Планирование, підготовки выставки

Планирование підготовки выставки.

Упорядкування переліку виставленою продукции.

Необхідно скласти докладний перелік речей і предметів, які (мають) взято на виставку. Наявність данногодокумента різко впорядковує збереження і облік речей, гарантує своєчасне поповнення «стратегічних запасів «фірми на стенді (їжі, листовок), облегчает їх пошук, визначає відсутні предметы.

Іншою важливою документом є анкета для обліку (опитування) відвідувачів стенда. Длянакопления достовірної статистичної інформації, керівництво компанії має визначити перелік цікавлять запитань і порядок їх прямування.

Упорядкування плану виставкового стенда.

Є кілька базових конструкцій стендів (боксів) запропонованих учасникам виставки. Зазвичай це 3×3, 4×3, 6×3, 6×4, 6×6размерные конструкції. Основний критерій оцінки для вибору підходящого стенда — ціна продажу та розмір експозиції.

Для оформлення стенда рекомендується скористатися послугами професійного оформлювача чи дизайнера длясоздания неповторною, єдиною атмосфери на стенді котра виражає дух, стиль, імідж фірми, що є символом впевненості, солідності, качества, спокойствия.

Маючи експонати, слід звернути увагу до следующее:

* собі напрямок руху основного потоку відвідувачів.

* поясняющие написи чи плакати слід ставити поруч чи понад експонатом.

На стенді слід передбачити наявність наступних зон:

1. Місце для одежды.

2. Місце для отдыха.

3. Місце для посуду, приготування напитков.

4. Склад.

5. Місце для переговоров.

6. Місце для рекламних та інформаційних материалов.

Оформлення стенда — написи і плакати, розташовані поруч із експонатами повинні взаємно доповнювати одне одного. Оформитьстенд допоможуть плакати, діаграми, фотографії. Їхню кількість, проте, повинно бути надмірним. Багато текстовій інформації, малюнків, размещенноепо всьому виставковому стенда, перестає сприйматися і засвоюється відвідувачами. На виставковому стенді повинні превалювати експонати повозможности, у чинному виде.

Важливе значення під час оформлення стенда мають композиції з зелені і цветов.

Укладання договору з оргкомітетом, передача до нього плану виставкового стендаи замовлення обладнання і услуги.

За певний фіксований термін, пізніше як місяць до його початку виставки заповнюється і посилається на адресу оргкомітету ЗАЯВКАНА УЧАСТЬ У ВИСТАВЦІ. У ньому указуються всі реквізити фірми (країна, адрес/телефон, номер расч. рахунки, etc) Суть заявки — предварительнаярегистрация і бронювання виставкової площі. Письмо-заявка підтверджує згоду фірми з іншими положеннями даної виставки, і правилами його проведення. Це всвоем роді договір між сторонами. По отриманні заявки, у відповідь посилається підтвердження реєстрацію фірми в каталозі його учасників і виділенні требуемогоколичества місця за умови оплати. Оплата участі мусить бути зроблена протягом 5−10 днів. Підтвердження гарантує отримання базового набору услуг.

Для отримання додаткових послуг, фірма вибирає те, що вважає за необхідне і вказує кількість.

* оренда і монтаж виставкового устаткування.

* надання додаткових послуг чи устаткування: вішалок, шаф, мийки, паласу, телефону, столов, стульев.

* напис на фризі.

* публікація відомостей у каталозі.

* інших послуг.

Виготовлення рекламних материалов.

* інформаційних аркушів.

* плакатів.

* буклетів.

* проспектів.

* Крім вище зазначених допоміжних документів існує особливе запрошення. Воно рассылаетсянапрямую (на фирмы/лично by direct mail) і універсальний методом залучення можливих клієнтів.

Підготовка інформаційних материалов.

* технічних описів.

* прайс-листов.

* папок стендистов.

Підготовка стендистов і персонала.

Персонал повинен мати такими качествами:

* вміння спілкуватися із людьми;

* знанням продукції фірми і його історії, напрямів діяльності;

* бажанням спілкуватися із людьми;

* витривалістю;

* привабливу зовнішність.

Крім основного намічають запасний склад стендистов, передбачають можливість взаимозаменяемости.

Упорядкування кошторису затрат.

Підраховуються всі затрати, пов’язані з виставкою, складається смета.

Планированиепроведения выставки.

Упорядкування розкладу роботи персонала.

У період виставки необхідно розписати розпорядок кожного дня. Стенд має безперебійно і можливість упуститьпотенциального партнера серед відвідувачів через брак (переобтяженості, неуважності) стендиста велика. Слід особливо звернути увагу на одежду. Необходимо чи виділити людей відвідання семінарів чи навіть сусідніх стендів для збору информации.

Інструктаж персонала.

На початок виставки необхідно провести инструктаж:

* тематика виставки;

* мети участі у виставці;

* перелік продукції, представленої на виставці;

* основні новинки;

* завдання, які стоять перед стендистами;

* план стенда;

* закріплення місць на стенді кожним стендистом;

* розпорядок роботи;

* у які дні і годинники, хто від керівництва фірми перебуватиме на стенді;

* основні категорії гаданих відвідувачів;

* моделей поведінки з кожним категорією відвідувачів;

* форми реєстрації відвідувачів;

* форми реєстрацій і соціальних змін, зауважень, недоліків на стенді під час роботи виставки.

Закріплення експонатів за сотрудниками.

Цей пункт особливо важливий, якщо експонати досить складні. Необхідно, хоча б двоє стендистов добре знали даний експонат і могли давати профессиональныепояснения спеціалістів у сфері. Інші стендисты повинні вміти розповідати загалом призначення, основні характеристики, відмінності отаналогов, умови експлуатації, поставки або продажу цієї продукції, товара.

Завезення і вивіз оборудования.

Однією із поважних компонентів підготовки до виставки є доставка і розміщення експозиційних матеріалів на стенді. НужноЗАРАНЕЕ вказати ЩО, КОЛИ і КУДИ ввозити. Для доставки усіх виставкових матеріалів, устаткування стенд, складається письмо-заявка спросьбой про видачу перепусток на автомашини та ліквідації на провоз/вывоз вантажу. Це — лист має бути адресовано фирме-организатору (з ім'ям директора) исодержать докладний список ввезених предметов.

Необхідно уточнити заздалегідь, протягом якого терміну ДО і ПІСЛЯ виставки можноввозить/вывозить вантаж. Це дасть можливість уникнути непорозумінь й гарантує чіткий графік действий.

Організація переговорів, або укладення міжнародних договорів, продажу продукции.

На стенді організуються елементи інших маркетингових комунікацій, як-от особиста продаж (запропонований продукт можна на стенді зі скидкой. Можно запропонувати безкоштовне встановлення для підприємства заказчика).

На стенді робити лотереї, безкоштовні роздачі демо-версий продукта (стимулирование збуту), ручок з логотипом фірми, листівок з розцінками, контактними телефонами і переліком надання послуг. (див. пункт 6).

Організація обліку відвідувачів, цікавляться продукцией.

Під час виставки вкрай доцільно фіксувати ВСЕ можливі контакти, й виявляти інтерес до будь-якого потенційному клиенту (партнеру). І тому найкраще використати спеціальну анкету. Вона повинна бути великий за обсягом. У неї мають стояти такі пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ — звідки ж він, АДРЕС — де зараз його, ТЕЛЕФОН/ФАКС — як із нею зв’язатися, ИМЯ/ФАМИЛИЯ — як його звати, СФЕРА ДІЯЛЬНОСТІ - що вона займається (почемуздесь), ДОП. ІНФОРМАЦІЯ — хто з нею говорив, побажання, ступінь інтересу, пріоритет контакта.

Планированиеработы по закінченні выставки.

Реєстрація відвідувачів, покупців, цікавляться продукцией.

По окремо взятому виставці складається фінальний огляд SUM-UP, у якому докладно вказується кількість відвідувачів вообще, количество відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет. У аналітичному документі SUM-UP дані обычнопредставляются як таблицы.

Підбиття підсумків виставки (витрат, дохода).

Комерційні успіхи можна проаналізувати, підрахувавши кількість ув’язнених продаж чи поставку договорів, і якщо такі цілі на даннойвыставке не ставилися, то кількості відвідувачів, та його категориям.

Якщо кінцевою метою — продаж продукції, то непрямим показником може бути кількість розданих прайс-листов, інформаційних материалов. Однако слід, що термін дії цієї реклами може за необхідності тривати кілька месяцев.

Розбір допущених помилок у разі планування і стенда, аналіз оригинальныхрешений (своїх, і навіть побачених на стендах інших фирм).

Після закінчення кожної виставки складається записка, відбиває коротенько всі проблеми, виниклі для підготовки, як онибыли вирішені і які уроки слід винести у майбутньому. Узагальнюючи результати конкретної виставки можна за гарячих слідах зафіксувати все «+ «і «- «, зрозуміти свої слабких місць, швидко адаптуватися до нових условиям.