Секретарська справа

У У Є Д Є М І Е.

І. Виникнення делопроизводства.

Назва «діловодство» збереглося від дореволюційної Росії. Історія державних установ у царської Росії свідчить, як крок по кроку ріс державний апарат, множилася чиновництво, бюрократія, грала значної ролі у держави. Діяльність чиновників дореволюційної Росії писання документів, як тоді казали й паперів; працювати з ними займали чільне місце. Маючи величезної владою, чиновники використовували «папери» як знаряддя зміцнення держави поміщиків і капіталістів. Царська бюрократія пов’язана з пануючими класами нерозривними узами. Вона стала одній з опор самодержавства, будучи основний державної машиною управління. Діловодство у державних установах царської Росії відрізнялося вкрай бюрократичним характером. У установах панувала канцелярщина і тяганина. Серед чиновників процвітало хабарництво. Часто справи розглядалися годами.

Поняття і слово «діловодство» виникли у установах Московської держави — наказах — кілька століть тому (ХV — ХVI ст.). Тоді діловодством розуміли письмове оформлення, розгляд і був рішення вопрсов («справ «) у наказі. Кожне справа починалося поданням о наказ суплікою (в ХVIII — ХIХ і на початку ХХ в.- прохання). До ній приєднувалися різні довідки, слідчі документи, рішення наказу та інші матеріали. Усі становили «справа» у цій «виробництву», інакше — його «діловодство». Сукупність справ також називали діловодством. У ХVIII в. правила ведення діловодства знайшли докладний свій відбиток у законодавстві. Особливо докладно цих правил сформульовані Генеральному регламенті (1720г.) Вказівка Генерального регламенту царської бюрократії вшановувались за незаперечний закон. У значною мірою він зберіг чинність до падіння царату. Але й Генеральний регламент і наступне законодавство ХIХ та початок ХХ в. під діловодством розуміли переважно порядок письмового оформлення виробництва справ, і навіть листування. Діловодство ж, як система документування найрізноманітніших сторін діяльності державних установ, розвивалося у кількох напрямах, і був представлений кількома системами документування. Так, вже у наказах чітко відокремлюється система документування адміністративної діяльності, чи адміністративне діловодство. Управлінська, адміністративна діяльність має місце у кожному установі - великому малому, центральному і місцевому. Без адміністрації, яка керує роботою установи, воно діяти неспроможна. Через це адміністративне виробництво була поширеним. Майже паралельно з адміністративним делопризводством як самостійна розвивалася система документування обліку, спочатку бухгалтерського, та був і статистичного. Окремі системи документування виникли у сфері військової, судової та дипломатичної діяльності. Всі ці системи документування носять назва спеціальних. Розвиток спеціальних систем документування надалі ще більше посилилося. Так, велике значення за царської Росії придбала комерційна («ділова») кореспонденція. Вона поширена у, промислових підприємств і частково добулася державні учреждения.

II. Історія розвитку діловодства і секретарської службы.

З давніх часів сягнули нас різні документи, з допомогою що їх дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, утворюють в ті далекі времена.

Документи виникли разом із писемністю, спочатку як закріплення майнових відносин, та був, з недостатнім розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі. Документи є з найважливіших сховищ людської памяти.

Староруське держава народилося результаті тривалого процесу розвитку східнослов'янських племен. Приватна власність і заснований на ній індивідуальний працю вели до майновому нерівності, закреплявшемуся в документах. Наприкінці IХ в. Цей процес відбувається призвів до утворення класів. Усі відображено в чудовому документі, пам’ятнику давньоруського права — Російської Правде.

Серед багатьох спеціальностей, з яких середніх школах з виробничим навчанням готують робочі кадри, є спеціальність «діловодство». Нині її освоюють тисячі дівчат і юнаків, готуються зайняти самостійне у житті як референтів по діловодству. Вони мають цікава й важлива робота у радянських установах, організаціях і предприятиях.

Діловодство — це діяльність, що охоплює питання документування та організації праці з документами під час здійснення управлінських дій. Документуванням називається процес підготовки й створення документів. Документ — матеріальний носій, яке у зафіксованому вигляді інформацію. Залежно від цільового призначення документи можуть виконувати різну роль. У цьому необхідно враховувати соціальну значимість даної документної інформації. Комунікативна функція документів забезпечує зовнішні зв’язку установ; інформаційна функція дає можливість аналізувати управлінську діяльність; науково — історична функція спрямовано дослідження історії діяльність науково-дослідних закладів; їх взаємозв'язки, місця та значення громадському розвитку. Як відомо, документи написати від руки, проте його можна написати, і на пишучої машинці. Знання машинопису спрощує працю зі створення документів і майже одночасно підвищує їхня якість. Для швидкої записи уже давно застосовується стенография.

Референт з діловодства — це фахівець провідний роботи з документами у установах. Вона має бути грамотним, мати достатній загальний політичне, і культурний рівень. Референт по діловодству повинен знати, які технічні засоби є у нашої країни й її межами для механізації. Він повинен уміти користуватися документаційною технікою, щоб усе значнішу частку праці по діловодству перекладати на машини. Використання обчислювальної техніки набуває особливо важливе значення в умовах автоматизованих системам управління (АСУ), бо їх інформаційна база полягає в сукупності стандартизованих і уніфікованих показників, форм документів, масивів інформації та кодифікації. Впровадження АСУ має значна робота з упорядкування діловодства всіх рівнях управління. Це значною мірою вирішується шляхом введення єдиної державної пенсійної системи діловодства і запровадження державних стандартів на документи (ЕГСД).

З метою диференційованого використання засад ЕГСД все установи умовно поділяються на виборах 4 категорії. До першої ставляться установи, документообіг яких перевищує ста тис. документів мають у рік, до другий — від 25 до 100 тис., до третьої - від 10 до 25 тис., до четвертої - менш 10 тис. документів мають у рік. Така класифікація дає можливість установам, які належать до одному гуртові, мати однакову структуру і чисельність діловодного персоналу, типову організацію обробки документів, рівень механізації документационных работ.

Зрослий значення техніки у діяльності підприємств віднаходить своє свій відбиток у постійно увеличивающемся потоці технічної документації, що проходить крізь канцелярії установи. Технічна документація використовується як особами, безпосередньо пов’язані з процесами будівництва, а й широкими колами працівників підприємств. Технічні документи частіше трапляються загалом діловодстві, широко використовуються організації науково — технічної інформації. Тому співробітникам діловодства, а тим паче фахівцям, які займаються обробкою інформацією АСУ, потрібні знання з питанням технічного документирования.

До складу державної машини ввійшла посаду секретар. Їй віддавалося велике значення. У центрі категорій службовців насамперед зіштовхувалися відвідувачі суднового із них про заснування і вони роботи держави управління. Секретарів включили в канцелярско — технічну групу фахівців, уровняв цим з друкарками, рассыльными, конторщиками.

1932;го р. секретарів розділили на 2-ге нерівноцінні групи: а) помічники — референти; б) друкарка, секретар 1 группы.

У 1960 р. секретарі отримали посаду, секретар — друкарка і секретар — стенаграфистка. Передані все адміністративні і технічні функції, які раніше виконували помічники і референти. У 1970 р. було розроблено та затверджена серія гос-ых на управлінську документацію. 1972;го р. стали діяти єдині правила підготовки й оформлення організації розпорядчих документів і майже єдині правила роботи з документами. У 1980 р. розробили єдина державна система документованого забезпечення, оформлена з допомогою цієї системы.

Документ — (латів.) повчальний предмет, спосіб докази. З’являється за доби Петра I. Надалі з’явилося 2-а значення слова: 1. узкое, бытовое — паспорт, посвідчення особи.; 2. переносного — що може свідчити про що — або, підтверджувати що — або. Дві сфери суспільної практики, де документування застосовується широко: адміністративно — управлінська, научная.

«Службовий документ».

1. директивні і розпорядницькі: закони, рішення, накази, постанови; 2. адміністративно — організаційні: плани, статути, правила, акти, звіти, протоколи, службові листи; 3. з особового складу: заяву, автобіографія; 4. фінансова документація; 5. звітна документация.

Усі службові документи складаються від імені юредического обличчя і мають правову значимість. Референт з діловодства у пихатій інституції віддає всі сили і наилудшему виконання своїх обязаностей.

Приказное делопроизводство.

Наприкінці ХV в. з’являються перші накази — центральні органи структурі державної влади, які відають окремими галузями княжого управління, і прикази хати — органи управління на місцях. Оформлення наказів дозволило централізувати управління країною. У діяльності цих органів прокуратури та зародилася роботу з документами, отримавши назва наказове діловодство. Накази відали управлінням, збиранням податків і судом. З ускладненням завдань державної машини число наказів зростало. На час перетворень, проведених Петром I, їх була більш 50. Становить інтерес і структура самого органу структурі державної влади — приказа.

|СУДЬЯ |.

|ДЬЯКИ |.

|ПОДЪЯЧИЕ |.

|СТАРЫЕ | |СЕРЕДНІ РУКИ | |МОЛОДШИЕ |.

Порядок складання документа у наказі був такий: за вказівкою дяка проект документа — «чорне лист» — становив піддячий «середнього гатунку», дяк «чорним» його, тобто. виправляв, а молодший піддячий «білил», тобто. писав повністю. Чистовик звіряли з чернеткою, «старий» піддячий «справляв» переписаний документ, засвідчував підписом відповідність його справного чернетці. «Справленные» документи підписували дяки. Підпис розтягували на повну ширину документу з метою охорони від підробок. Накази по праву назвати колискою бюрократизму: найчастіше документи проходили безліч інстанцій, подовгу затримуючись без необхідності у окремих виконавців, як потрапляли по назначению.

Від наказового діловодства отримали ми бачимо слово «тяганина». Подклеенные в стовпчики довгою загалом 50 — 80 м документи намотували на палички в сувої. Стрічки під час читання волочились, звідси народилося і поняття. У апараті прик, делопроиз процвітали хабарництво, чиношанування, формамум. Не розвинулися також делопроизводственные операції, як реєстрація документів, зберігання, контролю над виконанням. І все-таки на цьому історичному етапі складається перша система роботи з документами, закладаються основні прийоми й ефективні методи створення, оформлення і методи обробки их.

Коллежское делопроизводство.

Натомість застарілої системи наказів в 1717 — 1718 рр. було створено 12 колегій, кожна з яких відала певної галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенатові. Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний Петром I 27 лютого 1720 р. У документі докладно і професіонал-правознавець грунтовно розкриваються функції кожного підрозділу колегії. До того ж є глава про структурі та функціях канцелярії, і навіть глава про секретарському чині. Як очевидно з наведеної витримки, до секретаря пред’являлися високі і суворі вимоги. Отже, Генеральним регламентом державних колегій була фактично створена канцелярія і затвердженої посаду секретаря; 27 лютого 1720 р. вважатимуться датою народження секретарської посади на Русі. Крім секретаря у складі канцелярії входили: реєстратори, актуариусы, архіваріуси, конеисты, переписувачі, фискомы. У Генеральному регламенті чітко визначено права, обов’язки, межі компетенції і навіть режим роботи конторських служителів. У період колезького діловодства було закладено основи організації обліку, і зберігання документів, тоді ж вперше з’явилося назва «архів». У Генеральному регламенті наказано було мати два архіву — загальний всім колегій у спеціальній віданні колегії закордонних справ і фінансовий. Розвиваючи окремі делопризводственные операції з працювати з документами, коллежское діловодство залишило не змінювалась його бюрократичну сущность.

Исполнительное делопроизводство.

На межі ХVIII — ХIХ ст. Росія являла собою феодально — крепосническое, абсолютическое держава, тримав на стадії розкладання. У перебігу всього ХVIII в. мала місце процес централізації і бюрократизації державної машини. У 1802 р. біл виданий Указ про заміну петровських колегій міністерствами. Указом про заснування міністерств, в 1811 р. були суворо розділені межі компетенції керівних чиновників. Залежно з ними посади вони теж мають право отримувати підписувати лише певні види документів. Від царя отримували маніфести, рескрипты, найвищі укази, найвищі веління; від Сенату і інших органів вищої української влади — укази і розпорядження; місцеві губернська влада заслуговують розсилати укази від імені «його імператорської величності»; міністри та керівні чини міністерств направляли нижчестоящим органам пропозиції, циркуляри, запити. У вищі установи направлялися рапорти, доношения, уявлення. До найвищої влади зверталися також із всеподданнейшими доповідями, проханням, скаргами. Рівні за станом установи обмінювалися відносинами. Запровадження міністерств завершило процес чіткого розмежування функцій органів виконавчої, змінило колегіальність на єдиноначальність. Це спричинило подальшої централізації держ. апарату, до швидкому зростанню прошарку бюрократів — чиновників, повністю залежать від милості царя. У 1812 р. було засновано вісім міністерств, згодом чого кількість їх збільшилося. Рівні за станом установи обмінювалися між собою повідомленнями і «офіційними листами». Для службової листування застосовувалися бланки з кутовими штампами які містять дані про організації, які виготовлялися друкарським рукописним способом. Під штампом коротко містилося зміст листа, яким відповідали. Справи і документи надходили відповідно до їх значимістю чи канцелярію міністра, чи департаменти. Канцелярія приймала для міністра кореспонденцію тільки від верховної влади й від керівників установ, за формальним становищем рівних міністерству. Справи нижчестоящих установ потрапляли до міністру, коли була потрібна його санкція. Департаменти отримували пропозиції й однозначні приписи від міністра і кореспонденцію від установ, рівних значенням і підлеглих. Справи, можуть бути вирішені в департаментах, ділилися втричі категорії: невідкладні, «не терпящие часу», вирішення яких пов’язані з прийняттям яких — або надзвичайних заходів, та звичайні, поточні. Значну увагу на працю секретарів у Росії звернуто на початку ХХІ століття, особливо у сфери його механізації. У секретаріатах використовувалися 23 моделі пишучих машин, з бюджету жодної 2 — ліцензійних, 8 — моделей розмножувальних апаратів, 2 — виду диктофонів, дуже багато різноманітних канцтоварів, включаючи нові тоді авторучки. Широке розвиток отримала стенографія, залучатися телефон і телеграф. Проте методи лікування й стиль роботи держ. установ залишалися незмінними і лише Велика Жовтнева революція, розчавила прогнилий бюрократичний апарат управління, початку нове будівництво нового держ. апарату. Вже 1917 р. розробили проект декрету про поліпшення «письмоводства» та скорочення листування, в 1918 р. — постанову Ради Робочої і Селянської Оборони «Про точному і швидкому виконанні розпоряджень центральної влади й усуненні канцелярської тяганини». У 1927 р. відбулася I Всеросійська конференція з наукової організації праці ипроизводства, де поруч із питаннями НЗП у виробництві вперше були поставлені питання наукову організацію управлінської праці й досвід роботи з документами. До складу держ. апарату ввійшла посаду «секретар», з цим категорій службовців насамперед зіштовхуються трудящі і судять із них про установі і стилі роботи управлінського апарату. Секретарі керівних працівників установ у основному виконували творчі функції, були консультантами директорів, стежили якості підготовки службових документів, допомагали керівникам у прийомі посетителей.

Робочий день секретаря.

1.Прийти працювати за 15 хв. До приходу керівника, аби перевірити стан робочих місць, дати собі порядок, переглянути план на майбутній день, уточнити дату на календаряхю 2. Подобрать відповідно до планом сучасний день потрібні документи і справи. 3. Получить в експедиції кореспонденцію, розкрити конверти, ознайомитися з змістом потребують і зареєструвати, відкласти документи, потребують першочергового рішення керівника. На інших документам підготувати варіанти можливих відповідей чи розподілити по виконавцям. Досвідчений секретар будь-коли покладе до столу керівнику всю кореспонденцію, попередньо не пропрацювавши її. Рекомендується: для полегшення ознакомленияруководителя з кореспонденцією виділяти основну думку документа шляхом підкреслення. З іншого боку, секретар повинен підібрати документи, які стосуються питанням, які мають кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити проблему і прийняти потрібне рішення. 4. Доложить керівнику про корреспонденции.

5.Уточнить разом із керівником зміст намічуваних заходів на поточний день. Якщо виникають зміни, то секретар має зробити відповідні позначки у своїх записах. Вжиті чи скасовані заходи викреслити. Потрібно уточнити наслідок записів у власному щоденникові і щоденнику керівника. Послідовність заходів має бути однаковою. Різниця буде у заходах секретаря з виконання позначеного. Наприклад, якщо в керівника зроблено запис: «в 15.00 бути нараді у Міністерстві», те в секретаря вона такий вигляд: «14,30 — нагадати про нараду у Міністерстві в 15.00, зателефонувати до транспортний відділ, щоб подали машину до під'їзду пізніше 14.40 «.

6.Передать телефоном чи особисто вказівку керівника відповідним виконавцям, нагадати виконавцям про конкретні строки виконання документів. 7. Стенографирование вказівок і розпоряджень керівника та його розшифровка. Зазвичай, керівник секретаря встановлюють постійне час для цієї роботи у першій половині дня, тривалість з півгодини. 8. Работа з відвідувачами, телефоном (протягом всього дня). 9. Подшивка документів мають у справи. 10. Выполнение машинописних робіт. 11. Организация копіювання і розмноження документів мають у відповідність до вказівками руководителя.

Во другої половини дня.

12.Продолжение роботи з телефоном і відвідувачами. 13. Повторно отримати й обробити кореспонденцію з експедиції. Зібрати і підготувати для підписи виконані документи. Підготувати все до доповіді. 14. Наметить заходи наступного дня. 15. Доложить керівнику про що надійшла кореспонденції і виконаних документах, узяти в керівника оброблені їм документи. 16. Обработать і збирається відправити що йде кореспонденцію через экспедицию.

В кінці робочого дня.

17.Просмотреть свій щоденника й проінформувати відповідні служби про необхідності підготовки до проведення певних заходів. 18. Если керівник залишається працювати по закінченні робочого дня, забезпечити його всієї необхідною інформацією. 19. Привести до ладу своє робоче місце, прибрати документи, закрити на ключ все шафи з документами, вимкнути із електромережі технічні средства.

Обов’язки секретаря по бездокументному обслуговування руководителя.

Ефективність роботи в що свідчить залежить від схильностей, інтересів, здібностей, індивідуальних психологічних особливостей людей.

Професія секретаря жадає від людини, котрий обрав її, високої підготовленості, всього комплексу особистих та ділових рис, обумовлених специфікою секретарського праці. На погляд, людині непоінформованому може бути, що у роботі секретаря все досить просто і жодних особливих знань не требуется.

Однак подія ця негаразд. Професія секретаря належить до обслуговуючих. Завдання секретаря у тому, щоб звільнити керівника від виконання не творчих, вспомогательно-технических операцій. У його обов’язки входить виконання великого об'єму робіт з збору, складання, оформленню, обробці усній і документної інформації, і навіть по організації прийому відвідувачів, підготовці засідань і нарад, по телефонному обслуговування та т.п. Дуже важливий чинник у роботі секретаря є хороший ділової контакти з керівником, вміння виконувати роботу у стилі руководителя.

Умовно обов’язки секретаря можна розділити на документному і бездокументному обслуговування керівника. До операцій по бездокументному обслуговування ставляться такі, як виконання технічних функцій щодо забезпечення роботи керівника, підготовка засідань і нарад, організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, підготовка відряджень, планування своєї роботи. Інші обов’язки складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підготовка у справи і передачі за зберігання документів, стенографирование, розшифрування й оформлення на пишучої машині документів — ставляться до документному обслуговування. За підрахунками фахівців, на роботи з бездокументному обслуговування секретар витрачає 55−60% робочого дня. Слід враховувати те, що обов’язки секретарів керівників різних рівнів управління відрізняються як за вмістом, і за обсягом. Нерідко секретарі керівників великих установ, організацій та підприємств мають у своєму підпорядкуванні співробітників, виконують машинописні роботи (друкарка) і роботи з документами (діловод). Секретар виконується більшою ступеня функції бездокументного обслуговування прийом відвідувачів, роботу з телефоном тощо. Секретар керівника структурного підрозділи, як правило, виконує крім свої основні обов’язків значний обсяг машинописних робіт, веде табель обліку робочого дня співробітників свого подразделения.

Ділові та особисті якості секретаря.

Специфіка роботи секретаря у тому, що він доводиться не лише виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби) а й здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Слід враховуватиме й те, що секретарю доводиться зіштовхуватися з великим розмаїттям розв’язуваних завдань, значною різницею у яких за рівнем труднощі, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки у роботі секретаря є результатом його негативних ділових чи особистих якостей. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар немає повного уявлення про роль та військово-політичні завдання свого керівника та його значення діяльності всієї організації, немає достатньої професійної подготовленности.

Ділові та особисті якості і під час певної роботи виявляється у тісній взаємодії і доповнюють одне одного. Знання правил прийому відвідувачів, і ефективне застосування практично вимагає того що в секретаря таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброжелательность.

У цій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти такі ділові качества:

1.Профессиональное мастерство.

Ця якість передбачає володіння комплексом професійних знань, умінь і навиків, передбачених кваліфікаційної характеристикою: вміння стенографувати, друкувати на пишучої машині, знання основ роботи з документами, правил орфографії і пунктуації тощо. п.

2.Инициативность.

Секретар маю виявляти самостійність і ініціативу у вирішенні питань своєї компетенції, без очікування спеціальних вказівок керівника. Проте, приймаючи ту чи іншу рішення, секретар може бути впевнений, що його користь справі, нічого очікувати передчасним чи ошибочным.

3. Организованность.

Уміння організувати своє робоче місце, раціонально спланувати розподіл обов’язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операций.

4. Ответственность.

Секретар повинен бути готовий прийняти себе відповідальність по завданням, поставленим керівником, особливо у межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, зазвичай, із роботи. Керівник має бути впевненим у цьому, що його секретар може працювати самостійно й більше здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення і впорядкування документів, розшифровка стенограм і піктограм, оповіщення учасників нарад тощо. п.

5. Пунктуальность.

Уміння як правильно спланувати захід, а й суворо виконувати в визначений час. Неприпустимі запізнення секретаря, як у роботу, і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність має виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді їх руководителю.

6. Осведомленность.

Секретар повинен добре орієнтуватися у питаннях того напрями діяльності, у якому працює його керівник і установу загалом, знати стан справ і фінансове становище вирішення питань у галузі, останні досягнення і проблеми; бути, у курсі подій, які у підрозділі і учреждении.

7. Дипломатичність, вміння зберігати службову тайну.

За позитивного рішення різних питань: підготовці документів, розмові з відвідувачами й телефоном — використовувати лише фактичну, суворо перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, має секретний характер, і навіть інформацію, яка й правильна, а може зашкодити справі чи особам. Секретар може бути тактовний, чемний та доброзичливий з співрозмовником, незалежно від власного ставлення до нього. Насамперед, потрібно думати про справі й намагатимуться зробити його максимально добрими межах можливого. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших сотрудников.

8. Хороша память.

Ця якість забезпечується секретарем як з допомогою розвитку своїх здібностей, запам’ятовуючи інформації, але й рахунок раціональної використання можливостей сучасної оргтехніки і справочноінформаційного апарату. У науці є низку рекомендацій в розвитку зорової та слухової пам’яті. Добре відомі такі прийоми, як підкреслення основних слів тексту, виділення головною думки і опорних моментів тексту, запам’ятовування їх шляхом кількаразового повторення: допомагають секретарю у розвитку пам’яті й різні картотеки, довідники тощо. п.

9. Відданість работе.

Любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення постійному вдосконаленню професійного майстерності - необхідне умова здобуття права стати непросто кваліфікаційним виконавцем, а справжнім секретарем, першим помічником руководителя.

Щоб сформулювати й розвинути названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати у собі низку особистих якостей. Більшість цих якостей закладається у людині вихованням у ній в школі. Залежно від отриманого виховання ступінь їх розвитку в різних людей різна, багато тут визначається індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи. Які ж особисті риси важливо мати секретарю керівника? Саме це питання є багато різних думок, оскільки важливим чинником є що й сумісність, тобто. можливість успішної співпраці двох особистостей — секретаря і керівника. Виділимо найважливіші якості, необхідні секретарю.

10. Интеллигентность.

Ця якість передбачає спроможність населення і вміння секретаря тактовно, чемно вести розмову; стримувати і виявляти негативні емоції; дотримуватися прийняті суспільстві норми поведінки й спілкування; ознайомитися з культурою свого зовнішнього вигляду та робочої места.

11. Трудолюбие.

Ця якість виробляється у людині з дитинства. Але це означає, що й він виховане у дитинстві, то неможливо виробити їх у собі. Вже дорослим людиною. Привчити себе виконувати потрібну для справи роботу одночасно. З хорошим якістю не повідомивши їм про власне небажання трудиться, нелегко, а цілком під силу кожному, поставив собі цього за мета. Виховання працьовитості - необхідне якість кожної людини незалежно від цього, яку посаду вона обіймає, якою ділянці работает.

12. Добросовестность.

Секретар має виконувати роботу, результати якої важливі на вирішення тих чи інших завдань. Якщо обіцяв виконати щось, необхідно дотриматися слова. Навіть якщо взяти результат буде небажаний, у секретаря мусить бути впевненість, що він він зробив усе від неї залежне. Не слід перекладати інших співробітників свої обов’язки про те, щоб уникнути відповідальності чи перекласти провину іншим людини за неисполненную чи ні виконану работу.

13. Чуйність й уміння адаптироваться.

Специфіка праці секретаря вимагає від нього готовності надати допомогу іншим у час і, особливо у напружених ситуаціях. Потрібно вміти швидко переключаться з однієї виду в інший, правильно розраховувати час, особливо у період великих нагрузок.

14. Скромность.

Це приватна якість входить у загальне поняття інтелігентності, культури людської особистості. За родом роботи секретар має значним обсягом інформації та досить великі повноваження, т.к. є першою помічником керівника і може у певних ситуаціях діяти від імені. Недостатня скромність можуть призвести до зловживань з її боку, нетактичному поведінці, чванству і т.п.

15. Аккуратность.

Будь-яка недбалість регулярно працюють з документами, у одязі, у створенні робочого місця створює дуже несприятливе враження про секретаря, у тому разі, коли він має необхідних і особистими якостями. Слід пам’ятати що «секретар — обличчя установи», а обличчям самого секретаря є якість тією роботи, культура робочого місця та зовнішнього вида.

16.Доброжелательность.

У спілкуванні з відвідувачами, працівниками та керівництвом секретар завжди має бути готовим допомогти, надати максимальне сприяння, піти у разі потреби певні особисті незручність заради спільного справи. Кожен, що звернувся до секретаря по медичну допомогу, може бути впевнений, що це можливе буде. У розмові слід вживати чемні форми, недопущення фамільярності, звернення на «ти». Якщо секретар знає чи передбачає, що підлягаючий повідомленню інформація для співрозмовника негативної, він постарається викласти її як можна більш тактовно, деликатно.

Серед інших особистих якостей, які потрібні сучасному секретарю можна справити й такі, як вміння швидко слухати в суть подій чи явищ: товариська характері і контактність, розумна обачність в прийняття рішень, артистизм — якість, що допоможе секретарю подолати особисті емоції заради справи, провести на непоганому рівні прийом відвідувачів, і т.п. відчуття гумору: спроможність до самостійного навчання, розширенню кругозора.

Усі названі якості, необхідні секретарю, не даються фахівця в царині готовому вигляді. Потрібен повсякденну працю потужні мізки і душі, вперта і відповідальна підготовка до роботи у обраної профессии.

Вона має бути впевнений, що це можливе буде. Вразговоре потрібно вживати тільки чемні форми, недопущення фомильярности, звернення на «ты».

Якщо секретар знає чи передбачає, що підлягаючий повідомленню інформація для співрозмовника негативної, він постарається викласти її максимально тактовно, деликатно.

Серед інших особистих якостей, які потрібні сучасному секретарю, можна справити й такі, як вміння швидко вникати у суть подій чи явищ; товариська характері і контактність, розумна обачність прийняття рішень, артистизм — якість, що допоможе секретарю надати особисті емоції заради справи, провести на непоганому рівні прийом відвідувачів, і т.п.; відчуття гумору; спроможність до самостійного навчання, розширенню кругозора.

Усі названі якості, необхідні секретарю, не даються фахівця в царині готовому вигляді. Потрібен повсякденну працю потужні мізки і душі, вперта і відповідальна підготовка до роботи у обраної профессии.

Т Р Є Б Про У, А М І Я До У М Є Ш Є М У.

У І Д У З Є До Р Є Т, А Р Я.

Які Надходять в установа відвідувачі звертаються по медичну допомогу, зазвичай, саме до секретаря. Від, що таке секретар, значною мірою формується думка про заснування загалом. Для секретаря приймальні однаково недоречні джинсові штани, декольтированное оксамитове сукню, взуття кросового типу, і домашні тапочки. Яких саме норм потрібно дотримуватись секретарю? Не важкі доступні каждому.

Залежно від пори року костюм секретаря не завжди однаковий як за кольором, і по що використовуються тканинам. Важливе вимогу до костюму — -трогость і елегантність, відповідні направлениюмоды. Головне: що слід пам’ятати: костюм може бути зручним, практичним, суворі. Не рекомендується доповнювати робочий костюм помітними, громіздкими прикрасами, недоречні будуть і великі дорогоцінні прикраси. Неприємне враження виробляють руки, унизані кільцями. Не слід перетворювати себе у вітрину для біжутерії. Прикраси повинні підкреслювати гідності костюму й його господині. У тон костюма слід підбирати туфлі. Взуття має бути зручним. Робота мусить бути змінна взуття, оскільки перебувати у поміщенні у перебігу робочого дні, у вуличної взуття, наприклад, у зимових чоботях, шкідливе здоровья.

Секретар повинен пам’ятати про особистої гігієну. Не слід користуватися парфумерними речовинами, мають різко виражений запах.

Руки секретаря завжди мали бути зацікавленими в ідеальному порядку. Нігті нічого не винні бути надто довгими, ніж заважати роботи пишучої машинці. Лак для нігтів краще підібрати спокійного тону та стежити те, що він покривав весь ніготь, був светлым.

Зачіска секретаря мусить бути акуратної, до обличчя, гармоніювати з костюмом й навколишнього обстановкою. Неприпустимі довгі розбещені по плечам волосся, чубчик, яка закриває глаза.

Нерідко модні дівчини захоплюються зайвими прикрасами свого обличчя засобами косметики, пользуються яскравою помадою, румянами, тінями для століття. Для секретаря це неприпустимо. Головне в користуванні косметикою — чуття міри. Денний макіяж може бути непомітний для стороннього взгляда.

Весь зовнішній вигляд секретаря може бути старанно продуманий, современнен і аккуратен.

До У Л Т Т У Р, А Р, А Б Про Ч Є Р Про М Є З Т А.

З Є До Р Є Т, А Р Я.

Робоча місце секретаря має відповідати всім эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальне зручність у роботі, мінімальних витрат час і на непродуктивні переміщення. Одна з головних вимог, яке точно має виконувати секретар — це винятковий лад і чистота, як у приміщенні, і на робоче місце. Зовсім неприпустимо, щоб у приміщенні приймальні курили, та якщо з квітникарок стирчали окурки.

Деякі секретарі вважають, що висвітлення та підтримка порядку не їх завдання. На роботі за зовнішній вигляд приймальні відповідає секретарь.

Саме назва приміщення — прийомна — свідчить, що саме відвідувачі очікують прийому їх керівником. Завдання секретаря — впровадити необхідні заходи, щоб відвідувач почувався удобно.

Допускається розміщення на стінах інформаційних стендів чи таблиць із зазначенням годин прийому відвідувачів. Усі інформаційні написи потрібно виконати грамотно.

На стільниці робочого місця секретаря, і у ящиках столу завжди необхідно підтримувати лад і чистоту. Інформація, документи, які у ящиках столу, мають бути систематизовані, легко обозримы. Приналежності для макіяжу краще зберігати в касметической сумочці або ж виділити місце у шухляді стола.

Секретар має здійснювати постійний контролю над збереженням меблів, технічних засобів, їх санітарним состоянием.

До У Л Т Т У Р, А П Про У Є Д Є М І Я.

І Про Б Щ Є М І Я З Є До Р Є Т, А Р Я.

Однією з важливих показників культури секретаря є люб’язність, коректність, ввічливість, доброзичливість. Секретар має навчитися управляти мімікою, інтонаціями голоси, йому либонь припадати працювати з людьми. Уміння поводитися з людьми, здатність створювати враження, підвищувальне авторитет керівника, — важливі чинники на успіх роботі. Ті правил поведінки, що має дотримуватися кожна культурна людина, переносяться певною мірою в службову обстановку і мають великий число «точок докладання» у конкретних ситуаціях процесу управління. Назвемо що з них.

Більшість протягом робочого дня секретар сидить. Сидіти рекомендується вільно, не напружено, зберігаючи струнку поставу. Становище корпусу має бути природним, спокійним. Не слід сідати на край стільця, бо за цьому напруга м’язів, збільшується загальне навантаження на хребет і ноги.

Щойно у приймальні з’явився відвідувач, секретар повинен відкласти свої справи, привітатися, запропонувати сісти. Якщо секретар бачить свого співрозмовника вперше, він має назвати себе. Тільки після цього секретар цікавиться, як його звати відвідувача, де він працює і яким питання пришел.

Повага до людей має стати повсякденної нормою поведінки й звичним способом роботи з окружающими.

Що стосується з відвідувачами зі своїми колегами секретар ні розголошувати конфіденційну информацию.

За появи відвідувача секретар має трохи більше 15 секундами те що, щоб закінчити машинописну рядок чи телефонна розмова. Читання будь-яких матеріалів, зокрема і розповсюдження документів, треба негайно припинити і зайнятися посетителем.

Секретарю треба зазначити правила приветствования. Якщо потрібне привітатися за руку, необхідно вийти з-за столу, вийти до відвідувачу і руку. Першим подають руку працівники вищих рангів і жінка. Проте жінці дозволяється же не давати руку, якщо не хоче цього. Першим вітається той, хто наближається до групі осіб або відбувається на безпосередній близькості до них. Секретар може становити своєму керівнику всіх відвідувачів, крім безпосереднього вищого керівництва. Прийнято представляти молодшого за віком й становищу — старшому; жінку — літньому чоловіка й т.д.

Секретар завжди повинен пам’ятати, що зле обличчя, грізний погляд, отруйна іронія, вираз переваги чи його повної байдужості - показники низької культури секретаря.

Ділові контакти секретаря.

Однією з важливих ділових контактів є взаємовідносини керівник — секретар. Оскільки секретар є першою помічником керівника, він має виконувати роботу у його стилі, бути глибоко зацікавленою його успішною й ефективною діяльності. Встановити потрібний ділової контакт між керівником і секретарем вдається, зазвичай, не відразу, потрібно випробування часом співпраці. Початком співпраці керівника і секретаря має стати вступна розмова — інструктаж. Ініціатива його проведення належить керівнику. Проте, якщо керівник не реалізується своє право, нічого очікувати порушенням субординації із боку секретаря попросити врегулювання таку розмову, попередньо підготувавши питання розмови, з’ясування яких допоможе швидше встановити потрібний контакт, уникнути багатьох помилок. Під час ввідна розмови керівник повинен докладно розповісти секретарю про методи своєї роботи, особистих звички, сформулювати основні вимоги, що він пред’являтиме до секретаря, з’ясувати ступінь кваліфікації секретаря: вміння друкувати, стенографувати. На етапі ввідна розмови закладається основа ділових взаємовідносин керівника і секретаря, які вдосконалюватися внаслідок співпраці. Але слід враховувати, що досягнення найкращого контакту вимагає від керівника і секретаря певних зусиль. З роками взаємовідносини буде зміцнюватися і совершенствоваться.

Щоб взаємовідносини керівник — секретар успішно розвивалися, важливо навчитися правильно координувати спільну роботу, встановлювати регламент роботи. У кожному конкретному випадку повинні прагнути бути враховані специфічні умови і психологічні чинники праці та особистість керівника і секретаря. До них належать: час приходу працювати, доповіді про кореспонденції і поточні справи, час і тривалість обіднього перерви, прийому відвідувачів, час звільнення з робота. Слід враховувати, що не керівники вміють раціонально планувати своє час. Допомогти керівнику у тому — завдання секретаря. Необхідно послідовно, але з нав’язливо виховувати керівник потреба у плануванні часу. Від, наскільки раціонально буде сплановане робочий час, залежить ефективність яких і продуктивності праці як секретаря, і керівника. Хороший секретар вважає непорушної обов’язком виявляти тактовне увагу до і ненав’язливу турботу про нього. Коли взаємини досягнуто, керівник може передати секретарю право розв’язання окремих питань. Один із головних завдань секретаря — вміння бути чуйним посередником між керівником і співробітників. Оскільки секретар є помічником керівника, він має докласти максимум докладає зусиль до створення сприятливих ділових відносин із іншими працівниками. Знаючи режим праці та характер керівника, секретар може у разі потреби надати допомогу співробітникам у створенні прийому їх керівником; допомогти скласти документ, приміром, заява; допомогти задовольнити особисту прохання. Секретарю важливо встановити хороші ділові контакти з секретарями різних підрозділів своєї установи, і навіть вищих організацій. У окремих випадках секретарю доводиться виступати від імені керівника. Конче важливо вміти чемно і чітко давати потрібні вказівки, контролюватиме їх виконання. У практиці секретарської роботи нерідко трапляється, коли секретарю доводиться залагоджувати конфлікт, виникаючі між керівниками і співробітниками. Тут залежить від професіоналізму й гнучкості поведінки секретаря у непростих ситуаціях, вміння володіти своїми емоціями, мистецтва ведення ділової беседы.

До обов’язків секретаря входить виконання таких робіт, як переговори з телефону, організація особистих зустрічей, що у нарадах і зборах, прийом відвідувачів, і розмови із нею, командировки.

Згідно з дослідженнями, проведені в нас у країни й там, цей вид діяльності дуже трудомісткий. Ефективність цієї роботи залежить від кваліфікації, і від особистих якостей секретаря, з його оперативности.

Переговори по телефону.

За даними, одержаними під час дослідженні праці керівних працівників, переговори з телефону займають у середньому 3−6% їх робочого дня, загальна тривалість розмов, як бачимо, невелика, і погляд, здається, що вони повинні істотно проводити виконання інших работ.

Насправді телефонні дзвінки порушують нормальний режим роботи, розбивають робочого дня керівника на короткі відтинки часу середньої тривалістю 10−30 хвилин і навіть 5−10 минут.

Така обстановка повністю виключає атмосферу творчої праці, заважає рішенню і складних проблем, потребують обмірковування і політичного аналізу в спокійних условиях.

Допомога секретаря у створенні службових розмов із телефону сприяє раціональної роботи руководителя.

Усі виклики керівника з телефону ішли тільки секретаря і «фільтруватися» — оцінюватися з погляду їх важливості й срочности.

Секретар должен:

Точнісінько знати коло осіб і закупівельних організацій, із якими необхідно з'єднувати керівника будь-яке время.

Вміти виділяти питання, справді які стосуються компетенції даного керівника та інших работников;

відсилати абонента до того що працівникові, котрі можуть вирішити питання про существу.

Проте, крім хорошою поінформованості на роботу своєї установи, секретар мусить уміти правильно говорити телефоном. У цей час, на жаль, дуже властивій багатьох секретарів є манера розмови, якраз описана У. І. Терещенко у статті «Ефект мелочей».

Секретар зобов’язаний дотримуватися наступних правил ведення службового разговора:

1.Быстро відповідати на виклик, оскільки тривале очікування обтяжує для абонента, а звуковий подразник (довго звучав дзвінок) особливо шкідливо діє на нервову систему работника.

2.Сняв трубку, негайно назвати заснування і своє прізвище. Абонент повинен знати з ким вона розмовляє. Якщо відбулася помилка при наборі номери, непорозуміння відразу ж потрапляє роз’яснюється і потягне у себе втрати часу обох собеседников.

З іншого боку, таке початок розмови змушує співрозмовника називатимуть себе і викласти свій вопрос.

3.Если справа торкається керівника, секретар або відразу з'єднує з нею абонента,.

або, якщо керівник відсутня чи зайнятий термінової роботою, просить співрозмовника зателефонувати до інший час, що має бути достеменно визначено, а чи не просто «завтра», «минулого тижня», чи «за кілька дней».

У цьому секретар повинен записати, хто, з якого закладу і по якому справі. Ця запис, передана керівнику, дасть можливість, коли потрібно, підготується до майбутньої розмові, провести її швидко і точно.

4.У разі відсутності керівника (відпустку, відрядження і т.д.) секретар маю повідомити прізвище і номер телефону що заміщує його сотрудника.

5. Якщо порушувати питання може бути іншим співробітником, секретар відсилає співрозмовника щодо нього, називаючи його прізвище, посада і номер телефона.

Крім відповіді виклики керівника, секретарю доводиться вести телефонні переговори, і інших видів, частковості передати за дорученням керівника співробітникам свого чи інших закладів ті чи інші відомості, наводити необхідні довідки і т.д.

Ведення переговорів подібного типу також вимагає навичок і дотримання певних правил.

Якщо передані відомості не оформляються як телефонограми (яка готується, редагується і підписується відповідним працівником), потрібно заздалегідь підготуватися для розмови, записати основні дані, щоб у процесі розмови був прикрих застережень, пауз, що викликаються спішними пошуками в документах саме ті чи забутих відомостей. Особливо важливим є старанно дотримуватися цього правила під час міжміських переговорів, де стислість і точність розмови мають стати неодмінною умовою, оскільки, уперших, годі було довго займати телефонну мережу, тоді як у других, такі переговори оплачуються установою по високому тарифу.

На робоче місце секретаря необхідно мати телефонні довідники. Причому для постійних абонентів мусить бути заведена спеціальна картотека чи телефонна книга, де можна, було зовсім неважко і швидко відшукати потрібний телефон, не покладаючись напам’ять і здійснюючи довгих пошуків в загальному міському телефонному довіднику. Спеціальна довідкова картотека значно скорочує час пошуку потрібного абонента.

Набирати номер потрібно акуратно і кваплячись. Зекономити час на наборі номери вдається, помилкове з'єднання іноді призводить до значним його потерям.

Починаючи розмова, необхідно привітатися і назвати себе, а при зовнішніх переговорах і свій установа. Весь розмову треба вести чемним і спокійним тоном, не відривати його резко.

1.Исходя з технічних особливостей устрою телефонних апаратів, необхідно дотримуватись під час розмови деяких правил, що дають можливість співрозмовнику добре чути і понимать.

2.Необходимо піклується у тому, щоб за можливості не турбуйте дня співрозмовника. Це дуже здійсненний вимога, коли йдеться про працівника своєї установи або про постійних абонентів. Потрібно уникати телефонувати їм у ті години дня, що вони зайняті термінової роботою, беруть участь у нарадах і т.д.

Постійної обов’язком секретаря є й як передавати, але і реально отримувати телефоном певну інформацію, відповідати на запити, давати довідки. І тут секретар зобов’язаний керуватися такими правилами:

1. Для записи котра надходить інформації секретар повинен завжди мати напоготові папір і ручку. І тут набагато зручніше працювати, коли вільні обидві руки, навіщо можна використовувати телефонний підсилювач громкости.

2.Чтобы матимуть можливість швидко з відповіддю про поточні справи, секретар повинен запровадити у роботі найбільш раціональні контрольні і довідкові картотеки й уміти користуватися ими.

3.Для видачі довідок секретар повинен мати список телефонів свого установи, міської телефонний довідник, довідники вулиць міста, руху і т.д.

4.У випадках, коли для видачі довідки необхідно спеціально відшукати якісь, дані, годі було залишати телефонний апарат, і змушувати чекати співрозмовника більш ніж 1−2 хвилини. Протягом цієї часу слід одну чи дві разу взяти трубку, щоб співрозмовник, знаючи, що про неї не забули для нього работают.

Якщо потрібні більш тривалі пошуку, необхідно відразу попередити звідси співрозмовника й узяти номер його телефону, аби не відволікати його надовго з посади, а зателефонувати йому по тому, як знайдуть цікаві для його сведения.

5. Якщо секретар неспроможна вирішити поставлене запитання, він має направити співрозмовника до відповідного компетентному сотруднику.

Організація совещаний.

Як відомо, нині завдання управління всіх його щаблях стають дедалі більше складними і комплексними. Їх годі розв’язати без участі багатьох фахівців, без обговорення й обміну информацией.

Найважливіше у роботі секретаря з організації наради — підготовка яка потрібна на його проведення документації і своєчасне забезпечення нею всіх учасників! Цілковита й завчасна інформація з питань наради, отримана усіма його учасниками, дає можливість як скоротити його проведення, а й підвищило б його ефективність. Попередньо вивчивши матеріал, кожен із учасників наради має можливість висловити обгрунтоване думка. І це сприяє прийняттю найбільш продуманих і найефективніших решений.

Аналізуючи цей етап роботи секретар зобов’язаний: своєчасно підібрати необхідні матеріали; дбатиме про розмноженні зібраних матеріалів, для що він зобов’язаний скористатися як послугами розмножувального бюро, а й вміти поводження з поруч копіювальних і множних апаратів і, якщо нараду проводиться лише вузьке коло фахівців, віддрукувати йому матеріали; простежити, щоб матеріали наради були своєчасно доставлені усім своїм участникам.

Цілком інакші, суто організаційні завдання має виконувати секретар для підготовки конференцій чи широких, нарад з участю представники інших, часто, іногородніх підприємств та шкільних установ. У цьому вся разі секретар зобов’язаний: за дорученням керівника допомагати співробітникам, відповідальних проведення конференції, у встановленні контактів із доповідачами, у встановленні контролю над своєчасним надходженням і розмноженням тез доповідей; організувати замовлення і розсилання запрошень. Якщо коло учасників наради точно встановлений і квитки іменні, секретар становить список учасників, яким виробляється розсилання матеріалів і що у згодом служить для реєстрації що прибули совещание.

Оформити місця у гостинице.

Напередодні дня наради секретар зобов’язаний: якщо нараду буде стенографуватися, уточнити з певним працівником загального відділу чи канцелярії розклад роботи стенографісток; разом із працівниками господарського відділу перевірити приміщення залу нарад, відповідність кількості місць у залі, й президії числу учасників, наявність дошки, крейди, вказівки, графина для води та склянки, справність апаратури (мікрофонів, магнітофонів): перевірити, виготовлено чи оголошення з зазначенням у вестибулі, і таблички з відповідними написами, вміщувані біля входу до зал й у місця реєстрації учасників совещания.

У день проведення наради, приблизно протягом години до його початку, секретарю необхідно: перевірити, розвішані чи таблички із зазначенням місця наради та державній реєстрації; перевірити стан залу наради, наявності необхідної апаратури, наповнити графин водою, покласти крейда спекотну і вологу ганчірку у дошки, приготувати кнопки для прикріплення чертежей.

Перед самим початком наради секретар самостійно чи з допомогою інших працівників проводить реєстрацію учасників наради. У тому випадку, коли склад учасників відомий, рекомендується проводити реєстрацію за списками, заздалегідь видрукуваним формою № 8.

|№ п/п| Прізвище Ім'я | Посада | Заснування, | Поштовий індекс, | | |По батькові | |підприємство |телефон | | | | | | |.

Цей перелік використовують і для розсилки матеріалів і запрошень билетов.

Під час наради секретар зобов’язаний простежити, щоб усе документи наради — протокол, рішення — оформили правильно, відповідно до існуючими ГОСТами і способами на форми цих документів, розробленими нині в нас у стране.

Після закінчення наради секретарь:

передруковує виправлений і доповнений текст рішення совещания;

контролює строки та якість передруки і стенограм чи магнітофонного записи;

встановлює контакти, й підтримує зв’язку з тими учасниками наради, які мають відредагувати тексти своїх виступів чи взяти участь у виконанні деяких рішень совещания;

організує замовлення розмноження матеріалів множительном бюро чи типографии;

погоджує з керівником і як список осіб, або організацій, яким необхідно направити матеріали совещания;

організує разом із працівниками експедиції розсилку матеріалів совещания.

Прийом посетителей.

Організація прийому відвідувачів, які прямують до керівному працівникові чи фахівців із найрізноманітнішим питань, і справам, є одним із найважливіших і відповідальних обов’язків секретарей.

Особисті контакти з людьми, де секретар виступає часто як представника даного установи, з яким зіштовхується його відвідувач, зобов’язують пред’являти найвищі вимоги до до ділових якостей, культурі поведінки, мови і навіть зовнішності секретаря.

Згідно з дослідженнями, від 18 до 22% робочого дня керівника витрачається приймання та розмови з відвідувачами. Тому, як записати приймання, секретар повинен переконатися у цьому, що відвідувач звернувся по адресу.

Обов’язки секретаря різні залежно від цього, йде чи промову про прийомі по поточним справам співробітників своєї установи, командировочних чи представники інших організацій та установ або про прийомі за питанням, які належать до компетенції даного учреждения.

Організовуючи прийом співробітників своєї установи, секретар обязан:

— знати коло осіб, мають доступом до керівнику у будь-яку довільну время;

— довести до всіх співробітників своєї установи годинник їх прийому керівником по поточним справам (підпис документів, согласия);

Якщо працівник наполягає прийомі інший час, секретар повинен дізнатися, з якого саме питання, і доповісти про неї керівнику. Секретар погоджує з керівником час приймання й повідомляє звідси сотруднику.

Під час прийому інших установ і закупівельних організацій секретар з’ясовує, узгоджено чи відвідання заздалегідь листом чи з телефону.

Секретар повинен записати що і годину прийому на передодні нагадати про неї руководителю.

У противному ж разі секретар потрібно розказати у відвідувача, з якої організації та з якого справі він прибув, у разі необхідності направити його до відповідного сотруднику.

Якщо ж цікавий для відвідувача питання належить до компетенції даного керівника, секретар доповідає про відвідувачі, і у випадку відсутності чи зайнятості керівника домовляється з відвідувачем про новий сроке.

Секретар у своїй обов’язково має записати дату і годину прийому, а як і прізвище й обійняв посаду відвідувача, назва установи, де він працює, а так ж телефон та «адреса, якими може бути у разі потреби знайти. Секретар називає відвідувачу своє прізвище і дає номер телефону для термінових довідок чи сообщений.

З особливим увагою і ретельністю секретар повинен належить до організації прийому. Цією боці діяльності всіх наших установ велике значення надавав Ленин.

Від вмілої й чіткою роботи секретаря залежить багато в чому лише порядок проведення прийому, а й ефективність витрат робочого дня керівника, ведучого приема.

Робота секретаря з організації прийому трудящих залежить від следующем:

1) Секретар у спеціальний часопис або картку записує даних про відвідувачі, який прийшов приймання. У цьому записуються як інформацію про відвідувачі, і надані ним у справі документи подати у тому, щоб закрити справу може бути рассмотрено.

2) Секретар зберігає незакінчені чи нерозглянуті справи і за повторному відвіданні підготовляє керівникові чи спеціаліста, ведучого прийом, усі наявні у питанні документы.

3) У відповідних графах карток чи журналу секретар робить позначки про перебіг розгляду справи про остаточне вирішення питання й дає довідки відвідувачам особисто чи з телефону.

4) Секретар стежить за порядком під час прийому, готує керівникові необхідні йому довідкові матеріали, друкує за дорученням звіти, зведення та інші матеріали, які стосуються прийому трудящихся.

Підготовка службових командировок.

Згідно з дослідженнями, багатьох працівників й фахівці витрачають на службові відрядження до середньому 12−15% свого робочого дня. Крім того ці поїздки витрачаються досить великі грошові кошти установ і. Кожна відрядження мусить бути старанно підготовлена, аби час поїздки використовувалося із найбільшою эффективностью.

Певна частину роботи з підготовки поїздки керівника і фахівців лягає на його секретаря. Він готує і оформляє наказ про відрядженні, командировочне посвідчення; наводить довідки про кошти транспорту, часу відправлення і прибуття, інформує звідси працівника і, отримавши наперед від нього вказівки про вибір транспорту, й часу поїздки, набуває квитки; забезпечується замовлення готелю на місці командировки.

Особливо важливе значення має допомогу секретаря підготовкою відрядження по существу:

— Секретар підбирає всю необхідну командируемого информацию.

— готує і підбирає все матеріали і документи, необхідні працівникам в поїздці: доповідь чи реферат. Для конференцій чи наради, довідка, договори і т.д.;

— друкує програму відрядження із зазначенням організацій корисною і осіб, із якими повинен зустрітися керівник чи фахівець, і часу, яким призначені зустрічі чи заходи. Копію програми секретар справляє на себе, аби знати місцезнаходження працівника у разі потреби щоабо терміново йому сообщить.

Під час відсутності керівника секретар виконує свої звичайні роботи, і навіть одержані від керівника завдання й доручення. З іншого боку, він готує керівникові інформацію з питань, які може бути вирішено у відсутність керівника його заступник чи іншими працівниками, роблячи відповідні записи про телефонні розмови, повідомленнях, заявах і т.д.

Після повернення керівника з відрядження секретаря:

— інформує керівника про виконання одержаних від цього завдань і питаннях, які з’явились у його отсутствие;

— за вказівкою керівника обробляється матеріали відрядження (передруковує, размножает, передає на відповідні структурні подразделения).

— оформляє звітні документы.

Охорона праці та техніка безопасности.

1.Рабочее місце друкарки має бути зручним, обладнаним в відповідність до санітарно — гігієнічними нормами.

2. Необхідно знати й виконувати такі загальні правила:

2.1. Виконувати роботу в пищущих машинах лише у присутності преподавателя;

2.2.Следить за правильної посадкою, правильним становищем рук і пальцев;

3. У учня повинні прагнути бути підстрижені нігті, т.к. довгі нігті заважають правильної постановки рук на клавіатурі пишучої машинці, псують клавиатуру;

4. Суворо стежити, щоб сторонні предметы.

(скріпки, гумку, грифель олівця) не попоали в машину;

5. Переходити з однієї робочого місця інше без дозволу викладача запрещаетс.

6. В усіх випадках порушення роботи пишучої машинки повідомляти викладачеві. Самостійно ремонтувати і усувати несправності в машині забороняється. 3. При роботи пишучої машині рекомендується пюпітрами, зорове стомлення у разі знижується, напруги очей буде мінімальним. 4. От раціонального висвітлення робочих місць великою мірою залежить продуктивності праці. Столи розміщують те щоб світло падав з лівого боку учня. 5. На робоче місце повинно бути нічого зайвого. Матеріали й приналежності слід розташовувати те щоб забезпечити найбільш раціональну послідовність рухів у роботі. Кожен предмет повинен перебувати певному місці. Усі, що друкарка бере правої рукою, мусить знаходитися зоні її досяжності, проте що бере лівицею — слева.

Охорона труда.

При експлуатації електричних пишучих машин.

До експлуатації електричних пишучих машин допускаються учні, спеціально навчені які подолали інструктаж за правилами електробезпеки. 1. Первоначальное підключення машин до неї має продукувати електрик, котрий попередньо перевіряє справність электрошнура, виделки і вимикача. 2. Не допускається включення машин електричну мережу, коли в неї знято передня кришка. 3. Запрещается відкривати кришку пишучої машини, виробляти заміну стрічки, переключення стрічки, якщо машина включено до електричну мережу. 4. По завершенні роботи вмикач електродвигуна потрібно перекласти на становище «0» і від'єднати виделку шнура від електромережі. 5. В разі порушення ізоляції дротів не дозволяється доторкатися до дротів, електричних машин розподільних щитів. 6. Электрические пишучі машини стоять на ізоляційних гумових килимках. 7. В разі виявлення «пощипывания» з обслуговування пишучих машин потрібно негайно припинити роботи й викликати электромастера. 8. При виявленні обірваного дроти негайно повідомити викладачеві. 9. Не слід не потрібні вмикати й вимикати електричні пишучі машины.