Управлінські інформаційні системи в аналізі і аудиті

Управлінські інформаційні системи в аналізі і аудиті

План

1. Удосконалення системи обліку, аудиту і аналізу в умовах використання ЕОМ

2. Організація технології вирішення завдань фінансового обліку в умовах функціонування інформаційної системи обліку: облік матеріальних запасів

3. Організація технології вирішення завдань управлінського обліку в умовах функціонування інформаційної системи обліку: облік праці і зарплати Список використаних джерел

1. Удосконалення системи обліку, аудиту і аналізу в умовах використання ЕОМ Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі автоматизованої системи обліку, контролю й аналізу з використанням автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).

Одним з найважливіших завдань у цій справі є подальший розвиток і вдосконалення інформаційних систем підприємств із використанням нових засобів управління та сучасних технічних засобів. Відповідно до цього має змінитися роль бухгалтерського обліку, а отже, методологічні та методичні його аспекти потребуватимуть коригування. Бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація в умовах автоматизованої системи обробки інформації використовуються значно ширше, ніж у разі ручної обробки даних. Змінюється й цільове призначення бухгалтерського обліку. Він дедалі більше стає складовою управлінської системи підприємства.

Процес автоматизації бухгалтерського обліку має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підприємства.

Система управління має виконувати провідну роль в організації бухгалтерського обліку, що є забезпечувальною ланкою у фінансово-господарській діяльності підприємства. Бухгалтерський облік доповнює інші інформаційні системи, причому основну частину вхідної інформації він дістає безпосередньо із цих систем. Перетворившись на одну з кількох інформаційних підсистем, взаємозв'язаних як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформаційної системи підприємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управління в умовах застосування автоматизованих систем. Успіх у здійсненні управлінської функції при цьому істотно залежить від правильного встановлення взаємозв'язків задач.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбувається перехід від організації окремих елементів до організації цілісних наборів елементів інформаційних систем, а також налагодження взаємозв'язків між окремими підсистемами і комплексами завдань.

Комплексний підхід в автоматизації бухгалтерського обліку в сучасних умовах має реалізовуватися у вирішенні сформульованих завдань:

Визначення ролі і місця бухгалтерського обліку в системі управління підприємством.

Класифікації типів комплексів завдань, а також завдань інформаційної системи обліку, контролю та аналізу.

Виокремлення ієрархічних рівнів, які вирішуються в інформаційній системі обліку, а також з’ясування характеру системотвірних зв’язків між ними, елементами, комплексами завдань і завданнями.

Установлення умов і меж чинності інформаційної системи обліку.

Контроль і аналіз.

Побудова концептуальної моделі автоматизованої обробки облікової інформації.

Створення інформаційної мови бухгалтера, яка дасть змогу користувачеві працювати в діалоговому режимі.

Комплексний перегляд теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку. інформаційний облік система Системне вирішення завдань обліку, контролю та аналізу.

Використання засобів моделювання облікового, контрольного і аналітичного процесів.

Організація автоматизованої системи дослідження; прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

Розробка сучасних засобів спілкування в діалоговому режимі з інформаційною системою обліку, контролю і аналізу.

Створення на основі комплексного підходу автоматизованої системи прийняття управлінського рішення.

В умовах автоматизованої обробки даних на організацію обліку істотно впливає теорія комунікації. Адже облік можна подати як інтегровану систему збирання, обробки, зберігання й передавання облікової інформації, а основні принципи теорії комунікації дають змогу виробити найбільш оптимальні обсяги, терміни та напрями інформаційних потоків в обліку.

Як одиниця комунікації обліковець несе відповідальність за формування облікових показників і передавання їх користувачам. Для цього він має передусім визначити тип необхідних для користувачів блоків інформації, оскільки лише потреба в інформації є, по суті, виправданням для встановлення комунікації. Як одиниця інформаційної системи обліковець виконує водночас і такі функції: джерела інформації, передавача, користувача блоків, які передають інформацію за допомогою різноманітних механізмів зворотного зв’язку. Як комунікаційна одиниця користувач облікової інформації поєднує в собі всі частини комунікаційної системи.

Користувач облікової інформації виконує дві першочергові функції: інтерпретує облікову інформацію і використовує її. Від інших функцій управління бухгалтерський облік відрізняється своїми цілями, задачами і засобами їх розв’язування. Це дає підстави розмежувати різні функції обліку, особливо коли організовано АРМ бухгалтера, щоб не дублювати розв’язування одних і тих самих задач. Правильне формування задач, їх взаємозв'язок дають можливість на основі автоматизації розв’язувати облікові, контрольні та аналітичні задачі в управлінні.

Інформаційна система обліку, контролю та аналізу має органічно вливатися в загальну систему управління підприємством, характеризуватися взаємоузгодженістю між комплексами задач і задачами та іншими інформаційними системами підприємства, включати в себе задачі обліку, контролю, аналізу і внутрішнього аудиту. Кожна задача характеризується функцією управління, в рамках якої вона вирішується; ресурсом, який вона відображає, та його станом; підрозділом, до якого належить ресурс; періодом часу, за який відображається рух ресурсу.

Сукупність вихідних показників однозначно визначає зміст задачі. Функціональні задачі взаємодіють на інформаційній основі. Обмін інформацією між задачами під час функціонування АРМБ можливий за наявності класифікаційного переліку задач. Класифікація задач допомагає вдосконалити методологію обліку, а це, у свою чергу, має позитивний вплив на технологію обробки даних за допомогою АРМБ. Розмежування за класифікаційними ознаками дає змогу локалізувати однорідні задачі, щоб типізувати їх обробку, вивчити та використати в управлінні їх особливості, встановити закономірності інформаційних зв’язків.

Задачі бухгалтерського обліку можна класифікувати за певними ознаками залежно від практичних потреб. Найважливішим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Таке групування є основою для виокремлення основних типів АРМ бухгалтера.

1. АРМ бухгалтера власності засновників.

2. АРМ бухгалтера з обліку основних засобів.

3. АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей.

4. АРМ бухгалтера з обліку праці і заробітної плати.

5. АРМ бухгалтера з обліку затрат на виробництво.

6. АРМ бухгалтера з обліку продажу готової продукції, визначення доходів та фінансових результатів.

7. АРМ бухгалтера з обліку фінансово-розрахункових операцій.

8. АРМ бухгалтера зведеного обліку та складання звітності.

Кожному з перелічених АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач. Визначаючи перелік задач, що мають бути розв’язані на АРМ бухгалтера, слід ураховувати фактори, які впливають на їх склад. Це технологічні та організаційні фактори, пов’язані з характером виробництва, із суміжними завданнями та з методичними варіантами розв’язування самих задач бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. При цьому можливі різноманітні варіанти розподілу задач між бухгалтерією і підрозділами.

Інформаційні взаємозв'язки задач обліку, контролю та аналізу з іншими підсистемами автоматизованої системи управління підприємства здійснюються згідно з такими правилами:

* використання взаємної інформації;

* спорідненість окремих джерел інформації;

* спорідненість окремих первинних носіїв інформації;

* єдність системи кодування інформації;

* наявність зворотного зв’язку;

* єдність системи показників.

Обліковий процес в умовах використання АРМБ характеризується як ланцюжок взаємопов'язаних робочих місць — бухгалтера, а також працівників, пов’язаних з організацією бухгалтерського обліку. Автоматизація послідовності розв’язування задач забезпечує чітку організацію технологічного процесу, дає змогу уникнути повторного виконання окремих кроків. Важливим під час автоматизації бухгалтерського обліку є формування облікових функцій для певного переліку задач, розв’язуваних на АРМБ.

На підприємствах доводиться іноді формувати АРМБ за комплексами, які охоплюють топологічні задачі (облік основних засобів, облік матеріальних цінностей і т. ін.), або за певними функціональними задачами (нарахування відрядної заробітної плати, облік касових операцій і т. ін.), або за окремими функціями (оформлення первинного документа, формування певних значень первинного обліку і т. ін.).

Для цього формуються облікові модулі так, аби можна було змоделювати обліковий процес з урахуванням використовуваної обчислювальної техніки, наявного облікового персоналу, а також масштабів підприємства. В інформаційній системі в разі потреби формують облікові станції, які обслуговують кілька комплексів задач (АРМБ) або кілька облікових функцій. Маючи модульний набір облікових, контрольних і аналогічних задач, бухгалтер у разі потреби може сформувати їх в окремі АРМБ. Це забезпечує швидке орієнтування на певний об'єкт обліку і дає змогу гнучко реагувати на поточні зміни в структурі підприємства (скорочення або збільшення АРМБ), а також на зміни в обліковій політиці підприємства.

Програмні засоби мають орієнтуватися на об'єкт у будь-який момент і за будь-яких структурних модифікацій, що відбуваються на підприємстві. Облікові станції мають формуватися з урахуванням взаємозв'язку завдань, функцій і АРМБ в єдиному інформаційному обліковому процесі, що випливає із загальної інформаційної взаємоузгодженості окремих задач і комплексів задач. АРМБ для потреб управління за функціональним розподілом формуються за задачами (комплексами задач), поданими у вигляді окремих блоків.

Користувач облікової інформації виконує дві першочергові функції: інтерпретує облікову інформацію і використовує її. Від інших функцій управління бухгалтерський облік відрізняється своїми цілями, задачами і засобами вирішення. Це дає змогу, особливо коли йдеться про організацію АРМ бухгалтера, розмежувати різні функції обліку, щоб не дублювалося розв’язування одних і тих самих задач. Правильно сформувавши комплекси задач та окремі задачі з урахуванням їх взаємозв'язків, можна завдяки автоматизації розв’язувати облікові, контрольні й аналітичні задачі.

Функціональні задачі, взаємодіючі на інформаційній основі, утворюють цілком самостійну дисципліну про конкретні функції та завдання, у межах якої далі розвиваються організаційні аспекти останніх.

Лише за умови глибокого організаційного підходу вдається подолати консерватизм і негнучкість апарату бухгалтерії, нечіткий розподіл виконуваних обов’язків та дублювання в роботі, а отже, підвищити рівень організації праці бухгалтерів на підприємствах. Саме організаційний принцип дає змогу виявити шляхи вдосконалення обліку і в масштабі країни.

2. Організація технології вирішення завдань фінансового обліку в умовах функціонування інформаційної системи обліку: облік матеріальних запасів Національним Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затвердженим наказом Міністерства фінансів України № 246 від 2.11.99 р., визначаються методологічні основи формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси та її розкриття в фінансовій звітності.

За цим стандартом запаси — це активи, які: утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності; перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва; утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством.

Автоматизоване оброблення даних з обліку матеріальних запасів на практиці може забезпечуватися різними способами. Наприклад:

— розробленням спеціалізованою фірмою на замовлення управлінської інформаційної системи підприємства (у тому числі й інформаційної системи обліку);

— придбанням універсального програмного комплексу (або його окремого модуля) на ринку програмного забезпечення;

— автоматизацією облікового процесу силами фахівців підрозділу з автоматизованого оброблення даних підприємства;

— використанням табличних процесорів обліковими працівниками для забезпечення автоматизованого вирішення окремих завдань конкретної ділянки обліку.

При цьому треба враховувати, що облік матеріальних запасів здійснюється на складах і в бухгалтерії підприємства.

Після придбання відповідно до виписаних документів запаси доставляють на склад підприємства або матеріально-відповідальній особі. На складі здійснюють документоване оформлення операцій і первинне оброблення даних з обліку запасів, ведуть аналітичний облік у місцях зберігання матеріальних цінностей. Інформаційна база на цьому рівні — це складська картотека, в якій відображається рух і залишки на конкретну дату або за конкретний період часу.

Облік матеріалів у бухгалтерії ведуть у кількісному й вартісному вияві, в розрізі матеріально відповідальних осіб, балансових рахунків, субрахунків та облікових груп на основі зданих первинних документів зі складів та підрозділів підприємства. Здійснюють розрахунок і формування вихідної інформації регламентного, контрольного і довідкового характеру. Виконується аналіз, прогноз, аудит і прийняття управлінських рішень у цілому по підприємству або структурному підрозділу. Технологічний процес автоматизованого оброблення даних з обліку матеріальних запасів полягає у виконанні всіх потрібних операцій введення, оброблення, збереження й надання потрібної інформації, групування даних на рахунках із метою контролю за наявністю та витратами матеріальних засобів зі своєчасним складанням звітності.

Тому для забезпечення обліку матеріальних запасів можна використовувати окремі програмні модулі, що обслуговують їх облік у місцях зберігання і в бухгалтерії, або створювати різні рівні робочих місць автоматизованої ділянки обліку матеріальних запасів. Останній спосіб передбачає використання комплексної системи організації первинної і вихідної інформації. Єдина база бухгалтерських записів забезпечує потрібною інформацією аналітичний, синтетичний і управлінський облік, формування конкретної звітності.

Спільна інформаційна база дає можливість спільно використовувати таку нормативно-довідкову інформацію, як Довідники: зовнішніх організацій; прізвищ працівників; структурних підрозділів; статей обліку; допустимої кореспонденції рахунків; номенклатура-цінник матеріальних запасів; типових господарських операцій; постійних даних; груп матеріалів тощо. Для обліку матеріальних цінностей використовують типові форми первинних документів, що утворюють вхідну інформацію: прибутковий меморіальний ордер; здавальна накладна; товарно-транспортна накладна; накладна на переміщення матеріалів; акт про приймання матеріалів; лімітно-забірна картка; вимога; накладна на відпуск матеріалів на сторону; картка складського обліку.

Вихідною інформацією складського обліку є: картка складського обліку матеріалів, оборотна відомість матеріальних цінностей; довідкова інформація; інформація про переоцінювання матеріальних цінностей; реєстр первинних документів; інвентаризаційна відомість.

А в бухгалтерії основною регламентованою вихідною інформацією з обліку матеріальних цінностей є: інвентаризаційна відомість наявності матеріальних цінностей; зведена відомість надходження матеріальних цінностей; зведена відомість витрат матеріальних цінностей; оборотна відомість матеріальних цінностей; картка підзвітної особи; відомість відображення господарських операцій з обліку матеріальних цінностей на рахунках бухгалтерського обліку; відомість переоцінювання матеріальних цінностей; відомість надходження матеріальних цінностей в аналітичному розрізі; відомість використання матеріальних цінностей; довідкова інформація обліку і аудиту матеріальних цінностей; відомість показників прибутку, отриманого від реалізації матеріальних цінностей; реєстр первинних документів; журнал обліку відпуску матеріальних цінностей; прогнозування запасів товарно-матеріальних цінностей; прогнозування використання матеріальних цінностей.

Є свої особливості автоматизованого обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП).

До малоцінних та швидкозношуваних предметів належать:

— предмети терміном служби менше одного року незалежно від їх вартості;

— предмети, які за своєю вартістю не належать до основних засобів незалежно від терміну служби;

— формений одяг, призначений для видачі працівникам підприємства;

— інвентарна тара тощо.

В аналітичному обліку виокремлюють МШП за місцем зберігання (складський облік) та МШП в експлуатації. Аналітичний облік МШП на складі подібний до обліку матеріальних цінностей, а облік МШП, що перебувають в експлуатації, вимагає виокремлення таких груп: інструменти, спецодяг і спецвзуття, господарський інвентар, штампи, спецпристосування, моделі спеціального і загального призначення.

В середині групи МШП обліковуються за номенклатурними номерами, місцями зберігання і використання (цехами, службами та іншими підрозділами підприємства).

В автоматизації обліку МШП використовують нормативно-довідкова інформація: довідники цехів, складів та матеріально-відповідальних осіб, МШП (номенклатурних номерів), синтетичних рахунків, субрахунків і шифрів аналітичного обліку, винуватців і причин вибуття предметів з експлуатації, операцій руху предметів в експлуатації.

Для оперативного обліку на місцях експлуатації МШП підприємство розробляють графік документообігу, в якому визначають рух первинних документів на підприємстві.

Для обліку МШП використовують основні первинні документи, де описано операції обліку матеріальних цінностей. Крім того, можлива розробка специфічних документів: повідомлення про здавання на склад (комору) інструмента, що втратив свою придатність до використання; записка майстра цеху на видавання робітникам із комори інструмента (для тривалого використання); акт на вибуття інструмента внаслідок зношування чи поломки.

3. Організація технології вирішення завдань управлінського обліку в умовах функціонування інформаційної системи обліку: облік праці і зарплати Облік праці та її оплати — це важлива і складна ділянка обліку, оскільки потребує точних і оперативних даних в яких відображені зміни в кількості працівників, затратах робочого часу, категоріях працівників, кодах виробничих витрат і здійснюється контроль використання трудових ресурсів.

Оплата праці — це заробіток, обчислений, як правило, в грошовому виразі, який за трудовими угодами власник або уповноважений ним орган сплачує працівникові за виконану ним роботу чи надані послуги.

Заробітну плату регулюють форми і системи оплати праці. На підприємствах в основному використовують дві форми оплати праці: погодинну і відрядну. Погодинна форма оплати передбачає заробіток працівника залежно від відпрацьованого часу. Ця форма передбачає дві системи: просту погодинну і погодинно-преміальну оплату праці. Відрядна форма оплати обумовлює те, що заробітна плата робітників залежить від кількості виконаної роботи й розміру розцінки. Її використовують для оплати тим робітникам, праця яких підлягає нормуванню, і передбачає такі системи: пряму, преміальну, прогресивну, акордну.

Керівник підприємства визначає форми й системи оплати праці, встановлює працівникам конкретні розміри тарифних ставок. А держава регулює оплату праці через установлення мінімальної заробітної плати (законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче якого не може здійснюватися оплата за виконану працівником місячну, погодинну норму праці (обсяг робіт).

Оплата праці поділяється на основну і додаткову заробітну плату, інші стимулюючі та компенсаційні виплати, що утворюють фонд оплати праці.

Облік використання робочого часу, а також контроль за станом трудової дисципліни на підприємствах забезпечує табельний облік, сутність якого полягає в щоденній реєстрації явок працівників на роботу, залишення роботи, усіх випадків запізнень і неявок на роботу, а також часу простоїв і роботи понад норму.

Відділ кадрів, приймаючи на роботу працівника, надає табельний номер і відкриває особисту картку, а в трудовій книжці робить позначку про його зарахування на підставі наказу керівника підприємства. В особистій карточці зазначають анкетні дані про працівника і всі зміни, що відбуваються в його роботі. Бухгалтерія теж відкриває особисту картку кожному працівникові.

Узагальнення інформації про розрахунки з персоналом з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомоги тощо), а також розрахунки за неодержану в установлений термін суму з оплати праці, ведуться на рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» (табл. 1).

Таблиця 1 СТРУКТУРА РАХУНКА 66 «РОЗРАХУНКИ З ОПЛАТИ ПРАЦІ»

Аналітичний облік розрахунків із персоналом ведеться за кожним працівником, видом виплат і утримань.

Облік праці та її оплати має відповідати таким нормативним документам, як: Кодекс законів про працю; Закони України «Про оплату праці», «Про відпустки», «Про збір на обов’язкове соціальне страхування»; Положення про порядок укладання контрактів під час оформлення (найму) на роботу працівників; Порядок нарахування середньої заробітної плати; План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати» та інші.

Завдання автоматизованого обліку праці та її оплати взаємодіють з такими задачами інших ділянок обліку на підприємстві:

— виплати заробітної плати через касу і перерахування через розрахунковий рахунок; нарахування заробітної плати за кореспондуючими рахунками;

— нарахування страхових внесків; утримання з заробітної плати; резерв майбутніх витрат (облік фінансово-розрахункових операцій);

— нарахування заробітної плати за кореспондуючими рахунками;

— нарахування страхових внесків (облік витрат на виробництво);

— нарахування заробітної плати за кореспондуючими рахунками;

— нарахування страхових внесків; утримання з заробітної плати; резерв майбутніх витрат; дані про використання фондів (зведений облік і складання звітності).

Завдання з обліку праці та її оплати в умовах автоматизованого оброблення даних групуються в такі комплекси:

— облік відпрацьованого часу і неявок на роботу;

— облік і контроль виробітку і заробітної плати робітників-відрядників;

— облік і нарахування погодинної та інших видів оплати;

— розрахунки різних видів утримань із заробітної плати;

— аналітичний облік за працівниками (за видами нарахувань і утримань);

— складання зведень розподілу заробітної плати за відповідними групувальними ознаками;

— формування зведених регістрів;

— розрахунок оподатковуваної бази з фонду оплати праці;

— облік депонованої заробітної плати.

Для ведення автоматизованого обліку використовують як вітчизняні, так і закордонні програмні розробки. Модульне рішення автоматизації задач з обліку праці та її оплати може виокремлювати облік виробітку й оплати праці робітників-відрядників; табельний облік відпрацьованого часу і неявок; облік депонованої заробітної плати тощо, які встановлюються в цехах, дільницях, бригадах.

Комплексне рішення реалізує автоматизацію оброблення даних і в місцях виникнення інформації з обліку праці та її оплати, і в бухгалтерії підприємства. Крім того, забезпечуються тісні інформаційні зв’язки з іншими ділянками обліку й управлінською інформаційною системою підприємства. Наприклад, програмний модуль «Зарплата» може взаємодіяти з модулями «Облік і управління кадрами» і «Документообіг». У відділі кадрів формуються особові справи, штатний розклад і ведеться облік робочого часу.

Модуль з обліку виробітку і оплати праці робітників-відрядників може передбачати функції (табл. 2), які забезпечують: введення інформації з клавіатури; перегляд даних; виконання розрахунків; ведення нормативно-довідкової інформації; друк машинограм; закриття розрахункового періоду і перенесення облікових даних на дискету.

Таблиця 2. Схема діалогу модуля «Облік виробітку й оплати праці робітників-відрядників»

Інформаційна база передбачає формування і використання такої нормативно-довідкової інформації, як: довідник особових рахунків; класифікатори професій; довідник цехів, відділів, бригад; довідник видів оплат, довідник норм часу і розцінок.

Первинними документами є: табель обліку робочого часу, наряди на відрядну роботу (типові та індивідуальні форми), список осіб, які працюють понад норму, відомість на виплату премій робітникам-відрядникам. На основі таких уведених документів кожному робітнику-відряднику розраховують суми і нормований час у цілому за місяць.

У результаті оброблення даних одержують таку вихідну інформацію:

— бригадні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовують для контролю і формування контрольних підсумків;

— індивідуальні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовують для формування даних про робітників-відрядників, які працюють індивідуально;

— табель (час фактичний, коефіцієнт трудової участі, відсоток премії, час нормований, сума премії) містить дані про кожний табельний номер у розрізі основних видів оплат;

— відомість нарахованої зарплати робітників-відрядникам (за табельними номерами і видами оплат) формує дані в файл нарахувань для програмного комплексу з обліку праці та її оплати;

— відомість нарахованої заробітної плати робітником-відрядникам (за категоріями і професіями) нагромаджує дані для формування «Звіту про виконання норм виробітку робітників-відрядників»;

— відомість нарахованої заробітної плати робітникам-відрядникам (за шифрами виробничих витрат) (шифри виробничих витрат, види оплат, час нормований, сума) формує дані для програмного комплексу з обліку праці та її оплати для складання зведених відомостей розподілу нарахованої заробітної плати за шифрами виробничих витрат.

У процесі комплексної автоматизації обліку праці та її оплати модуль «Облік виробітку і оплати праці робітників-відрядників», установлений в цеху, відділку, бригаді, взаємодіє з модулем «Бухгалтерія», де інформація з місць виникнення узагальнюється, контролюється й аналізується.

Для забезпечення автоматизованого обліку відпрацьованого часу й контролю за станом трудової дисципліни на підприємствах у більшості випадків використовують модуль «Табельний облік», основні функції якого полягають у веденні щоденної реєстрації явок на роботу, залишення роботи, всіх випадків запізнень і неявок із зазначенням причин, а також фіксування часу простоїв і роботи понад норми. Таке робоче місце забезпечує введення первинної інформації, оброблення та одержання машинограм і відеограм видів явок та відхилень.

Головне меню модуля «Табельний облік» має такий вигляд (рис. 1).

Рис. 1. Головне меню модуля «Табельний облік»

Такий варіант автоматизації табельного обліку налаштовує користувача на різні графіки роботи (на рік). Функція «Табель» передбачає роботу з електронним «Табелем робочого дня» в таких режимах: ведення табеля (список співробітників конкретних підрозділів, тривалість робочого дня, неявки, звільнення співробітників, відпустки); довідники (відділів, графіків змін для розрахунку вечірніх і нічних годин). «Друк зведень» забезпечує формування повного табеля, відомості неявок за день, відомість-табель за першу половину поточного місяця по бригаді, довідка про співробітника, відомість сум нарахованої зарплати, відомість доплат.

Пункт головного меню «Різне» забезпечує виконання перерахунків підсумків у всій базі за визначений місяць, вилучення записів про звільнених співробітників, перенесення відпусток із поточного місяця в наступний, занесення у базу даних інформації про нового співробітника, встановлення паролю доступу.

Вилучення зайвих записів у базі даних виконує функція «Сервіс».

Первинним документом, де відображається облік виходів і неявок на роботу, є табель обліку використаного робочого часу.

До нормативно-довідкової інформації модуля «Табельний облік» належать: календар, довідник підрозділів, довідник позначень явок і неявок; довідник змін, довідник табельних номерів. А коли цей модуль є складовою програмного комплексу, то основні довідники беруться з програмного модуля обліку праці та її оплати в бухгалтерії. Він забезпечує останнього файлами даних про відпрацьований час і виходи на роботу, дає можливість автоматизувати процес уведення інформації та підтримує пакетний режим розрахунку різних видів нарахувань.

Модуль «Табельний облік» формує відомості неявок, доплат за роботу у вечірній час, нарахувань і відхилень від нормальної тривалості робочого дня, а також довідку за табельним номером.

У роботі з персоналом бувають ситуації, коли той чи інший співробітник із якихось причин своєчасно не отримав заробітну плату. Розробники програм пропонують користувачам модуль «Депоненти» як самостійний програмний продукт або в складі комплексної автоматизації обліку праці та її оплати. В останньому випадку створюється загальна база особових рахунків, що сприяє швидкому і безпомилковому депонуванню зарплати.

Автоматизований облік депонентів ведеться за допомогою депонентських карток. Створюється масив депонованої заробітної плати за номерами карток і сумами депонентів, який щомісяця доповнюється новими оперативними записами. Вхідна інформація в депонуванні — показники платіжних відомостей, а вихідна — витратні касові ордери. На період запровадження використовують книгу депонентів для створення масиву залишків і довідник особових рахунків. Головне меню модуля «Депоненти» передбачає дві функції (рис. 2).

Рис. 2. Схема діалогу модуля «Депоненти»

Функцію «Реєстр» використовують тільки після видання заробітної плати до закриття місяця в модулі «Зарплата» (у бухгалтерії) і забезпечує бухгалтера потрібною інформацією про депоновану заробітну плату і формує відповідну звітність.

Функція «Архів» імітує роботу бухгалтера з книгою депонентів, що вможливлює сортування і пошук інформації за різними ознаками, формування нових депонентських карток, їх перегляд, редагування і вилучення.

Залежно від конкретних виробничих умов (кількість працівників, видів оплати праці, нормативної бази тощо) на підприємствах для якісного забезпечення вирішення комплексів завдань з обліку праці та її оплати розробляються обчислювальні мережі, що забезпечують автоматизацію документообігу, розрахунки з заробітної плати і формують відповідні звіти і потрібні зведені дані для калькулювання собівартості продукції (робіт) у частині трудових витрат.

Можливі різні варіанти архітектури обчислювальних систем і технологічних процесів для розв’язання даних комплексів завдань. Основні з них: однорівнева система — на малих і середніх підприємствах, де немає повної автоматизації управління підприємством; багаторівнева система — на великих підприємствах і виробничих об'єднаннях, де функціонують корпоративні інформаційні системи.

Програмні модулі з обліку праці та її оплати однорівневої системи обслуговують відповідні цехи і відділи, ведуть машинні особові рахунки працівників і виконують усі розрахунки (наприклад, як вище розглянуті модулі «Табельний облік», «Депоненти» тощо). Один із модулів слугує для узагальнення даних, одержаних від інших модулів з обліку зарплати, виконує бухгалтерські записи і взаємозв'язок із модулями з обліку витрат на виробництво й зведеного обліку. На великих підприємствах обчислювальна мережа може мати 2, 3 і більше рівнів модулів з обліку праці та її оплати, з різними варіантами розподілу завдань між бухгалтерією і підрозділами.

Так, наприклад, перший рівень (цех) може обслуговуватися модулями, що формують і обробляють первинні документи, ведуть особові рахунки і розрахунки з зарплати в цьому підрозділі. Або модуль цехового рівня виконує тільки оформлення первинних документів і розрахунки відрядної, погодинної та інших видів оплати на основі машинних первинних даних, веде оперативний облік виробітку, руху деталей і напівфабрикатів тощо. Ведеться база даних трудових норм і розцінок, фактично виготовленої продукції (деталей, напівфабрикатів), на основі яких розраховують відрядну заробітну плату.

Підготовлені дані з програмних модулів цехів передають на наступний рівень. На другому рівні (модуль зведених бухгалтерських робіт із праці та її оплати) в бухгалтерії формують зведену базу даних і узагальнення нарахованої заробітної плати, виконують відповідні утримання з неї.

У процесі вирішення завдань з обліку праці та її оплати використовують нормативно-довідкову інформацію, вхідну і вихідну інформацію, аналогічну вже розглянутій.

Сучасні програмні комплекси з обліку праці та її оплати передбачають використання функції «Моделювання обліку праці й заробітної плати» для розрахунку оптимального розміру фонду заробітної плати і виявлення відхилень від установлених величин і прийняття управлінських рішень. Для цього за визначений період виконують розрахунок нормативного і фактичного фондів заробітної плати в розрізі структурних підрозділів, видів продукції, робіт і послуг.

Моделюють витрати на оплату праці з урахуванням зростання (зниження) обсягу виробництва продукції (робіт, послуг), а також визначають вплив фонду заробітної плати на зниження собівартості продукції.

Список використаних джерел

1. Белуха Н. Т. Аудит: Учебник. — К.: Знання, 2000. — 769 с.

2. Васьковська М. С. Інформаційні системи обліку: Навч. посібник для студентів спеціальності «Облік та аудит». — Хмельницький: ТУП, 2003. — 236 с.

3. Завгородний В. П. Автоматизация бухгалтерского учета, контроля, анализа и аудита. — К.: А.С.К., 1998. — 269 с.

4. Ильина О. П. Информационные технологии бухгалтерского учета. — СПб.: Питер, 2001. — 688 с.

5. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку й аудиту: Навч. посібник. — К.: Знання, 2004. — 315 с.

6. Інформаційні системи в бухгалтерському обліку/ За ред. проф. Ф. Ф. Бутинця. — Житомир: ПП «Рута», 2002. — 544 с.

7. Подольский В. И. Информационные системы бухгалтерского учета/ В. И. Подольский, В. В. Дик, А. И. Уринцов. — М.: ЮНИТИ, 1998. — 411 с.

8. Романов А. Н. Автоматизация аудита/ А. Н. Романов, Б. Е. Одинцов. — М.: ЮНИТИ, 1999. — 260 с.

9. Терещенко Л. О. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посібник. — К.: КНЕУ, 2004. — 322 с.

10. Широков Л. А. Бухгалтерские информационные системы: Учеб. пособие. — М.: МГИУ, 2002. — 308 с.

11. Шквір В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку/ В.Д. Шквір, А.Г. Загородній, О. С. Височан. — Львів: ВНУ «Львівська політехніка», 2003. — 297 с.