Документно-інформаційне забезпечення господарсько-договірної діяльності проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці

ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ГОСПОДАРСЬКО-ДОГОВІРНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПРОЕКТНО-КОНСТРУКТОРСЬКОГО ТА ТЕХНОЛОГІЧНОГО БЮРО УКРЗАЛІЗНИЦІ

Автореферат дипломної роботи

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ Робота присвячена вивченню господарсько-договірної діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці. Предметом дослідження є документація, необхідна для забезпечення господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ.

Актуальність теми. Проектно-конструкторське та технологічне бюро рухомого складу Укрзалізниці (ПКТБ РС УЗ) було засноване в Києві в 1973 році з метою задоволення потреб залізничного транспорту України в ефективних технологіях, розробках проектів та виготовленні обладнання й оснастки для вагоноремонтних підприємств Укрзалізниці. На сьогоднішній день Проектно-конструкторське та технологічне бюро рухомого складу Укрзалізниці працює над розробленням нових технологій виробництва обладнання, необхідного для ефективної роботи Укрзалізниці; над забезпеченням рентабельності підприємства для виконання заходів технічного розвитку; над рекламною діяльністю та вдосконаленням сервісу реалізації продукції. Такий широкий спектр діяльності ПКТБ РС УЗ вимагає досконалого документно-інформаційного забезпечення, тому обрана тема є надзвичайно актуальною на сьогоднішній день.

Мета роботи. Господарська діяльність ґрунтується на договірних зобов’язаннях та передбачає в умовах цих договорів шляхи розв’язання певних суперечок, пов’язаних чи з термінами виконання робіт, чи з постачанням продукції, чи з порушенням розрахункових відносин і т. ін.

Метою роботи є аналіз основних типів існуючих документів, пов’язаних із господарсько-договірною діяльністю Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці, та спроба запропонувати нові технології по роботі з документами з господарської діяльності.

Мета дослідження передбачає розв’язання цілого ряду завдань, зокрема:

— охарактеризувати специфіку господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ;

— з'ясувати правові аспекти господарської діяльності ПКТБ УЗ;

— ознайомитися з існуючою нормативно-правовою базою діяльності ПКТБ УЗ;

— проаналізувати дійсну систему документообігу на підприємстві;

— вивчити існуючі документи, пов’язані з господарською діяльністю ПКТБ УЗ;

— зробити узагальнення щодо позитивного досвіду роботи з документами ПКТБ УЗ;

— розробити рекомендації щодо вдосконалення системи документного забезпечення діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці.

Практична цінність. Робота має практичне значення. Матеріали дипломної роботи можуть бути використані в процесі господарсько-договірної діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці. Теоретичні розробки і практичні рекомендації, вироблені в процесі роботи над обраною темою, мають бути покладені в основу оптимізації документообігу ПКТБ УЗ. Позитивним є вивчення досвіду використання новітніх інформаційних технологій у процесі документно-інформаційного забезпечення діяльності ПКТБ УЗ.

Методи дослідження. У процесі роботи над обраною темою використовувалися такі методи дослідження, як аналіз існуючого стану документації, прогностичний метод, метод узагальнення і синтезу отриманих результатів.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку рекомендованої літератури та додатків. Загальний об'єм дипломної роботи — 146 сторінок, до роботи додаються 7 додатків, серед яких 4 таблиці, екземпляри документів ПКТБ УЗ та класифікація державної управлінської документації - уніфіковані системи управлінської документації. Список цитованої літератури включає 28 джерел.

ОСНОВНИЙ ЗМІСТ ДИПЛОМНОЇ РОБОТИ У першому розділі «Специфіка господарського-договірної діяльності проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці» розглядаються різні аспекти господарсько-договірної діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці. Розділ присвячений таким питанням:

— загальна характеристика діяльності ПКТБ УЗ;

— відомості про продукцію та основних конкурентів ПКТБ УЗ;

— організаційна структура управління підприємством;

— основні показники фінансового стану підприємства.

Аналіз діяльності Технологічного бюро Укрзалізниці показав, що ПКТБ УЗ виконує науково-дослідні, проектні роботи; працює над розробкою проектів технічного переобладнання підприємств залізничного транспорту; розробляє проекти автоматизації та механізації виробництва для ремонту рухомого складу; розробляє нові технології екіпіровки вагонів та впровадження їх у виробництво; займається виготовленням та реалізацією дослідних зразків і малих серій технологічного обладнання та оснастки для вагоноремонтних підприємств тощо. Підприємство здійснює свою діяльність на підставі і відповідно до чинного законодавства України та Статуту, який узгоджується трудовим колективом та затверджується Укрзалізницею.

Предметом діяльності ПКТБ РС УЗ є:

виконання науково-дослідних, проектних, дослідно-конструкторських робіт;

розробка проектів технічного переобладнання та реконструкції підприємств залізничного транспорту;

розробка проектів автоматизації та механізації виробництва для ремонту рухомого складу;

розробка технологічних норм та процесів по ремонту та утриманню рухомого складу;

розробка нових технологій по екіпіровці вагонів та впровадження їх у виробництво;

виконання проектно-конструкторських та технологічних робіт за договорами, контрактами з іноземними фірмами та організаціями;

виготовлення та реалізація дослідних зразків і малих серій технологічного обладнання та оснастки для вагоноремонтних підприємств;

надання послуг з гарантійного обслуговування впровадженого обладнання та по постачання зварювальних матеріалів;

надання науково-технічної допомоги з впровадження у виробництво дослідних зразків обладнання і оснастки, підвищення кваліфікації фахівців для обслуговування цих зразків на вагоноремонтних підприємствах залізниці;

організація заходів, пов’язаних із підвищенням кваліфікації та атестацією фахівців зварювального виробництва;

проведення заходів з охорони інтелектуальної власності підприємства.

ПКТБ УЗ виготовляє обладнання, призначене для відновлення деталей, необхідних для забезпечення роботи Укрзалізниці.

Відомості про продукцію, яку виготовляє ПКТБ УЗ, можна отримати, проаналізувавши таблиці 2.1 та 2.2.

Проаналізувавши таблицю 2.2. (додаток 2), можна побачити, що вартість робіт по відновленню деталей та вузлів вагонів на обладнанні, виготовленому ПКТБ УЗ невисока, що ще раз підтверджує переваги відновлення деталей вагонів та допоміжних частин наплавленням.

Продукція виробництва ПКТБ УЗ є нестандартною і застосовується тільки для потреб Укрзалізниці, тому конкурентів існує небагато.

Управління державним підприємством «Проектно-конструкторським та технологічним бюро рухомого складу Укрзалізниці» здійснюється відповідно до його установчих документів на основі поєднання прав власника щодо господарського використання свого майна і участі в управлінні трудового колективу. Структуру управління ПКТБ УЗ подано у таблиці (додаток 3).

У другому розділі «Аналіз документно-інформаційного забезпечення діяльності проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці» аналізується стан досліджуваного питання, описується система документного забезпечення діяльності ПКТБ УЗ, дається аналіз існуючих документів. Розглядається значення терміну «документ», види документів у загальній системі документообігу. Аналізуються види документів, характерних для діяльності ПКТБ УЗ, та договір як основа господарської діяльності.

Якщо проаналізувати організаційну структуру управління Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці, можна виділити ті види документів, які характерні для певного сектору структури ПКТБ УЗ. За видами документів, можна виділити 2 сектори.

Перший сектор — сектор, у якому до документообігу входять документи зі сфери управлінської діяльності. Так, організаційно-розпорядчі документи — постанови, розпорядження, накази з різноманітних питань — прерогатива діяльності керівника підприємства (у даному випадку — директор ПКТБ УЗ). На нижчих рівнях цей тип документів має чітко визначену вужчу спрямованість. Інженер з охорони праці і техніки безпеки розробляє, наприклад, інструкції з охорони праці і техніки безпеки. В основі конструкторського відділу, відділу нової техніки і перспективних технологій, відділу матеріально-технічного забезпечення — довідково-інформаційні документи. Так, конструкторський відділ займається створенням конструкторської документації, складає перелік матеріалів, паспорти на продукцію. Відділ нової техніки і перспективних технологій працює над оформленням ліцензій на обладнання, яке випускає ПКТБ УЗ. Відділ матеріально-технічного забезпечення займається плануванням забезпечення підприємства матеріалами і комплектуючими, веде картотеку постачальників, займається питаннями, пов’язаними з прийманням, зберіганням і видачею матеріалів і комплектуючих; оцінкою і вибором постачальників. Старший інспектор з кадрів розробляє штатний розклад, плани праці й заробітної платні.

Документи з господарсько-договірної діяльності - показник роботи бухгалтерії та планово-економічної групи. Так, бухгалтерія здійснює фінансові розрахунки із замовниками й постачальниками, одержує кредити в банку. Планово-економічна група розробляє річні, квартальні плани ПКТБ УЗ; нормативи для утворення фондів економічного стимулювання; веде статистичний облік; займається підготовкою й перевіркою договорів, калькуванням ціни на обладнання, що випускається підприємством.

Документи повністю відображають діяльність ПКТБ УЗ, що дає можливість проаналізувати результативність цієї діяльності, визначити шляхи покращення документно-інформаційного забезпечення діяльності ПКТБ.

Документування господарсько-договірної діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці здійснюється на підставі нормативних актів України, таких, як Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Перелік типових документів, що створюється в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів»; існує «Державний класифікатор управлінської документації, який використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством», Державна уніфікована система документації.

Оскільки об'єктом дослідження стала господарсько-договірна діяльність ПКТБ УЗ, то основної уваги заслуговують документи з господарської діяльності.

Господарська діяльність, як відомо, ґрунтується на договірних зобов’язаннях та передбачає в умовах договорів шляхи розв’язання певних суперечок, пов’язаних чи з термінами виконання робіт, чи з постачанням продукції, чи з порушенням розрахункових відносин і т. ін.

Господарська діяльність Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці ґрунтується на виконанні певних ремонтних робіт обладнання, необхідного для забезпечення роботи Укрзалізниці; на виготовленні та поставці певних установок для відновлення обладнання для залізничного транспорту тощо. Будь-яка господарська діяльність ПКТБ УЗ базується на договірній основі, тому договір як вид документу із супутніми документами є основним для документного забезпечення господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ. Приклади оформлення договорів різних типів, характерних для господарської діяльності ПКТБ УЗ, подані в додатках.

У третьому розділі «Вдосконалення документно-інформаційного забезпечення господарської діяльності проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці» аналізуються переваги й недоліки документного забезпечення господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ, робляться висновки стосовно можливої раціоналізації документообігу обраного підприємства, розглядаються можливості використання Інтернету для оптимізації господарсько-договірної діяльності ПКТБ УЗ та запровадження електронної уніфікованої системи документообігу.

ЗАГАЛЬНІ ВИСНОВКИ У процесі роботи над обраною темою була досягнута поставлена мета, розв’язані задачі. Оскільки ПКТБ УЗ було засноване з метою задоволення потреб залізничного транспорту України в ефективних технологіях, розробках проектів та виготовленні обладнання та оснастки для вагоноремонтних підприємств Укрзалізниці, основними завданнями діяльності згаданого підприємства є виконання науково-дослідних, проектних, конструкторських робіт, розробка проектів технічного переобладнання підприємств залізничного транспорту, виконання різноманітних ремонтних робіт, виготовлення дослідних зразків тощо. Проаналізувавши організаційну структуру управління ПКТБ УЗ, а на основі цього — систему документації, зроблені висновки щодо основних типів документів, які функціонують у документообігу ПКТБ. Серед основних груп документів виділяються організаційно-розпорядчі документи, документи з господарської діяльності. Основна увага в роботі приділена документам із господарської діяльності, оскільки об'єктом даного дослідження була господарсько-договірна діяльність ПКТБ УЗ, а будь-яка господарська діяльність ґрунтується на договірних зобов’язаннях та передбачає в умовах договорів шляхи розв’язання певних питань. Цілком закономірно, що основна увага була приділена договору як документу, який забезпечує господарську діяльність підприємства.

У роботі розглянуті зразки оформлення договору поставки із супровідними документами (у даному випадку таким документом є специфікація); договору на виготовлення та поставку продукції з усіма супровідними — Протоколом угоди про договірну ціну, Кошторисом витрат на виготовлення зразка, Поясненням до кошторису, Графіком фінансування та іншими документами, що забезпечують легітимність підписаного договору.

Аналіз господарської діяльності ПКТБ УЗ дозволив зробити висновки та рекомендації щодо вдосконалення документно-інформаційного забезпечення господарсько-договірної діяльності Проектно-конструкторського та технологічного бюро Укрзалізниці.

Внесена пропозиція оптимізації електронного документообігу за рахунок уніфікованої форми класифікації та кодування документації. У додатках подається класифікація державної управлінської документації з кодами, індексами уніфікованих форм документів відповідно до законодавства (додаток 7). Пропонується використовувати новітні інформаційні технології, зокрема Інтернет, для покращення господарської діяльності ПКТБ УЗ. Зазначено, що з появою єдиної економічної системи в мережі Інтернет підприємства отримали безліч нових можливостей оптимізації своєї роботи, налагодження зв’язків із закордонними представниками. Оскільки одним із пунктів діяльності ПКТБ УЗ є взаємодія із закордонними партнерами, слід активно впроваджувати новітні інформаційні технології в діяльність обраного підприємства.

Робота має практичне значення і може бути використана для оптимізації шляхів покращення документообігу ПКТБ УЗ.