Облік запасів

Зміст Вступ

1. Економічний зміст та завдання обліку запасів

2. Класифікація та оцінка запасів

3. Первинний та складський облік запасів

4. Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів

5. Методи обліку запасів

6. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів

7. Інвентаризація запасів Висновок Список використаної літератури

Вступ Згідно Інструкції з обліку запасів бюджетних установ затвердженої Наказом Державного казначейства України № 125 від 08 грудня 2000 року Запаси — це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.

У складі запасів обліковуються:

— сировина та матеріали;

— будівельні матеріали;

— обладнання, конструкції і деталі до установки; спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами;

— молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім'ї бджіл;

— доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації;

— малоцінні та швидкозношувані предмети;

— паливо;

— матеріали для учбових, наукових та інших цілей;

— запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів);

— продукти харчування; медикаменти і перев’язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярське приладдя; тара;

— матеріали в дорозі;

— готова продукція та інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

1. Економічний зміст та завдання обліку запасів До запасів бюджетних установ відносять оборотні матеріальні активи, що належать установі і забезпечують її функціонування, витрачання яких планується здійснити на протязі року.

Термін очікуваного використання встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю своїми наказами, а якщо таких нормативних документів нема, то термін використання встановлюється установою самостійно в момент придбання запасів.

При цьому використання запасів на протязі поточного бюджетного періоду не є обов’язковим — частина їх може бути перехідними залишками на наступний бюджетний рік з тим щоб забезпечити її діяльність на початку нового року. Використання запасів здійснюється тільки на передбачені статутними документами завдання або ж в процесі надання платних послуг, що заплановані та передбачені кошторисом установи.

На відміну від госпрозрахункових підприємств в бюджетних установах при використанні запасів їх вартість не відноситься на собівартість послуг чи діяльності установи, а списується на видатки кошторису за відповідним кодом ЕКВ. В частині спеціальних коштів, якщо установа здійснює госпрозрахункову господарську діяльність: виробництво сільськогосподарської продукції, вироби виробничих майстерень, науково-дослідні роботи по господарських договорах, надання платних послуг тощо, вартість використаних запасів відноситься на собівартість відповідного виробництва чи послуг за відповідним кодом ЕКВ.

Завдання обліку запасів:

1. Правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття запасів.

2. Контроль за збереженням та рухом запасів на складах.

3. Контроль за раціональним використанням запасів і додержанням норм їх використання.

4. Своєчасне виявлення запасів, що не використовуються для прийняття рішень щодо їх реалізації чи списання.

5. Дотримання діючого законодавства з обліку запасів.

Запаси бюджетних установ обліковуються за місцем їх відповідального зберігання та в бухгалтерії.

2. Класифікація та оцінка запасів

Різноманітність складу запасів потребує їх класифікації. В основу її покладено функціональну належність і виділено економічно однорідні групи запасів, що покладені в основу їх обліку та відповідають відповідним бухгалтерським рахункам:

1. Виробничі запаси — рахунок 20 «Виробничі запаси» .

2. Тварини на вирощуванні та відгодівлі - рахунок 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі» .

3. Малоцінні та швидкозношувані предмети — рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» .

4. Матеріали та продукти харчування — рахунок 23 «Матеріали та продукти харчування» .

5. Готова продукція — 24 «Готова продукція» .

6. Продукція сільськогосподарського виробництва — 25″ Продук-ція сільськогосподарського виробництва" .

В свою чергу кожна з цих груп має підгрупи або ж субрахунки, що визначені в Плані рахунків та виділяють економічно однорідні запаси. В розрізі таких підгруп організований облік на субрахунках.

Ця класифікація запасів дозволяє виділити в обліку економічно однорідні групи запасів, які мають однакове призначення, умови зберігання, порядок обліку та контрою за їх використанням, наприклад, господарські матеріали, учбові матеріали, медикаменти, продукти харчування, паливо та інші.

В бухгалтерському обліку запасів важливим питанням є методи оцінки при надходженні, вибутті, а також переоцінка запасів.

В бухгалтерському обліку запаси установ відображаються по балансовій вартості.

Балансова вартість — це вартість запасів по якій вони відображаються в балансі. В свою чергу балансова вартість буває:

— первісна;

— відновлювальна;

— справедлива.

За первісною вартістю зараховуються на баланс придбані, вироблені запаси. Вона визначається на рівні фактичної собівартості придбання чи виготовлення.

При придбанні запасів слід мати на увазі, що не всі витрати по придбанню включаються до собівартості придбаних запасів.

Так, відповідно до Інструкції № 125 не збільшують вартість запасів такі витрати:

— транспортні витрати, які списуються за тим кодом витрат, за яким вони передбачені в кошторисі (зарплата — по коду 1111, нарахування на зарплату — по коду 1120, транспортні послуги — по коду 1135, витрати на відрядження — по коду 1140 і т.д.);

— сума сплаченого податку на додану вартість. Ця сума списується на витрати за кодом придбання запасів або включається до складу податкового кредиту, якщо установа є платником ПДВ (в частині придбання запасів за рахунок спеціальних коштів). Таким чином сума ПДВ у всіх випадках не збільшує вартість придбаних запасів.

Справедлива вартість — це первісна вартість запасів отриманих установою безоплатно. Вона визначається на рівні існуючих ринкових цін на аналогічні запаси і використовується для оцінки безоплатно отриманих запасів чи отриманих, як гуманітарна допомога.

Запаси, що отримані в результаті ліквідації необоротних активів оцінюються за цінами можливого використання, що і є їх справедливою вартістю.

Відновлювальна вартість — це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінки.

Запаси можуть бути переоцінені на виконання нормативних актів (якщо такі будуть введені), або ж за рішенням керівника установи, у випадках якщо запаси морально застаріли та у зв’язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, що придбані пізніше.

Переоцінка запасів установи проводиться комісією з переоцінки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його заступник, бухгалтер що веде облік запасів, матеріально-відповідальні особи на яких покладено відповідальність за збереження запасів та інші відповідальні особи (на розсуд керівника установи).

Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці запасів і встановлюються нові ціни. Документи, що підтверджують нові ціни не потрібні. При встановленні цін на однотипні предмети, вони встановлюються однаковими в межах однієї установи.

За результатами переоцінки складається акт про зміну вартості запасів, який затверджується керівником установи.

Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на керівника установи, а за об'єктивність визначення реальної вартості запасів — на керівника установи і голову комісії.

Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів. Результати переоцінки відображаються на рахунку 441 «Переоцінка матеріальних активів» .

Оцінка запасів при вибутті на різні цілі: використання на потреби установи, на виробництво, продаж, інше вибуття, здійснюється за двома методами:

1 — по балансовій вартості;

2 — по середньозваженій собівартості.

При списанні запасів по балансовій вартості, вони списуються за вартістю, що відображена в балансі. Тобто, собівартість запасів, що вибувають визначається по кожній одиниці запасів. Такий метод доцільно використовувати при невеликій кількості запасів. При цьому передбачається налагодження попартійного чи індивідуального обліку по кожному виду запасів.

Середньозважена собівартість розраховується шляхом ділення вартості залишку запасів на початок звітного місяця (Зпоч.м) та вартості отриманих у звітному місяці запасів (Знад) на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду (Кпоч.м) та кількості запасів, що надійшли за звітний місяць (Кнад):

Соб. Од. запасів = (Зпоч.м. + Знад.) / (Кпоч.м.+Кнад.).

Середньозважена собівартість визначається по кожному виду подібних запасів.

Його доцільно використовувати при значній кількості однотипних запасів придбаних за різними цінами. Обчислюється на періодичній основі або ж при кожній отриманій партії запасів.

Тара оцінюється на основі цін постачальників. При цьому в разі її повернення або реалізації різниця між цінами придбання і реалізації списується на фактичні видатки.

Продукція, що отримана від виробництва у власних майстернях обліковується за фактичною собівартістю виробництва. Продукція с-г виробництва на протязі року обліковується за плановою собівартістю, а в кінці року коригується до рівня фактичної.

3. Первинний та складський облік запасів Для оформлення операцій по надходженню і вибуттю запасів призначено ряд типових форм документів, затверджених Інструкцією № 130 та наказом Мінстатистики № 193.

Матеріали надходять в установу безпосередньо від постачальників та різних організацій, від підрозділів установи, в порядку гуманітарної допомоги, централізованого постачання, від підзвітних осіб.

Матеріальні цінності, що отримуються в склад установи від постачальників оприбутковуються на основі належне оформлених документів постачальників: накладних, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур. Попередньо документи постачальника реєструються в Журналі обліку вантажів, що надійшли і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає на склад для контролю при прийнятті вантажу.

Приймання матеріалів у склад здійснюється завскладом. При цьому він перевіряє дані, що вказані в супроводжуючих документах та фактичною наявністю матеріалів, відповідність їх назвам, сортам, розмірам чи інших показників, що вказані в документах.

При виявленні розбіжностей оформляється Акт про приймання матеріалів (форма З-1 бюджет), що складається приймальною комісією з обов’язковою участю представника постачальника, завідуючого складом. У випадку неявки представника постачальника в склад комісії включається представник незацікавленої сторони.

В акті послідовно зазначається: найменування, одиниця виміру, номер субрахунку, на яких обліковуються запаси, номенклатурні номери, кількість, ціна, вартість матеріалів. Акт складається тільки на фактично прийняті запаси. Акт підписується комісією.

Акт складається в двох примірниках: один з них передається в бухгалтерію для оформлення претензії, а другий залишається в складі для оприбуткування отриманих матеріалів.

Якщо ж розходжень не встановлено, то завскладом оприбутковує матеріали, при цьому розписується в отриманні на супроводжуючих документах.

При оприбуткуванні запасів на підставі супроводжуючих документів постачальника завскладом оформляє Прибутковий ордер ф. М-4 в одному примірнику на кожний документ. Установою може бути прийнятий порядок оприбуткування шляхом проставляння спеціального штампу установи на рахунках чи накладних постачальника у формі Прибуткового ордеру, що зменшує витрати документів та часу для їх складання.

Надходження готової продукції від виробничих майстерень та с-г підрозділів оформляється Актом про приймання матеріалів, який затверджує керівник.

Безоплатне отримання запасів (гуманітарна допомога, благодійні надходження) оформляється комісією призначеною наказом керівника установи з включенням до її складу представника бухгалтерії та представника вищого органу. Комісія в присутності матеріально-відповідальної особи перелічує, переважує отримані матеріали та складає Акт приймання запасів, в яком вказує назву, кількість і вартість отриманих матеріалів по ринкових цінах на аналогічні матеріали, тобто, їх справедлива вартість. За цим Актом матеріали передаються матеріально-відповідальній особі на відповідальне зберігання чи використання, про що вона розписується в Акті.

Отриманні запасів, що придбані за готівку (підзвітними особами) оформляється на основі Звіту про використання коштів наданих на відрядження та під звіт та прикладених до нього документів: чеків, накладних тощо.

Відпуск запасів з місць відповідального зберігання проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи.

Як зазначено в інструкції № 125, при відпуску використовуються форми документів встановлені наказом Мінстатистики № 193: М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»; М-2а «Акт списання бланків довіреностей»; М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»; М-4 «Прибутковий ордер»; М-7 «Акт про приймання матеріалів»; М-8 «Лімітно-забірна картка»; М-9 «Лімітно-забірна картка» ;

М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»; М-11 «Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» ;

М-12 «Картка №__складського обліку матеріалів» ;

М-13 «Реєстр №__приймання — здачі документів» ;

М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»; М-15 «Акт про приймання устаткування»; М-15а «Акт приймання — передачі устаткування до монтажу»; М-16 «Матеріальний ярлик» ;

Крім того використовуються наступні форми документів.

Акт списання ф. № 3−2. Використовується для списання запасів, що встановлені як непридатні для подальшого використання. Складається комісією, призначеною керівником установи в двох примірниках. Перший здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. В ньому послідовно вказують по кожному найменуванню запасів: номенклатурний номер, назву матеріалів, що списуються, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, вартість, термін перебування в експлуатації та підстава непридатності. Вказується причина списання та спосіб знищення. Акти затверджуються керівником у встановленому порядку.

Накладна (вимога) ф. № З-3. Використовується для видачі запасів стороннім організаціям та внутрішнього переміщення. Складається в бухгалтерії у двох примірниках, підписується керівником та головним бухгалтером і дає право на отримання матеріалів зі складу чи інших місць.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування Ф. № З-4. Служить підставою для відпуску та списання продуктів харчування. Складається щодня лікарем-дієтологом і працівником бухгалтерії на основі кількості хворих в розрізі сніданку, обіду та вечері з розрахунку на одні особу. На підставі даних про кількість осіб, що харчуються, норм витрат продуктів розраховується кількість продуктів для відпуску продуктів зі складу на кухню установи. Документ підписується лікарем (дієтсестрою), кухарем про приймання продуктів та комірником про видачу продуктів. Затверджується керівником установи.

Меню-вимога з підписами осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається в бухгалтерію у терміни встановлені Графіком документообігу, але не менше ніж три рази на місяць. Дані меню-вимоги записуються в щомісячну Накопичувальну відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № З-13.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування ф. № З-4а.

Аналогічна формі № З-4, але використовується при автоматизованому обліку. В ній містяться додаткові дані про шифр продуктів, шифр витрачання та інші.

Забірна картка ф. № З-5. Призначена для оформлення відпуску матеріалів, продукції молочних кухонь та інших запасів, що відпускаються систематично на протязі місяця. Вона виписується в бухгалтерії на кожного одержувача на декілька найменувань, що відносяться до одного коду КЕКВ. Виписується в 2-х примірниках. В забірних картках завскладом проставляє кількість відпущених матеріалів та розписується про відпуск, а отримувач про отримання продукції. Тому один з примірник з підписом про отримання цінностей зберігається в складі, другий з підписом завскладом про видачу матеріальних цінностей — в отримувача. Виписується на термін 15 днів для щоденного відпуску і на місяць — при періодичному відпуску. Відпуск здійснюється строго в межах ліміту.

Понадлімітний відпуск здійснюється тільки на підставі окремої накладної ф. З-3. Ліміти встановлюються центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю виходячи з планової потреби в запасах та норм витрат, а при відсутності таких документів — встановлюються установою самостійно.

Заміна одного матеріалу іншим теж оформляється окремою накладною.

В забірній картці на відпуск продуктів молочній кухні крім того проставляється кількість тари, що повертається отримувачем.

По закінченні місяця завскладом підводить підсумки, записує в книгу складського обліку кількість відпущених матеріалів, а забірну картку разом з іншими первинними документами передає в бухгалтерію.

Подорожній лист вантажного автомобіля, Подорожній лист легкового автомобіля.Використовується для списання фактично витраченого пального на роботу вантажних та легкових автомашин, але не більше норм витрат, встановлених для окремих марок автотранспорту.

Організація складського обліку

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

З метою забезпечення збереження цінностей в установах належним чином організується складський облік. Для цього виділяються спеціально обладнані приміщення — склади.

Облік запасів за місцем відповідального зберігання ведеться матеріально-відповідальною особою в Книзі складського обліку (ф. З-9) за найменуваннями, сортами, кількістю. В ній ведеться облік на складі матеріалів, продуктів харчування, готових виробів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, інших запасів.

Книга видається завскладом в бухгалтерії. При цьому вона повинна бути прошнурована, сторінки пронумеровані та їх кількість завірена підписом головного бухгалтера установи та скріплена печаткою.

Книга ведеться у розрізі найменувань матеріалів, при цьому вказують місце зберігання запасів, їх ціну, ґатунок, розмір, кількість, джерело отримання та видачі запасів. Записи здійснюються по кожному документу про приймання чи видачу запасів і після кожного запису в Книзі виводиться залишок матеріалів.

Облік запасів в складі та в бухгалтерії може вестись з присвоєнням запасам номенклатурних номерів.

Номенклатурний номер — це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів однієї назви, якості і ціни. Він має 7 знаків:

— перші три цифри означають код субрахунку — наприклад, 231;

— четверта цифра означає номер підгрупи — 1 — реактиви і хімікати;

— останні три цифри означають порядковий номер у підгрупі: 051 — спирт етиловий.

Номенклатурний номер спирту етилового буде: 2 311 051.

Номенклатурні номери вказуються на ярликах, стелажах де вони розміщені та у книзі складського обліку, а також в усіх первинних документах з обліку руху запасів.

У встановлені терміни (відповідно до графіка документообігу) завскладом комплектує прибуткові та видаткові документи, на їх підставі складає Реєстр приймання-здачі документів ф. № М-13 в двох примірниках, які разом з документами подає до бухгалтерії. В бухгалтерії перевіряється поданий звіт та роблять записи в облікових регістрах. Один примірник Реєстру повертається завскладом.

4. Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів

В бухгалтерії ведеться аналітичний та синтетичний облік запасів. Аналітичний облік ведеться за назвами, видами, сортами та за матеріально-відповідальними особами. При цьому облік узгоджується з встановленими установою номенклатурними номерами.

В складському і аналітичному обліку слід окремо вести облік запасів, що придбані по коштах загального фонду, спеціального фонду, та тих що надійшли як гуманітарна допомога.

Для аналітичного обліку використовують такі регістри:

1. Книга кількісно-сумового обліку (ф. З-6). Використовується для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні та відгодівлі та продуктів харчування) в кількісному і вартісному вираженні. Записи в них здійснюються на підставі Реєстрів приймання-здачі документів (звітів завскладом), первинних документів. Аналітичні рахунки відкриваються за встановленими номенклатурними номерами, тобто, за назвами, сортами запасів по їх кількості та вартості.

2. Оборотна відомість (ф. З-11). Використовується для перевірки правильності записів в обліку запасів в аналітичному та синтетичному обліку. Відкривається по кожному субрахунку.

3. Картки кількісно-сумового обліку (ф. З-7). Картки можуть вестись як альтернативний обліковий регістр аналітичного обліку. Їх будова аналогічна Книзі кількісно-сумового обліку з тією різницею, що кожна картка призначена для обліку одного найменування запасів. Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Описах карток кількісно-сумового обліку (ф. З-14). В централізованих бухгалтеріях Описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.

При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку Книги кількісно-сумового обліку (Картки кількісно-сумового обліку) можуть не застосовуватися.

4. Книга обліку тварин (ф. З-8). Використовується для аналітичного обліку тварин на вирощуванні та тварин на відгодівлі. В ній відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, та по видах тварин на відгодівлі. Тварини обліковуються за кількістю, живою вагою та вартістю за матеріально-відповідальними особами. Відкривається на рік.

5. Журнал реєстрації битого посуду ф. № З-10.Ведеться для списання битого посуду в установах, що мають в своєму складі кухні. Всі сторінки Журналу повинні бути пронумеровані, Журнал прошнурований і на останній сторінці підписом головного бухгалтера та печаткою установи завіряється кількість листів. Записи до нього здійснює на протязі місяця матеріально-відповідальна особа, яка вказує дату, назву предметів та кількість битого посуду (прописом). Члени постійно діючої комісії перевіряють факт наявності битого посуду та завіряють ці дані своїми підписами в журналі. Битий посуд вилучається та знищується. Щоквартально (або щомісячно) комісія за даними Журналу складає акт на списання битого посуду, який затверджується керівником установи.

При автоматизації обліку вирішення організації складського та бухгалтерського обліку досягається веденням машинної картотеки. Завдяки цьому ведеться по предметний облік та досягається тотожність даних складського і бухгалтерського обліку.

Основним узагальнюючим регістром синтетичного обліку є Журнал-Головна.

Надходження запасів записується до Головної книги на підставі меморіальних ордерів:

— № 4 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними дебіторами ф. № 408);

— № 6 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними кредиторами ф. № 409);

— № 7 (Накопичувальна по розрахунках в порядку планових платежів ф. № 410);

— № 8 (Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами ф. № 386);

— № 11 (Зведення накопичувальних відомостей по надходженню продуктів харчування, ф. № 398 — бюджет).

Для узагальнення інформації по вибуттю та переміщенню запасів в бухгалтерії на підставі первинних документів складають:

Меморіальний ордер № 10 (Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф. № 439 — бюджет);

Меморіальний ордер № 11 (Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. № 396 — бюджет);

Меморіальний ордер № 12 (Накопичувальна відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № 411 — бюджет);

Меморіальний ордер № 13 (Накопичувальна відомість витрачання матеріалів ф. № 396 — бюджет). Записи в них кореспондують з кредиту рахунків обліку запасів в дебет різних рахунків.

Таблиця 4.1. Кореспонденція рахунків з обліку запасів

5. Методи обліку запасів Облік матеріалів на складах забезпечує отримання оперативних і точних даних про залишки цінностей за кожним найменуванням матеріалів у розрізі окремих їх видів і сортів.

Кількісно-сортовий облік матеріалів ведеться на складі матеріально відповідальною особою тільки за кількістю. Ця інформація фіксується у книзі складського обліку матеріалів ф. М-17. До початку записів у книзі мають бути пронумеровані всі сторінки, а їх кількість завірена підписами керівника установи і головного бухгалтера і скріплена печаткою.

Записи в книгу складського обліку ведуть матеріально відповідальні особи на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок матеріалів.

На підставі записів у книзі складського обліку матеріально відповідальні особи зобов’язані своєчасно повідомляти службу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм і про залишки матеріалів, що знаходяться без руху і не використовуються в установі.

Відповідно до графіка первинні документи щодо надходження, вибуття та руху матеріалів передаються зі складу в бухгалтерію при реєстрі здачі документів, який складається в двох примірниках. У реєстрі вказуються номенклатурні номери матеріалів, кількість і номери первинних документів, прізвища того, хто здав і прийняв.

Кількісно-сортовий облік матеріалів — складна і трудомістка дільниця облікової роботи, а тому важливо вибрати найбільш раціональний метод їх обліку.

У бюджетних установах застосовуються такі методи сортового обліку:

1. Кількісно-сумовий (паралельний);

2. Оперативно-бухгалтерський (сальдовий);

3. Метод машинної картотеки.

Кількісно-сумовий метод. За цим методом на складі ведеться книга складського обліку матеріалів ф. № М-17, а в бухгалтерії - книга кількісно-сумового обліку матеріалів. Аналітичний облік у бухгалтерії ведеться за номенклатурними номерами, в розрізі матеріально відповідальних осіб та обслуговуваних установ. Замість книги можуть вестись картки. За даними цих реєстрів щомісячно складаються сортові оборотні відомості, підсумки яких звіряються з даними синтетичного обліку.

У разі великої номенклатури матеріалів метод кількісно-сумового обліку матеріалів є громіздким, трудомістким і недостатньо оперативним. У ньому дублюються аналітичні дані в бухгалтерії і на складі, показники складського обліку звіряються з даними бухгалтерії один раз на місяць і здебільшого із запізненням, що позбавляє установу оперативних і точних даних для контролю за станом запасів. В установах з невеликою номенклатурою запасів застосовується спрощений варіант цього методу.

Матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом з первинними документами, який ретельно перевіряється, таксується, після чого стає реєстром аналітичного обліку.

Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод. У наукових установах НАНУ, які мають велику номенклатуру матеріалів, і в централізованих бухгалтеріях застосовується оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів. Його суть зводиться до того, що на складі ведеться кількісно-сортовий облік матеріалів в книгах чи картках, які відкриваються в бухгалтерії і передаються на склад під розписку в реєстрі видачі карток.

При цьому здійснюється систематичний контроль за правильністю ведення складського обліку, який стає складовою бухгалтерського обліку. З цією метою бухгалтерія установи систематично, але не рідше одного разу на тиждень, декаду проводить безпосередньо на складах у присутності матеріально відповідальних осіб перевірку своєчасності, правильності і повноти оформлення складських операцій, записів в картки складського обліку, а також вибіркову перевірку залишків матеріалів, особливо дефіцитних і дорогих. Правильність записів у складській картотеці працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом в картках складського обліку.

У бухгалтерії облік ведеться тільки у грошовому виразі у відомості прибуття і вибуття матеріалів за субрахунками та матеріально відповідальними особами. Взаємозв'язок між кількісно-сортовим обліком на складі і синтетичним обліком у бухгалтерії здійснюється за допомогою «Книги залишків матеріалів «(сальдової книги чи відомості), яка відкривається на рік і ведеться в розрізі матеріально відповідальних осіб.

Номенклатура матеріалів у книзі розміщується за синтетичними рахунками, субрахунками або групами матеріалів. У цю книгу завідуючий складом (комірник) щомісяця переносить кількісні залишки на кінець місяця з книги чи карток складського обліку.

В бухгалтерії таксуються ці залишки за кожним номенклатурним номером і підраховуються підсумки за субрахунками матеріалів, групами, матеріально відповідальними особами. Отримані результати звіряються в бухгалтерії з даними відомості руху матеріалів у грошовому виразі. Тотожність отриманих даних підтверджує правильність ведення складського (аналітичного) обліку матеріалів.

Сальдовий метод обліку матеріалів зменшує обсяг облікових робіт, забезпечує кращий контроль за наявністю і збереженням матеріалів, звільняє облікових працівників від ведення трудомісткого аналітичного обліку і складання сортових оборотних відомостей, спрощує звірку аналітичного обліку із синтетичним. До цього й зводиться перевага такого методу перед іншими.

Метод машинної картотеки. В умовах застосування ПЕОМ трудомісткість облікових робіт втрачає свою актуальність, а тому на машинах отримують машинограми — оборотні відомості в розрізі кожного первинного документа, зведені оборотні відомості в розрізі номенклатурних номерів матеріалів. Є досвід використання методу машинної картотеки, за яким вся інформація про складський і бухгалтерський облік матеріалів зосереджується в пам’яті машин, а бухгалтерія і місця зберігання матеріалів обладнані термінальними пристроями, до яких мають доступ матеріально відповідальні особи з індивідуальними ключами.

6. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів До складу малоцінних та швидкозношуваних предметів бюджетних установ відносять предмети, термін корисної експлуатації яких менше 1 року.

Інструкція № 125 визначає, що термін очікуваної експлуатації запасів установи встановлює центральний орган виконавчої влади по відомчому підпорядкуванню. Якщо нормативні документи відсутні, то установа самостійно встановлює ці терміни.

Для обліку МШП, термін експлуатації яких менше року та вартість яких незначна призначений рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», до якого відкриваються субрахунки:

221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі та в експлуатації» ;

222 «Малоцінні і швидкозношувані предмети спеціального призначення» .

При необхідності установи відкривають рахунки 3 та 4 порядку, наприклад, 221/1 — «МШП на складі», 221/2 — «МШП в експлуатації» .

На субрахунку 221 обліковуються предмети, терміном експлуатації менше 1 року за такими підгрупами:

1) знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо);

2) пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

3) спеціальні інструменти і спеціальні пристосування для серійного і масового виробництва певних виробів чи для виготовлення індивідуальних замовлень;

4) предмети виробничого призначення; обладнання, що сприяє охороні праці, предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;

5) господарський інвентар — предмети конторського і господарського призначення, столовий, кухонний, і інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;

6) сценічно-постановочні засоби вартістю до 10 грн за одиницю (комплект);

7) інші предмети, термін корисної експлуатації, як очікується, не перевищує року.

Субрахунок 222 «Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення» застосовуються установами для обліку предметів, що мають специфічне та обмежене використання лише в окремих галузях і короткотерміновий строк застосування.

Оприбуткування та вибуття МШП оформляється в загальному для запасів порядку з використанням зазначених вище первинних документів.

МШП, як і інші види запасів підлягають попредметному обліку в складі, в місцях експлуатації та в бухгалтерії.

МШП, що видаються в експлуатацію, закріплюються за матеріально-відповідальною особою в місцях експлуатації (лабораторія, підрозділ, кухня та ін). Облік в місцях експлуатації веде відповідальна особа в книгах складського обліку за найменуванням та кількістю, або в Інвентаризаційному описі з вкладками до нього.

Для списання битого посуду в харчоблоках використовують Журнал реєстрації битого посуду ф. № З-10).

Облік предметів в бухгалтерії ведеться по найменуваннях, кількості та вартості в розрізі матеріально-відповідальних осіб в книгах кількісно-сумового обліку та в оборотних відомостях.

По закінченні місяця на підставі отриманих первинних документів в бухгалтерії складаєтьсямеморіальний ордер № 10 (Накопичувальна відомість про вибуття і переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф.439-бюджет). В ній записи групуються з кредиту рахунку 221 та 222 в дебет різних рахунків за матеріально-відповідальними особами, назвами МШП, кореспондуючими рахунками. Підсумки заносяться в Головну книгу.

Особливості обліку МШП в бюджетних установах є наступні:

— предмети вартістю до 10 грн за одиницю (комплект) включно при видачі в експлуатацію списуються за відпускними документами (накладна-вимога, забірна картка) без складання Акту списання запасів.

— предмети вартістю понад 10 грн при видачі зі складу обліковуються, як предмети в експлуатації. По закінченні терміну корисного використання постійно-діюча комісія оглядає ці предмети, встановлює можливість їх відновлення та подальшого використання чи реалізації. При вирішенні списати їх складається Акт списання ф. З-2.

— Надходження МШП відображається через збільшення фонду в малоцінних та швидкозношуваних предметах, а у всіх випадках вибуття МШП їх вартість записується на зменшення цього фонду (рахунок 411 «Фонд в малоцінних та швидкозношуваних предметах»).

7. Інвентаризація запасів

Відповідно до Інструкції з інвентаризації № 90 установи повинні проводити інвентаризацію запасів в такі терміни:

1) сировини та матеріалів, палива, готової продукції, кормів та інших матеріалів — не менше одного разу в рік, але не раніше 1 жовтня.

2) МШП — не рідше одного разу на рік.

3) молодняка тварин, тварин на відгодівлі, птиці, звірів, кролів, сім'ї бджіл — не рідше 1 разу на квартал

4) продуктів харчування та спирту — не рідше 1 разу на квартал

5) дорогоцінного каміння та металів, в тому числі в складі лому — два рази на рік: на перше січня та на 1 липня.

Інвентаризація запасів проводиться за місцях зберігання та по матеріально-відповідальних особах при обов’язковій їх присутності. В процесі підрахунку, переважування запасів, вони заносяться до інвентаризаційного опису. На виявлені зіпсовані запаси чи непридатні до використання додатково складається акт в якому вказуються причини, ступінь та характер псування, а також винні особи, що допустили псування.

Інвентаризація МШП проводиться шляхом огляду кожного предмета. На ті з них, що виявлені як непридатні до використання складається Акт на списання цих предметів, а в інвентаризаційний опис їх не включають.

За результатами інвентаризації складається «Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів» (встановленої форми).

Після закінчення інвентаризації ці описи передаються в бухгалтерію для складання Порівняльної відомості та виявлення результатів інвентаризації.

Комісія за цими даними виявляє розбіжності шляхом звіряння даних обліку та фактичних залишків і складає свої заключення про виявлені нестачі та надлишки, вносить пропозиції по питаннях упорядкування зберігання та контролю за їх обліком та відпуском.

Свої висновки щодо результатів інвентаризації та пропозиції вона оформляє у протоколі. Протоколи інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи не пізніше ніж через 10 днів після закінчення інвентаризації.

Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку в тому місяці, в якому була проведена інвентаризація.

Виявлені під час інвентаризації розбіжності регулюються таким чином:

1) надлишки підлягають оприбуткуванню за рахунок доходів по спеціальному фонду з подальшим виясненням причин їх виникнення. При цьому складається «Довідка про надходження в натуральній формі» встановленої форми, яка надається в Держказначейство в місяці оприбуткування надлишків.

2) нестача матеріалів списується:

— в межах встановлених норм природного убутку по придбаних у поточному році списується за розпорядженням керівника установи на фактичні видатки;

— по придбаних у минулому році - відноситься на зменшення результатів виконання кошторису установи.

Норми природного убутку застосовуються лише при виявленні нестач. Списання в межах норм природного убутку до встановлення фактів нестачі забороняється. При відсутності затверджених норм природного убутку всі нестачі розглядаються як понаднормові.

Нестача зверх норми природного убутку, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу і відносяться на винних осіб по цінам, по яким визначається розмір збитків від краж, нестач, знищення і псування матеріальних цінностей.

Втрати і нестачі зверх норм природного убутку у випадках, коли винні особи не встановлені і справи знаходяться в суді, списуються установою з балансу та одночасно обліковуються за балансом до отримання інформації про можливість погашення боргу.

Але при цьому Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ № 142/181 встановлює такі обмеження.

1. За кожним випадком недостач або псування матеріальних цінностей на суму до 2500 грн включно — з дозволу керівника установи.

2. За кожним випадком нестач або псування на суму від 2500 до 5000 грн включно — з дозволу керівника установи вищого рівня.

3. За кожним випадком нестач або псування на суму понад 5000 грн — з дозволу Керівника центрального органу виконавчої влади чи іншого головного розпорядника коштів.

облік інвентаризація запас

Таблиця 7.1. Кореспонденції по результатах інвентаризації

Висновок Запаси відіграють досить важливу роль у функціонуванні бюджетної установи забезпечуючи її функціонування (оскільки вони перебувають перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт чи надання послуг).

Варто також узагальнити, що організація обліку придбання та надходження запасів бюджетної установи здійснюється в таких напрямах:

1. визначення відповідної нормативної бази;

2. організація роботи з прийняття та перевірки запасів;

3. організація вибору носіїв інформації;

4. організація облікових номенклатур;

5. організація руху носіїв облікової інформації.

Основними нормативними актами, які безпосередньо визначають організацію придбання, прийняття та надходження запасів є Інструкція з обліку запасів бюджетних установ та Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ.

Для відображення в бухгалтерському обліку інформації про запаси, що належать установі, реалізацію та витрачання яких планується здійснити протягом року, призначений клас 2 «Запаси» плану рахунків. Узагальнена інформація відображається в ІІ розділі балансу «Оборотні активи» відповідно в рядках 150, 160, 170.

При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема № 6, № 8 та ін. Синтетичний облік витрачання матеріалів на різні потреби відображається в меморіальному ордері № 13. Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими реєстрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

Список використаної літератури

1. Про затвердження Інструкції з обліку запасів бюджетних установ. Державне казначейство. Наказ № 125 від 08.12.2000

2. Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання. Державне казначейство. Наказ № 130 від 18.12.2000

3. Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів. Держкомстат. Наказ № 193 від 21.06.1996

4. Атамас П. Й. Основи обліку в бюджетних установах Навчальний посібник. — К.: Лібра, 2001. — 321 с.

5. Бутинець Ф. Ф. Бухгалтерський облік у бюджетних установах. Житомир: ЖІТУ, 2000. — 360 с.