Організація архівної справи в ДНСГБ УААН: стан та перспективи (реферат)

Реферат на тему:

Організація архівної справи в ДНСГБ УААН: стан та перспективи Науково-технічна революція, соціально-політичні процеси об'єктивно зумовили небачене досі зростання ролі науки в забезпеченні функціонування всіх суспільних інститутів та галузей.

Не є винятком із них — архівна, яка дбайливо зберігає джерела різних історичних епох. Кожен архівний документ — це свідок минулого, світло істини, жива пам’ять, без якого історик приречений на суб'єктивізм та фальсифікацію.

Визнанням високого державного значення архівів став факт прийняття Верховною Радою України 24 грудня 1993 року Закону «Про Національний архівний фонд і архівні установи», а 13 грудня 2001 року були внесені зміни до цього Закону в новій редакції, який регулює суспільні відносини, пов’язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням документальної частини культурної спадщини та інформаційних ресурсів України.

Усвідомлення необхідності створення архівного підрозділу ДНСГБ УААН сприяло утворенню у квітні 2005 року сектору рукопису та архіву. Ідея створення в системі науково-дослідних установ мережі УААН цього сектору належали академіку, Президенту УААН М. В. Зубцю та професору, директору ДНСГБ УААН В. А. Вергунову. Саме завдяки їхнім зусиллям були прийняті відповідні постанови, затверджені установчі документи, виділені необхідні кошти. Головною метою діяльності сектору рукопису та архіву визначено збереження для прийдешніх поколінь епістолярного надбання видатних вчених — аграріїв України та збереження їхніх особистих книг, газет та журналів. Серед його завдань є розробка теоретичних і методичних основ архівознавства, у тому числі: нормативних і методичних документів із основних напрямів діяльності сектору, надання науково — методичної і практичної допомоги з питань архівної справи, організація та проведення робіт з питань НТІ в галузі та пропаганда досягнень науки в сфері архівної справи, випуск наукових статей.

Визначення завдань сектору рукопису та архіву ґрунтувалося передусім на аналізі й усвідомленні окремих кризових моментів, притаманних вітчизняному архівознавству, вкрай незадовільного технологічного стану архівних підрозділів науково — дослідних установ мережі УААН, відсутності досвіду проведення архівознавчих досліджень. У майбутньому сектор рукопису та архіву проаналізує здобутки й невдачі на шляху розв’язання поставлених проблем, з’ясує для себе завдання на найближчий час та перспективу.

На шляху становлення, увагу буде зосереджено передусім на основних наукових дослідженнях та їх результатах. Основними напрямами сучасних архівознавчих досліджень є: «Історія архівної справи», «Видатні архівісти України», «Проблеми використання архівних фондів», «Проблеми консервації і реставрації документів». Сутність проблеми архівознавства — це формування розуміння архівної справи як посередника між минулим, сучасним і майбутнім, архівний документ розглядається не лише як база для видобування фактів, але й як самостійне унікальне соціальне явище [2].

Наступна проблема — це практична діяльність, тобто власне архівна справа, формування архівного фонду, проведення експертизи цінності документів. І якщо за такою ознакою, як вид документа (накази, протоколи, акти тощо), визначення термінів зберігання не зазнало змін, то за їхнім змістом він має революційний характер. Сьогодні значні комплекси архівних документів все рідше знаходять свого дослідника. Крім відбору документів на зберігання, визначається час, коли архівний документ стає історичним джерелом з його доступністю, тобто час, коли він стає публічним. Це положення виводить на технологічний процес «комплектування — зберігання — доступ — використання», що має практичне значення [3]. Йдеться про проблему, пов’язану з архівними документами обмеженого користування, а саме про архівні фонди особового походження (творчі матеріали видатних учених — рукописи, конспекти лекцій, щоденники тощо). Тому так необхідно налагодити стосунки між ученими — аграріями та сектором рукопису та архіву про складання угоди з ДНСГБ УААН щодо прижиттєвої передачі їхніх рукописних та архівних документів на постійне зберігання у фонд сектору. Однією із проблем технологічного характеру є організація науково — довідкового апарату архівних підрозділів мережі УААН. Виникає потреба наукового обґрунтування складу, функцій та завдань різних інформаційно-пошукових засобів (каталогів, путівників, оглядів, описів) науково — дослідного апарату, у тому числі автоматизованих, що орієнтують істориків — архівістів та інших користувачів інформації у змісті архівних фондів. Документальне середовище як інформаційне джерело відображає всі аспекти розвитку суспільства в кожний історичний період його існування, включаючи сьогодення. Треба створити умови, які б запобігали фізичній втраті та пошкодженню архівних документів, вилученню і приховуванню їх з метою фальсифікації. Сутність цього процесу полягає у прогнозуванні, виявленні й аналізі наявної загрози збереженості архівних документів у створенні правової бази, розробці комплексу заходів по запобіганню будь — якої загрози [1].

Гарантом ефективного функціонування архівної галузі виступає держава й архівна система України. Юрисдикція кожної сторони вирішує проблеми захисту національних інтересів в архівній справі. «Архівна та рукописна Україніка», державна програма «Книжкова спадщина України: створення бібліографічного реєстру та системи збереження й загальнодоступності» включає аналіз передумов інформатизації, визначення основних етапів реалізації, використання програмного технічного забезпечення, системного комп’ютерного комплексу архівної справи та її структури [1]. Проблема вирішується на різних рівнях: по перше, на загальнодержавному рівні і у ролі міжархівного довідника, по-друге, це рівень міжархівних баз даних, по-третє, база даних кожного архівного підрозділу науково — дослідної установи мережі УААН. Треба розробити моделі даних архівної системи як цілісної системи описування та обліку різного рівня інформації (рівня архіву, фонду, справи, документа, групи документів, адміністративної інформації тощо). Це має стати головним завданням науково — методичної роботи архівознавчого напряму. Серед завдань у цьому напряму — формування масивів архівної інформації, фондової систематизації та класифікації документів і документної інформації. Основним об'єктом автоматизації має стати облікова інформація на рівні фонду, що зумовлює необхідність прийняття рішення про стандартизовану структуру даних та її зміст, розроблення формату електронного описування [1].

Організація функціонування системи архівних підрозділів науково — дослідних установ мережі УААН неможлива без вирішення кадрової проблеми. Зокрема, архівним фондам потрібні фахівці - джерелознавці, спеціалісти з архівної справи, що спеціалізуються на певному блоці, зокрема на комплексах робіт із комплектування, формування, описування або організації збереженості документальних фондів. Треба організовувати на базі провідних працівників ЦДАВО України, УДНДІАСД та Інституту архівознавства Національної бібліотеки України ім. В.І. Вернадського курсів з підвищення кваліфікації архівних працівників нашої мережі, тобто створити навчально-методичну базу, що передбачить розробку освітніх планів і програм, ознайомлення слухачів з національними підручниками з архівознавства, консервації та реставрації документів, стандартизації у галузі архівної справи, з термінологічними словниками з архівознавства, енциклопедіями, бібліографічними та біографічними довідниками українських архівістів.

Для забезпечення нормального функціонування архівних підрозділів науково — дослідних установ мережі УААН треба спрямувати роботу на забезпечення архівів нормативно — методичною документацією, що регламентує їхню діяльність. Йдеться передусім про «Основні правила роботи державних архівів України», «Основні правила роботи архівів (архівних підрозділів) державних органів, підприємств, установ і організацій», «Уніфіковану систему організаційно — розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», «Документознавство і теоретичні основи». Науково — методичні розробки в межах документознавства спрямовані на забезпечення організації діловодства в установах, організаціях і на підприємствах. Виданий «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», який є основним нормативно — методичним посібником при проведенні експертизи цінності документів та їхнього відбору на зберігання і знищення і використовується при формуванні справ, розробленні схем класифікації документів із зазначенням термінів їхнього зберігання [2].

Найперспективнішим напрямом у сучасному діловодстві є застосування засобів автоматизації. Була видана методична рекомендація «Організація комп’ютерного діловодства в установах. Програмно — апаратне забезпечення». Вона містить основні характеристики програм, що пропонуються для вирішення різних завдань електронного документного обігу. Українським державним науково — дослідним інститутом архівної справи та документознавства видано «Примірну інструкцію з діловодства в центральних державних архівних установах України», «Основні правила роботи з науково — технічною документацією в державних архівах», у цих документах подаються основні напрями діяльності державних архівів з архівними документами: процеси комплектування, експертизи цінності, приймання на державне зберігання, організація зберігання та ін.

Висновок. Сьогодні в творчому доробку співробітників сектору рукопису та архіву ДНСГБ УААН є тема «Українські науковці та їхня спадщина: вивчення наукових розробок у галузі теорії, практики та методичних досягнень української сільськогосподарської науки», чимало зроблено в інших напрямах, однак найважливішим є, мабуть, інше: склався колектив однодумців, об'єднаних метою — своєю творчою працею сприяти відновленню архівної справи в науково-дослідних установах мережі УААН.

Список літератури:

1. 1.Дубровіна Л.А. Основні положення концепції комп’ютеризації архівної справи в Україні / Студії з архівної справи та документознавства. — К., 1998. — Т. 3. — С. 14−15.

2. 2.Ляховицький В. П. УДНДІАСД: п’ять років наукових досліджень в галузі архівота документознавства / Студії з архівної справи та документознавства. — К., 1999. — Т. 4. — С. 18.

3. 3.Сендик З. О. Розробка архівістами України наукових основ комплектування державних архівів документами особового походження / Студії з архівної справи та документознавства. — К., 1997. — Т. 2. — С. 6. Зміст Видання.

4. 4.© Забудська Лідія Федорівна, 2006.