Фінансовий облік розрахунків з оплати праці з використанням комп'ютерних технологій

Автоматизація обробки інформації обліку праці і заробітної плати сприяє скороченню матеріальних і трудових затрат на збір, обробку та аналіз даних, необхідних для правильного ведення облікової роботи бухгалтерією та прийняття управлінських рішень керівництвом підприємства. Тому на ТОВ «Кищенці» використовують автоматизовану програму «1С: Бухгалтерія».

Бухгалтерський облік розрахунків з оплати праці та утримань із заробітної плати ведеться на рахунках 66 «Розрахунки за виплатами працівникам», 64 «Розрахунки за податками й платежами» та 65 «Розрахунки за страхуванням».

На субрахунках рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням» ведеться аналітичний облік в розрізі виду субконто «Податки і відрахування», якому відповідає однойменний довідник.

Існуюче настроювання плану рахунків і аналітичного обліку для рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» передбачає ведення обліку в розрізі двох видів субконто:"Співробітники" і «Місяць нарахування заробітної плати». Виду субконто «Співробітники» відповідає довідник «Співробітники», що стає доступним через меню Довідники -> Співробітники і використовується також для ведення аналітичного обліку за рахунками 372 «Розрахунки з підзвітними особами», 375 «Розрахунки з робітниками і службовцями за іншими операціями».

Діалогове вікно перегляду і редагування даних по конкретному співробітнику має чотири закладки:

• 1. Загальні з такими реквізитами:
  • -Табельний номер-вказується індивідуальний табельний номер працівника відповідно до прийнятої на підприємстві системи кодування;
  • — П.І.Б — вказується прізвище та ініціали співробітника;
  • — Посада — записується посада, яку займає працівник на підприємстві;
  • — Фірма, в котрій працює співробітник — вказується фірма, де працює співробітник. Реквізит доступний до того моменту, поки елемент довідника не записано.
• 2. Дані по з/п з такими реквізитами:
  • — Оклад — вказується сума місячного окладу або погодинного тарифу;
  • — Аванс — вказується розмір авансу;
  • — Кількість пільг — вказується кількість пільг з прибуткового податку;
  • — Рахунок витрат — вказується рахунок на який будуть віднесені всі вищезгадані нарахування по працівнику;
  • — Вид витрат — обов’язковий для заповнення реквізит, що визначає аналітику витратного рахунка.
• 3. Паспортні дані - містить реквізити:
  • — Серія і Номер паспорта, коли і ким виданий;
  • — Адреса співробітника;
  • — Телефон співробітника.
• 4. Податкові дані - містить реквізити:
  • — Індивідуальний податковий номер;
  • — Назва податкової інспекції;
  • — Адреса податкової інспекції.

Для нарахування заробітної плати працівникам підприємства використовується документ Нарахування ЗП (меню Документи -" Зарплата -" Нарахування ЗП).

Діалогова форма даного документа для введення вхідних даних містить дві закладки:

• 1. Основні з такими реквізитами:
  • — Вид виплати — основний реквізит, який визначає подальше використання документа Нарахування ЗП. Він може набувати значень, а саме:
  • — Основна зарплата — відбувається нарахування основної заробітної плати співробітникам підприємства, розрахунок сум відрахувань у бюджет та державні цільові фонди, автоматичне формування проведень. За допомогою кнопки Друк можна отримати форми таких первинних документів: платіжна відомість, розрахунково-платіжна відомість, зведення відрахувань до державних цільових фондів, розрахункові картки для співробітників.
  • — Аванс — відбувається нарахування авансу співробітникам підприємства. Суми авансу з довідника Співробітники автоматично записуються в графу «До видачі» табличної частини документа, проте існує можливість редагування сум авансу вручну. Після заповнення всіх реквізитів формується документ «Відомість нарахування авансу», який бухгалтерських проведень не генерує, на відміну від вказаних вище первинних документів.
  • — Внесення — вид виплати, що призначений для запису вхідного сальдо за розрахунками з оплати праці на початку роботи з типовою конфігурацією «1С:Бухгалтерія «.
  • -Рахунок оплати праці-визначається бухгалтерський рахунок (субрахунок) розрахунків з оплати праці;
  • — Середньоспискова чисельність співробітників — визначається величина, що визначає середньоспискову чисельність співробітників;
  • — Кількість робочих днів — записується кількість робочих днів у поточному періоді нарахування заробітної плати.

Для реалізації операцій з виплати заробітної плати документ Виплата ЗП. Цей документ формує платіжні відомості та створює бухгалтерські проведення з виплати заробітної плати (заборгованості із заробітної плати) працівникам.

Реквізити табличної форми документа Виплата ЗП такі:

• — Співробітник — записуються прізвища, ім'я, по батькові співробітників, яким нарахована, але не виплачена заробітна плата. П.І.П. співробітників вибираються з довідника Співробітники.
• — Сума — записується сума до видачі по конкретному співробітнику, яка визначається як поточний залишок по субрахунку 661 «Розрахунки за виплатами працівникам».

Для отримання друкованої форми платіжної відомості необхідно натиснути кнопку Друк в нижній частині діалогового вікна.

Обидва розглянуті документи (Нарахування ЗП та Виплата ЗП) реєструються в журналі Зарплата.

Дані про розрахунки із співробітниками з оплати праці можна отримати, використавши стандартні звіти, зокрема:

• — Аналіз рахунка за субконто — використовується для отримання інформації про суму нарахованої заробітної плати, стягнені податки та збори і суму до виплати в розрізі співробітників;
• -Оборотно-сальдова відомість — використовується для отримання узагальнюючої інформації про стан розрахунків із зарплати за певний період;
• -Журнал-ордер по субконто — використовується для отримання інформації по конкретному субрахунку не лише в цілому, але й в кореспонденції з іншими рахунками.

Треба відзначити, що операції з нарахування і виплати заробітної плати на підприємствах з сотнями робітників будуть оформлятися тисячами проведень у місяць, оскільки типовою конфігурацією «1С:Бухгалтерія 7.7» передбачено ведення аналітичного обліку розрахунків за заробітною платою на рахунку 66 в розрізі співробітників. Тобто для кожного співробітника нараховується заробітна плата з одночасним віднесенням її на рахунок витрат, здійснюється формування проведень за податками та зборами в державні фонди та відбувається сплата (депонування) нарахованої заробітної плати.

Цей процес є достатньо важким та трудомістким і не обмежується лише формуванням документів Нарахування ЗП та Виплата ЗП. Для його спрощення можна скористатися можливістю нарахування заробітної плати співробітникам за допомогою програми «1С:Зарплата і кадри». Підсумкові дані за нарахованою заробітною платою з цього модуля доведеться переносити в модуль «1С:Бухгалтерія» з подальшим формуванням проведень з обліку виробничих витрат та відрахувань в соціальні фонди, що проводяться з фонду оплати праці.

Також на підприємстві ТОВ «Кищенці» кріп програми «1С:Підприємство» часто використовується програма Microsoft Excel.

Microsoft Excel є інтегрованим програмним продуктом, який включає у себе не тільки можливості стандартної електронної таблиці, а й інструменти для опрацювання тексту, створення ділової графіки, роботи з базами даних. За допомогою Excel можна виконувати математичні, фінансові, бухгалтерські та інші розрахунки, провадити статистичний аналіз та вибірку потрібних даних, прогнозувати поведінку даних за певних умов, створювати графіки та діаграми за даними таблиці. При цьому можуть використовуватися не тільки самостійні таблиці, але і сукупність таблиць, що пов’язуються між собою.

До складу Microsoft Excel включено об'єктно орієнтовану мову четвертого покоління Visual Basic for Applications (VВА), за допомогою якої можна не тільки автоматизувати потрібні розрахунки, а й вести бухгалтерський та кадровий облік, планувати та оптимізувати випуск і збут продукції та вирішувати практично будь-які економічні завдання на конкретному підприємстві.