіт.

Інформаційно-аналітична робота (ІАР) — це комплекс заходів, які проводяться з метою збору та обробки необхідних відомостей з ряду питань та на підставі проведеної роботи — розробки інформаційних (інформаційно-аналітичних) документів для споживача інформації [5, с. 3].

Головні елементи інформаційно-аналітичної діяльності: збір та пошук інформації (головний, найважливіший визначаючий елемент); попереднє вивчення, інформаційно-аналітична обробка, формулювання висновків, облік; підготовка інформаційних (інформаційно-аналітичних) документів [5, с. 3].

Насамперед під словом Інтернет розуміється глобальна комп’ютерна мережа або «мережа мереж», як часто говорять про неї. Більш формально це зафіксовано у визначенні Інтернету Федеральною Радою з інформаційних мереж (Federal Networking Council) 24 жовтня 1995 р.: «Інтернет — глобальна інформаційна система, частини якої логічно взаємопов'язані між собою за допомогою унікального адресного простору, заснованого на протоколі Internet Protocol (IP) або його наступних розширеннях, здатна підтримувати зв’язок з використанням комплексу протоколів Transmission Control Protocol/Інтернет Protocol (TCP/IP), їхніх наступних розширень або інших IP — сумісних протоколів, і яка забезпечує, використовує або робить доступним, привселюдно або приватно, комунікаційний сервіс високого рівня». Іншими словами, Інтернет — це взаємозв'язок комп’ютерних мереж, що базується на єдиному комунікаційному протоколі - TCP/IP [9, c.11].

З погляду користувача, Інтернет — це глобальний засіб обміну інформацією, своєрідна «інформаційна супермагістраль». Вона, з одного боку, дає користувачам можливість спілкуватися між собою, створювати віртуальні співтовариства, а з іншого боку, — використовувати інформацію, що знаходиться в Інтернеті, або представляти її іншим. Сьогодні до цих визначень можна додати нове: Інтернет — могутній і перспективний інструмент бізнесу.

Сучасний етап розвитку Інтернету нараховує більше ніж 30 років і є досить багатогранним. Сьогодні мережа перетворилася в систему, що складається з великої кількості елементів різних рівнів і впливає на багато сторін життя сучасного суспільства. Навіть при найбільш загальному погляді на Інтернет можна виділити чотири основні аспекти:

· технологічний, який насамперед передбачає технологічну еволюцію, що почалася з ранніх досліджень сфери пакетної комутації, мережі ARPANET і суміжних питань;

· інформаційно-інфраструктурний, пов’язаний з питаннями експлуатації і керування глобальною мережевою інфраструктурою, розміри якої за останні кілька років зросли в багато разів;

· соціальний, оскільки невід'ємною складовою частиною Інтернету є співтовариство користувачів, які спільно працюють над створенням і розвитком як технологій, так і самого середовища Інтернету;

· комерціалізації, найбільшою мірою викликаний появою сервісу WWW (World Wide Web — Всесвітня павутина), що виявляється в ефективному використанні інформаційної інфраструктури в комерційній, у тому числі маркетинговій, діяльності сучасних підприємств [9, c.13].

Застосування комп’ютерної мережі Інтернет дозволяє автоматично формувати у базі даних підприємства баз зовнішньої інформації, які можуть містити дані про стан середовища, пов’язаного з підприємством, ринок і його інфраструктуру, попит на товари, поведінку покупців і постачальників, дії конкурентів, чинне законодавство з регулювання ринкових механізмів тощо, а також бази даних спеціального призначення, через які може надаватися статистична та комерційна інформація, дані спеціальних маркетингових досліджень та інше.

Інтернет як всесвітня мережа мереж об'єднує три типи мереж:

· високошвидкісні магістральні мережі, в яких працюють супер комп’ютери дослідних інститутів;

· мережі середнього рівня — це корпоративні мережі університетів та інших організацій;

· локальні мережі - це комп’ютерні мережі невеликих компаній, підприємств або офісів [9, c.14].

Межі Інтернету є досить нечіткими, тому що будь-який комп’ютер, підключений до Інтернету, уже можна вважати її частиною, і тим більше це відноситься до локальної мережі, що має вихід у Інтернет. Комп’ютер, на якому встановлена спеціальна програма доступу до Інтернету, називають сервером мережі, або веб-сервером чи http-сервером. Іншими словами, сервер — це представництво юридичної чи фізичної особи в мережі Інтернет.

Веб-сервери, на яких розташовуються інформаційні ресурси, можуть знаходитися в будь-якій частині Інтернету: у провайдера, у локальній мережі підприємства і т.д., але слід дотримуватися лише головної умови — вони повинні бути підключені до Інтернету, щоб користувачі мережі одержали доступ до його сервісів. Як сервіси можуть виступати електронна пошта, FTP, WWW та інші, які будуть розглянуті пізніше.

Інформаційною складовою сервісів є найбільш різноманітні джерела. Це можуть бути книги, інформація з фінансових ринків, новини, фотографії, фрагменти фільмів і т.д. Сервіси в сукупності з їх інформаційною складовою і є тією головною метою, до якої прагнуть користувачі і якої вони досягають за допомогою підключення до мережі Інтернет.

Основу всесвітньої мережі складають ресурси Інтернет які за своїм функціональним призначенням можна розділити на наступні основні категорії:

· Технології побудови Інтернету, які лежать в основі її функціонування і є основою сервісів високого рівня. До базових технологій належать: технології побудови мереж на рівні каналів зв’язку, мережевих пристроїв і їхнього програмного забезпечення; протоколи побудови мереж і, у першу чергу, комплекс протоколів TCP/IP і його розширення; програмне забезпечення серверів і клієнтських станцій, що підтримують і безпосередньо реалізують сервіси високого рівня [6, c.149].

· Сервіси Інтернет — послуги, що надаються користувачам мережі й базуються на вищезгаданих технологіях. До них належать: електронна пошта, телеконференції, списки розсилання, FTP — передача файлів, IRC, система гіпермедіа WWW, а також інші розробки, які використовують Інтернет як середовище передачі інформації.

· Користувачі (учасники) Інтернету. Через те, що в основі Інтернету лежить технологія клієнт-сервер, ця група складається з кінцевих користувачів мережі, які представлені окремими фізичними особами і організаціями в якості клієнтів мережі, а також з користувачів і фірм, що безпосередньо реалізують середовище Інтернету за допомогою представлення та реалізації його серверної частини — веб-серверів [6, c.149].

Стрімкий розвиток новітніх інформаційних технологій, комплексна автоматизація галузей економіки, використання можливостей електронної комерції обумовили посилення ролі мережі Інтернет для підприємств з точки зору не тільки збереження, але і розширення їх позицій на ринку. Можна виділити найважливіші причини необхідності використання Інтернету в процесі розвитку бізнесу в сучасних умовах господарювання:

1. Нова економічна система. Розвиток Інтернету створив новий вид економіки, темпи зростання якої настільки колосальні, що вона уже встигла змінити саме традиційне поняття ведення бізнесу. Сьогодні економіка — це система, що використовує сучасні технології, а її основу складають підприємства, які активно здійснюють свій бізнес в Інтернеті.

2. Інтернет як ідеальне середовище для ведення бізнесу. Навіть якщо фірма має традиційне місце продажу, аудиторія її клієнтів буде обмеженою. В Інтернеті ж потенційними клієнтами є всі користувачі мережі, важливий лише механізм доведення інформації до них.

3. Створення і підтримка іміджу компанії. Веб-сайт фірми вже давно не є розкішшю і виконує безліч функцій, серед яких можна виділити такі, як зміцнення позиції і покращення іміджу фірми на ринку; є оперативним інструментом для відділів маркетингу і збуту; створення сприятливого ґрунту для подальшої діяльності й успішної конкуренції.

4. Розширення можливостей для клієнта. Забезпечення клієнта необхідною інформацією — один із ключових факторів успішного ведення бізнесу. Завдяки технології Інтернету підтримка клієнтів може бути більш ефективною й оперативною.

5. Доступність інформації. Усього кілька років назад компаніям було потрібно як мінімум кілька днів, щоб довести до клієнтів інформацію про випуск нової продукції чи зміну специфікації. Сьогодні, завдяки Інтернету, є можливість донести цю інформацію до всіх зацікавлених за кілька годин, опублікувавши її на вітрині веб-сайту підприємства.

6. Мінімізація витрат. Нові технології дозволяють здійснити повний процес угоди, включаючи комерційний запит, закупівельний ордер і виставлення рахунку. Спрощення цих бізнес-процесів дозволяє фірмам значно скоротити витрати.

7. Можливість працювати 24 години на добу. Найбільша перевага on-line-бізнесу полягає в тому, що він доступний 24 години на добу з будь-якого місця і для фірми, і для її клієнтів, при чому і продаж здійснюється так само цілодобово.

8. Мінімальні первісні вкладення. Для створення веб-сайту немає необхідності у великих фінансових вкладеннях.

9. Можливість глобалізації. Завдяки Інтернету можна вивести бізнес на глобальний рівень з мінімальними інвестиційними вкладеннями, оскільки є сотні вертикальних і горизонтальних електронних торговельних площадок, доступних у мережі [5, c.311].

Отже, процес інтенсивного розвитку мережі Інтернет призвів до широкого запровадження глобальної мережі як ефективного інструменту менеджменту в діяльності підприємств. Використовуючи комп’ютерні інформаційні мережі, фахівці можуть обмінюватися інформацією з фірмами, отримувати дані про продавців, покупців і конкурентів, оперативно знаходити у мережевих базах даних необхідну інформацію, приймати зважені управлінські рішення.

Актуальність Інтернету в менеджменті обумовлена потребою засвоєння особливостей застосування сучасних мережевих технологій під час просування товарів і послуг, пошуку корисної інформації, потенційних клієнтів і ділових партнерів, розширення ринків збуту, забезпечення результативності рекламним кампаніям, для організації ефективної системи зворотного зв’язку із покупцями та споживачами.

1.2 Основні складові інформаційно-аналітичних ресурсів Деякі вітчизняні та зарубіжні вчені вважають доцільним відносити до складу інформаційних ресурсів сучасні інформаційні системи, інформаційні технології, а в окремих випадках і персонал, що опрацьовує інформацію.

Інформаційні системи, як і інформація і інформаційні технології, існували з моменту появи суспільства, оскільки на будь-якій стадії його розвитку є потреба в управлінні. А для управління потрібна систематизована, заздалегідь підготовлена інформація.

Таким чином, місія інформаційних систем — це виробництво інформації, що її потребує організація для забезпечення ефективного управління всіма своїми ресурсами, створення інформаційного і технічного середовища для здійснення управління організацією.

Автоматизована інформаційна система управління організацією є взаємопов'язаною сукупністю даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартів процедур, призначених для збору, опрацювання, розподілу, зберігання, видачі (надання) інформації відповідно до вимог, що випливають з діяльності організації.

Таким чином, інформаційну систему (1С) можна визначити з технічної точки зору, як набір взаємопов'язаних компонентів, які збирають, обробляють, зберігають і розподіляють інформацію, що необхідна для прийняття рішень і управління підприємством. Крім цього, інформаційні системи можуть також допомагати менеджерам проводити аналіз проблеми, дають можливість аналізувати комплексні об'єкти і створювати нові послуги. Інформаційні системи містять інформацію про контрагентів, місця і об'єкти усередині підприємства або в навколишньому середовищі.

Всі види інформації, що необхідна для управління організацією, складають інформаційну систему. Система управління і система інформації на будь-якому рівні управління взаємопов'язані та взаємозалежні.

Три процеси в інформаційній системі використовуються для збору інформації, якої потребують підприємства для прийняття рішень, управління, аналізу проблем і виробництва нових товарів та послуг — це введення, обробка і виведення. В процесі введення фіксуються неперевірені відомості всередині організації або із зовнішнього оточення. В процесі опрацюванні цей сирий матеріал стає структурованим. На стадії виведення опрацьовані дані передаються службам, які безпосередньо ними користуються.

Хоча комп’ютерні інформаційні системи використовують комп’ютерні технології, щоб обробити неперевірені відомості в значущу інформацію, існує відчутна відмінність між комп’ютером і комп’ютерною програмою, з одного боку, та інформаційною системою з іншого. Електронні обчислювальні машини і програми для них — технічна база, інструментальні засоби та матеріали сучасних інформаційних систем. Комп’ютери забезпечують устаткування для зберігання і виготовлення інформації. Комп’ютерні програми, або програмне забезпечення призначені для обробки інформації та управління роботою комп’ютерів. Але комп’ютери є тільки частиною інформаційної системи.

Таким чином, комп’ютери та програми — це лише інструменти та матеріали, які покликані спростити та підвищити ефективність роботи інформаційної системи. Щоб представити інформаційні системи, потрібно зрозуміти проблеми, для яких вони розроблені, визначити їх структуру, процеси, що відбуваються у внутрішньому і зовнішньому середовищі організації [2, c. 94].

Місія інформаційної системи складається в підготовці й наданні інформації, необхідної для забезпечення ефективного управління всіма ресурсами підприємства або організації, створення інформаційного й технічного середовища для управління організацією До основних задач ІС відносять:збір інформації з різних джерел; реєстрацію, обробку й видачу інформації, що характеризує стан виробництва й управління; розподіл інформації між керівниками, підрозділами й виконавцями відповідно їх участі в управлінні.

Виконання цих завдання вимагає побудови інформаційно-технологічних систем, які мають наступні атрибути:

· максимальна доступність — кожна людина може дістати доступ до IT ресурсів у будь-який час і з будь-якого місця;

· будь-який інформаційний об'єкт повинен бути доступний одночасно багатьом;

· маневреність прикладних програм — необхідний перехід до мережевої архітектури, що призводить до серйозних змін в організації і роботі ІТ-відділів [16, c. 45].

Розглянемо зміст основних функцій інформаційних систем на підприємстві.

Таблиця 1.1. Основні функції інформаційних систем та їх зміст.

Інформаційні системи допомагають менеджерам різних рівнів вирішувати такі завдання: приєднуватися до єдиного інформаційного простору; ширше використовувати математичні методи в економіці; погоджувати економічні процедури з міжнародними вимогами.

Різноманітність інформаційних систем з кожним роком все зростає. В залежності від функціонального призначення можна виділити такі системи: управляючі (АСУТП, АСУВ), проектуючі (САПР), наукового пошуку (АСНД, експертні системи), діагностичні, моделюючі, систем підготовки прийняття рішення (СППР), а в залежності від сфери використання — на адміністративні, економічні, виробничі, медичні, навчальні, екологічні, криміналістичні, військові та інші.

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп’ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.

Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень.

Для сучасних умов характерне застосування високоефективних внутрішньо фірмових систем інформації, що ґрунтуються на використанні найновіших інформаційних технологій, зокрема єдиної локальної комп’ютерної мережі. Управлінська внутрішня інформаційна система представляє собою сукупність інформаційних процесів для задоволення потреб в інформації на різних рівнях прийняття рішень. Інформаційна система включає компоненти обробки інформації, внутрішні і зовнішні канали передачі.

Сучасна інформаційна система в діяльності організації дозволяє забезпечити вирішення таких завдань:

· прямий, своєчасний доступ до інформаційного продукту (точну інформацію про хід виробничого процесу в просторі та часі);

· ефективну координацію внутрішньої діяльності та оперативне розповсюдження різноманітних повідомлень;

· ефективнішу взаємодію із суміжниками по технологічних маршрутах за рахунок використання більш інформованих та наочних засобів відображення та передачі-прийому повідомлень;

· виділення необхідного і неперервного часу для менеджерів всіх ланок на такі високоефективні види діяльності, як аналіз та прийняття рішень за рахунок зменшення часу на здійснення малопродуктивної діяльності;

· використання якісно кращої технології системного аналізу та проектування оперативного управління на нижній та середніх ланках управління виробництвом.

Отже, основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов’язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.

Під технологією мають на увазі сукупність методів обробки, виготовлення, змінення стану, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату, здійснюваних у процесі виробництва продукції. Це — уміння щось робити досконало. Коли ми ведемо мову про інформаційну технологію, як матеріал виступає інформація. Як продукт — також інформація. Але це якісно нова інформація про стан об'єкта, процесу або явища. Технологія представлена методами і способами роботи з інформацією персоналу і технічних пристроїв.

Інформаційна технологія — це система методів і способів збору, передачі, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації. Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Розрізняють наступні види сучасних інформаційних технологій:

1. Інформаційна технологія опрацювання даних. Використовується для розв’язання добре структурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників. На рівні операційної діяльності вирішуються такі задачі:

· опрацювання даних про операції, які здійснює фірма;

· створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

· одержання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів [9,c.149 ].

2. Інформаційна технологія керування. Її Метою є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні керування. Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи керування і використовується при більш поганій структурованості розв’язуваних задач, якщо їх порівнювати з задачами, які розв’язуються за допомогою інформаційної технології опрацювання даних. Інформаційна технологія керування ідеально підходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівників різноманітних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів керування фірмою. Інформація, що поставляється нею, містить відомості про минуле, дійсне і ймовірне майбутнє фірми. Ця інформація має вигляд регулярних або спеціальних управлінських звітів.

На цьому етапі розв’язуються такі задачі опрацювання даних:

* оцінка планованого стану об'єкта керування;

* оцінка відхилень від планованого стану;

* виявлення причин відхилень;

* аналіз можливих рішень і дій.

Інформаційна технологія керування спрямована на створення різноманітних видів звітів. Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії [9,c.150].

3. Інформаційна технологія підтримки прийняття рішень. Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути подана в агрегованому вигляді, так, щоб проглядалися тенденції зміни даних, причини відхилень, що виникли, і можливі варіанти вирішення проблеми. На цьому етапі розв’язуються такі задачі опрацювання даних:

* оцінка планованого стану об'єкта керування;

* оцінка відхилень від планованого стану;

* виявлення причин відхилень;

* аналіз можливих рішень і дій.

4. Інформаційна технологія експертних систем. Головна ідея використання технології експертних систем полягає в тому, щоб одержати від експерта його знання і, загрузивши їх у пам’ять комп’ютера, використовувати їх кожного разу, коли в цьому виникає необхідність. Все це надає можливість використовувати технологію експертних систем у якості систем, що дають поради [9,c.151].

Автоматизована інформаційна технологія передбачає існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і системи управління цим комплексом технічних засобів (як правило, це програмні засоби й організаційно-методичне забезпечення, що пов’язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес). Оскільки істотну частину технічних засобів для реалізації інформаційних технологій становлять засоби комп’ютерної техніки, то часто під інформаційними технологіями, особливо під новими інформаційними технологіями (НІТ), мають на увазі комп’ютерні інформаційні технології (хоча поняття «інформаційна технологія» стосується будь-якого перетворення інформації, в тому числі й на паперовій основі).

Нова інформаційна технологія (комп'ютерна інформаційна технологія) — це інформаційна технологія з «дружнім» інтерфейсом роботи користувача, що використовує персональні комп’ютери і телекомунікаційні засоби. Інструментарієм нової інформаційної технології є один або декілька взаємопов'язаних програмних продуктів для певного типу комп’ютера, технологія роботи в якому дозволяє досягти поставленої користувачем мети.

Стратегічна мета інформаційних технологій — сприяти управлінню підприємством, реагувати на динаміку ринку, створювати, підтримувати та поглиблювати конкурентні переваги. Таким чином, сучасні технології управління — це комплекс інноваційних та організаційних технологій, що розвиваються, як еволюційно так і революційно, дивлячись на розвиток людства та його світобачення і потреби на даний період часу нашої цивілізації. Та найголовнішим є те, що людина, тобто працівник створює основу організації, тобто її головну рушійну силу.

Керівник повинен добре розуміти, що всі його дії, націлені на змінення виду чи структури організації, стикається з певними умовами, звичками, правилами і процедурами, характерними для працівників даної організації. Тому зруйнувати застарілу структуру важко не тільки технологічно, але, ще більш важко психологічно.

1.3 Сутність, значення і особливості інформаційного забезпечення Кожна сфера людської діяльності потребує специфічної інформації, що зумовлює і специфічні вимоги щодо організації відповідної інформаційної системи (ІС). В такій системі першим кроком стає інформаційне забезпечення — надання, представлення необхідної інформації у відповідному форматі. В свою чергу ця інформація необхідна для здійснення процесу управління різними складними системами: економікою, галуззю, регіоном, підприємством, конкретним процесом. Виходячи з особливостей об'єкту управління та спрямованості діяльності, визначається загальна мета, функції, структура інформаційної системи. В Економічній енциклопедії інформаційні системи визначаються як «системи збирання, зберігання, обробки, перетворення, передавання та оновлення інформації за допомогою сучасної комп’ютерної та іншої техніки для постійного використання в процесі управління».

В організації інформаційне забезпечення стає необхідним елементом діяльності підприємств. Формування системи інформаційного забезпечення передбачає необхідність налагодження різноманітних інформаційних потоків (як в межах, так і зовні підприємства), які утворюють інформаційні системи різного функціонального призначення чи географічного охоплення. Ці різноманітні інформаційні системи мають органічно доповнювати одна одну та складати певну субординовану, більш складну систему. Отже, система інформаційного забезпечення підприємства (СІЗП) — це сукупність взаємопов'язаних інформаційних систем, що складаються на між суб'єктному рівні відносин для організації та здійснення статутної діяльності.

Побудова ефективної СІЗП може здійснюватись за допомогою її наповнення наступними елементами: фінанси, виробництво, збут, постачання, облік, людські ресурси тощо. Мета створення СІЗП — надання повної і достовірної інформації потрібним ланкам управління для ефективного здійснення їх основної діяльності. До головних функцій СІЗП належать наступні:

1) описова — забезпечення менеджерів підприємства всією необхідною зовнішньою та внутрішньою інформацією, завдяки якій формується уявлення про економічне середовище, реальні та потенційні можливості досягнення поставлених цілей;

2) аналітична — забезпечення необхідною аналітичною інформацією для прийняття оперативних і стратегічних господарських рішень;

3) прогностична — формування інформаційної бази прогнозування змін кон’юнктури ринку, розробки відповідної стратегії поведінки господарюючих суб'єктів, визначення напрямків досягнення конкурентоспроможності підприємницької діяльності.

Виконання цих важливих функцій потребує організації та здійснення певної діяльності по виробленню інформаційних продуктів — інформаційних ресурсів. Першою стадією тут буде спостереження і збір даних, які ілюструють ситуацію в певній сфері: ціни на окремих ринках, макроекономічні показники розвитку економіки, динаміка валютного курсу тощо. Діяльність по пошуку та збору цих даних є аналогом стадії видобутку сировини в матеріальному виробництві.

Наявність широкої бази даних є першим етапом у виробництві інформаційних продуктів. Для ефективної підприємницької діяльності важливо не просто володіти первинною інформацією, більш важливо розуміти загальні закономірності та тенденції змін, що відбуваються в ринковому середовищі. Для цього необхідним є наступний етап — систематизація даних, приведення їх у вигляд, зручний для подальшого користування та аналіз первинної інформації. На цій стадії неважливі та випадкові дані відсіюються, а всі інформаційні ресурси стають більш активними, насиченими. За допомогою методів наукового пізнання визначаються закономірності та результатом стають моделі, що описують сутність явищ, динаміку процесів в природі та суспільстві. Результати аналітичної обробки інформації дають можливість суб'єктам економічної діяльності зробити вибір з усіх можливих варіантів, зменшити втрати, підвищити ефективність. Наступним етапом є застосування інформації задля визначення орієнтирів діяльності (фірми, підприємства) в стратегічній перспективі. Розробка стратегії розвитку, складання довгострокових планів можливі тільки на основі детально розроблених прогнозів щодо майбутніх глобальних, національних чи місцевих процесів, структурних зрушень в економіці, тенденцій змін в зайнятості тощо.

Структура системи інформаційного забезпечення суб'єктів економічної діяльності визначається виконанням вищезазначених функцій в різних сегментах діяльності. Ця схема може розглядатися також на різних рівнях управління підприємницькою діяльністю: на мікрорівні - як управління внутрішньою діяльністю підприємства, та на макрорівні - як управління всією сферою підприємницької діяльності. Залежно від ступеня керованості процесу інформаційного забезпечення він може бути:

— стихійний — економічні суб'єкти самостійно вирішують всі проблеми пошуку, обробки та аналізу інформації, а всі спроби сформувати більш-менш загальнонаціональні інформаційні системи ґрунтуються на приватній ініціативі або ініціативах окремих державних установ;

Таблиця 1.2. Система інформації, необхідної для забезпечення діяльності підприємств (установ, організацій).

— керований — держава впливає на створення систем інформаційного забезпечення опосередковано, через законодавство, створюючи відповідне економіко-правове середовище;

— регульований — держава активно бере участь в організації системи ефективного інформаційного забезпечення: збору, аналізу, передачі та доступності всієї можливої інформації різноманітним суб'єктам.

На рівні підприємства інформаційне забезпечення окремих елементів здійснюється, наприклад, при складанні табелів робочого часу. Між елементний рівень забезпечується при складанні загальних кошторисів витрат і плануванні прибутку. Системне інформаційне забезпечення має місце при аналітичному дослідженні тих чи інших тенденцій, виявленні негараздів та розробці шляхів їх подолання[21, c.26].

Становлення системи інформаційного забезпечення підприємства певною мірою визначається сутнісними характеристиками самої інформації та потребою в ній. Специфіка інформації для здійснення підприємницької діяльності зумовлюється її функціональним призначенням. Інформація має забезпечити ефективну поведінку підприємців, тобто таку, що забезпечить підприємству досягнення поставлених цілей та виконання його основних функцій за умов високо конкурентного ринкового середовища.

Загалом система інформаційного забезпечення на окремому підприємстві включає в себе дві основні підсистеми:

· система управління внутрішніми інформаційними потоками, тобто потоками між підрозділами підприємства. Її мета — ефективне функціонування підприємства, досягнення внутрішніх цілей і завдань;

· система управління зовнішніми інформаційними потоками та зв’язками. Її метою є ефективна взаємодія із зовнішнім середовищем.

Існують певні відмінності в організації цих двох підсистем. Внутрішня ІС підприємства, як правило, має чітко окреслену структуру, яка визначена його цілями та внутрішньою побудовою. Виходячи із загальної концепції підприємства його інформаційна система технічно побудована на комп’ютеризацію певних виробничих операцій, збір даних за окремими напрямками, організацію зв’язків та комунікацій, допомогу в аналітичному осмисленні ситуації та розробці стратегії.

Сучасні підприємства різних галузей функціонують в умовах високої складності, невизначеності і динамічності навколишнього соціально-економічного середовища. Зростання рівня інформатизації світового ринку, що дозволяє отримати практично миттєвий доступ до будь-якої ринкової інформації, викликає різке зростання конкуренції між виробниками. Це обумовлює необхідність формування єдиного інформаційного простору, адекватного ринковим механізмам і відкриваючого перед суб'єктами ринку широкі можливості для розробки ефективних стратегічних і тактичних рішень по всіх напрямах діяльності. Єдиний інформаційний простір є єдиним інформаційно-технологічним середовищем, що включає обчислювальні, інформаційні, телекомунікаційні засоби, продуктами, послугами, фахівцями, користувачами, документообігом, базами даних[24, c.84].

Господарюючі суб'єкти, надаючи інформацію про свою діяльність і її результати, з одного боку, формують певну область економічного інформаційного простору, з іншою — кожне підприємство в процесі своєї діяльності використовує значні обсяги різної інформації, як із зовнішнього середовища, так і ту, що генерується всередині самого господарюючого суб'єкта.

Інформація, що поступає із зовнішніх джерел, тобто із загального інформаційного простору, необхідна для ефективної організації всього процесу господарської діяльності підприємства. Отже, будь-яке підприємство може сприйматися і як споживач, і як виробник інформації. При цьому всі дані про результати діяльності підприємства, що виходять за його межі, стають фактором, здатним впливати на думки суб'єктів економічних процесів щодо їх подальших дій. Таким чином, інформація про діяльність підприємства певною мірою формує інформаційний простір, і в той же час сама випробовує на собі дію інформаційного простору, що склався.

Як найважливіші, з погляду встановлення місця і значущості інформації в інформаційному просторі, на наш погляд, слід розглядати наступні критерії: ступінь запитаної інформації, що визначається наступними умовами: доступність інформації; знання про можливості, укладені в інформації, і про способи їх реалізації; відсутність альтернативних джерел інформації; вплив на інші складові інформаційного простору, взаємодія з ними, дія на різні області діяльності суспільства і його суб'єктів; ступінь організованості інформації, яка є ефективною системою певних правил, що дозволяє одержувати інформацію з необхідними якісними характеристиками; прийнятність інформації, що обумовлюється її зрозумілістю, логічністю, обсягом і складом даних; ступінь поширеності інформації; здатність інформації адаптуватися до зовнішніх умов і нових розробок; ступінь корисності. Таким чином, інформації в інформаційному просторі має відповідати певним вимогам, що визначають її значущість для діяльності організації [24, c.86].

У свою чергу з погляду організації ефективного інформаційного функціонування конкретного суб'єкта господарювання виділимо інформаційний простір підприємства, під яким слід розуміти сукупність інформаційної бази даних і способи її організації, необхідні для прийняття управлінських рішень, аналізу, контролю і регулювання фінансово-господарської діяльності підприємства. Такий інформаційний простір забезпечує прискорення виконуваних управлінських операцій, сприяє вдосконаленню деяких видів управління, тим самим забезпечує конкурентоспроможність підприємства, фінансову стійкість і стабільний розвиток.

Як основні задачі, на рішення яких спрямовано формування і функціонування інформаційного простору підприємства виділимо наступні: створення єдиної інформаційної бази віддаленого один від одного об'єктів і підрозділів підприємства; організація ефективного руху інформаційних потоків; інформаційне забезпечення діяльності всіх підрозділів і об'єктів підприємства; автоматизація всіх технологічних і бізнес-процесів підприємства, оперативний контроль і управління процесами виробництва, транспортування і збуту, управління персоналом і т. д.; обробка і аналіз інформації, яка одержується із зовнішнього середовища; забезпечення необхідного рівня безпеки і захисту інформаційних ресурсів підприємства.

Важливе значення для організації інформаційних потоків з метою прийняття управлінських рішень має спосіб організації та управління підприємством. Інформаційні системи мають бути створені не тільки для передачі тієї чи іншої інформації, а й для зворотного зв’язку між керівництвом та персоналом на різних рівнях. Структура підприємства має бути такою, щоб вона полегшувала процес прийняття рішень, а оскільки рішення залежать від інформації, а ті в свою чергу від комунікацій, то підприємство має будуватися на основі визначення інформаційних потреб та створення комунікаційних мереж[24, c.86].

Інформаційна система управління підприємством спрямована на забезпечення інтегрованої системи звітності, що дає кожному рівню «потрібну» інформацію в «потрібний» час. При цьому рішення ґрунтуються на найкращій наявній інформації у тих межах, в яких забезпечення такою інформацією виправдане економічно.

Діяльність окремих економічних суб'єктів на сьогоднішній день безпосередньо залежить від ступеня їх інформованості і здатності ефективно використовувати наявну інформацію. Перш ніж зробити певні дії необхідно провести велику роботу по збору і аналізу інформації, її переробці і агрегації. Прийняття ефективних управлінських рішень в будь-якій сфері вимагає обробки великих масивів інформації, що неможливе без залучення спеціальних технічних засобів.