Документування операцій з руху грошових коштів та дебіторської заборгованості

Основними завданнями організації обліку грошових коштів є:

• · належний порядок приймання і видачі готівки, її зберігання та ведення касової книги:
• · своєчасне і правильне оформлення документів та відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій з руху грошових коштів;
• · контроль за дотриманням касової дисципліни:
• · проведення інвентаризації грошових коштів та відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку

Документування операцій з руху грошових коштів Операції з руху грошових коштів відображають у документах, що наведені в таблиці 1.

Таблиця 1. Документування руху грошових коштів.

Документування дебіторської заборгованості.

Основні первинні документи з виникнення та погашення заборгованості покупців відображені в таблиці 2.

Таблиця 2. Документування розрахунків з дебіторами.

Усі розрахунки, які здійснюють на підставі укладених договорів, належать до розрахунків з комерційних операцій (угод). Крім таких операцій, здійснюють некомерційні операції без укладання договорів, на які не поширюється дія термінів позовної давності.

Документування розрахунків за претензіями При прийманні ТМЦ їх перевіряють за кількістю та якістю, в результаті чого можуть бути виявлені недостача, пересортиця, неналежна якість товарів або їх некомплектність чи відсутність супровідних документів постачальника тощо.

У таких випадках підприємство, права якого порушені, звертається до порушника з письмовою претензією-вимогою щодо добровільного усунення порушень законодавства, котру підписує керівник і надсилають адресату рекомендованим листом або вручають під розписку.

Претензії пред’являють:

• · постачальникам, підрядникам і транспортним організаціям за виявленими при перевірці рахунками (після акцепту останніх), при невідповідності цін і товарів, обумовлених договором або передбачених прейскурантом, а також при виявленні арифметичних помилок;
• · постачальникам, підрядникам, покупцям за санкціями (штрафами, пенею, неустойками), визнаними платниками або присудженими арбітражним судом за недотримання довготермінових зобов’язань;
• · постачальникам, транспортним організаціям за недостачу вантажу в дорозі понад норму природного убування;
• · установам банків за сумами, помилково списаними (перерахованими) з рахунків підприємства (поточного, валютного) постачальників товарів за виявлення невідповідності якості стандартам, технічним умовам.

До претензії повинні бути додані всі документи, необхідні для її розгляду.

Підприємство, до якого надсилають претензію, повинно її розглянути у встановлені терміни і надіслати відповідь.

У випадку безпідставної повної або часткової відмови постачальника, а також залишеної без відповіді претензії підприємства готують матеріали для пред’явлення позову.

Позовну заяву подають до арбітражного суду в письмовій формі, підписує цю заяву керівник підприємства.

Документування розрахунків з підзвітними особами: працівників підприємства у відрядження посилає керівник підприємства, оформляючи наказ, в якому зазначено: пункт призначення, назву підприємства або організації, куди відправляють працівника, термін і мету відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження — це документ, що видають працівникові підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Важливими документами при відрядженні за кордон є запрошення приймаючої сторони: укладений контракт; інші документи, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження.

На підставі розпорядження керівника підзвітним особам видають готівку, то оформляють видатковим касовим ордером. У посвідченні про відрядження роблять помітку про суму виданого авансу. Список осіб, які мають право отримувати гроші під звіт на господарські погреби, затверджує наказом керівник.

Працівники, які одержали готівку під звіт, після повернення з відрядження зобов’язані у встановлені терміни подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого мають бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов’язковими реквізитами авансового звіту є резолюція керівника підприємства чи особи, яку він уповноважив, про затвердження вказаної суми витрат та його підпис.

Після складання авансового звіту визначають різницю між сумою отриманого авансу і фактичними втратами. Якщо різниця позитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від'ємна — то працівник витратив частину власних грошових коштів, тобто перевитратив авансову суму, і її необхідно йому відшкодувати з каси підприємства.

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені терміни або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовують лише щодо сум авансів, виданих у національній валюті України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймають авансові звіти, що перевірені арифметично, за змістом і їх затвердив керівник підприємства. Бухгалтер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, що відповідають призначенню авансу.

Документування розрахунків і іншими дебіторами: при розрахунках за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт, а також з оплати продукції та робіт, прийнятих замовником за частковою готовністю, використовують платіжні документи, договори тощо.

При обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей.

недостач і розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено, використовують наступні документи:

• · інвентаризаційний опис або інвентаризаційний акт (залежно від об'єкта перевірки);
• · порівняльну відомість;
• · договір про повну матеріальну відповідальність;
• · розрахунково-платіжну відомість;
• · прибутковий касовий ордер тощо.

Позику працівникові підприємство видає, якщо це передбачено статутом або іншим аналогічним документом підприємства та за наявності оформлених належним чином документів, і оформляють договором у письмовій формі. Обов’язковими елементами договору повинні бути: предмет договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який її видають, порядок погашення, відповідальність та юридичні реквізити сторін.

Стосунки між учасниками спільної діяльності регулюються договором; оприбуткування членських внесків фіксують у відповідних документах — прибуткових касових ордерах, виписці банку; повернення коштів у разі виходу учасника зі спілки — у видаткових касових ордерах, платіжному дорученні.

Відповідно до цивільного законодавства спільну діяльність без створення юридичної особи здійснюють .на підставі договору між її учасниками. За договором про спільну діяльність сторони (учасники) зобов’язуються шляхом об'єднання майна та зусиль спільно діяти для досягнення загальної господарської або іншої мети, що не суперечить чинному законодавству.

Підтвердженням отримання внесків за спільною діяльністю для учасників є авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний документ про отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо).

Відображення коштів та розрахунків у регістрах обліку й звітності

На етапі поточного обліку грошових коштів та розрахунків їх записують за методом двоїстості в системі рахунків у регістрах обліку, після чого облікову інформацію узагальнюють і складають звітність (табл. 3).

Таблиця 3. Відображення операцій з грошовими коштами та розрахунками в регістрах обліку й звітності.